EP1656217B1 - Verfahren zum bearbeiten von postsendungen mit fehlerhaften empfängeradressen - Google Patents

Verfahren zum bearbeiten von postsendungen mit fehlerhaften empfängeradressen Download PDF

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EP1656217B1
EP1656217B1 EP05707551A EP05707551A EP1656217B1 EP 1656217 B1 EP1656217 B1 EP 1656217B1 EP 05707551 A EP05707551 A EP 05707551A EP 05707551 A EP05707551 A EP 05707551A EP 1656217 B1 EP1656217 B1 EP 1656217B1
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EP
European Patent Office
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address
recipient
addresses
database
instructions
Prior art date
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EP05707551A
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English (en)
French (fr)
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EP1656217A1 (de
Inventor
Stefan Keller
Jens Terboven
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Deutsche Post AG
Original Assignee
Deutsche Post AG
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
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Publication date
Family has litigation
First worldwide family litigation filed litigation Critical https://patents.darts-ip.com/?family=34960504&utm_source=google_patent&utm_medium=platform_link&utm_campaign=public_patent_search&patent=EP1656217(B1) "Global patent litigation dataset” by Darts-ip is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Application filed by Deutsche Post AG filed Critical Deutsche Post AG
Publication of EP1656217A1 publication Critical patent/EP1656217A1/de
Application granted granted Critical
Publication of EP1656217B1 publication Critical patent/EP1656217B1/de
Active legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

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    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination

Definitions

  • the invention relates to a method for processing mailpieces provided with a faulty recipient address, in which the faulty recipient address is determined from a recorded image of a mailing surface.
  • Address errors are generally present when an outdated or permanently invalid address has been applied to the mailpieces.
  • the German Offenlegungsschrift DE 196 44 163 A1 describes a method for online processing of broadcasts to be forwarded.
  • the recipient's name and address, sender's address, forwarding labels and return notices of a delivery person are read in on a mail item while the item of mail is in a buffer located.
  • the details of the recipient are checked in a name-address database and in case of non-compliance in a forwarding file, and the programs leaving the buffer are optionally printed with a changed address and forwarding instructions.
  • Each return identified by recognizing a pre-notification or a delivery note as return is also the return reason, if known, printed in plain text on the shipments, and a database entry with sender address and new and old recipient address is created for each shipment. If requested by the sender, address change reports will be sent to him regularly.
  • WO 02/093323 A2 a method in which a sender of a mailing is notified when the recipient's address has been changed in a routing system.
  • the mail items are provided by the sender with a code that also contains an address in addition to him and the recipient identifying information to be sent to the notifications of changes in the recipient address electronically.
  • the known methods make it possible to detect mailpieces to be forwarded by matching the recipient address located on the mail item with addresses present in a forwarding database and to determine changed addresses. They also allow the sender to be informed automatically about the change of address.
  • the recipient may be undecided or deceased unknown, or a company used as a recipient may be extinguished.
  • the recipient address applied to a mailpiece may be an invalid address at any time.
  • the invention is therefore based on the object to enable fast and reliable processing of mail with address errors, taking into account prior dispatches of the sender.
  • the invention provides that a method for processing mailpieces provided with a faulty recipient address, in which the defective recipient address is determined from a captured image of a surface of the mailpieces, is carried out such that a code containing information on preemptive instructions on the surface of the Is detected, the erroneous address is compared with address information in at least one selected in dependence on the pre-orders from a plurality of databases database and a forwarding information depending on the result of the Comparison and depending on the pre-orders on the mail is applied.
  • a notification about the result of the comparison of the faulty recipient address with the addresses in one or more databases is transmitted as a function of the advance instructions.
  • the present invention thus provides an advantageous method which extends the known method for the subsequent addressing of broadcasts by taking into account in advance the sender's advance instructions.
  • the comparison according to the invention of erroneous recipient addresses with addresses in one or more databases is adapted dynamically as a function of the advance directives, so that the method is implemented as quickly as possible.
  • the pre-instructions contain information about the sender's desired fate of a wrongly addressed item and information on whether, to what extent and in what manner a notification about the reason for the address error is to be transmitted.
  • the advance orders are advantageously applied as a code to the mailpieces in order to achieve standardization and increase the readability in an automated processing process.
  • the code containing the pre-instructions is a matrix code which, in addition to the pre-instructions, has at least one code Sender identifying information and possibly other information.
  • the possible shipment destinies include a delivery due to a corrected recipient address, a return and a destruction of incorrectly addressed shipments.
  • the destruction is only for advertising and press shipments in question, which are sent in large numbers as identical shipments and the sender does not attach importance to a return of the shipments in the event of an address error.
  • an alignment of the erroneous recipient address with addresses in one or more databases is provided in order to determine a reason for the address error and to correct the address.
  • the scope of the reconciliation is based on the advance dispositions depending on the information about which shipment destiny the sender desires in the event of an address error and to what extent he would like to receive information about the reason for the address error.
  • forwarding information in the form of the corrected address is preferably applied to the mailpiece.
  • the pre-order includes the transmission of a notification of an address change
  • a message including the erroneous and the corrected recipient address is transmitted to an address specified by the pre-disposition.
  • This address is preferably an electronic address, such as an e-mail address.
  • the notification via another user interface, for example a web portal.
  • Shipments that are correctable for a database that contains errors and that does not contain a match to the valid addresses Have recipient address, are supplied after matching the address with the addresses in the database containing valid addresses further processing using the inventive method, while shipments whose recipient address matches one of the addresses contained in this database, get into an ordinary processing process for delivery.
  • the erroneous recipient addresses are compared with address information in at least one relocation database, which contains outdated and new addresses of recipients, depending on the prior instructions.
  • the database may include information regarding all address changes in a particular area and may include the addresses for which no forwarding order exists. However, it is preferred to set up two relocation databases, one of which contains addresses for which there is a forwarding order, and the other database contains information about address changes without retransmissions.
  • An additional comparison of the recipient address with the relocation database containing the addresses in the address change without resendings is performed if the pre-orders contain an indication of an address change.
  • the sender it is also possible for the sender to have a forwarding of transmissions in the event of a known new address of the receiver. In this case, a comparison is also made with this database.
  • the new address associated with the obsolete addresses is determined. If there is a forwarding order of the addressee not suppressed by the sender's prior instructions and / or a sender's forwarding order, forwarding information in the form of the new address is applied to the mail item and the item is delivered to this address. If the pre-instructions provide for the return or destruction of the shipment in the event of an address change, forwarding information is applied to the shipment in the form of a return address or annotation indicated in the pre-instructions, and the shipment is delivered or destroyed at the return address. The return address may differ from the sender address.
  • a notification containing the outdated and the new address is transmitted to an address specified in the pre-instructions, if the pre-order includes transmitting a corresponding notification.
  • the erroneous recipient address is compared with addresses in a death database containing addresses of deceased recipients or extinct companies.
  • This comparison is preferably carried out when it emerges from the determined advance decision that the sender would like to be informed of the reason of the error in the event of an address error even if there is no change of address. If the comparison results in a match of the erroneous recipient address with an address stored in the death database, a notification that the recipient has died or the recipient company has expired is sent to an address specified in the advance notice. Depending on the desired consignment fate, forwarding information in the form of a return address specified in the advance ruling or in the form of an extermination note is also applied to the item.
  • a very advantageous implementation of the method according to the invention is further characterized in that a comparison of the erroneous recipient address with addresses in a second database after comparing the recipient address with addresses in a first database is only performed if the comparison based on the first database no match has yielded the recipient address with an address contained in this database.
  • the image of the consignment address surface containing the recipient address and the code containing the pre-instructions are detected by the deliverer with the aid of a scanner and transmitted to a central server.
  • the comparisons of the erroneous recipient address with the address information in various databases are then made, as explained above, in the area of the central server, after the addresses have been determined from the image.
  • the advantage is achieved that a transport of the shipments to a distribution center during processing initially deleted and only then takes place, if the shipment destiny and the changed address are known, which is transmitted from the central server to a computer to be operated by the deliverer and by the deliverer, for example, based on a printed with the new address label is applied to the mail. For consignments which have to be destroyed in accordance with the pre-orders, no further transport is required.
  • the address error is determined by a delivery person at the delivery location, there is also the possibility of creating delivery notes and also of transmitting them to the central server. These can advantageously be taken into account in the identification of the database comparisons to be performed and in the determination of their sequence. For example, if an address match is made with a plurality of databases containing the death database because of the existing preemptive instructions, the comparison of the erroneous recipient address with the address data in the death database can be made before all other database comparisons if the deliverer indicates in the delivery notice that the Receiver should have died.
  • the invention thus provides an advantageous method which makes it possible to comprehensively take into account prior dispatches of the sender in the processing of mailpieces and which is distinguished by rapid and effective execution.
  • the method according to the invention provides that advance instructions of the sender in the form of a code are applied to the mailpieces.
  • this is any machine-readable code that can carry a sufficient amount of information, it is possible that the code contains only an identifying the sender information and the advance instructions of the sender are stored under this indication in a database and can be retrieved.
  • the code used for the franking is a matrix code (DMC) containing information about the Customer, an identification number for unique identification of a consignment, a billing number, an indication of franking and the date of franking contains.
  • DMC matrix code
  • the matrix code is suitably encrypted in order to prevent misuse of the franking method.
  • DMC matrix code
  • the customer should preferably subscribe to these services from a delivery company and conclude a corresponding contract with the delivery company. Unauthorized use of pre-injunctions by third parties can be ruled out using the encrypted matrix code (DMC).
  • DMC encrypted matrix code
  • the matrix code (DMC) contains at least information about the pre-orders subscribed by the customer.
  • the method according to the invention also makes it possible to specify a return address that is different from the sender address for incorrectly addressed mailpieces, and it requires the specification of an address to which notifications are to be transmitted if the transmission is desired.
  • the preliminary rulings thus contain, in addition to information on various acts to be carried out, also different customer-specific information, and are defined in a contract between the customer and the delivery company.
  • the matrix code (DMC) thus contains an identification of the variant of the advance directive and an identification of the contractual part.
  • the part of the matrix code (DMC) which identifies the variant of the advance directive can thus be deduced which actions are to be carried out by a delivery company in the event of an address error. These actions affect the fate of misdirected shipments as well as the transmission of notifications.
  • DMC matrix code
  • the number of notifications in the scope of the notifications results from the different needs of the customers of a delivery company.
  • the contract part of the matrix code (DMC) can be taken from the address to which notifications are to be transmitted.
  • the address is preferably an electronic address, such as an e-mail address.
  • the contract part contains the indication of the return address to which returns are to be delivered. This address is a valid postal address, which may differ from the sender address.
  • the possible address errors can be assigned to three different groups with regard to the possible fate of incorrectly addressed programs.
  • the first group (Group 1) comprises address errors that are attributable to a correctable defect in the address, such as an orthographic inadequacy.
  • the second group (group 2) can be assigned address errors that arise because an outdated address has been applied to the mail item for which there is a forwarding or forwarding order for forwarding the item to a changed address.
  • the third group (group 3) contains all address errors which are contained neither in group 1, nor in group 2, and thus includes address errors which prevent a delivery of the programs to a destination address determined on the basis of the applied receiver address. Such address errors occur when the recipient address is an outdated and replaced by a new address address for which there is no forwarding order, if the recipient died or the recipient company has expired or the recipient is unknown.
  • the group 3 can of course be subdivided further and differentiated into a group 3a and a group 3b.
  • the group 3a is thereby assigned address errors that result from the application of an outdated address for which a changed address can be determined, and the group 3b includes address errors that result from erroneous addresses that can not be corrected and for which none Address change can be determined.
  • BS ordinary letter mail
  • Wm promotional mail with wrapping
  • Wo non-wrapping mail
  • PD press distribution
  • the following tables show some variants of combinations of the advance instructions for the various address errors and types of shipment.
  • the shipment fate is indicated in the tables and a note as to whether a notification is sent to the sender.
  • the notification includes the old and the corrected or changed address of the recipient.
  • address errors from group 3 different contents are possible depending on the advance instructions. However, this is not taken into account at this point, since in the tables in particular the possible shipment destinies are to be displayed.
  • the transmission of a notification in the table regardless of the content of the notification, marked with the suffix "+ Info", and group 3 is not divided into groups 3a and 3b.
  • a possible variant 2 differs from the variant 1 in that no notifications are transmitted to the sender. This corresponds largely to the procedure in the case in which there are no pre-orders of the sender, but includes the possibility of using the advance directives to specify a return address that differs from the sender address.
  • a variant 3 is preferably offered only for advertising mail with wrapping (Wm) and corresponds to variant 1 for letters (BS).
  • Variant 4 can be used for letters (BS) and for advertising mail with wrapping (Wm). It results in the following way:
  • a possible variant 5 for advertising shipments with and without wrapping includes the following combinations:
  • this memo may contain only a single letter - for example, a large "P".
  • the mailpieces are first transported from the job site to a mail center in which letters intended for a larger region are collected.
  • the items are sorted and transported to local delivery points, where they are handed over to a deliverer and delivered by him.
  • Address errors can be detected both by the deliverer during the preparation or during the delivery process, as well as the sorting of the items in a mail center.
  • FIG. 1 the sequence of the recognition of an address error and the transfer of incorrectly addressed items or of delivery reports to an evaluation system is shown, which can perform a processing of the items or the item data according to the inventive method.
  • the shipments are either delivered to a mail center or handed over to a delivery agent at a delivery center (105 or 105 ').
  • the recipient addresses applied to the mailpieces are automatically read in and compared with address data in a database containing all valid addresses of the region assigned to the letter center.
  • the database should also - with a corresponding note - contain outdated addresses for which there is a referral order. Further, the sorter should have a system capable of correcting detected erroneous addresses based on the information in the database. This makes it possible to distinguish address errors from groups 1 and 2 in the sorting device, and the errors can thus be assigned to one of the groups 1 to 3.
  • the matrix code After detecting an address error and assigning the address errors, the matrix code is read in and evaluated to detect the presence of preemptive instructions (115).
  • the program is sent for processing according to a standard procedure, which is not described here in detail (125).
  • the consignment will be marked with an appropriate that it is a group 2 or group 3 address error (145).
  • the consignments are then discharged according to their note at different points (150) and fed in separate streams to the evaluation system (155).
  • the detected addresses and the detected matrix code (DMC) are stored in a transmission record and a note is added to the transmission report indicating which one Groups 1 to 3 have been assigned the address error (165).
  • the transmission report is transmitted electronically to the evaluation system (170) and advantageously contains not only the recognized address but also an image of the faulty receiver address. This can later be transmitted to the sender and makes it easier for him to correct the address if it can not be read in or can not be read in automatically.
  • the shipment is checked whether the shipment is to be destroyed or whether it can be delivered due to the correction of the recipient's address (175), and according to the result, the shipment is given a notice that it is to be destroyed (190) or becomes based on the corrected address the standard delivery method supplied (180) and delivered (185).
  • the consignments bearing an annihilation note are removed from the processing process and destroyed (195).
  • This recognition is similar to the above-explained recognition in a letter center from and is also based on FIG. 1 shown.
  • the deliverer can also determine and specify other reasons for non-delivery of postal items. Such reasons are that acceptance of the shipment has been denied or that the shipment has not been picked up from a PO box.
  • an address error or an undeliverability is recognized (110 ') by the deliverer, who determines that the recipient can not be identified at the specified address or the consignment is not accepted or not picked up.
  • the deliverer can distinguish whether an address error is a defect in the address, whether there is an address error due to an address change with a forwarding order, or if there are other reasons for the address error.
  • An address error due to a change of address with a forwarding order is identified by the deliverer on the basis of a comparison of the recipient address with information in a so-called forwarding card containing information about the forwarding order.
  • the deliverer determines from the note printed on the consignments in plain text or from the instructions in advance in plain text whether advance orders are available for the consignment. If this is not the case (120 '), the transmission of the processing according to a standard method not to be described here is fed (125').
  • the delivery agent recognizes the existence of advance orders (130 '), he decides on the further processing of the item (135') as a function of the present item type and the present address error.
  • the program is prepared in dependence on the type of address error for further processing in the evaluation system for carrying out the method according to the invention (145 ').
  • the items for which forwarding orders are present are separated from the remaining items to which a delivery note relating to the reason for the address error or non-delivery item determined by the deliverer is applied (150 ').
  • the deliverer prefferably applies a label to the items on which he or she marks the reason for the address error or for the non-delivery.
  • the matrix code (DMC) containing the preemptions and an image of the erroneous recipient address are detected by means of a scanner, and via function keys, delivery notes are detected entered the reason for the address error in a computer (165 ').
  • a shipment data record containing the recorded and entered information is created and transmitted electronically to the evaluation system for carrying out the method according to the invention (170 ').
  • the deliverer checks the deliverability (175 '), provides the deliverable based on a corrected address Shipments to (180 'and 185') and destroy the shipments, which he has identified on the basis of the advance order or the type of shipment as shipments to be destroyed and their address can not be corrected (190 'and 195').
  • FIG. 2 The process of data acquisition and processing in the area of the evaluation unit is described in FIG. 2 illustrated.
  • the evaluation unit receives (210) the electronic shipment data records of the items which despite the address error are delivered or destroyed.
  • the delivery report contains the matrix code (DMC), the captured image of the faulty address and possibly information about the faulty address itself as well as possibly a delivery note about the reason for the address error or the reason for the non-delivery.
  • the transmission reports are transmitted to the evaluation system by the sorting device of the mail center or by the delivery service computer's computer (205).
  • Erroneously addressed undeliverable items with an uncorrectable address error - including the items for which there is a forwarding order - are transported (215) to the evaluation unit, whereby items for which a forwarding order exists are delivered separately from the remaining items.
  • the matrix code (DMC) containing the pre-instructions and an image of a part of the mailing surface containing the address field are first detected, and a mailing data record is generated for each mail item in which these data are stored and stored for further processing.
  • the mailing record also includes a note as to whether it is a Consignment is for whose recipient address there is a forwarding order, wherein the presence of a forwarding order can be determined based on the affiliation of the items to the corresponding shipment stream.
  • the transmissions are stored in a buffer during the processing of the transmission data record, in which they are stored, for example under the identification code included in the matrix code (DMC) or anew to be assigned.
  • DMC matrix code
  • the evaluation unit now has a transmission data record for all transmissions to be processed, which contains at least the matrix code (DMC) and an image of the receiver address.
  • the consignment data records or the consignment data records for the consignments transported from the delivery base to the evaluation unit from the delivery center also contain delivery notes about the reason for the address error or the undeliverability.
  • the shipment data records transmitted by the sorting unit to the evaluation system also contain the recipient address itself, which was determined from the image by means of an OCR and / or video coding device of the sorting unit.
  • duplicates in the datasets may result from an unrecognized duplicate scanning process at a delivery hub.
  • a duplicate check is performed to clean up the data of duplicates (225). This is preferably done on the basis of the in the shipment records contained matrix code (DMC) and in particular on the basis of the identification number contained in the matrix code (DMC), which is detected for this purpose for each program to be processed record and stored in a file.
  • DMC matrix code
  • DMC identification number contained in the matrix code
  • the identification number contained in a shipment data record is compared with the identification numbers in the file. If the number is already in the file, the shipment record is a duplicate; these are controlled (235) and not further processed.
  • the record is checked for usability after saving the identification number (245).
  • the data belonging to the sender and stored on conclusion of the contract is determined on the basis of the information in the matrix code (DMC). If no customer data is available (250), the transmission report is also rejected (255) and not further processed.
  • the verification step (245) is primarily used to exclude or recognize a misuse of the matrix code (DMC) by third parties.
  • the transmission report could be uniquely assigned to a sender or a customer (260)
  • the images of the receiver address from the transmission data sets are supplied to address identification (265) if this has not already been carried out in a previously-processed processing step.
  • the recognition is preferably carried out by an OCR unit supplying address records (285), which can be followed by a manual recognition of the address by an operating force if the OCR recognition does not provide a clear recognition result.
  • all the shipment data records contain not only the image of the recipient address but also the recognized recipient address itself.
  • step (280) Depending on the preemptions indicated by the matrix code (DMC), the relevant address data matches are now identified (280), and the comparison of the detected recipient address with the addresses in one or more databases (285) is performed.
  • DMC matrix code
  • the basis of the FIG. 3 The address data comparison to be described is preceded by the evaluation of the matrix code (305) and the evaluation of the delivery notes (310), insofar as these are available. In the next step, it is checked (315) whether a database synchronization is to be performed.
  • step 320 The shipment records belonging to these shipments are processed in step 320, in which it is checked whether the Shipments to an address specified in the pre-orders are to be returned or destroyed.
  • a return address is detected, it is identified as a new address in the mailing record, and the mailing record is submitted for further processing (350).
  • step 315 If the need for a database synchronization has been determined in step 315 (325), an order for the database comparisons to be made is generated (335). In addition to the scope in which a notification is to be created, the delivery notes are also taken into account, if they are included in the transmission report.
  • the order in which the databases are queried is specified in addition to the information about which databases are to be searched.
  • pre-orders and delivery notes and the databases to be interrogated as a function of the preliminary rulings and delivery notes are indicated in the appropriate order.
  • the existence of a forwarding order, which results from the affiliation of the items to a specific item stream, is included as a delivery note in the table.
  • the comparison of the recipient address with the addresses in the databases is preferably carried out in such a way that no further comparison is made if the comparison has resulted in a match for a database.
  • the comparisons in the databases E and F indicated in square brackets can be made in order to detect errors in the preceding processing steps or in the preceding comparisons or to verify an address error resulting from an unknown reason.
  • the databases are selected according to the information to be sent to the recipient and the order of the adjustments results the likelihood of a match due to the size of the databases.
  • the comparison of the recipient address with the addresses in the death database is directly followed by the comparison with the database A, even if the information that the recipient has died is not to be delivered to the sender.
  • the likelihood that the reconciliation with the death database will match is very high due to the delivery notice that the recipient is about to die.
  • the order is similarly given on the basis of the high probability of the existence of a forwarding order as a result of the delivery note.
  • the results of the database comparisons made are stored in the delivery report (345), whereby a changed address of the recipient is included in the shipment record only if the address owner has consented to a disclosure of the address to a third party. If this consent does not exist, the consignment data record contains a note that the recipient has a changed address but can not be informed about it.
  • the consignment data record now contains the complete information for the further processing of the consignment and for the notification of the customer.
  • forwarding information for the consignment which contains a changed delivery address or an annihilation notice.
  • the treatment of the shipments corresponding to the forwarding instructions is based on FIG. 4 explained.
  • the consignment data record contains a changed address of the recipient as well as a note on a forwarding order of the recipient and if the sender has approved the forwarding of the consignment on the basis of the advance instruction, an address label is printed with the new address of the recipient and applied to the item (415), which during the processing of the transmission report was in a cache.
  • the message is taken from the memory, and after application, it is delivered to the address indicated on the label (420).
  • the return address also contained in the sending report and resulting from the advance remittances is determined.
  • An address label is printed with the return address and applied to the mailing (425). Subsequently, the delivery of the shipment is made to the address indicated on the address label (430).
  • a return is in this case also made, in particular, if there is an address change with forwarding order of the recipient for the recipient address, but the sender has the return sent.
  • the evaluation unit may have been incorrectly handed over a shipment if the corresponding advance order has not been recognized by the deliverer or within the sorting process in the mail center.
  • the consignment is stamped (435) and transported to an extermination station (440). As already explained, however, this is already done in the sorting device in the letter center or in the delivery center. Only misdirected shipments are destroyed in the area of the evaluation unit.
  • the shipment record is forwarded to a shipping component if the advance orders include a customer notification.
  • the sending component determines the address provided by the matrix code (DMC) in the pre-instructions to send notifications and sends the notifications to that address, which is, for example, an e-mail address.
  • DMC matrix code
  • the notifications can be transmitted immediately after the processing of the shipment data record or collected within a specified by the sender in the pre-instructions time interval and then transmitted.
  • this interface is preferably an Internet portal that provides the notifications in a suitable format.
  • the invention thus provides an advantageous method which makes it possible to integrate a comprehensive consideration of prior authorization into automated processing processes and thereby ensures fast and reliable processing of mailpieces.

Landscapes

  • Sorting Of Articles (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Automatic Assembly (AREA)
  • Measuring Or Testing Involving Enzymes Or Micro-Organisms (AREA)
  • Making Paper Articles (AREA)
  • Selective Calling Equipment (AREA)
  • Character Discrimination (AREA)

Description

  • Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Sendungsoberfläche ermittelt wird.
  • Adressfehler liegen im Allgemeinen dann vor, wenn eine veraltete oder eine fortwährend ungültige Adresse auf die Postsendungen aufgebracht wurde.
  • Es sind Verfahren bekannt, die eine Korrektur von veralteten Adressen ermöglichen, falls eine Nachsendeverfügung des Adressaten vorliegt.
  • So geht aus der deutschen Offenlegungsschrift DE 101 50 560 A1 ein von der Anmelderin entwickeltes Verfahren zur Bearbeitung von Postsendungen hervor, bei dem Adressangaben von Postsendungen ermittelt und mit Adressangaben in einer veraltete und aktuelle Adressen enthaltenden Datenbank verglichen werden. Durch die Datenbankabfrage erfolgt eine Zuordnung der ermittelten Adressangaben zu geänderten Adressangaben, die als neue Adressangaben auf die Postsendungen aufgebracht werden.
  • Die deutsche Offenlegungsschrift DE 196 44 163 A1 beschreibt ein Verfahren zur online-Bearbeitung von weiterzuleitenden Sendungen. Bei dem Verfahren werden Empfängername und -adresse, Absenderadresse, Weiterleitungsaufschriften sowie Rücksendevermerke eines Zustellers auf einer Postsendung eingelesen, während sich die Sendung in einem Zwischenspeicher befindet. Die Angaben zu dem Empfänger werden in einer Namen-Adress-Datenbank und bei Nichtübereinstimmung in einer Weiterleitungsdatei überprüft und die den Zwischenspeicher verlassenden Sendungen werden gegebenenfalls mit einer geänderten Adresse und mit Weiterleitungshinweisen bedruckt. Auf jede durch Erkennen einer Vorausverfügung oder eines Zustellvermerks als Rücksendung identifizierte Sendung wird zudem der Rücksendegrund, falls bekannt, als Klartext auf die Sendungen aufgedruckt, und es wird für jede Sendung ein Datenbankeintrag mit Absenderadresse und neuer sowie alter Empfängeradresse erstellt. Falls der Absender dies wünscht, werden ihm regelmäßig Adressänderungsberichte übermittelt.
  • Ferner offenbart die internationale Patentanmeldung WO 02/093323 A2 ein Verfahren, bei dem einem Absender einer Postsendung eine Benachrichtigung übermittelt wird, wenn die Empfängeradresse in einem Weiterleitungssystem geändert wurde. Dabei werden die Postsendungen von dem Absender mit einem Code versehen, der neben ihn und den Empfänger identifizierenden Angaben ebenfalls eine Adresse enthält, an die Benachrichtigungen über Änderungen der Empfängeradresse elektronisch übermittelt werden.
  • Die bekannten Verfahren erlauben es, nachzusendende Postsendungen durch einen Abgleich der auf der Postsendung befindlichen Empfängeradresse mit in einer Nachsendedatenbank vorhandenen Adressen zu erkennen und geänderte Adressen zu ermitteln. Sie gestatten es ferner, den Absender automatisiert über die Adressänderung zu informieren.
  • Es liegen jedoch nicht bezüglich aller Adressänderungen Nachsendeverfügungen vor, und zudem können neben einem Fehler aufgrund einer Adressänderung weitere Adressmängel bestehen. So kann der Empfänger unbekannt verzogen oder verstorben sein, bzw. eine als Empfänger eingesetzte Firma kann erloschen sein. Ferner kann es sich bei der auf eine Postsendung aufgebrachten Empfängeradresse um eine zu jeder Zeit ungültige Adresse handeln.
  • Eine Bearbeitung von Sendungen mit diesen weiteren Adressmängeln ist bei den beschriebenen Verfahren nicht vorgesehen.
  • Zudem bleiben das Schicksal von fehlerhaft adressierten Postsendungen betreffende Vorausverfügungen des Absenders weitgehend unberücksichtigt. Es wird im Falle einer erkannten Weiterleitungsverfügung lediglich ermittelt, ob die Sendung an den Absender zurückzusenden oder weiterzuleiten ist.
  • Der Erfindung liegt somit die Aufgabe zugrunde, eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Postsendungen mit Adressfehlern unter Berücksichtigung von Vorausverfügungen des Absenders zu ermöglichen.
  • Erfindungsgemäß wird diese Aufgabe durch ein Verfahren nach dem Patentanspruch 1 gelöst.
  • Die Erfindung sieht insbesondere vor, dass ein Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Oberfläche der Postsendungen ermittelt wird, so durchgeführt wird, dass ein Informationen über Vorausverfügungen enthaltender Code auf der Oberfläche der Postsendungen erfasst wird, die Vorausverfügungen anhand des erfassten Codes ermittelt werden, die fehlerhafte Adresse mit Adressangaben in wenigstens einer in Abhängigkeit der Vorausverfügungen aus einer Mehrzahl von Datenbanken ausgewählten Datenbank verglichen werden und eine Weiterleitungsinformation in Abhängigkeit des Ergebnisses des Vergleichs und in Abhängigkeit der Vorausverfügungen auf die Postsendungen aufgebracht wird.
  • In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfahrens ist es zudem vorgesehen, dass in Abhängigkeit der Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken übermittelt wird.
  • Die vorliegende Erfindung schafft damit ein vorteilhaftes Verfahren, das bekannte Verfahren zur Nachadressierung bzw. Weiterleitung von Sendungen dadurch erweitert, dass Vorausverfügungen des Absenders umfassend bei der Bearbeitung berücksichtigt werden. Der erfindungsgemäße Abgleich fehlerhafter Empfängeradressen mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken wird in Abhängigkeit der Vorausverfügungen dynamisch angepasst, so dass eine schnellstmögliche Durchführung des Verfahrens gewährleistet ist.
  • Zweckmäßigerweise beinhalten die Vorausverfügungen dabei Angaben über das von dem Absender gewünschte Schicksal einer fehlerhaft adressierten Sendung sowie Angaben darüber, ob, in welchem Umfang und in welcher Weise eine Benachrichtigung über den Grund für den Adressfehler übermittelt werden soll.
  • Die Vorausverfügungen werden vorteilhaft als Code auf die Postsendungen aufgebracht, um eine Standardisierung zu erreichen und die Lesbarkeit in einem automatisierten Bearbeitungsprozess zu erhöhen.
  • In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung handelt es sich bei dem die Vorausverfügungen enthaltenden Code um einen Matrixcode, der neben den Vorausverfügungen zumindest eine den Absender identifizierende Information und möglicherweise weitere Angaben enthält.
  • Die möglichen Sendungsschicksale beinhalten neben einer Zustellung aufgrund einer korrigierten Empfängeradresse ein Rücksenden und ein Vernichten fehlerhaft adressierter Sendungen. Das Vernichten kommt dabei nur für Werbe- und Pressesendungen in Frage, die in großer Zahl als identische Sendungen versandt werden und deren Absender keinen Wert auf ein Rücksenden der Sendungen im Falle eines Adressfehlers legt.
  • Erfindungsgemäß ist ein Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken vorgesehen, um einen Grund für den Adressfehler zu ermitteln und die Adresse zu korrigieren.
  • Der Umfang des Abgleichs ergibt sich dabei anhand der Vorausverfügungen in Abhängigkeit der Angaben darüber, welches Sendungsschicksal der Absender bei einem Adressfehler wünscht und in welchem Umfang er Informationen über den Grund des Adressfehlers erhalten möchte.
  • Es werden insbesondere folgende Adressfehler unterschieden:
    • Adressfehler, die darauf zurückzuführen sind, dass es sich bei der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse um eine infolge eine Adressänderung veraltete Adresse handelt, die durch eine neue Adresse ersetzt wurde, oder um eine Adresse mit korrigierbaren orthographischen Mängeln.
    • Adressfehler, die dadurch entstehen, dass der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist und die sich ergeben, weil eine zu jeder Zeit ungültige Empfängeradresse auf die Sendung aufgebracht wurde, oder bei denen der Grund für den Adressfehler nicht ermittelt werden kann.
  • Zum Ermitteln eines Adressfehlers ist es besonders vorteilhaft, die auf der Postsendung erfasste Empfängeradresse zunächst mit Adressen in einer gültige Adressen enthaltenden Datenbank zu vergleichen. Dieser Vergleich wird vorzugsweise unabhängig von den Vorausverfügungen des Absenders vorgenommen.
  • Anhand des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben in der Datenbank mit gültigen Adressen ist es zudem möglich, Adressfehler zu korrigieren, die auf kleinere orthographische Mängel der Adresse zurückzuführen sind.
  • Nach dem Korrigieren eines solchen Fehlers wird vorzugsweise eine Weiterleitungsinformation in Form der korrigierten Adresse auf die Postsendung aufgebracht. Falls die Vorausverfügung die Übermittlung einer Benachrichtigung über eine Adressänderung beinhaltet, wird zudem eine die fehlerhafte und die korrigierte Empfängeradresse beinhaltende Nachricht an eine anhand der Vorausverfügung spezifizierte Adresse übermittelt. Bei dieser Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Adresse, wie beispielsweise eine E-Mail-Adresse.
  • Es ist jedoch ebenfalls möglich, die Benachrichtigung über eine andere Benutzerschnittstelle, beispielsweise ein Webportal, zur Verfügung zu stellen.
  • Sendungen, die eine fehlerhafte und nicht durch einen Abgleich mit der gültige Adressen enthaltenden Datenbank korrigierbare Empfängeradresse aufweisen, werden nach dem Abgleich der Adresse mit den Adressen in der gültige Adressen enthaltenden Datenbank einer weiteren Bearbeitung anhand des erfindungsgemäßen Verfahrens zugeführt, während Sendungen, deren Empfängeradresse mit einer der in dieser Datenbank enthaltenden Adressen übereinstimmt, in einen gewöhnlichen Bearbeitungsprozess zur Zustellung gelangen.
  • In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens werden die fehlerhaften Empfängeradressen dabei in Abhängigkeit der Vorausverfügungen mit Adressangaben in wenigstens einer Umzugsdatenbank verglichen, welche veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält.
  • Die Datenbank kann dabei Angaben bezüglich aller Adressänderungen in einem bestimmten Gebiet umfassen und auch die Adressen einschließen, für die keine Nachsendeverfügung vorliegt. Es ist jedoch bevorzugt, zwei Umzugsdatenbanken einzurichten, von denen die eine Datenbank Adressen enthält, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt, und von denen die andere Datenbank Angaben über Adressänderungen ohne Nachsendeverfügungen beinhaltet.
  • Der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in der Adressen mit bestehenden Nachsendeverfügungen beinhaltenden Nachsendedatenbank wird nur dann nicht durchgeführt, wenn der Absender keinerlei Benachrichtigung über den Grund für einen Adressfehler wünscht und zudem verfügt hat, dass die Sendung nicht nachgesandt sondern zurückgesandt oder vernichtet werden soll (in diesem Fall wird das Nachsenden trotz des Vorliegens einer Nachsendeverfügung unterdrückt). Ansonsten wird dieser Vergleich durchgeführt, insbesondere um einer eventuell bestehenden Nachsendeverfügung des Empfängers nachzukommen.
  • Ein zusätzlicher Vergleich der Empfängeradresse mit den Adressen in der Adressänderungen ohne Nachsendeverfügungen enthaltenden Umzugsdatenbank wird dann durchgeführt, wenn die Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über eine Adressänderung enthalten.
  • In einer möglichen Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, dass der Absender ein Nachsenden von Sendungen im Falle einer bekannten neuen Adresse des Empfängers verfügt. In diesem Fall wird ebenfalls ein Abgleich mit dieser Datenbank vorgenommen.
  • Ergibt der Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den veralteten Adressen in einer der Umzugsdatenbanken eine Übereinstimmung, wird die der veralteten Adressen zugehörige neue Adresse ermittelt. Falls eine nicht durch Vorausverfügungen des Absenders unterdrückte Nachsendeverfügung des Empfängers und/oder eine Nachsendeverfügung des Absenders besteht, wird auf die Postsendung eine Weiterleitungsinformation in Form der neuen Adresse aufgebracht, und die Sendung wird an diese Adresse zugestellt. Sehen die Vorausverfügungen ein Rücksenden oder Vernichten der Sendung im Falle einer Adressänderung vor, wird eine Weiterleitungsinformation in Form einer in den Vorausverfügungen angegeben Rücksendeadresse oder in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht, und die Sendung wird an die Rücksendeadresse zugestellt oder vernichtet. Die Rücksendeadresse kann dabei von der Absenderadresse abweichen.
  • Ferner wird eine die veraltete und die neue Adresse enthaltende Benachrichtigung an eine in den Vorausverfügungen spezifizierte Adresse übermittelt, wenn die Vorausverfügung das Übermitteln einer entsprechenden Benachrichtigung beinhaltet.
  • In einer weiteren sehr bevorzugten Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens wird die fehlerhafte Empfängeradresse mit Adressen in einer Sterbedatenbank verglichen, die Adressen von verstorbenen Empfängern bzw. von erloschenen Firmen enthält.
  • Dieser Vergleich wird vorzugsweise dann durchgeführt, wenn sich aus der ermittelten Vorausverfügung ergibt, dass der Absender im Falle eines Adressfehlers auch dann über den Grund des Fehlers informiert werden möchte, wenn keine Adressänderung vorliegt. Ergibt der Vergleich eine Übereinstimmung der fehlerhaften Empfängeradresse mit einer in der Sterbedatenbank gespeicherten Adresse, so wird eine Benachrichtigung darüber, dass der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist, an eine in der Vorausverfügung angegebene Adresse übermittelt. Je nach gewünschtem Sendungsschicksal wird ferner eine Weiterleitungsinformation in Form einer in der Vorausverfügung angegebenen Rücksendeadresse oder in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht.
  • Eine sehr vorteilhafte Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens zeichnet sich ferner dadurch aus, dass ein Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit Adressen in einer zweiten Datenbank nach dem Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer ersten Datenbank nur dann durchgeführt wird, wenn der Vergleich anhand der ersten Datenbank keine Übereinstimmung der Empfängeradresse mit einer in dieser Datenbank beinhalteten Adresse ergeben hat. Dieses Vorgehen trägt erheblich zu einer schnellen Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens bei, da überflüssige Vergleiche vermieden werden.
  • Die voranstehend dargestellten Durchführungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens gestatten einen vollständig automatisierten Ablauf, bei dem das Vorliegen eines Adressfehlers bei einer fehlenden Übereinstimmung der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse mit Adressangaben in einer Datenbank mit gültigen Adressen erkannt wird.
  • Selbstverständlich können aber auch Sendungen, für die durch einen Zusteller am Zustellort ein Adressfehler festgestellt wird, einer Bearbeitung anhand des erfindungsgemäßen Verfahrens zugeführt werden.
  • In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfahrens werden dabei das Abbild der die Empfängeradresse enthaltenden Sendungsoberfläche und der die Vorausverfügungen enthaltende Code von dem Zusteller mit Hilfe eines Scanners erfasst und an einen zentralen Server übermittelt. Die Vergleiche der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben in verschiedenen Datenbanken werden dann, wie vorangehend erläutert, im Bereich des zentralen Servers vorgenommen, nachdem die Adressen aus dem Abbild ermittelt wurden.
  • Hierdurch wird der Vorteil erzielt, dass ein Transport der Sendungen zu einem Verteilzentrum bei der Bearbeitung zunächst entfällt und erst dann erfolgt, wenn das Sendungsschicksal und die geänderte Adresse bekannt sind, wobei diese von dem zentralen Server an einen von dem Zusteller zu bedienenden Computer übermittelt und von dem Zusteller, beispielsweise anhand eines mit der neuen Adresse bedruckten Labels, auf die Postsendungen aufgebracht wird. Für Sendungen, die gemäß den Vorausverfügungen zu vernichten sind, entfällt jeder weitere Transport.
  • Die Möglichkeit einer Übermittlung der Abbilder der Sendungsoberfläche und des Codes an einen zentralen Server trägt damit in hohem Maße zur Wirtschaftlichkeit des Verfahrens bei.
  • Wird der Adressfehler durch einen Zusteller am Zustellort festgestellt, ergibt sich darüber hinaus die Möglichkeit, Zustellvermerke zu erstellen und ebenfalls an den zentralen Server zu übermitteln. Diese können vorteilhaft bei der Identifikation der durchzuführenden Datenbankabgleiche und bei der Ermittlung ihrer Reihenfolge berücksichtigt werden. So kann etwa - wenn aufgrund der bestehenden Vorausverfügungen ein Adressabgleich mit einer die Sterbedatenbank beinhaltenden Mehrzahl von Datenbanken vorgenommen wird - der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben in der Sterbedatenbank vor allen anderen Datenbankabgleichen vorgenommen werden, wenn der Zusteller in dem Zustellvermerk angibt, dass der Empfänger verstorben sein soll.
  • Die Erfindung stellt somit ein vorteilhaftes Verfahren bereit, das es ermöglicht, Vorausverfügungen des Absenders bei der Bearbeitung von Postsendungen umfassend zu berücksichtigen und das sich durch eine schnelle und effektive Durchführung auszeichnet.
  • Weitere Vorteile und zweckmäßige Weiterbildungen der Erfindung ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung bevorzugter Ausführungsbeispiele anhand der Figuren.
  • Von den Figuren zeigt
    • Fig. 1
    ein Schema mit dem Ablauf der Erkennung eines Adressfehlers und der Übergabe von fehlerhaft adressierten Sendungen an ein Auswertesystem,
    Fig. 2
    ein Schema des Ablaufs der Datenaufbereitung in dem Auswertesystem,
    Fig. 3
    ein Schema des Ablaufs der Identifizierung relevanter Adressdatenabgleiche und
    Fig. 4
    ein Schema des Ablaufs der Bearbeitung der Sendungen in Abhängigkeit des von dem Absender verfügten Sendungsschicksals.
  • Das erfindungsgemäße Verfahren sieht vor, dass Vorausverfügungen des Absenders in Form eines Codes auf die Postsendungen aufgebracht werden. Grundsätzlich ist dafür jeder maschinenlesbare Code geeignet, der eine ausreichende Menge von Informationen tragen kann, wobei es möglich ist, dass der Code ausschließlich eine den Absender identifizierende Angabe enthält und die Vorausverfügungen des Absenders unter dieser Angabe in einer Datenbank hinterlegt sind und abgerufen werden können.
  • Es ist jedoch besonders vorteilhaft, die Angabe von Vorausverfügungen in ein PC-basiertes Verfahren zur Frankierung von Postsendungen zu integrieren.
  • Ein derartiges von der Anmelderin entwickeltes Verfahren ist beispielsweise in der deutschen Patentschrift DE 100 20 566 C2 beschrieben, auf die hiermit im Zusammenhang mit dem Verfahren verwiesen wird.
  • Bei dem für die Frankierung verwendeten Code handelt es sich dabei um einen Matrixcode (DMC), der Informationen über den Kunden, eine Identifikationsnummer zur eindeutigen Identifikation einer Sendung, eine Abrechnungsnummer, eine Angabe zur Freimachungsart und das Datum der Frankierung enthält. Der Matrixcode ist dabei in geeigneter Weise verschlüsselt, um eine missbräuchliche Nutzung des Frankierverfahrens zu verhindern.
  • Innerhalb dieses Matrixcodes (DMC) werden im Rahmen der vorliegenden Erfindung Angaben über Vorausverfügungen des Absenders aufgenommen. Diese beinhalten sowohl Angaben zu dem von dem Absender im Falle des Auftretens eines Adressfehlers gewünschten Sendungsschicksal als auch Angaben darüber, ob und in welchem Umfang er Informationen über den Grund für den Adressfehler und/oder über eine Adressänderung zu erhalten wünscht.
  • Der Kunde sollte diese Leistungen dabei vorzugsweise von einem Zustellunternehmen abonnieren und mit dem Zustellunternehmen einen entsprechenden Vertrag schließen. Eine missbräuchliche Inanspruchnahme von Vorausverfügungen durch Dritte kann dabei anhand des verschlüsselten Matrixcodes (DMC) ausgeschlossen werden.
  • Es ist dabei vorgesehen, dass der Matrixcode (DMC) zumindest Angaben über die von dem Kunden abonnierten Vorausverfügungen enthält. Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht es jedoch auch, eine von der Absenderadresse verschiedene Rücksendeadresse für fehlerhaft adressierte Postsendungen anzugeben und es erfordert die Angabe einer Adresse, zu der Benachrichtigungen übermittelt werden sollen, sofern die Übermittlung gewünscht wird. Die Vorausverfügungen enthalten somit neben Angaben über verschiedene Handlungen, die vorzunehmen sind, ebenfalls verschiedene kundenspezifische Angaben, und werden in einem Vertrag zwischen dem Kunden und dem Zustellunternehmen festgelegt.
  • Es ist dabei sinnvoll, die vollständige Information über die Vorausverfügungen in einen die Rücksende- und die Benachrichtigungsadresse enthaltenden Vertragsteil und einen Teil mit Angaben darüber, dass bestimmte Handlungen vorzunehmen sind, zu unterteilen, wobei der letztgenannte Teil somit die von dem Kunden gewählte Kombination der von dem Zustellunternehmen angebotenen Vorausverfügungen angibt.
  • Der Matrixcode (DMC) enthält somit eine Identifikation der Variante der Vorausverfügung und eine Identifikation des Vertragsteils.
  • Dem die Variante der Vorausverfügung identifizierenden Teil des Matrixcodes (DMC) lässt sich somit entnehmen, welche Handlungen von einem Zustellunternehmen beim Vorliegen eines Adressfehlers vorzunehmen sind. Diese Handlungen betreffen zum einen das Schicksal fehlerhaft adressierter Sendungen und zum anderen die Übermittlung von Benachrichtigungen.
  • Die möglichen Sendungsschicksale bestehen in
    • einer Zustellung der Sendungen (wenn es sich bei dem Adressfehler um einen korrigierbaren Mangel, wie beispielsweise einen korrigierbaren orthographischen Fehler der Adresse handelt),
      einer Nachsendung der Sendungen (wenn der Adressfehler darauf zurückzuführen ist, dass eine veraltete Empfängeradresse auf die Postsendungen aufgebracht wurde, für die eine neue Adresse und eine Nachsendeverfügung vorliegt),
    • einer Retoure (Rücksendung) der Sendung (wenn es sich bei der fehlerhaften Empfängeradresse weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel noch um eine veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle einer Zustellung oder einer Vernichtung),
    • einer Vernichtung der Sendungen, die durch die Anmelderin jedoch nur für Werbe- und Pressesendungen und nicht für Briefe angeboten wird (ebenfalls, wenn es sich bei der fehlerhaften Empfängeradresse weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel, noch um eine veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle einer Zustellung oder einer Retoure).
  • Die möglichen bezüglich einer Benachrichtigung vorzunehmenden Handlungen bestehen in
    • einer Übermittlung einer Benachrichtigung darüber, dass ein Adressfehler vorliegt
    • einer Übermittlung einer Benachrichtigung, die zusätzlich Informationen über eine Adressänderung des Empfängers enthält, falls diese ermittelt wird oder
    • einer Übermittlung einer Benachrichtigung, die zusätzlich Angaben über den Grund für den Adressfehler enthält, wenn keine Adressänderung vorliegt.
  • Die Abstufungen im Umfang der Benachrichtigungen ergibt sich aus den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden eines Zustellunternehmens.
  • Dem Vertragsteil des Matrixcodes (DMC) kann die Adresse entnommen werden, an die Benachrichtigungen zu übermitteln sind.
  • Bei der Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Adresse, wie beispielsweise eine E-Mail-Adresse.
  • Ferner enthält der Vertragsteil die Angabe der Rücksendeadresse, an die Retouren zuzustellen sind. Bei dieser Adresse handelt es sich um eine gültige Postadresse, die von der Absenderadresse abweichen kann.
  • Es besteht zudem die Möglichkeit, dass ein Vertrag mehrere die voranstehend genannten Angaben enthaltende Vertragsteile beinhaltet, wobei der Absender für jede Sendung individuell den gewünschten Vertragsteil angeben und somit die Rücksendeadresse und die Adresse zur Übermittlung von Benachrichtigungen für jede Sendung individuell festlegen kann.
  • Die möglichen Adressfehler können im Hinblick auf das mögliche Schicksal fehlerhaft adressierter Sendungen drei verschiedenen Gruppen zugeordnet werden. Die erste Gruppe (Gruppe 1) umfasst dabei Adressfehler, die auf einen korrigierbaren Mangel in der Anschrift, wie beispielsweise eine orthographische Unzulänglichkeit, zurückzuführen sind. Der zweiten Gruppe (Gruppe 2) können Adressfehler zugeordnet werden, die entstehen, weil eine veraltete Adresse auf die Postsendung aufgebracht wurde, für die eine Weiterleitungs- bzw. eine Nachsendeverfügung zum Nachsenden der Sendung an eine geänderte Adresse vorliegt. Die dritte Gruppe (Gruppe 3) beinhaltet alle Adressfehler, die weder in Gruppe 1, noch in Gruppe 2 enthalten sind und umfasst damit Adressfehler, die eine Zustellung der Sendungen zu einer anhand der aufgebrachten Empfängeradresse ermittelten Zieladresse verhindern. Solche Adressfehler entstehen, wenn es sich bei der Empfängeradresse um eine veraltete und durch eine neue Adresse ersetzte Adresse handelt, für die keine Nachsendeverfügung vorliegt, wenn der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist oder wenn der Empfänger unbekannt verzogen ist.
  • Im Hinblick auf einen möglichen Umfang der Benachrichtigung über den Grund für einen Adressfehler bzw. über eine Adressänderung kann die Gruppe 3 freilich weiter unterteilt und in eine Gruppe 3a und in einer Gruppe 3b differenziert werden. Der Gruppe 3a werden dabei Adressfehler zugeordnet, die sich infolge des Aufbringens einer veralteten Adresse ergeben, für die eine geänderte Adresse ermittelt werden kann, und die Gruppe 3b umfasst Adressfehler, die sich aufgrund fehlerhafter Adressen ergeben, die nicht korrigiert werden können und für die keine Adressänderung ermittelt werden kann.
  • Ferner sind bezüglich der möglichen Sendungsschicksale der Sendungen verschiedene Sendungsarten zu unterscheiden. Die Anmelderin differenziert dabei üblicherweise zwischen gewöhnlichen Briefsendungen (BS), Werbesendungen mit Umhüllung (Wm), Werbesendungen ohne Umhüllung (Wo) und Pressedistributionen (PD), die Zeitungen oder Zeitschriften beinhalten.
  • In den folgenden Tabellen sind beispielhaft einige Varianten von Kombinationen der Vorausverfügungen für die verschiedenen Adressfehler und Sendungsarten dargestellt. Dabei wird in den Tabellen das Sendungsschicksal angegeben und ein Vermerk darüber, ob eine Benachrichtigung an den Absender übermittelt wird. Bei Adressfehlern aus der Gruppe 1 oder der Gruppe 2 beinhaltet die Benachrichtigung die alte und die korrigierte bzw. geänderte Adresse des Empfängers. Bei Adressfehlern aus der Gruppe 3 sind - in Abhängigkeit der Vorausverfügungen - Benachrichtigungen verschiedenen Inhalts möglich. Dies wird an dieser Stelle jedoch noch nicht berücksichtigt, da in den Tabellen insbesondere die möglichen Sendungsschicksale dargestellt werden sollen. Somit wird das Übermitteln einer Benachrichtigung in der Tabelle, unabhängig vom Inhalt der Benachrichtigung, mit dem Zusatz "+ Info" gekennzeichnet, und die Gruppe 3 wird nicht in die Gruppen 3a und 3b unterteilt.
  • In der Variante 1 lassen sich durch Vorausverfügungen für verschiedene Sendungsarten und verschiedene Adressfehler die folgenden Sendungsschicksale und Benachrichtigungen generieren:
    Figure imgb0001
  • Eine mögliche Variante 2 unterscheidet sich von der Variante 1 dadurch, dass keine Benachrichtigungen an den Absender übermittelt werden. Diese entspricht weitgehend dem Vorgehen in dem Fall, in dem keine Vorausverfügungen des Absenders vorliegen, beinhaltet jedoch die Möglichkeit, anhand der Vorausverfügungen eine von der Absenderadresse abweichende Rücksendeadresse anzugeben. Eine Variante 3 wird vorzugsweise nur für Werbesendungen mit Umhüllung (Wm) angeboten und entspricht der Variante 1 für Briefe (BS).
  • Die Variante 4 kann für Briefe (BS) und für Werbesendungen mit Umhüllung (Wm) in Anspruch genommen werden. Sie ergibt sich in der folgenden Weise:
    Figure imgb0002
  • Eine mögliche Variante 5 für Werbesendungen mit und ohne Umhüllung (Wm und Wo) beinhaltet folgende Kombinationen:
    Figure imgb0003
  • Die dargestellten Varianten sind dabei jedoch nur beispielhaft zu verstehen. Grundsätzlich kann jede mögliche Kombination von Vorausverfügungen für jede Sendungsart realisiert werden. Es sollte jedoch eine sinnvolle und gesetzeskonforme Kombination gewählt werden.
  • Neben der Markierung der Postsendungen mit dem die Vorausverfügungen enthaltenden Matrixcode (DMC) ist es ebenfalls vorteilhaft, wenn zumindest ein Teil der Vorausverfügungen in Klarschrift auf die Postsendungen aufgebracht wird oder wenn die Postsendungen mit einem klarschriftlichen Vermerk darüber versehen werden, dass Vorausverfügungen bestehen. Dieser Vermerk kann beispielsweise lediglich einen einzelnen Buchstaben - beispielsweise ein großes "P" - enthalten.
  • Die klarschriftliche Aufbringung der Vorausverfügungen oder des Vermerks erlaubt es einem Zusteller, zumindest das Vorhandensein von Vorausverfügungen ohne Hilfsmittel zu erkennen.
  • Zur Beförderung von Postsendungen vom Aufgabeort zum Zustellort ist es bei der Anmelderin wie bei den meisten Zustellunternehmen vorgesehen, dass die Postsendungen zunächst von dem Aufgabeort zu einem Briefzentrum transportiert werden, in dem für eine größere Region bestimmte Briefe gesammelt werden. In dem Briefzentrum werden die Sendungen sortiert und zu lokalen Zustellstützpunkten transportiert, wo sie an einen Zusteller übergeben und von diesem ausgeliefert werden.
  • Adressfehler können dabei sowohl von dem Zusteller bei der Vorbereitung oder während des Zustellgangs, als auch bei der Sortierung der Sendungen in einem Briefzentrum erkannt werden.
  • In der Figur 1 wird der Ablauf der Erkennung eines Adressfehlers und der Übergabe von fehlerhaft adressierten Sendungen bzw. von Sendeberichten an ein Auswertesystem dargestellt, das eine Bearbeitung der Sendungen bzw. der Sendungsdaten nach dem erfindungsgemäßen Verfahren vornehmen kann.
  • Zunächst werden die Sendungen dabei entweder in einem Briefzentrum angeliefert oder einem Zusteller in einem Zustellstützpunkt übergeben (105 oder 105').
  • In dem Briefzentrum, in dem eine automatisierte Bearbeitung der Postsendungen in einer Sortiereinrichtung erfolgt, können zur Erkennung von Adressfehlern die auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradressen automatisiert eingelesen und mit Adressangaben in einer Datenbank verglichen werden, die alle gültigen Adressen der dem Briefzentrum zugeordneten Region enthält.
  • Stimmt die eingelesene Empfängeradresse mit keiner der in der Datenbank.enthaltenen Adressen überein, so liegt ein Adressfehler vor (110).
  • Die Datenbank sollte dabei ebenfalls - mit einem entsprechenden Vermerk - veraltete Adressen beinhalten, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt. Ferner sollte die Sortiereinrichtung über ein System verfügen, das in der Lage ist, erfasste fehlerhafte Adressen anhand der Angaben in der Datenbank zu korrigieren. Damit lassen sich Adressfehler aus den Gruppen 1 und 2 in der Sortiereinrichtung unterscheiden, und die Fehler lassen sich somit einer der Gruppen 1 bis 3 zuordnen.
  • Nach dem Erkennen eines Adressfehlers und der Zuordnungen der Adressfehler wird der Matrixcode eingelesen und ausgewertet, um das Vorhandensein von Vorausverfügungen zu erkennen (115).
  • Werden keine Vorausverfügungen erkannt (120), wird die Sendung der Bearbeitung nach einem hier nicht näher zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125).
  • Liegt hingegen eine Vorausverfügung vor (130), so wird zunächst ermittelt, ob es sich um eine zu vernichtende Sendung handelt oder ob ein Adressfehler der Gruppe 1 vorliegt (135).
  • Handelt es sich nicht um eine zu vernichtende Sendung und liegt kein Adressfehler der Gruppe 1 vor (140), so wird die Sendung mit einem entsprechenden Vermerk darüber versehen, dass es sich um einen Adressfehler der Gruppe 2 oder der Gruppe 3 handelt (145). Die Sendungen werden dann entsprechend ihres Vermerks an unterschiedlichen Stellen ausgeschleust (150) und in getrennten Strömen dem Auswertesystem zugeführt (155).
  • In einer anderen Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, die Sendungen unter einer Identifikationsnummer in einem Zwischenspeicher einzulagern und die erfassten Adressen zusammen mit den erfassten Vorausverfügungen an das Auswertesystem zu übermitteln, so dass ein weiterer Transport der Sendungen zunächst entfallen kann.
  • Wenn es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine Sendung mit einem korrigierbaren Adressfehler der Gruppe 1 handelt (160), werden die erfassten Adressen und der erfasste Matrixcode (DMC) in einem Sendungsdatensatz gespeichert, und dem Sendebericht wird ein Vermerk darüber hinzugefügt, welcher der Gruppen 1 bis 3 der Adressfehler zugeordnet wurde (165).
  • Der Sendebericht wird elektronisch an das Auswertesystem übermittelt (170) und enthält vorteilhafterweise neben der erkannten Adresse auch ein Abbild der fehlerhaften Empfängeradresse. Dieses kann später an den Absender übermittelt werden und erleichtert diesem eine Korrektur der Adresse, falls diese nicht oder nur unzureichend automatisiert eingelesen werden kann.
  • Nachfolgend wird überprüft, ob die Sendung zu vernichten ist oder ob sie aufgrund der Korrektur der Empfängeradresse zugestellt werden kann (175), und entsprechend dem Ergebnis wird die Sendung mit einem Vermerk darüber versehen, dass sie zu vernichten ist (190), oder sie wird anhand der korrigierten Adresse dem Standardzustellverfahren zugeführt (180) und zugestellt (185). Die einen Vernichtungsvermerk tragenden Sendungen werden aus dem Bearbeitungsprozess ausgeschleust und vernichtet (195).
  • Diese Erkennung läuft ähnlich zu der voranstehend erläuterten Erkennung in einem Briefzentrum ab und ist ebenfalls anhand von Figur 1 dargestellt.
  • Der Zusteller kann dabei neben Adressfehlern auch andere Gründe für eine Unzustellbarkeit von Postsendungen ermitteln und angeben. Solche Gründe sind, dass die Annahme der Sendung verweigert wurde oder dass die Sendung nicht aus einem Postfach abgeholt wurde.
  • Bei seiner Vorbereitung oder während des Zustellgangs wird ein Adressfehler bzw. eine Unzustellbarkeit von dem Zusteller erkannt (110'), indem er feststellt, dass der Empfänger unter der angegeben Adresse nicht auszumachen ist bzw. die Sendung nicht angenommen oder nicht abgeholt wird. Der Zusteller kann dabei unterscheiden, ob es sich bei einem Adressfehler um einen Mangel in der Adresse handelt, ob ein Adressfehler aufgrund einer Adressänderung mit Nachsendeverfügung vorliegt oder ob andere Gründe für den Adressfehler vorliegen. Einen Adressfehler aufgrund einer Adressänderung mit Nachsendeverfügung identifiziert der Zusteller dabei anhand eines Vergleichs der Empfängeradresse mit Angaben in einer sogenannten Nachsendemerkkarte, die Informationen über die Nachsendeverfügung enthält.
  • Andere Gründe für eine Unzustellbarkeit sind beispielsweise, dass der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist oder dass der Empfänger verzogen ist und keine Nachsendeverfügung für seine Adresse vorliegt. Diese Gründe können damit der Gruppe 3 zugeordnet werden.
  • Im nächsten Schritt (115') stellt der Zusteller anhand des in Klarschrift auf die Sendungen aufgebrachten Vermerks oder anhand der in Klarschrift aufgebrachten Vorausverfügungen fest, ob für die Sendung Vorausverfügungen vorliegen. Ist dies nicht der Fall (120'), wird die Sendung der Bearbeitung gemäß einem hier nicht näher zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125').
  • Erkennt der Zusteller das Vorhandensein von Vorausverfügungen (130'), entscheidet er in Abhängigkeit der vorliegenden Sendungsart und des vorliegenden Adressfehlers über die weitere Bearbeitung der Sendung (135').
  • Handelt es sich bei der fehlerhaft adressierten Sendung weder um eine zu vernichtende Sendung - typischerweise eine Werbesendung ohne Umhüllung (Wo) oder eine Pressedistribution (PD) -, noch um eine Sendung, die einen korrigierbaren Adressfehler aus der Gruppe 1 aufweist (140'), so wird die Sendung in Abhängigkeit der Art des Adressfehlers für eine weitere Bearbeitung in dem Auswertesystem zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens vorbereitet (145'). Vorzugsweise werden dabei die Sendungen, für die Nachsendeaufträge vorliegen, von den übrigen Sendungen getrennt, auf die ein Zustellvermerk betreffend den durch den Zusteller ermittelten Grund des Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit aufgebracht (150') wird.
  • Zustellvermerk beinhalten je nach Adressfehler bzw. Grund für eine Unzustellbarkeit die folgenden Angaben:
    • Empfänger/Firma unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln,
    • Annahme der Sendung durch den Empfänger verweigert,
    • Sendung wurde nicht abgeholt,
    • Empfänger soll verstorben sein / Firma soll erloschen sein.
  • Dabei ist es vorteilhaft, jedoch nicht notwendig, die Zustellvermerke in codierter Form auf die Sendungen aufzubringen, um eine bessere Maschinenlesbarkeit zu erreichen als bei Vermerken in Klarschrift gewährleistet werden kann. Dies erfordert jedoch einen entsprechenden Drucker in den Zustellstützpunkten.
  • Es ist daher ebenso möglich, dass der Zusteller ein Label auf die Sendungen aufbringt, auf dem er den in Frage kommenden Grund für den Adressfehler bzw. für die Unzustellbarkeit ankreuzt.
  • Die derart vorbereiteten Sendungen werden dann zu dem Auswertesystem transportiert und diesem wiederum in zwei getrennten Sendungsströmen zugeführt (155').
  • Handelt es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine Sendung mit einem korrigierbaren Adressfehler (160'), werden der die Vorausverfügungen enthaltende Matrixcode (DMC) und ein Abbild der fehlerhaften Empfängeradresse mit Hilfe eines Scanners erfasst, und über Funktionstasten werden Zustellvermerke mit dem durch den Zusteller ermittelten Grund für den Adressfehler in einem Computer eingegeben (165').
  • Es wird ein die erfassten und eingegebenen Angaben enthaltender Sendungsdatensatz erstellt und elektronisch an das Auswertesystem zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens übermittelt (170').
  • Im nächsten Schritt prüft der Zusteller die Zustellbarkeit (175'), stellt die anhand einer korrigieren Adresse zustellbaren Sendungen zu (180' und 185') und vernichtet die Sendungen, die er anhand der Vorausverfügung oder der Sendungsart als zu vernichtende Sendungen identifiziert hat und deren Adresse nicht korrigiert werden kann (190' und 195').
  • Der Ablauf der Datenerfassung und Aufbereitung im Bereich der Auswerteeinheit wird in Figur 2 veranschaulicht.
  • Der Auswerteeinheit werden, wie beschrieben, die elektronischen Sendungsdatensätze der Sendungen übermittelt (210), die trotz des Adressfehlers zugestellt oder die vernichtet werden. Der Sendebericht enthält den Matrixcode (DMC), das erfasste Abbild der fehlerhaften Adresse und eventuell Angaben über die fehlerhafte Adresse selbst sowie eventuell einen Zustellvermerk über den Grund für den Adressfehler bzw. den Grund für die Unzustellbarkeit. Die Sendeberichte werden dem Auswertesystem von der Sortiereinrichtung des Briefzentrums oder von dem in dem Zustellstützpunkt befindlichen Computer des Zustellers übermittelt (205).
  • Fehlerhaft adressierte unzustellbare Sendungen mit einem nicht korrigierbaren Adressfehler - einschließlich der Sendungen, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt - werden zu der Auswerteeinheit transportiert (215), wobei Sendungen, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt, getrennt von den übrigen Sendungen angeliefert werden.
  • Im Bereich der Auswerteeinheit werden dann zunächst der die Vorausverfügungen enthaltende Matrixcode (DMC) sowie ein Abbild eines das Adressfeld beinhaltenden Teils der Sendungsoberfläche erfasst, und es wird ein Sendungsdatensatz für jede Sendung erzeugt, in dem diese Angaben gespeichert und zur weiteren Bearbeitung abgelegt werden. Der Sendungsdatensatz beinhaltet ebenfalls einen Vermerk darüber, ob es sich um eine Sendung handelt, für deren Empfängeradresse eine Nachsendeverfügung vorliegt, wobei das Vorliegen einer Nachsendeverfügung anhand der Zugehörigkeit der Sendungen zu dem entsprechenden Sendungsstrom ermittelt werden kann.
  • Die Sendungen werden während der Bearbeitung des Sendungsdatensatzes in einem Zwischenspeicher gespeichert, in dem sie, beispielsweise unter der in dem Matrixcode (DMC) beinhalteten oder einer neu zu vergebenden Identifikationsnummer, gespeichert werden.
  • Die Auswerteeinheit verfügt nun für alle zu bearbeitenden Sendungen über einen Sendungsdatensatz, der zumindest den Matrixcode (DMC) und ein Abbild der Empfängeradresse beinhaltet. Die von dem Zustellstützpunkt an das Auswertesystem gelieferten Sendungsdatensätze bzw. die Sendungsdatensätze für die von dem Zustellstützpunkt zu der Auswerteeinheit transportierten Sendungen enthalten zudem Zustellvermerke über den Grund für den Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit. Die von der Sortiereinheit an das Auswertesystem übertragenen Sendungsdatensätze beinhalten stattdessen neben dem Abbild der Empfängeradresse auch die Empfängeradresse selbst, die mittels einer OCR- und/oder Videocodiereinrichtung der Sortiereinheit aus dem Abbild ermittelt wurde.
  • Durch Fehler in den vorgelagerten Systemen kann es dazu kommen, dass innerhalb der Auswerteeinheit mehrere Sendeberichte für eine Sendung vorliegen. So können beispielsweise Dubletten in den Datensätzen durch einen nicht erkannten doppelten Scannvorgang in einem Zustellstützpunkt entstehen.
  • Im Bereich der Auswerteeinheit erfolgt daher eine Dublettenprüfung, um die Daten von Dubletten zu bereinigen (225). Dies geschieht vorzugsweise auf der Basis des in den Sendungsdatensätzen enthaltenen Matrixcodes (DMC) und insbesondere anhand der in dem Matrixcode (DMC) enthaltenen Identifikationsnummer, die zu diesem Zweck für jeden zu bearbeitenden Sendungsdatensatz erfasst und in einer Datei gespeichert wird.
  • Zur Dublettenerkennung wird die in einem Sendungsdatensatz enthaltene Identifikationsnummer mit den Identifikationsnummern in der Datei verglichen. Ist die Nummer bereits in der Datei enthalten, so handelt es sich bei dem Sendungsdatensatz um eine Dublette; diese werden ausgesteuert (235) und nicht weiter bearbeitet.
  • Handelt es sich bei dem zu bearbeitenden Sendungsdatensatz nicht um eine Dublette (240), wird der Datensatz nach dem Speichern der Identifikationsnummer auf Verwertbarkeit geprüft (245). Dabei werden die zu dem Absender gehörenden und bei Vertragsschluss gespeicherten Daten anhand der Angaben in dem Matrixcode (DMC) ermittelt. Sind keine Kundendaten vorhanden (250), wird der Sendebericht ebenfalls ausgeschleust (255) und nicht weiter bearbeitet. Der Überprüfungsschritt (245) dient vor allem dazu, eine missbräuchliche Nutzung des Matrixcodes (DMC) durch Dritte auszuschließen bzw. zu erkennen.
  • Konnte der Sendebericht eindeutig einem Absender bzw. einem Kunden zugeordnet werden (260), werden die Abbilder der Empfängeradresse aus den Sendungsdatensätzen einer Adresserkennung zugeführt (265), falls diese nicht bereits in einem vor-angegangenen Bearbeitungsschritt durchgeführt wurde. Die Erkennung wird dabei vorzugsweise durch eine Adressdatensätze liefernde OCR-Einheit vorgenommen (285), der eine manuelle Erkennung der Adresse durch eine Bearbeitungskraft nachgeschaltet werden kann, wenn die OCR-Erkennung kein eindeutiges Erkennungsergebnis liefert.
  • Nach diesen Schritten beinhalten alle Sendungsdatensätze neben dem Abbild der Empfängeradresse auch die erkannte Empfängeradresse selbst.
  • In Abhängigkeit der durch den Matrixcode (DMC) angegebenen Vorausverfügungen werden nun die relevanten Adressendatenabgleiche identifiziert (280), und der Vergleich der erfassten Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken (285) wird durchgeführt. Der detaillierte Ablauf des Schritts (280) wird nachfolgend ausführlich anhand der Figur 3 erläutert.
  • Nach dem Adressdatenabgleich liegen, je nach dem von dem Absender anhand der Vorausverfügungen gewünschten Umfang der Benachrichtigung, eine geänderte Zustelladresse und/oder der Grund für den Adressfehler bzw. für die Unzustellbarkeit vor. Der Sendebericht wird durch diese Informationen ergänzt (290) und weiterverarbeitet (295).
  • Dem anhand der Figur 3 zu beschreibende Adressdatenabgleich gehen die Auswertung des Matrixcodes (305) und die Auswertung der Zustellvermerke (310) voraus, soweit diese vorhanden sind. Im nächsten Schritt wird überprüft (315), ob ein Datenbankabgleich vorzunehmen ist.
  • Dies ist nicht der Fall für Sendungen, für die kein Nachsendeauftrag vorliegt bzw. für die keine Nachsendung aufgrund einer entsprechenden Vorausverfügung vorgenommen wird und für die entweder keine Benachrichtigung zu übermitteln ist oder für welche die Benachrichtigung lediglich einen Hinweis darauf enthalten soll, dass die Sendung nicht zugestellt werden kann. Die zu diesen Sendungen gehörenden Sendungsdatensätze werden im Schritt 320 weiterbearbeitet, in dem überprüft wird, ob die Sendungen an eine in den Vorausverfügungen spezifizierten Adresse zurückzusenden oder zu vernichten sind.
  • Wird eine Rücksendeadresse erkannt, wird diese als neue Adresse in dem Sendungsdatensatz kenntlich gemacht, und der Sendungsdatensatz wird der weiteren Bearbeitung übergeben (350).
  • Wird anhand der Vorausverfügungen ermittelt, dass die Sendung zu vernichten ist, wird dies in dem Sendungsdatensatz kenntlich gemacht, und der Sendungsdatensatz wird ebenfalls der weiteren Bearbeitung übergeben.
  • Falls in Schritt 315 die Notwendigkeit eines Datenbankabgleichs festgestellt wurde (325), wird ein Auftrag für die vorzunehmenden Datenbankabgleiche generiert (335). Dabei werden neben dem Umfang, in dem eine Benachrichtigung zu erstellen ist, ebenfalls die Zustellvermerke berücksichtigt, falls diese in dem Sendebericht enthalten sind.
  • Zur Datenbankrecherche stehen folgende Datenbanken zur Verfügung:
    • Eine Datenbank (A, LOS-Datenbank) die ein Verzeichnis (LOS-Verzeichnis) aller gültigen Postleitzahlen, Orte und Straßen mit Hausnummern enthält,
    • eine Nachsendedatenbank (B), die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs geändert hat und die eine Nachsendung von an ihre veraltete Adresse adressierten Sendungen verfügt haben, wobei die Nachsendedatenbank (B) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der Empfänger einer Weitergabe seiner Adresse an Dritte zustimmt oder nicht,
    • eine Umzugsdatenbank (C), die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs, geändert hat, und die keine Nachsendung verfügt haben, wobei die Umzugsdatenbank (C) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der Adressinhaber der Weitergabe seiner geänderten Adresse zustimmt oder nicht,
    • eine Sterbedatenbank (D), die Adressen von verstorbenen Empfängern und erloschenen Firmen enthält,
    • eine Referenzdatenbank (E), die ein Verzeichnis aller gültigen Postadressen enthält und
    • eine Unzustellbaren-Datenbank (F), die ein Verzeichnis mit ungültigen Adressen enthält, das beispielsweise veraltete Adressen von Empfängern umfasst, deren neue Adresse bzw. deren Schicksal nicht bekannt ist.
  • Bei der Generierung der Aufträge zur Recherche in den verschiedenen Datenbanken wird neben der Angabe, welche Datenbanken zu durchsuchen sind, ebenfalls die Reihenfolge festgelegt, in der die Datenbanken abgefragt werden.
  • In der folgenden Tabelle sind dabei Vorausverfügungen und Zustellvermerke und die in Abhängigkeit der Vorausverfügungen und Zustellvermerke abzufragenden Datenbanken in der jeweils vorgesehenen Reihenfolge angegeben. Das Vorliegen einer Nachsendeverfügung, das sich aus der Zugehörigkeit der Sendungen zu einem bestimmten Sendungsstrom ergibt, wird dabei als Zustellvermerk in die Tabelle aufgenommen.
  • In die Tabelle wurden somit die folgenden Zustellvermerke im Hinblick auf den Datenbankabgleich aufgenommen:
    • Za: Empfänger/Firma unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln oder kein Zustellvermerk
    • Zb: Annahme der Sendung durch den Empfänger verweigert oder Sendung wurde nicht abgeholt
    • Zc: Empfänger soll verstorben sein / Firma soll erloschen sein
    • Zd: Nachsendeantrag liegt vor
  • Im Hinblick auf die vorzunehmenden Datenbankvergleiche werden in der Tabelle die folgenden Varianten von Vorausverfügungen unterschieden:
    • Va: Nachsendung bei Vorliegen einer Nachsendeverfügung und entweder keine Übermittlung einer Benachrichtigung oder lediglich Übermittlung einer Benachrichtigung darüber, dass die Sendung nicht an die auf der Sendung angegebene Empfängeradresse zugestellt werden kann.
    • Vb: Nachsenden, Rücksenden oder Vernichten der Sendung und Übermittlung einer Benachrichtigung über eine geänderte Adresse des Empfängers, jedoch nicht über den Grund für den Adressfehler, wenn keine Adressänderung vorliegt.
    • Vc: Nachsenden, Rücksenden oder Vernichten der Sendung und Übermittlung einer Benachrichtigung über eine Adressänderung des Empfängers und über den Grund für den Adressfehler falls keine Adressänderung vorliegt.
  • Für die verschiedene Zustellvermerke und die verschiedenen Vorausverfügungen werden folgende Datenbankabgleiche durchgeführt:
    Figure imgb0004
  • Der Vergleich der Empfängeradresse mit den Adressen in den Datenbanken wird dabei vorzugsweise so durchgeführt, dass kein weiterer Vergleich vorgenommen wird, wenn der Vergleich bei einer Datenbank eine Übereinstimmung ergeben hat.
  • Die in eckigen Klammern angegeben Vergleiche in den Datenbanken E und F können vorgenommen werden, um Fehler in den vorangegangenen Bearbeitungsschritten oder in den vorangegangenen Vergleichen zu erkennen bzw. einen aus einem unbekannten Grund resultierenden Adressfehler zu verifizieren.
  • Eine weitere, jedoch mit einem wesentlich geringeren Aufwand verbundene Überprüfung der Resultate vorangegangener Verfahrensschritte wird zu Beginn aller Datenabgleiche in Form des Vergleichs der Empfängeradresse mit den Informationen in der Datenbank A vorgenommen. Adressfehler, die darauf zurückzuführend sind, dass Postleitzahl, Ort, Straße oder Hausnummer der Empfängeradresse nicht existieren bzw. in ihrer Zusammenstellung ungültig sind, können auf diese Weise ermittelt werden. Liegt ein solcher Fehler vor, müssen die nachfolgenden Abgleiche mit den wesentlich umfangreicheren Datenbanken nicht vorgenommen werden.
  • Beim Vorliegen des Zustellvermerks Za werden die Datenbanken entsprechend den an den Empfänger zu übermittelnden Informationen ausgewählt und die Reihenfolge der Abgleiche ergibt sich aus der Wahrscheinlichkeit für eine Übereinstimmung infolge der Größe der Datenbanken.
  • Liegt der Zustellvermerk Zb vor, wird kein Datenbankabgleich vorgenommen, da der Grund für die Unzustellbarkeit klar ist und kein Adressfehler vorliegt. Dieser würde gesondert von dem Zusteller vermerkt werden.
  • Beim Vorliegen des Zustellvermerks Zc schließt sich der Vergleich der Empfängeradresse mit den Adressen in der Sterbedatenbank auch dann direkt an den Vergleich mit der Datenbank A an, wenn die Information darüber, dass der Empfänger verstorben ist, nicht an den Absender zu liefern ist. Aufgrund des Zustellvermerks, nach dem der Empfänger verstorben sein soll, ist jedoch die Wahrscheinlichkeit dafür, dass der Abgleich mit der Sterbedatenbank eine Übereinstimmung ergibt, sehr groß.
  • Bezüglich des Zustellvermerks Zd ergibt sich die Reihenfolge in ähnlicher Weise anhand der hohen Wahrscheinlichkeit für das Vorliegen einer Nachsendeverfügung infolge des Zustellvermerks.
  • Die Ergebnisse der vorgenommenen Datenbankabgleiche werden in dem Sendebericht gespeichert (345), wobei eine geänderte Adresse des Empfängers nur dann in den Sendungsdatensatz aufgenommen wird, wenn der Adressinhaber einer Weitergabe der Adresse an Dritte zugestimmt hat. Besteht diese Zustimmung nicht, enthält der Sendungsdatensatz einen Vermerk darüber, dass der Empfänger eine geänderte Adresse besitzt, diese jedoch nicht mitgeteilt werden darf.
  • Der Sendungsdatensatz enthält nun die vollständige Information zur Weiterverarbeitung der Sendung und zur Benachrichtigung des Kunden.
  • Er umfasst dabei insbesondere Weiterleitungsinformationen für die Sendung, die eine geänderte Zustelladresse oder einen Vernichtungshinweis beinhaltet. Die den Weiterleitungshinweisen entsprechende Behandlung der Sendungen wird anhand von Figur 4 erläutert.
  • Nach der Lieferung (405) des Sendeberichts wird anhand der Vorausverfügungen und der Ergebnisse der Datenbankabgleiche überprüft (410), welche weiteren Bearbeitungsschritte für die Sendung vorzunehmen sind.
  • Enthält der Sendungsdatensatz eine geänderte Adresse des Empfängers sowie einen Vermerk auf eine Nachsendeverfügung des Empfängers und hat der Absender anhand der Vorausverfügung einem Nachsenden der Sendung zugestimmt, so wird ein Adresslabel mit der neuen Adresse des Empfängers bedruckt und auf die Sendung aufgebracht (415), die sich während der Bearbeitung des Sendeberichtes in einem Zwischenspeicher befunden hat. Zum Aufbringen des Adresslabels wird die Sendung dem Speicher entnommen, und nach dem Aufbringen wird sie an die auf dem Label angegebene Adresse zugestellt (420).
  • Ergibt sich anhand der Vorausverfügung, dass die fehlerhaft adressierte bzw. unzustellbare Sendung zurückgesandt werden soll, so wird die ebenfalls in dem Sendebericht enthaltene und sich aus den Vorausverfügungen ergebende Rücksendeadresse ermittelt. Ein Adresslabel wird mit der Rücksendeadresse bedruckt und auf die Sendung aufgebracht (425). Anschließend erfolgt die Zustellung der Sendung an die auf dem Adresslabel angegebene Adresse (430).
  • Eine Rücksendung wird dabei insbesondere auch dann vorgenommen, wenn zwar für die Empfängeradresse eine Adressänderung mit Nachsendeverfügung des Empfängers vorliegt, der Absender jedoch das Rücksenden verfügt hat.
  • Darüber hinaus kann der Auswerteeinheit im Falle des Vorliegens eines Adressfehlers bzw. einer Vernichtungsverfügung eine Sendung fälschlicherweise übergeben worden sein, wenn die entsprechende Vorausverfügung durch den Zusteller oder innerhalb des Sortiervorgangs in dem Briefzentrum nicht erkannt worden ist.
  • Wird das Vorliegen einer Vernichtungsverfügung festgestellt, wird die Sendung mit einem Vernichtungsvermerk versehen (435) und zu einer Vernichtungsstation befördert (440). Wie bereits erläutert, wird dies jedoch bereits in der Sortiereinrichtung im Briefzentrum oder im Zustellstützpunkt vorgenommen. Lediglich fehlgeleitete Sendungen werden im Bereich der Auswerteeinheit vernichtet.
  • Zur Benachrichtigung des Absenders wird der Sendungsdatensatz an eine Versendekomponente weitergeleitet, wenn die Vorausverfügungen eine Benachrichtigung des Kunden beinhalten.
  • Die Versendekomponente ermittelt die anhand des Matrixcodes (DMC) in den Vorausverfügungen angegebene Adresse zur Übermittlung von Benachrichtigungen und versendet die Benachrichtigungen an diese Adresse, bei der es sich beispielsweise um eine E-Mail-Adresse handelt.
  • Die Benachrichtigungen enthalten dabei neben den Angaben in dem Matrixcode (DMC) und insbesondere neben der Identifikationsnummer der Sendung mehrere oder alle der folgenden Informationen:
    • Das erfasste Abbild der Empfängeradresse
    • Die anhand des Abbildes ermittelte Empfängeradresse
    • Die korrigierte bzw. geänderte Adresse des Empfängers
    • Die veraltete Adresse des Empfängers
    • Den Grund für den Adressfehler bzw. die Unzustellbarkeit (falls diese Information gewünscht wird)
    • Angaben über das Sendungsschicksal
  • Die Benachrichtigungen können dabei unmittelbar nach der Bearbeitung des Sendungsdatensatzes übermittelt oder innerhalb eines von dem Absender in den Vorausverfügungen anzugebenden Zeitintervalls gesammelt und dann übermittelt werden.
  • In einer anderen Ausführungsform der Erfindung ist es vorgesehen, die Versendekomponente durch eine Schnittstelle zu ersetzen, die dem Kunden einen Zugriff auf die Benachrichtigungen ermöglicht. Bei dieser Schnittstelle handelt es sich vorzugsweise um ein Internetportal, das die Benachrichtigungen in einer geeigneten Aufbereitung bereitstellt.
  • Die Erfindung schafft somit ein vorteilhaftes Verfahren, das es ermöglicht, eine umfassende Berücksichtigung von Vorausverfügung in automatisierte Bearbeitungsprozesse zu integrieren und dabei eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Postsendungen gewährleistet.

Claims (15)

  1. Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Sendungsoberfläche ermittelt wird,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass
    a.ein Informationen über Vorausverfügungen enthaltender Code auf der Oberfläche der Postsendung erfasst wird und die Vorausverfügungen anhand des erfassten Codes ermittelt werden,
    b.die fehlerhafte Adresse mit Adressangaben in wenigstens einer in Abhängigkeit der Vorausverfügungen aus einer Mehrzahl von Datenbanken ausgewählten Datenbank verglichen wird und
    c.eine Weiterleitungsinformation in Abhängigkeit des Ergebnisses des Vergleichs und in Abhängigkeit der Vorausverfügungen auf die Postsendungen aufgebracht wird.
  2. Verfahren nach Anspruch 1,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass in Abhängigkeit der Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken übermittelt, wird.
  3. Verfahren nach einem oder beiden der Ansprüche 1 und 2,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass eine in den Vorausverfügungen angegebene Adresse als Weiterleitungsinformation auf die Postsendungen aufgebracht wird.
  4. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass eine geänderte Adresse des Empfängers auf die Postsendungen aufgebracht wird.
  5. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass eine in den Vorausverfügungen spezifizierte Adresse auf die Postsendungen aufgebracht wird.
  6. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass der erfasste Code, das Abbild des Adressfeldes und die Zustellvermerke an einen zentralen Server übermittelt werden und der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in wenigstens einer Datenbank im Bereich des zentralen Servers durchgeführt wird.
  7. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Datenbank mit gültigen Adressen verglichen wird.
  8. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Umzugsdatenbank verglichen wird, die eine Zuordnung zwischen alten und neuen Empfängeradressen enthält.
  9. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Sterbedatenbank verglichen wird, die Adressen von verstorbenen Personen und erloschenen Firmen enthält.
  10. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass nach dem Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer ersten Datenbank ein Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer zweiten Datenbank nur dann durchgeführt wird, wenn der Vergleich anhand der ersten Datenbank keine Übereinstimmung der Empfängeradresse mit einer in der Datenbank enthaltenen Adresse ergeben hat.
  11. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs an eine (elektronische) Adresse gesandt wird, die in den Vorausverfügungen spezifiziert ist.
  12. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass es sich bei dem Informationen über Vorausverfügungen enthaltenden Code um einen Matrixcode handelt.
  13. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass der Code weitere Informationen enthält, die zumindest eine den Absender identifizierende Angabe beinhalten.
  14. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass zusätzlich Zustellvermerke erfasst werden.
  15. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche,
    dadurch gekennzeichnet,
    dass der Datenbankabgleich zusätzlich in Abhängigkeit der Zustellvermerke durchgeführt wird.
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