EP1656217A1 - Verfahren zum bearbeiten von postsendungen mit fehlerhaften empfängeradressen - Google Patents

Verfahren zum bearbeiten von postsendungen mit fehlerhaften empfängeradressen

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EP1656217A1
EP1656217A1 EP05707551A EP05707551A EP1656217A1 EP 1656217 A1 EP1656217 A1 EP 1656217A1 EP 05707551 A EP05707551 A EP 05707551A EP 05707551 A EP05707551 A EP 05707551A EP 1656217 A1 EP1656217 A1 EP 1656217A1
Authority
EP
European Patent Office
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address
recipient
database
addresses
advance
Prior art date
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Granted
Application number
EP05707551A
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English (en)
French (fr)
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EP1656217B1 (de
Inventor
Stefan Keller
Jens Terboven
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Deutsche Post AG
Original Assignee
Deutsche Post AG
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Family has litigation
First worldwide family litigation filed litigation Critical https://patents.darts-ip.com/?family=34960504&utm_source=google_patent&utm_medium=platform_link&utm_campaign=public_patent_search&patent=EP1656217(A1) "Global patent litigation dataset” by Darts-ip is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
Application filed by Deutsche Post AG filed Critical Deutsche Post AG
Publication of EP1656217A1 publication Critical patent/EP1656217A1/de
Application granted granted Critical
Publication of EP1656217B1 publication Critical patent/EP1656217B1/de
Active legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

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Classifications

    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination

Definitions

  • the invention relates to a method for processing mail items provided with a faulty recipient address, in which the faulty " recipient address is determined from a captured image of a mail item surface.
  • Address errors are generally present when an outdated or a continuously invalid address has been applied to the mail items.
  • German patent application DE 101 50 560 AI shows a method developed by the applicant for processing mail items, in which the address information of mail items is determined and compared with address information in an outdated database containing current addresses.
  • the database query assigns the determined address details to changed address details which are applied to the mail items as new address details.
  • the German patent application DE 196 44 163 AI describes a method for online processing of mail items to be forwarded.
  • the recipient's name and address, sender address, forwarding labels and return notices from a delivery person are read in on a mail item while the item is in a buffer located.
  • the details of the recipient are checked in a name and address database and, if they do not match, in a forwarding file, and the mail items leaving the buffer are printed with a changed address and forwarding instructions, if necessary.
  • the return reason if known, is printed as plain text on each shipment identified by recognizing an advance notice or a delivery note as a return, and a database entry with the sender address and new and old recipient addresses is created for each shipment. If the sender wishes, address change reports will be sent to him regularly.
  • the international patent application WO 02/093323 A2 discloses a method in which a sender of a mail item is notified when the recipient address has been changed in a forwarding system.
  • the mailers are provided with a code by the sender which, in addition to the information identifying him and the recipient, also contains an address to which notifications of changes in the recipient's address are transmitted electronically.
  • the known methods make it possible to recognize mail items to be forwarded by comparing the recipient address on the mail item with addresses available in a forwarding database and to determine changed addresses. They also allow the sender to be automatically informed of the change of address.
  • forwarding orders are not available with regard to all changes of address, and in addition to an error due to a change of address, there may be other address deficiencies. So the recipient may have moved or died unknown, or a company used as the recipient may have expired. Furthermore, the recipient address applied to a mail item can be an address which is invalid at any time.
  • the invention is therefore based on the object of enabling rapid and reliable processing of mail items with address errors, taking into account the sender's advance instructions.
  • this object is achieved by a method according to claim 1.
  • the invention provides that a method for processing mail items provided with a faulty recipient address, in which the faulty
  • Receiver address is determined from a captured image of a surface of the mail items, is carried out in such a way that a code containing information about advance instructions is captured on the surface of the mail items, the advance instructions are determined based on the captured code, the incorrect address with address details in at least one depending on the advance instructions from a plurality of databases selected database and forwarding information depending on the result of the Comparative and depending on the advance orders is applied to the mail.
  • a notification of the result of the comparison of the faulty recipient address with the addresses in one or more databases is transmitted in advance.
  • the present invention thus creates an advantageous method that extends the known method for subsequent addressing or forwarding of mail items by taking advance considerations of the sender into account extensively during processing.
  • the comparison of incorrect recipient addresses with addresses in one or more databases according to the invention is dynamically adapted depending on the advance instructions, so that the method can be carried out as quickly as possible.
  • the advance instructions expediently include this
  • the advance instructions are advantageously applied as a code to the mail items in order to achieve standardization and to increase legibility in an automated processing process.
  • the code containing the advance instructions is a matrix code which, in addition to the advance instructions, contains at least one Contains sender identifying information and possibly further information.
  • the possible shipment fates include sending back and destroying incorrectly addressed shipments. Destruction is only possible for advertising and press items that are sent in large numbers as identical items and whose sender does not care about sending the items back in the event of an address error.
  • the incorrect recipient address is compared with addresses in one or more databases in order to determine a reason for the address error and to correct the address.
  • the scope of the comparison results from the advance disposition depending on the information about the consignment fate the sender wishes in the event of an address error and to what extent he would like to receive information about the reason for the address error.
  • forwarding information in the form of the corrected address is preferably applied to the mail item.
  • the advance instruction includes the transmission of a notification of an address change
  • a message containing the incorrect and the corrected recipient address is also transmitted to an address specified on the basis of the advance instruction.
  • This address is preferably an electronic address, such as an email address.
  • notification available via another user interface, for example a web portal.
  • the faulty recipient addresses are compared, depending on the advance instructions, with address details in at least one relocation database which contains outdated and new addresses of recipients.
  • the database can include information regarding all address changes in a specific area and can also include the addresses for which there is no forwarding order. However, it is preferred to set up two relocation databases, one of which contains addresses for which forwarding instructions are available, and of which the other database contains information about address changes without forwarding instructions.
  • the comparison of the faulty recipient address with the addresses in the addresses with existing forwarding instructions containing forwarding orders will only be carried out if the sender does not want any notification of the reason for an address error and has also ordered that the shipment should not be forwarded but returned or destroyed (In this case, forwarding is suppressed despite the presence of a forwarding order). Otherwise, this comparison is carried out, in particular in order to comply with a possibly existing forwarding order of the recipient. An additional comparison of the recipient address with the addresses in the address change containing no forwarding instructions moving database is then carried out if the advance instructions contain a notification of an address change.
  • the sender it is also possible for the sender to have items forwarded in the event of a known new address of the recipient. In this case, a comparison is also made with this database.
  • the new address associated with the outdated addresses is determined. If there is a forwarding instruction of the recipient and / or a forwarding instruction of the sender that has not been suppressed by the sender's advance instructions, forwarding information in the form of the new address is applied to the mail item and the item is delivered to this address. If the advance instructions provide for the return or destruction of the shipment in the event of a change of address, forwarding information in the form of a return address specified in the advance instructions or in the form of a destruction note is applied to the shipment, and the shipment is delivered or destroyed to the return address. The return address can differ from the sender address.
  • a notification containing the obsolete and the new address is transmitted to an address specified in the advance instructions, if the advance instruction includes the transmission of a corresponding notification.
  • the incorrect recipient address is compared with addresses in a death database which contains addresses of deceased recipients or of extinct companies.
  • This comparison is preferably carried out if the determined advance decision shows that the sender would also like to be informed of the reason for the error in the event of an address error if there is no change of address. If the comparison shows that the incorrect recipient address matches an address stored in the death database, a notification that the recipient has died or the company used as the recipient has expired is sent to an address specified in the advance notification. Depending on the desired fate of the shipment, forwarding information in the form of a return address specified in the advance notice or in the form of a destruction note is also applied to the shipment.
  • a very advantageous embodiment of the method according to the invention is also characterized in that a comparison of the faulty recipient address with addresses in a second database after comparing the recipient address with addresses in a first database is only carried out if the comparison is based on the first database did not match the recipient address with an address contained in this database.
  • This procedure contributes significantly to the rapid implementation of the method according to the invention, since unnecessary comparisons are avoided.
  • the above-described embodiments of the method according to the invention allow a fully automated process in which the presence of an address error is recognized when the recipient address applied to the mail items does not match address details in a database with valid addresses.
  • the image of the mailing surface containing the recipient address and the code containing the advance instructions are captured by the deliverer with the aid of a scanner and transmitted to a central server.
  • the comparisons of the faulty recipient address with the address information in different databases are then carried out, as explained above, in the area of the central server after the addresses have been determined from the image.
  • the address error is determined by a deliverer at the delivery location, there is also the option of creating delivery notes and also transmitting them to the central server. These can advantageously be taken into account when identifying the database comparisons to be carried out and when determining their sequence. For example, if an address comparison with a plurality of databases containing the death database is carried out based on the existing instructions, the incorrect recipient address can be compared with the address details in the death database before all other database comparisons if the deliverer states in the delivery note that the Recipient is said to have died.
  • FIG. 1 shows a diagram with the sequence of the detection of an address error and the transfer of incorrectly addressed mailings to an evaluation system
  • FIG. 2 shows a diagram of the sequence of data processing in the evaluation system
  • FIG. 3 shows a diagram of the identification sequence of relevant address data comparisons
  • FIG. 4 shows a diagram of the sequence of processing of the mail items depending on the mail item's fate.
  • the method according to the invention provides that the sender's advance instructions are applied to the mail items in the form of a code.
  • any machine-readable code is suitable for this, which can carry a sufficient amount of information, whereby it is possible that the code contains only information identifying the sender and the sender's advance instructions are stored in this database under this specification and can be called up can.
  • the code used for franking is a matrix code (DMC) that contains information about the Customers, an identification number for the unique identification of a shipment, a billing number, an indication of the franking type and the date of franking.
  • DMC matrix code
  • the matrix code is encrypted in a suitable manner in order to prevent misuse of the franking method.
  • DMC matrix code
  • the customer should preferably subscribe to these services from a delivery company and conclude a corresponding contract with the delivery company. Misuse of advance orders by third parties can be ruled out using the encrypted matrix code (DMC).
  • DMC encrypted matrix code
  • the matrix code contains at least information about the advance orders subscribed to by the customer.
  • the method according to the invention also makes it possible to specify a return address for incorrectly addressed mail items that differs from the sender address, and it requires the specification of an address to which notifications are to be transmitted if the transmission is desired.
  • the advance directives therefore contain information about various actions that must be carried out, also various customer-specific information, and are specified in a contract between the customer and the delivery company.
  • the matrix code (DMC) thus contains an identification of the variant of the advance disposal and an identification of the contract part.
  • DMC matrix code
  • the possible fate of the shipment consists of
  • a delivery of the mail items if the address error is a correctable defect, such as a correctable orthographic error of the address
  • a forwarding of the mail items if the address error is due to the fact that an outdated recipient address is applied to the mail items for which there is a new address and a forwarding order
  • - a return (return) of the shipment if the incorrect recipient address is neither an address with a correctable defect nor an outdated address with forwarding instructions or instead of delivery or destruction
  • the address to which notifications are to be sent can be found in the contract section of the matrix code (DMC).
  • the address is preferably an electronic address, such as an email address.
  • the contractual part also contains the return address to which returns are to be sent. This address is a valid postal address, which may differ from the sender address.
  • the possible address errors can be assigned to three different groups with regard to the possible fate of incorrectly addressed mail items.
  • the first group (group 1) includes address errors that can be attributed to a correctable deficiency in the address, such as an orthographic inadequacy.
  • the second group (group 2) can be assigned address errors which arise because an outdated address has been applied to the mail item, for which there is a forwarding or forwarding order for forwarding the item to a changed address.
  • the third group (group 3) contains all address errors which are neither contained in group 1 nor in group 2 and thus includes address errors which prevent the mail items from being delivered to a destination address determined on the basis of the recipient address applied. Such address errors occur if the recipient address is an outdated address replaced by a new address, for which there is no forwarding order, if the recipient died or the company used as the recipient has expired or if the recipient has moved unknown.
  • the group 3 can of course be further divided and differentiated into a group 3a and a group 3b.
  • Group 3a is assigned address errors which result from the application of an outdated address for which a changed address can be determined, and which
  • Group 3b includes address errors which result from incorrect addresses, which cannot be corrected and for which no change in address can be determined.
  • BS ordinary letter mail
  • WW Cup advertising mail with wrapping
  • Wi advertising mail without wrapping
  • PD press distributions
  • the following tables show examples of some variants of combinations of the advance instructions for the various address errors and types of shipment.
  • the fate of the consignment is given in the tables and a note as to whether a notification is sent to the sender.
  • the notification contains the old and the corrected or changed address of the recipient.
  • address errors from group 3 depending on the advance instructions -
  • a possible variant 2 differs from variant 1 in that no notifications are sent to the sender. This largely corresponds to the procedure in the event that the sender does not have advance instructions, but includes the option of specifying a return address that differs from the sender address based on the advance instructions.
  • a variant 3 is preferably only offered for advertising mail with wrapping (World Cup) and corresponds to variant 1 for letters (BS).
  • Variant 4 can be used for letters (BS) and for advertising mail with wrapping (Wm). It results in the following way:
  • a possible variant 5 for advertising mail with and without wrapping includes the following combinations:
  • DMC matrix code
  • the applicant For the purpose of transporting mail items from the place of delivery to the place of delivery, the applicant, like most delivery companies, envisages that the mail items are first transported from the place of delivery to a mail center in which letters intended for a larger region are collected. In the mail center, the items are sorted and transported to local delivery bases, where they are handed over to and delivered by a deliverer.
  • Address errors can be detected by the deliverer during the preparation or during the delivery process, as well as when sorting the mail items in a letter center.
  • FIG. 1 shows the sequence of the detection of an address error and the transfer of incorrectly addressed mail items or of broadcast reports to an evaluation system, which can process the mail items or the mail item data using the method according to the invention.
  • the items are either delivered to a letter center or handed over to a delivery agent in a delivery base (105 or 105 ') -
  • the recipient addresses applied to the mail items are automatically read in and compared with address details in a database which contains all valid addresses of the region assigned to the mail center.
  • the database should also contain - with a corresponding note - outdated addresses for which a forwarding order is available. Furthermore, the sorting device should have a system which is able to correct recorded incorrect addresses on the basis of the information in the database. Address errors can thus be distinguished from groups 1 and 2 in the sorting device, and the errors can thus be assigned to one of groups 1 to 3.
  • the matrix code is read in and evaluated in order to recognize the presence of advance orders (115).
  • the shipment is processed for processing according to a standard procedure that cannot be described here (125).
  • the consignment If it is not a consignment to be destroyed and there is no group 1 address error (140), the consignment is provided with a corresponding note that that it is a Group 2 or Group 3 address error (145). The consignments are then discharged (150) according to their note and sent to the evaluation system in separate streams (155).
  • the addresses and matrix code (DMC) recorded are stored in a shipment record and a note is added to the shipment report indicating which one the address error was assigned to groups 1 to 3 (165).
  • the transmission report is transmitted electronically to the evaluation system (170) and, in addition to the recognized address, advantageously also contains an image of the incorrect recipient address. This can later be sent to the sender and makes it easier for the sender to correct the address if it cannot be read in or only insufficiently automatically.
  • a check is subsequently carried out to determine whether the consignment is to be destroyed or whether it can be delivered due to the correction of the recipient's address (175) and, depending on the result, the consignment is provided with a note that it is to be destroyed (190) or will be fed to the standard delivery procedure based on the corrected address (180) and delivered (185).
  • the consignments bearing a destruction notice are removed from the processing process and destroyed (195).
  • This detection takes place in a similar way to the detection explained above in a letter center and is also shown with reference to FIG. 1.
  • the deliverer can also determine and specify other reasons for undeliverability of mail items. Such reasons are that the consignment was refused or that the consignment was not picked up from a mailbox.
  • an address error or an undeliverability is recognized by the deliverer (110 ') by determining that the recipient cannot be made out at the specified address or that the shipment is not accepted or is not picked up.
  • the deliverer can differentiate whether an address error is a deficiency in the address, whether there is an address error due to an address change with forwarding instructions, or whether there are other reasons for the address error.
  • the deliverer identifies an address error due to a change in address with a forwarding order by comparing the recipient address with information in a so-called forwarding card, which contains information about the forwarding order.
  • the deliverer determines on the basis of the endorsement made in plain text on the items or on the advance instructions made in plain text whether there are advance instructions for the item. If this is not the case (120 '), the mailing is processed (125') in accordance with a standard procedure which cannot be described in more detail here.
  • the deliverer recognizes the presence of advance orders (130 '), he decides on the further processing of the mailing (135') depending on the type of mailing and the address error present.
  • the shipment is prepared for further processing in the evaluation system for carrying out the method according to the invention (145 ').
  • the mail items for which there are redirection orders are preferably separated from the other mail items to which a delivery note relating to the reason for the address error or non-delivery status determined by the deliverer is applied (150 ').
  • Delivery notes contain the following information depending on the address error or reason for non-delivery:
  • the mail items prepared in this way are then transported to the evaluation system and in turn fed to the evaluation system in two separate mail streams (155 ').
  • a mailing data record containing the recorded and entered data is created and transmitted electronically to the evaluation system for carrying out the method according to the invention (170 ').
  • the deliverer checks the deliverability (175 '), delivers the delivery based on a correct address.
  • consignments 180 'and 185'
  • FIG. 2 The sequence of data acquisition and processing in the area of the evaluation unit is illustrated in FIG. 2.
  • the evaluation unit is sent (210) the electronic shipment data records of the shipments, which are delivered despite the address error or which are destroyed.
  • the transmission report contains the matrix code (DMC), the recorded image of the faulty address and possibly information about the faulty address itself and possibly a delivery note about the reason for the address error or the reason for non-delivery.
  • the delivery reports are transmitted to the evaluation system by the sorting device of the letter center or by the computer of the deliverer located in the delivery base (205).
  • the matrix code (DMC) containing the advance instructions and an image of a part of the shipment surface containing the address field are then recorded, and a shipment data record is generated for each shipment, in which this information is stored and stored for further processing.
  • the shipment record also contains a note as to whether it is a Shipment deals, for whose recipient address there is a forwarding order, whereby the presence of a forwarding order can be determined on the basis of the affiliation of the mail items to the corresponding mail flow.
  • the mail items are stored in a buffer during the processing of the mail item data record, in which they are stored, for example under the identification number contained in the matrix code (DMC) or under a new identification number to be issued.
  • DMC matrix code
  • the evaluation unit now has a shipment data record for all shipments to be processed, which contains at least the matrix code (DMC) and an image of the recipient address.
  • the mailing data records delivered from the delivery base to the evaluation system or the mailing data records for the mailings transported from the delivery base to the evaluation unit also contain delivery notes about the reason for the address error or the undeliverability.
  • the mailing data records transmitted from the sorting unit to the evaluation system also contain the recipient address itself, which was determined from the image by means of an OCR and / or video coding device of the sorting unit.
  • Errors in the upstream systems can result in several transmission reports being available for one shipment within the evaluation unit. For example, duplicates in the data records can result from an undetected double scan in a delivery base.
  • a duplicate check is therefore carried out in the area of the evaluation unit in order to clean up the data from duplicates (225). This is preferably done on the basis of the sets contained matrix codes (DMC) and in particular based on the identification number contained in the matrix code (DMC), which is recorded for this purpose for each shipment data record to be processed and stored in a file.
  • DMC sets contained matrix codes
  • DMC identification number contained in the matrix code
  • the identification number contained in a shipment data record is compared with the identification numbers in the file. If the number is already in the file, the shipment record is a duplicate; these are modulated (235) and not further processed.
  • the shipment data record to be processed is not a duplicate (240)
  • the data record is checked for usability after the identification number has been saved (245).
  • the data belonging to the sender and saved when the contract is concluded are determined using the information in the matrix code (DMC). If there is no customer data (250), the transmission report is also removed (255) and not processed further.
  • the verification step (245) is primarily used to rule out or detect misuse of the matrix code (DMC) by third parties.
  • the transmission report could be clearly assigned to a sender or a customer (260), the images of the
  • Recipient address from the mailing data records is supplied with an address recognition (265) if this has not already been carried out in a previous processing step.
  • the recognition is preferably carried out by an OCR unit supplying address data records (285), which can be followed by a manual recognition of the address by a processing force if the OCR recognition does not deliver a clear recognition result. After these steps, all shipment data records contain the recognized recipient address itself in addition to the image of the recipient address.
  • step (280) is explained in detail below with reference to FIG. 3.
  • the address data comparison to be described with reference to FIG. 3 is preceded by the evaluation of the matrix code (305) and the evaluation of the delivery notes (310), insofar as these are available.
  • the next step is to check (315) whether a database comparison is to be carried out.
  • step 315 If the need for a database comparison was determined in step 315 (325), an order for the database comparison to be carried out is generated (335). In addition to the extent to which a notification is to be created, the delivery notes are also taken into account if these are contained in the delivery report.
  • a database (A, LOS database) which contains a directory (LOS directory) of all valid postcodes, towns and streets with house numbers,
  • a forwarding database which contains outdated and new addresses of recipients whose address has changed, for example as a result of a move, and which have had a forwarding of mail addressed to their outdated address, the forwarding database (B) also containing information about this whether the recipient consents to his address being passed on to third parties or not
  • a relocation database which contains outdated and new addresses of recipients whose address has changed, for example as a result of a move, and who have had no forwarding
  • the relocation database (C) also containing information as to whether the address holder of the Consent to disclosure of his changed address or not
  • D a death database
  • An undeliverable database which contains a directory with invalid addresses, which includes, for example, obsolete addresses of recipients whose new address or whose fate is unknown.
  • the following table shows advance orders and delivery notes and the databases to be queried depending on the advance orders and delivery notes in the order provided.
  • - Va forwarding if there is a forwarding order and either no transmission of a notification or only transmission of a notification that the shipment cannot be delivered to the recipient address specified on the shipment.
  • -Vb Forwarding, returning or destroying the shipment and sending a notification about a changed address of the recipient, but not about the reason for the address error if there is no change of address.
  • the comparison of the recipient address with the addresses in the databases is preferably carried out in such a way that no further comparison is made if the comparison in a database has shown a match.
  • the comparisons given in square brackets in the databases E and F can be carried out in order to identify errors in the previous processing steps or in the previous comparisons or to verify an address error resulting from an unknown reason.
  • the comparison of the recipient's address with the addresses in the death database also directly follows the comparison with database A if the information that the recipient has died cannot be supplied to the sender. Due to the delivery note, according to which the recipient is said to have died, the probability is that the
  • the order is similarly based on the high probability of the
  • the address of the recipient is only included in the consignment data record if the address holder has consented to the address being passed on to third parties. If this consent does not exist, the consignment record contains a note that the recipient has a changed address, but this must not be communicated. The shipment data record now contains the complete information for further processing of the shipment and for notifying the customer.
  • forwarding information for the shipment which contains a changed delivery address or a notice of destruction.
  • the treatment of the mail items corresponding to the forwarding instructions is explained with reference to FIG. 4.
  • the advance instructions and the results of the database comparisons are used to check (410) which further processing steps are to be carried out for the shipment.
  • the consignment data record contains a changed address of the recipient and a note that the recipient has a forwarding order, and if the sender has agreed to forward the consignment based on the advance order, an address label with the recipient's new address is printed and applied to the consignment (415) which was in a buffer during the processing of the transmission report.
  • the mailing is removed from the store and, after being applied, it is delivered to the address indicated on the label (420).
  • the return address also contained in the send report and resulting from the advance instructions is determined.
  • An address label is printed with the return address and applied to the shipment (425).
  • the consignment is then delivered to the address (430) specified on the address label.
  • a return is carried out in particular if there is a change of address for the recipient address with forwarding instructions from the recipient, but the sender has ordered the return.
  • a mailing may have been incorrectly handed over to the evaluation unit if the corresponding advance order was not recognized by the deliverer or within the sorting process in the letter center.
  • the consignment is provided with a destruction notice (435) and transported to a destruction station (440). As already explained, however, this is already done in the sorting facility in the letter center or in the delivery base. Only misdirected shipments are destroyed in the area of the evaluation unit.
  • the shipment record is forwarded to a shipping component if the advance
  • Disclosures include notification of the customer.
  • the sending component determines the address for the transmission of notifications specified on the basis of the matrix code (DMC) in the advance instructions and sends the notifications to this address, which is, for example, an e-mail address.
  • DMC matrix code
  • the notifications contain several or all of the following information: - The captured image of the recipient address
  • the notifications can be transmitted immediately after the processing of the shipment data record or can be collected and then transmitted within a time interval to be specified by the sender in the advance instructions.
  • the dispatch component is replaced by an interface which enables the customer to access the notifications.
  • This interface is preferably an Internet portal that provides the notifications in a suitable format.
  • the invention thus creates an advantageous method which makes it possible to integrate a comprehensive consideration of advance disposal into automated processing processes and thereby ensures a quick and reliable processing of mail items.

Landscapes

  • Sorting Of Articles (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Selective Calling Equipment (AREA)
  • Automatic Assembly (AREA)
  • Measuring Or Testing Involving Enzymes Or Micro-Organisms (AREA)
  • Making Paper Articles (AREA)
  • Character Discrimination (AREA)

Description

VERFAHREN ZUM BEARBEITEN VON POSTSENDUNGEN MIT FEHLERHAFTEN EMPFANGERADRESSEN
Beschreibung:
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte" Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Sendungsoberfläche ermittelt wird.
Adressfehler liegen im Allgemeinen dann vor, wenn eine veraltete oder eine fortwährend ungültige Adresse auf die Postsendungen aufgebracht wurde .
Es sind Verfahren bekannt, die eine Korrektur von veralteten Adressen ermöglichen, falls eine Nachsendeverfügung des Adressaten vorliegt.
So geht aus der deutschen Offenlegungsschrift DE 101 50 560 AI ein von der Anmelderin entwickeltes Verfahren zur Bearbeitung von Postsendungen hervor, bei dem Adressangaben von Postsendungen ermittelt und mit Adressangaben in einer veraltete und aktuelle Adressen enthaltenden Datenbank verglichen werden. Durch die Datenbankabfrage erfolgt eine Zuordnung der ermittelten Adressangaben zu geänderten Adressangaben, die als neue Adressangaben auf die Postsendungen aufgebracht werden.
Die deutsche Offenlegungsschrift DE 196 44 163 AI beschreibt ein Verfahren zur online-Bearbeitung von weiterzuleitenden Sendungen. Bei dem Verfahren werden Empfängername und -adresse, Absenderadresse, WeiterleitungsaufSchriften sowie Rücksendevermerke eines Zustellers auf einer Postsendung eingelesen, während sich die Sendung in einem Zwischenspeicher befindet . Die Angaben zu dem Empfänger werden in einer Namen- Adress-Datenbank und bei Nichtübereinstimmung in einer Weiter- leitungsdatei überprüft und die den Zwischenspeicher verlassenden Sendungen werden gegebenenfalls mit einer geänderten Adresse und mit Weiterleitungshinweisen bedruckt. Auf jede durch Erkennen einer Vorausverfügung oder eines Zustellvermerks als Rücksendung identifizierte Sendung wird zudem der Rücksendegrund, falls bekannt, als Klartext auf die Sendungen aufgedruckt, und es wird für jede Sendung ein Datenbankeintrag mit Absenderadresse und neuer sowie alter Empfängeradresse erstellt. Falls der Absender dies wünscht, werden ihm regelmäßig Adressänderungsberichte übermittelt .
Ferner offenbart die internationale Patentanmeldung WO 02/093323 A2 ein Verfahren, bei dem einem Absender einer Postsendung eine Benachrichtigung übermittelt wird, wenn die Empfängeradresse in einem Weiterleitungssystem geändert wurde. Dabei werden die Postsendungen von dem Absender mit einem Code versehen, der neben ihn und den Empfänger identifizierenden Angaben ebenfalls eine Adresse enthält, an die Benachrichtigungen über Änderungen der Empfängeradresse elektronisch übermittelt werden.
Die bekannten Verfahren erlauben es, nachzusendende Post- Sendungen durch einen Abgleich der auf der Postsendung befindlichen Empfängeradresse mit in einer Nachsendedatenbank vorhandenen Adressen zu erkennen und geänderte Adressen zu ermitteln. Sie gestatten es ferner, den Absender automatisiert über die Adressänderung zu informieren.
Es liegen jedoch nicht bezüglich aller Adressänderungen Nachsendeverfügungen vor, und zudem können neben einem Fehler aufgrund einer Adressänderung weitere Adressmängel bestehen. So kann der Empfänger unbekannt verzogen oder verstorben sein, bzw. eine als Empfänger eingesetzte Firma kann erloschen sein. Ferner kann es sich bei der auf eine Postsendung aufgebrachten Empfängeradresse um eine zu jeder Zeit ungültige Adresse handeln.
Eine Bearbeitung von Sendungen mit diesen weiteren Adress- mängeln ist bei den beschriebenen Verfahren nicht vorgesehen.
Zudem bleiben das Schicksal von fehlerhaft adressierten Post- Sendungen betreffende Vorausverfügungen des Absenders weitgehend unberücksichtigt. Es wird im Falle einer erkannten Weiterleitungsverfügung lediglich ermittelt, ob die Sendung an den Absender zurückzusenden oder weiterzuleiten ist.
Der Erfindung liegt somit die Aufgabe zugrunde, eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Postsendungen mit Adress- fehlern unter Berücksichtigung von Vorausverfügungen des Absenders zu ermöglichen.
Erfindungsgemäß wird diese Aufgabe durch ein Verfahren nach dem Patentanspruch 1 gelöst .
Die Erfindung sieht insbesondere vor, dass ein Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte
Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Oberfläche der Postsendungen ermittelt wird, so durchgeführt wird, dass ein Informationen über Vorausverfügungen enthaltender Code auf der Oberfläche der Postsendungen erfasst wird, die Vorausver- fügungen anhand des erfassten Codes ermittelt werden, die fehlerhafte Adresse mit Adressangaben in wenigstens einer in Abhängigkeit der Vorausverfügungen aus einer Mehrzahl von Datenbanken ausgewählten Datenbank verglichen werden und eine Weiterleitungsinformation in Abhängigkeit des Ergebnisses des Vergleichs und in Abhängigkeit der Vorausverfügungen auf die Postsendungen aufgebracht wird.
In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfah- rens ist es zudem vorgesehen, dass in Abhängigkeit der
Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken übermittelt wird.
Die vorliegende Erfindung schafft damit ein vorteilhaftes Verfahren, das bekannte Verfahren zur Nachadressierung bzw. Weiterleitung von Sendungen dadurch erweitert, dass Voraus- Verfügungen des Absenders umfassend bei der Bearbeitung berücksichtigt werden. Der erfindungsgemäße Abgleich fehler- hafter Empfängeradressen mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken wird in Abhängigkeit der Vorausverfügungen dynamisch angepasst, so dass eine schnellstmögliche Durchführung des Verfahrens gewährleistet ist.
Zweckmäßigerweise beinhalten die Vorausverfügungen dabei
Angaben über -das von dem Absender gewünschte Schicksal einer fehlerhaft adressierten Sendung sowie Angaben darüber, ob, in welchem Umfang und in welcher Weise eine Benachrichtigung über den Grund für den Adressfehler übermittelt werden soll .
Die Vorausverfügungen werden vorteilhaft als Code auf die Postsendungen aufgebracht, um eine Standardisierung zu erreichen und die Lesbarkeit in einem automatisierten Bearbeitungsprozess zu erhöhen.
In einer bevorzugten Ausführungsform der Erfindung handelt es sich bei dem die Vorausverfügungen enthaltenden Code um einen Matrixcode, der neben den Vorausverfügungen zumindest eine den Absender identifizierende Information und möglicherweise weitere Angaben enthält.
Die möglichen Sendungsschicksale beinhalten neben einer Zustellung aufgrund einer korrigierten Empfängeradresse ein Rücksenden und ein Vernichten fehlerhaft adressierter Sendungen. Das Vernichten kommt dabei nur für Werbe- und PresseSendungen in Frage, die in großer Zahl als identische Sendungen versandt werden und deren Absender keinen Wert auf ein Rücksenden der Sendungen im Falle eines Adressfehlers legt.
Erfindungsgemäß ist ein Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken vor- gesehen, um einen Grund für den Adressfehler zu ermitteln und die Adresse zu korrigieren.
Der Umfang des Abgleichs ergibt sich dabei anhand der Voraus- Verfügungen in Abhängigkeit der Angaben darüber, welches Sendungsschicksal der Absender bei einem Adressfehler wünscht und in welchem Umfang er Informationen über den Grund des Adressfehlers erhalten möchte.
Es werden insbesondere folgende Adressfehler unterschieden:
- Adressfehler, die darauf zurückzuführen sind, dass es sich bei der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse um eine infolge eine Adressänderung veraltete Adresse handelt, die durch eine neue Adresse ersetzt wurde, oder um eine Adresse mit korrigierbaren orthographischen Mängeln.
- Adressfehler, die dadurch entstehen, dass der Empf nger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist und die sich ergeben, weil eine zu jeder Zeit ungültige Empfängeradresse auf die Sendung aufgebracht wurde, oder bei denen der Grund für den Adressfehler nicht ermittelt werden kann.
Zum Ermitteln eines Adressfehlers ist es besonders vorteilhaft, die auf der Postsendung erfasste Empfängeradresse zunächst mit Adressen in einer gültige Adressen enthaltenden Datenbank zu vergleichen. Dieser Vergleich wird vorzugsweise unabhängig von den Vorausverfügungen des Absenders vorge- nommen.
Anhand des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben in der Datenbank mit gültigen Adressen ist es zudem möglich, Adressfehler zu korrigieren, die auf kleinere orthographische Mängel der Adresse zurückzuführen sind.
Nach dem Korrigieren eines solchen Fehlers wird vorzugsweise eine Weiterleitungsinformation in Form der korrigierten Adresse auf die Postsendung aufgebracht. Falls die Vorausverfügung die Übermittlung einer Benachrichtigung über eine Adressänderung beinhaltet, wird zudem eine die fehlerhafte und die korrigierte Empfängeradresse beinhaltende Nachricht an eine anhand der Vorausverfügung spezifizierte Adresse über- mittelt. Bei dieser Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Adresse, wie beispielsweise eine E-Mail- Adresse .
Es ist jedoch ebenfalls möglich, die Benachrichtigung über eine andere Benutzerschnittstelle, beispielsweise ein Webportal, zur Verfügung zu stellen.
Sendungen, die eine fehlerhafte und nicht durch einen Abgleich mit der gültige Adressen enthaltenden Datenbank korrigierbare Empfängeradresse aufweisen, werden nach dem Abgleich der Adresse mit den Adressen in der gültige Adressen enthaltenden Datenbank einer weiteren Bearbeitung anhand des erfindungs- gemäßen Verfahrens zugeführt, während Sendungen, deren Empfängeradresse mit einer der in dieser Datenbank enthaltenden Adressen übereinstimmt, in einen gewöhnlichen Bearbei- tungsprozess zur Zustellung gelangen.
In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des erfin- dungsgemäßen Verfahrens werden die fehlerhaften Empfängeradressen dabei in Abhängigkeit der Vorausverfügungen mit Adressangaben in wenigstens einer Umzugsdatenbank verglichen, welche veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält.
Die Datenbank kann dabei Angaben bezüglich aller Adressänderungen in einem bestimmten Gebiet umfassen und auch die Adressen einschließen, für die keine Nachsendeverfügung vorliegt. Es ist jedoch bevorzugt, zwei Umzugsdatenbanken einzurichten, von denen die eine Datenbank Adressen enthält, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt, und von denen die andere Datenbank Angaben über Adressänderungen ohne Nachsendeverfügungen beinhaltet .
Der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in der Adressen mit bestehenden Nachsendeverfügungen beinhaltenden Nachsendedatenbank wird nur dann nicht durchgeführt, wenn der Absender keinerlei Benachrichtigung über den Grund für einen Adressfehler wünscht und zudem verfügt hat, dass die Sendung nicht nachgesandt sondern zurückgesandt oder vernichtet werden soll (in diesem Fall wird das Nachsenden trotz des Vorliegens einer Nachsendeverfügung unterdrückt) . Ansonsten wird dieser Vergleich durchgeführt, insbesondere um einer eventuell bestehenden Nachsendeverfügung des Empfängers nachzukommen. Ein zusätzlicher Vergleich der Empfängeradresse mit den Adressen in der Adressänderungen ohne Nachsendeverfügungen enthaltenden Umzugsdatenbank wird dann durchgeführt, wenn die Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über eine Adressänderung enthalten.
In einer möglichen Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, dass der Absender ein Nachsenden von Sendungen im Falle einer bekannten neuen Adresse des Empfängers verfügt. In diesem Fall wird ebenfalls ein Abgleich mit dieser Datenbank vorgenommen.
Ergibt der Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den veralteten Adressen in einer der Umzugsdatenbanken eine Übereinstimmung, wird die der veralteten Adressen zugehörige neue Adresse ermittelt. Falls eine nicht durch Vorausverfügungen des Absenders unterdrückte Nachsendeverfügung des Empfängers und/oder eine Nachsendeverfügung des Absenders besteht, wird auf die Postsendung eine Weiterleitungsinformation in Form der neuen Adresse aufgebracht, und die Sendung wird an diese Adresse zugestellt . Sehen die Vorausverfügungen ein Rücksenden oder Vernichten der Sendung im Falle einer Adressänderung vor, wird eine Weiterleitungsinformation in Form einer in den Vorausverfügungen angegeben Rücksendeadresse oder in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht, und die Sendung wird an die Rücksendeadresse zugestellt oder vernichtet. Die Rücksendeadresse kann dabei von der Absenderadresse abweichen.
Ferner wird eine die veraltete und die neue Adresse enthaltende Benachrichtigung an eine in den Vorausverfügungen spezifizierte Adresse übermittelt, wenn die Vorausverfügung das Übermitteln einer entsprechenden Benachrichtigung beinhaltet. In einer weiteren sehr bevorzugten Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens wird die fehlerhafte Empfängeradresse mit Adressen in einer Sterbedatenbank verglichen, die Adressen von verstorbenen Empfängern bzw. von erloschenen Firmen enthält.
Dieser Vergleich wird vorzugsweise dann durchgeführt, wenn sich aus der ermittelten Vorausverfügung ergibt, dass der Absender im Falle eines Adressfehlers auch dann über den Grund des Fehlers informiert werden möchte, wenn keine Adressänderung vorliegt. Ergibt der Vergleich eine Übereinstimmung der fehlerhaften Empfängeradresse mit einer in der Sterbedatenbank gespeicherten Adresse, so wird eine Benachrichtigung darüber, dass der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist, an eine in der Vorausverfügung angegebene Adresse übermittelt. Je nach gewünschtem Sendungsschicksal wird ferner eine Weiterleitungsinformation in Form einer in der Vorausverfügung angegebenen Rücksendeadresse oder in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht .
Eine sehr vorteilhafte Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens zeichnet sich ferner dadurch aus, dass ein Ver- gleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit Adressen in einer zweiten Datenbank nach dem Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer ersten Datenbank nur dann durchgeführt wird, wenn der Vergleich anhand der ersten Datenbank keine Übereinstimmung der Empfängeradresse mit einer in dieser Datenbank beinhalteten Adresse ergeben hat. Dieses Vorgehen trägt erheblich zu einer schnellen Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens bei, da überflüssige Vergleiche vermieden werden. Die voranstehend dargestellten Durchführungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens gestatten einen vollständig automatisierten Ablauf, bei dem das Vorliegen eines Adressfehlers bei einer fehlenden Übereinstimmung der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse mit Adressangaben in einer Datenbank mit gültigen Adressen erkannt wird.
Selbstverständlich können aber auch Sendungen, für die durch einen Zusteller am Zustellort ein Adressfehler festgestellt wird, einer Bearbeitung anhand des erfindungsgemäßen Verfahrens zugeführt werden.
In einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfahrens werden dabei das Abbild der die Empfängeradresse enthal- tenden Sendungsoberfläche und der die Vorausverfügungen enthaltende Code von dem Zusteller mit Hilfe eines Scanners erfasst und an einen zentralen Server übermittelt . Die Vergleiche der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adress- angaben in verschiedenen Datenbanken werden dann, wie voran- gehend erläutert, im Bereich des zentralen Servers vorgenommen, nachdem die Adressen aus dem Abbild ermittelt wurden.
Hierdurch wird der Vorteil erzielt, dass ein Transport der Sendungen zu einem VerteilZentrum bei der Bearbeitung zunächst entfällt und erst dann erfolgt, wenn das Sendungsschicksal und die geänderte Adresse bekannt sind, wobei diese von dem zentralen Server an einen von dem Zusteller zu bedienenden Computer übermittelt und von dem Zusteller, beispielsweise anhand eines mit der neuen Adresse bedruckten Labels, auf die Postsendungen aufgebracht wird. Für Sendungen, die gemäß den
Vorausverfügungen zu vernichten sind, entfällt jeder weitere Transport . Die Möglichkeit einer Übermittlung der Abbilder der Sendungsoberfläche und des Codes an einen zentralen Server trägt damit in hohem Maße zur Wirtschaftlichkeit des Verfahrens bei.
Wird der Adressfehler durch einen Zusteller am Zustellort festgestellt, ergibt sich darüber hinaus die Möglichkeit, Zustellvermerke zu erstellen und ebenfalls an den zentralen Server zu übermitteln. Diese können vorteilhaft bei der Identifikation der durchzuführenden Datenbankabgleiche und bei der Ermittlung ihrer Reihenfolge berücksichtigt werden. So kann etwa - wenn aufgrund der bestehenden Vorausverfügungen ein Adressabgleich mit einer die Sterbedatenbank beinhaltenden Mehrzahl von Datenbanken vorgenommen wird - der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben in der Sterbedatenbank vor allen anderen Datenbankabgleichen vorgenommen werden, wenn der Zusteller in dem Zustellvermerk angibt, dass der Empfänger verstorben sein soll.
Die Erfindung stellt somit ein vorteilhaftes Verfahren bereit, das es ermöglicht, Vorausverfügungen des Absenders bei der
Bearbeitung von Postsendungen umfassend zu berücksichtigen und das sich durch eine schnelle und effektive Durchführung auszeichnet .
Weitere Vorteile und zweckmäßige Weiterbildungen der Erfindung ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung bevorzugter Ausführungsbeispiele anhand der Figuren. Von den Figuren zeigt
Fig. 1 ein Schema mit dem Ablauf der Erkennung eines Adressfehlers und der Übergabe von fehlerhaft adressierten Sendungen an ein Auswertesystem, Fig. 2 ein Schema des Ablaufs der Datenaufbereitung in dem Auswertesystem, Fig. 3 ein Schema des Ablaufs der Identifizierung relevanter Adressdatenabgleiche und Fig. 4 ein Schema des Ablaufs der Bearbeitung der Sendungen in Abhängigkeit des von dem Absender verfügten Sendungsschicksals .
Das erfindungsgemäße Verfahren sieht vor, dass Vorausverfügungen des Absenders in Form eines Codes auf die Postsendungen aufgebracht werden. Grundsätzlich ist dafür jeder maschinenlesbare Code geeignet, der eine ausreichende Menge von Informationen tragen kann, wobei es möglich ist, dass der Code aus- schließlich eine den Absender identifizierende Angabe enthält und die Vorausverfügungen des Absenders unter dieser Angabe in einer Datenbank hinterlegt sind und abgerufen werden können.
Es ist jedoch besonders vorteilhaft, die Angabe von Vorausver- fügungen in ein PC-basiertes Verfahren zur Frankierung von Postsendungen zu integrieren.
Ein derartiges von der Anmelderin entwickeltes Verfahren ist beispielsweise in der deutschen Patentschrift DE 100 20 566 C2 beschrieben, auf die hiermit im Zusammenhang mit dem Verfahren verwiesen wird.
Bei dem für die Frankierung verwendeten Code handelt es sich dabei um einen Matrixcode (DMC) , der Informationen über den Kunden, eine Identifikationsnummer zur eindeutigen Identifikation einer Sendung, eine Abrechnungsnummer, eine Angabe zur Freimachungsart und das Datum der Frankierung enthält . Der Matrixcode ist dabei in geeigneter Weise verschlüsselt, um eine missbräuchliche Nutzung des Frankierverfahrens zu verhindern.
Innerhalb dieses Matrixcodes (DMC) werden im Rahmen der vorliegenden Erfindung Angaben über Vorausverfügungen des Absen- ders aufgenommen. Diese beinhalten sowohl Angaben zu dem von dem Absender im Falle des Auftretens eines Adressfehlers gewünschten Sendungsschicksal als auch Angaben darüber, ob und in welchem Umfang er Informationen über den Grund für den Adressfehler und/oder über eine Adressänderung zu erhalten wünscht.
Der Kunde sollte diese Leistungen dabei vorzugsweise von einem Zustellunternehmen abonnieren und mit dem Zustellunternehmen einen entsprechenden Vertrag schließen. Eine missbräuchliche Inanspruchnahme von Vorausverfügungen durch Dritte kann dabei anhand des verschlüsselten Matrixcodes (DMC) ausgeschlossen werden.
Es ist dabei vorgesehen, dass der Matrixcode (DMC) zumindest Angaben über die von dem Kunden abonnierten Vorausverfügungen enthält. Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht es jedoch auch, eine von der Absenderadresse verschiedene Rücksendeadresse für fehlerhaft adressierte Postsendungen anzugeben und es erfordert die Angabe einer Adresse, zu der Benachrichti- gungen übermittelt werden sollen, sofern die Übermittlung gewünscht wird. Die Vorausverfügungen enthalten somit neben Angaben über verschiedene Handlungen, die vorzunehmen sind, ebenfalls verschiedene kundenspezifische Angaben, und werden in einem Vertrag zwischen dem Kunden und dem Zustellunternehmen festgelegt.
Es ist dabei sinnvoll, die vollständige Information über die Vorausverfügungen in einen die Rücksende- und die Benachrichtigungsadresse enthaltenden Vertragsteil und einen Teil mit Angaben darüber, dass bestimmte Handlungen vorzunehmen sind, zu unterteilen, wobei der letztgenannte Teil somit die von dem Kunden gewählte Kombination der von dem Zustellunternehmen angebotenen Vorausverfügungen angibt .
Der Matrixcode (DMC) enthält somit eine Identifikation der Variante der Vorausverfügung und eine Identifikation des Vertragsteils.
Dem die Variante der Vorausverfügung identifizierenden Teil des Matrixcodes (DMC) lässt sich somit entnehmen, welche Handlungen von einem Zustellunternehmen beim Vorliegen eines Adressfehlers vorzunehmen sind. Diese Handlungen betreffen zum einen das Schicksal fehlerhaft adressierter Sendungen und zum anderen die Übermittlung von Benachrichtigungen.
Die möglichen Sendungsschicksale bestehen in
- einer Zustellung der Sendungen (wenn es sich bei dem Adress- fehler um einen korrigierbaren Mangel, wie beispielsweise einen korrigierbaren orthographischen Fehler der Adresse handelt) , einer Nachsendung der Sendungen (wenn der Adressfehler darauf zurückzuführen ist, dass eine veraltete Empfängeradresse auf die Postsendungen aufgebracht wurde, für die eine neue Adresse und eine Nachsendeverfügung vorliegt) , - einer Retoure (Rücksendung) der Sendung (wenn es sich bei der fehlerhaften Empfängeradresse weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel noch um eine veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle einer Zustellung oder einer Vernichtung) ,
- einer Vernichtung der Sendungen, die durch die Anmelderin jedoch nur für Werbe- und Pressesendungen und nicht für Briefe angeboten wird (ebenfalls, wenn es sich bei der fehlerhaften Empfängeradresse weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel, noch um eine veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle einer Zustellung oder einer Retoure) .
Die möglichen bezüglich einer Benachrichtigung vorzunehmenden Handlungen bestehen in
- einer Übermittlung einer Benachrichtigung darüber, dass ein Adressfehler vorliegt
- einer Übermittlung einer Benachrichtigung, die zusätzlich Informationen über eine Adressänderung des Empfängers enthält, falls diese ermittelt wird oder
- einer Übermittlung einer Benachrichtigung, die zusätzlich Angaben über den Grund für den Adressfehler enthält, wenn keine Adressänderung vorliegt.
Die Abstufungen im Umfang der Benachrichtigungen ergibt sich aus den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden eines Zustellunternehmens .
Dem Vertragsteil des Matrixcodes (DMC) kann die Adresse entnommen werden, an die Benachrichtigungen zu übermitteln sind. Bei der Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Adresse, wie beispielsweise eine E-Mail-Adresse .
Ferner enthält der Vertragsteil die Angabe der Rücksende- adresse, an die Retouren zuzustellen sind. Bei dieser Adresse handelt es sich um eine gültige Postadresse, die von der Absenderadresse abweichen kann.
Es besteht zudem die Möglichkeit, dass ein Vertrag mehrere die voranstehend genannten Angaben enthaltende Vertragsteile beinhaltet, wobei der Absender für jede Sendung individuell den gewünschten Vertragsteil angeben und somit die Rücksende- adresse und die Adresse zur Übermittlung von Benachrichtigungen für jede Sendung individuell festlegen kann.
Die möglichen Adressfehler können im Hinblick auf das mögliche Schicksal fehlerhaft adressierter Sendungen drei verschiedenen Gruppen zugeordnet werden. Die erste Gruppe (Gruppe 1) umfasst dabei Adressfehler, die auf einen korrigierbaren Mangel in der Anschrift, wie beispielsweise eine orthographische Unzulänglichkeit, zurückzuführen sind. Der zweiten Gruppe (Gruppe 2) können Adressfehler zugeordnet werden, die entstehen, weil eine veraltete Adresse auf die Postsendung aufgebracht wurde, für die eine Weiterleitungs- bzw. eine Nachsendeverfügung zum Nachsenden der Sendung an eine geänderte Adresse vorliegt. Die dritte Gruppe (Gruppe 3) beinhaltet alle Adressfehler, die weder in Gruppe 1, noch in Gruppe 2 enthalten sind und umfasst damit Adressfehler, die eine Zustellung der Sendungen zu einer anhand der aufgebrachten Empfängeradresse ermittelten Ziel- adresse verhindern. Solche Adressfehler entstehen, wenn es sich bei der Empfängeradresse um eine veraltete und durch eine neue Adresse ersetzte Adresse handelt, für die keine Nachsendeverfügung vorliegt, wenn der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist oder wenn der Empfänger unbekannt verzogen ist.
Im Hinblick auf einen möglichen Umfang der Benachrichtigung über den Grund für einen Adressfehler bzw. über eine Adress- änderung kann die Gruppe 3 freilich weiter unterteilt und in eine Gruppe 3a und in einer Gruppe 3b differenziert werden. Der Gruppe 3a werden dabei Adressfehler zugeordnet, die sich infolge des Aufbringens einer veralteten Adresse ergeben, für die eine geänderte Adresse ermittelt werden kann, und die
Gruppe 3b umfasst Adressfehler, die sich aufgrund fehlerhafter Adressen ergeben, die nicht korrigiert werden können und für die keine Adressänderung ermittelt werden kann.
Ferner sind bezüglich der möglichen Sendungsschicksale der Sendungen verschiedene Sendungsarten zu unterscheiden. Die Anmelderin differenziert dabei üblicherweise zwischen gewöhnlichen Briefsendungen (BS) , Werbesendungen mit Umhüllung (Wm) , Werbesendungen ohne Umhüllung (Wo) und Pressedistributionen (PD) , die Zeitungen oder Zeitschriften beinhalten.
In den folgenden Tabellen sind beispielhaft einige Varianten von Kombinationen der Vorausverfügungen für die verschiedenen Adressfehler und Sendungsarten dargestellt . Dabei wird in den Tabellen das Sendungsschicksal angegeben und ein Vermerk darüber, ob eine Benachrichtigung an den Absender übermittelt wird. Bei Adressfehlern aus der Gruppe 1 oder der Gruppe 2 beinhaltet die Benachrichtigung die alte und die korrigierte bzw. geänderte Adresse des Empfängers. Bei Adressfehlern aus der Gruppe 3 sind - in Abhängigkeit der Vorausverfügungen -
Benachrichtigungen verschiedenen Inhalts möglich. Dies wird an dieser Stelle jedoch noch nicht berücksichtigt, da in den Tabellen insbesondere die möglichen SendungsSchicksale dargestellt werden sollen. Somit wird das Übermitteln einer Benach- riehtigung in der Tabelle, unabhängig vom Inhalt der Benachrichtigung, mit dem Zusatz "+ Info" gekennzeichnet, und die Gruppe 3 wird nicht in die Gruppen 3a und 3b unterteilt.
In der Variante 1 lassen sich durch Vorausverfügungen für verschiedene Sendungsarten und verschiedene Adressfehler die folgenden Sendungsschicksale und Benachrichtigungen generieren:
Eine mögliche Variante 2 unterscheidet sich von der Variante 1 dadurch, dass keine Benachrichtigungen an den Absender übermittelt werden. Diese entspricht weitgehend dem Vorgehen in dem Fall, in dem keine Vorausverfügungen des Absenders vorliegen, beinhaltet jedoch die Möglichkeit, anhand der Vorausverfügungen eine von der Absenderadresse abweichende Rücksende- adresse anzugeben. Eine Variante 3 wird vorzugsweise nur für Werbesendungen mit Umhüllung (Wm) angeboten und entspricht der Variante 1 für Briefe (BS) .
Die Variante 4 kann für Briefe (BS) und für Werbesendungen mit Umhüllung (Wm) in Anspruch genommen werden. Sie ergibt sich in der folgenden Weise:
Eine mögliche Variante 5 für Werbesendungen mit und ohne Umhüllung (Wm und Wo) beinhaltet folgende Kombinationen:
Die dargestellten Varianten sind dabei jedoch nur beispielhaft zu verstehen. Grundsätzlich kann jede mögliche Kombination von Vorausverfügungen für jede Sendungsart realisiert werden. Es sollte jedoch eine sinnvolle und gesetzeskonforme Kombination gewählt werden.
Neben der Markierung der Postsendungen mit dem die Vorausverfügungen enthaltenden Matrixcode (DMC) ist es ebenfalls vorteilhaft, wenn zumindest ein Teil der Vorausverfügungen in Klarschrift auf die Postsendungen aufgebracht wird oder wenn die Postsendungen mit einem klarschriftlichen Vermerk darüber versehen werden, dass Vorausverfügungen bestehen. Dieser Vermerk kann beispielsweise lediglich einen einzelnen Buchstaben - beispielsweise ein großes "P" - enthalten.
Die klarschriftliche Aufbringung der Vorausverfügungen oder des Vermerks erlaubt es einem Zusteller, zumindest das Vorhandensein von Vorausverfügungen ohne Hilfsmittel zu erkennen.
Zur Beförderung von Postsendungen vom Aufgabeort zum Zustell- ort ist es bei der Anmelderin wie bei den meisten Zustell- unternehmen vorgesehen, dass die Postsendungen zunächst von dem Aufgabeort zu einem Briefzentrum transportiert werden, in dem für eine größere Region bestimmte Briefe gesammelt werden. In dem Briefzentrum werden die Sendungen sortiert und zu lokalen Zustellstützpunkten transportiert, wo sie an einen Zusteller übergeben und von diesem ausgeliefert werden.
Adressfehler können dabei sowohl von dem Zusteller bei der Vorbereitung oder während des Zustellgangs, als auch bei der Sortierung der Sendungen in einem BriefZentrum erkannt werden.
In der Figur 1 wird der Ablauf der Erkennung eines Adress- fehlers und der Übergabe von fehlerhaft adressierten Sendungen bzw. von Sendeberichten an ein Auswertesystem dargestellt, das eine Bearbeitung der Sendungen bzw. der Sendungsdaten nach dem erfindungsgemäßen Verfahren vornehmen kann.
Zunächst werden die Sendungen dabei entweder in einem Brief- Zentrum angeliefert oder einem Zusteller in einem Zustell- Stützpunkt übergeben (105 oder 105')-
In dem BriefZentrum, in dem eine automatisierte Bearbeitung der Postsendungen in einer Sortiereinrichtung erfolgt, können zur Erkennung von Adressfehlern die auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradressen automatisiert eingelesen und mit Adressangaben in einer Datenbank verglichen werden, die alle gültigen Adressen der dem Briefzentrum zugeordneten Region enthält .
Stimmt die eingelesene Empfängeradresse mit keiner der in der Datenbank .enthaltenen Adressen überein, so liegt ein Adressfehler vor (110) .
Die Datenbank sollte dabei ebenfalls - mit einem entsprechenden Vermerk - veraltete Adressen beinhalten, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt. Ferner sollte die Sortiereinrichtung über ein System verfügen, das in der Lage ist, erfasste fehlerhafte Adressen anhand der Angaben in der Datenbank zu korrigieren. Damit lassen sich Adressfehler aus den Gruppen 1 und 2 in der Sortiereinrichtung unterscheiden, und die Fehler lassen sich somit einer der Gruppen 1 bis 3 zuordnen.
Nach dem Erkennen eines Adressfehlers und der Zuordnungen der
Adressfehler wird der Matrixcode eingelesen und ausgewertet, um das Vorhandensein von Vorausverfügungen zu erkennen (115) .
Werden keine Vorausverfügungen erkannt (120) , wird die Sendung der Bearbeitung nach einem hier nicht näher zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125) .
Liegt hingegen eine Vorausverfügung vor (130) , so wird zunächst ermittelt, ob es sich um eine zu vernichtende Sendung handelt oder ob ein Adressfehler der Gruppe 1 vorliegt (135) .
Handelt es sich nicht um eine zu vernichtende Sendung und liegt kein Adressfehler der Gruppe 1 vor (140) , so wird die Sendung mit einem entsprechenden Vermerk darüber versehen, dass es sich um einen Adressfehler der Gruppe 2 oder der Gruppe 3 handelt (145) . Die Sendungen werden dann entsprechend ihres Vermerks an unterschiedlichen Stellen ausgeschleust (150) und in getrennten Strömen dem Auswertesystem zugeführt (155) .
In einer anderen Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, die Sendungen unter einer Identifikationsnummer in einem Zwischenspeicher einzulagern und die erfassten Adressen zusammen mit den erfassten Vorausverfügungen an das Auswertesystem zu übermitteln, so dass ein weiterer Transport der Sendungen zunächst entfallen kann.
Wenn es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine Sendung mit einem korrigierbaren Adressfehler der Gruppe 1 handelt (160) , werden die erfassten Adressen und der erfasste Matrixcode (DMC) in einem Sendungsdatensatz gespeichert, und dem Sendebericht wird ein Vermerk darüber hinzugefügt, welcher der Gruppen 1 bis 3 der Adressfehler zugeordnet wurde (165) .
Der Sendebericht wird elektronisch an das Auswertesystem übermittelt (170) und enthält vorteilhafterweise neben der erkannten Adresse auch ein Abbild der fehlerhaften Empfängeradresse. Dieses kann später an den Absender übermittelt werden und erleichtert diesem eine Korrektur der Adresse, falls diese nicht oder nur unzureichend automatisiert eingelesen werden kann.
Nachfolgend wird überprüft, ob die Sendung zu vernichten ist oder ob sie aufgrund der Korrektur der Empfängeradresse zugestellt werden kann (175) , und entsprechend dem Ergebnis wird die Sendung mit einem Vermerk darüber versehen, dass sie zu vernichten ist (190) , oder sie wird anhand der korrigierten Adresse dem Standardzustellverfahren zugeführt (180) und zugestellt (185) . Die einen Vernichtungsvermerk tragenden Sendungen werden aus dem Bearbeitungsprozess ausgeschleust und vernichtet (195) .
Diese Erkennung läuft ähnlich zu der voranstehend erläuterten Erkennung in einem Briefzentrum ab und ist ebenfalls anhand von Figur 1 dargestellt.
Der Zusteller kann dabei neben Adressfehlern auch andere Gründe für eine Unzustellbarkeit von Postsendungen ermitteln und angeben. Solche Gründe sind, dass die Annahme der Sendung verweigert wurde oder dass die Sendung nicht aus einem Postfach abgeholt wurde.
Bei seiner Vorbereitung oder während des Zustellgangs wird ein Adressfehler bzw. eine Unzustellbarkeit von dem Zusteller erkannt (110'), indem er feststellt, dass der Empfänger unter der angegeben Adresse nicht auszumachen ist bzw. die Sendung nicht angenommen oder nicht abgeholt wird. Der Zusteller kann dabei unterscheiden, ob es sich bei einem Adressfehler um einen Mangel in der Adresse handelt, ob ein Adressfehler aufgrund einer Adressänderung mit Nachsendeverfügung vorliegt oder ob andere Gründe für den Adressfehler vorliegen. Einen Adressfehler aufgrund einer Adressanderung mit Nachsendever- fügung identifiziert der Zusteller dabei anhand eines Vergleichs der Empfängeradresse mit Angaben in einer sogenannten Nachsendemerkkarte, die Informationen über die Nachsendeverfügung enthält .
Andere Gründe für eine Unzustellbarkeit sind beispielsweise, dass der Empfänger verstorben bzw. die als Empfänger eingesetzte Firma erloschen ist oder dass der Empfänger verzogen ist und keine Nachsendeverfügung für seine Adresse vorliegt. Diese Gründe können damit der Gruppe 3 zugeordnet werden. Im nächsten Schritt (115') stellt der Zusteller anhand des in Klarschrift auf die Sendungen aufgebrachten Vermerks oder anhand der in Klarschrift aufgebrachten Vorausverfügungen fest, ob für die Sendung Vorausverfügungen vorliegen. Ist dies nicht der Fall (120'), wird die Sendung der Bearbeitung gemäß einem hier nicht näher zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125' ) .
Erkennt der Zusteller das Vorhandensein von Vorausverfügungen (130'), entscheidet er in Abhängigkeit der vorliegenden Sendungsart und des vorliegenden Adressfehlers über die weitere Bearbeitung der Sendung (135') .
Handelt es sich bei der fehlerhaft adressierten Sendung weder um eine zu vernichtende Sendung - typischerweise eine Werbesendung ohne Umhüllung (Wo) oder eine Pressedistribution (PD) -, noch um eine Sendung, die einen korrigierbaren Adressfehler aus der Gruppe 1 aufweist (140'), so wird die Sendung in Ab- hängigkeit der Art des Adressfehlers für eine weitere Bearbeitung in dem Auswertesystem zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens vorbereitet (145') . Vorzugsweise werden dabei die Sendungen, für die Nachsendeaufträge vorliegen, von den übrigen Sendungen getrennt, auf die ein Zustellvermerk betreffend den durch den Zusteller ermittelten Grund des Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit aufgebracht (150') wird.
Zustellvermerke beinhalten je nach Adressfehler bzw. Grund für eine Unzustellbarkeit die folgenden Angaben:
- Empfänger/Firma unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln,
-Annahme der Sendung durch den Empfänger verweigert, -Sendung wurde nicht abgeholt,
- Empfänger soll verstorben sein / Firma soll erloschen sein.
Dabei ist es vorteilhaft, jedoch nicht notwendig, die Zustell- vermerke in codierter Form auf die Sendungen aufzubringen, um eine bessere Maschinenlesbarkeit zu erreichen als bei Vermerken in Klarschrift gewährleistet werden kann. Dies erfordert jedoch einen entsprechenden Drucker in den Zustellstützpunkten.
Es ist daher ebenso möglich, dass der Zusteller ein Label auf die Sendungen aufbringt, auf dem er den in Frage kommenden Grund für den Adressfehler bzw. für die Unzustellbarkeit ankreuzt .
Die derart vorbereiteten Sendungen werden dann zu dem Aus- wertesystem transportiert und diesem wiederum in zwei getrennten Sendungsströmen zugeführt (155').
Handelt es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine
Sendung mit einem korrigierbaren Adressfehler (160'), werden der die Vorausverfügungen enthaltende Matrixcode (DMC) und ein Abbild der fehlerhaften Empf ngeradresse mit Hilfe eines Scanners erfasst, und über Funktionstasten werden Zustellver- merke mit dem durch den Zusteller ermittelten Grund für den Adressfehler in einem Computer eingegeben (165') .
Es wird ein die erfassten und eingegebenen Angaben enthaltender Sendungsdatensatz erstellt und elektronisch an das Aus- wertesystem zur Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens übermittelt (170') .
Im nächsten Schritt prüft der Zusteller die Zustellbarkeit (175'), stellt die anhand einer korrigieren Adresse zustell- baren Sendungen zu (180' und 185') und vernichtet die Sendungen, die er anhand der Vorausverfügung oder der Sendungsart als zu vernichtende Sendungen identifiziert hat und deren Adresse nicht korrigiert werden kann (190' und 195') .
Der Ablauf der Datenerfassung und Aufbereitung im Bereich der Auswerteeinheit wird in Figur 2 veranschaulicht.
Der Auswerteeinheit werden, wie beschrieben, die elektroni- sehen Sendungsdatensätze der Sendungen übermittelt (210) , die trotz des Adressfehlers zugestellt oder die vernichtet werden. Der Sendebericht enthält den Matrixcode (DMC) , das erfasste Abbild der fehlerhaften Adresse und eventuell Angaben über die fehlerhafte Adresse selbst sowie eventuell einen Zustellver- merk über den Grund für den Adressfehler bzw. den Grund für die Unzustellbarkeit. Die Sendeberichte werden dem Auswertesystem von der Sortiereinrichtung des BriefZentrums oder von dem in dem Zustellstützpunkt befindlichen Computer des Zustellers übermittelt (205) .
Fehlerhaft adressierte unzustellbare Sendungen mit einem nicht korrigierbaren Adressfehler - einschließlich der Sendungen, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt - werden zu der Auswerteeinheit transportiert (215) , wobei Sendungen, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt, getrennt von den übrigen Sendungen angeliefert werden.
Im Bereich der Auswerteeinheit werden dann zunächst der die Vorausverfügungen enthaltende Matrixcode (DMC) sowie ein Abbild eines das Adressfeld beinhaltenden Teils der Sendungsoberfläche erfasst, und es wird ein Sendungsdatensatz für jede Sendung erzeugt, in dem diese Angaben gespeichert und zur weiteren Bearbeitung abgelegt werden. Der Sendungsdatensatz beinhaltet ebenfalls einen Vermerk darüber, ob es sich um eine Sendung handelt, für deren Empfängeradresse eine Nachsendeverfügung vorliegt, wobei das Vorliegen einer Nachsendeverfügung anhand der Zugehörigkeit der Sendungen zu dem entsprechenden Sendungsstrom ermittelt werden kann.
Die Sendungen werden während der Bearbeitung des Sendungs- datensatzes in einem Zwischenspeicher gespeichert, in dem sie, beispielsweise unter der in dem Matrixcode (DMC) beinhalteten oder einer neu zu vergebenden Identifikationsnummer, gespei- chert werden.
Die Auswerteeinheit verfügt nun für alle zu bearbeitenden Sendungen über einen Sendungsdatensatz, der zumindest den Matrixcode (DMC) und ein Abbild der Empfängeradresse beinhal- tet. Die von dem Zustellstützpunkt an das Auswertesystem gelieferten Sendungsdatensätze bzw. die Sendungsdatensätze für die von dem Zustellstützpunkt zu der Auswerteeinheit transportierten Sendungen enthalten zudem Zustellvermerke über den Grund für den Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit. Die von der Sortiereinheit an das Auswertesystem übertragenen Sendungsdatensätze beinhalten stattdessen neben dem Abbild der Empfängeradresse auch die Empfängeradresse selbst, die mittels einer OCR- und/oder Videocodiereinrichtung der Sortiereinheit aus dem Abbild ermittelt wurde.
Durch Fehler in den vorgelagerten Systemen kann es dazu kommen, dass innerhalb der Auswerteeinheit mehrere Sendeberichte für eine Sendung vorliegen. So können beispielsweise Dubletten in den Datensätzen durch einen nicht erkannten doppelten Scannvorgang in einem ZustellStützpunkt entstehen.
Im Bereich der Auswerteeinheit erfolgt daher eine Dublettenprüfung, um die Daten von Dubletten zu bereinigen (225) . Dies geschieht vorzugsweise auf der Basis des in den Sendungsdaten- sätzen enthaltenen Matrixcodes (DMC) und insbesondere anhand der in dem Matrixcode (DMC) enthaltenen Identifikationsnummer, die zu diesem Zweck für jeden zu bearbeitenden Sendungsdatensatz erfasst und in einer Datei gespeichert wird.
Zur Dublettenerkennung wird die in einem Sendungsdatensatz enthaltene Identifikationsnummer mit den Identifikationsnummern in der Datei verglichen. Ist die Nummer bereits in der Datei enthalten, so handelt es sich bei dem Sendungsdatensatz um eine Dublette; diese werden ausgesteuert (235) und nicht weiter bearbeitet .
Handelt es sich bei dem zu bearbeitenden Sendungsdatensatz nicht um eine Dublette (240) , wird der Datensatz nach dem Speichern der Identifikationsnummer auf Verwertbarkeit geprüft (245) . Dabei werden die zu dem Absender gehörenden und bei Vertragsschluss gespeicherten Daten anhand der Angaben in dem Matrixcode (DMC) ermittelt . Sind keine Kundendaten vorhanden (250) , wird der Sendebericht ebenfalls ausgeschleust (255) und nicht weiter bearbeitet. Der Überprüfungsschritt (245) dient vor allem dazu, eine missbräuchliche Nutzung des Matrixcodes (DMC) durch Dritte auszuschließen bzw. zu erkennen.
Konnte der Sendebericht eindeutig einem Absender bzw. einem Kunden zugeordnet werden (260) , werden die Abbilder der
Empfängeradresse aus den Sendungsdatensätzen einer Adresserkennung zugeführt (265) , falls diese nicht bereits in einem vor-angegangenen Bearbeitungsschritt durchgeführt wurde. Die Erkennung wird dabei vorzugsweise durch eine Adressdatensätze liefernde OCR-Einheit vorgenommen (285) , der eine manuelle Erkennung der Adresse durch eine Bearbeitungskraft nachgeschaltet werden kann, wenn die OCR-Erkennung kein eindeutiges Erkennungsergebnis liefert. Nach diesen Schritten beinhalten alle Sendungsdatensätze neben dem Abbild der Empfängeradresse auch die erkannte Empfängeradresse selbst.
In Abhängigkeit der durch den Matrixcode (DMC) angegebenen Vorausverfügungen werden nun die relevanten Adressendatenabgleiche identifiziert (280) , und der Vergleich der erfassten Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken (285) wird durchgeführt. Der detaillierte Ablauf des Schritts (280) wird nachfolgend ausführlich anhand der Figur 3 erläutert .
Nach dem Adressdatenabgleich liegen, je nach dem von dem Absender anhand der Vorausverfügungen gewünschten Umfang der Benachrichtigung, eine geänderte Zustelladresse und/oder der Grund für den Adressfehler bzw. für die Unzustellbarkeit vor. Der Sendebericht wird durch diese Informationen ergänzt (290) und weiterverarbeitet (295) .
Dem anhand der Figur 3 zu beschreibende Adressdatenabgleich gehen die Auswertung des Matrixcodes (305) und die Auswertung der Zustellvermerke (310) voraus, soweit diese vorhanden sind. Im nächsten Schritt wird überprüft (315) , ob ein Datenbank- abgleich vorzunehmen ist.
Dies ist nicht der Fall für Sendungen, für die kein Nachsendeauftrag vorliegt bzw. für die keine Nachsendung aufgrund einer entsprechenden Vorausverfügung vorgenommen wird und für die entweder keine Benachrichtigung zu übermitteln ist oder für welche die Benachrichtigung lediglich einen Hinweis darauf enthalten soll, dass die Sendung nicht zugestellt werden kann. Die zu diesen Sendungen gehörenden Sendungsdatensätze werden im Schritt 320 weiterbearbeitet, in dem überprüft wird, ob die Sendungen an eine in den Vorausverfügungen spezifizierten Adresse zurückzusenden oder zu vernichten sind.
Wird eine Rücksendeadresse erkannt, wird diese als neue Adresse in dem Sendungsdatensatz kenntlich gemacht, und der Sendungsdatensatz wird der weiteren Bearbeitung übergeben (350) .
Wird anhand der Vorausverfügungen ermittelt, dass die Sendung zu vernichten ist, wird dies in dem Sendungsdatensatz kenntlich gemacht, und der Sendungsdatensatz wird ebenfalls der weiteren Bearbeitung übergeben.
Falls in Schritt 315 die Notwendigkeit eines Datenbankab- gleichs festgestellt wurde (325) , wird ein Auftrag für die vorzunehmenden Datenbankabgleiche generiert (335) . Dabei werden neben dem Umfang, in dem eine Benachrichtigung zu erstellen ist, ebenfalls die Zustellvermerke berücksichtigt, falls diese in dem Sendebericht enthalten sind.
Zur Datenbankrecherche stehen folgende Datenbanken zur Verfügung :
- Eine Datenbank (A, LOS-Datenbank) die ein Verzeichnis (LOS- Verzeichnis) aller gültigen Postleitzahlen, Orte und Straßen mit Hausnummern enthält,
- eine Nachsendedatenbank (B) , die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs geändert hat und die eine Nachsendung von an ihre veraltete Adresse adressierten Sendungen verfügt haben, wobei die Nachsendedatenbank (B) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der Empfänger einer Weitergabe seiner Adresse an Dritte zustimmt oder nicht, - eine Umzugsdatenbank (C) , die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs, geändert hat, und die keine Nachsendung verfügt haben, wobei die Umzugsdatenbank (C) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der Adressinhaber der Weitergabe seiner geänderten Adresse zustimmt oder nicht,
- eine Sterbedatenbank (D) , die Adressen von verstorbenen Empfängern und erloschenen Firmen enthält,
- eine Referenzdatenbank (E) , die ein Verzeichnis aller gültigen Postadressen enthält und
- eine Unzustellbaren-Datenbank (F) , die ein Verzeichnis mit ungültigen Adressen enthält, das beispielsweise veraltete Adressen von Empfängern umfasst, deren neue Adresse bzw. deren Schicksal nicht bekannt ist .
Bei der Generierung der Aufträge zur Recherche in den verschiedenen Datenbanken wird neben der Angabe, welche Datenbanken zu durchsuchen sind, ebenfalls die Reihenfolge festgelegt, in der die Datenbanken abgefragt werden.
In der folgenden Tabelle sind dabei Vorausverfügungen und Zustellvermerke und die in Abhängigkeit der Vorausverfügungen und Zustellvermerke abzufragenden Datenbanken in der jeweils vorgesehenen Reihenfolge angegeben. Das Vorliegen einer Nach- sendeverfugung, das sich aus der Zugehörigkeit der Sendungen zu einem bestimmten Sendungsstrom ergibt, wird dabei als Zustellvermerk in die Tabelle aufgenommen.
In die Tabelle wurden somit die folgenden Zustellvermerke im Hinblick auf den Datenbankabgleich aufgenommen: - Za: Empfänger/Firma unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln oder kein Zustellvermerk
- Zb: Annahme der Sendung durch den Empfänger verweigert oder Sendung wurde nicht abgeholt
- Zc : Empfänger soll verstorben sein / Firma soll erloschen sein
- Zd: Nachsendeantrag liegt vor
Im Hinblick auf die vorzunehmenden Datenbankvergleiche werden in der Tabelle die folgenden Varianten von Vorausverfügungen unterschieden :
- Va: Nachsendung bei Vorliegen einer Nachsendeverfügung und entweder keine Übermittlung einer Benachrichtigung oder lediglich Übermittlung einer Benachrichtigung darüber, dass die Sendung nicht an die auf der Sendung angegebene Empfängeradresse zugestellt werden kann. -Vb: Nachsenden, Rücksenden oder Vernichten der Sendung und Übermittlung einer Benachrichtigung über eine geänderte Adresse des Empfängers, jedoch nicht über den Grund für den Adressfehler, wenn keine Adressänderung vorliegt.
- Vc : Nachsenden, Rücksenden oder Vernichten der Sendung und Übermittlung einer Benachrichtigung über eine Adressänderung des Empfängers und über den Grund für den Adressfehler falls keine Adressänderung vorliegt.
Für die verschiedene Zustellvermerke und die verschiedenen Vorausverfügungen werden folgende Datenbankabgleiche durch- geführt:
Der Vergleich der Empfängeradresse mit den Adressen in den Datenbanken wird dabei vorzugsweise so durchgeführt, dass kein weiterer Vergleich vorgenommen wird, wenn der Vergleich bei einer Datenbank eine Übereinstimmung ergeben hat.
Die in eckigen Klammern angegeben Vergleiche in den Datenbanken E und F können vorgenommen werden, um Fehler in den vorangegangenen Bearbeitungsschritten oder in den vorangegangenen Vergleichen zu erkennen bzw. einen aus einem unbekannten Grund resultierenden Adressfehler zu verifizieren.
Eine weitere, jedoch mit einem wesentlich geringeren Aufwand verbundene Überprüfung der Resultate vorangegangener Verfah- rensschritte wird zu Beginn aller Datenabgleiche in Form des Vergleichs der Empfängeradresse mit den Informationen in der Datenbank A vorgenommen. Adressfehler, die darauf zurückzuführend sind, dass Postleitzahl, Ort, Straße oder Hausnummer der Empfängeradresse nicht existieren bzw. in ihrer Zusammen- Stellung ungültig sind, können auf diese Weise ermittelt werden. Liegt ein solcher Fehler vor, müssen die nachfolgenden Abgleiche mit den wesentlich umfangreicheren Datenbanken nicht vorgenommen werden. Beim Vorliegen des Zustellvermerks Za werden die Datenbanken entsprechend den an den Empfänger zu übermittelnden Informationen ausgewählt und die Reihenfolge der Abgleiche ergibt sich aus der Wahrscheinlichkeit für eine Übereinstimmung infolge der Größe der Datenbanken.
Liegt der Zustellvermerk Zb vor, wird kein Datenbankabgleich vorgenommen, da der Grund für die Unzustellbarkeit klar ist und kein Adressfehler vorliegt. Dieser würde gesondert von dem Zusteller vermerkt werden.
Beim Vorliegen des Zustellvermerks Zc schließt sich der Ver- gleich der Empfängeradresse mit den Adressen in der Sterbedatenbank auch dann direkt an den Vergleich mit der Datenbank A an, wenn die Information darüber, dass der Empfänger verstorben ist, nicht an den Absender zu liefern ist. Aufgrund des Zustellvermerks, nach dem der Empfänger verstorben sein soll, ist jedoch die Wahrscheinlichkeit dafür, dass der
Abgleich mit der Sterbedatenbank eine Übereinstimmung ergibt, sehr groß.
Bezüglich des Zustellvermerks Zd ergibt sich die Reihenfolge in ähnlicher Weise anhand der hohen Wahrscheinlichkeit für das
Vorliegen einer Nachsendeverfügung infolge des Zustellvermerks .
Die Ergebnisse der vorgenommenen Datenbankabgleiche werden in dem Sendebericht gespeichert (345) , wobei eine geänderte
Adresse des Empfängers nur dann in den Sendungsdatensatz aufgenommen wird, wenn der Adressinhaber einer Weitergabe der Adresse an Dritte zugestimmt hat. Besteht diese Zustimmung nicht, enthält der Sendungsdatensatz einen Vermerk darüber, dass der Empfänger eine geänderte Adresse besitzt, diese jedoch nicht mitgeteilt werden darf. Der Sendungsdatensatz enthält nun die vollständige Information zur Weiterverarbeitung der Sendung und zur Benachrichtigung des Kunden.
Er umfasst dabei insbesondere Weiterleitungsinformationen für die Sendung, die eine geänderte Zustelladresse oder einen Vernichtungshinweis beinhaltet. Die den Weiterleitungshin- weisen entsprechende Behandlung der Sendungen wird anhand von Figur 4 erläutert .
Nach der Lieferung (405) des Sendeberichts wird anhand der Vorausverfügungen und der Ergebnisse der Datenbankabgleiche überprüft (410) , welche weiteren Bearbeitungsschritte für die Sendung vorzunehmen sind.
Enthält der Sendungsdatensatz eine geänderte Adresse des Empfängers sowie einen Vermerk auf eine Nachsendeverfügung des Empfängers und hat der Absender anhand der Vorausverfügung einem Nachsenden der Sendung zugestimmt, so wird ein Adress- label mit der neuen Adresse des Empfängers bedruckt und auf die Sendung aufgebracht (415) , die sich während der Bearbeitung des Sendeberichtes in einem Zwischenspeicher befunden hat. Zum Aufbringen des Adresslabels wird die Sendung dem Speicher entnommen, und nach dem Aufbringen wird sie an die auf dem Label angegebene Adresse zugestellt (420) .
Ergibt sich anhand der Vorausverfügung, dass die fehlerhaft adressierte bzw. unzustellbare Sendung zurückgesandt werden soll, so wird die ebenfalls in dem Sendebericht enthaltene und sich aus den Vorausverfügungen ergebende Rücksendeadresse ermittelt. Ein Adresslabel wird mit der Rücksendeadresse bedruckt und auf die Sendung aufgebracht (425) . Anschließend erfolgt die Zustellung der Sendung an die auf dem Adresslabel angegebene Adresse (430) . Eine Rücksendung wird dabei insbesondere auch dann vorgenommen, wenn zwar für die Empfängeradresse eine Adressänderung mit Nachsendeverfügung des Empfängers vorliegt, der Absender j edoch das Rücksenden verfügt hat .
Darüber hinaus kann der Auswerteeinheit im Falle des Vorlie- gens eines Adressfehlers bzw. einer Vernichtungsverfügung eine Sendung fälschlicherweise übergeben worden sein, wenn die ent- sprechende Vorausverfügung durch den Zusteller oder innerhalb des Sortiervorgangs in dem BriefZentrum nicht erkannt worden ist .
Wird das Vorliegen einer VernichtungsVerfügung festgestellt, wird die Sendung mit einem Vernichtungsvermerk versehen (435) und zu einer Vernichtungsstation befördert (440) . Wie bereits erläutert, wird dies jedoch bereits in der Sortiereinrichtung im BriefZentrum oder im Zustellstützpunkt vorgenommen. Lediglich fehlgeleitete Sendungen werden im Bereich der Auswerte- einheit vernichtet.
Zur Benachrichtigung des Absenders wird der Sendungsdatensatz an eine Versendekomponente weitergeleitet, wenn die Voraus-
Verfügungen eine Benachrichtigung des Kunden beinhalten.
Die Versendekomponente ermittelt die anhand des Matrixcodes (DMC) in den Vorausverfügungen angegebene Adresse zur Übermittlung von Benachrichtigungen und versendet die Benachrichtigungen an diese Adresse, bei der es sich beispielsweise um eine E-Mail-Adresse handelt.
Die Benachrichtigungen enthalten dabei neben den Angaben in dem Matrixcode (DMC) und insbesondere neben der Identifikationsnummer der Sendung mehrere oder alle der folgenden Infor- mationen: - Das erfasste Abbild der Empfängeradresse
- Die anhand des Abbildes ermittelte Empfängeradresse
- Die korrigierte bzw. geänderte Adresse des Empfängers
- Die veraltete Adresse des Empfängers - Den Grund für den Adressfehler bzw. die Unzustellbarkeit (falls diese Information gewünscht wird)
- Angaben über das SendungsSchicksal
Die Benachrichtigungen können dabei unmittelbar nach der Bear- beitung des Sendungsdatensatzes übermittelt oder innerhalb eines von dem Absender in den Vorausverfügungen anzugebenden Zeitintervalls gesammelt und dann übermittelt werden.
In einer anderen Ausführungsform der Erfindung ist es vorge- sehen, die Versendekomponente durch eine Schnittstelle zu ersetzen, die dem Kunden einen Zugriff auf die Benachrichtigungen ermöglicht. Bei dieser Schnittstelle handelt es sich vorzugsweise um ein Internetportal, das die Benachrichtigungen in einer geeigneten Aufbereitung bereitstellt.
Die Erfindung schafft somit ein vorteilhaftes Verfahren, das es ermöglicht, eine umfassende Berücksichtigung von Vorausverfügung in automatisierte Bearbeitungsprozesse zu integrieren und dabei eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung von Postsendungen gewährleistet.

Claims

Patentansprüche:
1. Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse aus einem erfassten Abbild einer Sendungsoberfläche ermittelt wird, dadurch gekennz e i chne t, dass a. ein Informationen über Vorausverfügungen enthaltender Code auf der Oberfläche der Postsendung erfasst wird und die Vorausverfügungen anhand des erfassten Codes ermittelt werden, b. die fehlerhafte Adresse mit Adressangaben in wenigstens einer in Abhängigkeit der Vorausverfügungen aus einer Mehrzahl von Datenbanken ausgewählten Datenbank verglichen wird und c.eine Weiterleitungsinformation in Abhängigkeit des Ergebnisses des Vergleichs und in Abhängigkeit der Vorausverfügungen auf die Postsendungen aufgebracht wird.
2. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, dass in Abhängigkeit der Vorausverfügungen eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken übermittelt wird.
3. Verfahren nach einem oder beiden der Ansprüche 1 und 2 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, dass eine in den Vorausverfügungen angegebene Adresse als Weiterleitungsinformation auf die Postsendungen aufgebracht wird.
4. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekennz e i chne , dass eine geänderte Adresse des Empfängers auf die Postsendungen aufgebracht wird.
5. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekenn z e i c hne t, dass eine in den Vorausverfügungen spezifizierte Adresse auf die Postsendungen aufgebracht wird.
6. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekennz e i c hne t, dass der erfasste Code, das Abbild des Adressfeldes und die Zustellvermerke an einen zentralen Server übermittelt werden und der Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressen in wenigstens einer Datenbank im Bereich des zentralen Servers durchgeführt wird.
7. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekenn z e i chne t, dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Datenbank mit gültigen Adressen verglichen wird.
8. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch g ekennz e i chne t, dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Umzugs- datenbank verglichen wird, die eine Zuordnung zwischen alten und neuen Empfängeradressen enthält .
9. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch g ekennz e i chne t, dass die Empfängeradresse mit Adressen in einer Sterbedatenbank verglichen wird, die Adressen von verstorbenen Personen und erloschenen Firmen enthält .
10. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadur c h gekennz e i chne t, dass nach dem Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer ersten Datenbank ein Vergleich der Empfängeradresse mit Adressen in einer zweiten Datenbank nur dann durchgeführt wird, wenn der Vergleich anhand der ersten Datenbank keine Übereinstimmung der Empfängeradresse mit einer in der Datenbank enthaltenen Adresse ergeben hat .
11. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadur c h gekennz e i chne t, dass eine Benachrichtigung über das Ergebnis des Vergleichs an eine (elektronische) Adresse gesandt wird, die in den Vorausverfügungen spezifiziert ist.
12. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurc h gekennz e i chne t, dass es sich bei dem Informationen über Vorausverfügungen enthaltenden Code um einen Matrixcode handelt.
13. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurch gekennz e i chne t, dass der Code weitere Informationen enthält, die zumindest eine den Absender identifizierende Angabe beinhalten.
14. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurc h gekennz e i chne t, dass zusätzlich Zustellvermerke erfasst werden.
15. Verfahren nach einem oder mehreren der vorangegangenen Ansprüche, dadurc h gekennz e i chne t, dass der Datenbankabgleich zusätzlich in Abhängigkeit der Zustellvermerke durchgeführt wird.
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