DE102021125837A1

DE102021125837A1 - Hybrider Rückschein zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges

Info

Publication number: DE102021125837A1
Application number: DE102021125837.5A
Authority: DE
Inventors: Judith Koch; Vera Wustinger; Stefan Keller; Lutz Quindel
Original assignee: Deutsche Post AG
Current assignee: Deutsche Post AG
Priority date: 2021-10-05
Filing date: 2021-10-05
Publication date: 2023-04-06

Abstract

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges, wobei das Verfahren mindestens die Schritte umfasst:a) Kennzeichnen der Sendung durch einen Absender mit einem Datensatz, wobei der Datensatz mindestens die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers, die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers, und die erforderliche Rückbestätigung des Empfanges der Sendung umfasst;b) Aufgeben der Sendung auf den Versandweg;c) Lesen des Sendung-Datensatzes und Ablage des Datensatzes in eine Datenbank;d) Transport der Sendung zum Sendungsempfänger;e) Bestätigung des Zugangs der Sendung an der Adresse oder beim Empfänger und Übermittlung mindestens der Bestätigung an die Datenbank aus dem Verfahrensschritt c);f) Erstellung einer Empfangsbestätigung mittels der in der Datenbank hinterlegten Daten der Verfahrensschritte c) und e);g) Übermittlung der im Verfahrensschritt f) erstellten Empfangsbestätigung an den in der Datenbank hinterlegten Empfänger der Rückbestätigung.

Description

Die vorliegende Erfindung betrifft ein Verfahren zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges, wobei das Verfahren mindestens die Schritte umfasst:

a) Kennzeichnen der Sendung durch einen Absender mit einem Datensatz, wobei der Datensatz mindestens die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers, die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers, und die erforderliche Rückbestätigung des Empfanges der Sendung umfasst;
b) Aufgeben der Sendung auf den Versandweg;
c) Lesen des Sendung-Datensatzes und Ablage des Datensatzes in eine Datenbank;
d) Transport der Sendung zum Sendungsempfänger;
e) Bestätigung des Zugangs der Sendung an der Adresse oder beim Empfänger und Übermittlung mindestens der Bestätigung an die Datenbank aus dem Verfahrensschritt c);
f) Erstellung einer Empfangsbestätigung mittels der in der Datenbank hinterlegten Daten der Verfahrensschritte c) und e);
g) Übermittlung der im Verfahrensschritt f) erstellten Empfangsbestätigung an den in der Datenbank hinterlegten Empfänger der Rückbestätigung.

Der rechtssichere Nachweis der Zustellung einer Sendung, wie beispielsweise einer Postsendung in Form eines Briefes, wird in Deutschland seit vielen Jahren über Einschreiben in den unterschiedlichsten Ausgestaltungen geregelt. Der Absender eines eingeschriebenen Briefes füllt dazu in der aufwändigsten Form des Einschreibe-Rückscheins ein separates Einschreibeformular aus, welches an den eigentlichen Brief befestigt wird. Auf diesem Formular sind die Absender- und Empfängerdaten vermerkt. Die derart vorbereitete Sendung wird dann auf den Versandweg gegeben. Im Rahmen der Zustellung der Sendung wird durch den Zusteller eine Unterschrift des Adressaten auf dem Formular eingeholt und das Formular von der eigentlichen Sendung getrennt. Das unterschriebene Formular durchläuft dann selbst wieder den Versandweg, nur diesmal mit dem Absender als Empfänger des bestätigten Einschreibeformulars. Der Absender des Einschreibens erhält derart einen schriftlichen Nachweis, dass seine Sendung auch den angedachten Empfänger erreicht hat. Eine Abwandlung des Einschreibeverfahrens mit persönlicher Unterschrift ergibt sich durch Einwurf-Einschreiben, in welchen die Zustellung an die Zustelladresse durch den Zusteller selbst dokumentiert wird. Eine persönliche Unterschrift des Adressaten ist im letzteren Fall nicht nötig. Das Verfahren ist sehr sicher, weist aber für den Absender den Nachteil auf, dass für Einschreiben mit Rückschein umständlicher Weise ein Formular auszufüllen ist. Weiterhin ist nachteilig, dass die Zuordnung der durch die Empfänger ausgefüllten Einschreiben zu den einzelnen Absendevorgängen manuell erfolgen muss. Dies kann insbesondere dann aufwendig sein, wenn sehr häufig oder sehr viele auf einmal Einschreiben verschickt werden. Zusätzlich kommt hinzu, dass der gesamte Prozess der Rückbestätigung sehr zeitintensiv ist, da das Einschreiben immer denselben Versandweg zum Absender zurück durchlaufen muss.
Auch in der Patentliteratur finden sich die unterschiedlichsten Verfahren zur Rückverfolgung elektronischer oder anderer, physikalischer Sendungen.
So beschreibt beispielsweise die EP1519287A1 ein Verfahren zur nachweisbaren Zustellung einer Email-Nachricht mittels eines zentralen, unabhängigen Rechnersystems mit folgenden Schritten: - Erfassen und Speichern von Nachrichtendaten einschließlich dem Nachrichteninhalt einer Email-Nachricht auf dem zentralen Rechnersystem; - Erstellen und Versenden einer Benachrichtigung über das Vorliegen der Email-Nachricht an den Empfänger; - durch Zugriff seitens des Empfängers auf die auf dem zentralen Rechnersystem befindliche Email-Nachricht hervorgerufenes Auslesen zumindest eines Teils der gespeicherten Nachrichtendaten einschließlich des Nachrichteninhalts auf dem zentralen Rechnersystem; - Erzeugen und Bereitstellen eines Email-Rückscheins auf dem zentralen Rechnersystem, der die ausgelesenen Nachrichtendaten einschließlich des Nachrichteninhalts aufweist; - Bereitstellen der Email-Nachricht für den Empfänger.
In einem weiteren Patentdokument, der wird ein Verfahren zum Nachweis der Zustellung einer e-Mail eines Absenders von einem ersten e-Mail-Server an mindestens einen zweiten e-Mail-Server und/oder an den Empfänger des e-Mails offenbart. Es wird vom ersten e-Mail-Server ein Log-Datensatz erstellt, wobei in den Log-Datensatz zum einen eine die e-Mail eindeutig identifizierende Angabe und zum anderen Angaben über eine Empfangszeit und die Adresse des zweiten e-Mail-Servers geschrieben werden und der Log-Datensatz an den Absender zurückgesandt.
Zudem offenbart die EP 2 808 845 A1 ein Verfahren zum Abrufen und Verarbeiten von Empfängeradressinformationen aus einer Postsendung, umfassend: - in einem Scanschritt das Abrufen von Empfängeradresseninformationen (RAI) durch Scannen einer Empfängeradressendarstellung, die auf einen Teil einer zu versendenden Postsendung angewendet wird, unter Verwendung einer Scannervorrichtung, und -in einem Empfängeradressdatensatz-Erzeugungsschritt Erzeugen eines Empfängeradressdatensatzes (RAR) unter Verwendung der Empfängeradressinformationen (RAI); dadurch gekennzeichnet, dass, - im Erzeugungsschritt des Empfängeradressdatensatzes ein Erzeugen einer eindeutigen Empfängeradressdatensatz-Identifikation (RAR-ID), die dem Empfängeradressdatensatz (RAR) zugeordnet ist, und elektronisches Zuordnen der Empfängeradressdatensatz-Identifikation (RAR-ID) zu der Empfängeradresse Datensatz (RAR), insbesondere Einschließen der Empfängeradressdatensatz-Identifikation (RAR-ID) in den Empfängeradressdatensatz (RAR) erfolgt.
Derartige aus dem Stand der Technik bekannte Lösungen können noch weiteres Verbesserungspotential bieten, insbesondere hinsichtlich der Sicherheit, Schnelligkeit und Einfachheit des Einschreibeprozesses.
Es ist daher die Aufgabe der vorliegenden Erfindung, die aus dem Stand der Technik bekannten Nachteile zumindest teilweise zu überwinden. Es ist insbesondere die Aufgabe der vorliegenden Erfindung ein Verfahren anzugeben, welches insbesondere für den Absender von Einschreiben einfach und ohne großen logistischen Aufwand durchführbar ist und welches eine automatisierte und flexible elektronische oder papierbasierte Empfangsrückmeldung ermöglicht.
Die Lösung der Aufgabe erfolgt durch die Merkmale des auf das erfindungsgemäße Verfahren gerichteten unabhängigen Anspruchs. Bevorzugte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen, in der Beschreibung oder den Figuren angegeben, wobei weitere in den Unteransprüchen oder in der Beschreibung oder den Figuren beschriebene oder gezeigte Merkmale einzeln oder in einer beliebigen Kombination einen Gegenstand der Erfindung darstellen können, solange sich aus dem Kontext nicht eindeutig das Gegenteil ergibt.
Erfindungsgemäß ist demzufolge ein Verfahren zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges, wobei das Verfahren mindestens die Schritte umfasst:

Überraschenderweise wurde gefunden, dass sich mittels des oben angegebenen Verfahrens sehr einfach, schnell und sicher Bestätigungen über den Erhalt von Sendungen, wie beispielsweise Postsendungen in Form von Briefen oder Paketen, an den Absender der Sendungen zurückführen lassen. Das Verfahren kann insbesondere die Zeit für die Rücksendung des üblicherweise verwendeten Einschreiben-Rückscheins sparen. Des Weiteren lässt sich das Verfahren in wesentlichen Teilbereichen, wie beispielsweise bei der Bestätigung des Erhalts der Sendung, digitalisieren, wobei durch die Digitalisierung für den Absender noch weitere Vorteile anfallen. Die weiteren Vorteile können sich beispielsweise darin ergeben, dass der Rückschein elektronisch sich sehr einfach zu dem Einschreibeauftrag zuordnen lässt. Eine automatisierte und elektronische Rückverfolgung wird im Vergleich zu einer manuellen Zuordnung des Rücksendeschein einfacher möglich. Zudem entfällt vorteilhafterweise für den Auftraggeber des Einschreibens, dem Absender, das manuelle Ausfüllen des Einschreiberückscheins. Dies resultiert in einer deutlichen Arbeitserleichterung und kann zudem einen im Vergleich zum Standardprozess sicheres Verfahren bereitstellen, da der Rückschein auf dem Postwege zum Empfänger oder zurück nicht verloren gehen kann. Das Verfahren ist zudem so flexibel, dass auch große Seriensendungen, welche rückverfolgt werden sollen, einfach und mit einem geringen Arbeitsaufwand gehandhabt werden können.
Das erfindungsgemäße Verfahren ist ein Verfahren zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges. In der Rückbestätigung eines Sendungsempfanges ist zumindest die Bestätigung enthalten, dass eine Sendung in den Einflussbereich des Empfängers angekommen ist. Die Rückbestätigung kann beispielsweise darin bestehen, dass der auf der Sendung angegebene Empfänger direkt angetroffen und die Sendung übergeben wurde. In diesem Fall wird der Erhalt durch den Empfänger direkt, durch Unterschrift oder anderweitig, bestätigt. Es ist aber auch möglich, dass die Rückbestätigung darin besteht, dass die Sendung beispielsweise in den Briefkasten des Empfängers gelegt wird. Die Rückbestätigung umfasst somit zumindest einen Informationsgehalt, welcher üblicherweise durch ein Einschreiben oder durch ein EinwurfEinschreiben erhalten wird. Neben dem Nachweis des Erhalts der Sendung kann die Rückbestätigung noch weitere Informationen, wie beispielsweise Datum und Uhrzeit oder aber auch ein digitales Abbild der Sendung oder aber ein digitales Abbild des Ortes der Zustellung enthalten. Unter dem Begriff Sendung kann beispielsweise ein Brief, eine Postkarte oder aber auch ein Paket verstanden werden.
Im Verfahrensschritt a) erfolgt das Kennzeichnen der Sendung durch einen Absender mit einem Datensatz, wobei der Datensatz mindestens die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers, die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers, und die erforderliche Rückbestätigung des Empfanges der Sendung umfasst. Der Absender der Sendung ist diejenige Person oder Institution, welche die Sendung aufgibt und den Auftrag zur Rückbestätigung erteilt. Dieser Absender bringt auf der Sendung eine oder mehrere Kennzeichnungen an, aus denen die oben genannten Informationen extrahiert werden können. Die Kennzeichnung beispielsweise eines Briefes kann auf übliche Art und Weise erfolgen, wobei auf der Vorderseite des Briefes die Kennzeichnung, beispielsweise der Name, und Adresse des Empfängers geschrieben wird. Die Kennzeichnung auf der Vorderseite des Briefes umfasst beispielsweise den Namen des Empfängers oder aber den Namen der Institution, an welche der Brief gesendet wird. Auf der Briefvorder- oder Briefrückseite lässt sich dementsprechend die Adresse und der Name des Versenders angeben. Vorteilhafterweise können Versender und Empfänger auf nur einer Seite, beispielsweise der Vorderseite, angegeben sein. Diese Informationen können dann innerhalb eines elektronischen Scanvorgangs gleichzeitig erfasst werden. Zusätzlich zu diesen Informationen wird an der Sendung durch den Absender noch ein weiteres Merkmal angebracht, wobei dieses Merkmal darauf hinweist, dass diese Sendung oder dieser Brief ein Einschreiben mit Rückschein ist. Dieses Kennzeichen der erforderlichen Rückbestätigung des Empfanges ist erfindungsgemäß kein Rückschein wie er üblicherweise in Einschreibeprozessen verwendet wird. Neben der Rücksendeadresse für den Absender kann die Sendungsrück- oder -Vorderseite aber auch eine beliebige andere Adresse aufweisen, an welche die Rückbestätigung des Empfanges der Sendung erfolgen soll. Insofern können die Absender- und die Empfangsadresse der Rückbestätigung auseinanderfallen. Die Kennzeichnung der Sendung kann beispielsweise vor dem Absenden der Sendung durch den Absender oder beispielsweise in einer Filiale durch einen Mitarbeiter nach Angaben des Absenders erfolgen.
Im Verfahrensschritt b) wird die Sendung auf den Versandweg aufgeben. Nach der Kennzeichnung der Sendung durch den Absender wird die Sendung in den Versandweg gegeben, wobei die Sendung die Einflusssphäre des Absenders verlässt. Die Aufgabe in den Versandweg kann beispielsweise durch Einwurf in einen Briefkasten oder durch Aufgabe bei einer Filiale erfolgen. Es ist aber auch möglich, dass die Sendung durch einen weiteren Dienstleister beim Absender abgeholt wird. Der weitere Versandweg umfasst dabei ein oder mehrere Verteilzentren, den logistischen Transport zur Empfängeradresse und die Auslieferung der Sendung zum Empfänger durch einen Zusteller.
Im Verfahrensschritt c) wird der Sendung-Datensatz gelesen und der Datensatz in eine Datenbank abgelegt. Bevorzugt am Anfang des Versandweges werden von der Sendung die einzelnen Informationen gelesen und aus den einzelnen Informationen ein Datensatz angelegt. Der Datensatz für diese Sendung wird in einer Datenbank abgelegt. Der Datensatz der Sendung kann dabei mindestens die Informationen über den Absender, den Empfänger und das Vorliegen eines Einschreibens mit Rückschein umfassen. Des Weiteren ist es möglich, dass in dem Datensatz noch weitere Informationen wie beispielsweise ein digitales Abbild der Sendung selbst oder eine zeitliche Codierung abgelegt werden. Das Lesen der Datensatzinformationen kann automatisiert, beispielsweise über einen optischen Scanner erfolgen. In den Fällen, in denen eine automatische Erfassung nicht möglich ist, kann die Erfassung der einzelnen Sendungsinformationen auch hilfsweise manuell erfolgen. Bevorzugt kann die Erfassung der Informationen in einer Filiale oder aber auch in einem Verteilzentrum durch einen Imageerfasser erfolgen.
Im Verfahrensschritt d) erfolgt der Transport der Sendung zum Sendungsempfänger. Der Transport der Sendung zum Sendungsempfänger kann über die üblichen Stationen des heutigen Post- oder Versandweges wie oben beschrieben erfolgen.
Im Verfahrensschritt e) wird der Zugang der Sendung an der Adresse oder beim Empfänger bestätigt und mindestens die Bestätigung an die Datenbank aus dem Verfahrensschritt c) übermittelt. Zur Auslösung der Bestätigung des Empfangs durch den Adressaten wird die Sendung entweder im Einflussbereich des Empfängers abgelegt oder direkt bei dem auf der Sendung bezeichneten Empfänger abgegeben. Im ersteren Fall kann der Zusteller der Sendung selbst die Bestätigung des Zugangs der Sendung durchführen. Im Falle eines „regulären“ Einschreibens mit Rückschein erfolgt die Bestätigung des Zugangs durch den Empfänger persönlich. Zur Bestätigung kann die Unterschrift entweder digital auf einer entsprechenden Hardware (z.B. Handscanner) oder auf einem physischen Auslieferungsbeleg erfasst werden. Der physische Auslieferungsbeleg kann dann innerhalb eines weiteren Prozessschrittes beispielsweise durch Einscannen oder Abfotografieren digitalisiert werden. Die Bestätigung kann also rein elektronisch oder teil-elektronisch mit physikalischer Unterschrift auf einem Beleg in der ersten Stufe erfolgen. Letzterer wird durch den genannten Verfahrensschritt in einen elektronischen Beleg umgewandelt. Nach der Bestätigung des Empfangs der Sendung wird diese Bestätigung elektronisch an die Datenbank mit den Sendungsinformationen weitergeleitet und diesem Datensatz hinzugefügt. Aus dem Datensatz wird dann deutlich, dass die Sendung erfolgreich beim bezeichneten Empfänger eingetroffen ist und dass dieser Vorgang elektronisch wahlweise durch den Empfänger selbst oder den Zusteller bestätigt wurde.
Im Verfahrensschritt f) wird eine Empfangsbestätigung mittels der in der Datenbank hinterlegten Daten der Verfahrensschritte c) und e) erstellt. Basierend auf den Informationen zum Empfänger der Rückbestätigung und nach Bestätigung des Empfangs der Sendung kann insgesamt eine Empfangsquittung erstellt werden, welche nur diese oder aber auch weitere Informationen, wie beispielsweise Ort, Zusteller und Uhrzeit der Übergabe, beinhält.
Im Verfahrensschritt g) wird die im Verfahrensschritt f) erstellte Empfangsbestätigung an den in der Datenbank hinterlegten Empfänger der Rückbestätigung übermittelt. Die erstellte Empfangsquittung kann an den Empfänger der Rückbestätigung, beispielsweise den Absender oder aber eine andere, von diesem bestimmte Person oder Institution, geleitet werden. Die Empfangsbestätigung gelangt dann in den Einflussbereich des hinterlegten Empfängers der Rückbestätigung und belegt diesen eindeutig, dass die Sendung beim bezeichneten Empfänger angekommen ist.
In einer bevorzugten Ausführungsform des Verfahrens kann das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) elektronisch oder in Papierform erfolgen. Die Empfangsbestätigung kann dabei entweder in schriftlicher oder elektronischer Form erstellt werden. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Empfangsbeleg ausgedruckt und an die angegebene Adresse des Empfängers der Rückbestätigung gesendet wird. Es ist aber auch möglich, dass die Bestätigung rein elektronisch erzeugt wird und, beispielsweise über E-Mail, elektronisch an den Empfänger der Rückbestätigung geleitet wird.
Innerhalb einer weiter bevorzugten Ausgestaltung des Verfahrens kann das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) in schriftlicher Form durch einen Druckdienstleister oder durch ein Track&Trace-System erfolgen. Die elektronische oder schriftliche Bestätigung kann dabei durch einen externen Dienstleister mit Zugriff auf die Datenbank oder durch das Versandunternehmen selbst erfolgen. Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht somit eine höhere Flexibilität in der Ausführung der einzelnen Prozessschritte und kann bedarfsgerecht nach Arbeitsaufkommen und vorhandenen Ressourcen ausgestaltet werden.
Innerhalb eines weiter bevorzugten Aspektes des Verfahrens kann das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) in elektronischer Form und die Empfangsbestätigung in elektronischer Form an die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers erfolgen. Insbesondere die Ausgabe der Empfangsbestätigung in elektronischer Form kann für den Auftraggeber des Einschreibens deutliche Vorteile aufweisen. Durch die Erstellung der Bestätigung in elektronischer Form kann die Empfangsbestätigung sozusagen unverzüglich an die Adresse des Rückbestätigungsempfängers versendet werden. Insofern kann die Information der Bestätigung deutlich schneller als auf dem Versandwege selbst erfolgen. Zudem kann durch die elektronische Bestätigung eine automatisierte Verarbeitung beim Absender des Einschreibens etabliert werden, welche eine zeit- und kostenintensive manuelle Zuordnung schriftlicher Empfangsbestätigungen vermeidet. Des Weiteren ist es möglich, dass eine Empfangsbestätigung in elektronischer Form automatisiert ausgewiesen wird, so dass sich gerade bei einer großen Anzahl von Einschreibe-Sendungen diese Art der Rückverfolgung besonders eignen kann.
Nach einer bevorzugten Charakteristik des Verfahrens kann das Kennzeichnen der Sendung durch den Absender im Verfahrensschritt a) durch eine schriftliche Angabe der Kennzeichnung und der Adresse des Sendungsempfängers, der Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers und eine Haftmarke zur Kennzeichnung der erforderlichen Rückbestätigung auf der Sendung erfolgen. Zur einfachen und schnellen sowie sicheren Handhabung des erfindungsgemäßen Einschreibe-Rückscheinverfahrens hat es sich als besonders geeignet herausgestellt, dass der Absender selbst auf der Sendung den Namen und die Anschrift des Empfängers einträgt. Als weitere Informationen bringt der Absender, beispielsweise auf der Vorder- oder der Rückseite eines Briefes, seine Adresse und einen Namen an, an welche die Einschreibe-Rückbestätigung erfolgen soll. Dabei kann es sich um die Absenderadresse oder aber um die Daten einer anderen Person oder Institution handeln. Im letzteren Fall erfolgt die Rückbestätigung des Empfanges der Sendung dann natürlich nicht einen Absender selbst, sondern an den extra ausgewählten, anderen Rückbestätigungsempfänger. Diese Angaben des Absenders und Empfängers können an festgelegten Positionen der Sendung erfolgen. Es ist aber auch möglich, dass Absender und Empfänger durch spezielle Kennzeichen als Absender und Empfänger auf der Sendung definiert werden. Zusätzlich zu diesen Angaben erfordert diese Ausgestaltung, dass eine Kennzeichnung auf der Sendung aufgebracht wird, welche dem Versanddienstleister ermöglicht zu erkennen, dass der Absender eine Rückbestätigung des Empfanges durch den Empfänger wünscht. Dazu kann beispielsweise auf der Sendung selbst ein Sticker oder aber ein Klebeetikett aufgebracht werden, welches eindeutig anzeigt, dass sie sich bei dieser Sendung um ein Einschreiben generell oder speziell um ein Einschreiben-Rückschein handelt. Bevorzugt kann dieses Klebeetikett oder dieser Sticker maschinenlesbar sein, so dass auf dem Versandweg, beispielsweise in einer Filiale oder in einem Verteilzentrum, erkannt wird, dass es sich um ein Einschreiben ggf. mit Rückschein handelt. Beispielsweise kann die Haftmarke auf der Vorderseite eines Briefes neben der Briefmarke angeordnet sein. Es ist aber auch möglich, dass die Briefmarke als solche deutlich macht, dass es sich um ein Einschreiben, ggf. um ein Einschreiben mit Rückschein handelt.
In einer weiter bevorzugten Ausführungsform des Verfahrens kann das Kennzeichnen der Sendung durch den Absender im Verfahrensschritt a) zumindest die schriftliche Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers, die schriftliche Kennzeichnung und Adresse des Absenders und die Kennzeichnung der erforderlichen Rückbestätigung auf der Sendung umfassen, wobei der Absender zusätzlich in einer Rückbestätigungsdatenbank eine weitere Kennzeichnung und Adresse eines Rückbestätigungsempfängers hinterlegt und die Rückbestätigung im Verfahrensschritt g) an die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers aus der Rückbestätigungsdatenbank erfolgt. Neben der Kennzeichnung des Empfängers der Rückbestätigung auf der Sendung selbst, kann es vorteilhaft sein, dass der Auftraggeber oder Absender der Sendung in einer weiteren Datenbank hinterlegt, dass die Bestätigung des Empfangs an eine oder mehrere, weitere Stellen oder Personen erfolgen soll. So ist es beispielsweise möglich, dass für eine Institution als Absender in der Datenbank eine Sammel-Rückmeldeadresse hinterlegt wird, wobei dann sämtliche Rückbestätigungen der Institution nicht nur durch die auftraggebende Einheit, sondern auch an diese Sammel-Rückmeldeadresse erfolgen. Diese Datenbank kann in die Datenbank zur Verfolgung der Sendung integriert oder aber von dieser separiert sein. Das Vorliegen weiterer Bestätigungsempfänger in einer separaten Datenbank erfordert dann natürlich, dass die Datenbank mit den Informationen zur vorliegenden Sendung einen Austausch mit der weiteren Datenbank zur Identifikation von Rückbestätigungsempfängern unterhält. Dieser Austausch kann beispielsweise direkt vor dem Erstellen der Rückbestätigung erfolgen. Ein solcher Austausch ist natürlich dann unnötig, wenn diese Informationen auch in der Datenbank mit den Informationen zur aktuellen Sendung integriert ist.
Innerhalb eines bevorzugten Aspektes des Verfahrens kann das Lesen des Sendungs-Datensatzes im Verfahrensschritt c) durch einen optischen Scanvorgang auf dem Versandweg erfolgen. Zum schnellen und sicheren Ablesen der Sendungsinformationen hat sich ein optischer Scanvorgang auf zumindest einer Stufe des Versandweges als besonders geeignet herausgestellt. Der optische Scanvorgang kann dabei durch übliche Scanner erfolgen, welche beispielsweise schon in der automatischen Verarbeitung von Briefsendungen oder von Paketen eingesetzt werden. Durch den optischen Scanvorgang werden dabei insbesondere die Informationen des Empfängers, des Empfängers der Rückbestätigung und das Vorliegen eines Einschreibens, gegebenenfalls mit Rückschein, erfasst. Der Scanvorgang kann dabei entweder nur die Vorder-, nur die Rückseite oder aber beide Seiten eines Briefes abdecken. Die Anzahl der zu scannenden Seiten der Sendung ergibt sich als Funktion der Festlegung der mit Sendungsinformationen versehenen Seiten oder Stellen der Sendung. Im Falle einer Paketzustellung können sämtliche Seiten des Paketes abgescannt werden. Der Scanvorgang kann rein automatisch oder aber beim Vorliegen schwierig zu scannender Sendungen teil- oder gänzlich manuell erfolgen. So können beispielsweise Sendungen, welche nicht automatisch erkannt werden können, in Brief- oder allgemein Verteilzentren an spezifisch dafür vorgesehenen Stationen manuell nachgescannt werden.
In einer weiter bevorzugten Ausführungsform des Verfahrens kann die elektronische Bestätigung des Zugangs der Sendung beim Empfänger im Verfahrensschritt e) durch eine elektronische Unterschrift oder einen elektronischen Fingerabdruck des Sendungsempfängers auf einem elektronischen Scanner erfolgen. Für eine schnelle und einfache Verarbeitung der Bestätigung des Empfangs der Sendung hat sich diese Art der Verifizierung als besonders geeignet herausgestellt. Der Fingerabdruck und die elektronische Unterschrift stellen dabei hinreichend sichere, individuelle Merkmale dar, welche zumindest die Möglichkeit bieten, nicht Berechtigte am Empfang der Sendung zu hindern. Die für die Aufnahme des elektronischen Fingerabdrucks oder für die elektronische Unterschrift benötigen Scanner sind dabei aus dem Stand der Technik bekannt.
Innerhalb einer weiter bevorzugten Ausgestaltung des Verfahrens kann die elektronische Bestätigung der Auslieferung der Sendung an die Adresse des Sendungsempfängers im Verfahrensschritt e) durch den Zusteller der Sendung auf elektronischem Wege erfolgen. Insbesondere für die Durchführung eines effizienteren Einwurf-Einschreibens hat sich die elektronische Bestätigung der Auslieferung durch den Zusteller als besonders geeignet herausgestellt. Zur Dokumentation der Zustellung kann dabei beispielsweise eine elektronische Fotografie des Zustellortes in der Datenbank hinterlegt werden. Es ist aber auch beispielsweise möglich, dass die Zustellung der Sendung über einen geeigneten GPS-Tracker dokumentiert wird. Dies kann das gesamte Verfahren des Einwurf-Einschreibens effizienter und schneller verfolgbar ausgestalten.
Innerhalb eines weiter bevorzugten Aspektes des Verfahrens kann im Verfahrensschritt a) die Kennzeichnung der Sendung durch den Absender nur durch eine einzige, zusammenhängende Kodierung erfolgen, wobei die Kodierung durch die Eingaben des Absenders in einer Datenbank erzeugt wird und der Datensatz der Datenbank zumindest die Kodierungs-Kennzeichnung, die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers, die Kennzeichnung und die Adresse des Rückbestätigungsempfängers und die erforderliche Rückbestätigung des Empfanges der Sendung umfasst; wobei die schriftliche Kennzeichnung der Sendung zumindest mit der Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers und der erforderliche Rückbestätigung des Empfanges der Sendung erst auf dem Versandweg erfolgt. Zur Vereinfachung des gesamten Einschreibeprozesses für den Absender hat es sich als sehr vorteilhaft herausgestellt, dass die Kennzeichnung der Sendung von der Eingabe der nötigen Daten in das System separiert wird. Beispielsweise kann der Absender die oben angegebenen Daten im Internet in eine Eingabemaske einer Datenbank hinterlegten. Die Datenbank gibt dann an den Absender nur die eindeutige Kodierung für diese Sendung in Form eines Aufklebers oder aber in Form einer Buchstaben- oder Zeichenkette zurück. Der Absender bringt dann auf der aufzugebenden Sendung nur diese eindeutige Codierung an. Weitere Angaben muss der Absender in diesem Fall nicht auf der Sendung anbringen. Das Aufbringen zumindest der Zustelladresse kann dann automatisiert auf dem Versandwege erfolgen. Dazu kann beispielsweise die Sendung automatisiert gescannt werden. Das Scannen liefert in diesem Fall nur die eindeutige Codierung der Sendung. Durch Rückgriff auf die Datenbank, in welcher der Absender vorher die nötigen Informationen eingetragen hat, kann dann automatisiert auf die Sendung die Empfängeradresse aufgedruckt oder aufgeklebt werden. Neben der Empfängeradresse wird in diesem Fall natürlich auch aufgebracht, dass es sich um ein Einschreiben, ggf. mit Rückschein handelt. Die derart gekennzeichnete Sendung durchläuft nun ganz normal den restlichen Versandweg und wird dem Empfänger zugestellt. Dieser bestätigt die Annahme und es anschließend wird über eine Kommunikation der beiden Datenbanken der gewünschte Empfänger der Rückbestätigung extrahiert. Es ist aber auch möglich, dass die Angaben zur Rückverfolgung der Sendung und die Eingaben des Absenders in einer Datenbank gehandhabt werden, so dass ein Abgleich mehrerer Datenbanken in diesen Fällen unnötig ist. Diese Ausgestaltung kann den manuellen Aufwand zur Versendung eines Briefes oder Paketes deutlich reduzieren. Zudem ist diese Ausgestaltung auch deutlich weniger fehleranfällig, da unleserliche Adressangaben ausgeschlossen werden können. Weiterhin kann bei der Eingabe der Daten in die Datenbank durch den Absender eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden, welches ebenfalls die Fehleranfälligkeit der manuellen Eingaben reduzieren hilft.
Weitere Vorteile und vorteilhafte Ausgestaltungen der erfindungsgemäßen Gegenstände werden durch die Figuren veranschaulicht und in den nachfolgenden Beispielen erläutert. Dabei ist zu beachten, dass die Figuren nur beschreibenden Charakter haben und nicht dazu gedacht sind, die Erfindung in irgendeiner Form einzuschränken.
Es zeigt die

1 einen schematischen Prozessablauf des erfindungsgemäßen Einschreibe-Verfahrens.

Die 1 zeigt eine Ausgestaltung des erfindungsgemäßen Einschreibeverfahrens in einer schematischen Darstellung. Das Verfahren startet auf der Seite des Absenders 1 oder aber auch Auftraggebers 1 des Einschreibens. Der Absender 1 bereitet eine Sendung 2, in dieser Ausgestaltung als Brief 2 dargestellt, vor. Die Sendung 2 ist in diesem Beispiel nur in der Vorderansicht verdeutlicht. Die Sendung 2 umfasst zur Identifikation die Empfängeradresse 201, ein Zeichen 202, dass es sich um ein Einschreibebrief handelt, eine Briefmarke 203 und die Rückschein-Empfängeradresse 204. Die einzelnen Positionen der unterschiedlichen Informationen können durch Konventionen frei festgelegt werden. In dieser Ausgestaltung sind sämtliche Informationen 201, 202, 204 separat auf der Vorderseite der Sendung 2 angebracht. Die Rückschein-Empfängeradresse 204 könnte aber beispielsweise auch separat auf der Rückseite des Briefes 2 angeordnet sein. Neben dieser Ausgestaltung mit den konkreten Angaben 201, 202, 204 ist es auch möglich, dass sämtliche Angaben zur Identifizierung des Empfängers 201 und der Rückschein-Empfängeradresse 204 in einer einzigen Kodierung untergebracht sind. Diese einzige Kodierung kann beispielsweise das Einschreibe-Kennzeichen 202 oder die Briefmarke 203 in codierter Form, beispielsweise als Buchstaben oder Zeichenfolge oder aber in Form eines QR-Codes, vorliegen. Die Rückschein-Empfängeradresse 204 auf dem Brief 2 kann direkt auf den Absender 1 oder aber eine andere Person 204 oder Institution 204 hinweisen. Es ist auch möglich, dass der Absender 1 die Rückschein-Empfängeradresse 204 in einer Datenbank 6 hinterlegt. In diesem Fall ist es möglich, dass zu einem späteren Zeitpunkt nach Bestätigung des Empfangs, die Rückschein-Empfängeradresse 204 aus der Datenbank 6 gelesen wird. In diesem Fall ist es also nicht nötig, dass die Rückschein-Empfängeradresse 204 explizit auf der Sendung 2 angegeben sein muss. Der Brief 2 wird auf den Versandweg 3 gegeben. Dies kann beispielsweise durch das Einwerfen des Briefs 2 in einen Briefkasten 3 erfolgen. Alternativ ist es natürlich möglich, dass der Brief 2 in einer Filiale 3 abgegeben wird. Der Brief 2 gelangt auf den Versandweg 3 in ein Verteilzentrum 4. Im Verteilzentrum 4 werden die Daten des Briefes 2 über einen Scanner erfasst. An dieser Stelle 4 ist demzufolge bekannt, dass der Brief 2 ein Einschreibe-Rückschein-Kennzeichen 202 trägt und dass der Empfang des Briefes 2 dem Absender 1 oder einer anderen Person 204 rückbestätigt werden soll. Der Brief 2 kann eine oder mehrere Verteilzentren 4 durchlaufen. Am Ende des Versandweges 5 gelangt der Brief 2 beispielsweise über einen Zusteller an den Empfänger 5. Der Empfang des Briefes 2 wird dabei elektronisch durch den Empfänger 5 quittiert. Dies kann beispielsweise durch einen elektronischen Fingerabdruck, eine elektronisch gescannte Unterschrift des Empfängers 5 oder durch Unterschrift auf einem Papier erfolgen. In letzteren Fall kann die Unterschrift gescannt oder fotografiert werden. Alternativ kann die Dokumentation der Briefablage 2 in den Postkasten des Empfängers 5 durch den Zusteller erfolgen (Einwurf-Einschreiben). Die Quittierung des Empfangs des Briefes 2 durch den Empfänger 5 wird elektronisch an eine Datenbank 6 oder aber an einen weiteren externen Dienstleister 7 weitergeleitet. Der externe Dienstleister 7 kann beispielsweise ein Druckdienstleister 7 sein, welcher die Empfangsbestätigung ausdruckt und an den Absender 1 weiterleitet. Es ist aber auch möglich, dass der externe Druckdienstleister 7 die Bestätigung des Empfangs auf elektronischem Wege an den Absender 1 oder aber an die in der Rückschein-Empfängeradresse 204 angegebenen Person oder Institution weiterleitet. Die Bestätigung des Empfangs durch den Empfänger 5 kann aber auch an ein internes Track&Trace-System 6 weitergeleitet werden, welche zumindest eine Datenbank 6 aufweist und ebenfalls in der Lage ist, die unterschiedlichen Funktionalitäten des externen Druckdienstleister 7 auszuführen. Die Datenbank 6 kann zudem mit einer Datenbank mit weiteren Eingaben des Absenders 1 vernetzt sein oder diese selbst enthalten. Insofern kann die Bestätigung des Empfangs an andere oder weitere Rückschein-Empfänger 204 geleitet werden, welche nicht auf dem Brief 2 angegeben sind. Die Angaben der weiteren Empfänger 204 kann beispielsweise vorab durch den Absender 1 in einer anderen oder der Datenbank 6 hinterlegt worden sein. Durch dieses Verfahren ergibt sich ein sehr sicherer Versandlauf für das Einschreiben, wobei insbesondere der Absender 1 keinen eigenen Rückschein ausfüllen muss. Das Verfahren kann automatisiert werden und ist im Falle einer rein oder zumindest teilweisen elektronischen Weiterleitung der Rückbestätigung deutlich schneller als das Standardverfahren, da das Durchlaufen des Versandweges für den Rückschein entfällt. Das Verfahren ist im hohen Maße automatisierbar und insbesondere kann eine manuelle Aufnahme und Verwaltung der Rückscheine entfallen, da dies auch auf elektronischem und insbesondere automatisiert elektronisch lesbarem Weg erfolgt.
Bezugszeichenliste

1: Absender
2: Sendung
3: Versandweg
4: Verteilzentrum
5: Empfänger
6: Datenbank
7: Externer Druckdienstleister
201: Empfängeradresse
202: Einschreibe-Kennzeichen
203: Briefmarke
204: Rückschein-Empfängeradresse

ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
Diese Liste der vom Anmelder aufgeführten Dokumente wurde automatisiert erzeugt und ist ausschließlich zur besseren Information des Lesers aufgenommen. Die Liste ist nicht Bestandteil der deutschen Patent- bzw. Gebrauchsmusteranmeldung. Das DPMA übernimmt keinerlei Haftung für etwaige Fehler oder Auslassungen.
Zitierte Patentliteratur

EP 1519287 A1 [0004]
EP 2808845 A1 [0006]

Claims

Verfahren zur Rückbestätigung eines Sendungsempfanges, dadurch gekennzeichnet, dass das Verfahren mindestens die Schritte umfasst: a) Kennzeichnen der Sendung (2) durch einen Absender (1) mit einem Datensatz (201, 202, 204), wobei der Datensatz mindestens die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers (201), die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers (204), und die erforderliche Rückbestätigung (202) des Empfanges der Sendung umfasst; b) Aufgeben der Sendung auf den Versandweg (3); c) Lesen des Sendung-Datensatzes (201, 202, 204) und Ablage des Datensatzes (201, 202, 204) in eine Datenbank (6); d) Transport der Sendung zum Sendungsempfänger (5); e) Bestätigung des Zugangs der Sendung an der Adresse oder beim Empfänger (5) und Übermittlung mindestens der Bestätigung an die Datenbank aus dem Verfahrensschritt c); f) Erstellung einer Empfangsbestätigung mittels der in der Datenbank (6) hinterlegten Daten der Verfahrensschritte c) und e); g) Übermittlung der im Verfahrensschritt f) erstellten Empfangsbestätigung an den in der Datenbank hinterlegten Empfänger der Rückbestätigung (204).
Verfahren nach Anspruch 1, wobei das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) elektronisch oder in Papierform erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 2, wobei das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) in schriftlicher Form durch einen Druckdienstleister (7) oder durch ein Track&Trace-System (6) erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 2, wobei das Erstellen der Empfangsbestätigung im Verfahrensschritt f) in elektronischer Form erfolgt und die Empfangsbestätigung in elektronischer Form an die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers (204) erfolgt.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, wobei das Kennzeichnen der Sendung (201, 202, 204) durch den Absender (1) im Verfahrensschritt a) durch eine schriftliche Angabe der Kennzeichnung und der Adresse des Sendungsempfängers (201), der Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers (204) und eine Haftmarke (202) zur Kennzeichnung der erforderlichen Rückbestätigung auf der Sendung (2) erfolgt.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1-4, wobei das Kennzeichnen der Sendung (2) durch den Absender (1) im Verfahrensschritt a) zumindest die schriftliche Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers (201), die schriftliche Kennzeichnung und Adresse des Absenders (1, 204) und die Kennzeichnung der erforderlichen Rückbestätigung (202) auf der Sendung (2) umfasst, wobei der Absender (1) zusätzlich in einer Rückbestätigungsdatenbank (6) eine weitere Kennzeichnung und Adresse eines Rückbestätigungsempfängers hinterlegt und die Rückbestätigung im Verfahrensschritt g) an die Kennzeichnung und Adresse des Rückbestätigungsempfängers aus der Rückbestätigungsdatenbank (6) erfolgt.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, wobei das Lesen des Sendungs-Datensatzes (201, 202, 204) im Verfahrensschritt c) durch einen optischen Scanvorgang auf dem Versandweg (3, 4, 5) erfolgt.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, wobei die elektronische Bestätigung des Zugangs der Sendung (2) beim Empfänger (5) im Verfahrensschritt e) durch eine elektronische Unterschrift oder einen elektronischen Fingerabdruck des Sendungsempfängers (5) auf einem elektronischen Scanner erfolgt.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1-7, wobei die elektronische Bestätigung der Auslieferung der Sendung (2) an die Adresse des Sendungsempfängers (5) im Verfahrensschritt e) durch den Zusteller der Sendung (2) auf elektronischem Wege erfolgt.
Verfahren nach Anspruch 1, wobei im Verfahrensschritt a) die Kennzeichnung der Sendung (201, 202, 204) durch den Absender (1) nur durch eine einzige, zusammenhängende Kodierung erfolgt, wobei die Kodierung durch die Eingaben des Absenders (1) in einer Datenbank (6) erzeugt wird und der Datensatz der Datenbank (6) zumindest die Kodierungs-Kennzeichnung, die Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers (201), die Kennzeichnung und die Adresse des Rückbestätigungsempfängers (204) und die erforderliche Rückbestätigung (202) des Empfanges der Sendung (2) umfasst; wobei die schriftliche Kennzeichnung (201, 202, 204) der Sendung (2) zumindest mit der Kennzeichnung und Adresse des Sendungsempfängers (201) und der erforderliche Rückbestätigung (202) des Empfanges der Sendung (2) erst auf dem Versandweg (3, 4, 5) erfolgt.