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Die
Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bearbeiten von mit einer fehlerhaften
Empfängeradresse
versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse
aus einem erfassten Abbild einer Sendungsoberfläche ermittelt wird.
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Adressfehler
liegen im Allgemeinen dann vor, wenn eine veraltete oder eine fortwährend ungültige Adresse
auf die Postsendungen aufgebracht wurde.
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Es
sind Verfahren bekannt, die eine Korrektur von veralteten Adressen
ermöglichen,
falls eine Nachsendeverfügung
des Adressaten vorliegt.
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So
geht aus der deutschen Offenlegungsschrift
DE 101 50 560 A1 ein von
der Anmelderin entwickeltes Verfahren zur Bearbeitung von Postsendungen
hervor, bei dem Adressangaben von Postsendungen ermittelt und mit
Adressangaben in einer veraltete und aktuelle Adressen enthaltenden
Datenbank verglichen werden. Durch die Datenbankabfrage erfolgt
eine Zuordnung der ermittelten Adressangaben zu geänderten
Adressangaben, die als neue Adressangaben auf die Postsendungen
aufgebracht werden.
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Die
deutsche Offenlegungsschrift
DE 196 44 163 A1 beschreibt ein Verfahren
zur online-Bearbeitung von weiterzuleitenden Sendungen. Bei dem
Verfahren werden Empfängername
und -adresse, Absenderadresse, Weiterleitungsaufschriften sowie
Rücksendevermerke
eines Zustellers auf einer Postsendung eingelesen, während sich
die Sendung in einem Zwischenspeicher befindet. Die Angaben zu dem
Empfänger
werden in einer Namen-Adress-Datenbank
und bei Nichtübereinstimmung
in einer Weiterleitungsdatei überprüft und die
den Zwischenspeicher verlassenden Sendungen werden gegebenenfalls
mit einer geänderten
Adresse und mit Weiterleitungshinweisen bedruckt. Auf jede durch
Erkennen einer Vorausverfügung
oder eines Zustellvermerks als Rücksendung
identifizierte Sendung wird zudem der Rücksendegrund, falls bekannt,
als Klartext auf die Sendungen aufgedruckt, und es wird für jede Sendung
ein Datenbankeintrag mit Absenderadresse und neuer sowie alter Empfängeradresse
erstellt. Falls der Absender dies wünscht, werden ihm regelmäßig Adressänderungsberichte übermittelt.
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Ferner
offenbart die internationale Patentanmeldung WO 02/093323 A2 ein
Verfahren, bei dem einem Absender einer Postsendung eine Benachrichtigung übermittelt
wird, wenn die Empfängeradresse
in einem Weiterleitungssystem geändert
wurde. Dabei werden die Postsendungen von dem Absender mit einem
Code versehen, der neben ihn und den Empfänger identifizierenden Angaben
ebenfalls eine Adresse enthält,
an die Benachrichtigungen über Änderungen
der Empfängeradresse
elektronisch übermittelt
werden.
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Die
bekannten Verfahren erlauben es, nachzusendende Postsendungen durch
einen Abgleich der auf der Postsendung befindlichen Empfängeradresse
mit in einer Nachsendedatenbank vorhandenen Adressen zu erkennen
und geänderte
Adressen zu ermitteln. Sie gestatten es ferner, den Absender automatisiert über die
Adressänderung
zu informieren.
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Es
liegen jedoch nicht bezüglich
aller Adressänderungen
Nachsendeverfügungen
vor, und zudem können
neben einem Fehler aufgrund einer Adressänderung weitere Adressmängel bestehen.
So kann der Empfänger
unbekannt verzogen oder verstorben sein, bzw. eine als Empfänger eingesetzte
Firma kann erloschen sein. Ferner kann es sich bei der auf eine
Postsendung aufgebrachten Empfängeradresse
um eine zu jeder Zeit ungültige
Adresse handeln.
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Eine
Bearbeitung von Sendungen mit diesen weiteren Adressmängeln ist
bei den beschriebenen Verfahren nicht vorgesehen.
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Zudem
bleiben das Schicksal von fehlerhaft adressierten Postsendungen
betreffende Vorausverfügungen
des Absenders weitgehend unberücksichtigt.
Es wird im Falle einer erkannten Weiterleitungsverfügung lediglich
ermittelt, ob die Sendung an den Absender zurückzusenden oder weiterzuleiten
ist.
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Der
Erfindung liegt somit die Aufgabe zugrunde, eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung
von Postsendungen mit Adressfehlern unter Berücksichtigung von Vorausverfügungen des
Absenders zu ermöglichen.
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Erfindungsgemäß wird diese
Aufgabe durch ein Verfahren nach dem Patentanspruch 1 gelöst.
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Die
Erfindung sieht insbesondere vor, dass ein Verfahren zum Bearbeiten
von mit einer fehlerhaften Empfängeradresse
versehenen Postsendungen, bei dem die fehlerhafte Empfängeradresse
aus einem erfassten Abbild einer Oberfläche der Postsendungen ermittelt
wird, so durchgeführt
wird, dass ein Informationen über
Vorausverfügungen
enthaltender Code auf der Oberfläche
der Postsendungen erfasst wird, die Vorausverfügungen anhand des erfassten
Codes ermittelt werden, die fehlerhafte Adresse mit Adressangaben
in wenigstens einer in Abhängigkeit
der Vorausverfügungen
aus einer Mehrzahl von Datenbanken ausgewählten Datenbank verglichen
werden und eine Weiterleitungsinformation in Abhängigkeit des Ergebnisses des Vergleichs
und in Abhängigkeit
der Vorausverfügungen
auf die Postsendungen aufgebracht wird.
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In
einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfahrens ist
es zudem vorgesehen, dass in Abhängigkeit
der Vorausverfügungen
eine Benachrichtigung über
das Ergebnis des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse
mit den Adressen in einer oder mehreren Datenbanken übermittelt
wird.
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Die
vorliegende Erfindung schafft damit ein vorteilhaftes Verfahren,
das bekannte Verfahren zur Nachadressierung bzw. Weiterleitung von
Sendungen dadurch erweitert, dass Vorausverfügungen des Absenders umfassend
bei der Bearbeitung berücksichtigt
werden. Der erfindungsgemäße Abgleich
fehlerhafter Empfängeradressen
mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken wird in Abhängigkeit
der Vorausverfügungen dynamisch
angepasst, so dass eine schnellstmögliche Durchführung des
Verfahrens gewährleistet
ist.
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Zweckmäßigerweise
beinhalten die Vorausverfügungen
dabei Angaben über
das von dem Absender gewünschte
Schicksal einer fehlerhaft adressierten Sendung sowie Angaben darüber, ob,
in welchem Umfang und in welcher Weise eine Benachrichtigung über den
Grund für
den Adressfehler übermittelt
werden soll.
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Die
Vorausverfügungen
werden vorteilhaft als Code auf die Postsendungen aufgebracht, um
eine Standardisierung zu erreichen und die Lesbarkeit in einem automatisierten
Bearbeitungsprozess zu erhöhen.
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In
einer bevorzugten Ausführungsform
der Erfindung handelt es sich bei dem die Vorausverfügungen enthaltenden
Code um einen Matrixcode, der neben den Vorausverfügungen zumindest
eine den Absender identifizierende Information und möglicherweise
weitere Angaben enthält.
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Die
möglichen
Sendungsschicksale beinhalten neben einer Zustellung aufgrund einer
korrigierten Empfängeradresse
ein Rücksenden
und ein Vernichten fehlerhaft adressierter Sendungen. Das Vernichten kommt
dabei nur für
Werbe- und Pressesendungen in Frage, die in großer Zahl als identische Sendungen
versandt werden und deren Absender keinen Wert auf ein Rücksenden
der Sendungen im Falle eines Adressfehlers legt.
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Erfindungsgemäß ist ein
Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse
mit Adressen in einer oder mehreren Datenbanken vorgesehen, um einen
Grund für
den Adressfehler zu ermitteln und die Adresse zu korrigieren.
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Der
Umfang des Abgleichs ergibt sich dabei anhand der Vorausverfügungen in
Abhängigkeit
der Angaben darüber,
welches Sendungsschicksal der Absender bei einem Adressfehler wünscht und
in welchem Umfang er Informationen über den Grund des Adressfehlers
erhalten möchte.
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Es
werden insbesondere folgende Adressfehler unterschieden:
- – Adressfehler,
die darauf zurückzuführen sind,
dass es sich bei der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse
um eine infolge eine Adressänderung
veraltete Adresse handelt, die durch eine neue Adresse ersetzt wurde,
oder um eine Adresse mit korrigierbaren orthographischen Mängeln.
- – Adressfehler,
die dadurch entstehen, dass der Empfänger verstorben bzw. die als
Empfänger
eingesetzte Firma erloschen ist und die sich ergeben, weil eine
zu jeder Zeit ungültige
Empfängeradresse
auf die Sendung aufgebracht wurde, oder bei denen der Grund für den Adressfehler
nicht ermittelt werden kann.
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Zum
Ermitteln eines Adressfehlers ist es besonders vorteilhaft, die
auf der Postsendung erfasste Empfängeradresse zunächst mit
Adressen in einer gültige
Adressen enthaltenden Datenbank zu vergleichen. Dieser Vergleich
wird vorzugsweise unabhängig
von den Vorausverfügungen
des Absenders vorgenommen.
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Anhand
des Vergleichs der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben
in der Datenbank mit gültigen
Adressen ist es zudem möglich,
Adressfehler zu korrigieren, die auf kleinere orthographische Mängel der
Adresse zurückzuführen sind.
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Nach
dem Korrigieren eines solchen Fehlers wird vorzugsweise eine Weiterleitungsinformation
in Form der korrigierten Adresse auf die Postsendung aufgebracht.
Falls die Vorausverfügung
die Übermittlung einer
Benachrichtigung über
eine Adressänderung
beinhaltet, wird zudem eine die fehlerhafte und die korrigierte
Empfängeradresse
beinhaltende Nachricht an eine anhand der Vorausverfügung spezifizierte
Adresse übermittelt.
Bei dieser Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische
Adresse, wie beispielsweise eine E-Mail-Adresse.
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Es
ist jedoch ebenfalls möglich,
die Benachrichtigung über
eine andere Benutzerschnittstelle, beispielsweise ein Webportal,
zur Verfügung
zu stellen.
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Sendungen,
die eine fehlerhafte und nicht durch einen Abgleich mit der gültige Adressen
enthaltenden Datenbank korrigierbare Empfängeradresse aufweisen, werden
nach dem Abgleich der Adresse mit den Adressen in der gültige Adressen
enthaltenden Datenbank einer weiteren Bearbeitung anhand des erfindungsgemäßen Verfahrens
zugeführt,
während
Sendungen, deren Empfängeradresse
mit einer der in dieser Datenbank enthaltenden Adressen übereinstimmt,
in einen gewöhnlichen
Bearbeitungsprozess zur Zustellung gelangen.
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In
einer besonders bevorzugten Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens
werden die fehlerhaften Empfängeradressen
dabei in Abhängigkeit
der Vorausverfügungen
mit Adressangaben in wenigstens einer Umzugsdatenbank verglichen,
welche veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält.
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Die
Datenbank kann dabei Angaben bezüglich
aller Adressänderungen
in einem bestimmten Gebiet umfassen und auch die Adressen einschließen, für die keine
Nachsendeverfügung
vorliegt. Es ist jedoch bevorzugt, zwei Umzugsdatenbanken einzurichten,
von denen die eine Datenbank Adressen enthält, für die eine Nachsendeverfügung vorliegt,
und von denen die andere Datenbank Angaben über Adressänderungen ohne Nachsendeverfügungen beinhaltet.
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Der
Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse
mit den Adressen in der Adressen mit bestehenden Nachsendeverfügungen beinhaltenden
Nachsendedatenbank wird nur dann nicht durchgeführt, wenn der Absender keinerlei
Benachrichtigung über
den Grund für
einen Adressfehler wünscht
und zudem verfügt
hat, dass die Sendung nicht nachgesandt sondern zurückgesandt
oder vernichtet werden soll (in diesem Fall wird das Nachsenden
trotz des Vorliegens einer Nachsendeverfügung unterdrückt). Ansonsten
wird dieser Vergleich durchgeführt,
insbesondere um einer eventuell bestehenden Nachsendeverfügung des
Empfängers nachzukommen.
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Ein
zusätzlicher
Vergleich der Empfängeradresse
mit den Adressen in der Adressänderungen
ohne Nachsendeverfügungen
enthaltenden Umzugsdatenbank wird dann durchgeführt, wenn die Vorausverfügungen eine
Benachrichtigung über
eine Adressänderung
enthalten.
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In
einer möglichen
Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, dass der Absender ein
Nachsenden von Sendungen im Falle einer bekannten neuen Adresse
des Empfängers
verfügt.
In diesem Fall wird ebenfalls ein Abgleich mit dieser Datenbank
vorgenommen.
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Ergibt
der Abgleich der fehlerhaften Empfängeradresse mit den veralteten
Adressen in einer der Umzugsdatenbanken eine Übereinstimmung, wird die der
veralteten Adressen zugehörige
neue Adresse ermittelt. Falls eine nicht durch Vorausverfügungen des
Absenders unterdrückte
Nachsendeverfügung
des Empfängers und/oder
eine Nachsendeverfügung
des Absenders besteht, wird auf die Postsendung eine Weiterleitungsinformation
in Form der neuen Adresse aufgebracht, und die Sendung wird an diese
Adresse zugestellt. Sehen die Vorausverfügungen ein Rücksenden
oder Vernichten der Sendung im Falle einer Adressänderung
vor, wird eine Weiterleitungsinformation in Form einer in den Vorausverfügungen angegeben
Rücksendeadresse
oder in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht,
und die Sendung wird an die Rücksendeadresse
zugestellt oder vernichtet. Die Rücksendeadresse kann dabei von
der Absenderadresse abweichen.
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Ferner
wird eine die veraltete und die neue Adresse enthaltende Benachrichtigung
an eine in den Vorausverfügungen
spezifizierte Adresse übermittelt,
wenn die Vorausverfügung
das Übermitteln
einer entsprechenden Benachrichtigung beinhaltet.
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In
einer weiteren sehr bevorzugten Durchführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens
wird die fehlerhafte Empfängeradresse
mit Adressen in einer Sterbedatenbank verglichen, die Adressen von
verstorbenen Empfängern
bzw. von erloschenen Firmen enthält.
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Dieser
Vergleich wird vorzugsweise dann durchgeführt, wenn sich aus der ermittelten
Vorausverfügung
ergibt, dass der Absender im Falle eines Adressfehlers auch dann über den
Grund des Fehlers informiert werden möchte, wenn keine Adressänderung
vorliegt. Ergibt der Vergleich eine Übereinstimmung der fehlerhaften
Empfängeradresse
mit einer in der Sterbedatenbank gespeicherten Adresse, so wird
eine Benachrichtigung darüber,
dass der Empfänger
verstorben bzw. die als Empfänger
eingesetzte Firma erloschen ist, an eine in der Vorausverfügung angegebene
Adresse übermittelt.
Je nach gewünschtem
Sendungsschicksal wird ferner eine Weiterleitungsinformation in
Form einer in der Vorausverfügung
angegebenen Rücksendeadresse oder
in Form eines Vernichtungsvermerks auf die Sendung aufgebracht.
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Eine
sehr vorteilhafte Durchführungsform
des erfindungsgemäßen Verfahrens
zeichnet sich ferner dadurch aus, dass ein Vergleich der fehlerhaften
Empfängeradresse
mit Adressen in einer zweiten Datenbank nach dem Vergleich der Empfängeradresse
mit Adressen in einer ersten Datenbank nur dann durchgeführt wird,
wenn der Vergleich anhand der ersten Datenbank keine Übereinstimmung
der Empfängeradresse
mit einer in dieser Datenbank beinhalteten Adresse ergeben hat.
Dieses Vorgehen trägt
erheblich zu einer schnellen Durchführung des erfindungsgemäßen Verfahrens
bei, da überflüssige Vergleiche
vermieden werden.
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Die
voranstehend dargestellten Durchführungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens
gestatten einen vollständig
automatisierten Ablauf, bei dem das Vorliegen eines Adressfehlers
bei einer fehlenden Übereinstimmung
der auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradresse mit Adressangaben
in einer Datenbank mit gültigen
Adressen erkannt wird.
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Selbstverständlich können aber
auch Sendungen, für
die durch einen Zusteller am Zustellort ein Adressfehler festgestellt
wird, einer Bearbeitung anhand des erfindungsgemäßen Verfahrens zugeführt werden.
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In
einer besonders bevorzugten Durchführungsform des Verfahrens werden
dabei das Abbild der die Empfängeradresse
enthaltenden Sendungsoberfläche
und der die Vorausverfügungen
enthaltende Code von dem Zusteller mit Hilfe eines Scanners erfasst
und an einen zentralen Server übermittelt.
Die Vergleiche der fehlerhaften Empfängeradresse mit den Adressangaben
in verschiedenen Datenbanken werden dann, wie vorangehend erläutert, im
Bereich des zentralen Servers vorgenommen, nachdem die Adressen
aus dem Abbild ermittelt wurden.
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Hierdurch
wird der Vorteil erzielt, dass ein Transport der Sendungen zu einem
Verteilzentrum bei der Bearbeitung zunächst entfällt und erst dann erfolgt,
wenn das Sendungsschicksal und die geänderte Adresse bekannt sind,
wobei diese von dem zentralen Server an einen von dem Zusteller
zu bedienenden Computer übermittelt
und von dem Zusteller, beispielsweise anhand eines mit der neuen
Adresse bedruckten Labels, auf die Postsendungen aufgebracht wird.
Für Sendungen,
die gemäß den Vorausverfügungen zu
vernichten sind, entfällt
jeder weitere Transport.
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Die
Möglichkeit
einer Übermittlung
der Abbilder der Sendungsoberfläche
und des Codes an einen zentralen Server trägt damit in hohem Maße zur Wirtschaftlichkeit
des Verfahrens bei.
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Wird
der Adressfehler durch einen Zusteller am Zustellort festgestellt,
ergibt sich darüber
hinaus die Möglichkeit,
Zustellvermerke zu erstellen und ebenfalls an den zentralen Server
zu übermitteln.
Diese können vorteilhaft
bei der Identifikation der durchzuführenden Datenbankabgleiche
und bei der Ermittlung ihrer Reihenfolge berücksichtigt werden. So kann
etwa – wenn
aufgrund der bestehenden Vorausverfügungen ein Adressabgleich mit
einer die Sterbedatenbank beinhaltenden Mehrzahl von Datenbanken
vorgenommen wird – der
Vergleich der fehlerhaften Empfängeradresse
mit den Adressangaben in der Sterbedatenbank vor allen anderen Datenbankabgleichen
vorgenommen werden, wenn der Zusteller in dem Zustellvermerk angibt,
dass der Empfänger
verstorben sein soll.
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Die
Erfindung stellt somit ein vorteilhaftes Verfahren bereit, das es
ermöglicht,
Vorausverfügungen
des Absenders bei der Bearbeitung von Postsendungen umfassend zu
berücksichtigen
und das sich durch eine schnelle und effektive Durchführung auszeichnet.
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Weitere
Vorteile und zweckmäßige Weiterbildungen
der Erfindung ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung bevorzugter
Ausführungsbeispiele
anhand der Figuren.
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Von
den Figuren zeigt
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1 ein
Schema mit dem Ablauf der Erkennung eines Adressfehlers und der Übergabe
von fehlerhaft adressierten Sendungen an ein Auswertesystem,
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2 ein
Schema des Ablaufs der Datenaufbereitung in dem Auswertesystem,
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3 ein
Schema des Ablaufs der Identifizierung relevanter Adressdatenabgleiche
und
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4 ein
Schema des Ablaufs der Bearbeitung der Sendungen in Abhängigkeit
des von dem Absender verfügten
Sendungsschicksals.
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Das
erfindungsgemäße Verfahren
sieht vor, dass Vorausverfügungen
des Absenders in Form eines Codes auf die Postsendungen aufgebracht
werden. Grundsätzlich
ist dafür
jeder maschinenlesbare Code geeignet, der eine ausreichende Menge
von Informationen tragen kann, wobei es möglich ist, dass der Code ausschließlich eine
den Absender identifizierende Angabe enthält und die Vorausverfügungen des
Absenders unter dieser Angabe in einer Datenbank hinterlegt sind
und abgerufen werden können.
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Es
ist jedoch besonders vorteilhaft, die Angabe von Vorausverfügungen in
ein PC-basiertes Verfahren zur Frankierung von Postsendungen zu
integrieren.
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Ein
derartiges von der Anmelderin entwickeltes Verfahren ist beispielsweise
in der deutschen Patentschrift
DE 100 20 566 C2 beschrieben, auf die hiermit
im Zusammenhang mit dem Verfahren verwiesen wird.
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Bei
dem für
die Frankierung verwendeten Code handelt es sich dabei um einen
Matrixcode (DMC), der Informationen über den Kunden, eine Identifikationsnummer
zur eindeutigen Identifikation einer Sendung, eine Abrechnungsnummer,
eine Angabe zur Freimachungsart und das Datum der Frankierung enthält. Der
Matrixcode ist dabei in geeigneter Weise verschlüsselt, um eine missbräuchliche
Nutzung des Frankierverfahrens zu verhindern.
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Innerhalb
dieses Matrixcodes (DMC) werden im Rahmen der vorliegenden Erfindung
Angaben über Vorausverfügungen des
Absenders aufgenommen. Diese beinhalten sowohl Angaben zu dem von
dem Absender im Falle des Auftretens eines Adressfehlers gewünschten
Sendungsschicksal als auch Angaben darüber, ob und in welchem Umfang
er Informationen über
den Grund für
den Adressfehler und/oder über
eine Adressänderung
zu erhalten wünscht.
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Der
Kunde sollte diese Leistungen dabei vorzugsweise von einem Zustellunternehmen
abonnieren und mit dem Zustellunternehmen einen entsprechenden Vertrag
schließen.
Eine missbräuchliche
Inanspruchnahme von Vorausverfügungen
durch Dritte kann dabei anhand des verschlüsselten Matrixcodes (DMC) ausgeschlossen
werden.
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Es
ist dabei vorgesehen, dass der Matrixcode (DMC) zumindest Angaben über die
von dem Kunden abonnierten Vorausverfügungen enthält. Das erfindungsgemäße Verfahren
ermöglicht
es jedoch auch, eine von der Absenderadresse verschiedene Rücksendeadresse
für fehlerhaft
adressierte Postsendungen anzugeben und es erfordert die Angabe
einer Adresse, zu der Benachrichtigungen übermittelt werden sollen, sofern die Übermittlung
gewünscht
wird. Die Vorausverfügungen
enthalten somit neben Angaben über
verschiedene Handlungen, die vorzunehmen sind, ebenfalls verschiedene
kundenspezifische Angaben, und werden in einem Vertrag zwischen
dem Kunden und dem Zustellunternehmen festgelegt.
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Es
ist dabei sinnvoll, die vollständige
Information über
die Vorausverfügungen
in einen die Rücksende- und
die Benachrichtigungsadresse enthaltenden Vertragsteil und einen
Teil mit Angaben darüber,
dass bestimmte Handlungen vorzunehmen sind, zu unterteilen, wobei
der letztgenannte Teil somit die von dem Kunden gewählte Kombination
der von dem Zustellunternehmen angebotenen Vorausverfügungen angibt.
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Der
Matrixcode (DMC) enthält
somit eine Identifikation der Variante der Vorausverfügung und
eine Identifikation des Vertragsteils.
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Dem
die Variante der Vorausverfügung
identifizierenden Teil des Matrixcodes (DMC) lässt sich somit entnehmen, welche
Handlungen von einem Zustellunternehmen beim Vorliegen eines Adressfehlers
vorzunehmen sind. Diese Handlungen betreffen zum einen das Schicksal
fehlerhaft adressierter Sendungen und zum anderen die Übermittlung
von Benachrichtigungen.
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Die
möglichen
Sendungsschicksale bestehen in
- – einer
Zustellung der Sendungen (wenn es sich bei dem Adressfehler um einen
korrigierbaren Mangel, wie beispielsweise einen korrigierbaren orthographischen
Fehler der Adresse handelt),
einer Nachsendung der Sendungen
(wenn der Adressfehler darauf zurückzuführen ist, dass eine veraltete Empfängeradresse
auf die Postsendungen aufgebracht wurde, für die eine neue Adresse und
eine Nachsendeverfügung
vorliegt),
- – einer
Retoure (Rücksendung)
der Sendung (wenn es sich bei der fehlerhaften Empfängeradresse
weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel noch um eine
veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle
einer Zustellung oder einer Vernichtung),
- – einer
Vernichtung der Sendungen, die durch die Anmelderin jedoch nur für Werbe-
und Pressesendungen und nicht für
Briefe angeboten wird (ebenfalls, wenn es sich bei der fehlerhaften
Empfängeradresse
weder um eine Adresse mit einem korrigierbaren Mangel, noch um eine
veraltete Adresse mit Nachsendeverfügung handelt bzw. anstelle
einer Zustellung oder einer Retoure).
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Die
möglichen
bezüglich
einer Benachrichtigung vorzunehmenden Handlungen bestehen in
- – einer Übermittlung
einer Benachrichtigung darüber,
dass ein Adressfehler vorliegt
- – einer Übermittlung
einer Benachrichtigung, die zusätzlich
Informationen über
eine Adressänderung
des Empfängers
enthält,
falls diese ermittelt wird oder
- – einer Übermittlung
einer Benachrichtigung, die zusätzlich
Angaben über
den Grund für
den Adressfehler enthält,
wenn keine Adressänderung
vorliegt.
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Die
Abstufungen im Umfang der Benachrichtigungen ergibt sich aus den
unterschiedlichen Bedürfnissen
der Kunden eines Zustellunternehmens.
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Dem
Vertragsteil des Matrixcodes (DMC) kann die Adresse entnommen werden,
an die Benachrichtigungen zu übermitteln
sind.
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Bei
der Adresse handelt es sich vorzugsweise um eine elektronische Adresse,
wie beispielsweise eine E-Mail-Adresse.
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Ferner
enthält
der Vertragsteil die Angabe der Rücksendeadresse, an die Retouren
zuzustellen sind. Bei dieser Adresse handelt es sich um eine gültige Postadresse,
die von der Absenderadresse abweichen kann.
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Es
besteht zudem die Möglichkeit,
dass ein Vertrag mehrere die voranstehend genannten Angaben enthaltende
Vertragsteile beinhaltet, wobei der Absender für jede Sendung individuell
den gewünschten
Vertragsteil angeben und somit die Rücksendeadresse und die Adresse
zur Übermittlung
von Benachrichtigungen für
jede Sendung individuell festlegen kann.
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Die
möglichen
Adressfehler können
im Hinblick auf das mögliche
Schicksal fehlerhaft adressierter Sendungen drei verschiedenen Gruppen
zugeordnet werden. Die erste Gruppe (Gruppe 1) umfasst dabei Adressfehler,
die auf einen korrigierbaren Mangel in der Anschrift, wie beispielsweise
eine orthographische Unzulänglichkeit,
zurückzuführen sind.
Der zweiten Gruppe (Gruppe 2) können
Adressfehler zugeordnet werden, die entstehen, weil eine veraltete
Adresse auf die Postsendung aufgebracht wurde, für die eine Weiterleitungs- bzw.
eine Nachsendeverfügung
zum Nachsenden der Sendung an eine geänderte Adresse vorliegt. Die
dritte Gruppe (Gruppe 3) beinhaltet alle Adressfehler, die weder
in Gruppe 1, noch in Gruppe 2 enthalten sind und umfasst damit Adressfehler,
die eine Zustellung der Sendungen zu einer anhand der aufgebrachten
Empfängeradresse
ermittelten Zieladresse verhindern. Solche Adressfehler entstehen,
wenn es sich bei der Empfängeradresse
um eine veraltete und durch eine neue Adresse ersetzte Adresse handelt,
für die
keine Nachsendeverfügung
vorliegt, wenn der Empfänger
verstorben bzw. die als Empfänger
eingesetzte Firma erloschen ist oder wenn der Empfänger unbekannt
verzogen ist.
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Im
Hinblick auf einen möglichen
Umfang der Benachrichtigung über
den Grund für
einen Adressfehler bzw. über
eine Adressänderung
kann die Gruppe 3 freilich weiter unterteilt und in eine Gruppe
3a und in einer Gruppe 3b differenziert werden. Der Gruppe 3a werden
dabei Adressfehler zugeordnet, die sich infolge des Aufbringens
einer veralteten Adresse ergeben, für die eine geänderte Adresse
ermittelt werden kann, und die Gruppe 3b umfasst Adressfehler, die
sich aufgrund fehlerhafter Adressen ergeben, die nicht korrigiert
werden können
und für
die keine Adressänderung
ermittelt werden kann.
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Ferner
sind bezüglich
der möglichen
Sendungsschicksale der Sendungen verschiedene Sendungsarten zu unterscheiden.
Die Anmelderin differenziert dabei üblicherweise zwischen gewöhnlichen
Briefsendungen (BS), Werbesendungen mit Umhüllung (Wm), Werbesendungen
ohne Umhüllung
(Wo) und Pressedistributionen (PD), die Zeitungen oder Zeitschriften
beinhalten.
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In
den folgenden Tabellen sind beispielhaft einige Varianten von Kombinationen
der Vorausverfügungen
für die
verschiedenen Adressfehler und Sendungsarten dargestellt. Dabei
wird in den Tabellen das Sendungsschicksal angegeben und ein Vermerk
darüber,
ob eine Benachrichtigung an den Absender übermittelt wird. Bei Adressfehlern
aus der Gruppe 1 oder der Gruppe 2 beinhaltet die Benachrichtigung
die alte und die korrigierte bzw. geänderte Adresse des Empfängers. Bei
Adressfehlern aus der Gruppe 3 sind – in Abhängigkeit der Vorausverfügungen – Benachrichtigungen
verschiedenen Inhalts möglich.
Dies wird an dieser Stelle jedoch noch nicht berücksichtigt, da in den Tabellen
insbesondere die möglichen
Sendungsschicksale dargestellt werden sollen. Somit wird das Übermitteln
einer Benach richtigung in der Tabelle, unabhängig vom Inhalt der Benachrichtigung,
mit dem Zusatz "+
Info" gekennzeichnet,
und die Gruppe 3 wird nicht in die Gruppen 3a und 3b unterteilt.
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In
der Variante 1 lassen sich durch Vorausverfügungen für verschiedene Sendungsarten
und verschiedene Adressfehler die folgenden Sendungsschicksale und
Benachrichtigungen generieren:
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Eine
mögliche
Variante 2 unterscheidet sich von der Variante 1 dadurch, dass keine
Benachrichtigungen an den Absender übermittelt werden. Diese entspricht
weitgehend dem Vorgehen in dem Fall, in dem keine Vorausverfügungen des
Absenders vorliegen, beinhaltet jedoch die Möglichkeit, anhand der Vorausverfügungen eine
von der Absenderadresse abweichende Rücksendeadresse anzugeben. Eine
Variante 3 wird vorzugsweise nur für Werbesendungen mit Umhüllung (Wm)
angeboten und entspricht der Variante 1 für Briefe (BS).
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Die
Variante 4 kann für
Briefe (BS) und für
Werbesendungen mit Umhüllung
(Wm) in Anspruch genommen werden. Sie ergibt sich in der folgenden
Weise:
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Eine
mögliche
Variante 5 für
Werbesendungen mit und ohne Umhüllung
(Wm und Wo) beinhaltet folgende Kombinationen:
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Die
dargestellten Varianten sind dabei jedoch nur beispielhaft zu verstehen.
Grundsätzlich
kann jede mögliche
Kombination von Vorausverfügungen
für jede
Sendungsart realisiert werden. Es sollte jedoch eine sinnvolle und
gesetzeskonforme Kombination gewählt
werden.
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Neben
der Markierung der Postsendungen mit dem die Vorausverfügungen enthaltenden
Matrixcode (DMC) ist es ebenfalls vorteilhaft, wenn zumindest ein
Teil der Vorausverfügungen
in Klarschrift auf die Postsendungen aufgebracht wird oder wenn die
Postsendungen mit einem klarschriftlichen Vermerk darüber versehen
werden, dass Vorausverfügungen
bestehen. Dieser Vermerk kann beispielsweise lediglich einen einzelnen
Buchstaben – beispielsweise
ein großes "P" – enthalten.
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Die
klarschriftliche Aufbringung der Vorausverfügungen oder des Vermerks erlaubt
es einem Zusteller, zumindest das Vorhandensein von Vorausverfügungen ohne
Hilfsmittel zu erkennen.
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Zur
Beförderung
von Postsendungen vom Aufgabeort zum Zustellort ist es bei der Anmelderin
wie bei den meisten Zustellunternehmen vorgesehen, dass die Postsendungen
zunächst
von dem Aufgabeort zu einem Briefzentrum transportiert werden, in
dem für
eine größere Region
bestimmte Briefe gesammelt werden. In dem Briefzentrum werden die
Sendungen sortiert und zu lokalen Zustellstützpunkten transportiert, wo
sie an einen Zusteller übergeben
und von diesem ausgeliefert werden.
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Adressfehler
können
dabei sowohl von dem Zusteller bei der Vorbereitung oder während des
Zustellgangs, als auch bei der Sortierung der Sendungen in einem
Briefzentrum erkannt werden.
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In
der 1 wird der Ablauf der Erkennung eines Adressfehlers
und der Übergabe
von fehlerhaft adressierten Sendungen bzw. von Sendeberichten an
ein Auswertesystem dargestellt, das eine Bearbeitung der Sendungen
bzw. der Sendungsdaten nach dem erfindungsgemäßen Verfahren vornehmen kann.
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Zunächst werden
die Sendungen dabei entweder in einem Briefzentrum angeliefert oder
einem Zusteller in einem Zustellstützpunkt übergeben (105 oder 105').
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In
dem Briefzentrum, in dem eine automatisierte Bearbeitung der Postsendungen
in einer Sortiereinrichtung erfolgt, können zur Erkennung von Adressfehlern
die auf die Postsendungen aufgebrachten Empfängeradressen automatisiert
eingelesen und mit Adressangaben in einer Datenbank verglichen werden,
die alle gültigen
Adressen der dem Briefzentrum zugeordneten Region enthält.
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Stimmt
die eingelesene Empfängeradresse
mit keiner der in der Datenbank enthaltenen Adressen überein,
so liegt ein Adressfehler vor (110).
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Die
Datenbank sollte dabei ebenfalls – mit einem entsprechenden
Vermerk – veraltete
Adressen beinhalten, für
die eine Nachsendeverfügung
vorliegt. Ferner sollte die Sortiereinrichtung über ein System verfügen, das
in der Lage ist, erfasste fehlerhafte Adressen anhand der Angaben
in der Datenbank zu korrigieren. Damit lassen sich Adressfehler
aus den Gruppen 1 und 2 in der Sortiereinrichtung unterscheiden,
und die Fehler lassen sich somit einer der Gruppen 1 bis 3 zuordnen.
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Nach
dem Erkennen eines Adressfehlers und der Zuordnungen der Adressfehler
wird der Matrixcode eingelesen und ausgewertet, um das Vorhandensein
von Vorausverfügungen
zu erkennen (115).
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Werden
keine Vorausverfügungen
erkannt (120), wird die Sendung der Bearbeitung nach einem
hier nicht näher
zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125).
-
Liegt
hingegen eine Vorausverfügung
vor (130), so wird zunächst
ermittelt, ob es sich um eine zu vernichtende Sendung handelt oder
ob ein Adressfehler der Gruppe 1 vorliegt (135).
-
Handelt
es sich nicht um eine zu vernichtende Sendung und liegt kein Adressfehler
der Gruppe 1 vor (140), so wird die Sendung mit einem entsprechenden
Vermerk darüber
versehen, dass es sich um einen Adressfehler der Gruppe 2 oder der
Gruppe 3 handelt (145). Die Sendungen werden dann entsprechend
ihres Vermerks an unterschiedlichen Stellen ausgeschleust (150)
und in getrennten Strömen
dem Auswertesystem zugeführt
(155).
-
In
einer anderen Ausgestaltung der Erfindung ist es ebenfalls möglich, die
Sendungen unter einer Identifikationsnummer in einem Zwischenspeicher
einzulagern und die erfassten Adressen zusammen mit den erfassten
Vorausverfügungen
an das Auswertesystem zu übermitteln,
so dass ein weiterer Transport der Sendungen zunächst entfallen kann.
-
Wenn
es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine Sendung mit
einem korrigierbaren Adressfehler der Gruppe 1 handelt (160),
werden die erfassten Adressen und der erfasste Matrixcode (DMC) in
einem Sendungsdatensatz gespeichert, und dem Sendebericht wird ein
Vermerk darüber
hinzugefügt,
welcher der Gruppen 1 bis 3 der Adressfehler zugeordnet wurde (165).
-
Der
Sendebericht wird elektronisch an das Auswertesystem übermittelt
(170) und enthält
vorteilhafterweise neben der erkannten Adresse auch ein Abbild der
fehlerhaften Empfängeradresse.
Dieses kann später an
den Absender übermittelt
werden und erleichtert diesem eine Korrektur der Adresse, falls
diese nicht oder nur unzureichend automatisiert eingelesen werden
kann.
-
Nachfolgend
wird überprüft, ob die
Sendung zu vernichten ist oder ob sie aufgrund der Korrektur der Empfängeradresse
zugestellt werden kann (175), und entsprechend dem Ergebnis
wird die Sendung mit einem Vermerk darüber versehen, dass sie zu vernichten
ist (190), oder sie wird anhand der korrigierten Adresse dem
Standardzustellverfahren zugeführt
(180) und zugestellt (185). Die einen Vernichtungsvermerk
tragenden Sendungen werden aus dem Bearbeitungsprozess ausgeschleust
und vernichtet (195).
-
Diese
Erkennung läuft ähnlich zu
der voranstehend erläuterten
Erkennung in einem Briefzentrum ab und ist ebenfalls anhand von 1 dargestellt.
-
Der
Zusteller kann dabei neben Adressfehlern auch andere Gründe für eine Unzustellbarkeit
von Postsendungen ermitteln und angeben. Solche Gründe sind,
dass die Annahme der Sendung verweigert wurde oder dass die Sendung
nicht aus einem Postfach abgeholt wurde.
-
Bei
seiner Vorbereitung oder während
des Zustellgangs wird ein Adressfehler bzw. eine Unzustellbarkeit
von dem Zusteller erkannt (110'), indem er feststellt, dass der
Empfänger
unter der angegeben Adresse nicht auszumachen ist bzw. die Sendung
nicht angenommen oder nicht abgeholt wird. Der Zusteller kann dabei unterscheiden,
ob es sich bei einem Adressfehler um einen Mangel in der Adresse
handelt, ob ein Adressfehler aufgrund einer Adressänderung
mit Nachsendeverfügung
vorliegt oder ob andere Gründe
für den
Adressfehler vorliegen. Einen Adressfehler aufgrund einer Adressänderung
mit Nachsendeverfügung
identifiziert der Zusteller dabei anhand eines Vergleichs der Empfängeradresse
mit Angaben in einer sogenannten Nachsendemerkkarte, die Informationen über die
Nachsendeverfügung
enthält.
-
Andere
Gründe
für eine
Unzustellbarkeit sind beispielsweise, dass der Empfänger verstorben
bzw. die als Empfänger
eingesetzte Firma erloschen ist oder dass der Empfänger verzogen
ist und keine Nachsendeverfügung
für seine
Adresse vorliegt. Diese Gründe
können
damit der Gruppe 3 zugeordnet werden.
-
Im
nächsten
Schritt (115')
stellt der Zusteller anhand des in Klarschrift auf die Sendungen
aufgebrachten Vermerks oder anhand der in Klarschrift aufgebrachten
Vorausverfügungen
fest, ob für
die Sendung Vorausverfügungen
vorliegen. Ist dies nicht der Fall (120'), wird die Sendung der Bearbeitung
gemäß einem
hier nicht näher
zu beschreibenden Standardverfahren zugeführt (125').
-
Erkennt
der Zusteller das Vorhandensein von Vorausverfügungen (130'), entscheidet
er in Abhängigkeit
der vorliegenden Sendungsart und des vorliegenden Adressfehlers über die
weitere Bearbeitung der Sendung (135').
-
Handelt
es sich bei der fehlerhaft adressierten Sendung weder um eine zu
vernichtende Sendung – typischerweise
eine Werbesendung ohne Umhüllung
(Wo) oder eine Pressedistribution (PD) -, noch um eine Sendung,
die einen korrigierbaren Adressfehler aus der Gruppe 1 aufweist
(140'),
so wird die Sendung in Abhängigkeit
der Art des Adressfehlers für
eine weitere Bearbeitung in dem Auswertesystem zur Durchführung des
erfindungsgemäßen Verfahrens
vorbereitet (145').
Vorzugsweise werden dabei die Sendungen, für die Nachsendeaufträge vorliegen,
von den übrigen
Sendungen getrennt, auf die ein Zustellvermerk betreffend den durch
den Zusteller ermittelten Grund des Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit
aufgebracht (150')
wird.
-
Zustellvermerke
beinhalten je nach Adressfehler bzw. Grund für eine Unzustellbarkeit die
folgenden Angaben:
- – Empfänger/Firma unter der angegebenen
Adresse nicht zu ermitteln,
- – Annahme
der Sendung durch den Empfänger
verweigert,
- – Sendung
wurde nicht abgeholt,
- – Empfänger soll
verstorben sein / Firma soll erloschen sein.
-
Dabei
ist es vorteilhaft, jedoch nicht notwendig, die Zustellvermerke
in codierter Form auf die Sendungen aufzubringen, um eine bessere
Maschinenlesbarkeit zu erreichen als bei Vermerken in Klarschrift
gewährleistet
werden kann. Dies erfordert jedoch einen entsprechenden Drucker
in den Zustellstützpunkten.
-
Es
ist daher ebenso möglich,
dass der Zusteller ein Label auf die Sendungen aufbringt, auf dem
er den in Frage kommenden Grund für den Adressfehler bzw. für die Unzustellbarkeit
ankreuzt.
-
Die
derart vorbereiteten Sendungen werden dann zu dem Auswertesystem
transportiert und diesem wiederum in zwei getrennten Sendungsströmen zugeführt (155').
-
Handelt
es sich um eine zu vernichtende Sendung oder um eine Sendung mit
einem korrigierbaren Adressfehler (160'), werden der die Vorausverfügungen enthaltende
Matrixcode (DMC) und ein Abbild der fehlerhaften Empfängeradresse
mit Hilfe eines Scanners erfasst, und über Funktionstasten werden
Zustellvermerke mit dem durch den Zusteller ermittelten Grund für den Adressfehler
in einem Computer eingegeben (165').
-
Es
wird ein die erfassten und eingegebenen Angaben enthaltender Sendungsdatensatz
erstellt und elektronisch an das Auswertesystem zur Durchführung des
erfindungsgemäßen Verfahrens übermittelt
(170').
-
Im
nächsten
Schritt prüft
der Zusteller die Zustellbarkeit (175'), stellt die anhand einer korrigieren Adresse
zustell baren Sendungen zu (180' und 185') und vernichtet die Sendungen,
die er anhand der Vorausverfügung
oder der Sendungsart als zu vernichtende Sendungen identifiziert
hat und deren Adresse nicht korrigiert werden kann (190' und 195').
-
Der
Ablauf der Datenerfassung und Aufbereitung im Bereich der Auswerteeinheit
wird in 2 veranschaulicht.
-
Der
Auswerteeinheit werden, wie beschrieben, die elektronischen Sendungsdatensätze der
Sendungen übermittelt
(210), die trotz des Adressfehlers zugestellt oder die
vernichtet werden. Der Sendebericht enthält den Matrixcode (DMC), das
erfasste Abbild der fehlerhaften Adresse und eventuell Angaben über die
fehlerhafte Adresse selbst sowie eventuell einen Zustellvermerk über den
Grund für
den Adressfehler bzw. den Grund für die Unzustellbarkeit. Die
Sendeberichte werden dem Auswertesystem von der Sortiereinrichtung
des Briefzentrums oder von dem in dem Zustellstützpunkt befindlichen Computer
des Zustellers übermittelt
(205).
-
Fehlerhaft
adressierte unzustellbare Sendungen mit einem nicht korrigierbaren
Adressfehler – einschließlich der
Sendungen, für
die eine Nachsendeverfügung
vorliegt – werden
zu der Auswerteeinheit transportiert (215), wobei Sendungen,
für die
eine Nachsendeverfügung
vorliegt, getrennt von den übrigen
Sendungen angeliefert werden.
-
Im
Bereich der Auswerteeinheit werden dann zunächst der die Vorausverfügungen enthaltende
Matrixcode (DMC) sowie ein Abbild eines das Adressfeld beinhaltenden
Teils der Sendungsoberfläche
erfasst, und es wird ein Sendungsdatensatz für jede Sendung erzeugt, in
dem diese Angaben gespeichert und zur weiteren Bearbeitung abgelegt
werden. Der Sendungsdatensatz beinhaltet ebenfalls einen Vermerk
darüber,
ob es sich um eine Sendung handelt, für deren Empfängeradresse
eine Nachsendeverfügung
vorliegt, wobei das Vorliegen einer Nachsendeverfügung anhand
der Zugehörigkeit
der Sendungen zu dem entsprechenden Sendungsstrom ermittelt werden
kann.
-
Die
Sendungen werden während
der Bearbeitung des Sendungsdatensatzes in einem Zwischenspeicher
gespeichert, in dem sie, beispielsweise unter der in dem Matrixcode
(DMC) beinhalteten oder einer neu zu vergebenden Identifikationsnummer,
gespeichert werden.
-
Die
Auswerteeinheit verfügt
nun für
alle zu bearbeitenden Sendungen über
einen Sendungsdatensatz, der zumindest den Matrixcode (DMC) und
ein Abbild der Empfängeradresse
beinhaltet. Die von dem Zustellstützpunkt an das Auswertesystem
gelieferten Sendungsdatensätze
bzw. die Sendungsdatensätze
für die
von dem Zustellstützpunkt
zu der Auswerteeinheit transportierten Sendungen enthalten zudem
Zustellvermerke über
den Grund für
den Adressfehler bzw. der Unzustellbarkeit. Die von der Sortiereinheit
an das Auswertesystem übertragenen
Sendungsdatensätze
beinhalten stattdessen neben dem Abbild der Empfängeradresse auch die Empfängeradresse
selbst, die mittels einer OCR- und/oder Videocodiereinrichtung der
Sortiereinheit aus dem Abbild ermittelt wurde.
-
Durch
Fehler in den vorgelagerten Systemen kann es dazu kommen, dass innerhalb
der Auswerteeinheit mehrere Sendeberichte für eine Sendung vorliegen. So
können
beispielsweise Dubletten in den Datensätzen durch einen nicht erkannten
doppelten Scannvorgang in einem Zustellstützpunkt entstehen.
-
Im
Bereich der Auswerteeinheit erfolgt daher eine Dublettenprüfung, um
die Daten von Dubletten zu bereinigen (225). Dies geschieht
vorzugsweise auf der Basis des in den Sendungsdaten sätzen enthaltenen Matrixcodes
(DMC) und insbesondere anhand der in dem Matrixcode (DMC) enthaltenen
Identifikationsnummer, die zu diesem Zweck für jeden zu bearbeitenden Sendungsdatensatz
erfasst und in einer Datei gespeichert wird.
-
Zur
Dublettenerkennung wird die in einem Sendungsdatensatz enthaltene
Identifikationsnummer mit den Identifikationsnummern in der Datei
verglichen. Ist die Nummer bereits in der Datei enthalten, so handelt es
sich bei dem Sendungsdatensatz um eine Dublette; diese werden ausgesteuert
(235) und nicht weiter bearbeitet.
-
Handelt
es sich bei dem zu bearbeitenden Sendungsdatensatz nicht um eine
Dublette (240), wird der Datensatz nach dem Speichern der
Identifikationsnummer auf Verwertbarkeit geprüft (245). Dabei werden
die zu dem Absender gehörenden
und bei Vertragsschluss gespeicherten Daten anhand der Angaben in
dem Matrixcode (DMC) ermittelt. Sind keine Kundendaten vorhanden
(250), wird der Sendebericht ebenfalls ausgeschleust (255)
und nicht weiter bearbeitet. Der Überprüfungsschritt (245)
dient vor allem dazu, eine missbräuchliche Nutzung des Matrixcodes
(DMC) durch Dritte auszuschließen
bzw. zu erkennen.
-
Konnte
der Sendebericht eindeutig einem Absender bzw. einem Kunden zugeordnet
werden (260), werden die Abbilder der Empfängeradresse
aus den Sendungsdatensätzen
einer Adresserkennung zugeführt (265),
falls diese nicht bereits in einem vor-angegangenen Bearbeitungsschritt
durchgeführt
wurde. Die Erkennung wird dabei vorzugsweise durch eine Adressdatensätze liefernde
OCR-Einheit vorgenommen (285), der eine manuelle Erkennung
der Adresse durch eine Bearbeitungskraft nachgeschaltet werden kann,
wenn die OCR-Erkennung kein eindeutiges Erkennungsergebnis liefert.
-
Nach
diesen Schritten beinhalten alle Sendungsdatensätze neben dem Abbild der Empfängeradresse auch
die erkannte Empfängeradresse
selbst.
-
In
Abhängigkeit
der durch den Matrixcode (DMC) angegebenen Vorausverfügungen werden
nun die relevanten Adressendatenabgleiche identifiziert (280),
und der Vergleich der erfassten Empfängeradresse mit den Adressen
in einer oder mehreren Datenbanken (285) wird durchgeführt. Der
detaillierte Ablauf des Schritts (280) wird nachfolgend
ausführlich
anhand der 3 erläutert.
-
Nach
dem Adressdatenabgleich liegen, je nach dem von dem Absender anhand
der Vorausverfügungen
gewünschten
Umfang der Benachrichtigung, eine geänderte Zustelladresse und/oder
der Grund für
den Adressfehler bzw. für
die Unzustellbarkeit vor. Der Sendebericht wird durch diese Informationen
ergänzt
(290) und weiterverarbeitet (295).
-
Dem
anhand der 3 zu beschreibende Adressdatenabgleich
gehen die Auswertung des Matrixcodes (305) und die Auswertung
der Zustellvermerke (310) voraus, soweit diese vorhanden
sind. Im nächsten Schritt
wird überprüft (315),
ob ein Datenbankabgleich vorzunehmen ist.
-
Dies
ist nicht der Fall für
Sendungen, für
die kein Nachsendeauftrag vorliegt bzw. für die keine Nachsendung aufgrund
einer entsprechenden Vorausverfügung
vorgenommen wird und für
die entweder keine Benachrichtigung zu übermitteln ist oder für welche
die Benachrichtigung lediglich einen Hinweis darauf enthalten soll,
dass die Sendung nicht zugestellt werden kann. Die zu diesen Sendungen
gehörenden
Sendungsdatensätze
werden im Schritt 320 weiterbearbeitet, in dem überprüft wird,
ob die Sendungen an eine in den Vorausverfügungen spezifizierten Adresse
zurückzusenden
oder zu vernichten sind.
-
Wird
eine Rücksendeadresse
erkannt, wird diese als neue Adresse in dem Sendungsdatensatz kenntlich
gemacht, und der Sendungsdatensatz wird der weiteren Bearbeitung übergeben
(350).
-
Wird
anhand der Vorausverfügungen
ermittelt, dass die Sendung zu vernichten ist, wird dies in dem Sendungsdatensatz
kenntlich gemacht, und der Sendungsdatensatz wird ebenfalls der
weiteren Bearbeitung übergeben.
-
Falls
in Schritt 315 die Notwendigkeit eines Datenbankabgleichs
festgestellt wurde (325), wird ein Auftrag für die vorzunehmenden
Datenbankabgleiche generiert (335). Dabei werden neben
dem Umfang, in dem eine Benachrichtigung zu erstellen ist, ebenfalls
die Zustellvermerke berücksichtigt,
falls diese in dem Sendebericht enthalten sind.
-
Zur
Datenbankrecherche stehen folgende Datenbanken zur Verfügung:
- – Eine
Datenbank (A, LOS-Datenbank) die ein Verzeichnis (LOS-Verzeichnis) aller
gültigen
Postleitzahlen, Orte und Straßen
mit Hausnummern enthält,
- – eine
Nachsendedatenbank (B), die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren
Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs geändert hat und die eine Nachsendung
von an ihre veraltete Adresse adressierten Sendungen verfügt haben,
wobei die Nachsendedatenbank (B) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der
Empfänger
einer Weitergabe seiner Adresse an Dritte zustimmt oder nicht,
- – eine
Umzugsdatenbank (C), die veraltete und neue Adressen von Empfängern enthält, deren
Adresse sich, etwa infolge eines Umzugs, geändert hat, und die keine Nachsendung
verfügt
haben, wobei die Umzugsdatenbank (C) ebenfalls Angaben darüber enthält, ob der
Adressinhaber der Weitergabe seiner geänderten Adresse zustimmt oder
nicht,
- – eine
Sterbedatenbank (D), die Adressen von verstorbenen Empfängern und
erloschenen Firmen enthält,
- – eine
Referenzdatenbank (E), die ein Verzeichnis aller gültigen Postadressen
enthält
und
- – eine
Unzustellbaren-Datenbank (F), die ein Verzeichnis mit ungültigen Adressen
enthält,
das beispielsweise veraltete Adressen von Empfängern umfasst, deren neue Adresse
bzw. deren Schicksal nicht bekannt ist.
-
Bei
der Generierung der Aufträge
zur Recherche in den verschiedenen Datenbanken wird neben der Angabe,
welche Datenbanken zu durchsuchen sind, ebenfalls die Reihenfolge
festgelegt, in der die Datenbanken abgefragt werden.
-
In
der folgenden Tabelle sind dabei Vorausverfügungen und Zustellvermerke
und die in Abhängigkeit der
Vorausverfügungen
und Zustellvermerke abzufragenden Datenbanken in der jeweils vorgesehenen
Reihenfolge angegeben. Das Vorliegen einer Nachsendeverfügung, das
sich aus der Zugehörigkeit
der Sendungen zu einem bestimmten Sendungsstrom ergibt, wird dabei
als Zustellvermerk in die Tabelle aufgenommen.
-
In
die Tabelle wurden somit die folgenden Zustellvermerke im Hinblick
auf den Datenbankabgleich aufgenommen:
- – Za: Empfänger/Firma
unter der angegebenen Adresse nicht zu ermitteln oder kein Zustellvermerk
- – Zb:
Annahme der Sendung durch den Empfänger verweigert oder Sendung
wurde nicht abgeholt
- – Zc:
Empfänger
soll verstorben sein / Firma soll erloschen sein
- – Zd:
Nachsendeantrag liegt vor
-
Im
Hinblick auf die vorzunehmenden Datenbankvergleiche werden in der
Tabelle die folgenden Varianten von Vorausverfügungen unterschieden:
- – Va:
Nachsendung bei Vorliegen einer Nachsendeverfügung und entweder keine Übermittlung
einer Benachrichtigung oder lediglich Übermittlung einer Benachrichtigung
darüber,
dass die Sendung nicht an die auf der Sendung angegebene Empfängeradresse
zugestellt werden kann.
- – Vb:
Nachsenden, Rücksenden
oder Vernichten der Sendung und Übermittlung
einer Benachrichtigung über
eine geänderte
Adresse des Empfängers,
jedoch nicht über
den Grund für
den Adressfehler, wenn keine Adressänderung vorliegt.
- – Vc:
Nachsenden, Rücksenden
oder Vernichten der Sendung und Übermittlung
einer Benachrichtigung über
eine Adressänderung
des Empfängers
und über
den Grund für
den Adressfehler falls keine Adressänderung vorliegt.
-
Für die verschiedene
Zustellvermerke und die verschiedenen Vorausverfügungen werden folgende Datenbankabgleiche
durchgeführt:
-
Der
Vergleich der Empfängeradresse
mit den Adressen in den Datenbanken wird dabei vorzugsweise so durchgeführt, dass
kein weiterer Vergleich vorgenommen wird, wenn der Vergleich bei
einer Datenbank eine Übereinstimmung
ergeben hat.
-
Die
in eckigen Klammern angegeben Vergleiche in den Datenbanken E und
F können
vorgenommen werden, um Fehler in den vorangegangenen Bearbeitungsschritten
oder in den vorangegangenen Vergleichen zu erkennen bzw. einen aus
einem unbekannten Grund resultierenden Adressfehler zu verifizieren.
-
Eine
weitere, jedoch mit einem wesentlich geringeren Aufwand verbundene Überprüfung der
Resultate vorangegangener Verfahrensschritte wird zu Beginn aller
Datenabgleiche in Form des Vergleichs der Empfängeradresse mit den Informationen
in der Datenbank A vorgenommen. Adressfehler, die darauf zurückzuführend sind,
dass Postleitzahl, Ort, Straße
oder Hausnummer der Empfängeradresse
nicht existieren bzw. in ihrer Zusammenstellung ungültig sind,
können
auf diese Weise ermittelt werden. Liegt ein solcher Fehler vor, müssen die
nachfolgenden Abgleiche mit den wesentlich umfangreicheren Datenbanken
nicht vorgenommen werden.
-
Beim
Vorliegen des Zustellvermerks Za werden die Datenbanken entsprechend
den an den Empfänger
zu übermittelnden
Informationen ausgewählt
und die Reihenfolge der Abgleiche ergibt sich aus der Wahrscheinlichkeit
für eine Übereinstimmung
infolge der Größe der Datenbanken.
-
Liegt
der Zustellvermerk Zb vor, wird kein Datenbankabgleich vorgenommen,
da der Grund für
die Unzustellbarkeit klar ist und kein Adressfehler vorliegt. Dieser
würde gesondert
von dem Zusteller vermerkt werden.
-
Beim
Vorliegen des Zustellvermerks Zc schließt sich der Vergleich der Empfängeradresse
mit den Adressen in der Sterbedatenbank auch dann direkt an den
Vergleich mit der Datenbank A an, wenn die Information darüber, dass
der Empfänger
verstorben ist, nicht an den Absender zu liefern ist. Aufgrund des
Zustellvermerks, nach dem der Empfänger verstorben sein soll,
ist jedoch die Wahrscheinlichkeit dafür, dass der Abgleich mit der
Sterbedatenbank eine Übereinstimmung
ergibt, sehr groß.
-
Bezüglich des
Zustellvermerks Zd ergibt sich die Reihenfolge in ähnlicher
Weise anhand der hohen Wahrscheinlichkeit für das Vorliegen einer Nachsendeverfügung infolge
des Zustellvermerks.
-
Die
Ergebnisse der vorgenommenen Datenbankabgleiche werden in dem Sendebericht
gespeichert (345), wobei eine geänderte Adresse des Empfängers nur
dann in den Sendungsdatensatz aufgenommen wird, wenn der Adressinhaber
einer Weitergabe der Adresse an Dritte zugestimmt hat. Besteht diese
Zustimmung nicht, enthält
der Sendungsdatensatz einen Vermerk darüber, dass der Empfänger eine
geänderte Adresse
besitzt, diese jedoch nicht mitgeteilt werden darf.
-
Der
Sendungsdatensatz enthält
nun die vollständige
Information zur Weiterverarbeitung der Sendung und zur Benachrichtigung
des Kunden.
-
Er
umfasst dabei insbesondere Weiterleitungsinformationen für die Sendung,
die eine geänderte
Zustelladresse oder einen Vernichtungshinweis beinhaltet. Die den
Weiterleitungshinweisen entsprechende Behandlung der Sendungen wird
anhand von 4 erläutert.
-
Nach
der Lieferung (405) des Sendeberichts wird anhand der Vorausverfügungen und
der Ergebnisse der Datenbankabgleiche überprüft (410), welche weiteren
Bearbeitungsschritte für
die Sendung vorzunehmen sind.
-
Enthält der Sendungsdatensatz
eine geänderte
Adresse des Empfängers
sowie einen Vermerk auf eine Nachsendeverfügung des Empfängers und
hat der Absender anhand der Vorausverfügung einem Nachsenden der Sendung
zugestimmt, so wird ein Adresslabel mit der neuen Adresse des Empfängers bedruckt und
auf die Sendung aufgebracht (415), die sich während der
Bearbeitung des Sendeberichtes in einem Zwischenspeicher befunden
hat. Zum Aufbringen des Adresslabels wird die Sendung dem Speicher
entnommen, und nach dem Aufbringen wird sie an die auf dem Label
angegebene Adresse zugestellt (420).
-
Ergibt
sich anhand der Vorausverfügung,
dass die fehlerhaft adressierte bzw. unzustellbare Sendung zurückgesandt
werden soll, so wird die ebenfalls in dem Sendebericht enthaltene
und sich aus den Vorausverfügungen
ergebende Rücksendeadresse
ermittelt. Ein Adresslabel wird mit der Rücksendeadresse bedruckt und
auf die Sendung aufgebracht (425). Anschließend erfolgt
die Zustellung der Sendung an die auf dem Adresslabel angegebene
Adresse (430).
-
Eine
Rücksendung
wird dabei insbesondere auch dann vorgenommen, wenn zwar für die Empfängeradresse
eine Adressänderung
mit Nachsendeverfügung
des Empfängers
vorliegt, der Absender jedoch das Rücksenden verfügt hat.
-
Darüber hinaus
kann der Auswerteeinheit im Falle des Vorliegens eines Adressfehlers
bzw. einer Vernichtungsverfügung
eine Sendung fälschlicherweise übergeben
worden sein, wenn die entsprechende Vorausverfügung durch den Zusteller oder
innerhalb des Sortiervorgangs in dem Briefzentrum nicht erkannt
worden ist.
-
Wird
das Vorliegen einer Vernichtungsverfügung festgestellt, wird die
Sendung mit einem Vernichtungsvermerk versehen (435) und
zu einer Vernichtungsstation befördert
(440). Wie bereits erläutert,
wird dies jedoch bereits in der Sortiereinrichtung im Briefzentrum
oder im Zustellstützpunkt
vorgenommen. Lediglich fehlgeleitete Sendungen werden im Bereich
der Auswerteeinheit vernichtet.
-
Zur
Benachrichtigung des Absenders wird der Sendungsdatensatz an eine
Versendekomponente weitergeleitet, wenn die Vorausverfügungen eine
Benachrichtigung des Kunden beinhalten.
-
Die
Versendekomponente ermittelt die anhand des Matrixcodes (DMC) in
den Vorausverfügungen
angegebene Adresse zur Übermittlung
von Benachrichtigungen und versendet die Benachrichtigungen an diese Adresse,
bei der es sich beispielsweise um eine E-Mail-Adresse handelt.
-
Die
Benachrichtigungen enthalten dabei neben den Angaben in dem Matrixcode
(DMC) und insbesondere neben der Identifikationsnummer der Sendung
mehrere oder alle der folgenden Informationen:
- – Das erfasste
Abbild der Empfängeradresse
- – Die
anhand des Abbildes ermittelte Empfängeradresse
- – Die
korrigierte bzw. geänderte
Adresse des Empfängers
- – Die
veraltete Adresse des Empfängers
- – Den
Grund für
den Adressfehler bzw. die Unzustellbarkeit (falls diese Information
gewünscht
wird)
- – Angaben über das
Sendungsschicksal
-
Die
Benachrichtigungen können
dabei unmittelbar nach der Bearbeitung des Sendungsdatensatzes übermittelt
oder innerhalb eines von dem Absender in den Vorausverfügungen anzugebenden
Zeitintervalls gesammelt und dann übermittelt werden.
-
In
einer anderen Ausführungsform
der Erfindung ist es vorgesehen, die Versendekomponente durch eine
Schnittstelle zu ersetzen, die dem Kunden einen Zugriff auf die
Benachrichtigungen ermöglicht.
Bei dieser Schnittstelle handelt es sich vorzugsweise um ein Internetportal,
das die Benachrichtigungen in einer geeigneten Aufbereitung bereitstellt.
-
Die
Erfindung schafft somit ein vorteilhaftes Verfahren, das es ermöglicht,
eine umfassende Berücksichtigung
von Vorausverfügung
in automatisierte Bearbeitungsprozesse zu integrieren und dabei
eine schnelle und zuverlässige
Bearbeitung von Postsendungen gewährleistet.