DE4427366A1 - Hybrides Archivsystem - Google Patents

Description

Die Erfindung betrifft ein hybrides Archivsystem zur Archivierung einer diskontinuierlich oder kontinuierlich ergänzten Folge von Informationen.

Banken, Versicherungen, Medienunternehmen, Handelsunter­ nehmen und dergleichen unterhalten Archive zur Archivie­ rung von Informationen, wie sie branchentypisch im all­ täglichen Geschäftsverkehr anfallen. Dies können auf Schriftstücken bereitgestellte Informationen sein, und im Falle der Banken wären dies beispielsweise Zahlungsbele­ ge, Kontoauszüge, Geschäftsbriefe und sonstige Korrespon­ denz mit Dokumentencharakter. Im Falle der Medienunter­ nehmen sind häufig auch grafische Darstellungen, Fotos, Nachrichtentexte etc. zu archivieren.

Bei herkömmlichen Archiven mit Ablage der Originaldoku­ mente stellt sich das Problem des großen Raumbedarfs, wobei hinzukommt, daß Dokumentenrecherchen im Archiv mit zunehmendem Dokumentenbestand unübersichtlicher und aufwendiger werden.

Zur Lösung des angesprochenen Raumproblems ist man in bekannter Weise dazu übergegangen, die betreffenden Dokumente auf Mikrofilm zu kopieren und die Mikrofilmko­ pien anstelle der Originaldokumente im Archiv aufzubewah­ ren. Jedem kopierten Dokument ist dabei eine Archivie­ rungskennzeichnung zugeordnet worden, die üblicherweise die Filmadresse, unter der das Dokument auf Mikrofilm abgelichtet ist, und eine Filmnummer zur Identifizierung des betreffenden Films umfaßt, so daß eine gezielte Dokumentenrecherche in dem Mikrofilmarchiv möglich ist. Zur Bereitstellung archivierter Informationen für einen Benutzer des Mikrofilmarchivs steht üblicherweise eine Rückverfilmungseinrichtung zur Verfügung, die in der herkömmlichen Form eine Papierkopie des gesuchten Doku­ ments vom Mikrofilm herstellt, welche dem anfordernden Benutzer übergeben werden kann. Die Rückverfilmungssta­ tion wird üblicherweise von einer Bedienungsperson be­ dient, die den betreffenden Film aus dem Archivbestand heraussucht und in die Rückverfilmungsstation einbringt. Modernere Rückverfilmungsstationen verfügen über Telefax­ einrichtungen, die eine Telefax-Übertragung der rückver­ filmten Dokumente an einen die Dokumente anfordernden Benutzer ermöglicht.

Es sind bereits auch Ansätze zu rein digitalen Archiven gemacht worden. Dabei werden die Dokumente mittels Scanner abgetastet und die vom Scanner bereitgestellten digitalen Bildpunktinformationen auf Magnetplatten, optischen Platten und dergleichen gespeichert. Derartige digitale Archive haben den Vorteil, daß auf gespeicherte Informa­ tionen vergleichsweise schnell zugegriffen werden kann. Digitale Archive verursachen jedoch im Vergleich zu den Mikrofilmarchiven erhebliche Kosten, da geeignete digita­ le Speichermedien und die zugehörige Hardware nach wie vor sehr teuer sind und mit zunehmender Menge der zu archivierenden Informationen erweitert werden müssen. Ein weiteres Problem besteht darin, daß digitale Speicher­ medien im Unterschied zum Mikrofilm nicht generell als gesetzliches Archivierungsmittel zugelassen sind und den gespeicherten Informationen daher kein Urkundencharakter in gerichtlichen Streitsachen zukommt. Digitale Archive haben sich aus den genannten Gründen noch nicht im größe­ ren Umfang durchsetzen können.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Archiv­ system bereitzustellen, das unter Vermeidung hoher lau­ fender Kosten für Speichermedien die Vorzüge des schnel­ len Datenzugriffs digitaler Archive mit den Vorteilen eines Mikrofilmarchivs vereinigt.

Zur Lösung der vorstehend genannten Aufgabe wird für den Fall, daß die zu archivierenden Informationen auf Schrift­ stücken, etwa Papierunterlagen, Folien und dergleichen, bereitgestellt werden, ein hybrides Archivsystem vorge­ schlagen. Dieses umfaßt eine Verfilmungseinrichtung zum Kopieren der Schriftstückinformationen auf Mikrofilm, eine die Schriftstückinformationen optisch erfassende und als digitale Bildinformationen bereitstellende Digitali­ sierungseinrichtung, eine die digitalen Bildinformationen auf ein betriebsmäßig wiederbeschreibbares digitales Speichermedium speichernde Datenspeichereinrichtung mit vorbestimmter Speicherkapazität, wenigstens eine über Datenübertragungsmittel mit der Datenspeichereinrichtung zwecks Abruf darin gespeicherter Informationen kommuni­ zierende Datenzugriffsstation mit einer Einrichtung zur grafischen Darstellung der abgerufenen Informationen und somit zur Sichtbarmachung der betreffenden Schriftstück­ informationen für Benutzer des Archivsystems, eine Mikro­ filmarchivstation mit einer Rückverfilmungseinrichtung zur Bereitstellung von bereits auf Mikrofilm kopierten Schriftstückinformationen auf Anforderung eines Benutzers des Archivsystems und eine elektronische Speicherver­ waltungseinrichtung, die abhängig von einer den digital gespeicherten Bildinformationen zugeordneten aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit die Speicherkapazität der digitalen Speichereinrichtung so verwaltet, daß Informationen mit geringerer Zugriffsbedarfswahrschein­ lichkeit zur Überschreibung durch Informationen mit einer höheren aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit freigegeben werden.

Bei dem erfindungsgemäßen hybriden Archivsystem wird somit jedes zu archivierende Dokument einerseits auf Mikrofilm kopiert und andererseits mittels Scanner, CCD-Kamera oder dergleichen optisch erfaßt, um die Schrift­ stückinformationen in Form digitaler Bildinformationen zur Speicherung in der Datenspeichereinrichtung bereitzu­ stellen. Den zu archivierenden Informationen können nach bestimmten Kriterien, etwa nach der Art des zugrundelie­ genden Schriftstücks, aktuelle Zugriffsbedarfswahrschein­ lichkeiten zugeordnet werden, die üblicherweise mit der Zeit herabgesetzt werden. Die aktuelle Zugriffsbedarfs­ wahrscheinlichkeit stellt ein Schätzmaß dafür dar, ob in Zukunft überhaupt ein Zugriff auf die betreffenden Infor­ mationen erforderlich sein wird. Die Speicherverwal­ tungseinrichtung verwaltet die konstante Speicherkapazi­ tät der Datenspeichereinrichtung in der Weise, daß Daten mit geringer aktueller Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit - gegebenenfalls nach vorheriger Löschung - zur Über­ schreibung mit Daten höherer Zugriffsbedarfswahrschein­ lichkeit freigegeben werden. Auf diese Weise wird die Speicherkapazität der Datenspeichereinrichtung dazu ausgenutzt, Informationen für einen schnellen Zugriff bereitzuhalten, die mit größerer Wahrscheinlichkeit von Benutzern des Archivs angefordert werden. Benutzer des Archivs können über die Datenzugriffsstation und entspre­ chenden Datenübertragungsmittel auf die digital in der Datenspeichereinrichtung gespeicherten Daten zugreifen, so daß ein Monitor oder Drucker der Datenzugriffsstation die angeforderten Daten in Form der zugrundeliegenden ursprünglichen Schriftstückinformationen für den Benutzer anzeigt bzw. ausdruckt. Da in der Datenspeichereinrich­ tung lediglich solche Informationen nicht verfügbar sind, die eine geringe Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit haben, wird es entsprechend selten vorkommen, daß die Datenspei­ chereinrichtung angeforderte Informationen nicht zugleich bereitstellen kann. Das erfindungsgemäße hybride Archiv­ system stellt sich dem Benutzer daher bei der überwiegen­ den Anzahl von Zugriffen wie ein rein digitales Archiv dar. Im Vergleich zu einem konventionellen digitalen Archiv kommt das erfindungsgemäße Archivsystem jedoch mit einer konstanten Speicherkapazität der digitalen Daten­ speichereinrichtung aus, so daß keine hohen laufenden Kosten für Speichermedien entstehen. Die ständig anwach­ sende Informationsmenge wird letztendlich von Mikrofilmen aufgenommen, deren ständiger Zukauf jedoch vergleichswei­ se geringe laufende Kosten verursacht.

Damit ein Benutzer auch Informationen erhalten kann, die nicht mehr in der Datenspeichereinrichtung gespeichert sind, umfaßt das erfindungsgemäße hybride Archivsystem eine Rückverfilmungseinrichtung zur Bereitstellung von auf Mikrofilm kopierten Informationen auf Anforderung eines Benutzers des Archivsystems.

Die Rückverfilmungseinrichtung kann in herkömmlicher Weise so beschaffen sein, daß sie Papierabzüge der ange­ forderten Mikrofilmkopien für den Benutzer herstellt. Sie kann andererseits auch so beschaffen sein, daß sie von der angeforderten Mikrofilmkopie abgeleitete Bildinforma­ tionen für eine Telefax-Übertragung erzeugt. Vorzugsweise ist die Rückverfilmungseinrichtung jedoch als eine Mikro­ filmbild-Digitalisierungseinrichtung ausgebildet, die einen Scanner zur optischen Erfassung und Digitalisierung des gegebenenfalls noch durch optische Vergrößerungsmit­ tel projizierten Mikrofilmbildes aufweist und die von ihr erzeugten digitalen Bildinformationen zur grafischen Darstellung an der Datenzugriffsstation und/oder zur digitalen Speicherung in der Datenspeichereinrichtung bereitstellt. Es findet im letztgenannten Fall eine Rückdigitalisierung der nur noch auf Mikrofilm analog gespeicherten Daten in der Rückverfilmungseinrichtung statt. Der Datenzugriff auf diese rückdigitalisierten Daten kann von der Datenzugriffsstation aus formal in gleicher Weise erfolgen, wie ein Zugriff auf ohnehin noch in der Datenspeichereinrichtung gespeicherte Daten. Die Datenspeichereinrichtung oder ein damit verbundener Archivverwaltungsrechner gibt der anfordernden Datenzu­ griffsstation auf elektronischem Wege eine entsprechende Nachricht, falls angeforderte Informationen nicht mehr digital gespeichert sind. Ferner ergeht eine entsprechen­ de Nachricht an die Mikrofilmarchivstation, um die Be­ reitstellung der angeforderten Daten aus dem Mikrofilm­ archivbestand einzuleiten. Der Benutzer hat also bei einem Zugriff auf die nur noch auf Mikrofilm gespeicher­ ten Informationen mit geringerer aktueller Zugriffsbe­ darfswahrscheinlichkeit lediglich eine längere Zugriffszeit in Kauf zu nehmen. Die Rückverfilmungseinrichtung kann weitgehend automatisiert gestaltet sein, so daß ein automatisches Heraussuchen der angeforderten Filmrolle, das Einlegen der Filmrolle in die Rückverfilmungseinrich­ tung, das Spulen der Filmrolle und das Wiedereinsortieren der Filmrolle mittels rechnergesteuerten Einrichtungen erfolgen. Alternativ kann eine von einer Bedienungsperson manuell zu bedienende Rückverfilmungseinrichtung einge­ setzt sein.

Das erfindungsgemäße Archivsystem kann zusätzlich oder gegebenenfalls unter Weglassung der ersten Digitalisie­ rungseinrichtung alternativ zur Archivierung von digital kodierten Informationen eingerichtet sein, die beispiels­ weise über ein Datenfernnetz eingehen oder auf Disketten oder sonstigen Speichermedien bereitgestellt werden und Zeichen oder Bildpunktinformationen repräsentieren. Hierzu umfaßt das hybride Archivsystem eine die eingehen­ den digitalen Informationen dekodierende und die deko­ dierten Informationen auf Mikrofilm speichernde Verfil­ mungseinrichtung. Wie bereits erwähnt, können die ver­ filmten Informationen auf Anforderung wieder für einen Benutzer bereitgestellt werden.

Da die eingehenden Informationen bereits in digitaler Form vorliegen, können diese gegebenenfalls nach Aufbe­ reitung und/oder Datenkomprimierung in die Datenspeicher­ einrichtung eingespeichert werden, wobei die Verwaltung der Speicherkapazität der Datenspeichereinrichtung in der bereits beschriebenen Weise erfolgt.

Untersuchungen haben ergeben, daß in den Archiven unter­ schiedlichster Unternehmen typischerweise auf Informatio­ nen jüngeren Eingangsdatums erheblich häufiger zugegrif­ fen wird als auf Informationen, deren Eingangszeitpunkt bereits länger zurückliegt. Unter Berücksichtigung dieser Tatsache, daß die aktuelle Zugriffsbedarfswahrscheinlich­ keit der archivierten Informationen mit zunehmendem Zeitabstand vom Zeitpunkt ihres Eingangs abnimmt, ist die elektronische Speicherverwaltungseinrichtung gemäß einer Weiterbildung der Erfindung dazu eingerichtet, Informa­ tionen, deren Eingangszeitpunkt eine vorbestimmte Zeit­ lang zurückliegt, zur Überschreibung in der Datenspei­ chereinrichtung - gegebenenfalls nach vorheriger Löschung - freizugeben.

Vorzugsweise umfaßt die Datenspeichereinrichtung als betriebsmäßig wiederbeschreibbares Speichermedium magne­ tische und/oder magnetooptische Speicherplatten. Diese weisen eine vergleichsweise große Speicherdichte auf und ermöglichen einen schnellen Datenzugriff.

Gemäß einer Weiterbildung der Erfindung umfaßt die Daten­ speichereinrichtung einen automatischen Speicherplatten­ wechsler mit wahlweisem Zugriff auf eine Vielzahl von Speicherplatten und wenigstens ein dem Speicherplatten­ wechsler zugeordnetes Speicherplattenlaufwerk mit einer Datenleseeinrichtung, wobei der Speicherplattenwechsler zur Bereitstellung von gespeicherten Informationen für die Datenzugriffsstation derart gesteuert ist, daß er aus der Vielzahl von Speicherplatten selektiv jeweils die Speicherplatte zur Datenauslesung in dem Speicherplatten­ laufwerk bereitstellt, auf der von der Datenzugriffssta­ tion angeforderte Informationen gespeichert sind. Ein derartiger auch als Juke Box bezeichneter Speicherplat­ tenwechsler ermöglicht den Einsatz einer großen Anzahl von Speicherplatten, ohne entsprechend viele Laufwerke zur Verfügung stellen zu müssen. Er stellt somit einen Kompromiß hinsichtlich der Kosten für das digitale Spei­ chersystem und der Zugriffs zeit auf die gespeicherten Daten dar. Allerdings erfolgt der automatische Zugriff auf eine Platte und das Einlegen dieser Platte in das Speicherplattenlaufwerk regelmäßig in so kurzer Zeit, daß sich keine nennenswerten Verzögerungen zwischen der Anforderung und der Bereitstellung der Informationen ergeben.

In einer alternativen Ausführungsform umfaßt die Daten­ speichereinrichtung wenigstens ein mit einer Datenlese­ einrichtung versehenes Speicherplattenlaufwerk mit einer permanent darin aufgenommenen Speicherplatte zur Bereit­ stellung darauf gespeicherter Informationen für die Datenzugriffsstation. Diese Ausführungsform ist jedoch bei vergleichbarer Speicherkapazität teurer als die Lösung mit der Juke Box, da für jede Speicherplatte jeweils ein Laufwerk vorhanden sein muß. Andererseits bietet sie aber die Möglichkeit eines noch schnelleren Zugriffs auf die Speicherplatte(n).

Gemäß einer besonders bevorzugten Ausführungsform der Erfindung weist die Datenspeichereinrichtung zusätzlich zu einem Speicherplattenwechsler eine Speichereinheit auf, die einen schnellen, direkten Datenzugriff auf darin gespeicherte Informationen ermöglicht. Diese Speicherein­ heit kann eine Gruppe von Halbleiterspeichern als Spei­ chermedium aufweisen. Vorzugsweise weist diese zusätzli­ che Speichereinheit jedoch wenigstens ein mit einer Schreib-Lese-Einrichtung versehenes Speicherplattenlauf­ werk mit einer permanent darin aufgenommenen Speicher­ platte als Speichermedium auf. Die Datenspeichereinrich­ tung ist dazu eingerichtet, jeweils neu hinzukommende Informationen zunächst in die zusätzliche Speichereinheit einzuspeichern, um sie darin für die Dauer einer ersten Datenaufbewahrungsfrist für den Zugriff von der Datenzu­ griffsstation aus bereitzuhalten. Die Datenspeicherein­ richtung ist ferner dazu eingerichtet, Informationen, für die die erste Datenaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, von der Zusätzlichen Speichereinheit auf eine Speicherplatte des Speicherplattenlaufwerkes zu übertragen, um sie dort für die Dauer einer zweiten Aufbewahrungsfrist für den Zugriff von der Datenzugriffsstation aus bereitzuhalten. Neue Daten werden somit zunächst in die zusätzliche Speichereinheit eingespeichert. Da diese Daten jüngeren Eingangsdatums - wie bereits erwähnt - typischerweise eine höhere Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit haben, werden in der Praxis die meisten Zugriffe auf die zusätzliche Speichereinheit erfolgen, so daß der Benutzer bei diesen in der Praxis wahrscheinlicheren Datenzugriffen den Vorteil der schnelleren Reaktion der zusätzlichen Spei­ chereinheit genießt. Nach Ablauf der ersten Aufbewahrungs­ frist, die bei Bedarf änderbar ist, werden die betreffen­ den Daten aus der zusätzlichen Speichereinheit gelöscht bzw. zur Überschreibung freigegeben, so daß Speicherplatz für neu hinzukommende Informationen in der zusätzlichen Datenspeichereinheit frei wird. Die von der zusätzlichen Speichereinheit entfernten Informationen stehen noch für eine vorbestimmte Zeitlang, namlich bis zum Ablauf der zweiten Datenaufbewahrungsfrist, in Form digital gespei­ cherter Daten in dem Speicherplattenwechsler zur Verfü­ gung und können von der Datenzugriffsstation aus abgeru­ fen werden. Die zweite Datenaufbewahrungsfrist ist vor­ zugsweise so bemessen, daß die Zugriffsbedarfswahrschein­ lichkeit der Informationen, für die die zweite Datenauf­ bewahrungsfrist abgelaufen ist, auf einen sehr geringen Wert gesunken ist. Nach Ablauf der zweiten Datenaufbewah­ rungsfrist werden die betreffenden Daten gelöscht bzw. zur Überschreibung freigegeben, so daß stets Speicher­ platz für neu von der zusätzlichen Speichereinheit zum Speicherplattenwechsler übertragene Informationen auf Platten des Speicherplattenwechslers freigemacht wird.

Die Datenzugriffsstation ist typischerweise als Bild­ schirmarbeitsplatz mit einem Personal Computer und einem zugehörigen Monitor zur grafischen Anzeige der abgerufe­ nen Informationen ausgebildet, wobei zum Ausdrucken der Informationen ein Drucker angeschlossen sein kann.

Sofern die Rückverfilmungseinrichtung derart ausgestattet ist, daß sie auf Anforderung entsprechender Informationen vom Mikrofilm von der betreffenden Mikrofilmkopie digita­ le Bildinformationen bereitstellt, wird vorgeschlagen, diese digitalen Informationen in die digitale Speicher­ einrichtung zu speichern und ihnen eine Datenaufbewah­ rungsfrist zuzuordnen, nach deren Ablauf sie wieder zur Überschreibung freigegeben werden.

Vorzugsweise sind die Komponenten des erfindungsgemäßen hybriden Archivsystems über ein gemeinsames Datenübertra­ gungsnetz miteinander verbunden, wobei zusätzlich wenig­ stens ein Verwaltungsrechner an dem Datenübertragungsnetz angeschlossen ist, der zur Verwaltung des Archivsystems programmiert ist und ferner die Speicherverwaltungsein­ richtung darstellt.

Vorzugsweise ist die Digitalisierungseinrichtung und die Verfilmungseinrichtung zu einer Einheit kombiniert, wobei sie im wesentlichen zeitgleich die Verfilmung und die Digitalisierung von Schriftstückinformationen ermöglicht.

Die kombinierte Digitalisierungs- und Verfilmungseinrich­ tung kann bei Bedarf dazu eingerichtet sein, Schrift­ stücke beidseitig zu erfassen, um die entsprechenden Informationen der beiden Seiten auf Mikrofilm zu spei­ chern bzw. zu digitalisieren. Ferner können Zeichenerken­ nungsprogramme (OCR-Software) eingesetzt sein, um Infor­ mationen der maschinellen Datenverarbeitung zuzuführen.

Für den Einsatz von Speicherplatten in der Datenspeicher­ einrichtung wird vorgeschlagen, die Datenspeichereinrich­ tung mit Multifunktions-Laufwerken auszustatten, die beispielsweise magnetooptische Platten, CD-ROM-Speicher­ platten und gegebenenfalls CD-WORM-Speicherplatten wahl­ weise aufnehmen können, um die Flexibilität des erfin­ dungsgemäßen hybriden Archivsystems noch zu steigern.

Es sei noch einmal darauf hingewiesen, daß sämtliche archivierten Informationen auf Mikrofilm gespeichert sind und zum Abruf bereitstehen und daß mit dem Mikrofilm ein gesetzlich anerkanntes Archivierungsmedium eingesetzt ist. Im Falle eines Ausfalls der digitalen Datenspeicher­ einrichtung kann ein Notbetrieb mit dem Mikrofilmarchiv aufrechterhalten werden. Datenverlust in der digitalen Datenspeichereinrichtung kann stets aus dem Mikrofilm­ archiv ersetzt werden.

Ein noch nicht genannter Vorteil des erfindungsgemäßen hydriden Archivsystems liegt darin, daß es aufbauend auf ein konventionelles Mikrofilmarchiv installiert werden kann, ohne den konventionellen Archivbetrieb zu stören. Es findet daher bei der Umrüstung eines konventionellen Mikrofilmarchivs auch das erfindungsgemäße hybride Archivsystem kein abrupter "Speichermedienbruch" mit den damit verbundenen Problemen statt.

Die Erfindung wird nachstehend anhand eines bevorzugten Ausführungsbeispiels unter Bezugnahme auf die Zeichnung näher erläutert.

Fig. 1 zeigt als Blockschaubild eine bevorzugte Ausfüh­ rungsform des erfindungsgemäßen hybriden Archiv­ systems.

Fig. 2 zeigt in einem Diagramm die typische Wahrschein­ lichkeit, mit der in Zukunft noch auf archivierte Informationen eines Dokumentes zurückzugreifen ist, in Abhängigkeit von der Zeit.

In Fig. 1 ist ein Ausführungsbeispiel des hybriden Ar­ chivsystems nach der Erfindung in einem Blockschaubild schematisch dargestellt. Zu Erläuterungszwecken sei ange­ nommen, daß das in Fig. 1 gezeigte Archivsystem für eine Bank bestimmt ist, bei der üblicherweise an jedem norma­ len Arbeitstag Dokumente 2, wie Zahlungsbelege, Kontoaus­ züge und sonstige Korrespondenz, anfallen, die zu archi­ vieren sind. Das Archivsystem hat eine Eingangsstation 4 mit einer Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6, die dazu eingerichtet ist, die eingehenden Dokumente jeweils in einem Arbeitsgang auf Mikrofilm zu kopieren, die Dokumenteninformationen mittels eines Scanners zur Be­ reitstellung entsprechender digitaler Bildpunktinforma­ tionen abzutasten und die Dokumente mit einem Archivie­ rungskennzeichen zu versehen, das mit der Filmadresse korrespondiert, unter der das jeweilige Dokument auf den betreffenden Mikrofilm abgelichtet wird. Derartige Ver­ filmungs- und Datenabtasteinrichtungen 6 sind kommerziell erhältlich. Als Beispiel sei hier ein Produkt der Firma Kodak mit der Bezeichnung Imagelink Scanner Micro Imager 990S genannt.

Bei dem in Fig. 1 gezeigten Beispiel ist eine Poststelle 8 in das hybride Archivsystem eingebunden. Die Poststelle 8 erhält die Dokumente 2, nachdem diese die Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 verlassen haben, wie dies durch den Pfeil 10 angedeutet ist. In der Poststelle 8 erfolgt die manuelle Dokumentenerfassung, wobei eine Bedienungsperson für jedes Dokument die zugehörige Archi­ vierungskennzeichnung in Zuordnung zu einer das jeweilige Dokument betreffenden Vorgangskennzeichnung, etwa einer Kontonummer, einer Belegnummer, dem Namen eines Kontoin­ habers, dem Eingangsdatum über einen Rechnerarbeitsplatz 12 in einen Zentralrechner 14 eingibt, der diese Daten einer Archivdatei in seinem Speicher 16 zuführt. Die Datenkommunikation zwischen der Poststelle 8 und dem Zentralrechner 14 erfolgt über ein lokales LAN(Token Ring)-Netzwerk der hier betrachteten Bankzentrale, an dem auch die Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 der Eingangsstation 4 angeschlossen ist. Nach der Dokumenten­ erfassung in der Poststelle 8 können die Dokumente 2 - falls erwünscht - im Original an die zuständigen Sachbe­ arbeiter weitergeleitet werden, denen ein Rechnerarbeits­ platz 18 bzw. 18′ mit einem Grafik-Bildschirm 20 zur Verfügung steht. Der Rechnerarbeitsplatz 18 ist an das lokale LAN(Token Ring)-Netz angeschlossen und einem Sachbearbeiter der Zentrale zugeordnet. Der Rechnerar­ beitsplatz 18′ steht in einer Außenstelle der Bank und ist über ein Fernnetz, beispielsweise über ISDN, mit dem lokalen Netzwerk verbunden. Die in Fig. 1 gezeigten Rechnerarbeitsplätze 18 und 18′ können selbstverständlich in größerer Anzahl vorhanden sein.

Mit 22 ist in Fig. 1 ein Zentralarchiv gekennzeichnet. Das Zentralarchiv 22 enthält eine erste elektronische Datenspeichereinrichtung 24, die wenigstens ein Platten­ laufwerk für eine Magnetplatte und/oder eine magneto­ optische Platte als betriebsmäßig löschbares und wieder­ beschreibbares digitales Massenspeichermedium aufweist. Die erste Datenspeichereinrichtung 24 hält in ihrem Lauf­ werk oder, sofern mehrere Laufwerke vorhanden sind, in ihren Laufwerken permanent eine Speicherplatte für den Datenzugriff von den Rechnerarbeitsplätzen 18 bzw. 18′ aus bereit, wobei der elektronische Datenzugriff über das lokale LAN(Token Ring)-Netz erfolgt, an dem die erste Datenspeichereinrichtung über einen Archiv-Server (Archiv­ verwaltungsrechner) 26 angeschlossen ist.

Über das lokale Netz erhält die erste Datenspeicherein­ richtung die digitalisierten Daten von der Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6, um diese Daten - gegebenen­ falls nach Datenkomprimierung - in Zuordnung zu den Archivierungskennzeichnungen der den Daten zugrundelie­ genden Dokumente wiederauffindbar zu speichern. Die Benutzer der Rechnerarbeitsplätze 18 bzw. 18′ können daher nach der Dokumentenerfassung auf die in der ersten Datenspeichereinrichtung 24 gespeicherten Daten zugrei­ fen. Die gespeicherten Daten repräsentieren die durch die Abtastung der betreffenden Dokumente in der Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 erhaltenen digitalen Bild­ punkte, die am Bildschirm 20 des auf die erste Datenspei­ chereinrichtung 24 zugreifenden Rechnerarbeitsplatzes ein Bild des betreffenden Dokumentes wiedergeben. Es ist somit von den Rechnerarbeitsplätzen 18 und 18′ aus eine rasche Recherche in der ersten Datenspeichereinrichtung 24 möglich, um Abbildungen der gewünschten Dokumente auf dem betreffenden Bildschirm 20 zu erhalten. Jeder Rech­ nerarbeitsplatz 18 bzw. 18′ kann mit einem Drucker 28 ausgestattet sein, der das Ausdrucken der betreffenden Informationen aus der ersten Datenspeichereinrichtung 24 ermöglicht.

In dem Zentralarchiv 22 ist ferner eine zweite Datenspei­ chereinrichtung 30 enthalten, die als automatische Plat­ tenwechslereinrichtung (Juke-Box-System) ausgebildet ist und wenigstens ein Laufwerk für eine Vielzahl von in dem Juke-Box-System bereitgehaltenen magnetooptischen Platten 34 aufweist, auf die ein Plattenwechsler selektiv zugrei­ fen kann, um eine gewählte Platte in das Laufwerk der zweiten Datenspeichereinrichtung 30 einzulegen und somit die darauf gespeicherten Daten zur Auslesung bereitzu­ stellen. Die zweite Datenspeichereinrichtung 30 stellt somit eine umfangreiche Plattenbibliothek mit zwar be­ grenzter, jedoch vergleichsweise großer Gesamtspeicherka­ pazität zur Verfügung, die um ein Vielfaches größer ist als die Speicherkapazität der ersten Datenspeicherein­ richtung 24. Die zweite Datenspeichereinrichtung 30 ist dazu eingerichtet, zuvor in der ersten Speichereinrich­ tung 24 gespeicherte Daten in ihre Plattenbibliothek aus magnetooptischen Platten 34 zu übernehmen. Diese Daten­ übernahme erfolgt unter Kontrolle des Archivverwaltungs­ rechners 26 nach einer vorbestimmten ersten Aufbewah­ rungsfrist von beispielsweise einem Monat oder 30 Tagen, gerechnet vom Eingangsdatum der den Daten zugrundeliegen­ den Dokumente 2. Die Überspielung von Daten, deren erste Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, erfolgt bei dem in Fig. 1 skizzierten Ausführungsbeispiel des erfindungsge­ mäßen Archivsystems täglich in einem Block, und zwar außerhalb der normalen Arbeitszeiten der Sachbearbeiter an den Rechnerarbeitsplätzen 18 bzw. 18′. Die von der ersten Datenspeichereinrichtung 24 zur zweiten Datenspei­ chereinrichtung 30 übertragenen Daten machen auf der bzw. den Speicherplatten der ersten Datenspeichereinrichtung 24 Speicherplatz für neuere Daten von der Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 frei. Die Sachbearbeiter können von ihren Rechnerarbeitsplätzen 18, 18′ aus über das lokale Datennetz bzw. über das Fernnetz und das lokale Datennetz auf die zweiten Datenspeichereinrichtung 30 zugreifen, um darin gespeicherte Daten auf den Bild­ schirmen 20 anzuzeigen und/oder mittels der Drucker 28 ausdrucken. Da das Juke-Box-System der zweiten Datenspei­ chereinrichtung 30 regelmäßig zunächst die magnetoopti­ sche Platte in das zugehörige Laufwerk einlegen muß, dauert der Zugriff auf die Daten in der zweiten Daten­ speichereinrichtung 30 im Zeitmittel etwas länger als der Direktzugriff auf Daten, die in der ersten Datenspeicher­ einrichtung 24 auf der permanent im zugehörigen Laufwerk befindlichen Speicherplatte gespeichert sind.

Das erfindungsgemäße Archivsystem nach Fig. 1 ist weiter so organisiert, daß Daten in der zweiten Datenspeicher­ einrichtung 30 nach einer zweiten Aufbewahrungsfrist gelöscht bzw. zur Überschreibung freigegeben werden, so daß auf diese Weise stets Speicherplatz für neu von der ersten Datenspeichereinrichtung 24 zu übernehmende Daten in der zweiten Datenspeichereinrichtung 30 bereitsteht. Die zweite Aufbewahrungsfrist beträgt beispielsweise 8 Monate, gerechnet vom Eingangsdatum der den betreffenden Daten zugrundeliegenden Dokumente 2. Die Aussonderung der Daten aus der zweiten Datenspeichereinrichtung 30 erfolgt ebenfalls unter Kontrolle des Archivverwaltungsrechners 26, wobei die Datenaussonderung aus der zweiten Daten­ speichereinrichtung 30 vorzugsweise ebenfalls täglich außerhalb der normalen Arbeitszeiten in einem Block erfolgt.

Die Aufbewahrungsfristen, die beispielhaft mit einem Monat bzw. 8 Monaten angegeben worden sind, können durch Programmierung je nach Bedarf variiert werden. Bei dem hier beschriebenen Ausführungsbeispiel nach Fig. 1 ist eine mit der Zeit abnehmende Zugriffsbedarfswahrschein­ lichkeit der gespeicherten Daten zugrundegelegt, wie sie mehr qualitativ in dem in Fig. 2 gezeigten Diagramm dargestellt ist. Anhand der in dem Diagramm gezeigten Kurve kann abgelesen werden, wie groß die Wahrscheinlich­ keit ist, daß auf ein Dokument nach Ablauf bestimmter Zeiten seit Eingang dieses Dokumentes zugegriffen werden muß. Aus der näherungsweise exponentiell abfallenden Kurve in Fig. 2 läßt sich für das zugrundeliegende Bei­ spiel ablesen, daß nach Ablauf etwa eines Monats nur noch eine Wahrscheinlichkeit von 50% besteht, daß auf das betreffende Dokument in Zukunft noch zuzugreifen ist. Nach Ablauf von etwa 10 Monaten beträgt die Wahrschein­ lichkeit, daß auf das Dokument noch zuzugreifen ist, nur noch etwa 10%.

Ein derartiger oder zumindest ähnlicher Verlauf der Zu­ griffsbedarfswahrscheinlichkeit für ein Dokument in Ab­ hängigkeit von der abgelaufenen Zeit seit Eingang des Dokumentes ist typisch für Dokumente, wie sie in Banken, Versicherungen, Pressearchiven, Handelsunternehmen und dergleichen anfallen.

Die pro Tag erforderlichen Zugriffe betreffen somit zu einem großen Teil Dokumente jüngeren Eingangsdatums. Dies kann beispielsweise so aussehen, daß im Mittel 50% aller täglich erforderlichen Zugriffe Dokumente betreffen, deren Eingangsdatum nicht länger als z. B. 3 Monate zu­ rückliegt, 25% der täglich erforderlichen Zugriffe im Mittel auf Dokumente entfallen, deren Eingangsdatum we­ nigstens 3 Monate und höchstens 2 Jahre beträgt und der Rest der Zugriffe auf Dokumente erfolgt, die älter als 2 Jahre sind.

In Anlehnung an ein derartiges Zugriffsprofil wurden die Aufbewahrungsfristen von 1 Monat bzw. 8 Monaten für die in der ersten Datenspeichereinrichtung bzw. in der zwei­ ten Datenspeichereinrichtung des in Fig. 1 gezeigten Ausführungsbeispiels gewählt. Daten mit der größten Zu­ griffsbedarfswahrscheinlichkeit sind somit in der ersten Datenspeichereinrichtung 24 gespeichert und können dank der Direktzugriffsmöglichkeit unmittelbar zur Sichtbar­ machung des betreffenden Dokumentes auf einem Bildschirm 20 eines Rechnerarbeitsplatzes 18 bzw. 18′ bereitgestellt werden. Daten mit geringerer, jedoch noch beachtlicher Zugriffsbedarfswahrscheinlich, d. h. Daten, deren Eingangs­ datum länger als 1 Monat und nicht länger als 8 Monate zurückliegt, sind in der zweiten Datenspeichereinrichtung 30 gespeichert, deren Speicherkapazität hinreichend groß­ zugig ausgelegt ist, so daß die über jeweils 7 Monate angesammelten Daten gespeichert werden können. Ebenso ist die Speicherkapazität der ersten Datenspeichereinrichtung 24 so ausgelegt, daß die über den Zeitraum eines Monats erfahrungsgemäß anfallenden Daten sicher gespeichert werden können. Bei den genannten Aufbewahrungsfristen von 1 Monat bzw. 8 Monaten wird für die erste Datenspeicher­ einrichtung 24 eine Speicherkapazität von beispielsweise 26 GB und für die zweite Datenspeichereinrichtung 30 eine Speicherkapazität von beispielsweise 175 GB vorgeschla­ gen, wobei eine täglich anfallende Datenmenge in der Größenordnung von etwa 1 GB zugrundegelegt worden ist.

Dem Zentralarchiv 22 ist ferner ein bei 36 angedeutetes Mikrofilmarchiv sowie eine Rückverfilmungsstation 38 zugeordnet. In dem Mikrofilmarchiv 36 sind die Mikrofilm­ rollen geordnet gesammelt, auf denen zuvor in der Verfil­ mungs- und Datenabtasteinrichtung 6 die der Eingangssta­ tion 4 zugeführten Dokumente abgebildet worden sind. Das Mikrofilmarchiv 36 ist ein ständig anwachsendes Langzeit­ archiv, in dem die Abbildungen auch solcher Dokumente gespeichert sind, von denen entsprechende Daten in den elektronischen Datenspeichereinrichtungen 24, 30 nicht mehr vorliegen. Da die Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit auf solche älteren Daten zwar gering, aber dennoch end­ lich ist, dient die Rückverfilmungsstation 38 dazu, die auf Mikrofilm gespeicherten Informationen wieder für einen Sachbearbeiter an dem Rechnerarbeitsplatz 18 bzw. 18′ verfügbar zu machen. Die Rückverfilmungsstation 38 umfaßt einen Mikrofilmscanner zur Digitalisierung von analogen Mikrofilmbildinformationen und zur Einspeiche­ rung der erhaltenen digitalen Daten in die erste Daten­ speichereinrichtung 24. Die Rückverfilmungsstation 38 ist zu diesem Zweck ebenfalls an das lokale LAN(Token Ring)- Netz angeschlossen. Ein Sachbearbeiter an einem Rechner­ arbeitsplatz 18 oder 18′ kann über das Datennetz einen Auftrag zur Rückverfilmung eines gewählten Dokuments ans Zentralarchiv abgeben. Die betreffenden Auftragsinforma­ tionen werden von dem Archivverwaltungsrechner 26 aufge­ nommen, nachdem sie vom Zentralrechner 14 durch entspre­ chende Verwaltungsdaten ergänzt wurden, und können an einem Bildschirm 40 mit Hinweisen auf den heranzuziehen­ den Mikrofilm und die Mikrofilmadresse des gewünschten Dokumentes angezeigt werden. Eine Bedienungsperson der Rückverfilmungsstation 38 kann dann den betreffenden Mikrofilm aus dem Mikrofilmarchiv 36 holen und dem Mikro­ filmscanner zuführen, der das ggf. durch optische Ver­ größerungsmittel projizierte Dokumentenbild an der rich­ tigen Filmadresse abtastet und in Form digitaler Bild­ daten zur Speicherung in der ersten Datenspeichereinrich­ tung 24 bereitstellt. Nach der Speicherung erhält der anfordernde Sachbearbeiter an seinem Rechnerarbeitsplatz 18 bzw. 18′ einen Hinweis darauf, daß er die vom Mikro­ film gelesenen Daten nunmehr von der ersten Datenspei­ chereinrichtung 24 abrufen kann, um sie an dem Bildschirm 20 des Rechnerarbeitsplatzes 18 bzw. 18′ anzuzeigen.

In einer Variante können das Mikrofilmarchiv und die zugehörige Rückverfilmungsstation beispielsweise durch Einsatz von gesteuerten Robotereinrichtungen weitgehend automatisiert sein, so daß das Heraussuchen der richtigen Filmrolle, das Einlegen des Films in die Rückverfilmungs­ station, das Spulen des Films zur gewünschten Filmadresse und das Wiedereinsortieren des Films vollautomatisch erfolgt.

In einer weiteren Variante kann die Rückverfilmungssta­ tion auch derart eingerichtet sein, daß sie vom Mikrofilm einen Papierabzug des gewünschten Dokumentes herstellt, wobei dieser dem anfordernden Sachbearbeiter unmittelbar zugeführt werden kann. Andererseits ist es auch möglich, einen solchen Papierabzug wieder der Eingangsstation 4 übermitteln, um die betreffenden Informationen mittels der Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 als digita­ le Bildpunktinformationen für die erste Datenspeicherein­ richtung 24 bereitzustellen. Ein Schriftstück-Scanner kann zu diesem Zweck auch in dem Mikrofilmarchiv zur Verfügung gestellt sein. Der Sachbearbeiter kann somit auch in diesem Fall vom Rechnerarbeitsplatz 18 bzw. 18′ aus auf die betreffenden Daten zugreifen.

Das erfindungsgemäße hybride Archivsystem nach Fig. 1 ermöglicht somit die Speicherung extrem großer Datenmen­ gen, wobei die laufenden Speicherkosten vergleichsweise gering sind. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuwei­ sen, daß die Speicherkapazität der elektronischen Daten­ speichereinrichtungen 24 und 30 konstant bleiben kann und somit keine wachsenden Kosten für digitale Speichermedien anfallen und daß der Mikrofilm als Speichermedium des ständig anwachsenden Langzeit-Mikrofilmarchivs 26 ver­ gleichsweise preiswert ist. Das hydride Archivsystem nach Fig. 1 ermöglicht darüber hinaus rasche und zuverlässige Recherchen, wobei in diesem Zusammenhang darauf hinzuwei­ sen ist, daß die meisten Zugriffe aus den bereits disku­ tierten statistischen Gründen auf Daten erfolgen, die noch in den schnell reagierenden elektronischen Daten­ speichereinrichtungen 24 oder 30 gespeichert sind und eine Rückverfilmung von Daten aus dem Mikrofilmarchiv 36 eher selten erforderlich sein wird. Da die in den elektro­ nischen Datenspeichereinrichtungen 24 und 30 gespeicher­ ten Daten immer auch auf Mikrofilm gespeichert sind, ist ein unbeabsichtigter Datenverlust in den elektronischen Datenspeichereinrichtungen 24 und 30 stets reparabel, da die Daten vom Film wiedergewonnen werden können. Dem Mikrofilm kommt als Langzeitarchivierungsmittel ferner besondere Bedeutung zu, da er als gesetzliches Archivie­ rungsmittel zugelassen ist und somit Urkundencharakter hat.

Durch den bei 41 angedeuteten Papierkorb soll darauf hingewiesen werden, daß die Dokumente nach ihrer Erfas­ sung allgemein nicht mehr benötigt werden. Die betreffen­ den Sachbearbeiter erhalten namlich über das lokale Datennetz vom Zentralrechner 14 an ihren Rechnerarbeits­ plätzen 18, 18′ Nachricht darüber, daß ihnen zugeordnete Informationen eingegangen sind und zum Abruf aus der Datenspeichereinrichtung bereitstehen.

Bisher wurde bei dem beschriebenen Ausführungsbeispiel nach Fig. 1 davon ausgegangen, daß die zu archivierenden Dokumente 2 Papierdokumente, Foliendokumente oder der­ gleichen sind. Das erfindungsgemäße Archivsystem kann jedoch zusätzlich oder alternativ so ausgestattet sein, daß über elektronische Datenübertragungsmittel eingehen­ de, digital kodierte Zeichen- und/oder Bildinformationen in entsprechender Weise archiviert werden können. Zu diesem Zweck kann, wie in Fig. 1 bei 42 angedeutet ist, eine als COM-Station (Computer Output on Microfilm) bezeichnete Einrichtung vorgesehen sein, die in der Lage ist, computergenerierte Daten in dekodierter Form auf Mikrofilm auszugeben, um die diesen Daten zugrundeliegen­ den Informationen für das Mikrofilmarchiv 36 zu spei­ chern. Die COM-Station 42 ist an dem lokalen LAN(Token Ring)-Netz angeschlossen und erhält über dieses Netz die beispielsweise aus einem Fernnetz in das lokale Netz eingespeisten Informationen, um diese auf Mikrofilm darzustellen. Die in das lokale Netz eingespeisten Infor­ mationen werden ferner von dem Zentralrechner 14 zu Datenverwaltungszwecken erfaßt und an das Zentralarchiv übertragen, wo sie der ersten Datenspeichereinrichtung 24 zur Speicherung zugeführt werden. Auch diese Daten werden dann nach Ablauf der ersten Aufbewahrungsfrist in die zweite Datenspeichereinrichtung 30 übernommen und nach Ablauf der zweiten Aufbewahrungsfrist gelöscht bzw. zur Überschreibung freigegeben.

Die COM-Station kann eine Speicherlesestation 42a umfas­ sen, die Speicherplattenlaufwerke und/oder Magnetband­ laufwerke enthält. Mittels dieser Speicherlesestation 42a können auf Platte, Diskette oder Magnetband bereitge­ stellte Daten in das hybride Archivsystem übernommen werden, wobei auch diese Daten in der beschriebenen Weise einerseits zur Darstellung der entsprechenden Information auf Mikrofilm gespeichert und andererseits dem lokalen Netz zugeführt werden, um sie zu erfassen und in die erste Datenspeichereinrichtung 24 einzuspeichern.

Das Ausführungsbeispiel nach Fig. 1 läßt noch zahlreiche, im Rahmen der Erfindung liegende Modifikationen zu. So können beispielsweise die von dem Zentralrechner 14 und von dem Archivverwaltungsrechner 26 erledigte Aufgaben von einem einzigen Rechner erledigt werden. Ferner kann die Dokumentenerfassung unter Verzicht auf die Poststelle 8 in der Eingangsstation 4 erfolgen. Bei normierten Dokumenten oder Formularen ist ferner eine automatische Dokumentenerfassung und Vorgangszuordnung nach der Digi­ talisierung möglich. Dies gilt auch für extern zugeführte Datenpakete, sofern bei diesen ein entsprechendes, nor­ miertes Protokoll eingehalten ist. Gemäß einer anderen Variante können die digitalen Datenspeichereinrichtungen 24 und 30 zu einer Datenspeichereinrichtung mit betriebs­ mäßig wiederbeschreibbarem Speichermedium zusammengefaßt sein. Diese zusammengefaßte Datenspeichereinrichtung könnte beispielsweise ihrer Art nach wie die beschriebene zweite Datenspeichereinrichtung als Juke-Box-System oder wie die erste Datenspeichereinrichtung aufgebaut und mit ständig in Laufwerken vorhandenen Magnetplatten und/oder magnetooptischen Platten für den Direktzugriff bestückt sein. Die Gesamtspeicherkapazität wäre dann entsprechend zu vergrößern, wobei für die zu speichernden Daten eine Gesamtaufbewahrungsfrist von beispielsweise 8 Monaten gilt.

Eine andere Variante könnte darin bestehen, daß anstelle des Juke-Box-Systems 30 eine Magnetbandstation, bei­ spielsweise für Magnetbanddatenkassetten, herangezogen wird, die ebenfalls einen automatischen Zugriff auf die gespeicherten Daten erlaubt.

Es sei ferner noch darauf hingewiesen, daß bei dem hybri­ den Archivsystem nach der Erfindung Datenkomprimierungs­ verfahren Verwendung finden können, um die digitalen Speicherkapazitäten besser ausnützen zu können.

Des weiteren wird darauf hingewiesen, daß Zeichenerken­ nungsprogramme (OCR-Software) bei der Abtastung der Doku­ mente in der Verfilmungs- und Datenabtasteinrichtung 6 eingesetzt werden können, um bestimmte Informationen der maschinellen Datenbearbeitung zuzuführen.

Claims (18)

1. Hybrides Archivsystem zur Archivierung einer laufend ergänzten Folge von auf Schriftstücken bereitgestell­ ten Informationen, umfassend

• - eine Verfilmungseinrichtung (6) zum Kopieren der Schriftstücke auf Mikrofilm,
• - eine die Schriftstückinformationen optisch erfassen­ de und als digitale Bildinformationen bereitstellen­ de Digitalisierungseinrichtung (6),
• - eine die digitalen Bildinformationen - gegebenen­ falls nach Aufbereitung - auf ein betriebsmäßig wiederbeschreibbares digitales Speichermedium spei­ chernde Datenspeichereinrichtung (24, 30) mit vorbe­ stimmter Speicherkapazität,
• - wenigstens eine über Datenübertragungsmittel (LAN; WAN) mit der Datenspeichereinrichtung (24, 30) zwecks Abruf darin gespeicherter Informationen kommunizierende Datenzugriffstation (18, 18′) mit einer Einrichtung (20, 28) zur grafischen Darstel­ lung der abgerufenen Informationen und somit zur Sichtbarmachung der betreffenden Schriftstückinfor­ mationen für Benutzer des Archivsystems,
• - eine Mikrofilmarchivstation (36) zur Aufbewahrung von Mikrofilmen, auf denen bereits Schriftstück­ informationen mittels der Verfilmungseinrichtung (6) kopiert worden sind,
• - eine der Mikrofilmarchivstation (36) zugeordnete Rückverfilmungseinrichtung (38) zur Bereitstellung von auf Mikrofilm kopierten Schriftstückinformatio­ nen auf Anforderung eines Benutzers des Archiv­ systems,
• - eine elektronische Speicherverwaltungseinrichtung, die abhängig von einer den digital gespeicherten Bildinformationen jeweils zugeordneten aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit die Speicherkapa­ zität der Datenspeichereinrichtung (24, 30) derart verwaltet, daß Informationen mit geringerer aktuel­ ler Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit zum Über­ schreiben durch Informationen mit einer höheren aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit freige­ geben werden.

2. Hybrides Archivsystem zur Archivierung einer laufend ergänzten Folge von digital kodierten Zeichen- und/oder Bildinformationen, umfassend

• - eine die zugeführten digital kodierten Informationen dekodierende und die dekodierten Informationen auf Mikrofilm speichernde Verfilmungseinrichtung (42),
• - eine die digital kodierten Informationen - gegebenen­ falls nach Aufbereitung - auf ein betriebsmäßig wiederbeschreibbares digitales Speichermedium spei­ chernde Datenspeichereinrichtung (24, 30) mit vorbe­ stimmter Speicherkapazität,
• - wenigstens eine über Datenübertragungsmittel (LAN, WAN) mit der Datenspeichereinrichtung (24, 30) zwecks Abruf darin gespeicherter Informationen kommunizierende Datenzugriffsstation (18, 18′) mit einer Einrichtung (20, 28) zur grafischen Darstel­ lung der abgerufenen Informationen in dekodierter Form für den Benutzer des Archivsystems,
• - eine Mikrofilmarchivstation (36) zur Aufbewahrung von Mikrofilmen, auf denen bereits Informationen mittels der Verfilmungseinrichtung (6) gespeichert worden sind,
• - eine der Mikrofilmarchivstation (36) zugeordnete Rückverfilmungseinrichtung (38) zur Bereitstellung von auf Mikrofilm gespeicherten Informationen auf Anforderung eines Benutzers des Archivsystems,
• - eine elektronische Speicherverwaltungseinrichtung (14, 26), die abhängig von einer den digital ge­ speicherten Informationen zugeordneten aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit die Speicherkapa­ zität der Datenspeichereinrichtung (24, 30) derart verwaltet, daß Informationen mit geringerer aktuel­ ler Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit zur Über­ schreibung durch Informationen mit einer höheren aktuellen Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit freige­ geben werden.

3. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 1 oder 2, für die Archivierung von zu Informationen, deren aktuelle Zugriffsbedarfswahrscheinlichkeit mit zunehmendem Zeitabstand vom Zeitpunkt ihres Eingangs im Archiv­ system abnimmt, wobei die elektronische Speicherverwaltungseinrichtung (14, 26) dazu eingerichtet ist, Informationen in der Datenspeichereinrichtung (24, 30) zur Überschreibung freizugeben, deren Eingangszeitpunkt eine vorbestimmte Zeitlang zurückliegt.

4. Hybrides Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) als betriebsmäßig wiederbeschreibbares Speichermedium Speicherplatten, insbesondere magnetische und/oder magnetooptische Speicherplatten (34), umfaßt.

5. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 4, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) einen automatischen Speicherplattenwechsel (30) mit wahlweisem Zugriff auf eine Vielzahl von Speicherplatten (34) und wenigstens ein dem Speicherplattenwechsler zugeordnetes Speicher­ plattenlaufwerk mit einer Datenleseeinrichtung umfaßt und wobei der Speicherplattenwechsler (30) zur Bereit­ stellung von gespeicherten Informationen für die Datenzugriffsstation (18, 18′) derart gesteuert ist, daß er aus der Vielzahl von Speicherplatten (34) selektiv jeweils die Speicherplatte zur Datenauslesung in dem Speicherplattenlaufwerk bereitstellt, auf der von der Datenzugriffsstation (18, 18′) angeforderte Informationen gespeichert sind.

6. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 4, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) wenigstens ein mit einer Datenleseeinrichtung versehenes Speicherplatten­ laufwerk (24) mit einer permanent darin aufgenommenen Speicherplatte zur Bereitstellung darauf gespeicherter Informationen für die Datenzugriffsstation (18, 18′) aufweist.

7. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 5, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) zusätzlich zum Speicherplattenwechsler (30) eine Speichereinheit (24) aufweist, die einen schnellen Direktzugriff auf darin gespeicherte Informationen ermöglicht, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) dazu eingerichtet ist, jeweils neu hinzukommende Informationen zunächst in die zusätzliche Speichereinheit (24) einzuspei­ chern, um sie darin für die Dauer einer ersten Daten­ aufbewahrungsfrist für den Zugriff von der Datenzu­ griffsstation (18, 18′) aus bereitzuhalten, und wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) ferner dazu eingerichtet ist, Informationen, für die die erste Datenaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, von der zu­ sätzlichen Speichereinheit (24) auf eine Speicherplat­ te (34) des Speicherplattenwechslers (30) zu übertra­ gen, um sie dort für die Dauer einer zweiten Aufbewah­ rungsfrist für den Zugriff von der Datenzugriffssta­ tion (18, 18′) bereitzuhalten.

8. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 7, wobei die zusätzliche Speichereinheit (24) wenigstens ein mit einer Schreib-Lese-Einrichtung versehenes Speicher­ plattenlaufwerk mit einer permanent darin aufgenomme­ nen Speicherplatte als Speichermedium aufweist.

9. Hybrides Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, wobei die Datenzugriffsstation (18, 18′) als Bildschirmarbeitsplatz mit einem rechnergesteuer­ ten Monitor (20) zur grafischen Anzeige der abgerufe­ nen Informationen ausgebildet ist.

10. Hybrides Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, wobei die Datenzugriffsstation (18, 18′) an einem Drucker (28) zum Ausdrucken der abgerufenen Informationen angeschlossen ist.

11. Hybrides Archivsystem nach einem der vorhergehenden Ansprüche, wobei die Rückverfilmungseinrichtung (38) als Mikrofilmbild-Digitalisierungseinrichtung ausge­ bildet ist, die auf Mikrofilm gespeicherte Informa­ tionen in Form digitaler Informationen zur grafischen Darstellung an der Datenzugriffsstation (18, 18′) und/oder zur digitalen Speicherung in einem von der Datenzugriffsstation (18, 18′) abrufbaren Datenspei­ cher (24, 30) bereitstellt.

12. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 11, wobei die Mikrofilmbild-Digitalisierungseinrichtung (38) über Datenübertragungsmittel (LAN) mit der Datenspeicher­ einrichtung (24, 30) kommuniziert, um die vom Mikro­ film abgeleiteten Informationen der Mikrofilmbild- Digitalisierungseinrichtung (38) in der Datenspei­ chereinrichtung (24, 30) zu speichern.

13. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 12, wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) dazu eingerichtet ist, die von der Mikrofilmbild-Digitalisierungsein­ richtung (38) zugeführten Informationen nach Ablauf einer Datenaufbewahrungsfrist in der Datenspeicher­ einrichtung (24, 30) zur Überschreibung freizugeben.

14. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 1, wobei die Verfilmungseinrichtung (6), die Digitalisierungsein­ richtung (6), die Rückverfilmungseinrichtung (38), die Datenspeichereinrichtung (24, 30) und die Daten­ zugriffsstation (18) über ein gemeinsames Datenüber­ tragungsnetz (LAN) miteinander verbunden sind.

15. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 2, wobei die Verfilmungseinrichtung (42), eine die digital kodier­ ten Informationen zuführende Einrichtung (WAN, 42a), die Datenspeichereinrichtung (24, 30), die Rückver­ filmungseinrichtung (38) und die Datenzugriffsstation (18) über ein gemeinsames Datenübertragungsnetz (LAN) miteinander verbunden sind.

16. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 14 oder 15, wobei ein Zentralrechner (14, 26) zur Verwaltung der archi­ vierten Informationen an dem Datenübertragungsnetz (LAN) angeschlossen ist.

17. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 1, wobei es ferner zur Archivierung einer laufend ergänzten Folge von bereits als digital kodierte Zeichen - und/oder Bildinformationen - bereitgestellten Informationen eingerichtet ist und eine die zugeführten digital kodierten Informationen dekodierende und die deko­ dierten Informationen auf Mikrofilm speichernde Verfilmungseinrichtung (42) umfaßt und wobei die Datenspeichereinrichtung (24, 30) dazu eingerichtet ist, die digital kodierten Informationen - gegebenen­ falls nach Aufbereitung - auf das betriebsmäßig wiederbeschreibbare digitale Speichermedium zu spei­ chern.

18. Hybrides Archivsystem nach Anspruch 1, wobei die Verfilmungseinrichtung und die erste Digitalisie­ rungseinrichtung zu einer gemeinsamen Einheit (6) kombiniert sind, die die Mikroverfilmung der Informa­ tionen eines Schriftstücks und die Digitalisierung der Schriftstückinformationen in einem Arbeitsgang im wesentlichen zeitgleich vornimmt.