DE2461220A1 - Karteiblatt - Google Patents

Description

MÜLLER-BORE -GROENING · DSUFfL - SCHÖN -HERTEL

PATENTANWÄLTE: MÜNCHEN · BRAUNSCHWEIG - KÖLN 2461220

2 3. DEZ.

Dr. W. Müller-Bore · Braunschwelg H. Groaning, Dlpl.-Ing. · München

A 24o7 Dr. P. Deufel, Dipl.-Chem. · München

Dr. A. Schön, Dipl.-Chem. · München Werner Hertel, Dipl.-Phys. · Köln

ANGLO AMERICAN CORPORATION OF SOUTH AFRICA LIMITED Johannisbur.g, Südafrika

Karteiblatt

Die Erfindung betrifft ein Karteiblatt und bezieht sich insbesondere auf die Weiterführung von Karteiblättern.

Die Führung von Aufzeichnungen, beispielsweise Personalakten, in einer Organisation, insbesondere wenn die Organisation groß ist, kann ein zeitraubender Prozeß sein. Die Führung der Akten in der Personalabteilung ist besonders zeitraubend, wenn alle Einzelheiten der Stellung, der Kenntnisse usw. einer großen Anzahl von Personal festgehalten werden, da diese Einzelheiten sich oft ändern und die Aufzeichnungen von Zeit zu Zeit auf den neuesten Stand zu bringen sind.

Die der Erfindung zugrunde liegende Aufgabe besteht darin, diese Nachteile zu beseitigen und ein Karteiblatt zu schaffen, durch welches die Weiterführung von Karteien bzw. Akten erleichtert ist.

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Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß durch ein Karteiblatt gelöst, welches eine Vielzahl von Schreibzonen zum Eintragen von geschriebenen Informationen, eine Vielzahl von Indikator zonen, die eine visuelle Repräsentation der Informationen geben sollen, die in die Schreibzonen eingetragen sind', und wenigstens eine Tasche für die Aufnahme einer maschinell hergestellten Duplikataufzeichnung der auf dem Blatt eingetragenen Informationen aufweist.

Die Indikatorzonen auf dem Blatt können in Gruppen angeordnet werden. Jede Indikatorzone in einer speziellen Gruppe kennzeichnet einen möglichen Informationsaspekt, der auf dem Blatt diese Gruppe betreffend eingetragen werden kann. Die Indikatorzonen, welche Aspekte kennzeichnen, die auf dem Blatt nicht ausgefüllt werden, sind entfernbar, so daß nur die Indikatorzonen verbleiben, die Informationsaspekte kennzeichnen, die tatsächlich in das Blatt eingetragen sind. Die zu entfernenden Indikatorzonen können durch Abschneiden oder mittels einer Stanzmaschine entfernt werden. Die Indikatorzonen können um den Umfang des Blattes herum angeordnet werden und mit öffnungen versehen sein, um ein Sortieren einer Vielzahl von Blättern mit Hilfe der öffnungen, beispielsweise mittels Nadelsortierung, zu ermöglichen.

Bei einer weiteren Ausführungsform können die Indikatorzonen die Form fahnenartiger Vorsprünge haben, die sich vom Umfang des Blattes nach außen erstrecken. Die VorSprünge können am Umfang des Blattes entfernbar befestigt sein oder aufsteckbar und abnehmbar vorgesehen werden. Die fahnenartigen Vorsprünge können auch öffnungen für ein Sortieren einer Vielzahl von Blättern mit Hilfe dieser öffnungen, beispielsweise durch Nadelsortierung, aufweisen.

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Die Erfindung bezieht sich weiterhin auf ein Verfahren zum Aufzeichnen von Informationen. Bei diesem Verfahren wird ein Blatt verwendet, welches eine Vielzahl von Schreibzonen und Indikatorzonen hat, wobei die Schreibzonen für das Eintragen von geschriebenen Informationen und die Indikatorzonen für eine visuelle Darstellung der in die Schreibzonen eingetragenen Informationen vorgesehen werden. In einer Tasche an diesem Blatt wird ein maschinengefertigtes Aufzeichnungsmedium aufbewahrt, welches ein Duplikat der auf dem Blatt aufgetragenen Informationen enthält.

Gemäß dem Verfahren kann das Aufzeichnungsmedium durch eine Leseeinrichtung geführt werden, die dadurch veranlaßt wird, eine Druckeinrichtung zu betätigen, um die auf bzw-, in dem Aufzeichnungsmediurr enthaltenen Informationen auf dem Blatt auszudrucken. Somit kann zuerst das Aufzeichnungsmedium hergestellt und dann dazu benutzt werden, die geschriebenen Informationen auf dem Blatt einzutragen, wobei das Aufzeichnungsmedium durch die Leseeinrichtung geführt wird.

Das Aufzeichnungsmedium kann redigiert werden, um so das Blatt auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei wird das Aufzeichnungsmedium mit erforderlichen Änderungen redigiert. Anschließend wird das redigierte Aufzeichnungsmedium dazu verwendet, die Daten auf dem Blatt auf den neuesten Stand zu bringen.

Die Datenerneuerung des Blattes kann auch dadurch erreicht werden, daß das redigierte Aufzeichnungsmedium durch die Leseeinrichtung geführt wird, entweder um bei dem Blatt zusätzliche Informationen anzufügen, oder um ein neues Blatt herzustellen.

Das Aufzeichnungsmedium kann die Form einer Magnetkarte haben. Magnetkarten ermöglichen die Ausführung von Änderungen auf einfache Weise, ohne daß alle Informationen erneut

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zusammengestellt werden müssen. Von der redigierten Magnetkarte kann ein neues oder ein auf den neuesten Datenstand gebrachtes Blatt angefertigt werden, indem die Magnetkarte durch eine geeignete Leseeinrichtung geführt wird, die mit einer Druckeinrichtung verbunden ist. Das Aufzeichnungsmedium kann auch die Form eines Magnetbandes, eines gelochten Papierbandes oder dergleichen haben.

Wenn die Indikatorzonen Öffnungen aufweisen, kann eine Auswahl einer Vielzahl von Blättern mit einem besonderen Informationsaspekt durch Nadelsortierung erreicht werden.

Gewünschtenfalls können mehrere Taschen auf dem Blatt für die Aufbewahrung einer Vielzahl von Aufzeichnungsmedien vorgesehen v/erden.

Anhand der beiliegenden Zeichnung, in der eine Ausführungsform eines Karteiblattes perspektivisch gezeigt ist, wird die Erfindung beispielsweise näher erläutert.

Das Karteiblatt 1o hat eine Vielzahl von Schreibzonen 12, die durch gedruckte Linien begrenzt sind. Das Blatt 1o hat weiterhin eine Vielzahl von Indikatorzonen, die ebenfalls durch gedruckte Linien begrenzt sind und eine Vielzahl von im Abstand vorgesehenen öffnungen 16 aufweisen, die um einen Abschnitt des Umfangs des Blattes herum ausgestanzt sind.

Die Schreibzonen 12 werden für das Eintragen geschriebener Informationen benutzt. Wenn das Blatt beispielsweise als Aufzeichnungsblatt für das Personal bzw. als Personalkarte verwendet wird, werden in die Schreibzone 12 der Name der Person, das Geburtsdatum, der Familienstand, die Nationalität usw. eingetragen. Die Schreibzonen 12 können außerdem kurz gefaßte Einzelheiten der Qualifizierung, der Erfahrung, der Sprachen, die der Betreffende spricht, liest oder schreibt, die Stellung usw. eingetragen werden.

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Die Indikatorzonen 14 sind in Gruppen bezüglich der Schreibzonen 12 so angeordnet, daß eine visuelle Darstellung der in den Schreibzonen 14 eingetragenen Informationen gegeben wird. Dies kann auf eine Vielzahl von Wegen erreicht werden. Bei einem Verfahren können lose fahnenartige Vorsprünge bzw. Reiter auf dem Umfang des Blattes befestigt werden, beispielsweise durch Festklemmen auf dem Blatt, was bei 18 gezeigt'ist. Der Vorsprung 18 kann eine Öffnung 2o auf v/eisen, um eine Auswahl, beispielsweise durch Nadelsortierung, dieser Folien zu ermöglichen, die einen Vorsprung bzw. Reiter in einer spezielle Lage haben. Dadurch ist es möglich, die Blätter nach verschiedenen Kategorien, beispielwweise durch Nadelsortierung, zu sortieren. Wenn man beispielsweise alle die Blätter haben möchte, die ein besonderes Merkmal enthalten, werden die Blätter- aufeinander gestapelt. Dann wird eine Nadel durch eine spezielle öffnung in jedem der jeweiligen Blätter hindurchgeführt. Durch Anheben der Nadel nach dem Durchführen durch alle Blätter werden die Blätter, welche das spezielle Merkmal enthalten, durch die Nadel abgehoben, während die Blätter, die das Merkmal nicht enthalten, zurückbleiben. Diese Sortierung kann in einem Nadelgehäuse oder in einem Selektorgehäuse mit elektrischem Vibrator erfolgen.

Wenn eine spezielle Gruppe von Indikatorzonen 14 eine visuelle Darstellung von beispielsweise der Nationalität des Betreffenden geben soll, können bei einem anderen Verfahren die Indikatorzonen alle die verschiedenen Nationalitäten aufgedruckt haben, beispielsweise wie dies bei 21 gezeigt ist. Die Indikatorzonen, welche die Nationalitäten darstellen, die für eine spezielle Person nicht zutreffen, können dann entfernt werden, beispielsweise durch Abschneiden oder Ausstanzen, wie dies durch die gestrichelten Linien gezeigt ist. Es verbleibt nur eine spezielle Indikatorzone 24, die als eine Fahne oder als Indikator für die spezielle Nationalität der Person wirkt. Ein Sortieren der Blätter nach verschiedenen Nationalitäten kann wiederum durch

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— fi —

Nadelsortierung mittels der Öffnungen 16 bewirkt werden. Gewünschtenfalls können die verschiedenen Indikatorzonen in einer solchen Gruppe nicht gezeigte Perforationen haben, um ein leichtes Entfernen von nicht zutreffenden Indikatorzonen zu ermöglichen.

Gemäß einem weiteren Verfahren kann eine Anzeige der geschriebenen Information auch dadurch erfolgen, daß nur die Indikatorzonen entfernt werden, welche der auf dem Blatt eingetragenen Information entsprechen. Das bedeutet, daß die Indikatorzone 26 eines speziellen Blattes entfernt werden kann und dadurch eine negative Anzeige einer Information gibt, die auf dem Blatt eingetragen ist. Um die Blätter auszuwählen, welches dieses Merkmal haben, kann wiederum eine Nadel durch die Öffnungen 16 in einer speziellen Lage geführt werden. Die Blätter mit dem gesuchten Merkmal bleiben dann beim Anheben der Nadel zurück.

Das Blatt hat auch ein Paar von Taschen mit öffnungen 28. In jede Tasche kann ein Aufzeichnungsmedium, vorzugsweise in Form einer Magnetkarte, eingeführt werden. Die Taschen werden dadurch ausgebildet, daß ein vorderes Blattstück an einem hinteren Blattstück des Blattes längs der beiden Seiten 3o und zwischen ihrer Breitenerstreckung längs der gestrichelten Linie 32 durch Klebstoff oder auf andere Weise befestigt wird.

Gedruckte Überschriften 34 in den Schreibzonen 12 können mit blasser Tinte gedruckt werden, so daß die geschriebenen Einzelheiten über die Überschriften eingetragen werden können. Dies vergrößert die Informationsträgerkapazität des Blattes und beseitigt Spalte in der Information, wenn die Information von der Magnetkarte auf einer Liste bzw. einem Formular ausgedruckt wird.

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Die Zonen 12 auf dem Blatt haben zweckmäßigerweise eine Rasterlänge, um die übertragung der Informationen auf der Magnetkarte auf das Blatt zu erleichtern, wenn die Informationen auf der Magnetkarte in Kolonnenförm eingetragen sind.

Für die Anfertigung eines Aktenblattes für einen speziellen Angestellten wird eine Magnetkarte angefertigt, beispielsweise auf einer Magnetkartenschreibmaschine, welche die Informationen gleichzeitig auf einem Papierblatt ausdruckt, während sie magnetisch in die Karte eingetragen werden. Das gedruckte Exemplar wird dann geprüft. Falls irgendwelche Fehler vorhanden sind, können diese auf der Magnetkarte korrigiert werden.

Die Magnetkarte kann dann einer Magnetkartenleseeinrichtung zugeführt werden, welche die Information liest und dafür sorgt, daß eine Schreibmaschine sie auf dem Blatt schreibt. Die Magnetkarte kann dann in der Tasche in dem Blatt für die weitere Verwendung aufbewahrt werden. Wenn eine Karte nicht ausreicht, um alle Informationen zu speichern, können mehrere Karten verwendet und in den Taschen aufbewahrt werden. Zweckmäßigerweise wird die eine Karte für die auf einer Seite des Blattes enthaltenen Informationen und die andere Karte für die auf der anderen Seite des Blattes enthaltenen Informationen verwendet.

Wenn Einzelheiten auf dem Blatt geändert werden sollen, beispielsweise wenn sich der Familienstand eines Angestellten ändert, wird die Magnetkarte von.dem Blatt entfernt und mit der Magnetkartenschreibmaschine redigiert. Die Karte kann dann durch die Magnetkartenleseeinrichtung geführt werden, so daß ein neues Blatt erzeugt wird, welches die neuen Einzelheiten zeigt. Man sieht, daß bei einem solchen System nur die Änderungen und nicht das ganze Blatt geprüft zu werden brauchen. Wenn das Blatt geändert worden ist, kann ein neues Blatt leicht angefertigt werden.

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Das vorstehend beschriebene Karteiblatt eignet sich besonders für große Organisationen im Hinblick auf folgende Merkmale :

a) Die Aufzeichnungen sind leicht lesbar, so daß die auf dem Blatt enthaltenen Informationen leicht festzustellen sind.

b) Die Aufzeichnungen liegen in einer Form vor, wodurch das Sortieren einer Vielzahl von Aufzeichnungen nach verschiedenen Kategorien erleichtert ist.

c) Die Aufzeichnungen sind für die Bearbeitung und Redigierung durch eine Maschine geeignet.

Obwohl die Erfindung speziell für die Verwendung bei der Fortführung von Personalakten beschrieben wurde, ist es selbstverständlich, daß sie auch auf anderen Gebieten verwendet werden kann, beispielsweise bei Lageraufzeichnungen und dergleichen. Weiterhin ist ersichtlich, daß für Anwendungszwecke, wo eine Nadelsortierung nicht erforderlich ist, andere Anzeigen vorgesehen werden können, beispielsweise Zipfel, Auszackungen, Vorsprünge, magnetische Bedrukkung oder dergleichen.

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Claims (9)

1. PATENTANSPRÜCHE

   J) Karteiblatt, gekennzeichnet durch eine Vielzahl von Schreibzonen (12) zum Eintragen von geschriebenen Informationen, durch eine Vielzahl von Indikatorzonen (14) für eine visuelle Darstellung der in die Schreibzonen (12) eingetragenen Information, und durch wenigstens eine Tasche (28) für die Aufnahme einer maschinell angefertigten Duplikataufzeichnung der auf dem Blatt eingetragenen Informationen.
2. 2. Karteiblatt nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Indikatorzonen (14) auf dem Blatt in Gruppen angeordnet sind, wobei jede Indikatorzone in einer speziellen Gruppe einen der Gruppe zugehörigen möglichen Informationsaspekt, der auf dem Blatt eingetragen werden kann, darstellt, während die Indikatorzonen (22) welche nicht auf dem Blatt eingetragene Aspekte darstellen, entfernbar sind, so daß nur die Indikatorzonen (24) verbleiben, welche tatsächlich auf dem Blatt eingetragene Informationsaspekte darstellen.
3. 3. Karteiblatt nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß die Indikatorzonen (14) um den Umfang des Blattes herum angeordnet sind und Öffnungen (16) aufweisen, mit deren Hilfe eine Vielzahl von Blättern sortierbar ist.
4. 4. Karteiblatt nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß die Indikatorzonen (14) fahnenförmige Vorsprünge (18) sind, die sich vom Umfang des Blattes nach außen erstrecken.

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   1ο -
5. 5. Karteiblatt nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß die fahnenförmigen VorSprünge (18) öffnungen (2o) haben, mit deren Hilfe eine Vielzahl von Blättern sortierbar ist.
6. 6. Verfahren zum Aufzeichnen von Informationen, insbesondere auf Karteiblättern nach einem der vorhergehenden Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, daß ein Karteiblatt verwendet wird, welches eine Vielzahl von Schreibzonen (12) und Indikatorzonen (14) hat, wobei die Schreibzonen (12) für das Eintragen geschriebener Informationen und die Indikatorzonen (14) für eine optische Darstellung der in den Schreibzonen (12) eingetragenen Informationen dienen, und daß in · einer Tasche (28) an dem Blatt ein maschinell hergestelltes Aufzeichnungsmedium aufbewahrt wird, welches ein Duplikat der eingetragenen Informationen enthält.
7. 7. Verfahren nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufzeichnungsmedium durch eine Leseeinrichtung geführt wird, um dadurch die Leseeinrichtung zu veranlassen, eine Druckeinrichtung zu betätigen, damit die auf dem Aufzeichnungsmedium enthaltenen Informationen auf dem Blatt ausgedruckt werden.
8. 8. Verfahren nach Anspruch 6 oder 7, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufzeichnungsmedium redigierbar ist, wodurch es möglich ist, das Blatt auf den neu*· esten Datenstand dadurch zu bringen, daß das Aufzeichnungsmedium mit den neuesten Änderungen redigiert wird und danach das redigierte Aufzeichnungsmedium dazu verwendet wird, das Blatt auf den neuesten Datenstand zu bringen.

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9. 9. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 8, dadurch gekennzeichnet, daß das Aufzeichnungsmedium die Form einer Magnetkarte hat.

   1o. Verfahren nach einem der Ansprüche 6 bis 9, dadurch gekennzeichnet, daß die Indikatorzonen Öffnungen haben, so daß die Auswahl einer Vielzahl von Blättern mit einem speziellen Informationsaspekt durch Nadelsortierung erreicht wird. '

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