DE10007897C1 - Verfahren zum Verteilen von Sendungen - Google Patents

Abstract

Die Erfindung betrifft das Verteilen von Sendungen, wobei nach der Sendungsaufgabe die mit den Adressen versehenen Sendungsoberflächen abgescannt, die Empfängerangaben gelesen werden und die ermittelten Empfängerdaten in einer Umleitungsdatenbank, in der Umleitungsverfügungen unter Angabe von Namen, Zustelladressen gespeichert sind, gesucht werden. Der Verfügungsauslöser erhält eine Kennung, die auch suchbarer Bestandteil der gespeicherten Umleitungsverfügung ist. Bei einer gefundenen Umleitungsverfügung werden die Sendungen unter der jeweiligen Kennung und einer lfd. Nr. gespeichert und dem Verfügungsauslöser vom Versanddienst Informationen über eingegangene Sendungen elektronisch zugänglich gemacht. Der Verfügungsauslöser teilt elektronisch unter Angabe der Kennung und der lfd. Nr. dem Versanddienst mit, an welche Zustelladresse die Sendung/en unter zeitlichen Bedingungen zu senden sind und/oder ob bei Briefsendungen Informationen zum Sendungsinhalt elektronisch zugänglich zu machen sind.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Verteilen von Sen­ dungen nach dem Oberbegriff des Anspruches 1.

Der normale Prozeß bei der Postbearbeitung nach dem Stand der Technik erfolgt in mindestens zwei Sortierschritten. Die Sen­ dungen werden nach der Übergabe des Absenders an die Post im sogenannten Abgangssortierzentrum von einer automatischen Le­ seeinrichtung gescannt, gelesen und dann so sortiert, daß sie an das entsprechende Eingangssortierzentrum geschickt werden können. Dort (oder z. T. nochmals im Zustellstützpunkt) werden die Sendungen feiner sortiert, so daß jedem Zusteller die von ihm zuzustellenden Sendungen übergeben werden können.

Ist ein Empfänger verzogen (oder temporär an einem anderen Aufenthaltsort), kann er seine Post dorthin umleiten lassen. Dieses Nachsenden ist ein seit langem bekanntes Problem. Trotzdem wird noch ein großer Teil der Sendungen manuell nachgesandt. Beim manuellen Nachsenden kommen die Sendungen mit der falschen (alten) Adresse zum Zusteller des alten Be­ zirkes. Für die Sortierung der Sendungen in die Gangfolge be­ nutzt der Zusteller einen Verteilspind, dessen Fachzahl gleich der maximalen Zahl der Zustellpunkte in seinem Zu­ stellbezirk entspricht. Wenn ein Nachsendeantrag gestellt wird, wird dem Zusteller des alten Bezirks eine Nachsende­ merkkarte mit der neuen Adresse zugesandt.

Die Nachsendemerkkarte wird in das entsprechende Fach gelegt. Während der Gangfolgesortierung werden nachzusendende Sendun­ gen in Fächer mit Nachsendemerkkarten nicht einsortiert. Stattdessen schreibt der Zusteller die neue Adresse auf den Umschlag und übergibt die Sendung der manuellen Bearbeitung.

In Systemen, die weiterentwickelt sind, identifiziert der Zu­ steller nachzusendende Briefe, nimmt sie aus dem Briefstrom heraus und schickt sie an ein zentrales Bearbeitungszentrum für nachzusendende Briefe. Mit Hilfe von Extraktionstechniken gibt das Bedienpersonal die ungültige Adresse in einen Compu­ ter ein, der an eine zentrale Datenbank angeschlossen ist. Die Datenbank enthält Informationen über alle Nachsendeanträ­ ge und zeigt sowohl die neue Adresse als auch eine Namenslis­ te mit Personen, die Nachsendeanträge gestellt haben, auf dem Bildschirm an. Das Bedienpersonal sucht den auf dem Briefum­ schlag angegebenen Namen in der Liste. Sobald dies geschehen ist, wird ein neues Label mit der neuen Adresse entweder au­ tomatisch oder manuell appliziert. Das Label wird dabei so positioniert, daß der alte Barcode abgedeckt ist. Dadurch kann der Brief mit den restlichen Sendungen wieder automa­ tisch gelesen und codiert werden. Der Nachteil dieses Verfah­ rens ist der hohe manuelle Aufwand für die Bearbeitung und die Abtrennung von nachzusendenden Sendungen aus dem normalen Briefstrom. Dies hat Verzögerungen und Umwege für nachzusen­ dende Sendungen zur Folge. (Computer Forwarding System II der USPS).

Systeme, die noch höher entwickelt sind, benutzen OCR- Technologie. In diesem Falle werden nachzusendende Sendungen wieder vom Zusteller abgefangen, mit Stempeln, wie "Verzogen, Adresse unbekannt" versehen und an ein automatisches Nachsen­ dezentrum geschickt. Das Nachsendezentrum ist mit Anschrif­ tenlesern ausgestattet, die für alle nachzusendenden Sendun­ gen automatisch die Empfänger- und Absenderadresse erkennen. Mit Hilfe einer Nachsendedatenbank wird die neue Adresse be­ stimmt. Der Anschriftenleser kann alle Zustellervermerke, Vorausverfügungen und sonstige Merkmale lesen und auswerten. Die Auswertung der Merkmale erlaubt die Entscheidung, wie mit den Sendungen weiter zu verfahren ist. In einem weiteren Au­ tomationsschritt wird auf die Sendung ein Label mit der neuen Adresse aufgebracht. Nachdem auch der Barcode aufgedruckt wurde, wird die Sendung wieder in den regulären Briefstrom für die Zustellung eingeschleust.

In der US-PS 5 422 821 wird ein System zur Weiterleitung in­ korrekt adressierter Sendungen beschrieben, das nachzusenden­ de Sendungen in einer früheren Stufe der Briefbearbeitung er­ kennt und zwischen maschinenlesbaren und maschinenunlesbaren Sendungen unterscheidet.

Nach Aufnahme eines Bildes von der Adreßseite der Sendung einschließlich der Digitalisierung erfolgt das Lesen von Na­ men und Adresse des Empfängers mittels OCR-Leser. Danach wird in einer USPS Zip + 4 Datenbasis der ZIP-Code des Verteilpunk­ tes festgelegt. Anschließend wird in einer USPS National Change of Address (NCOA) Datenbasis ermittelt, ob eingetrage­ ne Weiterleitungsanforderungen vorhanden sind. Gleichzeitig werden auch auf den Sendungen befindliche Weiterleitungsauf­ schriften automatisch ausgewertet. Während der Zeit des Er­ mittelns der richtigen Adresse befinden sich die Sendungen in einer mechanischen Verzögerungsstrecke/Zwischenspeicher.

Kann die Adresse einschließlich ZIP + 4 Code in der Zeit, in der sich die jeweilige Sendung in der Verzögerungsstrecke be­ findet, nicht automatisch ermittelt werden, so werden die Bilder mit einer Identifikationsnummer abgespeichert. An­ schließend wird diese ID-Nr. als Barcode auf die Sendung auf­ gedruckt und die Weiterverarbeitung erfolgt offline mit Hilfe der Videocodierung in der oben beschriebenen Art, wobei diese Sendungen aus dem Sendungsstrom ausgeschleust und in einem speziellen Sortierfach gesammelt werden. Wird die richtige Adresse während der Verweilzeit der jeweiligen Sendung in der Verzögerungsstrecke ermittelt, so wird ein Label auf die fal­ sche Adresse appliziert, auf das die neue Adresse gedruckt wird. Ein Barcode-Sorter verteilt die Sendungen dann gemäß des aufgedruckten neuen Barcodes. Dieser Vorgang läuft online ab.

Es wurde auch ein Verfahren zur online-Barbeitung von weiter­ zuleitenden Sendungen bekannt (DE 196 44 163 A1), bei dem Ad­ ressen und sonstige interessierende Bereiche, wie Gebiete mit Absenderangaben, Weiterleitungsaufschriften, gelesen werden und bei nicht automatisch lesbaren Empfängerangaben und Wei­ terleitungsverfügungen diese Sendungen vorgezogen videoko­ diert werden.

Der im Anspruch 1 angegebenen Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, den Transport- und Sortieraufwand für die Sendungen zu verringern, deren Empfänger eine Umleitungsverfügung aus­ gelöst haben.

Die Sendungen, zu denen Umleitungsverfügungen, die in einer entsprechenden Umleitungsdatenbank abgespeichert sind, vor­ liegen, werden nicht sofort zugestellt, sondern in einem Speicher unter einer Kennung, die der Verfügungsauslöser beim Aufgeben der Umleitungsverfügung erhält, und einer laufenden Nummer gelagert.

Wurde also in der Umleitungsdatenbank mit den gelesenen Emp­ fängerangaben ermittelt, daß eine Umleitungsverfügung vor­ liegt, werden dem Verfügungsauslöser Informationen über ein­ gegangene Sendungen zugänglich gemacht. Auf der Basis dieser Informationen teilt der Verfügungsauslöser dem Versanddienst elektronisch unter Angabe der jeweiligen Kennung und der lau­ fenden Nummer mit, an welche Zustelladressen die Sendungen unter zeitlichen Bedingungen zu senden sind oder ob bei Briefsendungen Informationen zum Sendungsinhalt elektronisch zugänglich zu machen sind.

Entsprechend der Anforderung werden die gewünschten Sendungen aus dem Speicher unter Verwendung der Kennung und der laufen­ den Nummer entnommen und an die gewählte Zustelladresse ver­ schickt. Bei angeforderten Informationen zum Sendungsinhalt werden die ausgewählten Sendungen geöffnet, die Inhalte ab­ gescannt und elektronisch dem Verfügungsauslöser zugänglich gemacht. Werden die Sendungen noch zusätzlich physikalisch angefordert, werden die geöffneten Umschläge wieder ver­ schlossen oder es erfolgt eine Neukuvertierung mit Angabe der gewählten Zustelleradresse. Mit diesem Verfahren ist es also möglich, den Umleitungsprozeß so zu gestalten, daß die Sen­ dungen je nach Anforderung durch den Verfügungsauslöser an die gewählte Adresse verteilt werden und bei Beschränkung auf elektronische Informationen, ein Versand der entsprechenden Sendungen nicht mehr notwendig ist.

Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Un­ teransprüchen dargestellt.

In einer vorteilhaften Ausgestaltung ruft der Verfügungsaus­ löser elektronisch unter seiner Kennung Informationen beim Versanddienst ab, ob Sendungen für ihn eingegangen sind.

In einer anderen vorteilhaften Ausgestaltung wird der Verfü­ gungsauslöser vom Versanddienst elektronisch benachrichtigt, daß eine oder mehrere Sendungen für ihn eingegangen sind.

Um dem Verfügungsauslöser möglichst zeitig Informationen zu den Sendungen zukommen zu lassen, ist es vorteilhaft, bei ei­ ner in der Umleitungsdatenbank gefundenen Verfügung zusätz­ lich die Absenderangaben zu lesen und im Falle des erfolgrei­ chen Lesens diese Angaben und im Falle des nicht erfolgrei­ chen Lesens die gespeicherten Abbilder der Sendungsoberflä­ chen mit den Adressen in die Informationen über die eingegan­ genen Sendungen aufzunehmen.

In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung werden auch physikalische Eigenschaften der Sendungen, wie z. B. Abmessun­ gen, Gewicht und Sendungskategorien, wie Eilsendungen, Ein­ schreiben detektiert und in die elektronisch zur Verfügung gestellten Informationen zu den eingegangenen Sendungen auf­ genommen.

Anschließend wird die Erfindung anhand der Zeichnung an einem Ausführungsbeispiel näher erläutert.

Dabei zeigen

Fig. 1 eine schematische Darstellung des Ablaufes zur Er­ zeugung einer elektronischen Information an einen verzogenen Empfänger,

Fig. 2 eine schematische Darstellung der elektronischen Anforderung des Empfängers und der ausgelösten Lieferung der Sendung,

Fig. 3 eine schematische Darstellung der elektronischen Anforderung des Empfängers und der ausgelösten elektronischen Übermittlung des abgescannten Sen­ dungsinhaltes,

Fig. 4 ein Flußbild der Verfahrensschritte.

Wie den Fig. 1 und 4 zu entnehmen, werden die Sendungen 1 des Absenders aufgegeben 10 und im Abgangssortierzentrum 2 er­ folgt dann das Abscannen der Sendungsoberfläche 11, das Lesen der Empfängeradresse 12 und das Suchen in einer Umleitungsda­ tenbank 13, ob unter dem gelesenen Namen und der Adresse des Empfängers eine Umleitungsverfügung vorliegt, die von ihm dem Versanddienst gemeldet wurde 14, weil er zeitlich befristet unter einer anderen Zustelladresse erreichbar ist oder weil er gerade umgezogen ist oder weil er einfach Vorinformationen über eingegangene Sendungen haben möchte. Diese Umleitungs­ verfügung (Namen, alte Adresse, neue Adressen, Zeitraum) wird in der Umleitungsdatenbank unter einer Kennung gespei­ chert, die dem Verfügungsauslöser/Empfänger mitgeteilt wird 16. Wurde zu dem gelesenen Empfänger eine entsprechende Verfügung ermittelt 17, so erfolgt ein Speichern der Sendung unter der Kennung 18 und einer laufenden Nummer in einem Sen­ dungsspeicher 4 und die Absenderangaben werden gelesen und erfaßt 19. Optional werden noch Sendungseigenschaften, wie Abmessungen, Gewicht, Sendungsklasse ermittelt.

War das Lesen der Absenderangaben erfolgreich 20, so wird ei­ ne elektronische Nachricht an die Empfangsstation 6 des ver­ zogenen Verfügungsauslösers/Empfängers über ein entsprechen­ des Medium 5 geschickt 21, in der mitgeteilt wird, daß n Sen­ dungen unter Angabe des Absenders und evtl. weiterer Sendungseigenschaften eingegangen sind. Konnten die Absenderan­ gaben nicht eindeutig gelesen werden, so werden die Abbilder der eingegangenen Sendungen in einer Bilddatenbank 3 unter der Kennung und einer laufenden Nummer gespeichert 22 und mit der elektronischen Nachricht an den Verfügungsauslö­ ser/Empfänger geschickt 23. In einer zusätzlichen Variante erhält der Verfügungsauslöser/Empfänger Zugriff zur Bildda­ tenbank 3. Es ist auch ein Verfahrensablauf möglich, bei dem der Verfügungsauslöser/Empfänger selbständig unter seiner Kennung beim Versanddienst Informationen elektronisch abruft, ob Sendungen für ihn eingegangen sind.

Anhand der Angaben zu den Sendungen, der Absenderangaben oder der Bilder entscheidet der Verfügungsauslöser/Empfänger dann, welche Sendungen er an welche Zustelladresse geschickt haben möchte, und teilt dies elektronisch dem Versanddienst mit der Kennung mit 24. Daraufhin werden die Sendungen dem Sendungs­ speicher 4 entnommen und über das der neuen Zustelladresse zugeordnete Eingangssortierzentrum 7 und den betreffenden Zu­ stellstützpunkt 8 an den Empfänger versandt (Fig. 3).

Hat der Verfügungsauslöser/Empfänger dem Versanddienst mitge­ teilt, daß er für bestimmte Briefsendungen den Inhalt elek­ tronisch übermittelt haben möchte, so werden die Sendungen dem Sendungsspeicher 4 entnommen und geöffnet. Dann wird der Inhalt abgescannt und elektronisch über das entsprechende Me­ dium 5 als E-Mail an den Verfügungsauslöser/Empfänger ge­ schickt (Fig. 4). Danach entscheidet der Verfügungsauslö­ ser/Empfänger, ob die Originalsendungen wieder verschlossen bzw. neu kuvertiert und nachgeschickt werden (entweder an die neue Zustellanschrift oder an die alte Adresse), oder ob sie zu vernichten sind. Auch hier besteht in einer zusätzlichen Variante für den Verfügungsauslöser/Empfänger die Möglich­ keit, die Inhaltsinformationen beim Versanddienst abzurufen.

Claims (5)

1. Verfahren zum Verteilen von Sendungen, bei dem nach der Sendungsaufgabe die mit den Adressen versehenen Sendungs­ oberflächen abgescannt, die Empfängerangaben gelesen wer­ den und die ermittelten Empfängerdaten in einer Umlei­ tungsdatenbank, in der Umleitungsverfügungen unter Angabe von Namen, Zustelladressen gespeichert sind, gesucht wer­ den, dadurch gekennzeichnet, daß der Verfügungsauslöser eine Kennung erhält, die auch suchbarer Bestandteil der gespeicherten Umleitungsverfügung ist, daß bei einer gefundenen Umleitungsverfügung

• - die Sendungen unter der jeweiligen Kennung und einer lfd. Nr. gespeichert werden,
• - dem Verfügungsauslöser vom Versanddienst Informationen über eingegangene Sendungen elektronisch zugänglich ge­ macht werden,
• - der Verfügungsauslöser elektronisch unter Angabe der jeweiligen Kennung und der lfd. Nr. dem Versanddienst mitteilt, an welche Zustelladressen die Sendungen unter zeitlichen Bedingungen zu senden sind oder ob bei Briefsendungen Informationen zum Sendungsinhalt elekt­ ronisch zugänglich zu machen sind,
• - die angeforderten Sendungen aus dem Speicher unter Ver­ wendung der Kennung und der lfd. Nr. entnommen und in den Versandprozess wieder eingegliedert werden, wobei auf die Sendungen ein maschinenlesbarer Kode für die gewählte Zustelladresse aufgebracht wird,
• - und bei angeforderten Informationen zum Sendungsinhalt die gespeicherten Sendungen geöffnet, die Inhalte ab­ gescannt, dem Verfügungsauslöser elektronisch zugäng­ lich gemacht sowie bei zusätzlich angefordertem physi­ kalischen Versand die Sendungen wieder verschlossen o­ der neu kuvertiert und mit der gewählten Zustelladresse versehen werden.

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß der Verfügungsauslöser elektronisch mit seiner Kennung als Zugangsberechtigung Informationen beim Versanddienst abruft, ob Sendungen für ihn eingegan­ gen sind.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß der Verfügungsauslöser vom Versand­ dienst elektronisch benachrichtigt wird, daß eine oder mehrere Sendungen für ihn eingegangen sind.

4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß bei einer in der Umleitungsdatenbank ermittelten Nachsendeverfügung auch die Absenderangaben gelesen werden, im Falle des erfolgreichen Lesens die Ab­ senderdaten und im Falle des erfolglosen Lesens die in ei­ ner Datenbank gespeicherten Abbilder der betreffenden ein­ gegangenen Sendungen in die Informationen über die einge­ gangenen Sendungen aufgenommen werden.

5. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekenn­ zeichnet, daß physikalische Eigenschaften der Sen­ dungen und Sendungskategorien detektiert und zusätzlich an den Empfänger elektronisch übermittelt werden.