CN1940939A - 信息管理设备、信息管理系统和计算机可用介质 - Google Patents

Abstract

可以将用于识别与另一个数据相关联的一个数据的一个识别信息片断输出为与另一个数据相关联。另外，当根据所输出的一个识别信息片断来显示或打印一个数据时，或者当搜索出与一个数据相关联的另一个数据时，为该一个数据与另一个数据的关联赋予分数，并且根据该分数来对与另一个数据相关联的该一个数据进行优先输出。

Description

信息管理设备、信息管理系统和计算机可用介质 相关申请的交叉参考

该申请申明享有2005年9月30日提出的日本专利申请第2005-288538号的优先权，其内容因而以参考的形式并入到本申请中。

技术领域

[0001]

本发明的各个方面涉及用于管理作为管理目标的多个数据的信息管理设备，信息管理系统，以及与该信息管理设备有关的程序。

背景技术

[0002]

近年，个人计算机(下面称之为“PC”)已经被广泛用于个人或商业目的。例如，以适用通信的方式将PC连接到用作信息输入源的外部设备或用于根据来自PC的指令来执行操作的外部设备。具体地说，从外部设备为PC提供有多个数据，并且由PC来使用和管理该信息，同时根据所管理的信息来对外部设备执行处理。在其中难以安装与这些处理相对应的多个外部设备的情况下，将具有用于执行多个功能的多个装置的所谓多功能机连接到PC。

[0003]

PC和外部设备之间进行与外部设备操作有关的多个信息的发送和接收，并且由PC来管理多个信息(例如，参见JP-A-2004-32085)。

[0004]

在用于管理多个数据的PC中，推荐使用对数据进行彼此关联的技术，以便通过使用待被管理的数据来提高工作效率。

[0005]

例如，已知有一种显示用于输入关联条件指令的消息请求的信息管理系统，接收来自用户的指令以响应显示器，并且执行关联操作，以便将要写入的数据关联到写入数据时的有关数据(例如，参见JP-A-2000-315203)。

发明内容

[0007]

当将已知的信息管理系统应用到其中有多功能机和PC相互连接的系统时，可以使数据相互关联，但是数据一旦与其它数据发生关联，就被认为是具有不变的相关度，而不论其以后的具体使用形式如何。

[0008]

具体地说，甚至当在使用另一个数据时多次使用与另一个数据项关联的一个数据时，该一个数据仅被认为是与另一个数据项关联的多个数据中的一个。因此，在将与另一个数据项关联的该一个数据通知给用户时，不加区分地就将该一个数据显示出来。

[0009]

在如上所述其中外部设备和PC彼此相互连接的系统中，通过连接到PC的多功能机来使用存储在PC中的数据。不过，甚至当存在与作为用于执行功能的目标的另一个数据项关联并且在执行相关功能时被频繁使用的一个数据时，已知的信息管理系统在将与另一个数据相关联的该一个数据通知给用户时不加区分地显示该一个数据。

[0010]

本发明的各个方面提出了一种能够管理数据以便在将与另一个数据相关联的一个数据提供给用户时将与另一个数据具有高度关联的一个数据与另一个数据区分开来的信息管理设备，一种包括有该信息管理设备的信息管理系统，以及一种用于使信息管理设备执行预定操作的程序。

[0011]

根据本发明的一个方面，提出了一种能够输出一个识别信息片断的信息管理设备，当与另一个数据相关联时，它与与另一个数据相关联的一个数据有关，并且它能够为一个数据与另一个数据的相关联赋予分数，并且当根据该一个识别信息片断来使用该一个数据时，或与该一个数据相关联的另一个数据被搜索出来时，优选情况下根据该分数来输出与另一个数据相关联的该一个数据。

附图说明

图1示出了根据本发明的示出方面的信息管理系统的结构；

图2示出了根据本发明的示出方面的状态表；

图3示出了存储在根据本发明的示出方面的状态表中的各项的定义；

图4示出了根据本发明的示出方面的文档表；

图5示出了根据本发明的示出方面的文件信息表；

图6示出了根据本发明的示出方面的设备指定表；

图7示出了由根据本发明的示出方面的PC所执行的主处理的流程；

图8示出了根据本发明的示出方面的激活前智能支持处理的流程；

图9示出了根据本发明的示出方面的事件文档搜索处理的流程；

图10A、10B和10C示出了从根据本发明的激活前智能支持处理得到的显示格式；

图11示出了根据本发明的第一示出方面的激活期间智能支持处理的流程；

图12示出了根据本发明的第一示出方面的GID搜索条件设置处理的流程；

图13示出了根据本发明的示出方面的文档搜索处理的流程；

图14示出了根据本发明的示出方面的关联表；

图15示出了根据本发明的示出方面的搜索结果显示处理的流程；

图16示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；

图17示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；

图18示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；

图19示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；

图20示出了根据本发明的示出方面的状态表注册处理的流程；

图21示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；

图22示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；

图23示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；

图24示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；

图25示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；

图26示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；

图27示出了根据本发明的示出方面的关联表更新处理的流程；

图28示出了根据本发明的示出方面的文档表更新处理的流程；以及

图29示出了根据本发明的第二示出方面的激活期间智能支持处理的流程。

发明内容

[0012]

根据本发明的一个方面，可以提出一种信息管理系统，它能够对彼此之间根据关联度相互关联的数据进行分类和管理。

[0013]

根据本发明的另一个方面，可以提出一种信息管理系统，它能够基于由外部设备所执行的处理，对彼此之间根据关联度相互关联的数据进行分类和管理。

[0014]

根据本发明的又一个方面，提出了一种能够输出一个识别信息片断的信息管理设备，当与另一个数据相关联时，它与与另一个数据相关联的一个数据有关，并且它能够为一个数据与另一个数据的相关联赋予分数，并且当根据该一个识别信息片断来使用该一个数据时，或与该一个数据相关联的另一个数据被搜索出来时，优选情况下根据该分数来输出与另一个数据相关联的该一个数据。

[0015]

根据本发明的又一个方面，提出了一种信息管理设备，包括：数据存储单元，存储多个数据；用途单元，使用该数据；时段指定单元，指定其中数据被用途单元所使用的时段；关联赋予单元，当由时段指定单元为存储在存储单元中的一个数据所指定的一个时段和由时段指定单元为存储在存储单元中的另一个数据所指定的另一个时段相互交叠时，将一个数据和另一个数据彼此关联起来；搜索单元，通过使用用于识别该一个数据的一个识别信息片断作为第一搜索条件，搜索出通过关联赋予单元与该一个数据相关联的另一个数据；输出单元，输出用于识别由搜索单元所提取出的与该一个数据相关联的另一个数据的另一个识别信息片断；检测单元，根据由输出单元所输出的另一个识别信息，来检测另一个数据被用途单元所使用或另一个数据被该一个数据所代替，并且然后由搜索单元来搜索出另一个数据；分数赋予单元，在检测单元检测到另一个数据被用途单元所使用或被搜索单元所搜索到的情况下，对由输出单元输出的另一个数据与与该另一个数据相关联的该一个数据之间的关联赋予分数；累积单元，对分数赋予单元为该一个数据与另一个数据的关联所赋予的分数进行累积；分数存储单元，存储由累积单元累积的分数；以及输出控制单元，以存储在分数存储单元中的分数为顺序，控制输出另一个数据，该另一个数据与该一个数据之间的关联被赋予了分数。

[0016]

因此，当用户在知道另一个数据的情况下使用被认为是与另一个数据相关联的一个数据时，根据用户的行为对两个数据的关联赋予分数，并且对其进行累积。结果，输出用于识别与另一个数据相关联的一个数据的一个识别信息片断时，可以根据所累积的分数，也就是与另一个数据的关联度，将该一个数据提供给用户。

[0017]

当搜索到与被认为与又一个数据相关联的一个数据相关联的另一个数据时，为两个数据的关联赋予分数，并且在知道另一个数据的情况下，根据搜索到该一个数据的用户的行为来对其进行累积。结果，当输出用于识别出与另一个数据相关联的一个数据的一个识别信息片断时，可以根据所累积的分数，也就是与另一个数据的相关度，将该一个数据提供给用户。

[0018]

“信息管理设备”这个概念除了包括具有物理上的一个设备以外，还包括其中组成信息管理设备的一或多个装置组成一个设备并且多个设备可以以能够通信的方式彼此相互连接起来的这样一种结构。

[0019]

“时段”包括时间点因素。

[0020]

“识别信息”可以是“文件名”、“缩略(thumbnail)”和其他用于识别数据的信息，或者可以是数据本身。

[0021]

“分数”可以是由“数字”表示的点，或者可以是用于将一个数据与没有被用途单元所使用或只是被输出单元所输出而没有被搜索单元所搜索出来的另一个数据区分开来的信息。

[0022]

根据本发明的又一个方面，提出了一种信息管理系统，包括：信息管理设备；以及外部设备，以能够通信的方式连接到信息管理设备并且具有用于执行预定处理的至少一个功能执行单元，其中的外部设备包括发送单元，将用于指定由功能执行单元所执行的处理和该处理所执行的时段的处理指定信息以及通过执行该处理所获得的数据发送到信息管理设备，其中的信息管理设备包括：接收单元，接收从外部设备发送的处理指定信息和数据；以及存储控制单元，将通过接收单元所接收的处理指定信息和数据关联起来并且存储到数据存储单元中，其中时段指定单元指定被包括在处理指定信息中并且在其间执行了该处理的时段，其中关联赋予单元通过使用与由处理指定单元所指定的处理指定信息相关联的时段作为该一个时段和使用与处理指定单元相关联的数据作为一个数据，来将该一个数据与另一个数据相关联，并且其中搜索单元可以通过使用由功能执行单元所执行的并且包括在处理指定信息中的处理作为第二搜索条件从数据存储单元中搜索对其进行相同处理的数据，并且可以通过使用根据第二搜索条件搜索出的数据来搜索出另一个数据。

[0023]

因此，当由外部设备执行具体处理(功能)时，在执行处理的时段中已经被信息管理设备所使用的数据可以与作为外部设备的处理目标的数据相关联。

[0024]

根据本发明的又一个方面，提出了一种计算机可用介质，其具有存储在其上的计算机可读指令，用于使计算机执行预定操作，预定操作包括的步骤有：将多个数据存储在存储单元中；使用该数据；指定其中数据被使用的时段；当由时段指定单元为存储在存储单元中的一个数据所指定的一个时段和由时段指定单元为存储在存储单元中的另一个数据所指定的另一个时段相互交叠时，将一个数据和另一个数据彼此关联起来；通过使用用于识别该一个数据的一个识别信息片断作为第一搜索条件，搜索出与该一个数据相关联的另一个数据；输出用于识别由搜索单元所提取出的与该一个数据相关联的另一个数据的另一个识别信息片断；根据由输出单元所输出的另一个识别信息，来检测另一个数据被使用或另一个数据被该一个数据所代替，并且然后由搜索单元来搜索出另一个数据；在检测单元检测到另一个数据被使用或被搜索到的情况下，对由输出单元输出的另一个数据与与该另一个数据相关联的该一个数据之间的关联赋予分数；对所赋予的分数进行累积；将所累积的分数存储起来；以及以存储在分数存储单元中的分数为顺序，控制输出另一个数据，该另一个数据与该一个数据之间的关联被赋予了分数。

[0025]

因此，在可以将一个数据与另一个数据相区分的状态下，可以将与另一个数据具有高关联度的一个数据提供给用户。

[0026]

(第一例子)

下面参考附图来讲述根据本发明的示出方面的具体信息管理系统。本发明并不限于以下所述结构，而是可以在不改变技术主旨的情况下采用多种结构。

[0027]

(信息管理系统的结构)

图1示出了信息管理系统。从图中可以看到，信息管理系统1包括PC 10，作为包括有信息管理功能的信息处理设备；多功能机20，作为用于执行多种功能的外部设备；书籍传感器30，作为用于感知作为PC 10的管理目标的书籍32和34的外部设备；以及纸质文件读取部件40，作为用于对作为PC 10的管理目标的纸张进行归档的文具的纸质文件42和46以及印刷物44和48的外部设备。这些设备都是通过网线50相互连接的。

[0028]

PC 10包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件100，用于根据存储在ROM中的程序来控制PC 10(整个PC 10)的操作；通信部件102，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件104，用于接收来自PC 10的用户指令；显示部件106，用于显示各种信息；以及存储部件108，它包括硬盘等。

[0029]

存储部件108包括状态表1081、文档表1083、文件信息表1085、设备指定表1087和关联表1089。下面来详细讲述这些表。

[0030]

多功能机20包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件200，用于控制多功能机20(整个多功能机20)的操作；记录部件202，作为图像形成单元；读取部件204，作为图像读取单元；声音输入部件206，作为麦克风；声音输出部件208，作为扬声器；以及介质IF部件210，它装有可移动介质2101。多功能机进一步包括线路通信部件，它与电话线60相连，以控制电话线60；通信部件214，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件216，用于接收来自多功能机20的用户指令；以及显示部件218，用于显示各种信息。

[0031]

用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(多功能机ID 1)被赋予给多功能机20。

[0032]

书籍传感器30包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件302，用于控制书籍传感器30(整个书籍传感器30)的操作；通信部件304，它与网线50相连，以控制网线50；以及无线电频率(RF)ID标签读取部件306，用于读取赋予书籍32和34的RFID标签322和324的信息。

[0033]

书籍传感器30是用于存储表示何时在用户手中是何种书籍(正在或准备阅读)这一信息的设备。也就是说，当根据存储在控制部件302的ROM中的程序来激活RFID标签读取部件306并且从书籍32和34的RFID标签332或342读取响应时，则RFID标签332或342上的识别信息和当前时间(开始时间)被临时存储在控制部件302的RAM中。然后，当从RFID标签332或342读取的响应结束时，则RFID标签332或342上的识别信息和开始时间被临时存储在控制部件302的RAM中并且当前时间(结束时间)通过通信部件304被发送到PC 10。PC 10将信息存储在状态表1081中。

[0034]

用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(书籍传感器ID 2)被赋予给书籍传感器30。

[0035]

纸质文件读取部件40包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件402，用于控制纸质文件读取部件40(整个纸质文件读取部件40)的操作；通信部件404，它与网线50相连，以控制网线50；以及条形码读取部件406，用于读取赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48的条形码422、442、462和482。纸质文件读取部件40用作输入部件，用于在文件信息表1085中形成与带有夹在文件中的印刷物44和48的文件42和46相对应的信息。也就是说，纸质文件读取部件根据存储在控制部件402的ROM中的程序来通过条形码读取部件406输入纸质文件的条形码，并且然后输入印刷物的条形码，其中条形码临时存储在控制部件402的RAM中。通过通信部件404将临时存储的输入数据发送到PC 10。PC 10接收信息并且将所接收的信息添加到状态表1081和文件信息表1085中。

[0036]

用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(纸质文件读取部件ID 3)被赋予给纸质文件读取部件40。

[0037]

现在来讲述存储在包括在PC 10的存储单元108中的状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087中的信息(关联表1089稍后要讲述)。

[0038]

如图2所示，状态表1081存储由多功能机20的执行单元所执行的处理操作(状态ID)、处理操作的开始和结束时间(如果可以合适地确定所设置的开始时间或结束时间)、表示作为处理操作的目标的文档(下面称之为“目标文档”)位置的信息(下面称之为“目标文档地址”)、当对特定对方执行处理操作时用于指定特定对方的目的地地址，以及作为处理操作的目标的目标文档的数量，以作为每一次当执行处理操作时的一个记录。将用于识别处理操作的惟一ID赋予给每一个处理操作。

[0039]

存储在状态表1081中的状态ID的定义如图3所示。例如，当PC10使用多功能机20的记录部件202来执行打印工作时(在图3中这种情况被定义为“PC打印”状态)，状态ID被设置为“PRN”，目的地地址被设置为“无”，目标文档地址被设置为“打印文档的地址”，并且数量被设置为“份数”。

[0040]

由于PC打印操作是在PC10和多功能机20之间执行，因此目的地地址被设置为“无”。由于作为处理操作的目标的文档被存储在PC10的存储部件108中，因此用于存储目标文档的存储部件108的地址或者当目标文档为特定主页(下面将其称为“HP”)时HP的地址被存储为目标文档地址。数量被设置为“页数”。例如，当打印目标文档的一页时，数量为“一份”。

[0041]

当使用多功能机20的读取部件204和线路通信部件212来执行传真(下面将其称为“传真”)发送时(在图3中这种情况被定义为“传真发送”状态)，则状态ID被设置为“FAX”，目的地地址被设置为“目的传真号码”，目标文档地址被设置为“发送图像的地址(拷贝到PC)”，并且数量被设置为“无”。

[0042]

由于传真发送是在多功能机20和不同的传真设备之间执行，因此目的地地址被设置为“目的传真号码”。在信息管理系统1中，当执行传真发送时，作为传真发送的目标的所发送图像被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在存储部件108中存储所发送图像的地址(所发送图像(拷贝到PC)的地址)被定义为“目标文档地址”(在图3中的目标文档地址中被定义为“(拷贝到PC)”的处理(状态)中，在存储部件108中存储作为上述处理目标的图像或声音的地址被定义为目标文档地址。)

[0043]

当使用由PC 10管理的书籍32和34时(在图3中这种情况被定义为“书籍”状态)，则状态ID被设置为“BKX”，目的地地址被设置为“日本书籍编码(下面将其称为“ISBN”)”，目标文档地址为“书籍介绍HP地址(被搜索)”，并且数量被设置为“时间(分钟)”。

[0044]

用作目的地地址的ISBN的作用是识别书籍32和34并且将它存储在RFID标签322和342中。介绍书籍32和34的HP的地址服务于一般性目的，并且它被定义为被存储成目标文档地址的地址。数量被设置为使用书籍32和34的时间(分钟)。

[0045]

除了以上讲述的之外，“PC传真发送(PC通过通信部件102将图像数据和目的地地址发送给多功能机20，并且多功能机20传真发送通过线路通信部件212接收的图像数据)”、“PC传真接收(多功能机20的线路通信部件212通过通信部件214将所接收的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到PC(多功能机20通过通信部件214将由读取部件204扫描的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到介质(由读取部件204扫描的图像数据通过介质界面(下面将其成为“介质IF”)部件210被存储在可移动介质2101上)”、“扫描到邮件(由读取部件204扫描的图像数据通过通信部件214进行发送)”、“传真发送(由读取部件204扫描的图像数据通过线路通信部件212进行发送)”、“传真接收(由线路通信部件212接收的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“复印(由读取部件204读取的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“电话发送”、“电话接收”和“介质打印(存储在可移动介质2101中的图像数据或文档数据通过记录部件202进行打印)”都分别进行了定义。

[0046]

用作目的地地址的纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46或者印刷物44和48，并且将条形码赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48。存储为目标文档地址的地址被设置为存储部件108中用于存储构成文档的文档数据或者纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的地址。

[0047]

在图3中定义的“GID(组ID)”为赋予给被划分成各个处理操作(状态)的各个组的单个ID。具体而言，GID“2”指的是存储目的地地址的处理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被设置为“无”的处理操作。GID“1”指的是使用之前存储在存储部件108中的目标文档数据的处理操作(在示出方面仅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通过执行用于存储目标文档数据的处理操作。

[0048]

文档表1083存储对文档执行的工作或指令。如图4所示，ID被赋予给用于执行工作的时间(其中可以合适地确定出工作等执行的时间)、表示文档位置的信息、对文档执行的工作等(事件)、执行工作等(操作应用)的设备以及执行工作的用户。

[0049]

在文档表1083中所处理的数据包括文档数据、图像数据和声音数据。

[0050]

这里来定义作为对文档执行的工作(事件)的“创建”、“打开”、“更新”、“打印”、“发送”和“关闭”。更加具体地来讲述这些事件，当准备新文档时，例如当通过PC 10的操作部件104的操作来准备文档时，当使用多功能机20的读取部件204来扫描或拷贝文档时，则通过使用线路通信部件212来在传真机或PC传真中接收文档，或者当使用线路通信部件212通过电话发送或电话接收来存储通信声音时，则“创建”作为一个事件被存储在文档表1083中。

[0051]

当通过使用操作部件104来打开存储在PC的存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时并且当通过使用操作部件104来打开HP时，则“打开”作为一个事件被存储在文档表1083中。当关闭文档数据等时，则存储“关闭”。

当通过存储在PC 10中的编辑器来更新之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，则“更新”作为一个事件被存储在文档表1083中。

[0052]

当通过编辑器来打印之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“打印”作为一个事件被存储在文档表1083中。

[0053]

当通过用于发送和接收存储在PC 10中的应用的邮件来发送之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，或者当通过PC传真发送或多功能机20的传真发送来发送之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“发送”作为一个事件被存储在文档表1083中。

[0054]

就像在状态表1081中一样，在文档表1083中，每一次当对文档执行了工作时，上述项目之一都被存储成一个记录。

[0055]

这里，状态表1081和文档表1083并不需要是两张互不相同的表，如果只能确定构成表的记录的项目，则可以是一张表。

[0056]

如图5所示，用于识别记录的惟一ID、写入记录时的时间、用于识别纸质文件42和46的纸质文件ID，以及用于指明纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的文档地址都作为记录被存储在文件信息表1085中。

[0057]

纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46，并且它被写在条形码442和462中。存储为目标文档地址的文档地址用于将纸质文件42和46和其中归档的印刷物44和48的地址关联起来，并且表示在印刷物44和48中产生的电子文档的地址。也就是说，当在印刷物44和48中产生的电子文档被存储在PC 10的存储部件108中时，则用于存储电子文档的存储部件108中的地址被存储为文档地址，或者当电子文档为HP时，则HP的地址被存储为文档地址。信息被写到在印刷物44和48中所记录的条形码442和448中。

[0058]

当多个多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件连接到网线50时，则设备指定表1087为用于指定和存储多功能机20等设备中的信息管理系统1的目标的表。设备指定表包括图6所示的结构。

[0059]

(信息管理系统的处理1)

接下来参照附图来讲述上述信息管理系统的处理(1)。

[0060]

图7示出了由PC 10执行的主处理的流程。流程所示的处理是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，控制部件10的CPU通过使用存储在ROM等中的程序来执行处理。

[0061]

首先，控制部件100等待，直到通过PC 10的操作部件104或者诸如多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40等来自图5所示的指定外部设备的通信部件102输入了用于执行任一个处理的指令(步骤701)为止。

[0062]

之后，当在步骤701中检测到给出了指令时，则处理得以确定。也就是说，当将指令输入到控制部件100时，则首先确定指令是用于激活用于控制多功能机20的记录部件202的打印机驱动器的指令，还是用于准备激活外部设备例如激活多功能机以使用多功能机20的读取部件204的指令(步骤703)。

[0063]

当在步骤703中确定出输入指令是准备激活外部设备(步骤703：”是”)时，则PC 10的控制部件100执行稍后要讲述的激活前智能支持处理，并且等待直到输入了用于执行处理的指令(步骤701)为止。

[0064]

激活前智能支持处理指的是当用于打印特定文档数据的指令从PC 10传到多功能机20的记录部件202但是之前在预定时间内执行了打印文档的处理时，警告已经给出指令的用户以防止多余打印的处理。激活前智能支持处理包括当用于将特定文档数据发送到特定方的传真发送指令从PC 10传到多功能机20的线路通信部件212但是之前已将文档数据发送给了特定方时，警告已经给出传真发送指令的用户以防止多余传真发送的处理。

[0065]

另一方面，当输入指令不是要准备激活外部设备(步骤703：”否”)时，则确定在步骤701中所检测的指令是来自在图5中指定的多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40之一的指令，还是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707)。

[0066]

当在步骤707中确定出指令是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707：”是”)时，则控制部件100从外部设备接收在图2B中所定义的信息，也就是状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量(步骤709)。状态ID等被存储在控制部件100的RAM中。

[0067]

然后，控制部件执行激活期间智能支持处理(步骤711)，并且然后等待，直到当结束处理时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。

[0068]

激活期间智能支持处理指的是用于当在过去执行了与来自外部设备的指令相同的指令所对应的处理时提供所使用信息的处理，一直到作为与本工作相关联的信息的时间。

[0069]

当输入的指令不是要为外部设备的激活做准备时(步骤707：”否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于检测外部设备的所检测激活的结束(步骤713)。

[0070]

当在步骤707中确定指令是用于检测外部设备的激活的结束时(步骤713：”是”)，则控制部件100执行后面要讲述的状态表注册处理(步骤715)，并且然后等待，直到当状态表注册处理完成时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。

[0071]

当输入的指令不是用于结束外部设备的激活时(步骤713：”否”)，则确定步骤701中所检测的指令是否要求搜索功能(步骤717)。

[0072]

当在步骤717中确定输入的指令是要求搜索功能时(步骤717：”是”)，则控制部件执行稍后要讲述的手动智能支持处理(步骤719)，并且然后等待，直到当手动智能支持处理完成时输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。

[0073]

手动智能支持处理用于响应由用户指定的条件来为用户提供与用户当前工作相关的信息。

[0074]

当输入指令不是手动智能支持处理时(步骤717：”否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于关闭PC 10(步骤721)。当指令是要关闭PC 10时(步骤721：”是”)，则关闭PC 10。当指令不是要关闭PC 10时(步骤721：”否”)，则执行与指令相对应的处理(步骤723)。在执行处理之后，控制部件等待，直到输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。

[0075]

(激活前智能支持处理)

图8示出了激活前智能支持处理的流程。

[0076]

当在步骤705中执行激活前智能支持处理时，则首先确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对记录部件202的打印指令(步骤801)。当输入指令为打印指令(步骤801：”是”)时，则执行步骤802。另一方面，当输入指令不是打印指令(步骤801：”否”)时，则确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对线路发送部件212的PC传真发送指令(步骤803)。当输入指令为传真发送指令(步骤803：”是”)时，则处理进行到步骤804。当输入指令不是PC传真发送指令(步骤803：”否”)时，则控制部件结束激活前智能支持处理，并且在步骤701中再次等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止。

[0077]

在步骤802中，为了确认在之前打印的文档中，也就是其事件在图3所示的文档表中被存储为“打印”的文档中是否存在与待打印的文档数据相同的文档数据，事件“打印”和待打印的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。

[0078]

在步骤804中，为了确认在之前发送的文档中，也就是在其事件在图3所示的文档表中被存储为“发送”的文档中是否存在与以PC传真方式发送的文档数据相同的文档数据和发送到相同目的地地址的记录，事件“发送”、PC传真发送的目的地地址(传真号)和待被发送的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。

[0079]

图9示出了事件文档搜索处理的流程。当启动处理时，则控制部件100首先从文档数据库1083读取一个其处理还没被执行的记录(步骤901)。然后，控制部件确定待被处理的记录的事件是否与被设置为步骤802(或步骤804)中的搜索条件的事件“打印”(“发送”)相匹配(步骤903)。这里，当待被处理的记录的事件不是“打印”(“发送”)(步骤903：”否”)时，则从处理目标中排除掉该记录并且再次执行步骤901的处理。

[0080]

另一方面，当待被处理的记录的事件为“打印”(“发送”)(步骤903：”是”)时，则控制部件确定文档地址是否被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905)。

[0081]

当在步骤905中确定出文档地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905：”是”)时，则确定待被处理的记录的文档地址是否与被指定成搜索条件的文档地址相匹配(步骤907)。当确定出文档地址相互匹配(步骤907：”是”)时，则执行步骤909的处理。当确定出文档地址相互不匹配时(步骤907：”否”)，则再次执行步骤901的处理。

[0082]

当在步骤905中确定出文档地址没有被设置成搜索条件(步骤905：”否”)时，则不执行步骤907的处理，但是执行步骤909的处理。

[0083]

当在步骤909中确定出目的地地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(也就是说，当执行步骤804时，步骤909：”是”)时，则确定待被处理的记录的目的地地址是否与被指定成搜索条件的目的地地址相匹配(步骤911)。当确定出目的地地址相互匹配(步骤911：”是”)时，则执行步骤913的处理。当确定出目的地地址相互不匹配(步骤911：”否”)时，则执行步骤901的处理。

[0084]

当在步骤909中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(也就是说，当执行步骤802(步骤905：”否”)时，则不执行步骤911的处理，但是执行步骤913的处理。

[0085]

当在步骤911中没有确定出目的地地址是相互匹配(步骤905：”否”或者步骤907：”是”并且步骤909：”否”)时，或者当在步骤911中确定出目的地地址相互匹配(步骤905：”否”或者步骤907：”是”，步骤909：”是”，并且步骤911：”是”)时，则认为被设置为搜索条件的文档数据之前打印过或者被设置成搜索条件的文档数据之前被发送到相同的目的地地址，因此将待被处理的记录添加到搜索结果中(步骤913)。

[0086]

之后，在步骤915中确定是否对文档表中的所有记录执行了事件文档搜索处理。当没有对所有记录执行处理(步骤915：”否”)时，则再次执行步骤901的处理。当已经对所有记录执行了处理(步骤915：”是”)时，则完成事件文档搜索处理并且执行步骤807的处理。

[0087]

在步骤807中，通过步骤805的事件文档搜索处理来确定是否存在相同的文档。这里，当确定出不存在相同的文档(步骤807：”否”)时，则不打印待被处理的文档数据或者不将其发送到相同目的地。因此，控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或发送处理)，而是等待，直到执行了下一个输入。

[0088]

相反，当存在相同的文档(步骤807：”是”)时，则从记录中读取与最新记录(最后被打印或发送)相关的ID和时间，这些应该是相同的(步骤809)，并且然后确定时间是否距离当前时间超过6个月(步骤811)。

[0089]

当确定出时间过去了6个月(步骤811：”是”)时，则待被处理的文档数据会被冗余打印或者被发送到相同的目的地。不过，由于距离最近一次打印或发送已经过去了相当长的时间，因此控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或发送处理)，而是在步骤701中再次等待，直到执行了下一个输入为止。

[0090]

相反，当确定出时间还没有过去6个月(步骤811：”否”)，则根据文档表(见图3)来确定是否在最终被打印(事件“打印”)或发送(事件“发送”)之后来更新(事件“更新”)相同的文档(步骤813)。

[0091]

当在步骤815中确定出更新了相同的文档(步骤815：”是”)时，则控制部件执行打印或发送处理，并且然后在步骤701中等待，直到执行了下一个输入为止。另一方面，当确定出没有更新相同的文档(步骤815：”否”)时，则确定操作类型。当操作表示打印处理(步骤816：”是”)，则从文件信息表1085读取与文档地址相对应的纸质文件ID(步骤817)，以根据其纸质文件ID来确定文件信息表1085(见图4)中是否管理以前打印的文档。

[0092]

当在步骤817中确定出在文件信息表1085中存在相应的纸质文件ID时，则以图10A所示的方式来通知用户该打印工作是对带有纸质文件ID的未被更新的文档进行冗余打印(步骤821)。

[0093]

另一方面，当在文件信息表1085中不存在相应的纸质文件ID时，则以图10B所示的方式来通知用户来对未被更新的文档进行冗余打印(步骤823)。

[0094]

当操作表示PC传真发送(步骤816：”否”)时，则以图10C所示的方式通知用户将相同的文档发送到相同的目的地地址(步骤824)。

[0095]

(激活期间智能支持处理)

图11示出了激活期间智能支持处理的流程。

[0096]

在步骤711中，当执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中来自外部设备的目标文档地址输入(经过检测的)，并且执行GID搜索条件设置处理(步骤1103)。

[0097]

图12示出了GID搜索条件设置处理的流程。首先，状态ID(见图2和图3)被设置成搜索条件(步骤1201)。接下来，当执行步骤1105的文档搜索处理时，则为了在带有在步骤1201中所设置的状态ID的所谓“AND条件”中确定用于执行搜索的搜索条件，确定GID的格式，以提取具体针对各个处理操作的搜索条件。也就是说，首先确定在步骤1201中所设置的状态ID的GID是否为“1”(见图3)(步骤1203)。

[0098]

当在步骤1203中确定出GID为“1”(步骤1203：”是”)时，则目标文档地址被添加为搜索条件(步骤1205)并且执行步骤1207的处理。当在步骤1203中确定出GID不为“1”时，则不执行步骤1205的处理，但是执行步骤1207的处理。

[0099]

在步骤1207中，确定在步骤1201中设置的状态ID的GID是否为“2”(见图3)(步骤1207)。

[0100]

当在步骤1207中确定出GID为“2”(步骤1207：”是”)时，则目的地地址被添加为搜索条件(步骤1209)。完成GID搜索条件设置处理，并且然后使用通过GID搜索条件设置处理确定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。

[0101]

另一方面，当在步骤1207中确定出GID不为“2”时，则完成GID搜索条件设置处理。然后，使用通过GID搜索条件设置处理确定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。

[0102]

当在步骤1203和1207都确定为”否”时，则就是其中与状态ID相对应的GID为“0”的情况。

[0103]

图13示出了文档搜索处理的流程(步骤1105)。首先，状态表1081和文档表1083的所有记录都被设置成搜索结果记录的初始值(步骤1301)。

[0104]

接下来，为了确定与来自状态表1081的特定记录相关联的目标文档，通过在之前执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)中所设置的搜索条件来执行搜索处理。

[0105]

也就是说，首先在步骤1303中确定状态ID是否被指定为搜索条件(步骤1303)。在激活期间智能支持处理(步骤711)中，在步骤1201中状态ID一般被设置成搜索条件。因此，步骤1303的确定为”是”，与来自状态表1081被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1305)，并且然后执行步骤1307的处理。

[0106]

在步骤1307中，确定目的地地址是否被设置成搜索条件，也就是步骤1207的确定为”是”并且目的地地址被添加为搜索条件。当确定出目的地地址被设置成搜索条件(步骤1307：”是”)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目的地地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。当在步骤1307中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(步骤1307：”否”)时，则不执行步骤1309的处理，但是执行步骤1311的处理。

[0107]

在步骤1311中确定目标文档地址是否被设置成目标文档地址，也就是步骤1203的确定是”是”并且在步骤1205中目标文档地址被设置成搜索条件。当确定出目标文档地址被设置成搜索条件(步骤1311：”是”)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目标文档地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被设置成搜索条件(步骤1311：”否”)时，则不执行步骤1313的处理，但是执行步骤1315的处理。

[0108]

在步骤1315，被设置为搜索条件的目标文档地址存储在控制部件100的RAM的预定区域中，并且然后执行步骤1317的处理。

[0109]

当在步骤1311中确定目标文档地址没有被设置为搜索条件时(步骤1311：“否”)，则执行步骤1319的处理，而不是执行步骤1313的处理。

[0110]

在步骤1315，被设置为搜索条件的目标文档地址作为目标文档地址存储在控制部件100的RAM的预定区域的存储区域中(步骤1315)，并且然后执行步骤1317的处理。

[0111]

在步骤1317，从关联表1089指定与被设置为搜索条件的目标文档地址具有相同地址并且在步骤1315中作为目标文档地址被存储起来的记录。从作为目标文档地址的相同地址中提取出被赋予关联分数的地址，从文档表1083中指定与所提取的地址具有相同地址的记录，所指定的地址作为搜索结果记录与存储在关联表1089中的关联分数一起被存储起来，并且然后执行步骤1319的处理。

[0112]

如图14所示，关联表1089累积性地存储被认为通过在过去执行的并且存储在存储单元108中的文档搜索过程而具有关联的文档数据的地址；以及根据在过去执行的文档搜索处理的搜索结果而执行的文档智能辅助处理中赋予的关联分数，更为具体地说，在在文档智能辅助处理中执行的关联表更新处理中赋予的关联分数。

[0113]

在步骤1309和1313，对应于各个搜索条件的新的搜索结果记录根据在步骤1305中指定的搜索结果记录而被存储起来。这是因为对应于每一个状态ID，只设置了一个GID(图3)。

[0114]

在步骤1319，为了执行步骤1321的处理之后的处理，从在步骤1303中指定的搜索结果记录中读出一个未被处理的搜索结果记录(基本上是状态表1081中的一个记录)，并且执行步骤1321的处理。

[0115]

在步骤1321中，在步骤1301中被存储在文档表1083并且被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是当可以确定相同的文档是由PC 10“打开”或“处理”时的时段)与从在步骤1319中从状态表1081读取的记录的开始时间到结束时间这一时段交叠时，在文档表1083中待被处理的记录被存储为搜索结果记录(步骤1321)。

[0116]

也就是说，在处理(步骤1321)中，提取被确定为与适合于所指示的搜索条件的外部设备同时打开或创建的文档。

[0117]

在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当想要再次使用在那时通过使用用户的行为作为关键字已经被使用的数据时，与连接到PC3的多功能机20或类似物的处理操作同时被使用的文档数据可以被看作是与通过使用作为间接表示用户行为的信息的处理操作而进行的处理操作相关。结果，与作为处理操作的目标的目标文档(地址)同时被使用的文档数据可以被看作是彼此之间相互关联。因此，其处理时间相互交叠的包括有事件“创建”或“打开”的记录被存储为搜索结果记录。

[0118]

在人的行为中，用户的行为可以是“几天之前就已经执行的工作(例如，PC打印工作)”，换句话说，可以再次使用在那是通过使用用户的行为作为关键字而使用的文档(目标文档)。在这种情况下，在根据本发明的第一示出方面的信息管理系统1中，由于在与处理操作同时期中已经使用的文档数据可以被看作是如上所述彼此相互关联，因此可以通过使用具有高使用频率的另一个数据和使用“几天之前就已经执行的工作”作为关键字来选择和使用在与目标文档相关联的多个文档中具有高关联度的文档。

[0119]

当确定了从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。

[0120]

在步骤1323中，确定是否对在状态表1081中被存储为搜索结果记录的所有记录执行了步骤1321的处理。当确定出对所有记录执行了处理(步骤1323：”是”)时，则根据基于上述处理的状态表1081的搜索结果记录来准备搜索结果信息(步骤1325)，并且然后结束文档搜索处理(步骤1105)。当确定出没有对所有记录执行处理(步骤1323：”否”)时，则重复从步骤1319开始的处理。

[0121]

在根据示出方面的信息管理系统1中，由于在执行处理操作时将存储在状态表1081中的记录存储为文档表中的记录(参见稍后将讲述的“文档表更新处理”)，因此这两张表中的记录都满足步骤1321中的搜索条件并且将其存储为搜索结果记录。

[0122]

因此，由于排除了基于通过相同处理被存储的记录进行存储的搜索结果记录，因此由状态表1081指定的搜索结果记录的开始时间或结束时间优选情况下等于文档表1083的时间。另外，即使当满足了步骤1321的条件时，其中目标文档地址和文档地址是相同的搜索结果记录优选情况下在步骤1321中不被存储。

[0123]

当完成了文档搜索处理时(步骤1105)，控制部件100执行显示基于文档搜索处理(步骤1105)的搜索结果的处理(步骤1107)。

[0124]

在步骤1321的文档搜索处理中，已经执行了使用两个时段的交叠的确定。不过，当从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段中包括了在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间时，两个时段需要相互交叠。因此，除了其中在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中都涵盖了从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段的情况之外，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。

[0125]

类似地，当在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中涵盖了状态表1081的记录的开始时间和结束时间中的一个时，这两个时段需要相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。

[0126]

当在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间与状态表1081中的记录的开始时间或结束时间中的一个交叠时，两个时段需要相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。

[0127]

图15示出了搜索结果显示处理(步骤1107)的流程。首先，在开始处理时，日期和参考类型标记被设置为OFF(步骤1501)。

[0128]

接下来，将被指定为步骤1325中所准备的搜索结果信息的搜索结果记录归类成根据状态表1081指定的搜索结果记录(通过步骤1303～1313进行指定)和根据文档表1083指定的搜索结果记录(搜索结果表1089)(通过步骤1317、1319～1323进行指定)。前者为与目标文档有关的搜索结果，而后者为与用途文档有关的搜索结果。搜索结果记录被归类成两类搜索结果(步骤1503)。

[0129]

当完成了步骤1503的处理并且然后显示了用于在步骤1503中归类成用途文档和目标文档的搜索结果信息时，执行用于确定以什么顺序来显示用途文档和目标文档的处理。

[0130]

首先，在步骤1505中确定是否选择了时间排序方法来用于显示顺序(步骤1505)。

[0131]

当没有选择时间排序方法(步骤1505：”否”)时，则以在步骤1317中所存储的关联分数为降序依次对在步骤1503中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果记录进行排序，或者以标号为降序对具有相同关联分数的记录或者不具有任何关联分数的记录(目标文档)进行排序，并且然后将标号排序标记设置成ON(步骤1509)。之后，执行步骤1515的处理。

[0132]

另一方面，当选择了时间排序方法(步骤1505：”是”)时，则控制部件100基于在步骤1503中被归类成用途文档和目标文档的两种搜索结果，来对包括有以在步骤1519中所设定的关联分数为序的相同关联分数或没有来自包括有最后一次的搜索结果记录的关联分数(目标文档)的搜索结果进行依次排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1513)。之后，如上所述，执行步骤1515的处理。

[0133]

在根据示出方面的信息管理系统中，搜索结果记录可以按照记录的关联分数的顺序进行排序，并且可以在显示搜索结果的同时，使用时间和标号这两项来对包括有相同关联分数的搜索结果进行排序。因此，下面可以确定其中搜索结果按照时间和标号进行排序的情况。也就是说，通过确定搜索结果是否以一项进行排序，确切的说，通过确定是否选择了时间排序方法，通过使用可以确定用户试图对搜索结果进行排序所采用的是时间还是标号(当搜索结果包括相同的关联分数并且没有选择时间排序方法时，则认为选择了标号排序方法)。

[0134]

当按照关联分数、时间或标号对搜索结果进行排序时，例如，在执行步骤1501的处理之后并且在执行步骤1505的处理之前，通过操作部件104用户可以选择使用哪个来对搜索结果进行排序。

[0135]

在步骤1515中，准备用途文档和目标文档的列表，以根据在步骤1507或1511中所选择的条件进行分类的搜索结果记录来访问文档。在步骤1517中显示了列表。

[0136]

在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当在步骤707中检测到外部设备的激活时，则响应检测执行激活期间智能支持处理(步骤711)。因此，对于作为处理操作的目标或者处理操作本身的所检测文档数据，通过检测操作可以向用户通知在过去相同时间上被看作是被打开或被使用的文档。结果，当处理对于与该处理相关的文档是必需时，可以同时执行必需的处理。

[0137]

例如，在传真发送的情况下，可以确定是否应该通过打开文档来发送之前传真发送时被打开的文档。

[0138]

图16至19示出了通过执行步骤1517显示在PC 10的显示部件106上的激活期间智能支持处理的处理结果。

[0139]

确切地说，图16示出了与通过当打印存储在存储部件108中的文档数据的指令从PC 10给到多功能机20的记录部件202时执行激活期间智能支持处理(步骤711)而指定的目标文档有关的搜索结果(PC打印操作是作为处理操作执行的：见图3)。

[0140]

也就是说，当执行PC打印操作时，根据作为PC打印操作的处理目标的目标文档地址来执行文档搜索操作(步骤1105)。结果，以图16所示的格式来显示当打印作为打印操作的打印目标的目标文档数据时的时间。在这种情况下，图16中的地址和标号的显示是一致的。

[0141]

图17示出了在其中作为当前打印目标的目标文档数据正在被打印这一时段中被打开的用途文档。

[0142]

例如，当通过图2中的ID“sid1”来显示PC打印操作(记录的开始时间为“2005年7月15日的11:59:00”并且结束时间为“2005年7月15日的12:02:00”)并且与目标文档sid1有关的用途文档的文档地址为“file://***/***/d1”、“file://***/***/d2”和“file://***//***/d3”(在图4中，在使用用途文档的文档地址的ID时间为用于did2的“2005年7月15日的11:50:00”、用于did4的“2005年7月15日的11:51:00”、用于did5的“2005年7月15日的11:53:00”、用于did6的“2005年7月15日的12:00:00”，以及用于did8的“2005年7月15日的12:01:00”)，则在当与sid1有关的PC打印操作正被执行时的时段中打开与“file://***/***/d2”和“file://***/***/d3”有关的文档。提取与ID“did6”和“did8”有关的记录并且在文档搜索处理的步骤1321中将其存储为搜索结果记录。

[0143]

另一方面，在步骤1317，从关联表1089中指定“file://***/***/d1”和“file://***/***/d2”，并且从文档表1083中提取出与ID“did1”至“did5”和“did8”有关的记录。

[0144]

在上述例子中，通过步骤1317和1321提取出与文档表1083的ID“did8”有关的记录。因此，在这种情况下，根据第一示出方面的PC 10将在步骤1317中提取的记录作为搜索结果记录存储起来。这是因为与ID“did8”有关的记录与存储在关联表1089中的关联分数一起被提取出来，并且在步骤1317，关联分数同时被作为搜索结果存储起来。

[0145]

这样，通过文档搜索处理从文档表1083中提取出与ID“did1”至“did6”和“did8”有关的记录，并且通过上述搜索结果显示处理将与三个用途文档有关的预定项以图17中的预定格式显示出来。

[0146]

在执行步骤1517中的显示处理时，与目标文档地址(数据)“file://***/***/***”相关联的关联分数没有被赋给显示在最下端的“file://***/***/d3”(换句话说，关联分数为“0”)。另一方面，由于关联分数“100”被赋给“file://***/***/d1”，并且关联分数“70”被赋给“file://***/***/d2”，因此“file://***/***/d1”被显示在最上端，并且“file://***/***/d2”被显示在它的下面。

[0147]

图18和19示出了当通过步骤707中的多功能机20的线路通信单元212来由电话呼叫的发送(图3中的事件“TLT”)或从电话呼叫的接收(图3中的事件“TLR”)产生通信的显示例子。在电话呼叫发送或电话呼叫接收的情况下，由于GID为“2”(参见图3)，并且是在没有将文档地址设置为搜索条件的情况下执行的文档搜索处理(步骤1105)，因此步骤1311的确定是“否”，并且从而没有执行步骤1317的处理。因此，在搜索结果显示处理的步骤1507和1511中，考虑到“关联分数”而没有将搜索结果存储起来(步骤1107)。其他处理与上面所述相同，因此忽略了它的细节。

[0148]

在图16中，由于处理操作为PC打印操作，因此GID为“1”(见图3)，并且使用作为搜索条件的文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)，地址和标号是相同的并且只有时间是相互不同的。在电话发送或电话接收的情况下，GID为“2”(见图3)并且在没有使用作为搜索条件的文档地址的情况下执行文档搜索处理(步骤1105)。因此，如图18的“地址”中所示的目标文档地址相互是不同的。

[0149]

在根据第一示出方面的信息管理系统1中，图16至19中的地址是以超文本链接的格式显示的(步骤1517)，并且当使用操作部件104来选择超文本链接时，则从存储部件108读取与地址有关的文档数据并且将其显示在显示部件106上。

[0150]

(状态表注册处理)

图20示出了如图2所示的状态表1081中的注册处理的流程。

[0151]

当在步骤715中执行状态表注册处理时，PC 10的控制部件100在状态表1081中另外创建了待被注册的记录的惟一ID。然后，控制部件注册了作为新记录的ID的惟一ID(步骤2001)并且然后执行步骤2003的处理。

[0152]

在步骤2003中，当在步骤707中检测外部设备的激活时的时间和当在步骤713中检测到其激活已经在步骤707中被检测到的外部设备的激活结束时的时间分别被注册为步骤2001的新记录的开始时间和结束时间，并且类似地在步骤2001中的新记录中注册在激活期间智能支持处理(步骤711)之前从其激活已经在步骤709中的控制部件的RAM等中被检测并且被存储的外部设备输入的状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量。

[0153]

(手动智能支持处理)

图21和22示出了手动智能支持处理的流程。图25示出了通过执行手动智能支持处理而显示在PC的显示部件106上的信息的显示格式。

[0154]

在步骤719中，通过启动手动智能支持处理来启动处理。该处理与图7中所示的PC主处理是并行运行的。也就是说，步骤719的处理在手动智能支持处理开始之后没有等待手动智能支持处理结束就进行到步骤701的处理。

[0155]

PC 10的控制部件100根据状态表1081的记录创建一套状态ID，执行对一套以开始时间为序的状态ID的记录进行排序的处理(步骤2101)，并且将处理结果显示在PC 10的显示部件106上(步骤2103)。

[0156]

这里，在步骤2103中，以缩略格式来显示整个状态2305，并且确切地说，只显示了由状态ID表示的处理操作的标题(参见图25中的PC打印操作的显示格式)。

[0157]

在步骤2105中，在通过步骤2103的处理而显示的显示格式中，显示在最上面位置(图25中的PC打印)上的状态2305的头部记录(在步骤2101中的头部中进行排序的记录)的单选按钮2507(见图25)通过初始设置被设置为ON(步骤2105)。

[0158]

在其中在启动手动智能支持处理(步骤719)之后执行直到步骤2105的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户通过使用操作部件104进行操作为止(步骤2107)。

[0159]

在等待状态(步骤2107)中，当用户通过使用操作部件104来输入指令时，控制部件100确定指令是否为按下放大图标2501(步骤2109)。

[0160]

这里，当输入指令是要按下放大图标2501(步骤2109：”是”)时，则响应步骤2101的排序处理以列表的格式来显示与按下的放大图标2501相对应的状态2305的记录信息(步骤2111)，并且经过扩展的状态2805的放大图标2501变成缩略图标2503(步骤2113)。

[0161]

参照图25来具体讲述步骤2111和2113的处理。在PC传真发送操作的情况下，在按下放大图标2501(步骤2109)之前，与PC打印操作类似，状态2305与放大图标2501一起显示(换句话说，没有显示列表(记录))。

[0162]

在这种状态下，当对用于PC传真发送的放大图标2501执行步骤2109的处理(步骤2109：”是”)时，则以步骤2101的排序来以图25所示的格式显示其状态ID在状态表1081中标有“FPT”的记录(步骤2111)，并且与PC传真发送有关的放大图标2501变成缩略图标2503(步骤2113：显示从“+”变成“-”)。在首先结束步骤2113的处理时，步骤2105的处理是有效的，并且所有单选按钮2507在与PC传真发送关联显示的记录中被设置为OFF。

[0163]

另一方面，在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下放大图标2501(步骤2109：”否”)而是要按下缩略图标2503(步骤2115：”是”)时，则以图25中所示的格式显示的PC传真发送中的显示变成PC打印格式。也就是说，去掉相应状态2305的记录列表的显示(步骤2117)并且缩略图标2503变成放大图标2501(步骤2119)。

[0164]

在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下缩略图标2503(步骤2115：”否”)而是要按下单选按钮2507(步骤2121：”是”)时，则用于预定记录(初始状态中最上面状态2305的头部记录)被设置为ON的单选按钮2507变成OFF(步骤2123)，并且与用户操作相对应的单选按钮2507被设置为ON(步骤2125)。

[0165]

在执行步骤2113、2119和2125的处理之后，在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户操作为止。

[0166]

这里，在步骤2107的等待状态中，当通过用户操作输入的指令不是要按下放大图标2501、缩略图标2503和单选按钮2507中的任何一个(步骤2109，2115和2121：”否”)时，则执行图22中所示的处理。

[0167]

也就是说，PC 10的控制部件100确定通过用户操作输入的指令是否为结束手动智能支持处理，确切地说，是否按下了关闭按钮2517(步骤2201)。当为”是”(步骤2201：”是”)时，则结束处理。

[0168]

相反，当指令不是要按下关闭按钮2517(步骤2201：”否”)时，则指令是要按下列表显示按钮2509、存储器保存按钮2511、显示所有按钮2513或者打印所有按钮2515。因此，为了执行与按钮相对应的处理，读取其单选按钮被设置为ON(状态ID、GID、目的地地址、目标文档)的记录(步骤2303)。

[0169]

根据所读取的信息来执行GID搜索条件设置处理(步骤2205)和文档搜索处理(步骤2207)，并且然后执行步骤2209的处理。在步骤2205和2207中所执行的处理与在激活期间智能支持处理(步骤711)中所执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)和文档搜索处理(步骤1105)是类似的，因此省略了对其的讲述。

[0170]

在步骤2209中，确定通过操作部件104的用户操作所输入的并且其导致了执行步骤2203的处理的指令是否为按下列表显示按钮2509。

[0171]

当指令是要按下列表显示按钮2509(步骤2209：”是”)时，则通过使用步骤2207的文档搜索处理的结果来激活文档智能支持处理(步骤2211)。下面参照图23和24来讲述文档智能支持处理的细节。

[0172]

相反，当指令不是要按下列表显示按钮2509(步骤2209：”否”)时，则确定指令是否是要按下存储器保存按钮2511(步骤2213)。当为”是”(步骤2213：”是”)时，则控制部件100指示多功能机20将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据写到可移动介质2101，并且通过通信部件102将因此文档数据从存储部件108发送到多功能机20。另一方面，多功能机20的控制部件200响应指令将通过通信部件214所接收的相应文档数据写到可移动介质2101(步骤2215)。

[0173]

当指令不是要按下存储器保存按钮2511(步骤2213：”否”)时，则确定指令是否是要按下显示所有按钮2513(步骤2217)。当为”是”(步骤2217：”是”)时，则控制部件100打开通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据，并且以预定时间间隔例如2秒来依次在显示部件106上显示内容(步骤2219)。

[0174]

当指令不是要按下显示所有按钮2513(步骤2217：”否”)时，则确定指令是否是要按下打印所有按钮2515(步骤2217)。当为”是”(步骤2217：”是”)时，则控制部件100通过通信部件102将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据发送到多功能机20，并且允许多功能机20的记录部件202打印文档数据(步骤2223)。

[0175]

当指令不是要按下打印所有按钮2515(步骤2221：”否”)时，则执行与按下相对应的处理或者确定按下是否有误。然后，控制部件等待，直到执行了用户操作为止(步骤2107)。

[0176]

当完成了步骤2211、2215、2219和2223的处理时，则在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户输入为止。

[0177]

图23和24示出了在步骤2211中启动的文档智能支持处理的流程。图26示出了在执行文档智能支持处理时显示在PC 10的显示部件106上的信息的显示格式。

[0178]

首先，在步骤2301中，PC 10的控制部件100通过使用包括有相同文档地址的记录来从通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中收集针对具有相同文档地址和最后访问时间(在最新记录中所述的时间)的文档数据的标号(其事件为“打开”的记录的号)(步骤2301)，并且然后执行步骤2303的处理。

[0179]

在步骤2303中，在显示部件106上以图26所示的格式来显示收集结果(只根据步骤2301的收集处理)。此时，在所显示的记录中头部记录的单选按钮被设置为ON(步骤2305)。在步骤2303，可以通过执行与搜索结果显示处理的步骤1505至1513相同的处理来执行显示处理(步骤1107)，也就是说，在其中根据时间或标号来对被赋给带有用作文档搜索处理(步骤2207)的搜索条件的目标文档地址(步骤1311：“是”，它与在步骤1315中作为目标文档地址而存储起来的目标文档地址是一样的)的关联的关联分数和记录进行排序的状况下。因此，优选情况下可以为用户提供与目标文档具有高相关度的文档。

[0180]

这里，在其中在启动文档智能支持处理(步骤2611)之后执行了直到步骤2705的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户操作了操作部件104为止(步骤2707)。

[0181]

在等待状态(步骤2707)中，当用户通过操作部件104输入了指令时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下单选按钮2901(见图29)(步骤2709)。当为”是”(步骤2709：”是”)时，则执行步骤2701的处理。

[0182]

在步骤2707中，将在预定记录(初始状态中的头部记录)中被设置为ON的单选按钮2901设置为OFF(步骤2711)，并且将与用户操作相对应的单选按钮2901设置为ON(步骤2713)。

[0183]

另一方面，当在步骤2709中确定出所输入的指令不是要按下单选按钮2901时，则确定所输入的指令是否为按下显示按钮2903或打印按钮2605(步骤2715)。当为”是”(步骤2715：”是”)时，则执行步骤2717的处理。

[0184]

在步骤2317中，当在步骤2315中确定出按下了显示按钮2603，打开其单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且将其显示在显示部件106上。当确定打印按钮2605被按下时，控制部件100从存储单元108中读出其单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且通过通信单元102将相应的文档数据发送到多功能机20，写入器202打印该数据，并且然后执行步骤2319的处理。在步骤2317，通过存储在存储单元108中的操作应用程序(例如，察看器(参见图4))来执行其单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据的显示操作或打印操作。

[0185]

在步骤2319，在步骤2317中其单选按钮被设置为ON的文档地址作为关联文档地址被存储在控制部件100的RAM中的预定区域的存储区域中(步骤2319)。同样，处理项“输出”(对应于“显示”和“打印”)被存储在RAM中的预定区域的存储区域中，以便具有与关联的文档地址相关联(步骤2321)，并且然后执行关联表更新处理(步骤2323)。稍后参考图27来讲述关联表更新处理的细节。

[0186]

当在步骤2315中确定显示按钮2603或打印按钮2605没有被按下时，确定相关联的文档按钮2607是否被按下(步骤2401)。当满足该条件时(步骤2401：“是”)，执行步骤2403的处理。

[0187]

在步骤2403，在步骤2317中其单选按钮被设置为ON的文档地址作为关联的文档地址被存储在控制部件100的RAM中的预定区域的存储区域中。同样，处理项“搜索”被存储在RAM中的预定区域的存储区域中，以便具有与关联的文档地址相关联(步骤2405)，并且然后执行关联表更新处理(步骤2407)。关联表更新处理与在步骤2323中执行的处理一样，并且稍后参考图27来讲述它的细节。

[0188]

在步骤2409，从文档表1081中提取出所有在当其单选按钮2601被设置为ON的文档地址的文档数据被打开时的期间具有事件“打开”的记录，换句话说，即所有与当其单选按钮2601被设置为ON的文档地址的文档数据被重复打开的文档数据相关联的文档地址的记录。

[0189]

参照26来具体讲述该处理，由于存储在文档地址“file:/###/###/###2”上的文档数据包括标号r2，因此文档数据被打开r2次。因此，对所有时段都执行提取。

[0190]

当确定了当打开其中单选按钮2901被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。

[0191]

其单选按钮2601被设置为ON的文档地址作为目标文档地址被最新存储在控制部件100的RAM中的预定区域的存储区域中(步骤2411)，并且执行步骤2413的处理。

[0192]

在步骤2413中，再次启动相对于通过步骤2409的提取处理得到的搜索结果记录的文档智能支持处理(步骤2413)。

[0193]

也就说，用户通过执行文档智能支持处理可以连续看到与某个文档有关的多个文档。

[0194]

当在步骤2401中确定出没有按下关联文档按钮2607时，则控制部件100确定是否按下了关闭按钮2609(步骤2415)。当满足条件(步骤2415：”是”)时，则清除存储在RAM中的预定区域的存储区域中的“目标文档地址”、“关联文档地址”和“处理项”(步骤2417)。控制器结束了文档智能辅助处理(步骤2211)，并且在步骤2107中再次等待，直到用户输入了一个操作为止。

[0195]

另一方面，当确定出不是要按下关闭按钮2609(步骤2415：”否”)时，则控制器执行与按下相对应的处理，或者确定按下有误，并且在步骤2307中等待，直到用户输入了操作为止。

[0196]

在都完成了步骤2313、2323和2413的处理之后，控制器在步骤2307中再次等待，直到用户输入了操作为止。

[0197]

图27示出了从步骤2323和2407开始的关联表更新处理的流程。

[0198]

首先，在在手动智能辅助处理(步骤719)期间执行的文档搜索处理中(步骤2207)，PC 10的控制器确定(步骤2701)目标文档地址是否存储在RAM中的预定区域的存储区域中(步骤1315)。当满足该条件时(步骤2701：“是”)，执行步骤2703的处理。当不满足该条件时(步骤2701：“否”)，执行步骤2719的处理。

[0199]

在步骤2703中确认作为与目标文档地址相关联的处理项的“输出”是否存储在RAM中的预定区域的存储区域中。当满足该条件时(步骤2703：“是”)，执行步骤2705的处理。当不满足该条件时(步骤2703：“否”)，执行步骤2711的处理。

[0200]

存储在RAM中的预定区域的存储区域中的“目标文档地址”、“关联文档地址”和“处理项”被依次存储在在手动智能辅助处理(步骤719)期间执行的一组处理(步骤1315、步骤2319和步骤2321，或步骤2403和步骤2405)中，并且彼此之间相关联。

[0201]

在步骤2705，存储在RAM中的预定区域的存储区域中的“目标文档地址”和“关联文档地址”被存储在关联表1089中，并且确定是否赋予了关联分数(步骤2703)。当确定赋予了关联分数时(步骤2705：“是”)，当处理项为“输出”时赋予的预定点p(其中点p大于当将稍后要讲述的处理项设备为“搜索”时所赋予的点q，并且例如，当点q为10点时，点p被设置为20点)被添加到与相应的“目标文档地址”和相应的“关联文档地址”(步骤2707)相关联的记录的关联分数，并且然后执行步骤2719的处理。

[0202]

另一方面，当确定没有赋予关联分数时(步骤2705：“否”)，PC 10的控制部件100将目标文档地址注册到文档地址1中并且将关联文档地址注册到文档地址2中，作为关联表1089的新记录，并且将点p作为关联分数(步骤2709)，并且然后执行步骤2719的处理。

[0203]

在步骤2711中确定“搜索”是否被作为与目标文档地址相关联的处理项存储在RAM中的预定区域的存储区域中。当满足该条件时(步骤2711：“是”)，执行步骤2713的处理。当不满足该条件时(步骤2713：“否”)，执行步骤2719的处理。

[0204]

在步骤2713，存储在RAM中的预定区域的存储区域中的“目标文档地址”和“关联文档地址”被存储在关联表1089中，并且确定是否赋予了关联分数(步骤2713)。当确定赋予了关联分数时(步骤2715：“是”)，当处理项为“搜索”时赋予的预定点q被添加到与相应的“目标文档地址”和相应的“关联文档地址”(步骤2715)相关联的记录的关联分数，并且然后执行步骤2719的处理。

[0205]

另一方面，当确定没有赋予关联分数时(步骤2713：“否”)，PC 10的控制部件100将目标文档地址注册到文档地址1中并且将关联文档地址注册到文档地址2中，作为关联表1089的新记录，并且将点q作为关联分数(步骤2717)，并且然后执行步骤2719的处理。

[0206]

在步骤2709和步骤2717中，甚至当“目标文档地址”、“关联文档地址”、“文档地址1”和“文档地址2”之间的关系与上述关系相反时，在根据第一示出方面的信息管理系统1的结构中也不会存在问题。

[0207]

在步骤2179，通过清除存储在RAM的预定区域的存储区域中的“关联文档地址”和“处理项”，结束关联表更新处理。“目标文档地址”没有被清除，但是在步骤2719中被存储在RAM的预定区域的存储区域中。这是因为文档智能辅助处理(步骤2211)可以被再次执行，以便在关联表更新处理(步骤2323和步骤2407)结束之后响应用户的输入(步骤2307)。

[0208]

如上所述，当将“输出”和“搜索”作为处理项存储起来时，也就是说，当在文档智能辅助处理(参见图23和24)的步骤2315中检测到按下了按钮“显示”或按钮“打印”时，以及当在步骤2401中检测到按下了按钮“关联文档”时(步骤2707和2709，或步骤2715和2717)，赋予了关联分数。

[0209]

也就是说，对于前者，在知道在图25中其单选按钮2507被按下的目标文档数据(与“file://###/###/###3”有关联的文档数据)的情况下，用户输出(显示或打印)其单选按钮2601被按下的文档数据(与“file://###/###/###2”有关联的文档数据)。换句话说，在知道目标文档数据的情况下，用户确认与目标文档数据有关联的文档数据的细节。因此，两个文档数据都被看作是在彼此间具有高的关联度(与在图26中其单选按钮2601没有被按下的文档数据相比的关联度)。

[0210]

对于后者，根据被看作是与目标文档数据(与“前者”的目标文档数据相类似)相关联的文档数据(与“前者”的文档数据相类似)，可以将用户的行为(用于搜索出与该文档数据相关联的另一个文档数据以便能够理解与目标文档相关联的文档数据或者以便能够理解创建文档数据的意图的这种行为)看作是所执行的用于理解与目标文档数据相关联的文档数据的行为。

[0211]

(信息管理系统的处理2)

接下来，参照附图来讲述包括有上述构造的信息管理系统1的处理(2)。处理(2)的启动是与处理(1)并行的。

[0212]

图28示出了由PC 10执行的更新文档表1083的处理流程。如流程所示的处理(2)是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，是通过使用存储在ROM等中的程序由控制部件10的CPU执行的。

[0213]

首先，当通过使用操作部件104来操作存储在存储部件108中的文档数据或者执行多功能机20的操作时，也就是当通过启动在图3的“目标文档地址”的项目中被称为“(拷贝到PC)”的处理操作(状态)来将目标文档数据从多功能机20发送到PC 10，将目标文档数据重新存储到存储部件108中，通过书籍传感器30的RFID标记读取部件306来读取书籍32和34的RFID标记322和324，并且通过通信部件34将信息发送到PC 10时，则控制部件100确定是否打开了用于从书籍传感器30中导出与发送有关的书籍32等的因特网70上的主页(下面将其称为“HP”)(下面将这些操作或处理称为“文件操作”)(步骤2801)。

[0214]

当在步骤2801中确定出执行了文件操作(步骤2801：”是”)时，则控制部件100将记录添加到文档表1083中，创建专用于该记录的ID，注册惟一ID(步骤2803)，并且然后执行步骤2805的处理。

[0215]

当在步骤2801中确定出不满足条件(步骤2801：”否”)时，控制部件等待，直到执行了文件操作为止。

[0216]

在步骤2805中，将当前时间注册到在步骤2803中添加的记录，将通过准备带有应用的目标文档的全通名称所得到的应用注册到文档地址，并且将操作者的类型注册到操作者。

[0217]

之后，执行用于确定待被注册到还未被注册的“事件”的信息的处理(步骤2807～2833)。

[0218]

首先，控制部件100确定在步骤2801中执行的文件操作存储是否为将新的文件存储到存储部件108中(下面将其称为“文件创建”)(步骤2807)。当文件操作为文件创建(步骤2807：”是”)时，则控制部件将“创建”注册为事件。

[0219]

另一方面，当文件操作不是文件创建(步骤2807：”否”)时，则控制部件确定文件操作是否为打开存储在存储部件108中的文件(下面将其称为“文件打开”)(步骤2811)。当为”是”(步骤2811：”是”)时，则控制部件将“打开”注册为事件(步骤2813)。

[0220]

当在步骤2811中不为”是”(步骤2811：”否”)时，则确定是否更新了被存储在存储部件108中的文档数据(步骤2815)。当为”是”(步骤2815：”是”)时，则将“更新”注册为事件(步骤2813)。

[0221]

当在步骤2815中不为”是”(步骤2815：”否”)时，则确定是否发送了被存储在存储部件108中的文档数据(包括PC传真发送)(步骤2819)。当为”是”(步骤2819：”是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2821)。

[0222]

当在步骤2819中不为”是”(步骤2819：”否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(它与图3中的状态“PC传真发送”相对应)(步骤2819)。当为”是”(步骤2821：”是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2821)。

[0223]

当在步骤2815中不为”是”(步骤2815：”否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(使用了多功能机20的记录部件202)(步骤2823)。当为”是”(步骤2823：”是”)时，则将“打印”注册为事件(步骤2825)。

[0224]

当在步骤2823中不为”是”(步骤2823：”否”)时，则确定是否打开了HP(步骤2827)。当为”是”(步骤2827：”是”)时，则将“打开”注册为事件(步骤2829)。

[0225]

当在步骤2827中不为”是”(步骤2827：”否”)时，则确定是否关闭了文件或HP，这与文件打开(步骤2811)或HP打开(步骤2827)是相对应的(步骤2831)。当为”是”(步骤2831：”是”)时，将“关闭”注册为事件(步骤2829)。

[0226]

在完成了步骤2809、2813、2817、2821、2825、2829或2833的处理之后，当在步骤2831中不是”是”(步骤2831：”否”)时，则控制部件100等待，直到再次执行了文件操作为止。

[0227]

迄今为止，“文档数据”主要是在根据第一示出方面的讲述中进行了示例。不过，作为信息管理系统1的目标的数据并不限于“文档数据”，而是可以对例如“图像数据”、“声音数据”、其它数据或混合数据执行相同的细节(处理)。

[0228]

(第二例子)

下面将具体讲述与第一示出方面不同的信息管理系统。

[0229]

本发明的第二示出方面与第一示出方面的不同之处在于没有提供在第一示出方面中所使用的“GID”，也就是说，在图3中没有定义“GID”，并且在激活期间智能支持处理和手动智能支持处理中没有执行“GID”搜索条件设置处理。因此，省略了相同的结构和处理顺序的细节，而在以下讲述中只对差别进行讲解(由于手动智能支持处理中的处理顺序与激活期间智能支持处理相类似，因此在第二示出方面中基本上只讲解了激活期间智能支持处理)。

[0230]

(激活期间智能支持处理)

图29示出了激活期间智能支持处理的流程。

[0031]

当在图7的步骤711中执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中通过来自RAM的外部设备输入的(经过检测的)目标文档地址。控制部件将由用户通过操作部件104选择的数据设置为搜索条件(步骤2901)，并且执行文档搜索处理(步骤2903)。

[0232]

图13示出了文档搜索处理的流程(步骤2903)。首先，状态表1081和文档表1083中的所有记录都被设定为搜索结果记录的初始值(步骤1301)。

[0233]

接下来，为了确定与来自状态表1081的特定记录有关的目标文档，根据在步骤2903中选择的搜索条件来执行搜索处理。

[0234]

也就是说，在步骤1303中，确定是否将状态ID设置成搜索条件(步骤1303)。当为”是”(步骤1303：”是”)时，则将与在状态表1081中被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1305)，并且执行步骤1307的处理。当状态ID没有被设置成搜索条件(步骤1303：”否”)时，则执行步骤1307的处理，而不执行步骤1305的处理。

[0235]

在步骤1307中，确定是否将目的地地址添加为搜索条件。当为”是”(步骤1307：”是”)时，则将与在步骤1305中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目的地地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。在步骤1307中，当目的地地址没有被添加为搜索条件(步骤1307：”否”)时，则执行步骤1311的处理，而不执行步骤1309的处理。

[0236]

在步骤1311中，确定是否将目标文档地址添加为搜索条件。当确定出将目标文档地址设置成了搜索条件(步骤1311：”是”)时，则将与在步骤1305等中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目标文档地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。

[0237]

在步骤1315，被设置为搜索条件的目标文档地址作为目标文档地址被存储在控制部件100的RAM的预定区域中的存储区域中(步骤1315)，并且然后执行步骤1317的处理。

[0238]

在步骤1317，从关联表1089中指定出与被设置为搜索条件并且在步骤1315中作为目标文档地址被存储起来的目标文档地址具有相同地址的记录。从与目标文档地址相同的地址中提取出被赋予了关联分数的地址，从文档表1083中指定出与所提取的地址具有相同地址的记录，所指定的记录作为搜索结果记录，与存储在关联表1089中的关联分数一起被存储起来，并且然后执行步骤1319的处理。

[0239]

当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被添加为搜索条件(步骤1311：”否”)时，则执行步骤1315的处理，而不执行步骤1313的处理。

[0240]

这里，更为详细地来讲述通过步骤1303～1313的处理得到的搜索结果记录。

[0241]

当在步骤1303、1307和1311中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0242]

当在步骤1303和1307中为”是”并且在步骤1311中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0243]

当在步骤1303和1311中为”是”并且在步骤1307中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0244]

当在步骤1303中为”是”并且在步骤1307和1311中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1305中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0245]

当在步骤1303中为”是”并且在步骤1307和1311中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0246]

当在步骤1303和1311中为”否”并且在步骤1307中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0247]

当在步骤1303和1307中为”否”并且在步骤1311中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。

[0248]

当在步骤1303、1307和1311中为”否”时，则搜索结果记录在状态表1081中所包括的记录与在步骤1301中被设置为初始值的状态表1081中的记录相同。

[0249]

在步骤1319中，为了执行步骤1321之后的处理，从在步骤1303～1303中指定的搜索结果记录中读取未处理的搜索结果记录，并且然后执行步骤1321的处理。

[0250]

步骤1321之后的处理与第一示出方面的处理相类似，因此没有对其进行详细讲述。

Claims (3)

1.一种信息管理设备，包括：

数据存储单元，存储多个数据；

用途单元，使用该数据；

时段指定单元，指定其中数据被用途单元所使用的时段；

关联赋予单元，当由时段指定单元为存储在存储单元中的一个数据所指定的一个时段和由时段指定单元为存储在存储单元中的另一个数据所指定的另一个时段相互交叠时，将一个数据和另一个数据彼此关联；

搜索单元，通过使用用于识别该一个数据的一个识别信息片断作为第一搜索条件，搜索出通过关联赋予单元与该一个数据相关联的另一个数据；

输出单元，输出用于识别由搜索单元所提取出的与该一个数据相关联的另一个数据的另一个识别信息片断；

检测单元，根据由输出单元所输出的另一个识别信息，来检测另一个数据被用途单元所使用或另一个数据被该一个数据所代替，并且然后由搜索单元来搜索出另一个数据；

分数赋予单元，在检测单元检测到另一个数据被用途单元所使用或被搜索单元所搜索到的情况下，对由输出单元输出的另一个数据与与该另一个数据相关联的该一个数据之间的关联赋予分数；

累积单元，累积由分数赋予单元赋予的分数；

分数存储单元，存储由累积单元累积的分数；以及

输出控制单元，以存储在分数存储单元中的分数为顺序，控制输出另一个数据，该另一个数据与该一个数据之间的关联被赋予了分数。

2.一种信息管理系统，包括：

信息管理设备，包括：

数据存储单元，存储多个数据；

用途单元，使用该数据；

时段指定单元，指定其中数据被用途单元所使用的时段；

关联赋予单元，当由时段指定单元为存储在存储单元中的一个数据所指定的一个时段和由时段指定单元为存储在存储单元中的另一个数据所指定的另一个时段相互交叠时，将一个数据和另一个数据彼此关联起来；

搜索单元，通过使用用于识别该一个数据的一个识别信息片断作为第一搜索条件，搜索出通过关联赋予单元与该一个数据相关联的另一个数据；

输出单元，输出用于识别由搜索单元所提取出的与该一个数据相关联的另一个数据的另一个识别信息片断；

检测单元，根据由输出单元所输出的另一个识别信息，来检测另一个数据被用途单元所使用或另一个数据被该一个数据所代替，并且然后由搜索单元来搜索出另一个数据；

分数赋予单元，在检测单元检测到另一个数据被用途单元所使用或被搜索单元所搜索到的情况下，对由输出单元输出的另一个数据与与该另一个数据相关联的该一个数据之间的关联赋予分数；

累积单元，累积由分数赋予单元赋予的分数；

分数存储单元，存储由累积单元累积的分数；以及

输出控制单元，以存储在分数存储单元中的分数为顺序，控制输出另一个数据，该另一个数据与该一个数据之间的关联被赋予了分数，

以及

外部设备，以能够通信的方式连接到信息管理设备并且具有用于执行预定处理的至少一个功能执行单元，

其中的外部设备包括发送单元，将用于指定由功能执行单元所执行的处理和该处理所执行的时段的处理指定信息以及通过执行该处理所获得的数据发送到信息管理设备，

其中的信息管理设备进一步包括：

接收单元，接收从外部设备发送的处理指定信息和数据；以及

存储控制单元，将通过接收单元所接收的处理指定信息和数据进行关联并且存储到数据存储单元中，

其中时段指定单元指定被包括在处理指定信息中并且在其间执行了该处理的时段，

其中关联赋予单元通过使用与由时段指定单元所指定的处理指定信息相关联的时段作为该一个时段和使用与处理指定信息相关联的数据作为该一个数据，来将该一个数据与另一个数据相关联，并且

其中搜索单元可以通过使用由功能执行单元所执行的并且包括在处理指定信息中的处理作为第二搜索条件，从数据存储单元中搜索受到了相同处理的数据，并且可以通过使用根据第二搜索条件搜索出的数据来搜索出另一个数据。

3.一种计算机可用介质，其具有存储在其上的计算机可读指令，用于使计算机执行预定操作，预定操作包括的步骤有：

将多个数据存储在存储单元中；

使用该数据；

指定其中数据被使用的时段；

当由指定为存储在存储单元中的一个数据所指定的一个时段和由指定为存储在存储单元中的另一个数据所指定的另一个时段相互交叠时，将一个数据和另一个数据彼此关联起来；

通过使用用于识别该一个数据的一个识别信息片断作为第一搜索条件，搜索出与该一个数据相关联的另一个数据；

输出用于识别由搜索所提取出的与该一个数据相关联的另一个数据的另一个识别信息片断；

根据由输出所输出的另一个识别信息，来检测另一个数据被使用或另一个数据被该一个数据所代替，并且然后由搜索来搜索出另一个数据；

在检测到另一个数据被使用或被搜索到的情况下，对由输出来输出的另一个数据与与该另一个数据相关联的该一个数据之间的关联赋予分数；

累积所赋予的分数；

存储所累积的分数；以及

以存储在分数存储单元中的分数为顺序，控制输出另一个数据，该另一个数据与该一个数据之间的关联被赋予了分数。

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