CN1845108A - 数字档案馆工程档案模板及其操控运行方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种用于网络环境和离线环境下不同电压等级的输变电工程档案管理的工程档案模板，同时还涉及其操控运行方法。该工程档案模板包括模板编辑器、数字档案馆系统、Xml解析模块、模板管理模块、存储模块、模板利用模块、加密模块、离线客户端。本发明具有指南作用，可以自动校验，同步建档，使工程建立快捷，并具有模板可重复使用、XML语言适合表示结构化数据、能够导出离线客户端模板等显著优点。

Description

数字档案馆工程档案模板及其操控运行方法

技术领域

本发明涉及一种借助XML技术编制的工程档案模板，用于网络环境和离线环境下不同电压等级的输变电工程档案管理，同时还涉及其操控运行方法。

背景技术

现有的档案管理系统中对工程档案管理一般是采用先将实体档案进行手工分类，再录入档案条目信息，有条件的可挂接电子文件，最后形成档案卷宗所需的表格，如案卷目录、卷内目录、全引目录、备考表等。各参建单位在工程建设中用Word、Excel、CAD等产生的应归档的工程文件材料、电子表格、图纸等大多没有用统一的档案管理软件进行管理、利用。

普通的档案管理系统较传统的手工检索而言，其优点是案卷、文件目录检索方便快捷，提高了利用效率。但是，普通档案管理软件的管理方式与现代企业档案管理的需求不相适应，存在许多不足：

●档案分类工作依赖纸质分类表，而分类表是粗线条的，有些文件材料入哪个类目，受约于人的判断能力，由于个人理解差异，往往同一类文件材料，会被分在不同的分类中。

●由于工程档案实体的归档范围也是纸介质，且不够细，对档案工作者收集工作的指导不到位，档案人员有的是凭经验进行收集，影响工程档案的齐全、完整。

●传统的工程档案催交工作，是靠人为凭经验判断，手工形成催交清单，费时费力，且准确性不够，不利于收集工作有的放矢的开展。

●各参建单位各自为阵，业主单位网上指导难以实现，电子文件形成、整理、立卷、归档工作不能与工程建设同步，档案管理滞后于工程管理，待项目竣工后办理归档移交手续时，才能发现问题予以纠正，事倍功半。

发明内容

本发明的目的是针对工程档案手工分类不准确、收集工作无标准、人工校验效率低的问题，提出一种数字档案馆工程档案模板，同时还给出其操控运行方法，从而指导工程档案管理工作，为工程档案规范化管理提供指南，并可校验缺件情况，指导工程档案的收集工作。

本发明的目的是这样实现的：本发明的数字档案馆工程档案模板用在由档案管理员电脑、应用服务器和数据库服务器以及数字档案馆离线客户端构成的网络系统中，其中

模板编辑器：安装在档案管理员电脑中，用以生成工程模板文件；

所述模板文件由不同电压等级的变电工程和线路工程从立项到竣工投产形成的全部文件材料从大类细化到一级、二级细目，并确定一级细目所对应的参建单位组，以及分类信息、细目信息，编制而成；

数字档案馆系统：生成于应用服务器和数据库服务器的硬件基础上，用以提供模板的解析、管理、存储、利用功能，其中包括

——Xml解析模块：用以对模板制作者上传的模板文件进行解析，以获得模板中的工程信息；

——模板管理模块：用以对模板进行增、删、设置是否可用的操作；

——存储模块：用以将模板存入数据库或将模板取出；

——模板利用模块：用以利用模板生成具体工程的分类及细目信息，或者根据模板对已建工程进行档案归档校验；

——加密模块：用以对将要导出到离线客户端的模板文件进行加密；

离线客户端：安装有相应程序的电脑端，用以对由数字档案馆中导出的工程模板加以利用。

本发明数字档案馆工程档案模板操控运行方法包括以下步骤：

1)运行模板编辑器，输入包括工程类别，工程参建单位的分组信息、工程档案的分类和细目在内的工程信息，模板编辑器生成工程模板文件；

2)用模板编辑器生成相应的XML文件；

3)用IE浏览器，通过互联网登录数字档案馆系统，根据要求上传模板文件到数字档案管理系统中；

4)数字档案馆系统运行XML解析模块，提取模板中的所有工程信息；

5)数字档案馆系统的管理模块中对所有的工程模板进行管理操作，并根据需要将模板使用状态设为“可用”或“不可用”(只有状态为“可用”的模板才可以被用来建立工程档案项目)；

6)下级档案单位使用登录数字档案馆系统，使用当前可用的模板建立工程档案项目；或者在工程项目进行一定阶段后，使用校验功能对档案归缴情况进行统计并生成缺件报表；

7)工程项目各参建单位通过互联网登录数字档案馆，进行档案归缴操作。

需野外作业而无网络条件的参建单位的档案管理员必须先期于数字档案馆中导出模板文件，利用数字档案馆提供的离线客户端软件，在本地进行档案归缴操作。

与现有技术相比，本发明具有指南作用，可以自动校验，实现同步建档，便于网上检查、监督、指导，模板可重复使用。

附图说明

下面结合附图对本发明做进一步的说明。

图1为本发明的总体硬件框图。

图2为本发明的流程图。

具体实施方式

实施例一

本实施例的数字档案馆工程档案模板用在如图1和图2所示的由档案管理员客户端(模板编辑器)、应用服务器和数据库服务器以及数字档案馆离线客户端和在线客户端构成的网络系统中。

模板编辑器安装在档案管理员的电脑中，用来生成工程模板文件。模板文件由不同电压等级的变电工程和线路工程从立项到竣工投产形成的全部文件材料从大类细化到一级、二级细目，并确定一级细目所对应的参建单位组，以及分类信息、细目信息，编制而成。数字档案馆系统生成于应用服务器和数据库服务器的硬件基础上，用以提供模板的解析、管理、存储、利用功能，其中包括

Xml解析模块：数字档案馆系统对模板制作者上传的模板文件进行解析，以获得模板中的工程信息；

模板管理模块：档案管理员对模板进行增、删、设置是否可用的操作；

存储模块：将模板存入数据库或将模板取出；

模板利用模块：利用模板生成具体工程的分类及细目信息，或者根据模板对已建工程进行档案归缴校验；

加密模块：数字档案馆系统对将要导出到离线客户端的模板文件进行加密；

此外，模板制作者实质由档案管理员使用模板编辑器制作生成模板文件。在线客户端为档案管理员通过江苏电力企业互联网登录数字档案馆，在其中进行模板利用操作。离线客户端装有数字档案馆离线客户端程序，用来在本地进行档案管理。

在离线客户端装有解密模块，用以将由数字档案馆系统中导出的模板进行解密。

以上数字档案馆工程档案模板的操控管理包括以下步骤：

1)档案管理员运行模板编辑器，输入工程相关信息。该工程信息应包括：工程类别，工程参建单位的分组信息、工程档案的分类和细目信息。生成工程模板文件。

2)档案管理员使用模板编辑器生成相应的XML文件。

3)档案管理员使用浏览器，通过江苏电力企业互联网登录数字档案馆系统。使用工程模板编辑软件建立一工程模板，上传到数字档案馆中。例如生成的模板文件内容如下<project name＝示例工程><cls name＝前期管理no＝8400>

  <fstenum deptgrpname＝建设单位name＝依据性文件no＝01>

     <secenum name＝批复no＝01/>

     <secenum name＝通知no＝02/>

     <secenum name＝报告no＝03/>

  </fstenum>

  <fstenum deptgrpname＝施工单位name＝建设许可no＝02>

     <secenum name＝许可申请no＝01/>

     <secenum name＝许可证no＝02/>

     <secenum name＝消防设计审核意见no＝03/>

  </fstenum></cls><clsname＝工程管理no＝8401>

  <fstenum deptgrpname＝建设单位name＝施工管理no＝01>

     <secenum name＝施工协调会纪要no＝01/>

     <secenum name＝设备开箱检查记录no＝02/>

     <secenum name＝设备台帐及备品备件台帐no＝03/>

  </fstenum>

  <fstenum deptgrpname＝监理单位name＝监理no＝02>

     <secenum name＝监理规划no＝01/>

     <secenum name＝监理会议纪要no＝02/>

     <secenum name＝监理进度控制no＝03/>

  </fstenum></cls></project>

4)模板解析模块对模板文件进行解析，获得工程单位组信息，分类信息及细目信息。

5)管理员对模板进行管理操作，例如将模板状态设置为可用。只有状态设置为可用的模板，才可用来建立工程。

6)各市、县级单位登录数字档案馆，根据模板建立工程项目。或者在工程进行一定阶段后，根据模板文件的结构，对工程参建单位所提交的档案进行细目验证，以查证档案的归缴情况。

7)离线客户端用户在进行野外作业前，先于数字档案馆中导出要使用的工程模板。系统对导出的模板文件进行加密，在离线客户端可对模板文件进行解密。这样做的目的在于：第一，保护模板文件的知识产权。模板在解密前，其记录的信息是无法获得的。第二，保护数字档案馆离线客户端程序的软件版权。数字档案馆离线客户端程序具有解密模块，能够对模板文件进行解密，且只能够识别解密后所生成的XML文件。解密后的模板内容示例如下：<project name＝示例工程><cls name＝工程竣工资料no＝8404>

  <fstenum deptgrpname＝施工单位name＝施工记录no＝01>

     <secenum name＝开工报告no＝01/>

     <secenum name＝测量放线定位记录no＝02/>

     <secenum name＝地基验槽记录no＝03/>

  </fstenum>

  <fstenum deptgrpname＝施工单位name＝质量检验评定no＝01>

     <secenum name＝单位工程质量综合评定表no＝01/>

     <secenum name＝质量保证资料核查表no＝02/>

     <secenum name＝单位工程观感质量评定表no＝03/>

  </fstenum>   </cls></project>

可以看出，此模板不同于原工程模板。其中只有建设单位的相关档案分类及细目。

以上实施例所需的硬件环境情况为：

应用服务器与数据库服务器。应用服务器端需安装有江苏省电力公司数字档案馆系统。数据库服务器安装有IBM DB2数据库系统。

客户端为安装有浏览器的windows操作系统的PC机即可。

离线客户端为安装有数字档案馆离线客户端软件的PC机。

实践证明，本实施例的数字档案馆工程档案模板具有以下优点：

1、指南作用

数字档案馆的不同电压等级的工程项目档案模板树涵盖了建设项目从立项到竣工投产全过程形成的文件材料，是专兼职档案人员进行档案分类工作的指南，使档案分类标准化，组卷规范化、案卷排列有序化。

2、自动校验功能

可以根据工程项目进展和归档情况，分阶段自动校验归档文件材料的缺件情况，形成缺件报告，并打印出催交单，以便更加有的放矢开展收集工作，保证工程档案的齐全、完整。

3、同步建档

各参建单位可根据工程档案模板中规定的权限和职责，用在线或离线方式在数字档案馆中建档，做到了工程档案管理关口前移，与工程建设同步建档。

4、网上检查、监督、指导

业主单位可以通过网络检查、监督、指导各参建单位工程文件材料的收集、整理、录入、电子文件上传、组卷等情况，及时纠错，省时省力，实现了工程档案的超前管理，全过程控制。

5、工程建立快捷

模板中储存了大量工程的标准化信息，使用时由计算机对这些信息进行处理以生成相应数据，避免了手工录入信息导致的繁琐、耗时、易出错等缺点。

6、模板可重复使用

模板可重复使用，利用率高。且当工程档案标准发生变化时，通过对旧有模板的编辑修改即可适应新的工程档案标准。

7、XML语言适合表示结构化数据

XML语言具有可扩展性，适合于表示结构化数据的优点，这样就使得工程档案中的大量标准的层次化的结构信息，非常适合用XML文档来表示，形成以逻辑内容为基础的标记结构。

8、离线客户端模板导出

离线客户端所导出的模板，只适用于离线客户端使用。导出模板时，根据当前使用单位所属单位组，提取模板中相应的条目以形成原模板的一个子集。这样就在很大程度上减少了档案归属到错误类别的几率。并且模板的修改能以比以前更快的时间反映到用户群体。

Claims (4)

1.一种数字档案馆工程档案模板，用在由档案管理员电脑、应用服务器和数据库服务器以及数字档案馆离线客户端构成的网络系统中，其中

模板编辑器：安装在档案管理员电脑中，用以生成工程模板文件；

数字档案馆系统：生成于应用服务器和数据库服务器的硬件基础上，

用以提供模板的解析、管理、存储、利用功能，其中包括

——Xml解析模块：用以对模板制作者上传的模板文件进行解析，以获得模板中的工程信息；

——模板管理模块：用以对模板进行增、删、设置是否可用的操作；

——存储模块：用以将模板存入数据库或将模板取出；

——模板利用模块：用以利用模板生成具体工程的分类及细目信息，或者根据模板对已建工程进行档案归缴校验；

——加密模块：用以对将要导出到离线客户端的模板文件进行加密；离线客户端：安装有相应程序的电脑端，用以对由数字档案馆中导出的工程模板加以利用。

2.根据权利要求1所述数字档案馆工程档案模板，其特征在于：所述模板文件由不同电压等级的变电工程和线路工程从立项到竣工投产形成的全部文件材料从大类细化到一级、二级细目，并确定一级细目所对应的参建单位组，以及分类信息、细目信息，编制而成。

3.根据权利要求2所述数字档案馆工程档案模板，其特征在于：所述离线客户端装有解密模块，用以将由数字档案馆系统中导出的模板进行解密。

4.一种数字档案馆工程档案模板操控运行方法，包括以下步骤：

1)运行模板编辑器，输入包括工程类别，工程参建单位的分组信息、工程档案的分类和细目在内的工程信息应，模板编辑器生成工程模板文件；

2)用模板编辑器生成相应的XML文件；

3)用IE浏览器，通过互联网登录数字档案馆系统，根据要求上传模板文件到数字档案管系统中；

4)数字档案馆系统运行XML解析模块，提取模板中的所有工程息；

5)数字档案馆系统的管理模块中对所有的工程模板进行管理操作，并根据需要将模板使用状态设为“可用”或“不可用”；

6)下级档案单位使用登录数字档案馆系统，使用当前可用的模板建立工程档案项目；或者在工程项目进行一定阶段后，使用校验功能对档案归缴情况进行统计并生成缺件报表；

7)工程项目各参建单位通过互联网登录数字档案馆，进行档案归缴操作。

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