CN1691726A - 利用计算机网络进行传真接收管理的系统及方法 - Google Patents
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Abstract
利用计算机网络进行传真接收管理的系统，包括一传真接收服务器、一数据库服务器、一WEB应用服务器、若干浏览器客户机，传真接收服务器通过具有传真功能的Fax－modem与公共电话交换网PSTN连接；传真接收服务器和WEB应用服务器连接到数据库服务器，传真接收服务器向数据库服务器存储传真数据，WEB应用服务器从数据库服务器读取传真数据；浏览器客户机连接到WEB应用服务器，WEB应用服务器为浏览器客户机提供传真数据的检索、查阅。本发明使各部门可方便地共用一台传真机，对传真文档可方便地进行统一管理，各部门或各用户只能在自己的权限范围内进行获取，节省了大量的时间、人力、物力。
Description
技术领域
本发明涉及传真接收及管理的系统及方法，具体地说是指利用计算机网络进行传真接收及管理的系统及方法。
背景技术
做为一种数据传输方式，传真由于具有图文并茂、能保留文件原始形式、收发简单便捷的特点，而被大多数公司、单位所广泛采用。
通常，一台传真机有多个使用者。对于规模较小的公司或单位来说，共用一台传真机的人数较少，因而不存在传真接收管理的问题，只需将接收到的传真保留起来，以供日后查阅。然而，对于规模较大的公司或单位来说，传真的接收和管理成了一个问题，这是因为共用一台传真机的人数较多，而且传真数量巨大，必须有专门的人来接收传真，再将收到的传真转交给相应的部门或人员，如果需要保存传真，还必须对传真件进行复印归档，如果要查阅以往的传真，则必须找档案管理人员进行查阅。显然，这种人工的方式非常浪费时间和人力，使得工作效率非常低。
目前，已有利用计算机进行收发传真的方法，常见的方式为：在计算机上安装带有传真功能的FAX-MODEM，将FAX-MODEM的LINE端接入公共电话交换网PSTN，即可通过计算机操作系统的传真服务功能进行传真的收发。中国专利“传真至电子邮件和电子邮件至传真的通讯系统和方法”专利号为01810006.6，该专利的方法使得常规的传真机和电子邮件之间得以进行通讯。中国专利“传真自动管理的系统及其方法”专利号为02105375.8，该方案中，客户端通过该发明所提供的用户操作接口(UOI)，只需直接执行单一动作便可完成所需的工作，同时该发明也可进行传真的编辑、收发与监控，达到传真自动管理的目的。
如上所述，已有多种利用计算机进行收发传真的方法，与上述相类似的方法还有许多，但是，这些方法仅仅实现了通过计算机来进行收发传真，针对的仍然是点对点的传真的收发管理，而仍然不能满足前面所述的多人共用一台传真机所产生的对接收的传真文档进行统一归档和管理以供查阅的需求。
发明内容
本发明提供一种利用计算机网络进行传真接收管理的系统及方法，其主要目的在于实现多人共用传真机时实现统一接收和管理传真文档，同时使各部门或各用户能够按自己权限通过计算机查阅和获得传真文档。
本发明采用如下技术方案：利用计算机网络进行传真接收管理的系统，包括一传真接收服务器、一数据库服务器、一WEB应用服务器、若干浏览器客户机，其中：传真接收服务器通过具有传真功能的Fax-modem与公共电话交换网PSTN连接；传真接收服务器和WEB应用服务器连接到数据库服务器，传真接收服务器向数据库服务器存储传真数据，WEB应用服务器从数据库服务器读取传真数据；浏览器客户机连接到WEB应用服务器，WEB应用服务器为浏览器客户机提供传真数据的检索、查阅。
该系统还包括若干电子邮件客户机，电子邮件客户机连接到传真接收服务器，传真接收服务器向电子邮件客户机发送含有传真数据的电子邮件。
前述电子邮件客户机和浏览器客户机可以是同一台网络计算机。
该系统的WEB应用服务器连到一虚拟专用网VPN服务器，浏览器客户机通过国际互联网联接到该虚拟专用网VPN服务器。
该系统的传真接收服务器上包含一用户操作接口。
该系统的数据库服务器采用Lotus Domino为数据库平台。
该系统的传真接收服务器采用了Notes客户端。
该系统的WEB应用服务器采用J2EE应用服务器。
利用计算机网络进行传真接收管理的方法，包括以下步骤：
1)一传真接收服务器通过具有传真功能的Fax-modem与公共电话交换网PSTN连接；
2)将传真接收服务器和一WEB应用服务器连接到一数据库服务器，传真接收服务器向数据库服务器存储传真数据，WEB应用服务器从数据库服务器读取传真数据；
3)将众多浏览器客户机连接到WEB应用服务器，WEB应用服务器为各浏览器客户机提供传真数据的检索、查阅。
该方法还包括以下步骤：将众多电子邮件客户机连接到所述的传真接收服务器，传真接收服务器向电子邮件客户机发送含有传真数据的电子邮件。
该方法还包括以下步骤：将同一台网络计算机同时作为电子邮件客户机和浏览器客户机。
该方法还包括以下步骤：将WEB应用服务器连到一虚拟专用网VPN服务器，使浏览器客户机通过国际互联网、该虚拟专用网VPN服务器与WEB应用服务器进行通讯。
前述WEB应用服务器经过密码验证后才允许浏览器客户端进行访问。
该方法还包括以下步骤：通过用户在传真接收服务器上操作，将传真数据发送到相应的电子邮件客户机。
该方法还包括以下步骤：通过用户在传真接收服务器上操作，将传真数据进行归档存入数据库服务器。
用户在传真接收服务器上操作前需要进行密码验证。
该方法采用Lotus Domino作为数据库服务器的数据库平台。
该方法采用Notes客户端作为传真接收服务器操作平台。
该方法采用J2EE应用服务器作为WEB应用服务器。
由上述对本发明的描述可知，和现有技术相比，本发明具有如下优点：首先，各部门或各用户可方便地共用一台传真机，只需在客户机上按权限通过浏览器查阅和获取传真文档，而不必由传真文档管理人员来分发纸件的传真文档，节省了大量的时间、人力、物力；其次，传真文档统一存储在一个数据库服务器内，各部门或各用户只能在自己的权限范围内进行获取，使其可靠性和完整性增强；第三，由于采用了WEB应用服务器，用户可以随时随地通过一台连入国际互联网的PC进行传真文档的查阅和获取。
附图说明
图1为本发明的体系结构示意图；
图2为本发明传真数据流向的示意图；
图3为本发明实施例中用户在传真接收服务器上进行密码验证的界面；
图4为本发明实施例中传真接收服务器上传真归档的初始操作界面；
图5为本发明实施例中传真接收服务器上引入传真文档的对话框；
图6为本发明实施例中传真接收服务器上传真文档的预览界面；
图7为本发明实施例中传真接收服务器上选择传真文档主送部门的对话框；
图8为本发明实施例中传真接收服务器上进行各种选择后的传真归档界面；
图9为本发明实施例中传真接收服务器上进行为传真总览的界面；
图10为本发明实施例中传真接收服务器上传真分类的界面；
图11为本发明实施例中传真接收服务器上部门设置的界面；
图12为本发明浏览器客户机的用户入口界面；
图13为本发明浏览器客户机的部门传真浏览、查询界面；
图14为本发明浏览器客户机显示对已收传真的总览列表；
图15为本发明浏览器客户机显示一个传真的具体内容；
图16为本发明浏览器客户机显示查询传真的操作界面；
图17为本发明浏览器客户机显示传真查询结果。
具体实施方式
现参照图1说明本发明的具体实施方式的体系结构，该系统包括一传真接收服务器1、一数据库服务器2、一WEB应用服务器3、若干浏览器客户机6和若干电子邮件客户机7，传真接收服务器1通过具有传真功能的Fax-modem 4与公共电话交换网PSTN 100连接，传真接收服务器1和WEB应用服务器3连接到数据库服务器2，传真接收服务器1向数据库服务器2存储传真数据，WEB应用服务器3从数据库服务器2读取传真数据，浏览器客户机6连接到WEB应用服务器3，WEB应用服务器3为浏览器客户机6提供传真数据的检索、查阅，电子邮件客户机7连接到传真接收服务器1，传真接收服务器1向电子邮件客户机7发送含有传真数据的电子邮件，传真机80为连接到公共电话交换网PSTN 100的众多外部传真机。
前述传真接收服务器1、数据库服务器2、WEB应用服务器3、若干浏览器客户机6和若干电子邮件客户机7组成一个企业内部局域网300，该内部局域网300的物理连接可是各种合理的物理结构，图1仅表示了数据流的连接关系。
该内部局域网300中还连有一虚拟专用网VPN服务器，内部局域网300通过该VPN服务器连接到国际互联网200，而众多远程的浏览器客户机60连接到国际互联网200中，通过VPN服务器与企业内部网300进行通讯，其效果就如同企业内部网300中的浏览器客户机6。
电子邮件客户机7并不一定是企业内部网300中的PC，也可以是国际互联网200中的任一台PC，还可以是企业内部网300中的浏览器客户机6或远程的浏览器客户机60，只要它们联到国际互联网200中并能够接收电子邮件即可。
在传真接收服务器1上包含有一用户操作接口，即通过用户在传真接收服务器1上操作，将接收的传真数据归档存入数据库服务器2并发送电子邮件至相应的电子邮件客户机7。数据库服务器2采用Lotus Domino为数据库平台，传真接收服务器1采用Windows2000操作系统，并安装Notes客户端，WEB应用服务器采用J2EE应用服务器。
下面参照图2说明本发明具体实施方式中传真数据的流向，连接到公共电话交换网100的传真机80发送传真，Fax-Modem接收到该传真，传真接收服务器1将该传真数据归档到相应的部门，存储入数据库服务器2，如果该部门含有电子邮件地址信息，则同时向该部门发送电子邮件，该部门通过电子邮件客户机7接收获取该传真，内部局域网300的浏览器客户机6或远程的浏览器客户机60通过浏览器访问WEB应用服务器3，WEB应用服务器3则从数据库服务器2获取传真数据，在浏览器客户机6或远程的浏览器客户机60的浏览器上显示，并允许下载。
下面结合图3至图11说明用户在传真接收服务器1上的操作过程。
传真接收服务器1安装Windows2000操作系统和Notes客户端，启动Windows2000的传真服务，设置好保存传真文件的缺省保存目录，当Fax-Modem接收到传真时，Windows2000出现提示框，用户打开Notes作为传真归档的操作平台，该操作需要密码验证，参照图3，为进行该验证的界面。
图4为通过上述验证后进入的操作界面，该界面为传真归档界面，允许对Windows2000接收的传真文档进行归档操作，点击传真归档下的“引入”按钮，打开引入传真文档的对话框，参照图5，在该对话框可选择Windows2000接收到的传真文档。引入传真文档后，点击“预览”按钮，出现预览该引入的传真文档的预览界面，参照图6，为该预览界面。通过预览，确定该传真的内容和接收该传真的部门后，在传真归档界面的标题栏后输入关于传真内容的标题，点击主送栏后的箭头，出现选择主送部门对话框，如图7所示，在该对话框选择与传真内容相对应的部门，同样选择抄送部门。图8为进行上述操作后的传真归档界面。此时点击传真归档界面左上角的保存/发送按钮，传真文档保存至数据库服务器2，如果部门带有电子邮件地址信息，则自动以附件形式将该传真文档发送至电子邮件客户机6或远程的电子邮件客户机60。
在传真接收服务器1上还可进行传真总览、传真分类、部门设置等操作。参照图9，为传真总览的界面，在该界面中可以对所有传真文档的浏览，可以按各种排列顺序排序，相关信息有传真编号、标题、发送部门、收发时间、是否发送邮件和已读状态等信息。参照图10，为传真分类的界面，在该界面中对传真按部门分类便于查看浏览。参照图11，为部门设置的界面，该界面允许对传真发送对象进行设置，包括部门编号、名称和电子邮件。
下面结合图12至图17对用户在浏览器客户机6或远程的浏览器客户机60上进行传真的游览、获取过程。参照图12，为浏览器客户机6或远程的浏览器客户机60的用户入口界面，在该界面的右上角进行用户登录，选择部门并输入密码，经过WEB应用服务器3的验证后进入本部门的传真浏览、查询界面，该界面如图13所示。在该界面中允许对本部门已收传真进行列表总览、查询、查阅传真内容等操作，图14显示对已收传真的总览列表，图15显示一个传真的具体内容，图16显示查询传真的操作界面，图17显示传真查询结果。
Claims (19)
1、利用计算机网络进行传真接收管理的系统，包括一传真接收服务器、一数据库服务器、一WEB应用服务器、若干浏览器客户机，其中：
传真接收服务器通过具有传真功能的Fax-modem与公共电话交换网PSTN连接；
传真接收服务器和WEB应用服务器连接到数据库服务器，传真接收服务器向数据库服务器存储传真数据，WEB应用服务器从数据库服务器读取传真数据；
浏览器客户机连接到WEB应用服务器，WEB应用服务器为浏览器客户机提供传真数据的检索、查阅。
2、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：还包括若干电子邮件客户机，电子邮件客户机连接到传真接收服务器，传真接收服务器向电子邮件客户机发送含有传真数据的电子邮件。
3、如权利要求2所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：电子邮件客户机和浏览器客户机可以是同一台网络计算机。
4、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：WEB应用服务器连到一虚拟专用网VPN服务器，浏览器客户机通过国际互联网联接到该虚拟专用网VPN服务器。
5、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：传真接收服务器上包含一用户操作接口。
6、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：所述的数据库服务器采用Lotus Domino为数据库平台。
7、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：所述的传真接收服务器采用了Notes客户端。
8、如权利要求1所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：所述的WEB应用服务器采用J2EE应用服务器。
9、利用计算机网络进行传真接收管理的方法，包括以下步骤：
1)将一传真接收服务器通过具有传真功能的Fax-modem与公共电话交换网PSTN连接；
2)将传真接收服务器和一WEB应用服务器连接到一数据库服务器，传真接收服务器向数据库服务器存储传真数据，WEB应用服务器从数据库服务器读取传真数据；
3)将众多浏览器客户机连接到WEB应用服务器，WEB应用服务器为各浏览器客户机提供传真数据的检索、查阅。
10、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，还包括以下步骤：将众多电子邮件客户机连接到所述的传真接收服务器，传真接收服务器向电子邮件客户机发送含有传真数据的电子邮件。
11、如权利要求10所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，还包括以下步骤：将同一台网络计算机同时作为电子邮件客户机和浏览器客户机。
12、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，还包括以下步骤：将WEB应用服务器连到一虚拟专用网VPN服务器，使浏览器客户机通过国际互联网、该虚拟专用网VPN服务器与WEB应用服务器进行通讯。
13、如权利要求9或12所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，其特征在于：WEB应用服务器经过密码验证后才允许浏览器客户端进行访问。
14、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，还包括以下步骤：通过用户在传真接收服务器上操作，将传真数据发送到相应的电子邮件客户机。
15、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，还包括以下步骤：通过用户在传真接收服务器上操作，将传真数据进行归档存入数据库服务器。
16、如权利要求14或15所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，其特征在于：用户在传真接收服务器上操作前需要进行密码验证。
17、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，其特征在于：采用Lotus Domino作为数据库服务器的数据库平台。
18、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的方法，其特征在于：采用Notes客户端作为传真接收服务器操作平台。
19、如权利要求9所述的利用计算机网络进行传真接收管理的系统，其特征在于：采用J2EE应用服务器作为WEB应用服务器。
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