CN1885326A - 电子邮件的通讯录共享系统及其方法 - Google Patents

Abstract

一种电子邮件的通讯录共享系统及其方法。本发明包含有一电子邮件服务器及复数个客户端计算机，在电子邮件服务器中提供有通讯录，此通讯录包括有公共通讯录数据库及私人通讯录数据库，而让这些客户端计算机通过网络登录到电子邮件服务器时，都可对通讯录的资料进行读取，让通讯录的资料能让这些客户端计算机共享。

Description

电子邮件的通讯录共享系统及其方法

技术领域

本发明为一种电子邮件的通讯录共享系统及其方法，特别是关于一种将通讯录分享于其它计算机的通讯录共享系统及其方法。

背景技术

随着互联网的兴起，网络信息的传递已大幅取代传统的书面文件传递，其中又以电子邮件(E-mail)的传递技术最普及，且广泛被各公司行号、家庭乃至个人使用的。电子邮件能受到如此的喜好，在于其能提供便捷且无国界的快速传递、所传递的内容可包括有多媒体信息以及可同时传给大量的收件者等优势，而这些的优势让电子邮件已成为信息时代里不可缺少的重要传输媒介。

而以现有的电子信箱所使用的通讯录而言，如美国微软公司所推出的Outlook Express，允许计算机的使用者建立属于自己的通讯录，且此通讯录的内容资料也允许使用者任意新增、删除或是修改。但是对于一个公司而言，员工计算机中的通讯录资料是很重要的，因通讯录里可记载员工私人的通讯名单，也可记载公司重要客户的通讯名单，而这些重要客户的通讯名单资料的安全性是堪虑的，因任何人都可对它进行新增、删除或是修改，尤其当有员工离职时，很容易将通讯录中关于公司重要客户的通讯名单予以删除，而未予以妥善保留，而这个问题将会造成公司的困扰。此外公司每一计算机中的通讯录都是单独存取，而无法分享给其它计算机，尤其是公司重要客户的通讯名单若能建立共享制度，对于员工的工作效率会有一定帮助。

发明内容

本发明所要解决的技术问题，在于提供一种电子邮件的通讯录共享系统及其方法，让通讯录中所记载的通讯名单能共享于其它计算机，且此通讯录提供一种存取权限的判断，以加强通讯录内部资料的安全性。

为了解决上述技术问题，根据本发明的一种方案，提供一种电子邮件的通讯录共享系统，包括：一电子邮件服务器，其具有一通讯录。以及复数个客户端计算机且分别通过一网络登录到该电子邮件服务器；其中该电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端计算机。

为了解决上述技术问题，根据本发明的另一种方案，提供一种电子邮件的通讯录共享方法，包括：提供一电子邮件服务器，其中该电子邮件伺服器具有一通讯录。提供复数个客户端计算机，该些客户端计算机并分别通过一网络登录到该电子邮件服务器。以及当该些客户端计算机登录到该电子邮件服务器时，该电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端计算机。

采用本发明的电子邮件的通讯录共享系统及其方法，通过将通讯录放在电子邮件服务器中，而可以让客户端计算机登录到此电子邮件服务器时对通讯进行读取，以达成通讯录资料的共享效果。

附图说明

图1为本发明的一较佳实施例的系统架构图；

图2为本发明的一较佳实施例的通讯录共享流程图；

图3为本发明显示在客户端计算机的通讯录共享画面示意图；

图4为本发明显示在客户端计算机的通讯录权限设定画面示意图；

图5为图4中权限设定栏位点选新增的画面示意图；以及

图6为本发明全文检索的画面示意图。

图中符号说明：

10    电子邮件服务器

11    权限设定模块

13    全文检索模块

15    通讯录

151   公共通讯录数据库

153   私人通讯录数据库

20    网络

21    客户端计算机

30    网络

31    电子邮件服务器

33    分公司A、B、C

41    共享通讯录显示窗口

42    私人通讯录显示窗口

43    通讯名单显示窗口

44    共享通讯录编辑窗口

45    私人通讯录编辑窗口

46    权限设定编辑窗口

411   全文检索选项

412   权限设定选项

413   新增选项

414   对象栏位

415   阅读权限栏位

416   新增权限栏位

417   修改权限栏位

418   删除权限栏位

具体实施方式

为了能更进一步了解本发明为达成预定目的所采取的技术、手段及功效，请参阅以下有关本发明的详细说明与附图，相信本发明的目的、特征与特点，当可由此得一深入且具体的了解，然而所示附图仅提供参考与说明用，并非用来对本发明加以限制。

对于一个公司行号而言，公司内部的邮件管理通常通过电子邮件服务器进行邮件的收发，而至于属于公司客户名单的通讯录，也通常储存在公司内部的各客户端计算机中，但通讯录并无法提供共享的效果，且也不易于管理。而基于上述的因素考量，本发明将通讯录建置在电子邮件服务器来作统筹管理。

请参阅图1为本发明的一较佳实施例的系统架构图，本实施例提供一种电子邮件的通讯录共享系统，架构在主从架构的操作平台，本实施例是在总公司的环境下提供有一电子邮件服务器10(第一电子邮件服务器)及复数个客户端计算机21，而客户端计算机21可通过网络20与电子邮件服务器10进行邮件的收发管理，而另外其它分公司33的客户端计算机(图略)也可通过网络30与总公司的电子邮件服务器10进行邮件的收发管理，电子邮件服务器10在本实施例除了邮件收发的外主要还提供了通讯录共享的功能操作。而在实施例中的网络20是属于公司内部网络(Intranet)，网络30是属于互联网(Internet)。而在分公司33与网络之间也可进一步提供有一电子邮件服务器31(第二电子邮件服务器)，分公司33连接至电子邮件服务器31，此电子邮件服务器31主要提供电子邮件讯息的收发，但不提供通讯录共享的功能操作。而本实施例所指的分公司33也可当成由复数个客户端计算机组成的客户端群组。

本实施例的电子邮件服务器10为一IP邮件服务器(Internet ProtocolMail Server)。因此本实施例在操作时，各客户端计算机21可通过网络20登录到电子邮件服务器10中，而电子邮件服务器10所储存的通讯资料能共享于各客户端计算机21。而对于其它的分公司33而言，各分公司33内的客户端计算机也是可以通过网络30登录到电子邮件服务器10中，电子邮件服务器10所储存的通讯资料同样能共享于各分公司33下的客户端计算机。

本实施例的电子邮件服务器10包括有一权限设定模块11、一全文检索模块13及一通讯录15。本实施例的通讯录15进一步包括有一公共通讯录数据库151及复数个私人通讯录数据库153。公共通讯录数据库151储存有公共通讯录资料的共享通讯名单，且此公共通讯录资料可供各客户端计算机21及分公司下的客户端计算机读取。而私人通讯录数据库153储存有私人通讯录资料的私人通讯名单，并让客户端计算机或分公司的客户端计算机都能对应有一私人通讯数据库153，而让每一台客户端计算机都能有自己专属的私人通讯录使用。

本实施例的权限设定群组11可设定各客户端计算机对通讯录15中的公共通讯录数据库151及私人通讯录数据库153所储存资料的操作权限，操作权限可以为读取、新增、修改、删除的权限。权限设定模块11判别客户端计算机的身份可通过客户端计算机本身的计算机名称来达成。权限设定模块11在执行内容设定时，则由电子邮件服务器10要求所登录的客户端计算机输入一密码，而只有输入正确密码的客户端计算机才可以对权限设定模块11的内容进行设定。而以本实施例而言将各客户端计算机都设定为对公共通讯录数据库151具有读取及新增权限，以符合通讯录共享的效果。而至于私人通讯数据库153则通过权限设定模块11将每一个私人通讯录数据库153设定为对应一台客户端计算机具有读取及新增的权限操作，而可供客户端计算机将属于私人的通讯录资料储存到私人通讯录数据库153中，以与公共通讯数据库151储存的公共通讯录资料分别管理。而权限设定模块11也可开放通讯录15所有的操作权限给特定的客户端计算机使用，以对公共通讯录数据库151及私人通讯数据库153所储存的资料进行维护管理。

而在另一方面，当通讯录15所储存的通讯资料变多时，若由使用者以逐笔资料的方式查询通讯资料，将耗费许多时间，因此本实施例所提供的全文检索模块13可让使用者设定搜寻条件并从公共通讯录数据库151中找出符合的资料。

请参阅图2为本发明的一较佳实施例的通讯录共享流程图，包括有下列步骤：首先由客户端计算机登录到电子邮件服务器10(S201)；之后由电子邮件服务器10辨识所登录的客户端计算机(S203)，此步骤辨识的方式通过各客户端计算机中的名称来供电子邮件服务器10判断各客户端计算机身分；而当客户端计算机的身份被电子邮件服务器10辨识完成后，则根据权限设定模块11的设定内容开放通讯录的使用权限给所登录的客户端计算机(S205)，而本实施例所登录电子邮件服务器10的客户端计算机即可对于公共通讯录数据库151所储存的资料进行读取及新增，同样的客户端计算机也可在所对应的私人通讯录数据库153中所对储存的资料进行读取及新增。

请参阅图3为本发明通讯录共享的画面示意图。本实施例的通讯录画面包含有一共享通讯录显示窗口41、一私人通讯录显示窗口42及一通讯名单显示窗口43。其中共享通讯录显示窗口41用来显示电子邮件服务器10中的公共通讯录数据库15的资料，当客户端计算机登录到电子邮件服务器10时，此共享通讯录显示窗口41会显示公共通讯录数据库151的资料，而至于客户端计算机是否可对公共通讯录数据库151的资料进一步进行读取、新增、修改及删除则由权限设定模块11决定是否开放读取、新增、修改及删除的权限给客户端计算机。而公共通讯录显示窗口41将通讯名单以群组方式分类(但并不以此为限)，以供快速找到想要的共享通讯名单，而此窗口41也提供有全文检索选项411及权限设定选项412。而私人通讯录显示窗口42则是用来显示客户端计算机在电子邮件服务器10中所对应的私人通讯录数据库153的资料，一样是采取群组分类的方式显示(但并不以此为限)。而在通讯名单显示窗口43，则是根据共享通讯录显示窗口41或私人通讯录显示窗口42所点选的群组，显示此群组中的所有通讯名单资料。

而当权限设定选项412点选执行时，客户端计算机会被要求输入一密码，以供电子邮件服务器10判断客户端计算机的使用者是否有权限更改权限设定模块11的设定内容，若输入的密码正确，则出现如图4所示的画面，包括有一共享通讯录编辑窗口44、一私人通讯录编辑窗口45及一权限设定编辑窗口46，其中共享通讯录编辑窗口44及私人通讯录编辑窗口45都提供有新增、改名、删除的功能选项，此新增、改名、删除的功能选项可用来编辑共享通讯录编辑窗口44及私人通讯录编辑窗口45所显示的群组资料。而在权限设定编辑窗口46中则可编辑客户端计算机对于通讯录15所储存资料的读取、新增、修改、删除的权限，如点选权限设定编辑窗口46中的新增选项413，则出现如图5的图标，当然在点选新增选项413之前，需先选择共享通讯录编辑窗口44或私人通讯录编辑窗口45的任一群组或群组内更细的分支群组，此意义就是先选择一群组，然后点选新增选项413，对此点选的群组做设定选择人员或人员群组部门的查询、新增、修改、删除的权限设定，在对象栏位414中可选取客户端计算机或是群组(由复数台客户端计算机组成)，而在阅读权限栏位415、修改权限栏位417、删除权限栏位418中则提供有自己、全部或无的功能选择，而在新增权限栏位416中则提供允许及不准的功能选择。

而在图3中，当点选全文检索选项411时，则出现如图6的图标，提供有多个搜寻栏位，并可在不同的搜寻栏位中输入关键词以从通讯录15找出想要的通讯名单。

综上所述，本实施例提供的电子邮件的通讯录共享系统及其方法，将通讯资料中属于公共及私人通讯名单资料放在电子邮件服务器10中，而让各客户端计算机能通过登录到电子邮件服务器10中对其进行通讯资料的操作权限(如读取、新增、修改、删除的权限)，以达到通讯录共享的效果。另外为了确保电子邮件服务器10中通讯录15所储存资料的安全及完整性，本实施例并非让任何的客户端计算机都可对电子邮件服务器10中的通讯录15进行资料的读取或编辑，而是由权限设定模块11提供一种判断机制，只有权限允许的客户端计算机才能够对电子邮件服务器10中的通讯录15所储存通讯资料进行读取或编辑。

综上所述，本发明确能通过上述所揭露的技术，提供一种迥然不同于已有技术的设计，堪能提高整体的使用价值，又其申请前未见于刊物或公开使用，诚已符合发明专利的要件，依法提出发明专利申请。

上述所揭露的附图、说明，仅为本发明的实施例而已，凡精于此项技艺者当可依据上述的说明作其它种种的改良，而这些改变仍属于本发明的发明精神及以下所界定的专利范围中。

Claims (31)

1、一种电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，包括：

一电子邮件服务器，具有一通讯录；以及

复数个客户端计算机；分别通过一网络登录到该电子邮件服务器；

其中该电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端计算机。

2、如权利要求1所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该电子邮件服务器为一IP邮件服务器。

3、如权利要求1所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该通讯录具有一公共通讯录数据库，该公共通讯录数据库储存有复数个共享通讯名单。

4、如权利要求3所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端计算机对该公共通讯录数据库所储存资料的操作权限，该操作权限为读取权限、新增权限、修改权限及/或删除权限。

5、如权利要求3所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该通讯录更具有复数个私人通讯录数据库，该些私人通讯录数据库分别对应该些客户端计算机的其中一个，以供该些客户端计算机个别储存私人通讯名单。

6、如权利要求5所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端计算机对该公共通讯录数据库及该些私人通讯录数据库所储存资料的读取权限、新增权限修改权限及/或删除权限。

7、如权利要求1所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该网络为内部网络或互联网。

8、如权利要求1所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一全文检索模块，提供该些客户端计算机通过设定搜寻条件从该通讯录中找出符合的资料。

9、一种电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，包括：

第一电子邮件服务器，具有一通讯录；

复数个第二电子邮件服务器，该些第二电子邮件服务器分别通过一网络收发电子邮件讯息；以及

分别由复数个客户端计算机组成的复数个客户端群组，而每一客户端群组分别连接一个该第二电子邮件服务器，该些客户端群组的该些客户端计算机并能通过所连接的该第二电子邮件服务器收发电子邮件；

其中该些客户端群组的该些客户端计算机通过该网络登录到该第一电子邮件服务器，而该第一电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端群组的该些客户端计算机。

10、如权利要求9所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该第一电子邮件服务器为一IP邮件服务器。

11、如权利要求9所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该通讯录具有一公共通讯录数据库，该公共通讯录数据库储存有复数个共享通讯名单。

12、如权利要求11所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该通讯录更具有复数个私人通讯录数据库，该些私人通讯录数据库分别对应该些客户端计算机的其中一个，以供该些客户端群组的该些客户端计算机个别储存私人通讯名单。

13、如权利要求12所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该第一电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端群组的该些客户端计算机对该公共通讯录数据库及该些私人通讯录数据库所储存资料的操作权限，该操作权限为读取权限、新增权限、修改权限及/或删除权限。

14、如权利要求9所述的电子邮件的通讯录共享系统，其特征是，该第一电子邮件服务器更包括：

一全文检索模块，提供该些客户端群组的该些客户端计算机通过设定搜寻条件从该通讯录中找出符合的资料。

15、一种电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，包括：

提供一电子邮件服务器，其中该电子邮件伺服器具有一通讯录；

提供复数个客户端计算机，该些客户端计算机并分别通过一网络登录到该电子邮件服务器；以及

当该些客户端计算机登录到该电子邮件服务器时，该电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端计算机。

16、如权利要求15所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该电子邮件服务器为一IP邮件服务器。

17、如权利要求15所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该通讯录具有一公共通讯录数据库，该公共通讯录数据库储存有复数个共享通讯名单。

18、如权利要求17所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端计算机对该公共通讯录数据库所储存资料的操作权限，该操作权限为读取权限、新增权限修改权限及/或删除权限。

19、如权利要求18所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该些客户端计算机在登入该电子邮件服务器时，该电子邮件服务器辨识该些客户端计算机中的计算机名称来判断该些客户端计算机是否设定在该权限设定模块中。

20、如权利要求15所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该通讯录更具有复数个私人通讯录数据库，该些私人通讯录数据库分别对应该些客户端计算机的其中一个，以供该些客户端计算机个别储存私人通讯名单。

21、如权利要求20所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端计算机对该公共通讯录数据库及该些私人通讯录数据库所储存资料的操作权限，该操作权限为读取权限、新增权限、修改权限及/或删除权限。

22、如权利要求21所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该些客户端计算机在登入该电子邮件服务器时，该电子邮件服务器辨识该些客户端计算机中的计算机名称来判断该些客户端计算机是否设定在该权限设定模块中。

23、如权利要求15所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该网络为内部网络或互联网。

24、如权利要求15所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，更进一步包括：

提供一全文检索模块，以提供该些客户端计算机登录到该电子邮件服务器时，通过设定搜寻条件从该通讯录中找出符合的资料。

25、一种电子邮件的通讯录共享方法，适用于由复数个客户端计算机组成的复数个客户端群组，其特征是，包括：

提供第一电子邮件服务器，其中该第一电子邮件伺服器具有一通讯录；

提供复数个第二电子邮件服务器，而每一该第二电子邮件服务器并分别连接一该客户端群组，该些第二电子邮件服务器分别通过一网络收发电子邮件讯息，并使该些客户端群组的该些客户端计算机可通过所连接的该第二电子邮件服务器收发电子邮件；以及

当该些客户端群组的该些客户端计算机登录到该第一电子邮件服务器时，该第一电子邮件服务器提供该通讯录的操作权限给该些客户端群组的该些客户端计算机。

26、如权利要求25所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该第一电子邮件服务器为一IP邮件服务器。

27、如权利要求25所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该通讯录具有一公共通讯录数据库，该公共通讯录数据库储存有复数个共享通讯名单。

28、如权利要求27所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该通讯录更具有复数个私人通讯录数据库，该些私人通讯录数据库分别对应该些客户端计算机的其中一个，以供该些客户端计算机个别储存私人通讯名单。

29、如权利要求28所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该电子邮件服务器更包括：

一权限设定模块，设定该些客户端计算机对该公共通讯录数据库及该些私人通讯录数据库所储存资料的操作权限，该操作权限为读取权限、新增权限、修改权限及/或删除权限。

30、如权利要求29所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，该些客户端计算机在登入该电子邮件服务器时，该电子邮件服务器辨识该些客户端计算机中的计算机名称来判断该些客户端计算机是否设定在该权限设定模块中。

31、如权利要求25所述的电子邮件的通讯录共享方法，其特征是，更进一步包括：

提供一全文检索模块，以提供该些客户端计算机登录到该电子邮件服务器时，通过设定搜寻条件从该通讯录中找出符合的资料。

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