CN1967581A - 自动保留关键公司数据的方法和系统 - Google Patents

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Abstract

本发明提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件保留机制。所述电子邮件保留机制根据一组针对特定关注领域的相关性准则来分析公司电子邮件系统中的每个电子邮件。可以使用形式为相互联系的变量和算法的相关性准则来标识相关或关键的电子邮件数据。当将电子邮件标识为与所关注的领域相关时，所述电子邮件保留机制可以将该电子邮件标记为包括相关数据，例如，通过将该电子邮件的副本存储在存储器的特定位置中，使用所述消息中的信息为该消息创建唯一标识符，或将相关性标记插入所述电子邮件。然后，可以将所述相关电子邮件复制和存储到存档数据库以允许长期存储此关键数据。

Description

自动保留关键公司数据的方法和系统
技术领域
本发明总体涉及一种用于电子邮件保留的改进的数据处理系统。更具体地说，本发明提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件系统。
背景技术
电子邮件允许个人可以快速且轻松地向世界上任何地方的其他电子邮件用户电子地发送文本消息和其他信息，例如，图片、录音和格式化的文档。电子邮件系统通常包括位于服务器计算机上的基于服务器的邮件程序来管理一个或多个网络上的电子邮件消息的交换并存储用户消息，及位于客户机上的基于客户端的邮件程序来实现允许访问那些存储在服务器上的电子邮件消息的邮箱。通常，这些基于客户端的程序还包括图形用户界面，使得用户除了创建新的电子邮件消息之外还可以轻松便捷地打开和阅读电子邮件消息。
当前公司电子邮件系统中存在的一个问题是由于公司可以生成大量的电子邮件，所以将所有电子邮件存档通常是不切实际或不可能的。公司会通过在电子邮件可以在电子邮件服务器上存储多长时间上加上自动时间限制及在客户机上加上自动时间限制来解决此限制。当电子邮件的时间限制到期时，将自动地从系统删除所述电子邮件。
尽管当前系统允许根据时间限制来管理存储的电子邮件，但是该过程会给公司带来其他问题。例如，可以出现要求保留所有与给定主题有关的电子邮件的情况。一个实例是当诉讼或政府调查要求公司保留所有与给定主题有关的记录时。在这种情况下，如果删除了相关的电子邮件，不管是有意(即，自动删除)还是其他原因的删除，公司都将面对严重的法律问题。例如，考虑具有将自动删除大于60天的电子邮件的固定规定的公司，而该公司被命令保留与给定主题有关的文档。如果公司不更改它的制度，则如果由于自动删除制度使与给定主题有关的消息丢失，公司会被处以重额罚金。
这一问题的当前解决方案包括命令那些可能拥有相关电子邮件的个人采取适当的行动来保存相关的电子邮件，例如无视其电子邮件系统的自动删除规定。但是，这些解决方案是有问题的，因为这些解决方案依赖于一系列的人工交流和对这些交流做出响应。因此，这些现有解决方案将总是出现错误、不完整且不可靠。
因此，具有一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的机制将是有利的。
发明内容
本发明提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件保留机制。所述电子邮件保留机制根据一组针对特定关注领域的相关性准则来分析公司电子邮件系统中的每个电子邮件。可以使用形式为相互联系的变量和算法的相关性准则来标识相关或关键的电子邮件数据。当将电子邮件标识为与所关注的领域相关时，所述电子邮件保留机制可以将该电子邮件标记为包括相关数据，例如，通过将该电子邮件的副本存储在存储器的特定位置中，使用所述消息中的信息为该消息创建唯一标识符，或将相关性标记插入所述电子邮件。然后，可以将所述相关电子邮件复制和存储到存档数据库以允许长期存储此关键数据。
附图说明
在所附权利要求中说明了被认为是本发明特性的新颖特征。但是，当结合附图阅读时，通过参考以下对示例性实施例的详细说明，可以最佳地理解发明本身及其优选使用方式、进一步的目的和优点，这些附图是：
图1示出了可以在其中实现本发明的数据处理系统的网络的表示；
图2是可以根据本发明的一个示例性实施例实现的数据处理系统的方块图；
图3是根据本发明的一个示例性实施例的示例性电子邮件消息传送系统的方块图；
图4是根据本发明的一个示例性实施例的用于调用电子邮件保留模块的实例图形用户界面；
图5是根据本发明的一个示例性实施例的用于自动保留关键的公司数据的过程的流程图；
图6是根据本发明的一个示例性实施例的更新用于保存关键的公司数据的相关性准则的过程的流程图。
具体实施方式
图1-2提供了可以在其中实现本发明的实施例的数据处理环境的示例性示意图。应当理解，图1-2只是示例性的并且并非旨在断言或暗示任何与其中可以实现本发明的各方面或实施例的环境有关的限制。在不偏离本发明的精神和范围的情况下，可以对所示出的环境做出许多修改。
现在参考附图，图1示出了其中可以实现本发明的诸方面的数据处理系统的网络的图形表示。网络数据处理系统100是其中可以实现本发明的实施例的计算机网络。网络数据处理系统100包含网络102，后者是用于提供在网络数据处理系统100中连接到一起的各种设备和计算机之间的通信链路的介质。网络102可以包括诸如有线、无线通信链路或光纤电缆之类的连接。
在示出的实例中，服务器104和服务器106连同存储单元108一起连接到网络102。此外，客户机110、112和114连接到网络102。这些客户机110、112和114可以例如是个人计算机或网络计算机。在示出的实例中，服务器104向客户机110、112和114提供数据，例如引导文件、操作系统映像和应用。客户机110、112和114在此实例中为服务器104的客户机。网络数据处理系统100可以包括其他服务器、客户机和其他未示出的设备。
在示出的实例中，网络数据处理系统100为互联网，其中网络102表示世界范围内使用传输控制协议/网际协议(TCP/IP)协议组来彼此通信的网络和网关的集合。在互联网的中心是主节点或主机之间的高速数据通信线路的主干，包括数以千计的路由数据和消息的商业、政府、教育和其他计算机系统。当然，网络数据处理系统100还可以实现为许多不同类型的网络，例如内联网、局域网(LAN)或广域网(WAN)。图1只是作为实例，并不是对本发明的不同实施例的体系结构的限制。
现在参考图2，示出了其中可以实现本发明的诸方面的数据处理系统的方块图。数据处理系统200为计算机的实例，例如，图1中的服务器104或客户机110，实现本发明的实施例的诸过程的计算机可用代码或指令可以位于其中。
在示出的实例中，数据处理系统200使用了包括北桥和存储器控制器集线器(NB/MCH)200及南桥和输入/输出(I/O)控制器集线器(SB/ICH)204的集线器体系结构。处理单元206、主存储器208和图形处理器210连接到NB/MCH 202。图形处理器210可以通过加速图形端口(AGP)连接到NB/MCH 202。
在示出的实例中，局域网(LAN)适配器212连接到SB/ICH 204。音频适配器216、键盘和鼠标适配器220、调制解调器222、只读存储器(ROM)224、硬盘驱动器(HDD)226、CD-ROM驱动器230、通用串行总线(USB)端口和其他通信端口232，以及PCI/PCIe设备234通过总线238和总线240连接到SB/ICH 204。PCI/PCIe设备可以包括例如以太网适配器、附加卡和用于笔记本计算机的PC卡。PCI使用卡总线控制器，而PCIe不是。ROM 224可以例如是闪速二进制输入/输出系统(BIOS)。
HDD 226和CD-ROM驱动器230通过总线240连接到SB/ICH 204。HDD 226和CD-ROM驱动器230可以使用例如集成驱动电子设备(IDE)或串行高级技术附件(SATA)接口。超级I/O(SIO)设备236可以连接到SB/ICH 204。
操作系统在处理单元206上运行并对图2中的数据处理系统200内的各种组件进行协调和提供控制。对于客户机，操作系统可以是商用操作系统，例如，MicrosoftWindowsXP(Microsoft和Windows是Microsoft公司在美国或/和其他国家(地区)或两者的商标)。面向对象的编程系统(例如，JavaTM编程系统)可以与所述操作系统一起运行并从在数据处理系统200上执行的JavaTM程序或应用提供对所述操作系统的调用(Java是Sun Microsystems，Inc.在美国或/和其他国家(地区)或两者的商标)。
对于服务器，数据处理系统200可以例如是IBMeServerTM pSeries计算机系统，运行高级交互执行(AIX)操作系统或LINUX操作系统(eServer、pSeries和AIX是国际商业机器公司在美国或/和其他国家(地区)或两者的商标，而LINUX是Linus Torvalds在美国或/和其他国家(地区)或两者的商标)。数据处理系统200可以是在处理单元206中包括多个处理器的对称多处理器(SMP)系统。可选地，可以采用单处理器系统。
操作系统、面向对象的编程系统和应用或程序的指令位于诸如HDD226之类的存储设备上，并且可以被加载到主存储器208中以便由处理单元206执行。本发明的实施例的过程由处理单元206使用计算机可用程序代码来执行，所述代码可以位于诸如主存储器208、ROM 224之类的存储器中或位于一个或多个外围设备226和230中。
本领域的技术人员将理解，图1-2中的硬件可以随实现而不同。除图1-2中示出的硬件以外或替代图1-2中示出的硬件，可以使用其他内部硬件或外围设备，例如闪存、等同的非易失性存储器或光盘驱动器等。此外，本发明的过程可应用于多处理器数据处理系统。
在某些示例性实例中，数据处理系统200可以是个人数字助理(PDA)，其配备了闪存以提供非易失性存储器以便存储操作系统文件和/或用户生成的数据。
总线系统可以包括一个或多个总线，例如图2所示的总线238或总线240。当然，可以使用任何类型的通信结构或架构(规定了连接到所述结构或架构的不同组件或设备之间的数据传输)来实现所述总线系统。通信单元可以包括一个或多个用于传送和接收数据的设备，例如图2中的调制解调器222或网络适配器212。存储器可以例如是主存储器208、ROM 224或如在图2的NB/MCH 202中找到的高速缓存。图1-2中示出的实例和上述实例并非旨在暗示体系结构限制。例如，数据处理系统200除了可以采用PDA的形式以外，还可以是平板电脑、膝上型计算机或电话设备。
本发明提供了一种用于保留关键的公司数据的电子邮件系统。当出现超出公司现有的电子邮件存储策略的要求保留与给定关注领域有关的所有电子邮件的情况时，可以使用本发明的机制来确保保留此类关键数据，而无需依赖于拥有相关电子邮件数据的个人采取适当的操作来保存该数据。由于公司生成大量的消息传送数据，所以本发明允许从普通或不相关的电子邮件中过滤与特定关注领域有关的相关电子邮件，并仅存储那些满足给定相关性准则的电子邮件，同时无需依赖人工干预来坚持强制的保留要求。
由于电子邮件消息由用户生成并通过网络路由，所述电子邮件保留机制根据一组用于特定关注领域的相关性准则来分析每个消息。当电子邮件保留模块将电子邮件标识为与所述关注领域相关时，所述电子邮件保留模块可以将该电子邮件标记为包括相关数据。此标记可以采取将该电子邮件的副本存储在存储器中的特定位置的形式。所述电子邮件保留模块还可以通过生成消息的唯一标识符来将电子邮件标记为相关消息，以便以后可以通过其唯一标识符来定位已标记的消息。所述电子邮件保留模块还可以将标记插入电子邮件的标题或页脚或电子邮件的任何其他部分，以指示该电子邮件消息包括相关数据。通过将所述电子邮件标记为“相关”，电子邮件保留系统可以随后将该电子邮件作为关键电子邮件处理。然后，可以将所述相关电子邮件复制和存储到存档数据库中以允许长期存储此关键数据。
所述电子邮件保留模块使用形式为变量和算法的相关性准则来标识关键的电子邮件数据。本发明的电子邮件保留模块允许通过使搜索变量和算法相关来创建许多可能的通知相关电子邮件数据的方式，所述变量和算法共同允许保留系统对要保留和存档哪些电子邮件消息做出智能的决策。此类用于链接主题和电子邮件消息的变量和算法的实例包括但不限于，将包括个人的姓名和职务与部门的组织图链接到由这些个人/组织执行的项目的规则、将个人姓名链接到工作职责及项目职责的规则、将特定单词链接到特定主题的规则、跟踪查阅个人电子邮件消息的地点的规则(根据时间和与其他变量匹配)，以及根据现有变量为单个电子邮件评分的算法。
可以单独或组合使用各种变量和算法，以使电子邮件保留模块可以对特定的电子邮件是否包含关键数据并因此应被存档做出智能决策。一组这样的规则可以将公司中的组织图链接到由那些组织执行的项目，其中所述组织图包含个人的姓名和职务及公司部门。例如，员工工作的部门可以提供与电子邮件的相关性有关的信息。如果出现公司有必要保存与项目“X”相关的文档的情况，则任何从与该项目关联的部门生成的或由其接收的或提到其中员工的电子邮件都应保留，即使证实所述电子邮件并不相关，因为错在包含过多更好一些。同样，可以使用将员工姓名链接到工作职责或项目职责的规则，或者公司中员工的职位可以提供关于该员工正在参与的项目的相关信息。例如，如果项目“X”为会计/财务操作，则应保留所有从在公司内工作的会计员生成，由其接收或提到该会计员的电子邮件。同样，就项目“X”而言，还应保留与公司的首席财务官相关的电子邮件。
还可以将电子邮件的相关性加权，以便某些已标识的电子邮件可被视为可能比其他电子邮件更为相关。例如，由于发往或来自高级员工的消息更可能包含公司关键数据，所以从管理或行政岗位的那些员工发出或由其接收或提到那些员工的电子邮件的权将高于(即，更为相关)那些来自低层员工的电子邮件的权。
还可以采用使用关键词或短语来标识特定于关注领域的消息的规则。这些规则使用链接到特定主题的单词。例如，如果公司A的关注领域为其对生产产品“Z”的公司B的收购，则应保留任何包含诸如“公司B”或“产品Z”的关键词的消息。还可以通过使熟悉该关注领域的员工提供那些设置关键词规则的人可能不知道的关键词来加强关键词的使用。例如，公司A中熟悉购买产品“Z”的员工可以提供更有效的反映与购买和产品有关的特定信息的关键词，以便更好地标识相关电子邮件。
可以使用跟踪查看地点的规则来指示电子邮件消息以某种方式相关，不管是时间、用户还是匹配其他变量。例如，如果电子邮件被许多员工转发、复制或查看，则从这些转发、复制或查看的电子邮件之一创建或与其关联的任何电子邮件都可以被视为相关。因此，如果此相关组中的这些电子邮件中的一个电子邮件包含相关性准则，则所有这些相关的电子邮件都将被保留。
所述电子邮件保留模块通过分析消息的所有方面来使用相关性准则扫描电子邮件以查找相关内容，所述方面包括消息内容、地址(发件人、收件人)和任何到其他文档的链接，例如电子邮件附件或网页。根据所述相关性准则来打开和扫描这些文档。此外，如果已知链接的网页相关，则也会扫描和保留链接到该相关网页的任何其他信息。
可以在公司中从上到下设置相关性准则，例如，公司管理命令系统管理员设置特定的保留规则。可选地，可以根据来自电子邮件用户的输入来设置相关性准则。这种输入的一个实例是命令参与项目“X”的员工填写调查表，并且使用来自该表的信息来制定特定保留情况的规则。
可以通过多种方式来保持电子邮件保留模块中的相关性准则最新，包括从其他业务系统(例如，组织图、新闻发布会、进度报告数据库)接收自动的馈入，以及由管理命令或个人用户输入进行人工调整。在一个实例中，可以从诸如公司电话目录之类的权威列表获取组织信息，所述目录具有与公司组织结构有关的固有内容，例如，员工姓名和关联的职位/头衔及部门，以及管理者/下属层级关系。在其他实施例中，所述电子邮件保留模块可以询问对公司系统中这些信息源的更新，以便保持一组当前的组织信息。
现在转到图3，示出了根据本发明的优选实施例的示例性电子邮件消息传送系统300的示意图。在此实例中，电子邮件客户端302、电子邮件客户端304和电子邮件客户端306是位于不同客户机数据处理系统(例如，图1中的客户机110、客户机112和客户机114)的电子邮件客户端、程序或应用。消息文件308、消息文件310和消息文件312与这些电子邮件客户端相关联。这些消息文件用于存储客户机所接收的电子邮件消息，并且可以被组织到各种邮箱中。各种邮箱的实例包括例如收件夹、发件夹、删除文件夹和发件箱文件夹。
这些电子邮件程序可以根据实现使用不同的协议。例如，简单邮件传输协议(SMTP)是一种基于TCP/IP的标准电子邮件协议。该协议定义了消息格式和消息传输代理，后者存储和转发邮件。还可以使用其他协议，例如，邮局协议3(POP3)。
这些电子邮件程序用于通过电子邮件服务器314将电子邮件来回发送到不同用户。发送到其他电子邮件客户端的消息可以临时存储在电子邮件消息数据库316中。当电子邮件客户端连接到电子邮件服务器314时，任何针对该特定客户端的消息就会被发送到客户端。
电子邮件服务器314与电子邮件保留模块318相关联。电子邮件保留模块318包括用于标识关键的电子邮件数据的一组相关性准则。如图所示，当在电子邮件服务器314处接收电子邮件消息时，电子邮件保留模块318会使用相关性准则扫描该电子邮件以判定该电子邮件是否包含关键数据。根据电子邮件系统中的设置，可能希望实时(即，在电子邮件服务器处接收时)扫描并存档电子邮件，因为用户可能会从用户的消息文件中删除相关的电子邮件，因此该相关电子邮件会丢失且再也无法存档。可以建立某些电子邮件系统来暂时(例如，10天)保留电子邮件服务器上的消息，即使该消息在客户机消息文件中的副本已被删除。对于这些电子邮件系统，电子邮件保留模块可以定期扫描保留在消息数据库316中的消息，其中安排间隔以便在从电子邮件服务器314或电子邮件消息数据库316删除之前检查所有消息。
电子邮件保留模块318可以以多种方式实现，例如，集成为现有电子邮件程序内的软件模块或电子邮件服务器314中的独立应用程序。在电子邮件保留模块和现有电子邮件程序集成的第一种实施方式中，电子邮件保留模块用于拦截每封电子邮件并判定该电子邮件是否满足给定的相关性准则并且是否应被存档。如果应保存该消息，则电子邮件保留模块可以利用电子邮件程序的现有功能并命令该电子邮件程序立即或在指定时间存档该电子邮件消息。在第二种实施方式中，电子邮件保留模块自身对相关的电子邮件数据进行存档，与现有的电子邮件程序无关。因此，所述电子邮件保留模块拦截每个消息，扫描该消息，并在该消息满足给定的相关性准则时将其写出到存档数据库320中的存档文件。
相关的电子邮件可以被复制和存储到存档数据库320以便长期存储关键数据。在最简单的实例中，相关的电子邮件消息可以被复制到存档数据库320并存储在单个“扁平”文件中，没有可用于用户的索引信息。在其他实例中，还可以将相关电子邮件消息的副本存储在扁平文件数据库中。每个电子邮件消息都是单个数据库记录的一部分，并且每个数据库记录都包括电子邮件消息加上可以分类、匹配或以其他方式操纵消息的其他字段。例如，这些其他字段可以包括指示该消息是否与相关性准则中的特定规则或关键词匹配的是/否复选框。另一个存档相关的电子邮件消息的实例包括将每个复制的电子邮件消息存储到完全关系数据库中。每个复制的电子邮件消息都被存储为数据库记录，其中每个数据库记录都包括该电子邮件消息和索引字段(通常称为“关键词字段”)，通过该字段可以在关系数据库中唯一地标识所述消息。可以使用所述关系数据库中的其他表来将特定的电子邮件消息链接到其他消息属性，例如，将所述电子邮件消息连接到应用的相关规则等。
电子邮件保留模块318还可以将相关性权应用到相关的电子邮件。具有较高的权的电子邮件消息将被看作可能比其他存档的电子邮件与关注领域更为相关。所述电子邮件保留系统还可以为每个存档的消息包括更详细的与为何选择保存该消息有关的信息。此详细信息可以包括，例如，导致保留该电子邮件消息时起作用的相关性规则和准则，以及如何根据这些规则和准则对该电子邮件消息评分。根据结构化的存档数据库的结构，即，扁平文件数据库、关系数据库或其他数据库，用户可以在一组结果中查看相关性加权并查询变量，例如，颜色编码、数字匹配度值等。
图4是根据本发明的示例性实施例的用于调用电子邮件保留模块的实例图形用户界面。图形用户界面400提供了用户可以藉此调用保留过程及指定用于判定电子邮件消息相关性的变量和规则的方法。图形用户界面400可以在数据处理系统中呈现给用户，例如，图3中的电子邮件客户端302-306。尽管图4中的实例示出了特定的图形用户界面配置，但是应当指出，在不偏离本发明的精神和范围的情况下，可以使用任何允许设置和修改电子邮件消息相关性的用户界面。
在此示例性实例中，图形用户界面400包括由包含行和列的阵列。图形用户界面400中的每个列都包括搜索字段402、要求字段404或搜索项字段406中的一个字段。图形用户界面400中的每个行，例如行408-414，都组成了单个简单条件，其中该条件包括与单个要求及单个搜索项相组合的单个搜索字段。
搜索字段402中的内容指示要由本发明的电子邮件保留系统分析的每个电子邮件消息的部分。搜索字段XXX的选择实例包括可在电子邮件消息标题中找到的所有典型字段，例如，“自：”、“至：”、“主题：”、“抄送：”、“密送：”、“发送日期：”等。
要求字段404中的内容指示如何根据该行的搜索项来分析搜索字段的内容。例如，在分析包含文本的电子邮件消息的部分时，要求字段404的通常选择可以包括“包含”、“不包含”、“始于”和“结束于”。当分析包含日期的电子邮件消息的部分时，要求字段404的通常选择可以包括“现在”、“之前”、“之后”、“现在或之前”和“现在或之后”。当分析包含数字的电子邮件消息的部分时，要求字段404的通常选择可以包括“等于”、“不等于”、“小于”、“大于”、“小于或等于”和“大于或等于”。
搜索项字段406中的内容指示感兴趣的值，将针对该值搜索该行的搜索字段402。
图形用户界面400可以允许用户使用若干方式在搜索字段402、要求字段404和搜索项字段406的每个输入框中输入信息，所述方式包括下拉列表、弹出选项菜单、根据键入输入框的字符自动搜索选项，或用户使用计算机键盘的不受限制的文本输入或其他文本输入方式(例如，语音标识和录制)。
图形用户界面400还包含每行中指定的单个简单条件如何被组合形成用于判定电子邮件消息相关性的更为复杂的条件的图形指示416。图形用户界面400向用户提供了图形方法，通过该方法，可以选择某些或所有单个简单条件，然后使用标准逻辑运算符对其进行组合。此类方法可以包括使用户首先定义几个单个条件，然后允许用户单击逻辑运算符按钮，例如“或”按钮418，这可以具有在计算机显示屏上产生使用逻辑“或”运算符组合所选条件的效果，如连接行1 408和行2 410的方括号所示。
在此特定实例中，指定了4个简单条件：行1 408的条件指定将搜索电子邮件消息的“自”字段来判定“自”字段是否包含字符串“Smith”；行2 410的条件指定将搜索“自”字段来判定其是否包含字符串“Jones”；行3 412的条件指定将搜索“主题”字段来判定其是否包含字符串“Acme”；并且行4 414的条件指定将搜索“消息正文”字段来判定其是否包含字符串“Acme”。
图形指示416示出了标记为“或”和“与”的方括号来代表选择如何将单独的简单条件(行1-4)组合成单个复杂条件(通过其来评估电子邮件消息相关性)的图形方法。用户可以使用可单击的“或”按钮418和“与”按钮420选择逻辑运算符来组合多个条件。
除了组合单独的简单条件，用户还可以通过单击逻辑运算符按钮创建逻辑组合来将组合条件的过程应用到单独的简单条件的逻辑组合本身。例如，图形指示符416示出了用户使用逻辑运算符“或”组合了行1 418和行2 410中的条件，用户还通过使用逻辑运算符“或”组合了行3 412和行4 414中的条件。选择“或”方括号422和424，然后单击“与”按钮420，就可以组合所有条件及在计算机显示屏上产生已使用逻辑“与”运算组合所选的“或”组合以形成“与”组合426的指示。
应当指出，图4示出了一种图形用户界面，通过该图形用户界面，可以指定与单独考虑的电子邮件消息的内容相关的规则和变量。可以使用类似的技术来提供允许用户指定规则和变量的图形方法，所述规则和变量将电子邮件消息与其他信息源(如组织图、进度报告、内部备忘录和其他文档)相关，或与其他电子邮件消息相关。
接下来转到图5，其中示出了根据本发明的示例性实施例的自动保留关键的公司数据的过程的流程图。图5所示的过程可以在电子邮件消息传送系统(如图3中的电子邮件系统300)中实现。当出现要求长期保留相关电子邮件的特殊情况时，可以标识相关的公司数据并将其保留比公司现有的保留普通电子邮件的过程更长的一段时间，并且无需依赖于员工操作来执行此过程。
所述过程始于对电子邮件系统中所有现有的电子邮件消息进行排队以便分析(步骤502)。现有的电子邮件消息可以包括那些当前存在于电子邮件服务器上的电子邮件消息，例如，图3中的消息数据库316内的电子邮件消息。一旦系统中的电子邮件消息进行了排队，电子邮件保留系统就接收队列中下一个电子邮件消息并开始分析电子邮件消息(步骤504)。在分析特定的电子邮件时，将判定待定的电子邮件是否是相关电子邮件(步骤506)。所述电子邮件保留系统可以通过使用针对所关注领域的相关性准则来判定该消息是否相关。相关性准则可以使用变量和算法来过滤消息的主题行的内容、消息正文或附件或伴随该消息的链接。因此，如果电子邮件的正文包括满足相关性准则的内容，则电子邮件保留模块可以将相关电子邮件从普通电子邮件中区分开。
如果判定电子邮件消息不是相关电子邮件，则过程跳转到步骤510，在步骤510判定队列中是否有更多要分析的电子邮件消息。如果队列中有更多电子邮件消息要分析，则所述过程返回步骤504并分析下一个到来的电子邮件以查找相关数据。如果没有其他消息要分析，则过程此后终止。
转回步骤506，如果电子邮件满足相关性准则并因此被判定为是相关电子邮件，则电子邮件保留系统通过将电子邮件消息复制到存档数据库来将该电子邮件处理为相关电子邮件(步骤508)。将该相关电子邮件复制到存档数据库允许长期存储此关键数据。所述电子邮件保留系统还可以在将该电子邮件消息的副本存储到存档数据库之前将其存储到存储器中的特定位置，使用该消息中的信息创建该消息的唯一标识符，或将标志插入该电子邮件的标题或页脚或任何其他部分。所述电子邮件保留系统还可以为每个相关电子邮件指派相关性权并与每个存档的消息一起存储指示为何选择保留该消息的信息(例如，包括导致保留该消息时起作用的相关性准则规则)。然后，判定队列中是否还有要分析的电子邮件消息(步骤510)。如果队列中还有电子邮件消息要分析，则过程返回步骤504并分析下一个到来的电子邮件以查找相关数据。如果没有其他消息要分析，则过程此后终止。
可以通过所述电子邮件保留模块本身执行用于将相关电子邮件写入数据库的机制，或所述电子邮件保留模块可以利用现有电子邮件系统的功能并命令电子邮件系统将相关的电子邮件写入存档数据库。存档数据库可以是与普通电子邮件系统分离及与其不同的存储库。在一个实施例中，使用自动冗余备份技术建立所述存档数据库，因此可以保护存档数据库本身。可以使用数据处理行业中普遍应用的数据备份和记录保留方法来备份存档数据库。通过这种方式，可以永久地保存存档电子邮件并保护其免于丢失或受损。
图6是根据本发明的一个示例性实施例的更新用于保留关键的公司数据的相关性准则的过程的流程图。图6中所示的过程可以在电子邮件消息传送系统(例如，图3中的电子邮件系统300)中实现。
所述过程开始于电子邮件保留系统监视队列中的电子邮件消息以查找相关性(步骤602)。然后判定是否需要更新所关注领域的相关性分析准则和/或算法(步骤604)。所述电子邮件保留系统可以根据该判定来判定是否已经存在对用于分析电子邮件消息的相关性准则的更新。这些更新可以包括但不限于，接收或删除个人电子邮件用户的手动输入、来自系统管理员的手动输入，或来自企业中其他业务系统的自动输入、或它们的任意组合。如果电子邮件保留系统判定无需更新分析准则和/或算法，则电子邮件保留系统恢复对电子邮件消息的连续监视以查找相关性(步骤608)。
转回步骤604，如果判定需要更新，则电子邮件保留系统根据接收到或删除的个人电子邮件用户、系统管理员或企业中其他业务系统的手动和/或自动输入来更新分析准则和/或算法(步骤606)。然后，电子邮件保留系统恢复对电子邮件消息的连续监视以查找相关性，其中相关性准则更新用于监视电子邮件消息(步骤608)。
因此，本发明提供了一种用于自动地保留关键的公司电子邮件数据的电子邮件保留模块。鉴于以上提供的详细说明，本发明的优点应是显而易见的。尽管公司当前可以命令其员工采取适当措施来保存与特定关注领域相关的电子邮件消息，但是仍会出现问题，因为公司必须依赖于对该命令的充分的人工响应。与依赖于人工交流和人工响应(其是易于出错、不完整和不可靠的)相反，本发明不仅自动地保留标识为与关注领域相关的电子邮件，而且还提供了根据变量和算法来生成与应保留哪些电子邮件有关的智能决策的机制。
本发明可以采取完全硬件实施例、完全软件实施例或包含硬件和软件元素两者的实施例的形式。在一个优选实施例中，本发明以软件实现，所述软件包括但不限于固件、驻留软件、微代码等。
此外，本发明可以采取可从计算机可用或计算机可读介质访问的计算机程序产品的形式，所述计算机可用或计算机可读介质提供了可以被计算机或任何指令执行系统使用或与计算机或任何指令执行系统结合的程序代码。出于此描述的目的，计算机可用或计算机可读介质可以是任何能够包含、存储、传送、传播或传输由指令执行系统、装置或设备使用或与所述指令执行系统、装置或设备结合的程序的有形装置。
所述介质可以是电、磁、光、电磁、红外线或半导体系统(或装置或设备)或传播介质。计算机可读介质的实例包括半导体或固态存储器、磁带、可移动计算机盘、随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、硬磁盘和光盘。光盘的当前实例包括光盘-只读存储器(CD-ROM)、光盘-读/写(CR-R/W)和数字视频盘(DVD)。
适合于存储和/或执行程序代码的数据处理系统将包括至少一个通过系统总线直接或间接连接到存储器元件的处理器。所述存储器元件可以包括在程序代码的实际执行期间采用的本地存储器、大容量存储装置以及提供至少某些程序代码的临时存储以减少必须在执行期间从大容量存储装置检索代码的次数的高速缓冲存储器。
输入/输出或I/O设备(包括但不限于键盘、显示器、指点设备等)可以直接或通过中间I/O控制器与系统相连。
网络适配器也可以被连接到系统以使所述数据处理系统能够通过中间专用或公共网络变得与其他数据处理系统或远程打印机或存储设备相连。调制解调器、电缆调制解调器和以太网卡只是几种当前可用类型的网络适配器。
出于示例和说明目的给出了对本发明的描述，并且所述描述并非旨在是穷举的或是将本发明限于所公开的形式。对于本领域的技术人员来说，许多修改和变化都将是显而易见的。实施例的选择和描述是为了最佳地解释本发明的原理、实际应用，并且当适合于所构想的特定使用时，使得本领域的其他技术人员能够理解本发明的具有各种修改的各种实施例。

Claims (17)

1.一种用于自动地保留电子邮件消息的计算机实现的方法，所述计算机实现的方法包括：
接收电子邮件消息；
分析所述电子邮件消息以判定所述电子邮件消息是否为相关电子邮件消息，其中所述判定基于针对所关注领域的相关性准则，并且其中所述相关性准则包括一组相关的变量和算法；
响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，创建所述电子邮件消息的副本；以及
存储所述电子邮件消息的所述副本。
2.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中将所述电子邮件消息的所述副本存储在存档数据库中，其中所述存档数据库是与电子邮件系统分离的存储库。
3.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：
响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，标记所述电子邮件消息，其中所述标记步骤包括生成通过其可在电子邮件系统中唯一地标识所述电子邮件消息的标识符代码。
4.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：
响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，标记所述电子邮件消息，其中所述标记步骤包括将相关性指示符插入所述电子邮件消息的标题、页脚、地址或正文中的至少一项。
5.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中所述分析步骤通过将所述相关性准则应用到所述电子邮件消息的地址信息、所述电子邮件消息的内容，或伴随所述电子邮件消息的附件或链接中的至少一项来过滤相关的电子邮件消息。
6.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中对驻留在电子邮件服务器上的电子邮件消息或从电子邮件客户端接收的电子邮件消息中的至少一项执行所述分析步骤。
7.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中所述相关的变量和算法组包括以下项中的至少一项：将组织图链接到项目的规则、将个人链接到工作职责的规则、将关键词链接到主题的规则、根据时间或用户跟踪查看个人电子邮件消息的地点的规则，或根据现有变量对电子邮件消息评分的算法。
8.如权利要求2中所述的计算机实现的方法，其中所述存档数据库包括自动冗余备份技术。
9.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，还包括：
将相关性权指派给所述电子邮件消息。
10.如权利要求9中所述的计算机实现的方法，其中从高级员工生成，由其接收，或提及所述高级员工的电子邮件消息被指派较高的相关性权，而从低级员工生成、由其接收、或提及所述低级员工的电子邮件消息被指派较低的相关性权。
11.如权利要求1中所述的计算机实现的方法，其中通过从已更新的组织图、新闻发布会、进度报告数据库接收自动的馈入或由管理命令进行人工调整中的至少一项来更新所述相关性准则。
12.一种用于自动地保留电子邮件消息的数据处理系统，所述数据处理系统包括：
总线；
连接到所述总线的存储设备，其中所述存储设备包含计算机可用代码；
至少一个连接到所述总线的受管理设备；
连接到所述总线的通信单元；以及连接到所述总线的处理单元，其中所述处理单元执行所述计算机可用代码以执行以下操作：接收电子邮件消息；分析所述电子邮件消息以判定所述电子邮件消息是否为相关电子邮件消息，其中所述判定基于针对所关注领域的相关性准则，并且其中所述相关性准则包括一组相关的变量和算法；响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，创建所述电子邮件消息的副本；以及存储所述电子邮件消息的所述副本。
13.如权利要求12中所述的数据处理系统，其中将所述电子邮件消息的所述副本存储在存档数据库中，其中所述存档数据库是与电子邮件系统分离的存储库。
14.如权利要求12中所述的数据处理系统，其中所述处理单元还执行计算机可用代码以执行以下操作：响应于判定所述电子邮件消息满足所述相关性准则，标记所述电子邮件消息，其中所述标记步骤包括以下步骤中的至少一个步骤：生成通过其可在电子邮件系统中唯一地标识所述电子邮件消息的标识符代码，或将相关性指示符插入所述电子邮件消息的标题、页脚、地址或正文中的至少一项。
15.如权利要求12中所述的数据处理系统，其中所述分析步骤通过将所述相关性准则应用到所述电子邮件消息的地址信息、所述电子邮件消息的内容，或伴随所述电子邮件消息的附件或链接中的至少一项来过滤相关的电子邮件消息。
16.如权利要求12中所述的数据处理系统，其中所述相关的变量和算法组包括以下项中的至少一项：将组织图链接到项目的规则、将个人链接到工作职责的规则、将关键词链接到主题的规则、根据时间或用户跟踪查看个人电子邮件消息的地点的规则，或根据现有变量对电子邮件消息评分的算法。
17.如权利要求12中所述的数据处理系统，其中所述处理单元还执行计算机可用代码以将相关性权指派给所述电子邮件消息，其中从高级员工生成，由其接收，或提及所述高级员工的电子邮件消息被指派较高的相关性权，而从低级员工生成、由其接收、或提及所述低级员工的电子邮件消息被指派较低的相关性权。
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