CN113450017A - 一种文件传输管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种文件传输管理方法，涉及无纸化办公领域，旨在解决现有技术中，文件传输效率低且查询不便的问题，采用的技术方案是，通过设置公文类型，便于用户按照类别进行快速查询，提高查询速度，节省查询时间，提升办公效率；公文接收能够签收和打印，签收操作可确认收件方已收到该文件，打印能够根据签收人的需要将文件打印成纸质版，便于公示或携带；发布公文时填写的文件属性有助于对文件进行归类，能够对往期文件进行修改可保证发布公文的准确性；接收文件设置提醒标识并生成签收情况报表，能够有效减少漏收率，且签收情况报表便于对各个接收单位的接收情况进行宏观总览，便于对工作情况进行监控。

Description

一种文件传输管理方法

技术领域

本发明涉及无纸化办公领域，具体为一种文件传输管理方法。

背景技术

办公室每天有大量的文件需要处理，一份文件有时候要印刷几十份，甚至上百份。大量文件的转发、传阅、发送、签收、审核让办公室里文件堆积如山，杂乱如麻，让办公室的工作效率及其低下，对办公室应发挥的重要职能也有影响。公文传输系统从文件堆中解脱出来,提高文件的传输效率，同时也减少大量纸张的浪费，缩短公文分发、上报的时间，详细及时的了解文件发送签收情况，而且便于文件的统一管理和分类。

随着我国信息化建设的迅猛发展，电子政务领域的信息化推进势不可挡，在各级政府机关、各部门和各单位的实际业务推进过程中，应用突出且普及率较高的当属公文的电子化，即无纸化办公。

无纸化办公是指不用纸张办公，在无纸化办公环境中进行的一种工作方式，无纸化办公需要硬件、软件与通信网络协力才能达到的办公体验。

(1)硬件

在无纸化办公中硬件是不可或缺的重要元素，电脑、搭载原笔迹手写输入技术的终端(电磁屏搭配电磁笔)，借助这些硬件商务办公用户可完成电子文档签名、批注、修改等关键应用。专业图形设计制作用户不必用笔在纸张上进行草稿绘制，借助原笔迹手写输入终端在电脑上即可完成操作。前台窗口行业则可以通过两者的搭配，便捷高效的完成信息录入等应用。

(2)软件

在无纸化办公中软件也起着关键作用，其能将搭载原笔迹手写输入技术的终端与电脑进行无障碍串联，同时又能针对不同行业用户提供相应的应用界面。

(3)网络

借助网络，工作电子文档可以在各部门间自由传阅，进一步修改完善，通过硬件、软件与网络的通力协作让工作效率大大提升。

在无纸化办公的过程中，会频繁使用到文件传输，以及文件管理，文件传输就涉及到传输的双方信息、文件的属性和内容等；文件的管理又涉及到文件的查询事项，现需提供一种文件传输管理方法，以满足无纸化办公的需要。

发明内容

鉴于现有技术中所存在的问题，本发明公开了一种文件传输管理方法，采用的技术方案是，包括以下步骤：

步骤1，进行公文查询时，用户可根据设定的文件类型查询文件；文件类型不仅便于对数据库内的文件进行归类整理，还便于用户在较小范围内进行检索，缩短检索时间，提高检索效率；用户在检索时，需要输入个人账号和密码，或刷个人工牌，以登录账户，系统会记录查询人以及查询公文，形成查询记录，以便于管理员管理；

步骤2，进行公文接收时，可对接收到的文件进行签收和打印；签收过程可使系统确认收件人已实际接收该文件，而不会因文件发出但因收件人过于繁忙或外出对收件人长时间未回复造成误解，而打印功能可通过外接打印机将公文打印，以便于张贴或携带；

步骤3，进行公文发布和上报时，填写必要文件信息并选择文件正文后，可将文件发送给指定的收件方，必要的文件信息便于对文件进行分类；同时可以对往期文件修改后重新发布，文件发送后会被上传至服务器，修改往期文件时需登录个人账户进行修改，且往期文件被修改时，修改前的文件不会删除，系统会记录修改情况，包括修改人、修改内容、修改时间，并可批注修改原因，对于重要文件，修改原因则为必填内容，且需附上证明文件扫描件，文件重新发布后，只会呈现最终修改后的文本内容，当普通用户进行公文查询时，也只会查询到最终修改后的内容，管理员在登录管理员账户后可查询修改记录。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤1中，文件类型由管理员统一设定，管理员统一设定的文件类型变化频率不会过大，跟便于系统的稳定，且学习成本较低，设定时需要登录管理员账户，系统核准管理员身份后，开放设定权限。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤2中，未签收的文件系统都有标识提醒；设置明显的标识可以提醒收件人接收到新的公文，能够有效防止收件人因工作繁忙忘记及时查看收件箱导致的文件漏收，且显著的提示可免去工作人员对收件箱的频繁查看，降低无用的频繁操作，且能够集中更多的注意力在当前工作内容，提高工作效率，保证工作质量。

作为本发明的一种优选技术方案，所述本单位发布的文件可随时监控接收单位的接收情况并形成报表；对各个接收单位的接收情况进行监控并形成报表，不仅便于确认所有收件方都接收到文件后统一安排后续工作，还可对某些未能及时接收到的人员或组织进行精准确认，采取提醒或重新发送的方式确保所有人都接收到相关公文。

作为本发明的一种优选技术方案，所述接收情况包括未签收单位、已签收单位和签收时间；签收情况的列出可使发件人对各个收件人的收件情况进行精准掌握，能够获得各个收件单位是否及时收件，通过图表汇总能够将一段时间内各个单位的收件情况进行总览，对于频繁出现收件异常的单位或个人，便于及时发现问题并进行解决，以保持整体的快速高效的工作状态。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中的所述必要文件信息包括文件文号、标题、类型、发文单位；文件文号作为该公文的编码，不仅可根据本单位公文编码规则判断该公文的有效性，还可在公文检索过程中根据该文件文号快速定位该文件，提高检索效率；标题是表明公文内容的简短语句，便于收件人快速了解文章的主要内容和主旨；类型便于公文的分类，与所述步骤1中设定的文件类型相一致，用户可根据所属文件类型进行快速查阅。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中的所述收件方包括人员、单位、群组；当收件方为人员时，只有选中的具体人员能够收到该公文，当收件方为单位时，该单位的所有成员及单位公开账户均可收到该公文，当收件方为群组时，只有该群组成员能够收到该公文，使用三种不同的方式相互组合，可满足大部分的公文发送需求，且效率更高。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中，对往期文件可修改文件内容和属性，当发现往期文件中出现错误或与现阶段的实际情况不符时，可对文件内容进行重新修改或编辑，并可对修改后的文件的属性进行修改，使其与修改后的文件更加贴切。

本发明的有益效果：本发明通过设置公文类型，便于用户按照类别进行快速查询，提高查询速度，节省查询时间，提升办公效率；公文接收能够签收和打印，签收操作可确认收件方已收到该文件，打印能够根据签收人的需要将文件打印成纸质版，便于公示或携带；发布公文时填写的文件属性有助于对文件进行归类，能够对往期文件进行修改可保证发布公文的准确性。

进一步的，文件类型由管理员统一设置，能够便于管理与类型的统一。

进一步的，接收文件设置提醒标识并生成签收情况报表，能够有效减少漏收率，且签收情况报表便于对各个接收单位的接收情况进行宏观总览，便于对工作情况进行监控，对于任务量过于繁重造成多次晚签收的单位能够及时调整工作量，保证工作效率。

具体实施方式

实施例1

本发明公开了一种文件传输管理方法，采用的技术方案是，包括以下步骤：

步骤1，进行公文查询时，用户登录个人账户后，可根据设定的文件类型查询文件；查询过程中，可在对应的检索框内输入公文文号，关键词，发文人，收件人和发文时间，由于部分公文有保密属性，系统会根据登录账户的查阅权限调取该账户持有人能够查阅的公文，对于不能查阅的公文，仅显示公文文号，不显示其他信息，用户可根据实际需要隐藏不能查阅的公文，以便于快速查阅权限内的公文；

步骤2，进行公文接收时，可对接收到的文件进行签收和打印；当收件人签收到具体的公文后，系统会记录签收人的账户和签收时间，签收人可打开公文阅览，并可对内容进行批注，通过打印模块和外接打印机，可将公文打印以便于张贴公布或携带；

步骤3，进行公文发布和上报时，填写必要文件信息并选择文件正文后，可将文件发送给指定的收件方，并设定该公文是否为公开文件，服务器在发送公文后，会记录该公文的文件信息和内容，以及文件传输的发件人、收件人和发送时间，对于公开文件，收件人以外的用户亦可通过所述步骤1中的公文查阅功能查阅到该公文，若为不公开文件，则收件人以外的用户查阅不到该公文的具体信息和内容；同时可以对往期文件修改后重新发布，修改往期文件时需登录个人账户，当系统根据该账户信息判断为该往期公文的收发人或具有修改权限时，开放修改功能，当往期文件被修改时，修改前的文件不会删除，系统会记录包括修改人、修改内容、修改时间在内的修改情况，并可批注修改原因，对于红头文件等重要文件，修改人必须注明修改原因，且需附上证明文件扫描件，在上级管理员确认后修改才会生效，避免重要文件的频繁修改或错误修改对工作的进行造成负面影响，文件重新发布后，只会呈现最终修改后的文本内容，当普通用户进行公文查询时，也只会查询到最终修改后的内容，只有管理员在登录管理员账户后可查询修改记录，对于异常修改可进行弥补性修改并可根据修改记录追究相关责任人。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤1中，当检索框内输入公文文号时，能够精确到具体公文，系统根据查询账户的查询权限设置查询内容，若有权查阅，则会显示该公文的具体内容和文档属性，若无权查阅，则仅显示该文档的存在，并不显示内容及属性；

当检索框内输入关键词时，系统会列出包含该关键词的所有文档，并根据查询账户的查询权限设置查询内容；

当检索框内输入发文人时，系统会列出该发文人发送给该查阅账户的所有文档及该发文人发送给其他账户的公开文档，并允许该用户查阅；

当检索框内为收件人时，系统会列出该查阅账户发送给该收件人的所有文档和该收件人收到的所有公开文档，并允许该用户查阅；

当检索框内为发文时间时，系统会列出该发文时间内发出的所有公文，并根据查询账户的查询权限设置查询内容。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤1中，文件类型由管理员统一设定；在需要进行文件类型设定时，管理员需登录管理员账号，系统判定该账户具有设定权限时，开放文件类型的新建、修改和删除功能，新建功能能够新建文件类型，修改功能能够对现有文件类型进行修改，删除功能能够将现有文件类型删除。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤1中，当用户进行文档查询时，若输入的检索信息为发件人或收件人，系统会将检索出的文档按与该查询用户相关的文档和其他文档分栏显示，以便于查询。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤2中，当对签收的文档进行批注后，在进行文档打印时，可选择是否打印批注，若选择打印批注，则会将批注与文档一同打印，若选择不打印批注，则会打印不含批注的纯净版文档。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤2中，未签收的文件系统都有标识提醒，当服务器向收件方发送公文后，在收件方的收件箱图标上会出现提醒角标，若系统检测到发件人发送的重要文件收件方长时间未签收，则会在收件方的桌面中心处出现弹出式提醒窗口，提醒收件方收件。

作为本发明的一种优选技术方案，所述弹出式提醒窗口能够关闭，在达到提醒效果的情况下，避免影响收件人的工作。

作为本发明的一种优选技术方案，所述本单位发布的文件可随时监控接收单位的接收情况并形成报表；发件人在发送文件后，窗口左侧会列出文件签收情况栏，文件签收情况栏内会列出所有收件人，当收件人进行签收操作后，文件签收情况栏内响应收件人旁会出现签收标识，并注明签收时间；文件签收情况栏上有生成报表按钮，点击生成报表按钮可生成本次文件发送的签收情况报表，且报表可打印。

作为本发明的一种优选技术方案，所述接收情况包括未签收单位、已签收单位和签收时间；该接收情况能够跟随收件人的签收操作实时更新。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中的所述必要文件信息包括文件文号、标题、类型、发文单位，在文档属性栏内输入上述信息，文件文号能够以页眉形式同步到设定的文档位置，标题为该文档的文档标题，系统能够将输入的文件文号与标题相关联，类型便于系统对该文档进行归类，发文单位即为发件方信息，该发件方信息能够与该文档相关联且告知收件方该文档的来源。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中的所述收件方包括人员、单位、群组；当需要发送给具体某个人员时，在通讯录中勾选该人员或输入该人员的账户后即可发送给该人员，当需发送给单位时，可选择直接发送给该单位的所有成员还是发送给该单位的公开账户，当选择发送给该单位的所有成员时，该单位的所有成员均能够接收到该文档，且文件签收情况栏能够查看所有成员的签收情况，但该方式对于成员较多的单位则会造成发件人签收情况监控工作强度大，对于成员较多的单位，可选择发送至该单位公开账户，再由该单位具体逐级下发，该发送方式发件人无法监控该文档发送至单位个人的情况，但工作强度低；对于需要发送至某些人的文档，可先将收件人建立群组，再向群组发送文档，则群组内的所有成员均可接受到该文档。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中，当向单位或群组群发文档时，若不希望某些少数群体接收到该文档，亦可选择不发送的个体，而不需单独建立群组，降低发件人劳动强度。

作为本发明的一种优选技术方案，所述步骤3中，对往期文件可修改文件内容和属性。

上述虽然对本发明的具体实施例作了详细说明，但是本发明并不限于上述实施例，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，还可以在不脱离本发明宗旨的前提下做出各种变化，而不具备创造性劳动的修改或变形仍在本发明的保护范围以内。

Claims (8)

1.一种文件传输管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

步骤1，进行公文查询时，用户可根据设定的文件类型查询文件；

步骤2，进行公文接收时，可对接收到的文件进行签收和打印；

步骤3，进行公文发布和上报时，填写必要文件信息并选择文件正文后，可将文件发送给指定的收件方；同时可以对往期文件修改后重新发布。

2.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述步骤1中，文件类型由管理员统一设定。

3.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述步骤2中，未签收的文件系统都有标识提醒。

4.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述本单位发布的文件可随时监控接收单位的接收情况并形成报表。

5.根据权利要求4所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述接收情况包括未签收单位、已签收单位和签收时间。

6.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述步骤3中的所述必要文件信息包括文件文号、标题、类型、发文单位。

7.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述步骤3中的所述收件方包括人员、单位、群组。

8.根据权利要求1所述的一种文件传输管理方法，其特征在于：所述步骤3中，对往期文件可修改文件内容和属性。