CN108334584A

CN108334584A - 在线文件管理方法和系统

Info

Publication number: CN108334584A
Application number: CN201810078896.3A
Authority: CN
Inventors: 胡杰
Original assignee: Shanghai Tong Xun Electronic Technology Co Ltd
Current assignee: Shanghai Tong Xun Electronic Technology Co Ltd
Priority date: 2018-01-26
Filing date: 2018-01-26
Publication date: 2018-07-27

Abstract

本发明提供一种在线文件管理方法，包括创建文档及文档库，所述文档库根据公司内部的部门建设针对每一个部门建立，在部门专属的文档库内创建工作文档；在内部传阅过程中修订创建的文档，采用在线编辑模式，编辑过程中其他人无法操作所述文档；处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请；存储文档从创建到定稿过程中产生的所有文档版本和修订信息，所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等；查询和整理已定稿的文档。本发明提供的分布式的文档管理方法和系统，可帮助企业有效管理文档和信息内容，使修订的文档版本可以保持一致的同时还可以保留对文档的处理信息，保证了文件的安全性和可查性。

Description

在线文件管理方法和系统

技术领域

本发明涉及文件管理技术领域，具体而言，本发明涉及一种在线文件管理方法和系统。

背景技术

随着计算机的普及，电子文档正在逐渐取代纸张文件，但即使如此，电子文档的文件管理技术还是存在许多不便之处。对于可以随意拷贝的文件，无法掌握此文件是否经由有权限人之手流传至没有权限的人手上，无法有效防止机密文件流传到竞争对手的手上。且修订的文档版本无法保证其一致性，各文件各版本之间的差异及变更理由的整理极其耗费精力，如何有效告知各部门及个人哪些文件做了修订整理也相当浪费人力资源。在传统的文件共享的过程中，用户可以随意修改、下载、打印、甚至删除文件，文件的安全性无法得到保障。

发明内容

本发明的首要目的旨在至少能解决上述的技术缺陷之一，特别是目前电子文件的一致性和安全性无法得到保证且整理困难的技术缺陷，而提供一种在线文件管理系统。

基于上述目的，本发明采取如下技术方案：

本发明提供一种在线文件管理方法，包括以下步骤：

创建文档及文档库，所述文档库根据公司内部的部门建设针对每一个部门建立，在部门专属的文档库内创建工作文档；

在内部传阅过程中修订创建的文档，采用在线编辑模式，编辑过程中其他人无法操作所述文档；

处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请；

存储文档从创建到定稿过程中产生的所有文档版本和修订信息，所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等；

查询和整理已定稿的文档。

其中一个实施例中，所述在部门专属的文档库内创建工作文档后，创建者根据文档的内容设置权限，所述权限包括只读模式、修订模式、下载模式、打印模式以及管理员模式等。

其中一个实施例中，所述创建文档后可通过邮件的形式通知相关人员进行修订和审批。

其中一个实施例中，所述处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请的处理人为预设处理人或通过文档创建者手动添加的处理人。

本发明还提供一种在线文件管理系统，与NeuroWorks对接，包括：创建模块、修订模块、审核模块、存储模块以及管理模块，其中：

所述创建模块用于创建文档及文档库，所述文档库根据公司内部的部门建设针对每一个部门建立，在部门专属的文档库内创建工作文档；

所述修订模块用于文档在内部传阅过程中的修订和创建，采用在线编辑模式，编辑过程中其他人无法操作所述文档；

所述审核模块用于处理对文档进行高级权限操作时的申请以及文档修订版本的发布申请；

所述存储模块用于存储文档从创建到定稿过程中产生的所有文档版本和修订信息，所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等；

所述管理模块用于查询和整理已定稿的文档。

其中一个实施例中，还包括展示模块，分为首页展示子模块和文档导航展示子模块，

所述首页展示子模块包括文档系统的最新动态、用户关心的内容以及待办事务等，通过个性化设置可添加用户关心内容以及待办事务的具体内容；

所述文档导航展示子模块包括从公司到个人的多级目录分层，依据目录的逐层归属关系可找到目标文档。

其中一个实施例中，所述创建模块还包括发布子模块，用于创建文档后通过邮件的形式通知相关人员进行修订和审批。

其中一个实施例中，所述审核模块的处理人为预设处理人或通过文档创建者手动添加的处理人。

本发明实施例中的在线文件管理系统，提供分布式的文档管理方法，帮助企业有效管理文档和信息内容。并且提供了许多档案管理的功能，可以方便地实现文档的处理，包括文档和文档库的授权和编辑，文档评阅和批示，用户访问控制，以及文档归档等。以文件夹的形式，将那些对企业关键的文档和图像等信息内容组织起来，建立在线的实时更新的文档库。提供用户方便易用的操作界面。用户如同使用资源管理器一般可以方便的管理各种文档。并可与NeuroWorks实现无缝对接，当文件发生变更，或者需要借阅时，直接通过NeuroWorks工作流引擎发起审批单，审批结束后，相关记录自动归档进文档管理系统。

本发明附加的方面和优点将在下面的描述中部分给出，这些将从下面的描述中变得明显，或通过本发明的实践了解到。

附图说明

本发明上述的和/或附加的方面和优点从下面结合附图对实施例的描述中将变得明显和容易理解，其中：

图1为本发明实施例提供的在线文件管理方法的流程图；

图2为本发明实施例提供的在线文件管理系统的模块结构示意图。

具体实施方式

下面详细描述本发明的实施例，所述实施例的示例在附图中示出，其中自始至终相同或类似的标号表示相同或类似的元件或具有相同或类似功能的元件。下面通过参考附图描述的实施例是示例性的，仅用于解释本发明，而不能解释为对本发明的限制。

本技术领域技术人员可以理解，除非特意声明，这里使用的单数形式“一”、“一个”、“所述”和“该”也可包括复数形式。应该进一步理解的是，本发明的说明书中使用的措辞“包括”是指存在所述特征、整数、步骤、操作、元件和/或组件，但是并不排除存在或添加一个或多个其他特征、整数、步骤、操作、元件、组件和/或它们的组。应该理解，当我们称元件被“连接”或“耦接”到另一元件时，它可以直接连接或耦接到其他元件，或者也可以存在中间元件。此外，这里使用的“连接”或“耦接”可以包括无线连接或无线耦接。这里使用的措辞“和/或”包括一个或更多个相关联的列出项的全部或任一单元和全部组合。

本技术领域技术人员可以理解，除非另外定义，这里使用的所有术语(包括技术术语和科学术语)，具有与本发明所属领域中的普通技术人员的一般理解相同的意义。还应该理解的是，诸如通用字典中定义的那些术语，应该被理解为具有与现有技术的上下文中的意义一致的意义，并且除非像这里一样被特定定义，否则不会用理想化或过于正式的含义来解释。

如图1所示，本发明提供一种在线文件管理方法，包括以下步骤：

S101：创建文档及文档库，所述文档库根据公司内部的部门建设针对每一个部门建立，在部门专属的文档库内创建工作文档。

在文档库中添加附件文档的方式改变以往用户上传文件的固定模式，创建者可以选择到指定目录选取需要上传的附件，也可将需要上传的文件直接拖放到相应文档库中。在部门专属的文档库内创建工作文档后，创建者可以根据文档的内容设置权限，该权限包括只读模式、修订模式、下载模式、打印模式以及管理员模式等。只读模式的文档只供审阅，修订模式的文档可使有权限的人进行再编辑和修订，下载模式的文档可直接下载或在审批通过后下载，打印模式的文档可实现在线打印功能，管理员模式使文档的审阅者拥有最高权限，可进行所有操作和设置。当文档被编辑好之后，可以选择发布到门户网站，在发布时创建者可以通过邮件的方式选择特定的访问群类和访问者。通过这样的限制，文档的访问便可以按照某种规则进行从而保障机密文档的安全性。

S102：在内部传阅过程中修订创建的文档，采用在线编辑模式，编辑过程中其他人无法操作所述文档。

文档在内部传阅过程中，服务器端对常用文件格式的文档进行实时解析，并在网页端直接显示内容，实现在线浏览文档内容的功能，不需要用户安装任何客户端软件就可以支持大部分办公软件格式如doc、xls、pdf、rtf、html等。当一个文档库中的文档发生变化需要更改时，按照以往的方式，修订者往往需要先将文档库中的文档下载到本地，等修改完毕后，再次上传。对于要修改多个文件的修订者来说无疑是重复劳动。系统可实现在线编辑功能，直接打开编辑文档库中的文件。等修改完成后，自动上传至文档库中。且每次修改，系统都会提示是否需要创建新的版本。而且，当文档正在被某一修订者修改的时候，是无法进行其他操作的。当文档正式提交后，审阅者可以进行删除、再编辑、存档、发布到门户、立即对该文档进行讨论等功能。

S103：处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请。

创建者的文档在发布前，需要定义审批流程，由文档创建者将文档作为附件提交审核，通过之后由专门管理人员将文档发布到文档库。当需要进行文件修订变更时，修订者新建一份流程修订申请单，经过相关人员签核后，由文档管理员负责归档。当其它没有权限的部门人员需要借阅文档时，借阅者需填写文档借阅申请单，当相关人员批准后，由文档管理员开放权限。处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请的处理人为预设处理人或通过文档创建者手动添加的处理人。

在整个文档的生命周期中，从文档的创建到最终的定稿过程中有可能会经历多个编辑者的修改和审批者的修改。因此文档发布在系统中的版本控制是非常必需的。文档在各职能部门之间进行流转，在流转过程中将不断地产生附加信息和指令，最终交由门户中心文档管理模块进行归档处理。通过使用者的签入与签出，并且附加了文档修改的各类信息，浏览者可以很清楚地看到文档创建的整个生命周期的过程。

S104：存储文档从创建到定稿过程中产生的所有文档版本和修订信息，所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等。

系统记录整个文档的生命周期以及各历史修订版本。用户可以很方便的查寻到文档的修订信息。所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等。

S105：查询和整理已定稿的文档。

通过文档的摘要信息，用户可以对文档进行快速浏览，系统则可对文档库进行快速搜索、归档处理。文档检索不单包括用户填写的信息，还包含用户上传附件中的相关信息，提高了搜索的范围以及准确性。

管理员或其他拥有权限的用户可对现存的文档进行整理。包括通过拖放方式改变目录结构，使整个文件夹的目录层次变的更加清晰。用户无需通过复杂的操作来重新定义文件夹或者文件的目录层次。只需通过鼠标操作，将需要的文件或者文件夹，在目录中随意拖动到指定的目录，既可完成目录的更改。用户可以对文件系统下的所选文件、目录做批量的移动、复制、粘贴、下载、权限修改等操作，方便用户对大批量文件的快速分类管理。用户还可以事先定义多种类型的文档，包括对文档的简要表设置、权限控制、附件文档的格式等。普通用户可以直接选择创建，既减少了设置的过程，又保证了文档设置的准确性。

对于企业公开的知识文档、学习资料、项目过程资产等信息，系统将统计文档下载、资料在线打印等信息，按部门、时间等条件提供数据报表查询以及图形化展示，方便决策者了解文档的热门度、使用率，以及追溯文档的使用情况。

如图2所示，本发明还提供一种在线文件管理系统，与NeuroWorks对接，包括：创建模块100、修订模块200、审核模块300、存储模块400以及管理模块500，其中：

创建模块100用于创建文档及文档库，所述文档库根据公司内部的部门建设针对每一个部门建立，在部门专属的文档库内创建工作文档。

在文档库中添加附件文档的方式改变以往用户上传文件的固定模式，创建者可以选择到指定目录选取需要上传的附件，也可将需要上传的文件直接拖放到相应文档库中。在部门专属的文档库内创建工作文档后，创建者可以根据文档的内容设置权限，该权限包括只读模式、修订模式、下载模式、打印模式以及管理员模式等。只读模式的文档只供审阅，修订模式的文档可使有权限的人进行再编辑和修订，下载模式的文档可直接下载或在审批通过后下载，打印模式的文档可实现在线打印功能，管理员模式使文档的审阅者拥有最高权限，可进行所有操作和设置。当文档被编辑好之后，通过发布子模块101发布到门户网站，在发布时创建者可以通过邮件的方式选择特定的访问群类和访问者。通过这样的限制，文档的访问便可以按照某种规则进行从而保障机密文档的安全性。

修订模块200用于文档在内部传阅过程中的修订和创建，采用在线编辑模式，编辑过程中其他人无法操作所述文档。

文档在内部传阅过程中，修订模块200对常用文件格式的文档进行实时解析，并在网页端直接显示内容，实现在线浏览文档内容的功能，不需要用户安装任何客户端软件就可以支持大部分办公软件格式如doc、xls、pdf、rtf、html等。当一个文档库中的文档发生变化需要更改时，按照以往的方式，修订者往往需要先将文档库中的文档下载到本地，等修改完毕后，再次上传。对于要修改多个文件的修订者来说无疑是重复劳动。修订模块200可实现在线编辑功能，直接打开编辑文档库中的文件。等修改完成后，自动上传至文档库中。且每次修改，系统都会提示是否需要创建新的版本。而且，当文档正在被某一修订者修改的时候，是无法进行其他操作的。当文档正式提交后，审阅者可以进行删除、再编辑、存档、发布到门户、立即对该文档进行讨论等功能。

审核模块300用于处理对文档进行高级权限操作时的申请以及文档修订版本的发布申请。

在整个文档的生命周期中，从文档的创建到最终的定稿过程中有可能会经历多个编辑者的修改和审批者的修改。因此文档发布在系统中的版本控制是非常必需的。文档在各职能部门之间进行流转，在流转过程中将不断地产生附加信息和指令，最终交由管理模块500进行归档处理。通过使用者的签入与签出，并且附加了文档修改的各类信息，浏览者可以很清楚地看到文档创建的整个生命周期的过程。

存储模块400用于存储文档从创建到定稿过程中产生的所有文档版本和修订信息，所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等。

存储模块400记录整个文档的生命周期以及各历史修订版本。用户可以很方便的查寻到文档的修订信息。所述修订信息包括修订时间、修订人、修订内容等。

管理模块500用于查询和整理已定稿的文档。

通过文档的摘要信息，用户可以对文档进行快速浏览，管理模块500则可对文档库进行快速搜索、归档处理。文档检索不单包括用户填写的信息，还包含用户上传附件中的相关信息，提高了搜索的范围以及准确性。

管理员或其他拥有权限的用户可对现存的文档进行整理。包括通过管理模块500以拖放方式改变目录结构，使整个文件夹的目录层次变的更加清晰。用户无需通过复杂的操作来重新定义文件夹或者文件的目录层次。只需通过鼠标操作，将需要的文件或者文件夹，在目录中随意拖动到指定的目录，既可完成目录的更改。用户可以对文件系统下的所选文件、目录做批量的移动、复制、粘贴、下载、权限修改等操作，方便用户对大批量文件的快速分类管理。用户还可以事先定义多种类型的文档，包括对文档的简要表设置、权限控制、附件文档的格式等。普通用户可以直接选择创建，既减少了设置的过程，又保证了文档设置的准确性。

对于企业公开的知识文档、学习资料、项目过程资产等信息，管理模块500将统计文档下载、资料在线打印等信息，按部门、时间等条件提供数据报表查询以及图形化展示，方便决策者了解文档的热门度、使用率，以及追溯文档的使用情况。

优选的，该系统还包括展示模块600，分为首页展示子模块601和文档导航展示子模块602，所述首页展示子模块601包括文档系统的最新动态、用户关心的内容以及待办事务等，通过个性化设置可添加用户关心内容以及待办事务的具体内容。用户登录后，点击首页展示子模块601上相应链接，即可进入相应页面办理，起到引导用户完成文档操作的作用，简化了软件的操作，大多数用户在此页面即可完成大部分的工作，为繁忙的高层管理人员带来使用上的方便。所述文档导航展示子模块602包括从公司到个人的多级目录分层，依据目录的逐层归属关系可找到目标文档，具有专题导向功能。使用者还可以在自己的目录内，依专题需求建立不同次目录，以摆放不同用途的档案。

以上所述仅是本发明的部分实施方式，应当指出，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以做出若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。

Claims

1.一种在线文件管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

查询和整理已定稿的文档。

2.根据权利要求1所述的在线文件管理方法，其特征在于，所述在部门专属的文档库内创建工作文档后，创建者根据文档的内容设置权限，所述权限包括只读模式、修订模式、下载模式、打印模式以及管理员模式等。

3.根据权利要求1所述的在线文件管理方法，其特征在于，所述创建文档后可通过邮件的形式通知相关人员进行修订和审批。

4.根据权利要求1所述的在线文件管理方法，其特征在于，所述处理修订后文档版本的发布申请以及对文档进行高级权限操作时的申请的处理人为预设处理人或通过文档创建者手动添加的处理人。

5.一种在线文件管理系统，与NeuroWorks对接，其特征在于，包括：创建模块、修订模块、审核模块、存储模块以及管理模块，其中：

所述管理模块用于查询和整理已定稿的文档。

6.根据权利要求1所述的在线文件管理系统，其特征在于，还包括展示模块，分为首页展示子模块和文档导航展示子模块，

7.根据权利要求1所述的在线文件管理系统，其特征在于，所述在部门专属的文档库内创建工作文档后，创建者根据文档的内容设置权限，所述权限包括只读模式、修订模式、下载模式、打印模式以及管理员模式等。

8.根据权利要求1所述的在线文件管理系统，其特征在于，所述创建模块还包括发布子模块，用于创建文档后通过邮件的形式通知相关人员进行修订和审批。

9.根据权利要求1所述的在线文件管理系统，其特征在于，所述审核模块的处理人为预设处理人或通过文档创建者手动添加的处理人。