KR101811213B1 - 문서 관리 시스템 - Google Patents

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KR101811213B1
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Abstract

본 발명은 출원한 등록특허공보 제10-1427602호의 연장선 상에 있는 기술로써, 기 출원된 기술에 따른 목적을 달성함과 더불어, 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
본 발명은 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 사용자가 컴퓨터 내에 저장되지 않은 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트에 적용함으로써 오프라인 문서의 등록과정을 간소화할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 이미지 파일을 PDF 파일로 변환 및 저장이 가능하고, 이를 통해 이미지 파일의 용량을 줄임으로써 이미지 파일의 용량을 압축시켜 서버 내 저장공간을 효율적으로 사용할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 저장된 파일 및 문서를 그룹화하여 관리함으로써, 그룹화된 파일 및 문서의 정보를 관리할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 보관된 전자 문서를 미리보기 및 검색 인터페이스를 통해 확인할 수 있음으로써, 보관된 전자 문서의 현황 및 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.

Description

문서 관리 시스템{SYSTEM FOR MANAGING DOCUMENT}
본 발명은 출원한 등록특허공보 제10-1427602호의 연장선 상에 있는 기술로서, 기 출원된 기술에 따른 목적을 달성함과 더불어, 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
본 발명은 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 사용자가 컴퓨터 내에 저장되지 않은 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트에 적용함으로써 오프라인 문서의 등록과정을 간소화할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 전자 문서를 PDF 파일로 변환 및 저장이 가능하고, 이를 통해 전자 문서의 용량을 줄임으로써 이미지 파일 등의 용량을 압축시켜 서버 내 저장공간을 효율적으로 사용할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 저장된 파일 및 문서를 그룹화하여 관리함으로써, 그룹화된 파일 및 문서의 정보를 관리할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명은 보관된 전자 문서를 미리보기 및 검색 인터페이스를 통해 확인할 수 있음으로써, 보관된 전자 문서의 현황 및 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
일반적으로 문서는 기업이나 관공서 등의 모든 조직에서 업무상 사용되는 모든 서류 및 기록물을 뜻한다. 이러한 문서는 전자 형식의 문서(이하, 전자 문서)와 비전자 형식의 문서(이하, 비전자 문서)가 있는데, 전자 문서는 이미지나 동영상 같은 시청각 기록물에 대한 전자 파일을 뜻하며, 비전자 문서는 서류 및 기록물의 원본(예. 종이)과 같은 오프라인 형식의 문서를 뜻한다.
위의 문서는 대부분이 이중보관을 목적으로 전자 및 비전자 문서 두가지 형태로 생산되며, 이를 보관하고 있다.
이 중 비전자 문서는 보관 중에 반출입이 잦아 위치가 수시로 변경되기 때문에 문서의 위치파악이 어렵고, 이관 시에는 애당초 이관예정 목록과 실제 이관문서가 일치하지 않거나 폐기 시에는 폐기해서는 안 될 중요문서가 종종 유실되는 등 비전자 문서는 관리 자체가 용이하지 못한 문제가 있다.
또한, 비전자 문서는 입고되어서 폐기되기까지 반출 또는 이관 등에 의해 보관 위치가 수없이 변경되기 때문에 문서의 위치 파악이 어려운 점 또는 문서의 분실, 파손 등에 의해 보관 관리가 용이하지 못한 점과 같은 문제가 있으며, 이에 따라 비전자 문서의 식별이 용이하지 못한 문제점이 있다.
이와 같은 문제점을 해결하기 위하여 본 출원인은 등록특허공보 제10-1427602호 서고 관리 시스템을 출원한 적이 있다.
위에 기재된 기술은 서고 관리 에이전트 및 인식코드리더를 포함하여 서고에 보관된 문서의 관리를 수행하는 서고 관리 시스템에 관한 것으로, 더욱 구체적으로는 서고 관리 에이전트를 통해 문서에 부착할 인식코드를 제작할 수 있으며, 인식코드리더를 통해 문서에 부착된 인식코드를 스캔하여 해당 문서의 반출/반입관리, 폐기관리, 이관관리 등의 문서관리를 수행하고, 문서가 보관된 상자의 관리 및 문서의 정수조사를 수행하는 서고 관리 시스템을 제공하며, 이를 위해 인식코드리더; 서고 관리 에이전트;를 포함하는 서고 관리 시스템에 있어서, 인식코드리더는 문서에 부착된 인식코드를 스캔하며, 서고 관리 에이전트는 인식코드리더의 스캔값에 의해 상기 문서의 반출/반입관리, 이관관리, 폐기관리, 문서관리, 상자관리 및 정수조사를 수행하는 것을 기술적 특징으로 한다.
그러나 위에 기재된 기술은 비전자 문서만을 등록 및 관리할 수 있다고 기재하고 있고, 시청각기록물(동영상, 이미지 등)과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수는 없다. 또한, 비전자 문서와 연계되는 전자 문서를 기 등록된 비전자 문서에 첨부시키는 구성 및 방법이 마련되어 있지 않다. 이에 따라 비전자 문서와 연계되는 전자 문서를 사용자가 직접 찾아야만 하는 불편함이 있다.
따라서, 상기의 문제점을 해결하고, 보관된 전자 문서의 현황 및 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 기술의 개발이 요구된다.
등록특허공보 제10-1427602호 (2014.08.07.공고)
위와 같은 요구에 부응하기 위하여 안출된 것으로, 본 발명에서 해결하고자 하는 과제는 본 출원인이 출원한 등록특허공보 제10-1427602호의 연장선 상에 있는 기술로서, 기 출원된 기술에 따른 목적을 달성함과 더불어, 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명의 다른 목적은, 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명의 또 다른 목적은, 사용자가 컴퓨터 내에 저장되지 않은 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트에 적용할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명의 또 다른 목적은, 전자 문서를 PDF 파일로 변환 및 저장이 가능하고, 이를 통해 이미지 파일과 같은 전자 문서의 용량을 줄일 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
본 발명의 또 다른 목적은, 보관된 전자 문서의 현황 및 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 문서 관리 시스템을 제공하는 데 있다.
위와 같은 과제를 해결하기 위한 본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 비전자 문서가 등록된 문서 관리 에이전트; 단말기; 및 스캐너;를 포함하는 문서 관리 시스템에 있어서, 상기 문서 관리 에이전트는 상기 단말기에 설치되고, 상기 문서 관리 에이전트로 상기 단말기에 저장된 전자 문서를 첨부하여 전자 문서를 등록 및 관리하는 것을 특징으로 하는 것을 기술적 특징으로 한다.
본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있고, 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부하여 연계될 수 있는 효과를 보유한다.
또한 본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 사용자가 컴퓨터 내에 저장되지 않은 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트에 적용함으로써 오프라인 문서의 등록과정을 간소화할 수 있는 효과를 보유한다.
또한 본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 전자 문서를 PDF 파일로 변환 및 저장이 가능하고, 이를 통해 이미지 파일과 같은 전자 문서의 용량을 줄임으로써 전자 문서의 용량을 압축시켜 서버 내 저장공간을 효율적으로 사용할 수 있는 효과를 보유한다.
또한 본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 저장된 파일 및 문서를 그룹화하여 관리함으로써, 그룹화된 파일 및 문서의 정보를 관리하는 절차가 간소해지는 효과를 보유한다.
또한 본 발명에 따른 문서 관리 시스템은, 보관된 전자 문서를 미리보기 및 검색 인터페이스를 통해 확인할 수 있음으로써, 보관된 전자 문서의 현황 및 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 효과를 보유한다.
도 1 및 1a는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템이 구성되는 일예를 나타낸 것이다.
도 2는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 개략적인 구성을 나타낸 블럭도이다.
도 3은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 구체적인 구성을 나타낸 블럭도이다.
도 4 내지 12는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서 에이전트로 인해 사용자에게 제공되는 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.
본 명세서 및 청구범위에 사용된 용어나 단어는 통상적이거나 사전적인 의미로 한정해서 해석되어서는 안되며, 발명자는 그 자신의 발명을 가장 최선의 방법으로 설명하기 위해 용어의 개념을 적절하게 정의할 수 있다는 원칙에 입각하여 본 발명의 기술적 사상에 부합하는 의미와 개념으로 해석되어야만 한다.
따라서 본 명세서에 기재된 실시예와 도면에 도시된 구성은 본 발명의 가장 바람직한 실시예에 불과할 뿐이고 본 발명의 기술적 사상을 모두 대변하는 것은 아니므로, 본 출원시점에 있어서 이들을 대체할 수 있는 다양한 균등물과 변형 예들이 있을 수 있음을 이해하여야 한다.
이하, 도면을 참조하여 설명하기에 앞서, 본 발명의 요지를 드러내기 위해서 필요하지 않은 사항 즉 통상의 지식을 가진 당업자가 자명하게 부가할 수 있는 공지 구성에 대해서는 도시하지 않거나, 구체적으로 기술하지 않았음을 밝혀둔다.
본 발명은 문서 관리 에이전트 및 스캐너를 포함하며, 문서 관리 에이전트를 통해 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있고, 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부하며, 사용자가 컴퓨터 내에 저장되지 않은 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트에 적용할 수 있고, 전자 문서를 PDF 파일로 변환 및 저장이 가능하며, 보관된 전자 문서의 현황 및 사용자에게 제공하는 문서 관리 시스템에 관한 것이다.
도 1 및 1a는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템이 구성되는 일 예를 나타낸 것이다.
본 발명에 따른 문서 관리 에이전트(100)는 서고에 구비된 단말기(데스크탑, 노트북, 태블릿 PC, 휴대 단말기 등)에 설치되는 것이 바람직하며, 설계 조건에 따라서는 서고 이외의 다른 장소에 구비된 단말기에 설치될 수 있다.
이때, 서고 이외의 다른 장소는, 본 발명인 문서 관리 에이전트(100)를 통해 문서의 관리 및 파악이 필요한 장소를 의미한다.
문서 관리 에이전트(100)가 설치된 단말기는 스캐너와 연동 되어, 스캐너를 통해 스캔 작업이 된 비전자(오프라인) 문서를 전자 문서화하여 문서 관리 에이전트에 저장될 수 있다.
또한 본 발명은 설계조건에 따라 서버를 더 포함할 수 있는데, 서버는 문서 관리 시스템에 의해 관리되는 문서의 정보를 저장하고, 단말기에 설치된 문서 관리 에이전트(100) 간에 문서의 정보가 공유되도록 할 수 있다.
이때 서버는 문서 관리 에이전트(100)에서 관리되는 문서의 정보에 변동 사항이 발생되면 자동으로 업데이트가 가능하도록 설정할 수 있다.
따라서, 문서 관리 에이전트(100)를 사용하는 사용자 간에 정보가 공유되도록 할 수 있는데, 예를 들어 서고에 설치되거나 담당자가 관리하는 문서 관리 에이전트(100)에서 문서의 정보에 변동 사항이 발생하면 변동 사항을 자동으로 업데이트하여 다수의 사용자가 변동 사항을 확인할 수 있도록 한다.
또 다른 설계 조건에 따라서 웹(Web) 서버를 더 구성하여 사용자로 하여금 서고에서 관리되는 문서의 정보를 웹(Web)을 통해 조회하도록 할 수 있다. 이에 따라 웹을 사용할 수 있는 환경이라면, 별도의 문서 관리 에이전트(100)를 설치하지 않아도 웹 지원이 가능한 단말기를 통해 서고에서 관리되는 문서의 정보를 조회할 수 있다(도 1a 참조).
이러한 문서 관리 시스템을 구체적으로 설명하기에 앞서, 본 명세서 기재된 "문서" 및 "기 등록된 문서"는 "비전자 문서"이며, 이에 본 발명의 "문서"와 "전자(디지털) 문서"의 비교가 필요한 경우에는 "비전자 문서"라고 직접 기재할 것이므로, 본 발명을 이해하는 데에 어려움이 없음을 미리 강조하는 바이다.
이때, "비전자 문서"는 비전자 형식의 문서로 서고 등에서 관리되는 오프라인 문서를 뜻한다.
이하, 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 개략적인 구성을 첨부된 도면을 통해 설명하도록 한다.
도 2는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 개략적인 구성을 나타낸 블럭도이며, 도 3은 본 발명에 따른 문서 관리 시스템의 구체적인 구성을 나타낸 블럭도이다.
문서 관리 에이전트(100)는 작업 단말기(예를 들어, 사용자 PC, 태블릿 PC, 휴대 단말기 등)에 설치되며, 동영상 및 이미지 파일과 같은 전자 문서를 등록 및 관리할 수 있고, 기 등록된 문서에 시청각기록물과 같은 전자 문서를 첨부하여 연계될 수 있도록 한다.
첨부된 도면의 도 2에 따른 문서 관리 에이전트(100)는 파일 업로드부(110), 미리보기 제공부(120), 파일 저장부(130), PDF 변환부(140), 파일 관리부(150), 인터페이스부(160), 데이터베이스(170) 및 회원 관리부(180)를 포함하여 이루어진다.
파일 업로드부(110)는 문서 관리 에이전트(100)에 저장될 전자 문서를 업로드하는 기능을 수행하며, 문서 연계 업로드 모듈 및 스캔 업로드 모듈을 포함하고 있다.
이때, 파일 업로드부(110)는 단말기에 저장된 이미지, 동영상, 음악 등의 전자 문서를 업로드할 수 있으며, 단말기에 저장된 전자 문서는 SFTP를 이용하여 암호화되어 전송하게 된다. 이는 전자 문서에 대한 보안성을 높혀 전자 문서가 쉽게 외부로 노출되지 않기 위함이다.
문서 연계 업로드 모듈은 파일 업로드부(110)가 업로드한 전자 문서를 기 등록된 비전자 문서에 첨부하기 위해 기 등록된 비전자 문서를 업로드하는 기능을 수행한다.
이때, 문서 연계 업로드 모듈은 엑셀(Excel)과 연동될 수 있으며, 기 등록된 비전자 문서 및 기 등록된 비전자 문서에 첨부되는 전자 문서에 대한 관리 정보를 엑셀(Excel)로 저장할 수 있고, 엑셀을 통해 수정작업을 용이하게 수행할 수도 있다.
스캔 업로드 모듈은 단말기 상에 저장되지 않은 오프라인 문서의 스캔이 필요한 경우, 연동된 스캐너를 통해 오프라인 문서를 스캔하여 이를 전자 문서로 업로드할 수 있는 기능을 수행한다.
이러한 스캔 업로드 모듈을 통해 오프라인 문서를 스캐너를 통한 스캔과 동시에 문서 관리 에이전트(100)에 적용이 가능함으로써 오프라인 문서의 등록과정을 간소화할 수 있는 효과를 보유한다.
미리보기 제공부(120)는 상기 파일 업로드부(110)를 통해 업로드된 전자 문서를 확인할 수 있는 기능을 수행하며, 상기 미리보기 제공부(120)는 이미지 모듈 및 스트리밍 모듈을 포함한다.
이미지 모듈은 파일의 확장자명이 jpg, gif, png 등과 같은 이미지 파일로 된 전자 문서를 후술될 인터페이스부를 통해 표시되는 기능을 수행한다.
스트리밍 모듈은 파일의 확장자명이 avi, mp4, wmv 등과 같은 동영상 파일과 파일 확장자명이 mp3, wma, wav 등과 같은 음악(소리) 파일을 스트리밍 기술을 적용하여 후술될 인터페이스부를 통해 표시되는 기능을 수행한다.
이와 같은 미리보기 제공부(120)를 통해 업로드할 전자 문서를 직접 확인할 필요 없이 업로드 및 저장된 전자 문서를 미리보기를 통해 확인할 수 있음으로써, 문서 관리 에이전트(100)에 보관된 전자 문서의 내용을 사용자가 용이하게 파악할 수 있는 이점이 있다.
파일 저장부(130)는 원하는 전자 문서를 등록 및 저장하는 기능을 수행한다. 파일 저장부(130)에서 저장된 전자 문서는 문서 관리 에이전트(100) 내에 형성된 데이터베이스(170)에 저장되며, 설계조건에 따라 문서 관리 에이전트(100)와 연동되는 서버에 저장될 수 있다.
또한, 파일 저장부(130)는 전자 문서 저장시 전자 문서의 정보를 입력한 뒤 저장할 수 있도록 기능을 더 포함하며, 이를 통해 관리자가 전자 문서에 추가하고 싶은 정보를 함께 입력하여 저장할 수 있도록 한다.
PDF 변환부(140)는 저장되는 전자 문서를 PDF 파일로 변환시키는 기능을 수행한다.
PDF 변환부(140)를 통해 전자 문서를 PDF 파일로 변환시킴으로써 이미지와 같은 전자 문서는 용량이 압축되기 때문에 데이터베이스(170) 또는 서버 내 저장공간을 효율적으로 사용할 수 있는 이점이 있다.
또한, 전자 문서를 PDF 파일로 변환시킴으로써 문서 관리 에이전트(100)에 포함된 광학 문자 판독부(도면에 미도시)를 통해 전자 문서 내에 포함된 문자를 데이터화하여 상기 파일 저장부(130)가 데이터베이스(170)에 저장할 수 있다.
이를 통해 후술될 검색 인터페이스에서는 전자 문서의 파일명이나 사용자가 입력한 전자 문서의 정보를 통한 검색 뿐만 아니라 PDF 파일 내 내용(글자, 문구 등)을 기반으로도 검색이 가능하여 사용자가 편리하게 전자 문서를 파악 및 검색할 수 있다는 효과를 가진다.
파일 관리부(150)는 상기 파일 저장부(130)를 통해 저장된 전자 문서를 관리하는 기능을 수행한다. 이러한 파일 관리부(150)는 파일 정보 관리 모듈 및 그룹화 모듈을 포함하고 있다.
파일 정보 관리 모듈은 상기 파일 저장부(130)에서 전자 문서에 입력된 정보를 확인할 수 있고, 이를 수정하거나 삭제할 수 있다.
그룹화 모듈은 저장된 전자 문서를 그룹화하여 그룹으로 관리할 수 있도록 한다. 예를 들어, 하나의 비전자 문서에 첨부된 다수 개의 전자 문서라 하더라도 전자 문서의 형식이나 내용상 공통점이 있는 전자 문서끼리 그룹화하면 사용자가 관리하기에 용이하기 때문이다.
이러한 그룹화 모듈은 그룹 관리 유닛과 그룹 정보 설정 유닛을 포함하고 있다.
그룹 관리 유닛은 그룹을 생성하거나 생성된 그룹을 해제하는 기능을 수행하며, 그룹 정보 설정 유닛은 그룹에 대한 정보를 설정하는 기능을 수행한다. 상기 그룹 정보 설정 유닛이 설정하는 그룹 정보는 공개, 열람권한 및 다운로드에 대한 정보를 설정할 수 있고, 접수일 및 담당자 등 사용자가 입력하고 싶은 그룹에 대한 내용을 입력할 수 있도록 한다.
인터페이스부(160)는 문서 관리 에이전트(100)를 설치한 단말기나 서버(또는 웹 서버)를 통하여 사용자가 문서 관리 에이전트(100)를 사용 및 제어할 수 있는 인터페이스를 제공하며, 인터페이스를 통해 문서 관리 에이전트(100)가 수행하는 상기 기능들을 수행할 수 있도록 한다.
인터페이스부(160)는 창 조절 모듈을 포함하고 있는데, 창 조절 모듈은 하나의 인터페이스에 다수 개의 정보창이 존재할 경우 정보창의 위치 등을 조절하여 사용자가 원하는 위치에 정보창이 위치될 수 있는 기능을 수행한다. 이러한 창 조절 모듈이 수행하는 기능에 대해서는 첨부된 도면의 도 11 내지 14를 통해 자세히 설명하도록 한다.
데이터베이스(170)는 상기 파일 저장부(130)에서 저장된 전자 문서가 저장되는 저장공간 기능을 수행한다. 이러한 데이터베이스(170)는 첨부된 도 2 및 3과 같이 문서 관리 에이전트(100)에 포함되거나 설계조건에 따라 서버(또는 웹 서버)에 위치하여 전자 문서를 저장할 수 있도록 한다.
회원 관리부(180)는 사용자가 아이디(ID) 및 패스워드(Password)를 통해 로그인(Log-in)하는 경우, 로그인한 사용자가 회원 관리부에 근거하여 사용자를 식별하고, 해당 사용자의 사용권한을 식별하는 기능을 수행한다.
또한, 회원 관리부(180)는 관리자에 의해 사용자를 그룹화하고, 각 그룹에 따라 사용권한을 부여하는 기능을 수행함으로써, 각 그룹에 따라 사용권한이 다르기 때문에 상기 파일 저장부(130) 및 파일 관리부(150)에 의해 설정된 전자 문서의 정보에 따라 그룹별로 전자 문서의 열람 또는 다운로드에 대한 사용권한이 달라질 수 있다.
위와 같은 문서 관리 에이전트(100)의 기능들을 수행할 수 있는 인터페이스를 상기 인터페이스부(160)를 통해 제공하는데, 이를 첨부된 도면의 도 4 내지 12을 통해 설명하도록 한다.
설명에 앞서 본 명세서에 첨부된 도면들 중 '문서등록, 상자관리, 정수조사, 대출관리, 문서관리, 통계자료, 회원관리 및 환경설정'에 대한 것은 기존의 본 출원인이 출원한 등록특허공보 제10-1427602호에 기재된 내용으로, 본 발명인 '문서 관리 시스템'과 기 출원된 '서고 관리 시스템'이 연계될 경우 기능을 수행하는 것이고, 본 명세서에서는 본 발명의 주요한 특징점들을 주로 설명하도록 한다.
도 4 내지 12는 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에서 에이전트로 인해 사용자에게 제공되는 인터페이스의 일예를 나타낸 것이다.
첨부된 도면의 도 4의 a를 살펴보면, 인터페이스를 제공하는 화면의 왼쪽 상측에는 문서등록, 파일등록, 상자관리, 정수조사, 대출관리, 문서관리, 파일관리, 통계자료, 회원관리 및 환경설정을 조작할 수 있는 컨텐츠 인터페이스(C-I, Contents Interface)가 표시된다(도 4의 b 참조).
컨텐츠 인터페이스(C-I) 중 "파일등록"을 클릭하면 파일등록 인터페이스(U-I)가 제공된다(도 4의 a 참조).
파일등록 인터페이스(U-I)를 통해 기 등록된 비전자 문서를 불러올 수 있는데, 컨텐츠 인터페이스(C-I)를 기준으로 우측 상단에서는 엑셀(Excel)파일을 불러올 수 있는 "불러오기"를 통해 전자 문서와 연계될 비전자 문서를 불러오며, "불러오기"를 통해 불러온 비전자 문서는 문서목록(D-L, Document List)에 표시된다(도 5의 a 참조).
기 등록된 비전자 문서 중 전자 문서를 첨부하여 연계시킬 비전자 문서를 문서 목록(D-L)에서 선택하고, 파일등록 인터페이스(U-I)의 중앙부에 위치한 "파일추가"를 클릭하여 전자 문서를 첨부하도록 한다.
이때, 첨부하고 싶은 전자 문서가 오프라인 문서일 경우(예를 들어 사진과 같은 이미지 파일) "스캔"을 클릭하여 연결된 스캐너를 통해 오프라인 문서를 스캔작업하여 불러올 수 있다. 이러한 방법들을 통해 불러온 전자 문서들은 업로드 목록(U-L, Upload List)를 통해 확인할 수 있다.
업로드 목록에서 원하는 파일을 선택하고, 선택된 파일은 "파일정보 입력"을 클릭하여 생성되는 파일정보 입력에서 전자 문서에 대한 파일 정보를 설정할 수 있다(도 5의 b 참조).
이때, 파일 정보를 설정함에 따라 전자 문서를 열람할 수 있는 열람권한 및 다운로드 권한을 설정할 수 있고, 전자 문서에 대한 정보 및 메모도 함께 입력할 수 있다.
이러한 파일등록 인터페이스(U-I)의 중앙 우측에는 업로드된 전자 문서를 미리 볼 수 있는 미리보기 인터페이스(P-I, Preview Interface)를 제공하여 사용자가 업로드한 전자 문서를 쉽게 파악할 수 있다.
첨부된 도면의 도 6의 a를 참조하면, 미리 볼 전자 문서가 업로드되지 않은 경우에는 미리보기 인터페이스(P-I)에서는 미리보기가 표시되지 않는다.
한편, 업로드 목록(U-L)에 추가된 전자 문서 중 이미지 파일을 클릭할 경우에는 미리보기 인터페이스(P-I)에서 이미지 파일의 내용을 미리 확인할 수 있으며, 미리보기 인터페이스(P-I)에 사용자가 커서를 갖다댈 경우 확대된 화면이 제공될 수 있다(도 6의 b 참조).
또한, 동영상의 경우에도 스트리밍 기술을 통해 미리보기 인터페이스(P-I)에서 동영상이 재생될 수 있고(도 6의 c 참조), 미리보기 인터페이스(P-I)에 우클릭을 할 경우 동영상의 옵션(예를 들어, 재생/일시 중지, 확대/축소, 재생속도 등)을 제어할 수 있는 옵션창도 함께 제공될 수 있도록 한다.
한편, 도 5에 표시된 상기 업로드 목록(U-L)을 선택한 뒤 상기 업로드 목록(U-L)에 업로드된 전자 문서들을 단말기에 구비된 방향제어키의 조작에 따라 선택할 수 있고, 선택된 이미지 파일 또는 동영상 파일에 따라 미리보기 인터페이스(P-I)를 통해 제공되는 정보가 자동으로 변경될 수 있다.
또한, 파일등록 인터페이스(U-I)에서는 원하는 이미지 파일을 업로드 목록(U-L)에서 클릭한 뒤(도 7의 a 참조), "PDF변환"을 클릭하면 클릭한 다수 개의 이미지 파일을 하나의 새로운 PDF 파일(PDF-1)로 변환시키는 기능을 수행한다.
이때, 새롭게 생성된 PDF 파일(PDF-1)은 생성과 동시에 업로드 목록(U-L)에 업로드될 수 있다(도 7의 b 참조).
위와 같이 기 등록된 비전자 문서를 엑셀(Excel) 파일을 통해 문서 목록(D-L)으로 불러오고, 이 중 전자 문서가 첨부될 비전자 문서를 선택한 뒤, 업로드 목록(U-L)에 전자 문서를 업로드하면 파일등록 인터페이스(U-I)의 중앙 상단에 위치한 "저장(파일포함)"을 클릭하면 기 등록된 비전자 문서에 업로드 목록(U-L)에 업로드 된 전자 문서가 첨부되어 함께 등록된다.
위와 같이 등록된 전자 문서를 관리하기 위해서는 컨텐츠 인터페이스(C-I)에서 "파일관리"를 클릭하여 파일관리 인터페이스(M-I)를 제공받는다(도 8의 a 참조).
파일관리 인터페이스(M-I)는 문서(철) 보기 창(W1), 파일보기 창(W2) 및 그룹(문서 건) 보기 창(W3)을 포함하고 있다(도 8의 b 참조).
각 창에는 "검색" 또는 "검색선택"으로 표기된 검색 인터페이스가 구비되어 검색을 통하여 비전자 문서, 비전자 문서와 연계된 전자 문서, 그룹을 각각 검색할 수 있다. 이러한 검색 인터페이스를 통해 사용자가 입력한 전자 문서의 정보나 전자 문서의 파일명 뿐만 아니라 전자 문서가 변환된 PDF 파일 내의 내용을 검색하여 사용자가 원하는 전자 문서와 이러한 전자 문서가 포함된 그룹을 쉽게 검색할 수 있다.
또한, 문서(철) 보기 창(W1), 파일보기 창(W2) 및 그룹(문서 건) 보기 창(W3)은 서로 연계되어있어 문서(철) 보기 창(W1)에서 전자 문서가 첨부된 비전자 문서를 클릭할 경우, 파일보기 창(W2)을 통해 첨부된 전자 문서를 확인할 수 있다.
한편, 파일관리 인터페이스(M-I)에도 미리보기 인터페이스가 제공되지만 앞서 설명하였기 때문에 이하에서는 미리보기 인터페이스에 대한 설명을 하지 않도록 한다.
첨부된 도면 중 도 9 및 10을 통해 그룹화 모듈의 기능을 수행하는 인터페이스를 설명하기에 앞서, 도 9 및 10에 표시된 a), b), c)는 그룹화 모듈의 기능을 수행하는 인터페이스의 작업 순서를 a), b), c)순으로 나타내기 위하여 표시한 것임을 미리 알린다.
첨부된 도면 중 도 9 및 10에 따르면, 파일보기 창(W2)에서는 "파일열람"을 클릭하게 되면 비전자 문서에 첨부된 전자 문서를 열람할 수 있고, "다운로드"를 클릭할 경우 자신의 단말기에 전자 문서를 다운로드 할 수 있다(도 9의 a 참조).
이때, 파일보기 창(W2)에서 원하는 파일들을 클릭한 뒤 파일보기 창(W2) 상단에 "그룹생성"을 클릭하면 그룹정보 입력창(G-I-W, Group Informaiton input Window)이 생성되며 그룹의 정보를 입력할 수 있도록 한다(도 9의 b 참조).
그룹정보 입력창(G-I-W)에 그룹 정보를 입력한 뒤 "저장"을 클릭하면 새로운 그룹이 생성되며, 생성된 그룹은 그룹(문서 건) 보기 창(W3)에 나타나게 된다. 후에 그룹을 해제하고 싶은 경우 파일보기 창(W2)에서 그룹 선택 후 "그룹해제"를 클릭하거나, 그룹(문서 건) 보기 창(W3)에서 "그룹삭제"를 클릭하면 설정한 그룹을 삭제할 수 있다. 또한, 그룹(문서 건) 보기 창(W3)에서 수정하고 싶은 그룹을 클릭 후 "그룹수정"을 클릭하면 그룹을 수정할 수 있다(도 10의 c 참조).
이러한 문서(철) 보기 창(W1), 파일보기 창(W2) 및 그룹(문서 건) 보기 창(W3)은 서로 위치가 변동되거나, 하나의 창으로 통합할 수 있는 데 이를 첨부된 도면의 도 11 및 12를 통해 설명하도록 한다.
단, 설명에 앞서 도 11 및 12에 표시된 a), b), c), d)가 도면에 도시된 것은 창이 통합되거나 이동되는 작업 순서가 a), b), c), d)순으로 이루어 지는 것을 표시하기 위함을 미리 알린다.
파일관리 인터페이스(M-I)에는 문서(철) 보기 창(W1), 파일보기 창(W2) 및 그룹(문서 건) 보기 창(W3)이 존재하며, 각 창에는 각 창의 명칭이 창의 상단부에 위치한 탭에 표시되어 있다.
예를 들어, 파일보기 창(W2)의 상단부에 파일보기 탭(T2)이 위치하고 있다. 이러한 파일보기 탭(T2)을 클릭하여 드래그할 경우 마우스 커서 옆에는 '╋'와 같은 십자가 형상이 나타난다(도 11의 a 참조)
이때 커서를 통합하고 싶은 창으로 옮기게 될 경우, 옮겨진 창 중앙에 창 조절 인터페이스(W-I, Window Interface)가 나타난다(도 11의 b 참조).
창 조절 인터페이스(W-I)는 상(▲), 하(▼). 좌(◀), 우(▶)가 표기된 형상과 각 화살표가 위치한 중앙에는 창의 통합을 의미하는 '□' 형상이 존재하여 드래그한 커서를 창 조절 인터페이스(W-I)에 위치한 형상 중 어느 위치 놓느냐((a) 상(▲), 하(▼). 좌(◀), 우(▶)의 경우 기존 창을 기준으로 해당 방향, (b) '□' 형상의 경우 기준창과 통합)에 따라 사용자가 드래그한 창이 이동되거나 창끼리 통합될 수 있다.
파일보기 탭(T2)을 클릭하여 드래그한 뒤 그룹(문서 건) 보기 창(W3)으로 옮겨, 그룹(문서 건) 보기 창(W3)에 형성된 창 조절 인터페이스(W-I)의 중앙에 형성된 '□' 형상으로 드래그를 옮기면(도 12의 c 참조), 파일보기 창(W2)과 그룹(문서 건) 보기 창(W3)이 통합된 창(W4)이 생성된다(도 12의 d 참조).
이와 같이 도 13은 통합된 창(W4)에서 그룹(문서 건) 보기 창(W3)의 분리를 원하는 경우, 그룹(문서 건) 보기 창(W3)의 탭인 그룹(문서 건) 보기 탭(T3)을 드래그하여 통합된 창(W4) 중앙에 형성되는 창 조절 인터페이스(W-I)에 원하는 방향의 형상으로 커서를 갖다 대면, 창이 이동될 방향이 통합된 창(도 12에 도시된 W4) 위로 나타나게 되고(도 13의 a 참조), 드래그를 마치면 원하는 방향으로 창이 이동하면서 통합된 창(W4)이 두 창(W2, W3)으로 분리된다(도 13의 b 참조, 그룹(문서 건) 보기 탭(T3)을 창 조절 인터페이스(W-I)의 '우(▶)'에 드래그된 경우를 나타냄).
또한, 파일보기 창(W2)을 다른 창들과 통합하지 않고, 위치를 상단 우측으로 변경하고 싶을 때에는 파일보기 탭(T-2)을 드래그하여 상단에 위치한 문서(철) 보기 창(W1)으로 가져가면 문서(철) 보기 창(W1)에 창 조절 인터페이스(W-I)가 나타나게 된다.
이때, 문서(철) 보기 창(W1)에 나타난 창 조절 인터페이스(W-I)의 우측으로 드래그한 커서를 갖다 대면 이동될 위치가 표시된다(도 14의 a 참조). 그 후 드래그를 마치면 표시되었던 위치로 파일보기 창(W2)이 이동된다(도 14의 b 참조).
이와 같은 창 조절 인터페이스(W-I)를 통한 간단한 조작으로 파일관리 인터페이스(M-I)에 나타난 창들(W1, W2, W3)을 사용자가 식별하기 쉽도록 위치를 변경할 수 있는 이점이 있다.
한편, 상기에서 도 1 내지 14를 이용하여 서술한 것은, 본 발명의 주요 사항만을 서술한 것으로, 그 기술적 범위 내에서 다양한 설계가 가능한 만큼, 본 발명이 도 1 내지 12의 구성에 한정되는 것이 아님은 자명하다.
100: 문서 관리 에이전트 110: 파일 업로드부
120: 미리보기 제공부 130: 파일 저장부
140: PDF 변환부 150: 파일 관리부
160: 인터페이스부 170: 데이터베이스
180: 회원 관리부
C-I: 컨텐츠 인터페이스 U-I: 파일등록 인터페이스
D-L: 문서 목록 U-L: 업로드 목록
P-I: 미리보기 인터페이스 PDF-1: 생성된 PDF 파일
M-I: 파일관리 인터페이스 G-I-W: 그룹정보 입력창
W1: 문서(철) 보기 창 W2: 파일보기 창
W3: 그룹(문서 건) 보기 창 W4: 통합된 창
W-I: 창 조절 인터페이스
T2: 파일보기 탭 T3: 그룹(문서 건) 보기 탭

Claims (11)

  1. 비전자 문서에 대한 정보를 문서목록으로 관리하는 문서 관리 에이전트, 상기 문서 관리 에이전트가 설치된 단말기 및 스캐너를 포함하는 문서 관리 시스템에 있어서,
    상기 문서 관리 에이전트는,
    상기 문서 관리 에이전트로 상기 단말기에 저장된 전자 문서를 업로드하는 파일 업로드부;
    기저장된 문서목록에서 상기 업로드된 전자문서와 연계시킬 비전자 문서를 선택받기 위한 파일 등록 인터페이스를 제공하는 인터페이스부; 및
    상기 비전자 문서에 첨부된 전자문서가 다수 개이면, 첨부된 전자문서의 형식 또는 내용상 공통점에 기반하여 첨부된 전자문서를 그룹화 관리하는 파일 관리부를 포함하며,
    상기 파일 업로드부는,
    상기 인터페이스를 통해 선택된 비전자문서에 대한 연계 문서로 상기 업로드된 전자문서를 첨부하여 상기 문서목록을 저장하고,
    상기 인터페이스부는,
    전자 문서가 첨부된 비전자 문서 목록을 제공하는 문서보기 창, 상기 문서 보기 창에서 선택된 비전자문서에 첨부된 전자문서를 제공하는 파일보기 창, 파일 보기 창에 제공된 전자문서 중 그룹화된 그룹정보를 제공하는 그룹보기 창을 포함하는 파일 관리 인터페이스 및 파일 관리 인터페이스에 포함된 창의 위치변경 또는 창 통합을 제공하는 창 조절 인터페이스를 제공하며,
    상기 창 조절 인터페이스는, 방향아이콘 및 통합아이콘으로 구성되고,
    상기 인터페이스부는, 사용자에 의해 드래그된 커서가,
    상기 방향아이콘에 위치시 해당 창을 방향아이콘에 따라 위치 이동시키며, 상기 통합아이콘에 위치시 통합된 창을 제공하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.


  2. 삭제
  3. 청구항 1에 있어서,
    상기 파일 업로드부는,
    상기 단말기로부터 상기 전자 문서의 업로드시 SFTP 포트를 통해 상기 전자 문서를 상기 문서 관리 에이전트로 업로드하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  4. 청구항 1에 있어서,
    상기 문서 관리 에이전트는,
    상기 전자 문서를 PDF 파일로 변환하여 저장할 수 있는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  5. 청구항 4에 있어서,
    상기 문서 관리 에이전트는,
    광학 문자 판독 기능을 수행하되, 상기 PDF 파일에 포함된 문자를 판독하고 이를 데이터화하여 저장함으로써, 내용 기반의 검색이 가능한 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.


  6. 삭제
  7. 삭제
  8. 청구항 1에 있어서,
    상기 전자문서는 이미지 파일 또는 동영상 파일이 되고,
    상기 문서 관리 에이전트는,
    이미지 파일 및 동영상 파일을 미리보도록 하는 미리보기 제공부;를 포함하며,
    상기 미리보기 제공부는,
    상기 이미지 파일 및 동영상 파일을 확대시켜 제공할 수 있고, 상기 동영상 파일을 스트리밍으로 제공할 수 있는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  9. 청구항 8에 있어서,
    상기 미리보기 제공부는,
    상기 단말기에 구비된 방향 제어키의 조작에 따라 선택된 상기 이미지 파일 또는 동영상 파일을 자동으로 변경하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  10. 청구항 1에 있어서,
    상기 문서 관리 에이전트는,
    상기 등록된 전자 문서를 사용자가 검색 인터페이스를 통해 검색할 수 있는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
  11. 청구항 1에 있어서,
    상기 문서 관리 에이전트는 웹(Web) 서버와 연동되어 상기 웹(Web) 서버를 통해 다수의 사용자가 상기 문서 관리 에이전트에서 관리되는 문서의 정보를 확인할 수 있는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템.
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