CN109299055A - 文件管理方法及装置 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种文件管理方法及装置，涉及计算机技术领域，包括根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；然后提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；再存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。通过根据文件归属对文件进行标记和存储，可以设置文件标签、实现快速查阅文件、绑定具有项目属性的文件。

Description

文件管理方法及装置

技术领域

本发明涉及计算机技术领域，尤其是涉及一种文件管理方法及装置。

背景技术

随着计算机信息技术和云存储技术的发展，越来越多的信息量以电子形式进行存储，应用系统往往需要接收或生成大量的文件，用户需要快速查阅所需文件，并对文件版本进行自动更新，因此对文件管理方法和系统提出了更高的要求，而目前的文件管理方法和系统主要存在的问题：

1.文件归类不合理，文件标签缺失，不能迅速查找到自己需要的文件；

2.文件区分性差，对于未读已读文件没有区分；

3.文件没有明确的项目属性，多个项目的文件列表混杂呈现；

4.文件保密性差。

发明内容

有鉴于此，本发明的目的在于提供一种文件管理方法及装置，以缓解现有技术中存在的文件标签缺失、难以快速查找文件、文件区分性差、文件没有明确的项目属性，以及文件保密性差的技术问题。

第一方面，本发明实施例提供了一种文件管理方法，所述方法包括：

根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；

提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；

根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；

存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第一种可能的实施方式，其中，所述目标文件包括：本地上传文件、智邮平台收发文件和智信平台收发文件；

所述智邮平台收发文件包括：个人邮件、临时项目组邮件和公司项目组邮件产生的附件；

所述智信平台收发文件包括：单聊、群组聊天收发的文件。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第二种可能的实施方式，其中，所述本地上传文件的分类列表是自定义文件列表；

所述智邮平台收发文件的分类列表包括：个人模块、临时项目模块和公司项目模块；

所述智信平台收发文件的分类列表包括：单聊模块和群组聊天模块。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第三种可能的实施方式，其中，还包括：

若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第四种可能的实施方式，其中，还包括：

根据所述分类列表设置不同人员角色的文件权限；

根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端。

结合第一方面，本发明实施例提供了第一方面的第五种可能的实施方式，其中，还包括：

将所述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。

第二方面，本发明实施例还提供一种文件管理装置，所述装置包括：

分类模块，用于根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；

提取模块，用于提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；

标记模块，用于根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；

存储模块，用于存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。

结合第二方面，本发明实施例提供了第二方面的第一种可能的实施方式，其中，还包括：

更新模块，用于若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。

结合第二方面，本发明实施例提供了第二方面的第二种可能的实施方式，其中，还包括：

设置模块，用于根据所述分类列表设置不同人员角色的文件权限；

分享模块，用于根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端。

结合第二方面，本发明实施例提供了第二方面的第三种可能的实施方式，其中，还包括：

备份模块，用于将所述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。

本发明实施例带来了以下有益效果：本发明实施例提供的一种文件管理方法，首先根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；然后提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；再存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。通过根据文件归属对文件进行标记和存储，可以设置文件标签、实现快速查阅文件、绑定具有项目属性的文件。

本发明的其他特征和优点将在随后的说明书中阐述，并且，部分地从说明书中变得显而易见，或者通过实施本发明而了解。本发明的目的和其他优点在说明书、权利要求书以及附图中所特别指出的结构来实现和获得。

为使本发明的上述目的、特征和优点能更明显易懂，下文特举较佳实施例，并配合所附附图，作详细说明如下。

附图说明

为了更清楚地说明本发明具体实施方式或现有技术中的技术方案，下面将对具体实施方式或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图是本发明的一些实施方式，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明实施例提供的文件管理方法流程图一；

图2为本发明实施例提供的文件管理方法流程图二；

图3为本发明实施例提供的文件管理装置示意图。

图标：

21-分类模块；22-提取模块；23-标记模块；24-存储模块；25-更新模块；26-设置模块；27-分享模块；28-备份模块。

具体实施方式

为使本发明实施例的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

目前，传统文件管理方法文件归类不合理，文件标签缺失，不能迅速查找到自己需要的文件；文件区分性差，对于未读已读文件没有区分；文件没有明确的项目属性，多个项目的文件列表混杂呈现；文件保密性差。基于此，本发明实施例提供的一种文件管理方法及装置，设置文件标签、实现快速查阅文件、绑定具有项目属性的文件。

为便于对本实施例进行理解，首先对本发明实施例所公开的一种文件管理方法进行详细介绍。

实施例一：

本发明实施例提供了一种文件管理方法，可以用于文件管理服务器，如图1所示，该文件管理方法包括以下步骤：

S11：根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表。

在本发明实施例中，根据事项的优先级或重要程度可以对事项进行分类，获得分类列表，方法如下：

本地上传文件的分类列表可以根据不同事项自定义文件列表。

智信平台收发文件的分类列表包括：单聊模块和群组聊天模块。

智邮平台收发文件的分类列表包括：个人模块、临时项目模块和公司项目模块。

其中，上述个人模块是企业或集团内部一般性事务的邮件沟通或通讯交流模块，可升级为临时项目，添加更多参与者进行组内讨论。

上述临时项目模块是企业或集团内部需要多人讨论、集体决策、项目建组的重要事项交流模块，并且负责重大项目立项之前的讨论，确定是否可以将项目升级为公司项目，还可以将临时项目讨论组的邮件附件以及人员嫁接到已有的公司项目中。该模块中人员角色包括：创建者和普通成员。

上述公司项目模块是企业或集团内部具有重大战略意义的项目交流模块，该模块中人员角色包括：创建者、重要成员和普通成员。创建公司项目必须由创建者后台发起立项申请，填写立项审批单，并且立项审批通过后方可创建。

建立项目小组后，可进行组内邮件和附件的交流讨论，此过程中会保留组内所有人收发的邮件和附件，通过筛选功能可以查询每一个项目节点下的产物，并且只需在项目组内发送一次邮件，组内成员均可收到该邮件，提高了收发邮件的效率。

S12：提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件。

上述目标文件包括：本地上传文件、智邮平台收发文件和智信平台收发文件。

用户可以根据自己需求上传本地文件，也可以将文件下载到本地。示例性的，用户可以将本地文件上传到云端服务器或本地服务器，也可以从本地服务器或云端服务器下载文件。

上述智邮平台收发文件包括：个人邮件、临时项目组邮件和公司项目组邮件产生的附件；

上述智信平台收发文件包括：单聊、群组聊天收发的文件。

智信平台是基于智能化信息管理的移动互联网云平台，包括云计算、大数据的云服务和移动互联网终端软件，具有通用办公功能，基于手机端、PC端的即时通讯功能，群组对话功能等，提供开放式平台设计，便于第三方应用接入。在即时通讯和群组对话过程中，产生即时收发文件，需要对这部分文件进行存储。

示例性的，在即时通讯和群组聊天中，可以根据不同的单独对话、不同的项目分组，分别存储文件，如产品研发群组产生3000个文件，则对应保存在产品研发群组文件列表中；单独对话中孙某与吕某在会话过程中产生8个文件，则保存在单独对话相应的文件列表中。

智文平台负责针对各场景下的对话、项目、群组的文档提取关键字，结合大数据分析自动整理智邮平台和智信平台中产生的文件、邮件或附件，并且根据文件来源对文档进行管理，实现智能提取上述目标文件。通过智文平台实现了同智邮平台和智信平台的双向打通，使文件管理系统同其他应用能够互相联系。

S13：根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件。

智文平台针对各场景下的对话、项目、群组的文档提取关键字，如文件名称、内容、文件关联项目，产生文件属性标签，方便用户查阅文件来源及项目归属。该标签始终和文件进行绑定，智文平台可以对上述目标文件分类别、分情景、分会话通道的进行属性标记，获得标记后的目标文件。

通过对文件进行属性标记，用户可以根据文件标签，快速查阅文件，同时也可以实现文件管理系统和智邮应用平台和智信应用平台的互通，以及对文件的高效管理。

S14：存储上述标记后的目标文件到对应的上述分类列表中。

按照上述属性标签，将标记后的目标文件存储到数据库中对应的分类列表下。

示例性的，智文平台可以将标记后的目标文件存储到智文云盘，便于文件上传与下载。

作为一种优选的实施方式，本发明实施例提供的一种文件管理方法中，如图2所示，在步骤S14之后，还进一步包括以下步骤：

S15：若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。

从数据库中查询原始文件的基本信息，将待更新文件的基本信息与原始文件进行比较，判断目标文件是否进行了修改，若有修改则进入对应的会话通道进行版本更新。

用户经常会在不同的群组或通过邮件发送同一个文件，文件内容如果有变更将会进行文件版本的迭代，不同的群组对文件的内容的修改是不一致的，所以不能单纯的以文件名、文件类型去做文件版本的迭代，需要先去区分该文件来自于那个群组，因此，需要按照独立会话通道对相同文件名、相同类型的文件更新文件的版本。

通过智文平台和对话的结合，在上传下载文件的同时就可以实现自动更新文件版本，降低文件冗余度。另外，每一次存储的文件都是一个版本的文件夹，包含了文档的所有历史版本，方便追溯并查看历史版本。

作为一种优选的实施方式，本发明实施例提供的一种文件管理方法中，如图2所示，在步骤S15之后，还进一步包括以下两个步骤：

S16：根据上述分类列表设置不同人员角色的文件权限。

智信平台根据文件上传时的标签，对用户统一管理、自动匹配文件的使用权限，保证文件的安全性，避免文件的意外泄露。

S17：根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端。

具有文件权限的用户通过发送分享指令，将本地文件、智邮平台收发邮件、智信平台收发邮件都可及时共享给其他企业内用户终端。文件共享可根据不同人员角色设置权限，保证企业文件更加安全，实现协同办公。

作为一种优选的实施方式，本发明实施例提供的一种文件管理方法中，如图2所示，在步骤S17之后，还进一步包括以下步骤：

S18：将上述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。

上述目标文件存储在分布式文件系统中，并采用多副本备份的方式最大限度保证了文件的可靠性。后端服务器采用微服务架构在云端部署应用和服务，微服务架构中各个微服务可被独立部署，该微服务架构包括服务的网关、服务的注册中心等微服务架构，整个微服务采用容器化部署的生产环境的部署方案，保证各子业务的高可用性。

通过微服务设计将智文平台与其他业务系统解耦，达到在不侵入其他系统平台业务逻辑的情况下，异步完成对该系统中所传输的文件的收集工作，并且可以根据自身需求变更，进行单独升级维护，对其他系统使用不会产生影响。

智文平台通过微服务架构，实现用户管理，文件管理和文件夹管理。用户管理直接使用的智信用户体系，通过授权获取相关信息；文件管理主要维护与用户相关的所有文件，文件信息中包含分类信息，标签信息，版本信息等；文件夹管理会根据文件来源创建相应的文件夹目录，用户也可自己进行创建。

本发明实施例中，智邮平台收发的文件是在企业内网部署，智文平台文件存储在云端服务器，可以保证企业文件不会因为硬件更换而丢失，智信平台可以统一管理文件用户的权限，因此，可以在很大程度上提高文件安全性和保密性。

本发明实施例提供的一种文件管理方法中，首先根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；然后提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；再存储上述标记后的目标文件到对应的上述分类列表中。通过根据文件归属对文件进行标记和存储，可以设置文件标签、实现快速查阅文件、绑定具有项目属性的文件。

实施例二：

本发明实施例提供的一种文件管理装置，如图3所示，该文件管理装置包括：分类模块21、提取模块22、标记模块23、存储模块24、更新模块25、设置模块26、分享模块27、备份模块28。

在本发明实施例中，分类模块21，用于根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；提取模块22，用于提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；标记模块23，用于根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；存储模块24，用于存储上述标记后的目标文件到对应的上述分类列表中；更新模块25，用于若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。设置模块26，用于根据上述分类列表设置不同人员角色的文件权限；分享模块27，用于根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端；备份模块28，用于将上述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。

本发明实施例提供的文件管理装置中，首先通过分类模块根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；然后利用提取模块提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；通过标记模块根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；再利用存储模块存储上述标记后的目标文件到对应的上述分类列表中。通过根据文件归属对文件进行标记和存储，可以设置文件标签、实现快速查阅文件、绑定具有项目属性的文件。

附图中的流程图和框图显示了根据本发明的多个实施例的系统、方法和计算机程序产品的可能实现的体系架构、功能和操作。在这点上，流程图或框图中的每个方框可以代表一个模块、程序段或代码的一部分，模块、程序段或代码的一部分包含一个或多个用于实现规定的逻辑功能的可执行指令。也应当注意，在有些作为替换的实现中，方框中所标注的功能也可以以不同于附图中所标注的顺序发生。例如，两个连续的方框实际上可以基本并行地执行，它们有时也可以按相反的顺序执行，这依所涉及的功能而定。也要注意的是，框图和/或流程图中的每个方框、以及框图和/或流程图中的方框的组合，可以用执行规定的功能或动作的专用的基于硬件的系统来实现，或者可以用专用硬件与计算机指令的组合来实现。

本发明实施例提供的文件管理装置，与上述实施例提供的文件管理方法具有相同的技术特征，所以也能解决相同的技术问题，达到相同的技术效果。

另外，在本发明各个实施例中的各功能单元可以集成在一个处理单元中，也可以是各个单元单独物理存在，也可以两个或两个以上单元集成在一个单元中。

所述功能如果以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，可以存储在一个处理器可执行的非易失的计算机可读取存储介质中。基于这样的理解，本发明的技术方案本质上或者说对现有技术做出贡献的部分或者该技术方案的部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品存储在一个存储介质中，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本发明各个实施例所述方法的全部或部分步骤。而前述的存储介质包括：U盘、移动硬盘、只读存储器(ROM，Read-Only Memory)、随机存取存储器(RAM，Random Access Memory)、磁碟或者光盘等各种可以存储程序代码的介质。

最后应说明的是：以上所述实施例，仅为本发明的具体实施方式，用以说明本发明的技术方案，而非对其限制，本发明的保护范围并不局限于此，尽管参照前述实施例对本发明进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，其依然可以对前述实施例所记载的技术方案进行修改或可轻易想到变化，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改、变化或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本发明实施例技术方案的精神和范围，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应所述以权利要求的保护范围为准。

Claims (10)

1.一种文件管理方法，其特征在于，所述方法包括：

根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；

提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；

根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；

存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。

2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述目标文件包括：本地上传文件、智邮平台收发文件和智信平台收发文件；

所述智邮平台收发文件包括：个人邮件、临时项目组邮件和公司项目组邮件产生的附件；

所述智信平台收发文件包括：单聊、群组聊天收发的文件。

3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述本地上传文件的分类列表是自定义文件列表；

所述智邮平台收发文件的分类列表包括：个人模块、临时项目模块和公司项目模块；

所述智信平台收发文件的分类列表包括：单聊模块和群组聊天模块。

4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。

5.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

根据所述分类列表设置不同人员角色的文件权限；

根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端。

6.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括：

将所述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。

7.一种文件管理装置，其特征在于，所述装置包括：

分类模块，用于根据事项的优先级或重要程度对事项进行分类，获得分类列表；

提取模块，用于提取收发的文档、邮件或附件，获得目标文件；

标记模块，用于根据文件归属标记目标文件，获得标记后的目标文件；

存储模块，用于存储所述标记后的目标文件到对应的所述分类列表中。

8.根据权利要求7所述的装置，其特征在于，还包括：

更新模块，用于若目标文件版本更新，则根据不同的会话通道对相同文件名、相同类型的文件进行版本迭代更新。

9.根据权利要求7所述的装置，其特征在于，还包括：

设置模块，用于根据所述分类列表设置不同人员角色的文件权限；

分享模块，用于根据具有文件权限的用户发送的分享指令，将文件传输至其他企业内用户终端。

10.根据权利要求7所述的装置，其特征在于，还包括：

备份模块，用于将所述目标文件存储在分布式文件系统，并进行多副本备份。