CN109961264A - 一种企业信息管理系统及管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种企业信息管理系统及管理方法。目前一些企业在新产品开发立项到最终产品批产过程中，各个业务环节都会产生大量信息，这些信息分散管理、技术资料签审、发放和项目管理都是通过手工方式，逐步显示出工作状况不透明、不及时、设计质量不可控制等情况。本发明包括图文档与表单管理模块、物料分类与属性管理模块、研发项目管理模块、审批流程管理模块、设计变更管理模块，本发明通过项目管理和电子工作流程管理方法，以实现产品开发项目进度的控制和工作监控，通过项目监控动态的了解产品的实际工作情况，以此为基础进行有效、合理的工作安排和分派，实现无纸化办公。

Description

一种企业信息管理系统及管理方法

技术领域：

本发明涉及一种企业信息管理系统及管理方法，是一种以项目管理为主线，以产品数据为核心来管理产品全生命周期内的所有文档和产品数据的系统。

背景技术：

目前一些企业在新产品开发立项到最终产品批产过程中，各个业务环节都会产生大量信息，包括开发需求信息、产品设计资料、项目过程文件等，目前这些信息分散管理、各自为政的情况阻碍了企业资源共享和协同工作。技术资料签审、发放和项目管理都是通过手工方式，以手工方式的运作模式逐步显示出工作状况不透明、不及时、设计质量不可控制等情况。

企业的文件管理存在的问题有：所有资料都存放在以各自名字命名的共享文件夹下，对资料的准确性无法控制；资料没有分门别类的管理，查看起来非常困难；资料的命名方式很随意，无法从名称上进行判断，必须要打开文件进行查看；项目过程文件与技术文件不齐全，很多都是为了应付检查而补齐的资料；设计更改后的电子文件没有版本管理，纸质文件有版本控制，但是追溯旧版本资料相对困难，并且没有新旧版对照。难以形成知识库；资料安全性难于保证，共享文件中的资料可以随意删除，虽然说有了加密软件，但是通过该加密软件加密过后的文件可在网络上下载破译软件。

在项目开发过程中，没有严格按照计划的时间节点来控制项目的进度。缺少绩效管理数据支撑，考核过程靠人为去检查，人为因素可能会缺乏公平

产品开发过程中和生产后产生的大量设计变更如果不能很好的管制，将直接影响到产品质量、制造成本，最主要的是多次更改后容易造成电子文件与下发给生产环节的纸张文件的不一致，产生潜在的产品质量问题隐患。

发明内容：

本发明的目的是针对上述存在的问题提供一种企业信息管理系统及管理方法，保证企业各个环节数据的唯一性、完整性，能做到数据的全程共享，保证数据的实时性、可追溯性和关联性。实现数出一处，全局共享，减少重复劳动、提高效率、避免差错、职责明确的目标。实现产品开发项目进度的控制和工作监控，通过项目监控动态的了解产品的实际工作情况，以此为基础进行有效、合理的工作安排和分派，实现无纸化办公。

上述的目的通过以下的技术方案实现：

企业信息管理系统，包括图文档与表单管理模块、物料分类与属性管理模块、研发项目管理模块、审批流程管理模块、设计变更管理模块，

所述的图文档与表单管理模块用于将企业内部的资料以附件的形式存放，附件的实际存放位置是在FTP服务器中；

所述的物料分类与属性管理模块包括根据产品、零部件参数信息建立物料族库，根据物料分类建立起企业统一的物料编码规则，和图文档与表单建立关联，形成完整的产品结构；

所述的研发项目管理模块用于将全新产品开发项目、改型产品开发项目、客户需求开发项目分别建立相应的流程模板、调整任务、团队成员维护及任务分派、工期设置；

所述的审批流程管理模块包括针对流程节点设置该节点的处理时间、流程节点的协办与转办、流程代理；

所述的设计变更管理模块用于将变更通知单和申请单采用流程表单的方式，做单据字段控制，使得单据与系统统一界面。

所述的企业信息管理系统，所述的图文档与表单管理模块中包括三种查看视图系统、文档生命周期管理系统、文档的权限管理系统、图文档的发布与回收管理系统，

所述的三种查看视图系统包括根据创建人进行查看，切换到创建人查看视图后，看到的是该人员所有由其创建的文件；按照所别来进行查看，即文件夹方式的查看，看到的是该所所有的文件；根据文件类型进行查看，即文档的业务类型查看，看到的是属于该类型的所有文件；

所述的文档生命周期管理系统包括工作区、归档区、发布区、报废区、回收区；

所述的文档的权限管理系统用于将文档统一采用文控发布的方式，系统记录发布的过程与用户签收的记录，便于追溯。

所述的企业信息管理系统，所述的物料分类与属性管理模块包括新物料的新增模块、产品的选配模块。

所述的企业信息管理系统，所述的研发项目管理模块中包括项目流程模板。

利用上述的企业信息管理系统进行企业信息管理的方法，包括图文档与表单管理、物料分类与属性管理、研发项目管理、审批流程管理、设计变更管理，

所述的图文档与表单管理是将企业内部的资料以附件的形式存放在FTP服务器中，并对文件进行加密处理，有权限的用户才能打开文件查看，当用户将个人电脑上制作好的资料上传来进行管理的时候，先按照对于的业务类型、文件夹进行文件上传到工作区，此时文件可以进行修改，通过审核之后的文件自动到归档区，此时文件已经受控，此时文件将不可随意修改，若要修改则该份文件需要发生版本的变化，即此时会产生文档版本的概念，归档文件下发给应用部门的时候，接受文件的用户可在其发布区中查看分发给其的文件，系统内作废的文件统一由资料管理员进行文件报废操作，此时文件进入到报废区，文档的版本控制方式按照项目阶段。来进行划分，在文件的审批过程中设置一个【发布】节点，对签审通过后即可发布的文件由资料管理员对所签文件进行发布，发布授予的权限分为浏览、只读、可修改权限；

所述的物料分类与属性管理是建立物料分类，建立起规范的新物料的申请流程，选配时先查看现有产品库中有没有符合客户需求的产品，若没有则再进行产品的选配，若有符合客户需求的产品或者其能够进行产品的选配，则可直接判断产品是否可满足客户需求。

所述的研发项目管理是建立相应的流程模板，项目建立好后，开始规划项目，内容包括：调整任务：引用模块新建的项目，若有任务需要增加或减少，可进行调整，包括任务之间的前置后续关系也可根据情况进行调整；团队成员维护及任务分派：将项目团队成员添加进项目组并给每个任务分配具体的任务负责人或执行人；工期设置为任务设定计划工期，项目规划好了之后，项目负责人启动项目，各任务的负责人将会收到其负责的任务，当在项目执行过程中，由于客户需求变化、人员调整、计划工期变化等情况需要对原规划的项目进行调整，则应该启动项目变更流程。

所述的审批流程管理是针对流程节点设置该节点的处理时间，流程节点的协办与转办，流程代理：当某用户出差期间不方便审批流程的时候，可设置该类流程可由其他同事代理行使审核职责。

所述的设计变更管理包括设计变更申请流程和设计变更执行流程。

有益效果：

1.本发明通过项目管理和电子工作流程管理方法，以实现产品开发项目进度的控制和工作监控，通过项目监控动态的了解产品的实际工作情况，以此为基础进行有效、合理的工作安排和分派，实现无纸化办公。以文件分类、部分文件夹、创建人、项目文件夹等多种视图来规范并分门别类的管理企业内所有的技术文件、项目过程文件等。以版本的方式来记录资料更改的过程与新旧版对照，以规范命名的方式方便检索系统中的文件。对历史资料进行规范性整理，方便后续设计借鉴。

2.本发明的图文档与表单管理模块中以文件分类、部分文件夹、创建人、项目文件夹等多种视图来规范并分门别类的管理企业内所有的技术文件、项目过程文件等。以版本的方式来记录资料更改的过程与新旧版对照，以规范命名的方式方便检索系统中的文件。对历史资料进行规范性整理，方便后续设计借鉴。

附图说明

图1为本发明系统一实施例的框图。

具体实施方式：

下面结合具体的实施例对本发明的技术方案做进一步地说明：

实施例1：

企业信息管理系统，包括图文档与表单管理模块、物料分类与属性管理模块、研发项目管理模块、审批流程管理模块、设计变更管理模块，

所述的图文档与表单管理模块用于将企业内部的资料以附件的形式存放，附件的实际存放位置是在FTP服务器中；每类文档中若有固定模板的，这将模板进行绑定，未来技术中心同事在PLM系统中只需调用该份模板进行内容填制即可，为标准化工作打下基础。2、每类文档绑定固定的审批流程，以便于业务流程标准化。

所述的物料分类与属性管理模块包括根据产品、零部件参数信息建立物料族库，根据物料分类建立起企业统一的物料编码规则，和图文档与表单建立关联，形成完整的产品结构；

所述的研发项目管理模块用于将全新产品开发项目、改型产品开发项目、客户需求开发项目分别建立相应的流程模板、调整任务、团队成员维护及任务分派、工期设置；

所述的审批流程管理模块包括针对流程节点设置该节点的处理时间、流程节点的协办与转办、流程代理；

所述的设计变更管理模块用于将变更通知单和申请单采用流程表单的方式，做单据字段控制，使得单据与系统统一界面。

实施例2：

所述的企业信息管理系统，所述的图文档与表单管理模块中包括三种查看视图系统、文档生命周期管理系统、文档的权限管理系统、图文档的发布与回收管理系统，

所述的三种查看视图系统包括根据创建人进行查看，切换到创建人查看视图后，看到的是该人员所有由其创建的文件；按照所别来进行查看，即文件夹方式的查看，看到的是该所所有的文件；根据文件类型进行查看，即文档的业务类型查看，看到的是属于该类型的所有文件；

所述的文档生命周期管理系统包括工作区、归档区、发布区、报废区、回收区；

所述的文档的权限管理系统用于将文档统一采用文控发布的方式，系统记录发布的过程与用户签收的记录，便于追溯；

实施例3：

所述的企业信息管理系统，所述的物料分类与属性管理模块包括新物料的新增模块、产品的选配模块。

实施例4：

所述的企业信息管理系统，所述的研发项目管理模块中包括项目流程模板。

实施例5：

利用上述的企业信息管理系统进行企业信息管理的方法，包括图文档与表单管理、物料分类与属性管理、研发项目管理、审批流程管理、设计变更管理，

所述的图文档与表单管理是将企业内部的资料以附件的形式存放在FTP服务器中，并对文件进行加密处理，有权限的用户才能打开文件查看，当用户将个人电脑上制作好的资料上传来进行管理的时候，先按照对于的业务类型、文件夹进行文件上传到工作区，此时文件可以进行修改，通过审核之后的文件自动到归档区，此时文件已经受控，此时文件将不可随意修改，若要修改则该份文件需要发生版本的变化，即此时会产生文档版本的概念，归档文件下发给应用部门的时候，接受文件的用户可在其发布区中查看分发给其的文件，系统内作废的文件统一由资料管理员进行文件报废操作，此时文件进入到报废区，文档的版本控制方式按照项目阶段。来进行划分，在文件的审批过程中设置一个【发布】节点，对签审通过后即可发布的文件由资料管理员对所签文件进行发布，发布授予的权限分为浏览、只读、可修改权限；

所述的物料分类与属性管理是建立物料分类，建立起规范的新物料的申请流程，选配时先查看现有产品库中有没有符合客户需求的产品，若没有则再进行产品的选配，若有符合客户需求的产品或者其能够进行产品的选配，则可直接判断产品是否可满足客户需求；按照产成品、系统、分系统、总成件、零件进行较为详细的分类，并定义每个分类的属性项。根据物料分类建立起企业统一的物料编码规则。在系统内建立以下几个角色，并对其分配好相应权限。物料维护人员：对物料库有维护权限，可新增、修改、删除物料，未来负责将PLM物料和BOM传递到ERP。物料标准化人员：检查物料属性是否按照规范进行属性描述。

所述的研发项目管理是建立相应的流程模板，项目建立好后，开始规划项目，内容包括：调整任务：引用模块新建的项目，若有任务需要增加或减少，可进行调整，包括任务之间的前置后续关系也可根据情况进行调整；团队成员维护及任务分派：将项目团队成员添加进项目组并给每个任务分配具体的任务负责人或执行人；工期设置为任务设定计划工期，项目规划好了之后，项目负责人启动项目，各任务的负责人将会收到其负责的任务，当在项目执行过程中，由于客户需求变化、人员调整、计划工期变化等情况需要对原规划的项目进行调整，则应该启动项目变更流程；成立项目管理部，主要职责是做项目管理方面的工作，即技术环节人员只管做好技术工作，项目过程中的跟踪、推进及汇报工作由项目管理部人员来执行。若在一个任务中，任务的负责人只有一个，但是该任务的输出是多个人员的交付物汇总，则可由负责人发起资料汇总流程，采用审批流程的方式进行资料的汇总。

所述的审批流程管理是针对流程节点可设置该节点的处理时间，比如说【所长审核】阶段设定其处理时间是4小时，可设置4小时内未处理则通过邮件催办(可绑定徐工公司内部邮箱，要求每个用户有一个固定邮箱)。当然也可实现手机短信的催办，但这得与电信运营商购买短信平台。流程节点的协办与转办功能：比如说在【技术副总与研究院正副院长审核】节点中，副总或正副院长在审批的过程中若需要参考总经理的意见，则可在该节点上协办给总经理，由总经理给出审核意见进行审核。流程代理：当某用户出差期间不方便审批流程的时候，可设置该类流程可由其他同事代理行使审核职责。

所述的设计变更管理包括设计变更申请流程和设计变更执行流程。

Claims (5)

1.一种企业信息管理系统，其特征是：包括图文档与表单管理模块、物料分类与属性管理模块、研发项目管理模块、审批流程管理模块、设计变更管理模块，

所述的图文档与表单管理模块用于将企业内部的资料以附件的形式存放，附件的实际存放位置是在FTP服务器中；

所述的物料分类与属性管理模块包括根据产品、零部件参数信息建立物料族库，根据物料分类建立起企业统一的物料编码规则，和图文档与表单建立关联，形成完整的产品结构；

所述的研发项目管理模块用于将全新产品开发项目、改型产品开发项目、客户需求开发项目分别建立相应的流程模板、调整任务、团队成员维护及任务分派、工期设置；

所述的审批流程管理模块包括针对流程节点设置该节点的处理时间、流程节点的协办与转办、流程代理；

所述的设计变更管理模块用于将变更通知单和申请单采用流程表单的方式，做单据字段控制，使得单据与系统统一界面。

2.根据权利要求1所述的企业信息管理系统，其特征是：所述的图文档与表单管理模块中包括三种查看视图系统、文档生命周期管理系统、文档的权限管理系统、图文档的发布与回收管理系统，

所述的三种查看视图系统包括根据创建人进行查看，切换到创建人查看视图后，看到的是该人员所有由其创建的文件；按照所别来进行查看，即文件夹方式的查看，看到的是该所所有的文件；根据文件类型进行查看，即文档的业务类型查看，看到的是属于该类型的所有文件；

所述的文档生命周期管理系统包括工作区、归档区、发布区、报废区、回收区；

所述的文档的权限管理系统用于将文档统一采用文控发布的方式，系统记录发布的过程与用户签收的记录，便于追溯。

3.根据权利要求1或2所述的企业信息管理系统，其特征是：所述的物料分类与属性管理模块包括新物料的新增模块、产品的选配模块。

4.根据权利要求1或2所述的企业信息管理系统，其特征是：所述的研发项目管理模块中包括项目流程模板。

5.一种利用上述的企业信息管理系统进行企业信息管理的方法，其特征是：包括图文档与表单管理、物料分类与属性管理、研发项目管理、审批流程管理、设计变更管理，

所述的图文档与表单管理是将企业内部的资料以附件的形式存放在FTP服务器中，并对文件进行加密处理，有权限的用户才能打开文件查看，当用户将个人电脑上制作好的资料上传来进行管理的时候，先按照对于的业务类型、文件夹进行文件上传到工作区，此时文件可以进行修改，通过审核之后的文件自动到归档区，此时文件已经受控，此时文件将不可随意修改，若要修改则该份文件需要发生版本的变化，即此时会产生文档版本的概念，归档文件下发给应用部门的时候，接受文件的用户可在其发布区中查看分发给其的文件，系统内作废的文件统一由资料管理员进行文件报废操作，此时文件进入到报废区，文档的版本控制方式按照项目阶段来进行划分，在文件的审批过程中设置一个【发布】节点，对签审通过后即可发布的文件由资料管理员对所签文件进行发布，发布授予的权限分为浏览、只读、可修改权限；

所述的物料分类与属性管理是建立物料分类，建立起规范的新物料的申请流程，选配时先查看现有产品库中有没有符合客户需求的产品，若没有则再进行产品的选配，若有符合客户需求的产品或者其能够进行产品的选配，则可直接判断产品是否可满足客户需求；

所述的研发项目管理是建立相应的流程模板，项目建立好后，开始规划项目，内容包括：调整任务：引用模块新建的项目，若有任务需要增加或减少，可进行调整，包括任务之间的前置后续关系也可根据情况进行调整；团队成员维护及任务分派：将项目团队成员添加进项目组并给每个任务分配具体的任务负责人或执行人；工期设置为任务设定计划工期，项目规划好了之后，项目负责人启动项目，各任务的负责人将会收到其负责的任务，当在项目执行过程中，由于客户需求变化、人员调整、计划工期变化等情况需要对原规划的项目进行调整，则应该启动项目变更流程；

所述的审批流程管理是针对流程节点设置该节点的处理时间，流程节点的协办与转办，流程代理：当某用户出差期间不方便审批流程的时候，可设置该类流程可由其他同事代理行使审核职责；

所述的设计变更管理包括设计变更申请流程和设计变更执行流程。