CN114049643A - 一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法 - Google Patents

一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法 Download PDF

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翟和明
张芳
赖建东
刘淑洁
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刘祥兵
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Abstract

本发明公开了一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，涉及财务档案管理技术领域，包括以下步骤：S1：判断上传财务管理系统的文件类型，确定文件类型是纸质文件还是电子文档；S2：如果文件类型是纸质文件，再判断纸质文件是纸质发票还是纸质附件；S3：将S2中所述的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息或者将所述的纸质附件电子版和带二维码的纸质附件扫描件电子档均存储到财务管理系统的存储系统中。本发明通过在附件粘贴单及附件文档上添加二维码的方式，实现了传统业务财务单据流转过程中线上业务数据与线下报销单据、凭证粘贴单、附件文档、发票之间的数据关联，实现了单据的高效流转与处理，尤其是在业务量大情况下效果尤其明显。

Description

一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法
技术领域
本发明涉及财务电子档案管理技术领域，具体涉及一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法。
背景技术
在较大业务规模公司财务部门、或财务共享中心等机构，每日需要复核及查询大量种类繁杂的各类单据，目前的操作方法，通常为由报销人填制报销单、付款单等相关单据，将相关发票及文档资料作为报销单、付款单的附件上传保存，按相关流程予以报销。
近年来，部分厂商也应用上了OCR识别技术，扫描并识别相关发票，再单独或合并生成报销单据的方式，从某种程度上提高了工作效率和质量。
但是，在单据流转过程中，依然存在以下问题：
单据处理效率低下。采用手工输入单号查找方式，通常处理效率<30s/张，单据量小的情况下，可能并没有感受，但面对天量单据时，问题凸显；
单据无法溯源。在传统方式下，通常采用发票、文档资料等原始单据与报销单共同提交流转的方式，即使采用OCR识别的厂商，亦通常采用在报销单上编号的方式，在纸质文档中，并不存在报销单据与附件之间的关联。由此，在流转过程中，由于各种原因，可能会出现单据散乱，导致发票等原始单据与报销单分离，无法溯源，人工处理费时费力。
发明内容
为解决现有技术问题，本发明提供一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，包括以下步骤：
S1：判断上传财务管理系统的文件类型，确定文件类型是纸质文件还是电子文档；
S2：如果文件类型是纸质文件，再判断纸质文件是纸质发票还是纸质附件；
当纸质文件是纸质发票时，将纸质的发票粘贴在粘贴单上，所述粘贴单上设置有粘贴单二维码，所述粘贴单二维码存储有粘贴单编号信息，将粘有发票且设置有粘贴单二维码的粘贴单进行扫描并上传财务管理系统；
当纸质文件是纸质附件的原件时，扫描纸质附件原件形成纸质附件电子档并上传财务管理系统，财务管理系统在纸质附件电子档基础上添加打印并粘贴在所述纸质附件电子档的二维码，生成带二维码的纸质附件扫描件电子档；
S3：将S2中所述的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中；或将S2中所述的纸质附件电子版和带二维码的纸质附件扫描件电子档存储到财务管理系统的存储系统中。
进一步的方案是，S2中所述的粘贴在同一粘贴单上的纸质发票数量可以为一张也可以为多张。
进一步的方案是，粘贴在同一粘贴单上的纸质发票数量为多张时，可通过财务管理系统的智能单据切割算法将多张纸质发票形成的电子档拆分成单个发票电子档。
进一步的方案是，S3中所述将S2中的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中包括：
通过OCR对每一个发票电子档进行识别，OCR识别的数据包括粘贴单二维码信息、发票编号信息以及发票的各类元数据。
进一步的方案是，当纸质文件是纸质发票时，财务管理系统存储设置有粘贴单二维码的粘贴单电子档信息和每一张纸质发票的电子档信息。
进一步的方案是，当纸质文件是纸质附件时，财务管理系统存储纸质附件电子版二维码信息、对应的纸质附件编号以及该纸质附件对应的发票及业务相关数据信息。
进一步的方案是，当S1中所述的上传财务管理系统的文件类型是电子文档时，再判断电子文档是电子发票还是电子附件；
当判断电子文档是电子发票时，上传电子发票到财务管理系统，财务管理系统存储电子发票图像文件以及带二维码的发票附件图像文件；
且财务管理系统存储通过OCR识别发票附件的二维码信息、对应发票编号信息以及电子发票的各类元数据。
进一步的方案是，当判断电子文档为电子附件时，上传电子附件到财务管理系统后财务管理系统生成电子附件二维码；打印电子附件电子档形成电子附件纸质档，同时打印电子附件二维码，并将电子附件二维码粘贴在电子附件纸质档的首页，再扫描上传到财务管理系统存储；
财务管理系统存储电子附件图片和带二维码的电子附件图片；
且财务管理系统存储通过OCR识别的电子附件二维码信息、电子附件文档编号以及电子附件文档编号对应的发票及业务数据信息。
进一步的方案是，财务管理系统应用在手机APP上或计算机应用程序端，通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描粘贴单二维码或纸质附件电子版二维码，均可实现纸质财务文件和电子财务文件的溯源查询及判断两者的信息是否一致。
进一步的方案是，通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描电子发票附件二维码或电子附件二维码，可实现电子财务文件和纸质单据的查询溯源及判断两者的信息是否一致。
本发明的有益效果：
本发明通过在附件粘贴单及附件文档上添加二维码的方式，实现了传统业务财务单据流转过程中线上业务数据与线下报销单据、凭证粘贴单、附件文档、发票之间的数据关联，实现了单据的高效流转与处理，尤其是在单据业务量较大的情况下效果尤其明显；
本发明通过扫描二维码，可实现从任一单据到业务、人员、项目、部门等信息的溯源管理，实现有效内控及审计需求；也不再存在单据散乱问题。
附图说明
图1为本发明实施例一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法的流程图；
图2为基于本发明实施例的财务电子档案管理方法后查询纸质档案向电子档案的溯源的原理图；
图3为基于本发明实施例的财务电子档案管理方法后查询电子档案向纸质档案的溯源的原理图。
具体实施方式
下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。
如图1所示，本发明的一个实施例公开了一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，包括以下步骤：
S1：判断上传财务管理系统的文件类型，确定文件类型是纸质文件还是电子文档；
S2：如果文件类型是纸质文件，再判断纸质文件是纸质发票还是纸质附件；
当纸质文件是纸质发票时，将纸质的发票粘贴在粘贴单上，粘贴单上设置有粘贴单二维码，粘贴单二维码存储有粘贴单编号信息，将粘有发票且设置有粘贴单二维码的粘贴单进行扫描并上传财务管理系统；
当纸质文件是纸质附件的原件时，扫描纸质附件原件形成纸质附件电子档并上传财务管理系统，财务管理系统在纸质附件电子档基础上添加打印并粘贴在所述纸质附件电子档的二维码，生成带二维码的纸质附件扫描件电子档；
本实施例中同一粘贴单上的纸质发票数量可以为一张也可以为多张。
粘贴在同一粘贴单上的纸质发票数量为多张时，可通过财务管理系统的智能单据切割算法将多张纸质发票形成的电子档拆分成单个发票电子档。需要说明的是本实施例的智能单据切割算法采用的是现有技术手段，可应用百度、华为等多个供应商解决方案，且其算法原理及算法过程均属于现有技术，故本申请不详加赘述。
S3：将S2中的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中；或将S2中的纸质附件电子版和带二维码的纸质附件扫描件电子档存储到财务管理系统的存储系统中。
S3中将S2中的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中包括：
通过OCR对每一个发票电子档进行识别，OCR识别的数据包括粘贴单二维码信息、发票编号信息以及发票的各类元数据。本实施例的各类元数据包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、银行账户、数量、单价、金额、税额等。
在本实施例中，当纸质文件是纸质发票时，财务管理系统存储设置有粘贴单二维码的粘贴单电子档信息和每一张纸质发票的电子档信息。
在本实施例中，当纸质文件是纸质附件时，财务管理系统存储纸质附件电子版二维码信息、对应的纸质附件编号以及该纸质附件对应的发票及业务相关数据信息。
在本实施例中，当S1中的上传财务管理系统的文件类型是电子文档时，再判断电子文档是电子发票还是电子附件；
当判断电子文档是电子发票时，上传电子发票到财务管理系统，财务管理系统存储电子发票图像文件以及带二维码的发票附件图像文件；
且财务管理系统存储通过OCR识别发票附件的二维码信息、对应发票编号信息以及电子发票的各类元数据。
在本实施例中，当判断电子文档为电子附件时，上传电子附件到财务管理系统后财务管理系统生成电子附件二维码；打印电子附件电子档形成电子附件纸质档，同时打印电子附件二维码，并将电子附件二维码粘贴在电子附件纸质档的首页，再扫描上传到财务管理系统存储；需要说明的是上述方法也可实施为当判断电子文档为电子附件时，上传电子附件到财务管理系统后，财务管理系统也可直接在已上传到财务管理系统的电子附件上直接生成电子附件二维码，并将带有电子附件二维码的电子附件在财务管理系统中进行保存。
财务管理系统存储电子附件图片和带二维码的电子附件图片；
且财务管理系统存储通过OCR识别的电子附件二维码信息、电子附件文档编号以及电子附件文档编号对应的发票及业务数据信息。
本实施例通过在附件粘贴单及附件文档上添加二维码的方式，实现了传统业务财务单据流转过程中线上业务数据与线下报销单据、凭证粘贴单、附件文档、发票之间的数据关联，实现了单据的高效流转与处理，尤其是在业务量大的情况下效果尤其明显；
本实施例通过扫描二维码，可实现从任一单据到业务、人员、项目、部门等信息的溯源管理，实现有效内控及审计需求；也不再存在单据散乱问题。
如图2所示，在本实施例中，财务管理系统应用在手机APP上或计算机应用程序端，本实施例通过上述方法对单据进行管理后，需要对单据的相关数据进行查询时，通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描粘贴单二维码或纸质附件电子版二维码，均可实现纸质财务文件和电子财务文件的溯源查询以及判断两者的信息是否一致。
此外，如图3所示，也可通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描电子发票附件二维码或电子附件二维码，可实现电子财务文件和纸质单据的查询溯源及判断两者的信息是否一致。同时也可在财务管理系统中搜索关键字(关键字包括不限于合同编号，合同名称，报销事由等)，实现电子财务文件和纸质单据的查询溯源及判断两者的信息是否一致。
本实施例通过上述查询方法对单据进行扫描任一粘贴单或附件文档二维码：实现快速信息复核。快速定位系统中相关单据，实现纸质发票及附件材料与OCR识别提示信息进行复核，并根据情况进行必要补充及修改(如修改识别提示错误，对于未自动分配费用类型等信息的，手动补充费用类型及会计科目等信息。不符要求的，进行相应资料补正。
此外，本实施例通过上述查询方法实现快速溯源查询。快速定位系统中相关单据，实现快速追溯单据所属相关业务，相关人员、项目、部门、所属相关业的所有单据及附件材料，以及该单据所属费用类型、归属会计科目等等所有可溯源信息，满足相关内控及审计需求，满足溯源查询需求。
最后说明的是，以上仅对本发明具体实施例进行详细描述说明。但本发明并不限制于以上描述具体实施例。本领域的技术人员对本发明进行的等同修改和替代也都在本发明的范畴之中。因此，在不脱离本发明的精神和范围下所作的均等变换和修改，都涵盖在本发明范围内。

Claims (10)

1.一种基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：包括以下步骤：
S1：判断上传财务管理系统的文件类型，确定文件类型是纸质文件还是电子文档；
S2：如果文件类型是纸质文件，再判断纸质文件是纸质发票还是纸质附件；
当纸质文件是纸质发票时，将纸质的发票粘贴在粘贴单上，所述粘贴单上设置有粘贴单二维码，所述粘贴单二维码存储有粘贴单编号信息，将粘有发票且设置有粘贴单二维码的粘贴单进行扫描并上传财务管理系统；
当纸质文件是纸质附件的原件时，扫描纸质附件原件形成纸质附件电子档并上传财务管理系统，财务管理系统在纸质附件电子档基础上添加打印并粘贴在所述纸质附件电子档的二维码，生成带二维码的纸质附件扫描件电子档；
S3：将S2中所述的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中；或将S2中所述的纸质附件电子版和带二维码的纸质附件扫描件电子档存储到财务管理系统的存储系统中。
2.根据权利要求1所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
S2中所述的粘贴在同一粘贴单上的纸质发票数量可以为一张也可以为多张。
3.根据权利要求2所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
粘贴在同一粘贴单上的纸质发票数量为多张时，可通过财务管理系统的智能单据切割算法将多张纸质发票形成的电子档拆分成单个发票电子档。
4.根据权利要求1所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
S3中所述将S2中的粘贴单电子档信息和发票文件电子档信息均存储到财务管理系统的存储系统中包括：
通过OCR对每一个发票电子档进行识别，OCR识别的数据包括粘贴单二维码信息、发票编号信息以及发票的各类元数据。
5.根据权利要求1所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
当纸质文件是纸质发票时，财务管理系统存储设置有粘贴单二维码的粘贴单电子档信息和每一张纸质发票的电子档信息。
6.根据权利要求1所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
当纸质文件是纸质附件时，财务管理系统存储纸质附件电子版二维码信息、对应的纸质附件编号以及该纸质附件对应的发票及业务相关数据信息。
7.根据权利要求1所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
当S1中所述的上传财务管理系统的文件类型是电子文档时，再判断电子文档是电子发票还是电子附件；
当判断电子文档是电子发票时，上传电子发票到财务管理系统，财务管理系统存储电子发票图像文件以及带二维码的发票附件图像文件；
且财务管理系统存储通过OCR识别发票附件的二维码信息、对应发票编号信息以及电子发票的各类元数据。
8.根据权利要求7所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
当判断电子文档为电子附件时，上传电子附件到财务管理系统后管理系统生成电子附件二维码；打印电子附件电子档形成电子附件纸质档，同时打印电子附件二维码，并将电子附件二维码粘贴在电子附件纸质档的首页，再扫描上传到财务管理系统存储；
财务管理系统存储电子附件图片和带二维码的电子附件图片；
且财务管理系统存储通过OCR识别的电子附件二维码信息、电子附件文档编号以及电子附件文档编号对应的发票及业务数据信息。
9.根据权利要求1-8任一所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
财务管理系统应用在手机APP上或计算机应用程序端，通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描粘贴单二维码或纸质附件电子版二维码，均可实现纸质财务文件和电子财务文件的溯源查询及判断两者的信息是否一致。
10.根据权利要求9所述的基于二维码的溯源财务电子档案管理方法，其特征在于：
通过手机摄像头或者计算机应用端扫描枪扫描电子发票附件二维码或电子附件二维码，可实现电子财务文件和纸质单据的查询溯源及判断两者的信息是否一致。
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CN116126789A (zh) * 2023-04-13 2023-05-16 廊坊师范学院 一种财务档案电子化管理系统以及管理方法

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