CN113852782A - 一种智能会议系统 - Google Patents

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Abstract

本发明公开了一种智能会议系统，包括会议系统云平台、会议组织模块、环境控制模块、电子白板、会议电子席卡、会议电子签到门牌和无纸化会议平板；会议组织模块用以进行会议的组织和会议预约，会议创建成功后将会议信息传输至会议电子签到门牌；所述环境控制模块包括环境准备计时器、灯光模块、空调模块和窗帘模块，在会议开始前预设时间进行会议室环境准备，同时云平台下发会议参会人的姓名清单到电子席卡以显示下一场会议的参会人姓名；所述会议电子签到门牌对与会人员进行签到确认；与会人员通过PC端的会议系统云平台、所述无纸化会议平板或电子白板参加会议。本发明能够实现会议的全流程周期的智能管理。

Description

一种智能会议系统
技术领域
本发明涉及一种用于电子会议领域的智能会议系统。
背景技术
随着社会经济不断进步、发展，人们对工作和生活环境的要求也不断提高。作为现代经济社会的经营者，每天都会面对或者安排各种会议。对于大型企业等机构来说，繁忙的会议日程与有限的会议资源之间的矛盾更加突出。如果利用传统的会议安排模式，不仅耗时耗力，甚至需要配备专职助理安排会议行程，在造成人力资源浪费的同时还会出现各种意想不到的问题。智慧会议系统是一种用于会议室的及会议预约、会议签到、会议通知、会中投票、屏幕分享、会议服务呼叫、会后文件上传等会议全生命周期管理和会议室中控于一体的一系列与会议有关的应用管理系统。包含了软系统与电子桌牌、智能显示平板等硬件设备。智慧会议系统通过与办公自动化管理、会议室资源管理、日程管理等功能集成实现会前、会中、会后及决策支持的全业务链一体化管理，提高会议效率，提高运营效率，减少企业成本。智慧会议的宗旨就是减少会议资源浪费，高效协同不同部门人员会议，以及及时提醒和杜绝日程冲突。在提升会议效率的同时提升与会人员的数字化办公体验。
现有会议管理系统在技术上存在以下缺点：一是功能较为单一，仅仅局限于会议周期当中的某一个环节来实现功能，不能实现会议全生命周期覆盖。二是软硬件之间缺乏联动性，系统操作与会议硬件设备控制割裂开来。三是相关会议终端设备仅仅关注会议使用场景，不具备品牌传播功能。四是设备多为有线连接，难以进行实施及运维。
发明内容
本发明的目的是为了克服现有技术的不足，提供一种智能会议系统，它能够实现会议的全流程周期的智能管理。
实现上述目的的一种技术方案是：一种智能会议系统，包括会议系统云平台，还包括分别与会议系统云平台连接的会议组织模块、环境控制模块、电子白板、会议电子席卡、会议电子签到门牌和无纸化会议平板；
会议组织模块用以进行会议的组织和会议预约，通过选择会议室、会议时间、添加参会人员信息、选择会务需求进行会议的创建，并向会议系统云平台上传会议需要文件、添加会议议程及创建投票选项，完成整个会议的创建，会议创建成功后将会议信息传输至会议电子签到门牌；
所述环境控制模块包括环境准备计时器、灯光模块、空调模块和窗帘模块，在会议开始前的预设时间，会议系统云平台触发环境准备的计时器，通过环境控制模块启动灯光模块、空调模块、窗帘模块以及电子白板以进行会议室环境准备，同时云平台下发会议参会人的姓名清单到电子席卡以显示下一场会议的参会人姓名；
所述会议电子签到门牌对与会人员进行签到确认；
与会人员通过PC端的会议系统云平台、所述无纸化会议平板或电子白板参加会议。
进一步的，会议创建成功后，所述会议组织模块通过邮件向各参会人员发送会议通知，并自动将该日程添加到会议人员的个人日历中，若参会人无法参加会议，则将该信息反馈至议系统云平台并在电子签到门牌进行信息修正。
进一步的，会议开始后，参会人通过放置于桌面或固定于墙面的会议助手终端来对室内的环境控制模块进行快速的开关及调节操作。
进一步的，所述会议电子签到门牌与会议室的电子锁相连接，会议电子签到门牌使用人脸识别进行签到，签到成功同时，会议电子签到门牌发送开锁信号开启电子锁。
进一步的，会议室内还设有与会议系统云平台连接的人体传感器，通过检测会议室内是否有人向会议系统云平台发送会议结束信号，关闭会议室内各个设备。
本发明的一种智能会议系统，需具备会议全生命周期管理、会议管理软件系统和硬件中控相结合的特点以及品牌传播功能。本发明涵盖了会前预约、会议通知、会议签到、会中服务呼叫、会议投票、屏幕共享、文件上传等会议全生命周期管理。会议时硬件设备中控既可独立操作也可通过软件系统提前调试完毕。会议室智能展示终端在未使用状态下，可以通过云端传送推介内容，作为单位品牌宣传的窗口。其具体优势如下：
1、涵盖了会前预约、会议通知、会议签到、会中服务呼叫、会议投票、屏幕共享、文件上传、会议数据分析等会议全生命周期管理。
2、使用各类智能终端代替传统的纸质文件或有线设备，具有设备可维护性高、成本低、易于维护和更换的优势。
3、会议室内放置人体传感器来自动结束无人的会议，增加会议室的利用率，减少能耗浪费。
4、使用基于文件预览的同屏功能，相比于传统的无纸化会议系统使用视频流进行屏幕共享，该功能具有对网络要求低、清晰度高的优势。
5、会议室智能展示终端在开机、待机状态下，可以通过云端传送推介内容，进行品牌宣传。
附图说明
图1为本发明的一种智能会议系统的系统架构示意图。
具体实施方式
为了能更好地对本发明的技术方案进行理解，下面通过具体地实施例进行详细地说明：
请参阅图1，本发明的一种智能会议系统，包括会议系统云平台1，还包括分别与会议系统云平台连接的会议组织模块2、环境控制模块3、电子白板4、会议电子席卡5、会议电子签到门牌6、无纸化会议平板7以及用于会议室环境控制的会议助手8。会议人员可通过会议系统移动端9和会议系统pc端10对会议系统云平台进行登录。
会议组织模块用以进行会议的组织和会议预约，通过选择会议室、会议时间、添加参会人员信息、选择会务需求完成会议的创建，并向会议系统云平台上传会议需要文件、添加会议议程及创建投票选项，完成整个会议的创建，会议创建成功后将会议信息传输至会议电子签到门牌；
所述环境控制模块包括环境准备计时器、灯光模块、空调模块和窗帘模块，在会议开始前的预设时间，会议系统云平台触发环境准备的计时器，通过环境控制模块启动灯光模块、空调模块、窗帘模块以及电子白板以进行会议室环境准备，同时云平台下发会议参会人的姓名清单到电子席卡以显示下一场会议的参会人姓名；
所述会议电子签到门牌对与会人员进行签到确认；
与会人员通过PC端的会议系统云平台、所述无纸化会议平板或电子白板参加会议。
下面通过一次会议的全流程周期对本发明进行说明。
步骤1会议组织(预约及管理)
用户可以使用微信内的公众号或PC端的会议系统进行会议的组织和会议预约，通过选择会议室、时间、添加人员信息、选择会务需求(例如准备纸杯、水等)完成会议室的预订，并上传会议文件、添加会议议程及创建投票选项来完善会议内容。会议创建时将会根据参会人的信息及会议信息进行数据分析，自动提示有时间冲突的参会人信息，并根据系统内预设好的会议室成本及人员成本计算该场会议的总成本提示给用户，以提升用户的成本意识。
会议创建成功后云平台将通过邮件通知各参会人会议通知，并自动将该日程添加到会议人员的个人日历中。同时具有权限的会务人员也可每天查看PC端的会议系统查看会务需求，来进行会务的准备工作。
步骤2智能环境准备
在会议开始前15分钟，云平台将触发环境准备的计时器，通过网络信号发送会议室信息及环境准备指令到会议环境控制模块，会议环境控制模块接到该指令后，将根据会议室内存在的设备清单，根据系统内预设的会议模式指令值，发送灯光、空调、窗帘、电子白板等设备的控制指令，自动将房间内的设备开启或关闭。
同时云平台通过短距离无线通讯信号下发会议参会人的姓名清单到会议室绑定的电子席卡网关中，网关将逐个通过短距离无线通讯信号发送内容变更指令给该会议室的电子席卡，席卡即显示下一场会议的参会人姓名。
在会议开始后，参会人也可通过放置于桌面或固定于墙面的会议助手终端来对室内的各类设备进行快速的开关操作，该功能通过会议助手终端以无线的形式发送网络指令到云平台，云平台转发该指令给会议环境控制模块，会议环境控制模块分解该指令并发送对应的设备操作指令给各个设备来实现。
步骤3会议信息显示及签到
会议创建成功后，云平台将通过网络信号将该会议的相关信息推送至安装于会议室门口的会议签到门牌上，该会议门牌将会根据当前时间显示接下来最近的一场会议的信息，且用户可通过点击该门牌上的交互按钮查看该会议室的全天会议。会议室门牌的颜色状态会指示会议室的当前状态，显示为蓝色时会议室空闲，显示为绿色时会议室正在使用。
会议开始前15分钟会议门牌将会展示签到按键，用户点击签到按钮使用人脸识别进行签到(人脸通过云平台在会议开始前下发至签到门牌)，签到成功同时，签到门牌会通过发送开锁信号开启会议室门锁，相关人员可进入到会议室内，会议室门关闭后门锁自动锁定，使不具有会议权限的外来人员无法随意进出会议室，以保障会议的顺利进行。
步骤4无纸化会议
在会议开始后，用户可通过PC端的会议系统平台或桌面摆放的无线无纸化会议平板、安装与墙面上的会议电子白板来参加会议，系统平台和无纸化会议平板均可查看组织者设定的会议议程、上传好的会议文件、参与会议投票。
其中会议文件每位用户可自行查看，会议组织者也可通过文件上的“开启同屏”按钮来发起同屏，即所有参会人的画面(无论是PC端还是无纸化会议平板、会议电子白板)自动与组织者同步。由于该会议系统的文件预览是通过在网页端或无纸化会议平板客户端内实时加载实际的会议文件实现，该同屏功能不同于市面上的无纸化会议使用视频流将演讲者的画面推送至服务器的“直播”方式，而是在演讲者开启同屏功能后，将触发一个同屏的控制指令到云平台，云平台将该指令下发到已登陆的各参会人网页或无纸化会议平板、会议电子白板内触发同屏操作，根据演讲文件的不同(word、ppt、excel)，在演讲者进行翻页或切换画面时，发送当前页面的页码、页面坐标、当前动画步骤等信息到云平台，云平台以指令的形式下发同步操作来实现所有终端的画面同步。以此方式实现的同屏功能具有指令包体积极小，对于网络带宽要求极低的优势。
步骤5会议结束
参会人在会议中任意时段可以使用PC端会议系统提前结束会议或延长会议。或使用会议签到门牌来快速结束会议，会议结束后会议签到门牌将发送锁门指令到门锁及云平台，会议室自动结束使用，门锁关闭，所有设备自动关闭。
在参会人未及时结束会议但会议室无人使用的情况下，会议系统将根据会议室内安装的人体传感器自动结束会议，该功能通过安装于会议室内顶部的人体传感器来获取会议室内是否有人的信息，该传感器通过微波与红外双频进行人体存在检测，每10秒上报一次人体感应数据，由于传感器存在数据误差，会议系统将每30分钟将传感器上报的数据划分为一组，每一组数据来进行数据可信度的判断，由于是否有人的数据只存在两个状态(0或1)，通过算法求取每组数据中的6次相同的连续数据做为可信值(即连续6次为0或者为1)，可信值较多的数值作为该组的可信值。若云平台判断会议正在进行中且会议室为无人状态(30分钟内无人)，则会自动将该会议结束并关闭所有会议室内的设备。
智能会议系统还具有品牌传播的功能。会议室内的电子白板、会议签到门牌、无纸化会议平板等带屏幕的终端设备，在开机且无人使用的状态下，可以通过云平台推送图像及视频内容并自动播放，人员触摸屏幕自动结束放映，无人操作30秒后开始放映。
智能会议系统还具有数据分析的功能。管理人员可使用PC端的会议系统查看历史会议数据，历史会议
本技术领域中的普通技术人员应当认识到，以上的实施例仅是用来说明本发明，而并非用作为对本发明的限定，只要在本发明的实质精神范围内，对以上所述实施例的变化、变型都将落在本发明的权利要求书范围内。

Claims (5)

1.一种智能会议系统，包括会议系统云平台，其特征在于，还包括分别与会议系统云平台连接的会议组织模块、环境控制模块、电子白板、会议电子席卡、会议电子签到门牌和无纸化会议平板；
所述会议组织模块用以进行会议的组织和会议预约，通过选择会议室、会议时间、添加参会人员信息、选择会务需求进行会议的创建，并向会议系统云平台上传会议需要文件、添加会议议程及创建投票选项，完成整个会议的创建，会议创建成功后将会议信息传输至会议电子签到门牌；
所述环境控制模块包括环境准备计时器、灯光模块、空调模块和窗帘模块，在会议开始前的预设时间，会议系统云平台触发环境准备的计时器，通过环境控制模块启动灯光模块、空调模块、窗帘模块以及电子白板以进行会议室环境准备，同时云平台下发会议参会人的姓名清单到电子席卡以显示下一场会议的参会人姓名；
所述会议电子签到门牌对与会人员进行签到确认；
与会人员通过PC端的会议系统云平台、所述无纸化会议平板或电子白板参加会议。
2.根据权利要求1所述的一种智能会议系统，其特征在于，会议创建成功后，所述会议组织模块通过邮件向各参会人员发送会议通知，并自动将该日程添加到会议人员的个人日历中，若参会人无法参加会议，则将该信息反馈至议系统云平台并在电子签到门牌进行信息修正。
3.根据权利要求1所述的一种智能会议系统，其特征在于，会议开始后，参会人通过放置于桌面或固定于墙面的会议助手终端来对室内的环境控制模块进行快速的开关及调节操作。
4.根据权利要求1所述的一种智能会议系统，其特征在于，所述会议电子签到门牌与会议室的电子锁相连接，会议电子签到门牌使用人脸识别进行签到，签到成功同时，会议电子签到门牌发送开锁信号开启电子锁。
5.根据权利要求1所述的一种智能会议系统，其特征在于，会议室内还设有与会议系统云平台连接的人体传感器，通过检测会议室内是否有人向会议系统云平台发送会议结束信号，关闭会议室内各个设备。
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