CN112257888A - 一种无纸化办公装置及方法 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及一种无纸化办公装置，包括交换机以及与交换机连接的录像模块、文件管理模块、投影模块、服务端、中控模块、会议端和接收模块；所述录像模块，用于录制会议内容；所述文件管理模块，用于储存会议所需的文件、视频、图片、文字以及用于后台管理；所述投影模块，用于将会议内容投射到显示器；所述服务端，用于发起会议、信息发布以及设置参会人员签到；所述中控模块，用于控制会议设备和室内灯光；所述会议端设有若干会议终端、会议主机、数字音频处理器、功放单元和若干扩音器；所述接收模块，用于接收会议内容；解决了纸张的资源浪费，实现了会议流程全程在智能终端进行操作，无需人员现场操作。

Description

一种无纸化办公装置及方法
技术领域
本发明涉及电子政务技术领域，具体涉及一种无纸化办公装置及方法。
背景技术
传统会议每次开会都要准备纸质文件的资料，造成大量的资源浪费，环境污染，不环保，会议保密性差，纸质保密资料打印后难以及时销毁，会议展示工具繁琐麻烦，要准备各种工具如：白板，激光笔，纸等等，会议决策低效，表决时举手，数数，记录，投票等等，难以统计，传统会议资料共享效果差，即传统会议室的投影仪、笔记本等已经无法满足形式日渐多样的会议资料，且资料的共享性差，无法保证与会人员准确接受信息。
目前的无纸化办公系统，解决了会议内容资源共享，实现全方位文件处理功能，系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。专利号为CN 103426078 A的专利申请提供了一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，。系统实现了会前对与会者通过短信、办公室 OA、大厅信息发布系统等方式发放会议通知，并使与会者在同一时间、同一界面上、多个会议提案的提前预览、审阅；会后完成单位团体内部会议室文件的及时准确记录、分配与共享，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度。但是该系统并未涉及会前的会议预约、会议签到，会中会议室环境的调节，同时也并未涉及具体的会议桌的结构，以及会议中语音的内的处理和会议端具体的实现方式。
发明内容
本发明是为解决现有技术中的问题而提出的，其目的在于，提供一种无纸化办公装置及方法，解决了纸张的资源浪费，实现了会议流程全程在智能终端进行操作，无需人员现场操作。
一种无纸化办公装置，包括交换机以及与交换机连接的录像模块、文件管理模块、投影模块、服务端、中控模块、会议端和接收模块；所述录像模块，用于录制会议内容；所述文件管理模块，用于储存会议所需的文件、视频、图片、文字以及用于后台管理；所述投影模块，用于将会议内容投射到显示器；所述服务端，用于发起会议、信息发布以及设置参会人员签到；所述中控模块，用于控制会议设备和室内灯光；所述会议端设有若干会议终端、会议主机、数字音频处理器、功放单元和若干扩音器；所述接收模块，用于接收会议内容。
优选的是，所述会议发起为通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员；所述信息发布为在会议室的门口发布屏上显示会议预约状态；所述参会人员签到为在会议室门口的发布屏上通过人脸识别进行签到并显示出相应的座位号。
优选的是，所述会议终端设有能够升降的麦秆和电子桌牌。
优选的是，所述中控模块通过AI智能控制会议室的会议设备和灯光。
优选的是，所述投影模块设有申请器和显示屏。
优选的是，所述文件管理模块设有文件管理服务器。
优选的是，所述会议发起还包括在手机端上传会议资料。
一种无纸化办公方法，包括以下步骤：
1）发起会议，通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员，预约成功后，会议室门口的发布屏上显示会议的时间、地点和会议的主题，参会人员通过发布屏进行人脸识别签到，发布屏上显示出相应的座位号；
2）会议举行，中控模块在参会人员进入会议室后，通过中控模块的大屏控制跳转到会议模式，将会议设备和灯光打开，参会人员到位后，主讲人员通过会议终端进行会议讨论，所述会议讨论包括阅读、批注和投票；录像主机通过摄像头录下谈话的会议内容，接收终端将会议中的语音转化成文字；
3）会议结束后，会议内容将生成会议记录，并通过资讯的方式导入到举行会议单位的内部OA系统。
本发明设计的一种无纸化办公装置及方法，实现了无纸化办公，无纸化会议系统可设置保密会议模式，保密会议中的资料不可拷贝，与会人员人员签到确保会议保密性；无纸化会议配合可控制唛杆、大屏、终端机多媒体屏幕等多种媒体，通过后台服务器及矩阵可使会议资料及时快速的共享到每一位参会人员，与会者也可自行调取资料浏览；无纸化会议系统可以屏幕共享，可以将某个终端的屏幕共享到全部人员的终端上，也可投影到大屏上，方便快捷；会后可以进行签到统计，表决统计，问卷统计，批注统计。
附图说明
图1为本发明的连接结构示意图。
图2为本发明的会议终端的结构示意图。
附图标记说明
1-交换机；2-录像模块；3-文件管理模块；4-投影模块，41-显示器；5-服务端；6-中控模块；7-会议端，71-会议终端，72-会议主机，73-数字音频处理器，74-功放功能，75-扩音器；8-接收模块。
具体实施方式
以下将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
本发明的实施方式，参见图1-2，一种无纸化办公装置，包括交换机1以及与交换机1连接的录像模块2、文件管理模块3、投影模块4、服务端5、中控模块6、会议端7和接收模块8；录像模块2，用于录制会议内容；文件管理模块3，用于储存会议所需的文件、视频、图片、文字以及用于后台管理；投影模块4，用于将会议内容投射到显示器41；服务端5，用于发起会议、信息发布以及参会人员签到；中控模块6，用于控制会议设备和室内灯光；会议端7设有若干会议终端71、会议主机72、数字音频处理器73、功放单元74和若干扩音器75；接收模块8，用于接收会议内容。
一种无纸化办公方法，包括以下步骤：
1）发起会议，通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员，预约成功后，会议室门口的发布屏上显示会议的时间、地点和会议的主题，参会人员通过发布屏进行人脸识别签到，发布屏上显示出相应的座位号；
2）会议举行，中控模块在参会人员进入会议室后，通过中控模块的大屏控制跳转到会议模式，将会议设备和灯光打开，参会人员到位后，主讲人员通过会议终端进行会议讨论，所述会议讨论包括阅读、批注和投票；录像主机通过摄像头录下谈话的会议内容，接收终端将会议中的语音转化成文字；
3）会议结束后，会议内容将生成会议记录，并通过资讯的方式导入到举行会议单位的内部OA系统。
本发明的实施方式一：主持型会议，由公司或企业内部人员发起会议，通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员，预约成功后，会议室门口的发布屏上显示会议的时间、地点和会议的主题，参会人员通过发布屏进行人脸识别签到，发布屏上显示出相应的座位号，如图2，其中主讲的会议终端设有桌体，桌体上安装有电子桌牌，桌体上还安装有可升降的麦秆；会议举行，中控模块6在参会人员进入会议室后，通过中控模块的大屏控制跳转到会议模式，将会议设备和灯光打开，参会人员到位后，主讲人站在会议终端前进行讲话，此时通过投影模块4将主讲人文件和文字传送到显示器41上，，同时录像主机通过摄像头录下主讲人的发言，接收终端将会议中的语音转化成文字；会议结束后，会议内容将生成会议记录，并通过资讯的方式导入到举行会议单位的内部OA系统。
本发明的实施方式二：交流型会议，由公司或企业的内部人员发起会议，通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员，预约成功后，会议室门口的发布屏上显示会议的时间、地点和会议的主题，参会人员通过发布屏进行人脸识别签到，发布屏上显示出相应的座位号；会议举行，中控模块在参会人员进入会议室后，通过中控模块的大屏控制跳转到会议模式，将会议设备和灯光打开，参会人员到位后，主讲人员通过会议终端进行会议讨论，所述会议讨论包括阅读、批注和投票；录像主机通过摄像头录下谈话的会议内容，接收终端将会议中的语音转化成文字；会议结束后，会议内容将生成会议记录，并通过资讯的方式导入到举行会议单位的内部OA系统。
其中会议终端为无纸化智能终端，参会人员可使用无纸化智能终端进行会议签到、浏览会议议程、会议投票、查看会议材料，代替了纸质文件对会议材料进行圈点批注等操作；为提高会议效率会议结束时对可会议的过程文件和语音及时准确的进行记录并存储和发放会议电子资料；具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源，可以对不同权限的用户、工作请求，提供了具体到每个与会人员的机制，与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件；参会人员在无纸化智能终端上对同一时间同一界面上实现多个会议提案提前预览、审阅、批注，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快会议议程速度。系统全方位文件处理功能，系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等；无纸化智能终端支持pdf、doc、wps、ppt、exel文档格式、支持avi、 jpg 、mp3、mp4、rmvb等音视频文件格式；手写批注功能，参会人员可以在终端屏幕上使用电容笔或者手指在屏幕上进行书写、批注、无纸化会议系统保持了人们在纸质材料上用钢笔进行书写和批注的习惯。对于批注的保存有两种方式，第一种是以照片截图的方式对批注界面进行保存；第二种是对文件材料的批注修改在原文件上进行保存。
同屏功能，参会人员可以把自己终端的实时界面分发给所有参会人员的屏幕。当在屏幕上进行翻页或批注修改时，所有其他人员的屏幕影现同屏发起人屏幕上的内容。
具有服务器资料冗余备份功能：会议服务器死机或因故障断开网络后，已下载到终端的文件依然可以打开并进行交互式批注、同屏（投影功能除外）。
文件管理模块3的文件管理服务器通过局域网对一个会议室或者多个会议室的智能无纸化系统进行集中有效的管理。智能会议文件管理服务器对会议室内若干个会议终端的文件进行管理和分发，提高会议系统会务信息交互传输、管理和信息安全备份的能力。负责会议文件的处理，主要完成支持会议终端屏幕上的签到、表决、文件阅读投影、文件同屏、文件批注等功能运算处理，会议过程文件可实时存储在智能无纸化会议服务器内部。
需要说明的是，在本文中，诸如第一和第二等之类的关系术语仅仅用来将一个实体或者操作与另一个实体或操作区分开来，而不一定要求或者暗示这些实体或操作之间存在任何这种实际的关系或者顺序。而且，术语“包括”、“包含”或者其任何其他变体意在涵盖非排他性的包含，从而使得包括一系列要素的过程、方法、物品或者设备不仅包括那些要素，而且还包括没有明确列出的其他要素，或者是还包括为这种过程、方法、物品或者设备所固有的要素。
尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。

Claims (8)

1.一种无纸化办公装置，其特征在于，包括交换机（1）以及与交换机（1）连接的录像模块（2）、文件管理模块（3）、投影模块（4）、服务端（5）、中控模块（6）、会议端（7）和接收模块（8）；
所述录像模块（2），用于录制会议内容；
所述文件管理模块（3），用于储存会议所需的文件、视频、图片、文字以及用于后台管理；
所述投影模块（4），用于将会议内容投射到显示器（41）；
所述服务端（5），用于发起会议、信息发布以及设置参会人员签到；
所述中控模块（6），用于控制会议设备和室内灯光；
所述会议端（7）设有若干会议终端（71）、会议主机（72）、数字音频处理器（73）、功放单元（74）和若干扩音器（75）；
所述接收模块（8），用于接收会议内容。
2.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述会议发起为通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员；所述信息发布为在会议室的门口发布屏上显示会议预约状态；所述参会人员签到为在会议室门口的发布屏上通过人脸识别进行签到并显示出相应的座位号。
3.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述会议终端设有能够升降的麦秆和电子桌牌。
4.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述中控模块（6）通过智能控制会议室的会议设备和灯光。
5.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述投影模块（4）设有申请器和显示屏。
6.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述文件管理模块（3）设有文件管理服务器。
7.根据权利要求1所述的一种无纸化办公装置，其特征在于，所述会议发起还包括在手机端上传会议资料。
8.基于权利要求1-7的一种无纸化办公方法，其特征在于，包括以下步骤：
1）发起会议，通过终端、APP和小程序预约会议室并通过短信通知参会人员，预约成功后，会议室门口的发布屏上显示会议的时间、地点和会议的主题，参会人员通过发布屏进行人脸识别签到，发布屏上显示出相应的座位号；
2）会议举行，中控模块在参会人员进入会议室后，通过中控模块的大屏跳转到会议模式，将会议设备和灯光打开，参会人员到位后，主讲人员通过会议终端进行会议讨论，所述会议讨论包括阅读、批注和投票；录像主机通过摄像头录下谈话的会议内容，接收终端将会议中的语音转化成文字；
会议结束后，会议内容将生成会议记录，并通过资讯的方式导入到举行会议单位的内部OA系统。
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