CN103426078A

CN103426078A - 一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法

Info

Publication number: CN103426078A
Application number: CN2012101662861A
Authority: CN
Inventors: 李正
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2012-05-26
Filing date: 2012-05-26
Publication date: 2013-12-04

Abstract

一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，包括会议服务器装置、若干会议端装置、若干客服端装置、若干秘书端装置、若干电子桌牌装置、若干图像采集、输出装置。所述会议服务器装置提供数据加密储存、交互处理以及界面同屏输出，所述会议端装置提供签到、表决、调查问卷、查看会议资料、视频同步、呼叫服务功能，所述客服端装置响应与会者服务呼叫，所述秘书端装置设置会议类型、录入资料、控制视频连接、查看各项统计报表、控制会场音乐，所述电子桌牌装置显示与会者姓名、查询会议资料、呼叫服务、连接桌面OA，所述图像采集和输出装置提供高清视频输入和投影输出。从而实现全方位会议文件处理，具有保密性高、步骤简化，效率高的特点。

Description

一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法

技术领域

本发明涉及多媒体通信技术领域，尤其涉及一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法。

背景技术

目前的无纸化会议系统主要解决了异地视讯会议中的会议表决信息处理以及反馈的问题。专利号为200810028353.7的专利申请中提供了一种会议表决系统，将各子系统通过网络与服务器通讯，实现多会议室同步表决，同时解决了与会者签到管理。专利号为201010212522.X 的专利申请中公开了一种会议表决方法，通过简单灵活的表决方式，实现了会议数据的快速收集、准确分析和及时反馈。但是以上两种无纸化会议系统均未涉及会议前准备（包括会议申请、审批，资料预览）和会议后的文件分配与共享，以及与会者的权限管理。

发明内容

针对上述缺点，本发明通过基于内部办公自动化系统，实现全方位文件处理功能，系统涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。具体的权限分配、多层的安全控制机制确保与会者只能使用赋予了授权的资源。对于不同权限的与会者、工作请求，提供了任务具体到每个与会者的机制，与会者可以看到属于自己权限的文件及共享文件。系统实现了会前对与会者通过短信、办公室OA、大厅信息发布系统等方式发放会议通知，并使与会者在同一时间、同一界面上、多个会议提案的提前预览、审阅。会后完成单位团体内部会议室文件的及时准确记录、分配与共享，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度。

为达到上述目的，本发明采用下述技术方案。

一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，包括会议服务器装置、若干会议端装置、若干客服端装置、若干秘书端装置、若干电子桌牌装置、若干图像采集、输出装置。所述会议服务器装置提供数据加密储存、交互处理以及界面同屏输出，所述会议端装置提供签到、表决、调查问卷、查看会议资料、视频同步、呼叫服务功能，所述客服端装置响应与会者服务呼叫，所述秘书端装置设置会议类型、录入资料、控制视频连接、查看各项统计报表、控制会场音乐，所述电子桌牌装置显示与会者姓名、查询会议资料、呼叫服务、连接桌面OA，所述图像采集和输出装置提供高清视频输入和投影输出。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其会议服务器装置可提供单会议室系统模式和多会议室系统模式，对电子会议系统进行集中有效的管理。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其单会议室系统模式由会议服务器装置+秘书端装置+会议端装置+客服端装置构成，实现无纸化会议资料共享、在线表决、问卷调查、客服呼叫等会议功能。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其所述多会议室系统模式由中心机房+多个单会议室模块构成，同时实现多个会议室的会议安排、统计、和中控管理。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其会议端装置可根据会议需求，提供三种不同类型的界面，其中会议型界面适合主持型会议，交流型界面适合交流型会议，投影共享型适合无线投影共享型会议。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其会议端装置通过RJ45串口与智能服务终端连接，可以直接用触摸屏进行操作，浏览到本地存储的文件和远端服务器上的共享文件。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其秘书端装置可以对每个与会者的权限进行详细设置，使与会者只能浏览到自己有权限的文件，进而进行相应文件的浏览操作，每个与会者在进行操作的时候，系统都会有相应的记录，记录操作的时间。

本发明的一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其电子桌牌装置有仅作为与会者姓名提示桌牌和具有会议端装置的部分功能两种模式。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例中的技术方案，下面将对实施例描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是本发明的系统组成示意图。

图2是本发明的会议流程图。

图3是会议端使用示意图。

图4是会议后台管理示意图。

具体实施方式

下面结合附图对本发明的具体实施例进行详细说明。显然，所描述的实施例仅仅是本发明的一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

参考图1是本发明系统的组成示意图，所述系统包括会议智能服务终端装置、若干会议端装置、若干客服端装置、若干秘书端装置、若干电子桌牌装置、若干图像采集和输出装置。

其中，会议智能服务终端装置作为整套系统信息交互枢纽，提供数据加密储存、数据交互处理、界面同屏输出功能；会议端装置针对不同会议类型提供会议型、交流型、投影共享型三种界面；客服端装置可响应与会者服务呼叫；秘书端装置可设置会议类型、录入会议资料、控制视频连接、查看各项统计报表、控制会场音乐；电子桌牌装置可显示与会者姓名、查询会议资料、呼叫服务、连接桌面OA系统；图像采集和输出装置提供高清视频输入和投影输出功能。

参考图2是本发明的会议流程图。首先，会议主办单位（部门）进行会议申请①，内容包括：申请单位（部门）、会议名称、会议时间、主持人、会议内容摘要等。通过审批后，会议主办单位进入网络会议管理系统②，进行会议定制，包括：录入与会者，收集确认会议资料③，定制会场布局，上传会议资料④。

然后对与会者通过短信、办公室OA、大厅信息发布系统等方式发放会议通知等⑤。

完成这些操作后，主办方人员在会议开始前进入会场⑥，与会者可以随时查看与会者名单和座位编排图。会议开始与会者入场，每个会议桌的升降屏屏幕上会显示会议主题和与会者位置相对应的名单。在会议管理系统的秘书端开启会议。

与会者到达会场后，根据会场的升降显示屏座位桌牌进入指定位置，并在自己计算机终端上进行会议签到。开会前，秘书或会议主持人可根据本次会议需求将会议端界面进行主持型、交流型、投影共享型三种模式切换，以适应不同会议需求。

开会时，与会者使用自己的会议端电脑来浏览会议资料、进行会议交谈，查看共享桌面并浏览会议布局等会议相关信息。评审结束后根据会议签到表打印评审信息。

会议结束后⑦，系统对会议的过程和结果及时准确的纪录和存储，在会议秘书同意授权下，与会者可以通过浏览器登录会议管理系统界面进行会议资料下载以及表决结果查看等操作，或通过秘书发到办公邮箱，实现无纸化会议存档和分发。如为保密会议，则本次会议的所有资料不允许保存，会议结束后自动删除，提高了会议的安全保密性。

参考图3是会议端使用演示图。会议端采用标准以太网技术，通过网线连接每个终端电脑和主控服务器，软件系统采用终端—主控模式，所有的文件都放在主控服务器上，管理员可以事先把文本、图片、视频等各种类型的会议资料发布到每个座位的会议终端机上。

与会者就座后，点击“进入会议”，电脑进入会议系统，同时自动完成与会者会议签到，系统将自动统计本次会议的到会人数、缺席人数，自动存档备查。同时，系统将自动将本次会议的所有文件资料下载到每个参会人的终端电脑中。电脑通过RJ45串口和主控机连接，通过触摸屏操作，可以看浏览到本地存储的文件和远端服务器上的共享文件。

会议议程选项中将显示本次会议的标题、时间、流程（包括每个流程包含的会议文件）等会议议程。

会议文件除供与会者浏览之外，更增加了批注修改功能，与会者可根据需要，在工具栏中选择手写输入文字、圈划等工具在文件上进行批注，并支持保存批注修改过的文件。

与会者可以设定的屏幕显示框内，进行信息交流。只能是列席与主席之间发信息，列席与列席之间不能互发信息。同时可实时接收到来自会议秘书的其它通知。

会议全程，每个会议终端界面上都有视频窗口，配合自动跟踪摄像机可以在视频窗口上显示发言人的视频录像，并可放大到全屏。并且设计了常规的茶水类呼叫服务和呼叫纸笔计算器等，甚至在线呼叫自己的随行人员，以减少会议过程中的干扰。

会议投票功能实现与会者在线投票表决，支持单选或多选，会议投票结束自动统计、实时显示、快速完成。

会议相关内容问卷调查功能实现与会者在线问卷调查，问卷结果自动统计、实时显示、快速完成。

参考图4是会议后台管理演示图。输入与会者名和密码后，登陆本系统后台，可以设置会议参数包括会议申请、会议内容预录、投票问卷内容、与会者录入、特定桌位设定；会议管理中可查看已结束会议、未开会议、正在进行会议和与会者管理，可对每个与会者的权限进行设置，各与会者只能浏览到自己有权限的文件，进行相应文件的浏览操作，每个与会者在进行操作的时候，系统都会有相应的记录，记录操作的时间，便于必要时的查证；会议结果查询中可以查看表决、问卷调查、批注结果，以及会议签到情况。

Claims

1.一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，包括会议服务器装置、若干会议端装置、若干客服端装置、若干秘书端装置、若干电子桌牌装置、若干图像采集、输出装置，所述会议服务器装置提供数据加密储存、交互处理以及界面同屏输出，所述会议端装置提供签到、表决、调查问卷、查看会议资料、视频同步、呼叫服务功能，所述客服端装置响应与会者服务呼叫，所述秘书端装置设置会议类型、录入资料、控制视频连接、查看各项统计报表、控制会场音乐，所述电子桌牌装置显示与会者姓名、查询会议资料、呼叫服务、连接桌面OA，所述图像采集和输出装置提供高清视频输入和投影输出。

2.根据权利要求1所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述会议服务器装置可提供单会议室系统模式和多会议室系统模式，对电子会议系统进行集中有效的管理。

3.根据权利要求2所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述单会议室系统模式由会议服务器装置+秘书端装置+会议端装置+客服端装置构成，实现无纸化会议资料共享、在线表决、问卷调查、客服呼叫等会议功能。

4.根据权利要求2所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述多会议室系统模式由中心机房+多个单会议室模块构成，同时实现多个会议室的会议安排、统计、和中控管理。

5.根据权利要求1所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述会议端装置可根据会议需求，提供三种不同类型的界面，其中会议型界面适合主持型会议，交流型界面适合交流型会议，投影共享型适合无线投影共享型会议。

6.根据权利要求5所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述会议端装置通过RJ45串口与智能服务终端连接，可以直接用触摸屏进行操作，浏览到本地存储的文件和远端服务器上的共享文件。

7.根据权利要求1所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述秘书端装置可以对每个与会者的权限进行详细设置，使与会者只能浏览到自己有权限的文件，进而进行相应文件的浏览操作，每个与会者在进行操作的时候，系统都会有相应的记录，记录操作的时间。

8.根据权利要求1所述一种基于内部办公自动化的无纸化会议系统及方法，其特征在于，所述电子桌牌装置有仅作为与会者姓名提示桌牌和具有会议端装置的部分功能两种模式。