CN113781009A - 一种智能会议室系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种智能会议室系统，包括无纸化服务器、交换机、无纸化会议终端、无纸化控制终端与无纸化专用讨论话筒主机，所述无纸化会议终端包括根据会议布局在对应桌位上设置的触控无纸化智能桌面，通过建立智能交互式无纸化管理体系，实现无纸化控制终端对会议前中后期进行管控与应用，通过智能交互式无纸化管理体系下使系统支持会议签到、表决投票、网上浏览、短消息通知、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能等多项常用会议功能集成助力实现会议无纸化，能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

Description

一种智能会议室系统

技术领域

本发明属于会议室相关技术领域，具体涉及一种智能会议室系统。

背景技术

传统办公室会议人工管理，难以有效使用，办公空间资源有限无法合理利用，难以实时掌握公司办公设备运行情况，公司考勤、访客管理仍停留在传统模式下，管理不便，效率低下。另外会议过程资料传送复杂，会议文档打印耗时、浪费，设备繁多操作复杂，功能单一，会议效率低下，保密性不强等问题。

发明内容

本发明的目的在于提供一种智能会议室系统，以解决上述背景技术中提出的人工管理效率低、纸张浪费、操作复杂、会议效率低与保密性不强的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：一种智能会议室系统，包括无纸化服务器、交换机、无纸化会议终端、无纸化控制终端与无纸化专用讨论话筒主机，所述无纸化会议终端包括根据会议布局在对应桌位上设置的触控无纸化智能桌面，所述触控无纸化智能桌面上安装有多媒体会议终端与触控屏及话筒，所述无纸化控制终端为对无纸化会议终端的管理及控制中心；

所述无纸化会议终端通过网络与无纸化控制终端连接，所述无纸化控制终端通过交换机与无纸化服务器连接，从而形成智能交互式无纸化管理体系；

所述智能交互式无纸化管理体系包括会前管理单元、会中管理单元与会后管理单元，实现无纸化控制终端对会议前中后期进行管控与应用。

优选的，所述会前管理单元包括：

会议创建，用于管理人员根据会议需求创建会议议题以及确立与会人员；

资料上传，用于管理人员获取无纸化控制终端的使用权限后将会议资料及文件上传系统；

会议通知，用于告知与会人员及时参加会议并选择对应的无纸化会议终端；

会议签到，用于根据确立与会人员实际到会时间进行签到，从而判断与会人员是否迟到或者缺勤；

资料分发，用于将无纸化控制终端发出的会议资料及文件发送至相关与会人员。

优选的，所述会中管理单元包括：

同屏阅览，用于将会议资料及文件同屏显示在无纸化控制终端与无纸化会议终端的屏幕上；

笔记记录，用于与会人员在会议过程中记录会议内容，并将会议内容存储在系统中；

沟通交流，用于使无纸化控制终端与无纸化会议终端前的与会人员实现现场的交流与沟通；

投票否决，用于对会议争议内容或相关议题进行投票选择；

会议服务，用于对会议进程需求提供网络资料、音频及视频等服务。

优选的，所述会后管理单元包括：

保密资料一键清除，用于管理人员在会议结束后随时清除无纸化控制终端与无纸化会议终端在会议中以及与会人员下载存储的会议资料及文件；

记录查看，用于管理人员在会议结束后随时查看会议过程及与会人员的工作情况；

会议安排，用于管理人员根据会议进程，由无纸化控制终端向无纸化会议终端安排工作及分配工作任务；

工作完成度跟踪，用于管理人员查看与会人员所分配工作任务的完成情况；

任务回收，用于收集与会人员完成所分配工作任务并发送至无纸化控制终端，以供管理人员浏览查看。

优选的，所述会后管理单元下的保密文件上传及清除步骤包括：

步骤一：管理人员通过权限认证获取无纸化控制终端的使用权限，经操作后在会议参与的权限名单中设定与会人员；

步骤二：根据会议需要，通过网络连接将会议资料及文件的原文件由无纸化控制终端发送至无纸化会议终端；

步骤三：与会人员打开对应的无纸化会议终端进行会议验证，验证通过后获取无纸化会议终端的使用权限能够打开原文件，验证未通过无法获取无纸化会议终端的使用权限，系统自动屏蔽在该无纸化会议终端上的文件显示，同时可由管理人员随时清除无纸化控制终端与无纸化会议终端在会议中的原文件；

步骤四：会议结束后，与会人员可通过无纸化会议终端向无纸化控制终端提出文件下载申请；

步骤五：由管理人员进行在线审核，审核通过后可由无纸化会议终端自行下载；

步骤六：与会人员在对下载后的原文件进行处理的过程中，管理人员可随时清除原文件。

与现有智能会议室系统技术相比，本发明提供了一种智能会议室系统，具备以下有益效果：

1、本发明通过建立智能交互式无纸化管理体系，实现无纸化控制终端对会议前中后期进行管控与应用，通过智能交互式无纸化管理体系下使系统支持会议签到、表决投票、网上浏览、短消息通知、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能等多项常用会议功能集成助力实现会议无纸化，能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念；

2、本发明系统能够支持原文件智能分发功能，不需要文件进行二次转化，智能分发件具备权限功能，与会人员如果不涉及这个文件，会议终端自动屏蔽该文件显示；

3、本发明系统可自动屏蔽在该无纸化会议终端上的文件显示，同时可由管理人员随时清除无纸化控制终端与无纸化会议终端在会议中的原文件，在会议结束后，与会人员需通过无纸化会议终端向无纸化控制终端提出文件下载申请，由管理人员进行在线审核，审核通过后才可下载，并且与会人员在对下载后的原文件进行处理的过程中，管理人员可随时清除原文件。

附图说明

附图用来提供对本发明的进一步理解，并且构成说明书的一部分，与本发明的实施例一起用于解释本发明，并不构成对本发明的限制，在附图中：

图1为本发明提出的一种智能会议室系统框架示意图；

图2为本发明提出的会前管理单元框架示意图；

图3为本发明提出的会中管理单元框架示意图；

图4为本发明提出的会后管理单元框架示意图；

图5为本发明提出的保密文件上传及清除流程示意图；

图中：100、无纸化服务器；200、交换机；300、无纸化会议终端；400、无纸化控制终端；500、无纸化专用讨论话筒主机；600、会前管理单元；700、会中管理单元；800、会后管理单元；301、触控无纸化智能桌面；302、多媒体会议终端；303、触控屏及话筒；601、会议创建；602、资料上传；603、会议通知；604、会议签到；605、资料分发；701、同屏阅览；702、笔记记录；703、沟通交流；704、投票否决；705、会议服务；801、保密资料一键清除；802、记录查看；803、会议安排；804、工作完成度跟踪；805、任务回收。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1-图5，本发明提供一种技术方案：一种智能会议室系统，包括无纸化服务器100、交换机200、无纸化会议终端300、无纸化控制终端400与无纸化专用讨论话筒主机500，无纸化会议终端300包括根据会议布局在对应桌位上设置的触控无纸化智能桌面301，触控无纸化智能桌面301上安装有多媒体会议终端302与触控屏及话筒303，无纸化控制终端400为对无纸化会议终端300的管理及控制中心，无纸化会议终端300与无纸化控制终端400均基于Windows系统并配置键盘及鼠标，屏幕采用IPS全视角液晶屏，可使显示效果清晰亮丽；

需要注意的是，无纸化会议终端300通过网络与无纸化控制终端400连接，无纸化控制终端400通过交换机200与无纸化服务器100连接，从而形成智能交互式无纸化管理体系，网络连接网线采用纯网线组网，可减轻了施工难度，提高了系统稳定性和可维护性；

值得了解的是，智能交互式无纸化管理体系包括会前管理单元600、会中管理单元700与会后管理单元800，实现无纸化控制终端400对会议前中后期进行管控与应用，系统的权限有文件权限、广播权限、导出权限、免签权限以及表决权限，管理人员在获取权限后具有控制会议进程一切权力，例如启动签到、启动投票，启动议题、启动投票、信号切换、结束会议等控制功能，覆盖会前、会中、会后全部流程，提供高品质会议服务，通过智能交互式无纸化管理体系下使系统支持会议签到、表决投票、网上浏览、短消息通知、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能等多项常用会议功能集成助力实现会议无纸化。

其中会前管理单元600包括：会议创建601，用于管理人员根据会议需求创建会议议题以及确立与会人员；资料上传602，用于管理人员获取无纸化控制终端400的使用权限后将会议资料及文件上传系统；会议通知603，用于告知与会人员及时参加会议并选择对应的无纸化会议终端300；会议签到604，用于根据确立与会人员实际到会时间进行签到，从而判断与会人员是否迟到或者缺勤；资料分发605，用于将无纸化控制终端400发出的会议资料及文件发送至相关与会人员，并能够支持原文件智能分发功能，不需要文件进行二次转化，智能分发件具备权限功能，与会人员如果不涉及这个文件，会议终端自动屏蔽该文件显示。

而会中管理单元700包括：同屏阅览701，用于将会议资料及文件同屏显示在无纸化控制终端400与无纸化会议终端300的屏幕上；笔记记录702，用于与会人员在会议过程中记录会议内容，并将会议内容存储在系统中；沟通交流703，用于使无纸化控制终端400与无纸化会议终端300前的与会人员实现现场的交流与沟通；投票否决704，用于对会议争议内容或相关议题进行投票选择；会议服务705，用于对会议进程需求提供网络资料、音频及视频等服务。

另外会后管理单元800包括：保密资料一键清除801，用于管理人员在会议结束后随时清除无纸化控制终端400与无纸化会议终端300在会议中以及与会人员下载存储的会议资料及文件；记录查看802，用于管理人员在会议结束后随时查看会议过程及与会人员的工作情况；会议安排803，用于管理人员根据会议进程，由无纸化控制终端400向无纸化会议终端300安排工作及分配工作任务；工作完成度跟踪804，用于管理人员查看与会人员所分配工作任务的完成情况；

任务回收805，用于收集与会人员完成所分配工作任务并发送至无纸化控制终端400，以供管理人员浏览查看。

基于上述系统框架下本发明中对于会后管理单元800下的保密文件上传及清除步骤包括：

步骤一：管理人员通过权限认证获取无纸化控制终端400的使用权限，经操作后在会议参与的权限名单中设定与会人员；

步骤二：根据会议需要，通过网络连接将会议资料及文件的原文件由无纸化控制终端400发送至无纸化会议终端300；

步骤三：与会人员打开对应的无纸化会议终端300进行会议验证，验证通过后获取无纸化会议终端300的使用权限能够打开原文件，验证未通过无法获取无纸化会议终端300的使用权限，系统自动屏蔽在该无纸化会议终端300上的文件显示，同时可由管理人员随时清除无纸化控制终端400与无纸化会议终端300在会议中的原文件；

步骤四：会议结束后，与会人员可通过无纸化会议终端300向无纸化控制终端400提出文件下载申请；

步骤五：由管理人员进行在线审核，审核通过后可由无纸化会议终端300自行下载；

步骤六：与会人员在对下载后的原文件进行处理的过程中，管理人员可随时清除原文件。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。

Claims (5)

1.一种智能会议室系统，包括无纸化服务器（100）、交换机（200）、无纸化会议终端（300）、无纸化控制终端（400）与无纸化专用讨论话筒主机（500），其特征在于：所述无纸化会议终端（300）包括根据会议布局在对应桌位上设置的触控无纸化智能桌面（301），所述触控无纸化智能桌面（301）上安装有多媒体会议终端（302）与触控屏及话筒（303），所述无纸化控制终端（400）为对无纸化会议终端（300）的管理及控制中心；

所述无纸化会议终端（300）通过网络与无纸化控制终端（400）连接，所述无纸化控制终端（400）通过交换机（200）与无纸化服务器（100）连接，从而形成智能交互式无纸化管理体系；

所述智能交互式无纸化管理体系包括会前管理单元（600）、会中管理单元（700）与会后管理单元（800），实现无纸化控制终端（400）对会议前中后期进行管控与应用。

2.根据权利要求1所述的一种智能会议室系统，其特征在于，所述会前管理单元（600）包括：

会议创建（601），用于管理人员根据会议需求创建会议议题以及确立与会人员；

资料上传（602），用于管理人员获取无纸化控制终端（400）的使用权限后将会议资料及文件上传系统；

会议通知（603），用于告知与会人员及时参加会议并选择对应的无纸化会议终端（300）；

会议签到（604），用于根据确立与会人员实际到会时间进行签到，从而判断与会人员是否迟到或者缺勤；

资料分发（605），用于将无纸化控制终端（400）发出的会议资料及文件发送至相关与会人员。

3.根据权利要求2所述的一种智能会议室系统，其特征在于，所述会中管理单元（700）包括：

同屏阅览（701），用于将会议资料及文件同屏显示在无纸化控制终端（400）与无纸化会议终端（300）的屏幕上；

笔记记录（702），用于与会人员在会议过程中记录会议内容，并将会议内容存储在系统中；

沟通交流（703），用于使无纸化控制终端（400）与无纸化会议终端（300）前的与会人员实现现场的交流与沟通；

投票否决（704），用于对会议争议内容或相关议题进行投票选择；

会议服务（705），用于对会议进程需求提供网络资料、音频及视频等服务。

4.根据权利要求3所述的一种智能会议室系统，其特征在于，所述会后管理单元（800）包括：

保密资料一键清除（801），用于管理人员在会议结束后随时清除无纸化控制终端（400）与无纸化会议终端（300）在会议中以及与会人员下载存储的会议资料及文件；

记录查看（802），用于管理人员在会议结束后随时查看会议过程及与会人员的工作情况；

会议安排（803），用于管理人员根据会议进程，由无纸化控制终端（400）向无纸化会议终端（300）安排工作及分配工作任务；

工作完成度跟踪（804），用于管理人员查看与会人员所分配工作任务的完成情况；

任务回收（805），用于收集与会人员完成所分配工作任务并发送至无纸化控制终端（400），以供管理人员浏览查看。

5.根据权利要求4所述的一种智能会议室系统，其特征在于，所述会后管理单元（800）下的保密文件上传及清除步骤包括：

步骤一：管理人员通过权限认证获取无纸化控制终端（400）的使用权限，经操作后在会议参与的权限名单中设定与会人员；

步骤二：根据会议需要，通过网络连接将会议资料及文件的原文件由无纸化控制终端（400）发送至无纸化会议终端（300）；

步骤三：与会人员打开对应的无纸化会议终端（300）进行会议验证，验证通过后获取无纸化会议终端（300）的使用权限能够打开原文件，验证未通过无法获取无纸化会议终端（300）的使用权限，系统自动屏蔽在该无纸化会议终端（300）上的文件显示，同时可由管理人员随时清除无纸化控制终端（400）与无纸化会议终端（300）在会议中的原文件；

步骤四：会议结束后，与会人员可通过无纸化会议终端（300）向无纸化控制终端（400）提出文件下载申请；

步骤五：由管理人员进行在线审核，审核通过后可由无纸化会议终端（300）自行下载；

步骤六：与会人员在对下载后的原文件进行处理的过程中，管理人员可随时清除原文件。

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