CN107993023A - 会议管理系统 - Google Patents

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郭凯
黄合锋
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Abstract

本发明公开了一种由位于服务器端的配置管理系统、用于管理员操作的管理员系统和用于用户操作的用户系统组成的会议管理系统。本发明具有高效、便捷、全流程服务管理等优点。

Description

会议管理系统
技术领域
本发明涉及一种管理系统，尤其是一种用于管理会议的会议管理系统。
背景技术
目前市场上大多数会议由会议发起者向指定组织或用户发起会议，并选定会议室，实现会议的发起。但缺乏会议的全流程管理，签到大多仍采用纸质签到，造成纸张的浪费，另外参会人员一旦工作较多就会遗忘会议时间导致缺席会议，有时同一时间多场会议，会议室调度会出现混乱，参会人员多次参加会议之后，没有形成会议管理记录，会议管理效率低下。在会议过后，沟通交流学习也不便。
发明内容
本发明的目的是提供一种高效、便捷、全流程服务管理的会议管理系统。
为实现上述发明目的，本发明会议管理系统包括位于服务器端的配置管理系统、用于管理员操作的管理员系统和用于用户操作的用户系统；
所述配置管理系统包括用于管理管理员信息的管理员信息管理模块、用于管理用户信息的用户信息管理模块和用于管理文件的文件信息管理模块，所述管理员信息管理模块包括管理员账户信息单元、管理员账户密码修改单元、添加管理员账户单元、删除管理员账户单元及管理员权限设置单元；用户信息管理模块包括用户账户信息单元、用户账户密码修改单元、添加用户账户单元、删除用户账户单元及用户权限设置单元；所述文件信息管理模块包括文件名称单元、文件格式单元、文件大小单元、文件传输日期单元。
所述管理员系统包括用于创建并发布会议的会议管理模块、用于增加和修改用户信息以及配置用户权限的用户管理模块、用于增加和修改部门信息的部门管理模块、用于配置系统参数的系统配置模块、用于生成和分享会议标识的会议标识模块；
所述用户系统包括我的会议模块、我的任务模块、能够按照年月日显示并查询会议的会议统计模块、我的投票模块及帮助信息模块；我的投票模块以列表形式显示投票信息，能够按照会议名称、内容、参会人信息项进行查询。
作为本发明的一种优选实施方式，所述会议管理模块包括会议子模块、消息子模块、工作督办子模块及会议室状态子模块。
作为本发明的一种优选实施方式，会议子模块包括创建会议单元、未开始会议单元、进行中会议单元、已结束会议单元。
作为本发明的一种优选实施方式，管理员账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、权限管理、mac地址。
作为本发明的一种优选实施方式，所述用户账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、mac地址。
作为本发明的一种优选实施方式，会议管理系统还包括自动连接移动设备的wifi检测连接装置。
作为本发明的一种优选实施方式，我的会议模块包括未开始会议子模块和已结束会议子模块，所述每个子模块包括会议详情单元、会议纪要单元、会议资料单元。
作为本发明的一种优选实施方式，我的任务模块包括完成情况单元、进展情况单元、完成凭证单元。
作为本发明的一种优选实施方式，帮助信息模块包括操作指南单元和用户通讯录单元。
采用本发明会议管理系统，通过会议管理模块调配会议室，布置会议准备工作，每新建一个会议，便会产生唯一的会议标识，参会人员登录账号后扫描会议标识进入会议室。支持会议提醒和信息推送，方便参会人员及时获取会议信息，合理安排会议时间。已经参加的会议也可查阅会议相关资料。会议统计可以有效汇总每一次会议的详情、内容、参会人员、相关资料等信息，存储历史记录，便于汇总查询，会议及与会议相关的资料都会永久的存储与系统之中，可按会议主题、会议内容、参会人员、资料、年度、月份等查询项查询，可生成图表等。在使用wifi检测连接装置的情况下，wifi检测连接装置自动扫描信号覆盖范围内的硬件已在后台备份的移动设备完成人员参会。对于重要工作或会议过程中产生的重要议题，会议发起人可以以工作督办的形式下达给指定人员，指定人员按实际情况维护完成进度，会议发起人和指定人员都可以即时追踪进度，也为领导决策提供重要依据。支持会议现场发起投票、支持投票信息推送、投票结束后自动汇总投票结果，支持实名和匿名投票。用户的登录界面可以看到跟当前用户有关的所有会议信息、消息提醒等，便于用户合理安排时间。本发明会议管理系统具有高效、便捷、全流程管理等优点。
附图说明
图1为会议管理系统结构示意图。
具体实施方式
下面结合附图和具体实施方式对本发明作进一步详细的说明。
附图所示会议管理系统，包括位于服务器端的配置管理系统、用于管理员操作的管理员系统和用于用户操作的用户系统。
所述配置管理系统包括用于管理管理员信息的管理员信息管理模块、用于管理用户信息的用户信息管理模块和用于管理文件的文件信息管理模块，所述管理员信息管理模块包括管理员账户信息单元、管理员账户密码修改单元、添加管理员账户单元、删除管理员账户单元及管理员权限设置单元；用户信息管理模块包括用户账户信息单元、用户账户密码修改单元、添加用户账户单元、删除用户账户单元及用户权限设置单元；所述文件信息管理模块包括文件名称单元、文件格式单元、文件大小单元、文件传输日期单元。
所述管理员系统包括用于查看、创建并发布会议的会议管理模块、用于增加和修改用户信息以及配置用户权限的用户管理模块、用于增加和修改部门信息的部门管理模块、用于配置系统参数的系统配置模块、用于生成会议标识的会议标识模块。管理员通过会议管理模块创建、发布并管理会议。通过用户管理模块增加或者删除所有用户信息，并配置管理员权限，供各个部门管理部门会议使用，可以通过手工添加的方式，也可以通过点击导入按钮，根据导入的格式进行批量导入用户信息。管理员通过部门管理模块可根据公司具体组织架构进行部门信息维护，增加、删除或者修改部门信息。管理员通过系统配置模块可对系统的一些参数进行配置管理，包括文件大小限制、文件格式限制、文件传输方式等等。
所述用户系统包括我的会议模块、我的任务模块、能够按照年月日显示并查询会议的会议统计模块、我的投票模块及帮助信息模块。会议统计模块实现会议的智能查询和汇总功能，可以按年、月、日汇总形成会议年历、会议月历和会议日历，在会议日历里相应会议日期的下方会有突出显示以标记此日有会议，选择此会议日期会显示会议名称、会议时间、会议地点、会议状态等相应信息。在会议月历里会显示当月会议个数以及会议时长等信息，选择相应月份可以进入此月的会议日历进行查看。在会议年历里会显示当年会议个数以及会议时长等信息，选择相应年份可以进入此年的会议月历进行查看。我的投票模块以列表形式显示投票信息，能够按照会议名称、会议内容、参会人信息项进行查询。
所述会议管理模块包括会议子模块、消息子模块、工作督办子模块及会议室状态子模块。会议子模块包括创建会议单元、未开始会议单元、进行中会议单元、已结束会议单元，通过会议子模块可以查看相关会议信息为创建会议提供宏观支持，选择创建会议单元输入会议标题、开始时间、结束时间、会议内容、会议地点、会议分类、会议准备工作、主持人、会议记录员、参会部门、会议人员等信息再选择发布就可以完成会议的创建和发布。创建完成的会议会生成例如二维码的会议标识，参会人员可通过扫描会议标识进行签到、查看会议资料、参加会议等，每个新建的会议会产生不同的会议标识，会议发起人有权限决定扫过会议标识的人是否有权限进入会议，也支持会议发起人手动签到。创建完成的会议还会生成会议详情、会议人员、会议纪要、会议资料、投票等信息。会议纪要支持记录内容和上传图片。通过会议资料可以上传和查看会议资料。会议发起人通过投票可以创建、发布并取消投票，支持实名和匿名投票，投票界面会在参会人员的移动设备中显示出来，投票结束后，投片发起人的界面会自动汇总投票结果。发起人通过会议纪要可提取参会人的会议纪要，并有修改权限，修改完成后自动生成本次会议的会议纪要。
会议任务建好之后，通过消息子模块可以指定必须参加的参会人员，在被指定人的界面会给出会议消息提示，被指定人移动设备会产生会议提醒，与会人员可以在消息子模块里查看基本会议信息。
工作督办由发起人新建，指派给相关人员，被指派人员按任务的执行情况维护任务进度，督办发起人可对任务的完成情况进行实时监控。已经建好的督办，按照被指派人的完成时间分为进行中和已完成两部分，进行中的任务会看到任务进度、主责科室、预计完成时间等主要信息项，已完成的进度则在已完成页面显示。工作督办的详细页面有每一步时间节点和进度。
会议发起人可通过会议室状态子模块实时监控会议室的使用情况，为会议室的安排提供重要的借鉴。如果会议室已经被使用，也可以查出该会议室的具体使用情况。已经使用的会议室会按照时间顺序进行排序，方便会议室管理人员或会议发起人迅速定位可用的会议室，提高工作效率。
管理员账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、权限管理、mac地址。
所述用户账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、mac地址。
会议管理系统还包括自动连接移动设备的wifi检测连接装置。wifi检测连接装置以特定频率循环扫描、检索员工的移动设备，当参会人员的移动设备进入wifi信号的覆盖区域时，自动获取接入的设备的mac地址进行参会并打卡签到，当会议结束离开时，系统会记录下最后一次移动设备在wifi覆盖区域下的时间，后台自动处理数据。
我的会议模块包括未开始会议子模块和已结束会议子模块，所述每个子模块包括会议详情单元、会议纪要单元、会议资料单元。会议详情涉及会议新建时的基础信息，包括会议名称、会议时间、会议简介、主持人、会议地址等信息；会议纪要包括参会人员，如果是已经参加的会议，会显示会议照片及投票结果等。会议资料可以查看与会议相关的资料文件。
我的任务模块包括完成情况单元、进展情况单元、完成凭证单元。工作任务下达之后落实到每个实施的个人，个人按照具体的实施情况维护任务进度，有利于监督者和实施者及时了解任务进度，上传任务进展情况和完成凭证，提高了工作效率。
帮助信息模块包括操作指南单元和用户通讯录单元。通过通讯录单元可以查看通讯录列表，了解通讯信息有利于加强公司内部员工之间的联系。通过操作指南可以了解和掌握系统使用方法和操作流程。
上面结合附图对本发明的实施方式作了详细说明，但是本发明并不限于上述实施方式，在本领域普通技术人员所具备的知识范围内，在不脱离本发明宗旨的前提下做出的各种变化均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (9)

1.一种会议管理系统，其特征在于：包括位于服务器端的配置管理系统、用于管理员操作的管理员系统和用于用户操作的用户系统；
所述配置管理系统包括用于管理管理员信息的管理员信息管理模块、用于管理用户信息的用户信息管理模块和用于管理文件的文件信息管理模块，所述管理员信息管理模块包括管理员账户信息单元、管理员账户密码修改单元、添加管理员账户单元、删除管理员账户单元及管理员权限设置单元；用户信息管理模块包括用户账户信息单元、用户账户密码修改单元、添加用户账户单元、删除用户账户单元及用户权限设置单元；所述文件信息管理模块包括文件名称单元、文件格式单元、文件大小单元、文件传输日期单元；
所述管理员系统包括用于创建并发布会议的会议管理模块、用于增加和修改用户信息以及配置用户权限的用户管理模块、用于增加和修改部门信息的部门管理模块、用于配置系统参数的系统配置模块、用于生成会议标识的会议标识模块；
所述用户系统包括我的会议模块、我的任务模块、能够按照年月日显示并查询会议的会议统计模块、我的投票模块及帮助信息模块；我的投票模块以列表形式显示投票信息，能够按照会议名称、内容、参会人信息项进行查询。
2.根据权利要求1所述的会议管理系统，其特征在于：所述会议管理模块包括查看并创建发布会议的会议子模块、接收和发布会议消息的消息子模块、监督工作处理的工作督办子模块及会议室空闲状态的会议室状态子模块。
3.根据权利要求2所述的会议管理系统，其特征在于：会议子模块包括创建会议单元、未开始会议单元、进行中会议单元、已结束会议单元。
4.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：管理员账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、权限管理、mac地址。
5.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：所述用户账户信息单元包括账户名称、联系人、联系电话、联系地址、部门名称、mac地址。
6.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：会议管理系统还包括自动连接移动设备的wifi检测连接装置。
7.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：我的会议模块包括未开始会议子模块和已结束会议子模块，所述每个子模块包括会议详情单元、会议纪要单元、会议资料单元。
8.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：我的任务模块包括完成情况单元、进展情况单元、完成凭证单元。
9.根据权利要求1至3中任意一项权利要求所述的会议管理系统，其特征在于：帮助信息模块包括操作指南单元和用户通讯录单元。
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