CN113256248A - 一种基于客户端的会议管理方法 - Google Patents

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朱梦真
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Abstract

本发明提供一种基于客户端的会议管理方法，步骤包括：会议牵头部门通过客户端发布会议相关信息；参会人员通过客户端进行参会单位和人员身份的关联；签到认证成功的获得会议纲要和本部门任务列表；针对应参会人员不能到场的情况，代会人员将获得含会议信息的二维码，应参会人员需在规定时间内扫描此二维码并查看会议纲要及本部门任务列表；参会单位对本部门的任务进程实行线上同步，完成后由会议牵头部门进行核实确认；会议牵头部门通过后台了解应参会人员是否知晓会议，以及会议工作任务的落实进度。本发明具有的有益效果是：保证应参会人员准确了解会议内容，避免因代会引起传达不及时、任务落实不到位的问题，提高会议管理水平。

Description

一种基于客户端的会议管理方法
技术领域
本发明涉及会议管理领域，具体为一种基于客户端的会议管理方法。
背景技术
传统会议模式存在纸质签到程序繁琐、 代会人员参会混乱、会议内容掌握不全面、会议后续任务落实无法跟进等问题。另外，众多的代会现象往往导致会议传达不及时、后续任务落实不到位的问题。
中国专利号CN111738472A将参会人员脸部信息与参会人员身份信息进行身份匹配的签到方法，减轻了工作人员核实参会人员信息的压力，提高了会议管理效率。中国专利号CN110390513A通过扫描二维码签到来代替传统书面签到，并且公布会议纪要和组织管理人员信息等使参会人员知晓会议的注意事项。中国专利号CN107911646A通过云服务器记录了会议内容，减轻了会议记录员的负担。本专利的优点在于通过预存代会人员与应参会人员的信息并将之关联来实现会议资料的同步，确保应参会人员对会议内容的了解，解决了因代会引起的工作落实不到位问题，增强会议牵头部门对会议工作落实情况的监管能力，提高了会议任务的完成效率。
发明内容
本发明的目的在于：解决因代会引起的传达不及时、任务不落实的问题，提高会议管理效率。
为实现上述目的，本发明提供如下会议管理方法：一种基于客户端的会议管理方法，所述会议管理系统包括会议预约、二维码签到（或人脸识别签到）、参会人员个人信息检验、会议内容及纲要发布、会议文件储存、各部门任务列表发布、任务进程后台管理等。
基于上述会议管理方法，所述会议包括座谈会、专题讨论会、研讨会、专家讨论会、培训性会议等。
基于上述会议管理方法，所述会议预约，是指会议发起人通过客户端进行会议地点、会议时间等的预约，包括添加会议内容、会议议题、参会人员以及选择会议发布方式。
基于上述会议管理方法，所述二维码签到（或人脸识别签到），是指参会人员通过手机等移动设备扫描实时二维码，判断实时时间与所述会议时间是否相符；人脸识别签到，是指通过魔点人脸识别设备智能签到。
基于上述会议管理方法，所述参会人员个人信息检验：指将参会人员扫描二维码（或人脸扫描）时提交的个人信息和会前预存的个人信息进行检验对比，确定无误后即认证成功。
预存的个人信息指会议筹备阶段各部门应派出的参会人员的个人信息。若为代会人员，则指已提交申请并由会议牵头部门审核通过且已与应参会人员信息相关联的代会人员信息。
基于上述会议管理方法，所述会议内容及纲要发布是指在参会人员身份认证成功之后应参会人员以及代会人员手机端会同时收到会议纲要以及相应的会议内容。
所述会议纲要包括会议牵头部门单位信息、组织管理人员信息、会议计划工作、与会各单位信息等。应参会人员需通过手机等移动设备在规定时间内完成会议相关内容的学习，否则该部门后续工作进程将无法正常开展。
基于上述会议管理方法，所述会议文件储存是指单位设置“政务云盘管理员”后，系统自动创建该单位的云盘单位空间，单位内的人员均有权限查看云盘内容，同时单位管理员可对选定文件进行权限管理和通过后台查看文件下载次数。
基于上述会议管理方法，所述各部门任务列表发布，是指各分部门在会议计划内应完成的相应工作，并由本部门负责人通过客户端对任务完成情况进行实时同步。
基于上述会议管理方法，所述任务进程后台管理是指各部门在网上完成相应进程的实时同步后，由会议牵头部门通过系统后台对各部门工作进程的查看及实际考察后进行最终的确认。
与现有技术相比，本发明的有益效果：（1）通过预存代会人员的个人信息和关联本部门应参会人员，实现代会人员身份的确认以及应参会人员对会议内容的及时了解。（2）通过后台对会议工作部署的查看，有效地提升了会议牵头部门对会议工作落实情况的监管能力。（3）通过记录会议信息和存储各部门工作进程，以便后续作为工作成果评判的参考和依据，同时能够及时地将会议内容和工作进程进行上传和备份，以防信息丢失。
附图说明
附图为本发明实施例提供的一种会议管理方法的流程示意图。
具体实施方式
为使本申请的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合本申请具体实施例及相应的附图对本申请技术方案进行清楚、完整的描述。显然，所描述的实施例仅是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护范围。
以下结合附图。详细说明本申请各实施例提供的技术方案，但不作为本发明的限定。
附图为本发明实施例一提供的一种会议管理方法的流程示意图，如附图所示，该系统包括以下方面：会议牵头部门在会议筹备阶段录入各应参会人员的个人信息，并提示无法亲自参会的人员通过客户端申请将代会人员信息与相关应参会人员关联。
会议开始时更新会议二维码以供参会人员扫码认证。
判断扫码的实时时间与实际会议时间是否相符。
具体地，判断扫码时间是否在会议开始前一定时间段内至会议结束前。
若通过人脸认证方式验证，则判断人脸识别时间是否与会议时间相符。
根据扫描二维码（或人脸识别）的情况对参会人员的个人信息进行认证，若扫码后确认为已通过申请的代会人员，则在代会人员身份认证成功后二维码更新，应参会人员需在设定时间内扫码完成身份转换。
应参会人员扫码认证成功后获得查看会议牵头部门提供的会议信息以及本部门的任务列表的权限。
会议信息至少包括会议标题、会议时间、会议内容、会议纲要，还应包括会议发起人的邮箱信息和参会者的邮箱信息。
应参会人员通过客户端对会议的具体内容进行学习，后台记录相关学习情况。
只有后台显示应参会人员完成学习后相应的工作进程才能开始。
会议结束后本系统的后台记录仍在进行。
本实施例的各步骤可由会议牵头部门执行。
对于会议中提及的任务，各部门都有相应的电子任务清单，且各部门应有专人对任务清单中任务的完成情况进行负责。
会议牵头部门派遣专人对各部门相应任务的完成情况进行核实并负责。
经最终核实后会议牵头部门在后台对相应任务进行最终的确认并上报。
待会议提及任务全部完成后，后台统计结束，相关会议数据及完成信息保留并存档。
实施例二：某人在应参会人员名单内，但因会议时间冲突无法亲自出席一场会议，他需要先提供证明以证明自己确实无法亲自出席，并通过客户端提交代他参会的人员信息。后台完成二者身份信息关联。会议开始后代会人员扫码或人脸识别通过认证并获得会议纲要和本部门任务列表，并且获得含会议信息的二维码。应参会人员需在规定时间内扫描此二维码并查看会议纲要及本部门任务列表。应参会人员在学习并对会议主要内容有一定了解之后再对相关工作进行下一步部署，并在相应任务完成后进行确认，同时等待会议牵头部门的审核。
然而可以理解的是，以上实施方式仅仅是为了说明本发明的原理而采用的示例性实施方式，然而本发明并不局限于此。对于本领域内的普通技术人员而言，在不脱离本发明的精神和实质的情况下，可以做出各种变型和修改，这些变型和修改均应包含在本申请的权利要求范围之内。

Claims (4)

1.一种基于客户端的会议管理方法，其特征在于，包括：
会议牵头部门通过客户端发布会议相关信息，包括会议时间、会议地点、与会人等；
参会人员通过身份认证获得会议纲要和本部门任务列表；
代会人员身份认证后获得含会议信息的二维码，应参会人员需在规定时间内扫描此二维码查看会议纲要及本部门任务列表；
参会单位对本部门的任务进程实行线上同步，完成后由会议牵头部门进行核实确认；
会议牵头部门通过后台掌握并管理各部门任务进程。
2.根据权利要求1所述的会议管理方法，其特征在于，参会人员需要扫描二维码提供本人的个人信息，所述信息包含应参会人员姓名、联系方式及所在单位信息；
若判断确认所述参会者提交的个人信息与会议预存信息一致，则通过认证；
若判断确认为代会人员，通过认证后将获得一个含会议信息的二维码，应参会人员需在规定时间内扫描此二维码完成身份转换。
3.根据权利要求1所述的会议管理方法，其特征在于，参会单位需要对本部门任务落实情况、存在困难以及获取经验进行线上同步，包括：
各部门在完成自己的任务后，由本部门人员检查完成后在客户端中确认已完成，但该完成状态可由会议牵头部门通过后台撤销。
4.根据权利要求1所述的会议管理方法，其特征在于，会议牵头部门对各部门任务具体情况进行核实，包括：
会议牵头部门通过系统后台知晓各部门任务完成进度后派遣相关人员核实，核实完成后系统中才会最终确认相应的工作任务状态为已完成并存档；
所述任务进程包括应参会人员是否已知、任务是否完成以及任务实施存在的困难与完成过程中得到的经验。
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