CN104392303A - 一种会议决议追踪系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供的一种会议决议追踪系统及方法，用户登录系统界面后，录入任务的名称，将任务进行任务分解，分解成对应的任务子明细；然后依次设置任务的开始时间、执行部门、执行责任人、监督人、完成时间以及任务的备注等信息，信息录入完毕后，提交系统，系统自动生成任务执行界面，并通知相关责任人，相关责任人通过该系统及方法可实现任务的有效执行。

Description

一种会议决议追踪系统及方法

技术领域

本发明涉及管理应用领域（企业管理领域），特别涉及一种会议决议追踪系统及方法。

背景技术

在企业管理中，会议决议的下达与执行之间总是存在这样或那样的问题，例如：会议决议要求完成的时间总是一拖再拖；会议决议下达后，找不到对应的责任人，相互推卸责任；没有对应的监督人进行会议决议跟踪，造成会议决议脱节；会议决议需要多人、多部门参与时，没有会议决议完成时间节点，造成会议决议衔接不畅；会议决议的进度无从记录，下阶段的会议决议任务不知从何准备、开始；没有对应的工作指导，致使会议决议偏离预期轨道等。

发明内容

为解决上述问题，本发明提供一种会议决议追踪系统及方法，通过系统划分会议决议任务结构，设定会议决议子任务的开始时间和完成时间，会议决议的执行部门和执行责任人，监督人，以及会议决议任务的阶段性进度等，该系统实现了会议决议任务提醒、会议决议任务追踪、总结反馈，执行报表等功能，从而实现会议决议任务的有效进行，该系统方法，不仅可以独立运行，还可以也可以通过系统接口，嵌入类似于OA或者其他管理软件中。

为实现上述发明目的，本发明提供的一种会议决议追踪系统及方法，用户登录系统界面后，录入会议决议任务名称，将会议决议进行任务分解，分解成对应会议决议的任务子明细；然后依次设置会议决议任务的开始时间、执行部门、执行责任人、监督人、完成时间以及任务的备注等信息。

企业设置完毕后，系统自动生成会议决议任务执行界面，同时将会议决议任务执行信息通知给会议决议执行部门的负责任人，执行责任人，监督人；执行人在规定的时间阶段内按要求完成任务，在执行会议决议任务的过程中，执行人依据任务的执行进度，在会议决议任务执行界面内记录任务进度，根据需求可以在会议决议任务对应的备注中注释对应的会议决议任务信息；当会议决议任务进度记录变更或备注信息注释后，系统自动将信息通知该项会议决议任务的监督人，相关连的会议决议任务执行人也可以接受到对应的会议决议任务通知；监督人可以实时查看会议决议任务执行界面，监督会议决议任务执行进度，并可以在备注框注释内容，注释的内容，系统自动通知该会议决议任务的执行人。

当会议决议任务执行界面中的会议决议任务进度标记为100%时，表示会议决议任务完成，会议决议任务完成时，系统自动将完成结果自动发送给会议决议任务的监督人，以及会议决议任务的该任务下阶段的承接人，并将资料进行上传，会议决议任务承接人，以及会议决议任务的监督人都可以产看到会议决议任务的承接资料。

整个会议决议任务完成后，系统自动生成该项总会议决议任务的会议决议任务报表，系统将会议决议任务报表发送给会议决议任务的监督人，决策者。

附图说明

  图1为一种会议决议追踪系统及方法系统中的会议决议任务分配界面示意图；

 图2为一种会议决议追踪系统及方法任务分配界面中会议决议的子任务明细分配选择方法示意图；

图3为一种会议决议追踪系统及方法系统中会议决议任务执行界面示意图；

图4为一种会议决议追踪系统及方法操作方法流程示意图；

本发明中的附图只是为了结合说明书做以说明，不能因附图的布局以及附图上的界面功能项作为本发明的限制。

具体实施方式

为了清楚说明本发明一种会议决议追踪系统及方法，下面我们结合附图和具体的实施例来对本发明一种会议决议追踪系统及方法做进一步的详细阐述，以求更为清楚明了理解本发明的系统和实现方法，但不能以此来限制本发明的保护范围。

本发明一种会议决议追踪系统及方法，系统界面包括会议决议任务分配界面，会议决议任务执行界面。

如图1所示，图1为一种会议决议追踪系统及方法系统中的会议决议任务分配界面示意图，会议决议任务分配界面的组成结构包括：会议决议任务名称，会议决议的子任务明细，以及会议决议任务分配信息明细；会议决议的子任务明细包括：会议决议任务一级明细，会议决议任务二级明细，会议决议任务分配明细包括：会议决议任务的开始时间，执行部门，执行责任人，监督人，完成时间，备注等。

企业登录会议决议追踪系统中的会议决议任务分配界面，先录入会议决议任务名称，再将会议决议任务进行对应的分解；结合图2所示，图2为一种会议决议追踪系统及方法，会议决议任务分配界面中会议决议的子任务明细分配选择方法示意图，在会议决议任务名称下选择需要分解成第一级会议决议任务明细数量，系统自动分离出第一级会议决议任务明细列表，在第一级会议决议任务明细列表内录入第一级会议决议任务明细的名称，如果第一级会议决议任务还可以分解，在第一级会议决议任务明细列表中选择第二级会议决议任务明细的分解出的会议决议任务数值，系统自动生成第二级会议决议任务明细列表，在第二级会议决议任务明细列表中录入子任务名称。

当该系统依附于某种管理软件时，可通过两系统间的信息数据接口，调出管理软件中的任务直接进入任务名称列表，调入本发明系统中的任务需要进行任务分解的，如上述所示，依次选择录入该任务的第一级任务明细，第二级任务明细。

会议决议任务明细录入完毕后，针对最后一项子任务选择录入其该项会议决议任务任务分配信息，会议决议任务分配信息包括会议决议任务的开始时间，执行部门、执行责任人、监督人、完成时间、以及该任务的备注信息等。

会议决议任务分配信息录入完毕后，点击T001提交键，系统自动将会议决议任务分配界面生成任务执行界面，如图3所示，图3为一种会议决议追踪系统及方法系统中会议决议任务执行界面示意图，会议决议任务执行界面包括：会议决议任务名称，会议决议的子任务明细，以及会议决议任务执行明细；会议决议的子任务明细包括：会议决议任务一级明细，会议决议任务二级明细；会议决议任务执行明细包括：会议决议任务的开始时间，执行部门，执行责任人，监督人，进度，完成时间，资料传递，备注等。

结合图4所示，图4为一种会议决议追踪系统及方法操作方法流程示意图，系统生成会议决议任务执行界面时，系统自动发布会议决议任务命令，自动提醒会议决议任务的执行责任人，监督人，执行部门的负责任人人，以及会议决议任务上下过程的承接人，通知提醒该项会议决议任务已经开始。

会议决议任务执行界面中，执行任务的责任人，可依据会议决议任务的执行进度，在会议决议任务执行明细中的进度一栏，滑动任务进度条，记录下此刻的会议决议任务进度；执行责任人根据需求，可以在会议决议任务对应的备注中注释对应的任务信息；当会议决议任务进度记录变更，或会议决议任务备注信息注释后，系统自动将该信息通知给该项会议决议任务的监督人，相关连的会议决议任务执行或承接协作人也可以接受到对应的任务通知。

本发明中采取会议决议任务的进度条，是利用图形直观显示现阶段的进程度，该图形可以是条状，也可以是饼状的，也可以是其他形状的，只要是可以直观显示任务进度的图形即可；直接用显示任务进度的数字百分比，来显示任务进度也是符合本发明精神的；只要能够直观表示出任务的执行进度都属于本发明的范畴。

当会议决议任务执行界面中的进度条，标记的任务进度为100%时，表示该项任务完成，任务完成后，系统自动对比该项任务的实际完成时间与计划完成时间对比，得出对应的工作。

会议决议任务完成时，系统自动将完成结果自动发送给会议决议任务的监督人，以及该项会议决议任务下阶段的承接人；会议决议任务执行责任人可通过界面中的资料传递项上传相关资料，执行责任人在资料上传时需要设置对应的资料接收人，设置的资料接受人可以接受相关资料，接受资料人可以回传相关资料。

本发明系统在会议决议任务进度未达到100%时，执行责任人也可以上传相关资料，设置对应的接收人，便于工作及时沟通，此刻系统依据自动提醒相关人员及时查看资料。

在会议决议任务执行界面中，只有企业发布任务的人可以享有会议决议任务执行界面内容修改权限，其他人均不享有任何修改权限；在会议决议任务执行界面中，会议决议任务执行明细是可以根据实际工作情况，由享有权利的权利人补充调整，会议决议任务名称和会议决议的子任务明细不能变动。

在会议决议任务执行明细中，进度功能只能由任务执行责任人进行操作；备注可以由执行责任人，监督人，执行部门的负责人，以及任务上下过程的承接人都可以进行注释，但注释内容一旦填写，不能更改；资料传递项由任务执行人责任人上传资料文件，执行责任人在资料上传时需要设置对应的资料接收人，只有执行责任人设置的接收人才可以接收材料，其他人无权接受，该接收人下载完资料后，资料自动清空，接受资料的授权人可以在此处回传资料。

    会议决议任务及时提醒是由任务及时通知系统发出的通知命令，系统依据设置的通知方式，向相关人员发送及时提醒。系统通知的方式包括短信通知，邮件通知，微信通知，QQ任务通知等，企业可根据自己的实际需求选择对应的通知方式。

会议决议任务及时提醒通知到的人可以由企业在发布分配任务时自行选择设置，也可以是系统默认需要通知的相关责任人和权利人，系统默认需要通知的相关责任人和权利人为任务的执行责任人，监督人，执行部门的负责任人，以及任务上下过程的承接人。

最后要说明的是本发明会议决议追踪不仅仅适用于会议决议任务的跟踪，也同样适用于其他任务的跟踪执行。

整个任务完成后，系统自动生成该项总任务的任务报表，系统将任务报表发送给任务的监督人，决策者，从而实现任务的有效执行，提高企业执行力。

最后应说明的是，以上仅用以说明本发明的技术方案，而非对其限制，并且在应用上可以延伸到其他的修改、变化、应用和实施例，同时认为所有这样的修改、变化、应用、实施例都在本发明的精神和范围内。

Claims (6)

1.一种会议决议追踪系统及方法，包括会议决议任务分配界面和会议决议任务执行界面，其特征在于，会议决议任务分配界面用于将现有任务进行分解、细化，会议决议任务执行界面跟踪记录任务状态，反馈任务信息。

2. 根据权利要求1中所述的一种会议决议追踪系统及方法，其特征在于，会议决议任务分配界面包括任务名称，子任务明细，以及任务分配信息明细。

3.根据权利要求2中所述的一种会议决议追踪系统及方法，其特征在于，子任务明细包括：会议决议任务一级明细，会议决议任务二级明细；会议决议子任务明细在于将任务进行分解，明确任务属性以及任务执行关键点。

4.   根据权利要求2中所述的一种会议决议追踪系统及方法，其特征在于，会议决议任务分配明细包括：会议决议任务的开始时间，执行部门，执行责任人，监督人，完成时间，备注等；会议决议任务分配明细在于将任务进行明细划分，列出任务执行影响的必要承载因素。

5. 根据权利要求1中所述的一种会议决议追踪系统及方法，其特征在于，会议决议任务执行界面包括：会议决议任务名称，会议决议的子任务明细，以及会议决议的任务执行明细。

6.根据权利要求5中所述的一种会议决议追踪系统及方法，其特征在于，会议决议任务执行明细包括：会议决议任务的开始时间，执行部门，执行责任人，监督人，进度，完成时间，资料传递，备注等；会议决议任务执行明细在于记录执行过程，将执行必要信息及时反馈。