CN106919971B - 二维码智能化档案柜和档案管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种二维码智能化档案柜和档案管理系统。档案柜包括档案柜管理系统，根据档案盒上二维码的识别来管理用户对档案柜中档案的操作；档案储位管理系统，根据档案柜管理系统发来的指令定位要操作的档案盒的位置并引导抓取器存取档案盒。档案管理系统包括上述档案柜和存储该档案柜的档案数据的远程服务器。远程服务器包括二维码生成模块，根据档案盒中档案的主要内容、在档案柜中的位置信息来生成二维码。该档案柜在存入或取出档案时智能高效地到达指定档案所在位置，减少了用户的手动操作，更加方便、智能与快捷。本发明将档案的主要内容、在档案柜中的位置等信息编码成二维码，用户利用移动终端通过扫描二维码方便地获取档案信息。

Description

二维码智能化档案柜和档案管理系统

技术领域

本发明涉及一种基于电子信息技术的档案管理系统，尤其涉及一种基于二维码技术的档案柜以及档案管理系统。

背景技术

传统的档案柜提供了长久保持档案的储存设施，在保护信息私密性的同时，也带来了档案查询不便的问题，新型的智能档案柜有效地解决了档案的快速分类管理、便捷高效的存取操作，但需要配备专业的信息读取或识别工具、寿命短且价格不菲。针对不涉及隐私和秘密的档案，例如学校档案室的教学档案和/或历史档案、档案馆的国家地理和/或世界历史、和/或政府公开报告等可以对公众开放浏览的档案，使用目前的档案柜无法向查询者反馈其所包含的档案清单及简要说明，公众只能先通过档案室或档案馆提供的联网终端检索，先找到对应的档案柜，取出档案查阅，进一步甄别是否满足自己的需要，过程繁琐，效率低下。当档案及档案柜的数量急剧增加时，公众使用档案室或档案馆的体验会难以承受，急需要研制一种适用于公共档案室或档案馆的智能化档案柜，无需配备额外的信息读取装置，可直接查询档案柜所存档案的清单及简要说明，方便档案管理员对档案的存取、信息更新、数据统计等日常操作。

发明内容

本发明要解决的技术问题是提供一种在存入档案或者取出档案时能够智能地到达指定档案所在位置的二维码智能化档案柜和档案管理系统。

为解决上述技术问题，本发明采用如下技术方案：

一种二维码智能化档案柜，档案柜的存储区包括档案盒队列和用于存放档案盒队列的档案支架，其中，档案柜包括档案柜管理系统和档案储位管理系统，其中，档案柜管理系统用于根据档案盒上二维码的识别来管理用户对档案柜中档案的操作；档案储位管理系统用于根据档案柜管理系统发来的指令定位要操作的档案盒的位置并引导机械抓取器存取档案盒。

进一步，档案柜管理系统包括：输入输出模块，用于与用户交互；二维码读取模块，用于通过摄像头捕捉档案盒上的二维码信息并将捕捉到的信息发送给信息解析模块；信息解析模块，用于对二维码图形进行解码然后在数据库中检索出对应档案的内容和/或位置信息；信息收集模块，用于将不同来源的二维码解析得到的数据进行分类汇总；管理调度模块，用于通过将收集到的二维码信息解析的结果与档案柜和/或档案盒数据库中的档案信息进行比较，若数据库中已有该档案信息，则将该信息输出到输入输出模块，否则将该信息及二维码图案发送给存储管理模块，而且能够接收并解析根据用户从输入输出模块指定的对档案数据进行的操作任务；存储管理模块，用于在管理调度模块提出需要对档案柜和/或档案盒数据库进行操作时，首先进行数据的检索和比较，确定是否有必要对整个数据库执行写入、更改或者删除任务，如果有必要则向远程数据库发送请求；二维码印刷模块，用于根据远程服务器发来的其所生成的二维码的信息在贴纸上打印二维码并从二维码贴纸出口输出。

进一步，档案柜的柜体上设有档案盒拾取口。

进一步，档案储位管理系统包括位于档案柜内部的三轴运动平台、沿着三轴运动平台运动的抓取器、以及在档案柜内部与外部的档案盒拾取口之间运动的传送装置。

进一步，抓取器包括电磁吸取器。

进一步，传送装置包括压力传感器。

进一步，档案支架上各个档案盒存放单元内壁安装有二维码扫码器，用于扫描档案盒上的二维码。

一种档案柜管理系统，其中，该系统包括上述二维码智能化档案柜和存储该档案柜的档案数据的远程服务器，远程服务器包括二维码生成模块，用于根据档案盒中档案的主要内容和/或在档案柜中的位置信息来生成唯一识别的二维码。

进一步，远程服务器还包括档案查询系统，档案查询系统利用远程服务器实现通过用户终端上的浏览器访问档案柜显示的二维码对应的档案。

进一步，档案柜上输入输出装置所显示的二维码信息包括档案柜二维码和/或档案盒二维码，其中，档案柜二维码包含远程服务器载有档案柜所有信息的网页地址链接，档案盒二维码包含远程服务器载有档案盒中档案信息对应网页的地址链接。

与现有技术相比，本发明技术方案主要的优点如下：

该档案柜在存入档案或者取出档案时能够智能高效地到达指定档案所在位置，从而减少了用户对档案柜及档案盒的手动操作，更加地方便、智能与快捷。同时，本发明将档案的主要内容、在档案柜中的位置等相关信息编码成唯一识别的二维码，档案借阅者或者管理人员可以利用手机、PAD等移动终端设备通过扫描该二维码方便地获取档案信息，无需配备额外的信息读取装置通过自己的智能终端扫描档案柜提供的实时二维码即可查询档案柜当前所存档案的清单及简要说明从而获得档案盒二维码进行借阅。

附图说明

通过阅读下文优选实施方式的详细描述，各种其他的优点和益处对于本领域普通技术人员将变得清楚明了。附图仅用于示出优选实施方式的目的，而并不认为是对本发明的限制。而且在整个附图中，用相同的参考符号表示相同的部件。在附图中：

图1是本发明一个实施例所述的二维码智能化档案柜的外部结构立体视图；

图2是图1所示的二维码智能化档案柜的内部结构正视图；

图3是图1所示的二维码智能化档案柜的内部结构后视图；

图4是图1所示的二维码智能化档案柜内机械抓取器的示意图；

图5是图2-4所示的档案柜中机械抓取机构的电机控制流程图；

图6是本发明二维码智能化档案柜的功能框架示意图；

图7是本发明一个实施例所述的用户借阅档案的流程图；

图8是本发明一个实施例所述的用户归还档案的流程图；

图9是本发明中档案柜柜体外屏幕显示的一个界面的示意图；

图10是本发明中档案柜柜体外屏幕显示的另一个界面的示意图；

图11是本发明中档案柜柜体外屏幕显示的又一个界面的示意图。

具体实施方式

下面将参照附图更详细地描述本公开的示例性实施例。虽然附图中显示了本公开的示例性实施例，然而应当理解，可以以各种形式实现本公开而不应被这里阐述的实施例所限制。相反，提供这些实施例是为了能够更透彻地理解本公开，并且能够将本公开的范围完整地传达给本领域的技术人员。

本发明一个实施例所述的二维码智能化档案管理系统包括档案柜1和存储该档案柜的档案数据的远程服务器2。其中，档案柜的存储区包括档案盒队列和用于存放档案盒队列的档案支架。档案柜1包括档案柜管理系统和档案储位管理系统。档案柜管理系统用于根据档案盒上的二维码的识别来管理用户对档案柜中档案的操作。档案储位管理系统用于根据档案柜管理系统发来的指令定位要操作的档案盒的位置并引导机械抓取器存取档案盒。远程服务器2包括二维码生成模块，用于根据档案盒中档案的主要内容和/或在档案柜中的位置等相关信息生成唯一识别的二维码。优选地，远程服务器2还包括档案查询系统。档案查询系统利用远程服务器2实现通过用户终端上的浏览器访问档案柜显示的二维码对应的档案数据。

如图1所示，硬件结构上，本发明一个实施例所述的档案柜1的柜体上设有输入输出装置1111、二维码识别区1121、二维码贴纸出口1171、电源指示灯13、以及档案盒拾取口14。输入输出装置111用于与用户比如档案管理员或者普通用户交互，输入输出装置1111可以是显示屏和键盘、触摸屏、或者类似装置。柜体上还设有电源指示灯13，用于显示柜体电源的供电情况，若供电不足或者断电，则由备用电源为电源指示灯13供电并且电源指示灯13呈现红色，否则为绿色。二维码识别区1121可以由可自动变焦距的摄像头模块组成，当需要扫描用户身份认证二维码或者所借阅档案的二维码时，由摄像头捕获该二维码信息，若图像不够清晰，摄像头进行自动变焦，同时显示屏或触摸屏能够显示扫描二维码成功后的扫码结果。二维码贴纸出口1171用于输出贴在档案盒15上的二维码贴纸。档案盒拾取口14位于整个档案柜1的下部，档案盒拾取口14用于从档案柜1的柜体外放入或拿出档案盒15。在档案柜1内部，档案支架上各个档案盒存放单元内壁安装有二维码扫码器1121，用于扫描档案盒15上的二维码。档案管理员可以将档案装入侧面有二维码标识的档案盒15，放入档案柜1的档案盒存放区，档案柜1自动地读取档案盒15上的二维码信息，实时更新本档案柜存储的电子档案信息。

档案查询系统位于远程服务器2上，利用远程服务器2实现通过用户终端上的浏览器访问档案柜1上显示的二维码对应的档案数据。输入输出装置1111能够将用户需要查找的档案所对应的二维码信息显示出来。优选地，档案柜上输入输出装置1111所显示的二维码信息包括档案柜二维码和/或档案盒二维码。在一个实施例中，档案柜二维码是边长为100mm的正方形，其解码后得到包含该档案柜所有信息的网页地址链接。档案盒二维码是边长为40mm的正方形，解码后包含该档案盒中档案信息对应网页的地址链接，用户通过移动终端扫描二维码登录远程档案服务器2上相关档案盒网页。由于档案柜1和档案盒15的信息并不保存在二维码中，如果管理员需要更改档案柜1和/或档案盒15的信息，可以直接在档案数据服务器端进行修改，从而大大提高了档案柜二维码和档案盒二维码的兼容性。

本发明将档案的主要内容、在档案柜中的位置等相关信息编码成唯一识别的二维码，档案借阅者或者管理人员可以利用手机、平板电脑等移动终端设备通过扫描该二维码方便地获取档案信息。无需配备额外的信息读取装置通过自己的智能终端扫描档案柜提供的实时二维码即可查询档案柜当前所存档案的清单及简要说明从而获得档案盒二维码进行借阅。

档案储位管理系统12如图2-4所示，电机控制方法如图5所示。档案储位管理系统12包括位于档案柜1内部的三轴运动平台121、沿着三轴运动平台121运动的抓取器122、以及在档案柜1内部与外部的档案盒拾取口14之间运动的传送装置123。三轴运动平台121与档案支架之间留出预定空间优选为25厘米的空间用于抓取档案盒15后进行的旋转运动。抓取档案盒15的控制程序一个实施例的流程图如图5所示，抓取器122的初始状态保持在柜体内部上方，当需要运送档案盒15发生移动时，首先沿着x轴方向轨道移动，在到达指定档案盒体附近后，沿着y轴方向轨道移动。等到移动到指定档案盒15所在位置后，沿着z轴方向轨道移动从而到达最终档案盒15所在位置。抓取过程具体如下：

步骤S31，获得目标档案盒15的位置；

步骤S32，计算x轴误差得到x轴电机1214转速；

步骤S33，x轴电机1214转动带动x轴联动机构1211；

步骤S34，判断是否到达x轴指定位置，在到达指定位置后执行步骤S35，否则返回步骤S32；

步骤S35，计算y轴误差得到y轴电机1215转速；

步骤S36，y轴电机1215转动带动y轴联动机构1212；

步骤S37，判断是否到达y轴指定位置，在到达指定位置后执行步骤S38，否则返回步骤S35；

步骤S38，转动z轴电机1216带动z轴联动机构1213抓取档案盒15；

步骤S39，移动档案盒15到档案盒拾取口14；流程结束。

如图4所示，机械抓取器122末端为电磁吸取器1221，在距离待抓取档案盒15预定范围优选为2mm之内，电磁吸取器1221通电产生磁场从而吸住档案盒15后部的永磁部分实现抓取。之后，抓取器122通过图4中所示的电机1222旋转档案盒15，将其运送到如图3中所示的传送装置123上。传送装置123可以是传送带，传送装置123的电机固定基座上有压力传感器，当该压力传感器检测到其上有档案盒15时，电机开始转动，将档案盒15通过档案盒进出口传送到档案盒拾取口14处。

上述档案柜在存入档案或者取出档案时能够智能高效地到达指定档案所在位置，从而减少了用户对档案柜及档案盒的手动操作，更加地方便、智能与快捷。

档案柜管理系统11如图6所示，档案柜上的硬件结构与软件结合实现档案柜管理系统11中以下功能模块：输入输出模块111、二维码读取模块112、信息解析模块113、信息收集模块114、管理调度模块115、存储管理模块116、二维码印刷模块117。其中，二维码读取模块112是通过摄像头捕捉档案盒15上的二维码信息，然后将该信息发送给信息解析模块113。信息解析模块113是将二维码图形进行解码然后在数据库中检索出对应档案的内容、位置等相关信息。信息收集模块114将不同来源的二维码解析得到的数据进行分类汇总。管理调度模块115为整个系统的核心模块，主要功能是通过将收集到的二维码信息解析的结果与档案柜和/或档案盒数据库中的档案信息进行比较，若数据库中已有该档案信息，则将该信息输出到输入输出模块111呈现在触摸屏或显示屏上，否则将该信息及二维码图案发送给存储管理模块116，同时能够接收并解析根据用户从输入输出模块111指定的对档案数据进行的操作任务。存储管理模块116在管理调度模块115提出需要对档案柜和/或档案盒数据库进行操作时，首先进行数据的检索和比较，确定是否有必要对整个数据库执行写入、更改或者删除任务，如果有必要则向远程数据库发送请求。二维码印刷模块117用于根据远程服务器2发来的其所生成的二维码的信息在贴纸上打印二维码并从二维码贴纸出口1171输出。

下面以借阅和存档两种档案操作为例对本发明的档案管理系统的操作方法进行说明。

如图7所示，在借阅档案时，一方面，用户可以直接利用触摸屏进入该档案柜管理系统11，获得当前档案柜1中所有档案盒的入档时间、所在档案柜号码和档案类型等基本信息与是否能够借阅情况，如图9所示，然后选中想要借阅的档案盒后该档案柜管理系统11即可向服务器2发送借阅请求；另一方面，用户可以利用移动终端设备扫描档案柜二维码，步骤S41，登录档案查询系统查找指定的档案盒信息和其对应的二维码，查找到的档案盒信息显示页面的一个例子如图10所示；步骤S42，系统之后将把该二维码图案发送到用户终端设备上；步骤S43，接着借阅者只需要把二维码对准档案柜柜体的扫码器1121进行识读；步骤S44，判断二维码对应的档案是否在当前档案柜中，如果在则进行到步骤S45，如果不在则执行步骤S46；步骤S45，档案储位管理系统12就可以迅速定位储位并引导机械夹持器快速移动抓取档案盒至档案盒拾取口14，流程结束；步骤S46，显示器输出无档案，流程结束。

如图8所示，在存放或归还档案时，通常情况下，档案借阅人只需要将档案盒15上的二维码标识对准档案柜1上的二维码扫码器扫描，档案柜1即可得到该档案盒15的位置信息并将档案的相关信息呈现在显示器或触摸屏上，之后将档案放入档案盒拾取口14中，档案柜1中的机械夹持器122将自动抓取档案到存放该档案的位置。若是档案管理人员需要增添新档案到档案柜1中，只需要在显示器或触摸屏中选择管理人员权限界面，通过手动输入档案信息，选择将要安放的档案盒的所在队列位置，远程服务器2将根据这些信息生成对应的唯一二维码并更新其数据库，同时更新档案柜存储情况信息。通过二维码印刷模块117将其二维码图案印刷在边长为40毫米的正方形贴纸上输出，档案管理员将其贴于档案盒15上然后放入档案盒拾取口14，让档案柜内部的机械夹持器将该档案放于指定的位置，从而实现新档案的添加过程。若档案盒已录入档案管理系统但并不属于本档案柜，放入档案盒拾取口14的档案盒15将不被接收，同时触摸屏或显示屏将提示该档案盒15的存放信息并发出警告。归档操作的具体过程如下：

步骤S51，进入身份认证页面，如图11所示；

步骤S52，判断当前用户是否为管理员，如果是则执行步骤S53，如果不是管理员则执行步骤S55；

步骤S53，扫描档案盒15上的二维码；步骤S54，将扫描过二维码的档案盒15放入档案盒拾取口14；流程结束。

步骤S55，将要归档的档案数据与数据库中的档案数据进行对比，查看该档案是否在数据库中；如果在数据库中则执行步骤S53，如果不在数据库中则执行步骤S56；

步骤S56，当前档案柜1中是否有存放档案盒的空位，如果有则执行步骤S57，如果没有则执行步骤S58；

步骤S57，手动录入档案信息；步骤S58，生成新二维码；流程进行到步骤S53；

步骤S59，显示器或触摸屏显示没有空位；流程结束。

另外，该智能档案柜还支持批处理，当借阅人需要查看不同档案盒中的档案时，档案柜中的机械夹持器依次抓取对应的档案盒，在档案盒拾取口统一吐出。当档案管理员或者借阅人需要将档案存放入档案柜时，可以依次将档案盒上的二维码放在扫码器前扫描，然后依次将档案放入档案盒拾取口，档案柜之后会根据查询数据库中相应档案盒在档案柜中的位置信息，用机械夹持器依次放回原处。在送到指定储位后，再次通过二维码扫码器进行确认，若出现放错的情况重新抓取后放入指定位置。

以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其他相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。

Claims (5)

1.一种二维码智能化档案柜，档案柜的存储区包括档案盒队列和用于存放档案盒队列的档案支架，其特征在于，档案支架上各个档案盒存放单元内壁安装有二维码扫码器，用于当所述档案盒存入所述档案盒存放单元时，自动读取所述档案盒上的二维码信息，以确认所述档案盒的存储位置是否正确，并更新所述档案柜存储的电子档案信息；

档案柜包括档案柜管理系统和档案储位管理系统，其中，

档案柜管理系统用于根据档案盒上二维码的识别来管理用户对档案柜中档案的操作；

档案储位管理系统用于根据档案柜管理系统发来的指令定位要操作的档案盒的位置并引导机械抓取器存取档案盒；

所述档案柜管理系统包括：

输入输出模块，用于与用户交互；

二维码读取模块，用于通过摄像头捕捉档案盒上的二维码信息并将捕捉到的信息发送给信息解析模块；

信息解析模块，用于对二维码图形进行解码然后在数据库中检索出对应档案的内容和/或位置信息；

信息收集模块，用于将不同来源的二维码解析得到的数据进行分类汇总；

管理调度模块，用于通过将收集到的二维码信息解析的结果与档案柜和/或档案盒数据库中的档案信息进行比较，若数据库中已有该档案信息，则将该信息输出到输入输出模块，否则将该信息及二维码图案发送给存储管理模块，而且能够接收并解析根据用户从输入输出模块指定的对档案数据进行的操作任务；

存储管理模块，用于在管理调度模块提出需要对档案柜和/或档案盒数据库进行操作时，首先进行数据的检索和比较，确定是否有必要对整个数据库执行写入、更改或者删除任务，如果有必要则向远程数据库发送请求；

二维码印刷模块，用于根据远程服务器发来的其所生成的二维码的信息在贴纸上打印二维码并从二维码贴纸出口输出；

远程服务器，用于存储所述档案柜的档案数据；

所述远程服务器包括二维码生成模块，所述二维码生成模块用于根据档案盒中档案的主要内容和/或在档案柜中的位置信息来生成唯一识别的二维码；

所述远程服务器还包括档案查询系统，所述档案查询系统利用所述远程服务器实现通过用户终端上的浏览器访问档案柜显示的二维码对应的档案；

所述输入输出装置所显示的二维码包括档案柜二维码和/或档案盒二维码，其中，档案柜二维码包含远程服务器载有档案柜所有信息的网页地址链接，档案盒二维码包含远程服务器载有档案盒中档案信息对应网页的地址链接。

2.如权利要求1所述的二维码智能化档案柜，其特征在于，档案柜的柜体上设有档案盒拾取口。

3.如权利要求2所述的二维码智能化档案柜，其特征在于，档案储位管理系统包括位于档案柜内部的三轴运动平台、沿着三轴运动平台运动的抓取器、以及在档案柜内部与外部的档案盒拾取口之间运动的传送装置。

4.如权利要求3所述的二维码智能化档案柜，其特征在于，抓取器包括电磁吸取器。

5.如权利要求3所述的二维码智能化档案柜，其特征在于，传送装置包括压力传感器。

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