CN108595545A - 会计档案智能管理方法及智能管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种会计档案智能管理方法，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，存放文件方法：给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格；对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格下达指令；当该用户不具有档案格对应权限时，结束；总控系统控制该档案格从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格，该档案格回归原位；档案格中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统。本发明还公开了一种会计档案智能管理系统。本发明通过编码信息自动寻找对应的档案格并弹出，极大的提高了存取的效率。

Description

会计档案智能管理方法及智能管理系统

技术领域

本发明涉及会计档案管理领域，特别是一种会计档案智能管理方法及智能管理系统。

背景技术

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，会计档案的管理对企业财务管理十分的重要，并且由于行业的特殊性，往往需要使用纸质等实体材料。然而，现有的会计档案管理方法较为落后，会计档案的归档与借出都要依靠人工记录、查找，工作量巨大，查找过程繁琐，而且单纯依靠人工查找，出错率较高，甚至可能会导致会计档案的遗失，作为企业重要的资料易被盗取，给企业造成损失，因此，如何便捷、智能的管理会计档案、提高相关工作人员的工作效率与准确率，是目前亟待解决的一项技术问题。

发明内容

针对现有技术存在的问题，本发明提供了一种会计档案智能管理方法及智能管理系统。

一种会计档案智能管理方法，其特征在于，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，其中，存放文件方法如下：

①给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格；

②对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

③输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格下达指令；当该用户不具有档案格对应权限时，结束；

④总控系统控制该档案格从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格，该档案格回归原位；

⑤档案格中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统；

⑥完成存放。

拿取文件方法如下：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

②输入要拿取文件的编码，当用户具有该编码对应档案格的使用权限时，进行步骤③；否则，结束；

③总控系统接收输入的编码，并控制开启档案格；

④用户取出会计文档，档案格回归原位；

⑤完成拿取。

查阅目录信息方法包括：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能查阅其权限对应的档案格的目录信息；

②通过总控系统带有的显示屏来显示该用户权限内的所有目录信息；或者输入会计档案的编码给总控系统，显示屏显示该编码对应的会计文档的目录信息；

③完成查阅。

进一步的，编码印制在会计档案封面，总控系统连有能够识别编码的扫码器。

进一步的，编码为二维码，扫码器为摄像头。

进一步的，总控系统储存有智能操作系统，使得用户可以通过该智能操作系统删除、增加、导入、导出、审批操作的一种或几种。

进一步的，总控系统储存有历史记录模块，用于记录会计档案的存取历史。

进一步的，总控系统内储存有用户信息及用户信息所对应的权限。

进一步的，每个档案格设置有对应的锁具机构及弹出结构，当档案格弹出时，总控系统控制锁具系统解锁档案格、弹出机构弹出档案格；当档案格归位时，锁具系统锁闭档案格。

进一步的，总控系统与远端服务器连接，使得移动终端能够登录远端服务器获取总控系统所储存的内容。

进一步的，所述的身份验证为指纹验证、密码验证、磁卡验证、人脸识别验证中的一种或几种。

本发明还公开了一种会计档案智能管理系统，包括档案柜、总控系统，档案柜包括若干档案格，档案格设有与总控系统相连的扫描机构、锁具机构、弹出机构；总控系统连有编码输入机构、身份验证机构、显示屏；总控系统还连有远端服务器，使得移动终端登录远端服务器获取总控系统所储存的内容

本发明具有以下有益效果：

(1)本发明通过编码信息自动寻找对应的档案格，且档案格会弹出，相对于传统的靠人工寻找极大的提高了存取的效率。

(2)本发明通过用户身份验证以及和锁具结构的配合，增加了安全性，防止不具有资格的人私自存放、拿去重要的会计文档，防止机密泄露。

(3)在存放会计档案时能够自动扫描标签页，并记录目录信息，且扫描到的信息就保存在总控系统中，用户不必手动抄写记录，也不易丢失。

(4)用户可以使用手机等移动终端登录服务器，进而获取总控系统存储的目录信息，操作方便。

(5)经过验证具有权限的工作人员还可以完整查看整个存取会计文档的历史记录。

附图说明

为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1是存放文件方法的流程图。

图2是拿取文件方法的流程图。

图3是查阅目录信息方法的流程图。

图4是档案格结构示意图。

图5是档案柜结构示意图。

图中，1-扫描机构，2-档案格，3-卡槽，4-弹出机构。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将对本发明的技术方案进行详细的描述。显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动的前提下所得到的所有其它实施方式，都属于本发明所保护的范围。

实施例

一种会计档案智能管理方法，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，其中，存放文件方法如下：

①为了保证存放以及后续的拿去的准确性，需要给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格2。优选的，编码印制在会计档案封面，便于用户查看，既可以直接通过印刷装置印制在会计档案封面上，也可以印制粘贴，然后将粘贴贴在会计档案的表面，所述的编码可以有多种表现形式包括但不限于：数字字母编码、二维码、条形码等等。

②因为会计档案具有一定的商业保密性质，需要对特别人群开放，所以在存放前需要对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格2，用户可能存在三种权限：全部权限，可以使用全部的档案格2；部分权限，可以使用该权限对应指定的若干档案格2；无限权，不能使用任何档案格2。通过权限的分配和认定，有效的保证了会计档案的保密性。

对于具体的验证方法，可以为指纹验证、密码验证、磁卡验证、人脸识别验证中的一种或几种。其主要过程如下，首先，在总控系统的存储器中预存具有权限的用户的验证标志，如指纹、人脸特征数据、磁卡对应代码等等，当用户新型验证时，通过对应的采集或输入装置向总控系统输入当前用户的验证特征，验证特征的种类是与预存的验证标志的种类相同的，总控系统自带的单片机、微型计算机等装置基于预设好对比算法将预存与当前输入的验证特征进行匹配对比，最终得出身份验证的结果。

③输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格2下达指令。当编码为数字字母编码时，可以通过用户手动在键盘上输入，进而传递给总控系统，所述的键盘既可以是总控系统自带的，也可以是通过总控系统的接口外接入的，均为现有技术形式。为了简化操作，可以采用智能识别编码的方法，总控系统连有能够识别编码的扫码器，如编码为二维码时，扫码器为摄像头；编码为条形码时，扫码器为条形扫码器。

当该用户不具有档案格2对应权限时，结束，终止后续操作。若该用户仅具有部分权限时，仅可以操作权限对应的部分档案格2。

④总控系统控制该档案格2从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格2，该档案格2回归原位。每个档案格2设置有对应的锁具机构及弹出结构，当档案格2弹出时，总控系统控制锁具系统解锁档案格2、弹出机构4弹出档案格2；当档案格2归位时，锁具系统锁闭档案格2。

档案柜能够自动弹出，避免了传统档案存放时查找相应位置困难的情况，另一方面锁具结构防止没有对应权限的人操作档案格2，增加了会计档案的保密性。为了满足上述功能，可以采用如下结构：档案柜上设有多个空格，空格处设有一个或多个滑轨，各档案格2通过滑轨可滑动的设置于空格处，这类似于日常生活中的抽屉结构，档案格2开口向上或向前，档案格2后端对应设置有弹出机构4，优选的，弹出结构为液压/气压伸缩杆系统，基于现有技术，伸缩杆系统是可以由总控系统所控制的，当总控系统得到编码确认对应的档案格2并通过了用户验证，便向伸缩杆系统发出指令，控制伸缩杆系统中的伸缩杆伸长，使对应的档案格2弹出。类似的，锁具机构可以采用电子锁系统，目前市场上常见的磁卡锁、指纹锁都采用了电子锁系统，电子锁系统也由总控系统所控制，总控系统得到编码确认对应的档案格2并通过了用户验证，便向电子锁系统发出解锁指令，使得档案格2能够顺利弹出，电子锁系统的物理锁具结构可采用市面上任意形式的锁具结构，只要能够顺利实现本发明方案即可。

⑤会计档案不仅需要便于存取，还需要便于查阅，通常情况下，会计档案的目录信息都需要手动登记，而且统计表遇到档案柜相互独立，易丢失，所以在本发明中，每个档案格2内都设置扫描装置，会计档案的封面上往往贴有记载其目录信息的标签页，或者直接将目录信息写在会计档案的封面上，档案格2中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统，并由总控系统储存，在需要时通过调用总控系统的储存部分来浏览会计档案的目录信息。优选的，总控系统中预存有文字识别程序，能够自动识别扫描到的图片上的文字，并进行整理，列成所有存放的会计档案的列表，更加便于用户查阅。

⑥进行上述步骤后，完成存放。

本发明还公开了拿取文件方法，具体如下：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格2。

②输入要拿取文件的编码，当用户具有该编码对应档案格2的使用权限时，进行步骤③；否则，结束。当编码为数字字母编码时，可以通过用户手动在键盘上输入，进而传递给总控系统，所述的键盘既可以是总控系统自带的，也可以是通过总控系统的接口外接入的，均为现有技术形式。为了简化操作，可以采用智能识别编码的方法，总控系统连有能够识别编码的扫码器，如编码为二维码时，扫码器为摄像头；编码为条形码时，扫码器为条形扫码器。

③总控系统接收输入的编码，并控制开启档案格2。所述的编码可以有多种表现形式包括但不限于：数字字母编码、二维码、条形码等等。

④用户取出会计文档，档案格2回归原位，且当档案格2回归原位时，锁具机构自动锁死，例如图4所示的卡槽3，处于回到原位时，锁舌在弹簧的作用下卡入卡槽3，实现锁死，此外能够实现该功能的锁具结构现有技术有很多种，此处不再详细说明。

⑤完成拿取。

查阅目录信息方法包括：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能查阅其权限对应的档案格2的目录信息。

②通过总控系统带有的显示屏来显示该用户权限内的所有目录信息；或者输入会计档案的编码给总控系统，显示屏显示该编码对应的会计文档的目录信息。

③完成查阅。

基于上述方法，用户不必取出会计文档，通过调取总控系统的存储内容即可查阅目录信息，使用更加方便。且通过权限设置，防止机密外泄。

在本发明的一些实施例中，总控系统储存有智能操作系统，如安卓系统、IOS系统等等，这些智能操作系统较为成熟，使得用户可以通过该智能操作系统删除、增加、导入、导出、审批操作等多种操作，也便于工作人员在智能操作系统的基础上添加各种各样的功能以实现上述功能。总控系统是一种综合性处理装置，其主要包括单片机等处理模块、提供输入的键盘、用于显示的显示屏组成，生产中常用的总控系统如PLC(可编程逻辑控制器)等均可应用于本发明中，具体的电路连接结构不再详细说明。

本发明的一些实施例中，总控系统储存有历史记录模块，用于记录会计档案的存取历史。总控系统每一次接收编码、核对用户身份、控制弹出机构4和锁具机构时都会对其行为进行记录并储存在其自动的储存器中，便于相关工作人员核查这个系统的工作情况。

进一步的，总控系统内储存有用户信息及用户信息所对应的权限，不仅用于总控系统对用户身份的验证，而且在调取历史记录时，也能调取各用户的资料。

本发明的一些实施例中，总控系统与远端服务器连接，使得移动终端能够登录远端服务器获取总控系统所储存的内容。这样，用户可以即便不再档案柜前也能获取目录信息，优选的，首先用户通过手机、电脑等移动终端登录服务器，具体登录方式可以是客户端登录、网页登录等，然后依然需要对用户的身份进行验证，常用的，可以使用输入预设的账户、密码进行登录，作为安全性更高的可以采用短信验证码登录的方式，该方式应用广泛，不再具体说明。

基于上述方法及优选方案，本发明还公开了一种会计档案智能管理系统，包括档案柜、总控系统，档案柜包括若干档案格2，档案格2设有与总控系统相连的扫描机构1、锁具机构、弹出机构4；总控系统连有编码输入机构、身份验证机构、显示屏；总控系统还连有远端服务器，使得移动终端登录远端服务器获取总控系统所储存的内容。

以上所述，仅为本发明的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。

Claims (10)

1.会计档案智能管理方法，其特征在于，包括存放文件方法、拿取文件方法和查阅目录信息方法，其中，存放文件方法如下：

①给会计档案分配唯一的编码，该编码只对应于存放会计档案的档案柜中的一个档案格；

②对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

③输入编码给总控制系统，总控系统给该编码对应的档案格下达指令；当该用户不具有档案格对应权限时，结束；

④总控系统控制该档案格从档案柜中弹出，放置会计档案至档案格，该档案格回归原位；

⑤档案格中的扫描结构对会计档案表面的标签页扫描，并将数据传给总控系统；

⑥完成存放；

拿取文件方法如下：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能使用其权限对应的档案格；

②输入要拿取文件的编码，当用户具有该编码对应档案格的使用权限时，进行步骤③；否则，结束；

③总控系统接收输入的编码，并控制开启档案格；

④用户取出会计文档，档案格回归原位；

⑤完成拿取；

查阅目录信息方法包括：

①对用户进行身份验证，使得该用户只能查阅其权限对应的档案格的目录信息；

②通过总控系统带有的显示屏来显示该用户权限内的所有目录信息；或者输入会计档案的编码给总控系统，显示屏显示该编码对应的会计文档的目录信息；

③完成查阅。

2.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，编码印制在会计档案封面，总控系统连有能够识别编码的扫码器。

3.根据权利要求2所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，编码为二维码，扫码器为摄像头。

4.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，总控系统储存有智能操作系统，使得用户可以通过该智能操作系统删除、增加、导入、导出、审批操作的一种或几种。

5.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，总控系统储存有历史记录模块，用于记录会计档案的存取历史。

6.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，总控系统内储存有用户信息及用户信息所对应的权限。

7.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，每个档案格设置有对应的锁具机构及弹出结构，当档案格弹出时，总控系统控制锁具系统解锁档案格、弹出机构弹出档案格；当档案格归位时，锁具系统锁闭档案格。

8.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，总控系统与远端服务器连接，使得移动终端能够登录远端服务器获取总控系统所储存的内容。

9.根据权利要求1所述的会计档案智能管理方法，其特征在于，所述的身份验证为指纹验证、密码验证、磁卡验证、人脸识别验证中的一种或几种。

10.一种会计档案智能管理系统，其特征在于，包括档案柜、总控系统，档案柜包括若干档案格，档案格设有与总控系统相连的扫描机构、锁具机构、弹出机构；总控系统连有编码输入机构、身份验证机构、显示屏；总控系统还连有远端服务器，使得移动终端登录远端服务器获取总控系统所储存的内容。