CN107183943A - 一种档案管理柜及其工作方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种档案管理柜及其工作方法，该档案管理柜包括柜体、压力传感器、光电传感器、扫描器、指纹采集器、控制器、电脑终端、电子门锁、报警装置，所述压力传感器、光电传感器均连接于控制器，控制器、扫描器、指纹采集器、电子门锁、报警装置均连接于电脑终端。本发明能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否为之前借出的档案和检测存入的档案是否放在了相应的原始格子里，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案和放错档案的位置，便于档案的二次查找。

Description

一种档案管理柜及其工作方法

技术领域

本发明涉及文档管理领域，具体而言，涉及一种档案管理柜及其工作方法。

背景技术

随着信息社会的迅猛发展，传统档案工作方法与时代发展客观需求之间的矛盾日益加剧，档案数量不断增加、传统档案管理方式效率低下，且档案工作人力、物力资源有限，严重影响了档案工作的效率和质量。目前各单位都需对大量文件和档案进行统一存放和管理，通常采用文件柜存放，并派遣文档管理员进行存档、借阅等管理。随着计算机应用的普及，很多单位的文档管理员将文件和档案信息录入计算机。

但是现有的档案管理存在如下缺点：一、采用人工管理，文档管理员容易发生疏忽，导致登记错误；二、文档管理员未能及时管理，有人借阅文件档案后忘记归还，导致文件档案丢失：三、无法判断归还的档案是否为本单位的；四、不能保证借阅人将档案归还至原处，导致以后查找档案麻烦，不便于管理。

如何设计出一个便于档案二次查找，避免档案丢失的的档案管理柜，是急需解决的问题。

发明内容

本发明为了克服现有技术的缺陷，公开了一种档案管理柜及其工作方法。

本发明的一个目的在于，提供一种档案管理柜，其能够通过将档案上的二维码信息和档案重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，检测存入的档案是否为之前借出的档案；通过重量的前后比对用于确定存入的文档是否放在原始位置，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案和放错档案的位置，便于档案的二次查找。

本发明的另一个目的在于，提供一种档案管理柜工作方法，其能够通过将档案上的二维码信息和档案重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，检测存入的档案是否为之前借出的档案；通过重量的前后比对用于确定存入的文档是否放在原始位置，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案和放错档案的位置，便于档案的二次查找。

为了实现根据本发明的这些目的和其它优点，提供了一种档案管理柜，包括：

柜体，其内设置若干横竖隔板，横竖隔板将柜体内部分隔成若干个放置档案的格子所述柜体侧面安装柜门，所有柜子标记为a1、a2、a3…an，每个柜子的格子从左往右依次为b1、b2、b3…bn，每个柜子的格子从上往下依次为c1、c2、c3…cn，每个格子的位置标记为an bn cn；

压力传感器，其用于将档案的重力转化为电信号，所述压力传感器安装在格子的内底面上；

光电传感器，其用于将光信号转化为电信号，所述光电传感器的发射端和接收端分别安装在格子两侧；

扫描器，其用于扫描二维码获取档案信息，所述扫描器扫描端安装在格子内侧面上；

指纹采集器，其用于采集和识别指纹，所述指纹采集器安装在柜门上；

控制器，其用于接收上述压力传感器和光电传感器的电信号，经分析处理后转化成数据信号；

电脑终端，其用于接收上述压力传感器、光电传感器和指纹采集器的数据信号，经分析处理后做处相应的数据处理；

电子门锁，其用于接收电脑终端的控制指令，开关门锁；

报警装置，其用于接收电脑终端的控制指令，开关警报；

其中，当格子内存入档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端控制扫描器和压力传感器对贴有二维码标签的档案进行扫描和测重，电脑终端将扫描和测重结果与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，二维码中信息和重量的前后比对，双重对比方式，用于检测存入的档案是否为数据库中的档案信息一致，判断出是否是从这里借出去的档案，同时检测存入格子中的文档二维码中信息和重量是否与之前的一致，双重对比方式，判断档案是否放回了原来的格子内，接着电脑终端自动生成文档存入列表，操作人即为文档存入者，操作时间为存入文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档存入者和操作类别读入文档存入列表，电脑系统自动生成操作时间并读入文档存入列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的存入登记；

若两者信息与数据库的原始信息不一致，触发报警装置，电脑终端不会生成文档存入列表；

当从格子内借出档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端自动生成文档借出列表，操作人为文档借出者，操作时间为借出文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档借出者和操作类别读入文档借出列表，电脑系统自动生成操作时间读入文档借出列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的借出登记。

优选的是，所述操作人员信息通过指纹采集器采集到的指纹信息与数据库中存储的指纹进行比对获得。

优选的是，所述电脑终端将采集到的指纹信息与数据库中存储的指纹进行比对，若比对一致，即为具有文档存取权限人员，电脑终端控制电子门锁开启；比对不一致，即为不具有文档存取权限人员，电子门锁一直关闭。

优选的是，与扫描器扫描端相对的文件或档案上贴覆二维码。

优选的是，所述每个二维码上贴覆有透明保护贴。

优选的是，所述报警装置为声光报警装置。

为了实现根据本发明的这些目的和其它优点，还提供了一种档案管理柜工作方法，包括步骤：

一、利用喷码机中的二维码生成器，每个档案对应生成一个二维码；

二、用喷码机将生成的二维码喷印到对应的档案上；

三、扫描器读取二维码信息，压力传感器测出档案重量，上述信息全部传输至电脑终端的文档管理数据库作为数据库的原始信息；

四、当格子内存入档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端控制扫描器和压力传感器对贴有二维码标签的档案进行扫描和测重，电脑终端将扫描和测重结果与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，二维码中信息和重量的前后比对，双重对比方式，用于检测存入的档案是否为数据库中的档案信息一致，判断出是否是从这里借出去的档案，同时检测存入格子中的文档二维码中信息和重量是否与之前的一致，双重对比方式，判断档案是否放回了原来的格子内，接着电脑终端自动生成文档存入列表，操作人即为文档存入者，操作时间为存入文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档存入者和操作类别读入文档存入列表，电脑系统自动生成操作时间并读入文档存入列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的存入登记；

若两者信息与数据库的原始信息不一致，触发报警装置，电脑终端不会生成文档存入列表；

五、当有档案借出时，光电传感器用于检测到档案不存在，电脑终端自动生成文档借出列表，操作人为文档借出者，操作时间为借出文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档借出者和操作类别读入文档借出列表，电脑系统自动生成操作时间读入文档借出列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的借出登记。

优选的是，所述扫描器识别不出二维码或未检测到二维码时，报警装置启动。

优选的是，所述二维码中包含了档案的名称、简介、重量及位置信息。

本发明至少包括以下有益效果：由于每个格子的位置标记为an bn cn，每个格子存放的哪种档案都记录在文档管理数据库中作为比对的原始数据，因此能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否为之前借出的档案，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案；由于每个格子的位置标记为an bn cn，每个格子存放的哪种档案都记录在文档管理数据库中作为比对的原始数据，因此能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否放在了相应的原始格子里，避免放错档案的位置，便于档案的二次查找。

本发明的其它优点、目标和特征将部分通过下面的说明体现，部分还将通过对本发明的研究和实践而为本领域的技术人员所理解。

附图说明

图1为本发明的实施例中档案管理柜的排列示意图；

图2为本发明的实施例中档案管理柜的电路控制图；

图3为本发明的实施例中档案管理柜格子内的电器元件位置安装图；

图4为本发明的实施例中档案管理柜外部结构示意图；

图5为本发明的实施例中档案管理柜扣板与安装槽的分解图；

图6为本发明的实施例中档案管理柜扣板与安装槽的装配图；

图7为本发明的实施例中档案管理柜上下叠摞示意图。

具体实施方式

下面结合附图对本发明做进一步的详细说明，以令本领域技术人员参照说明书文字能够据以实施。

应当理解，本文所使用的诸如“具有”、“包含”以及“包括”术语并不配出一个或多个其它元件或其组合的存在或添加。

图1至7示出了根据本发明的一种实现形式，示出了信号的传递过程。其中包括：柜体1，柜体1为方形框，方形框上安装玻璃材质的推拉门2，方框内横向固定三块隔板3，三块隔板3将柜体1分成四层，每层纵向再固定三块隔板3，方框内的横纵隔板将柜体1分隔成十六个格子4，所述若干个柜子1分别标记为a1、a2、a3…an，每个柜子1的格子4从左往右依次标记为b1、b2、b3、b4，每个柜子1的格子4从上往下依次标记为c1、c2、c3、c4，则任意格子4标记为an bn cn，并将标记的标签贴在相应的格子内，每个格子内的档案上也贴有标签，标签上做上相应的标记，所述格子4的内底面上平放粘接压力传感器5，压力传感器5上粘接轻质的托板6，所述格子4的两侧面上分别固定光电传感器的发射端7和接收端8，所述格子4的一侧面上还固定扫描器的扫描端9，所述推拉门2为双轨两扇门，推拉门2的一扇门上固定指纹采集器10，推拉门2的两扇门的门沿上安装电子门锁11，所述格子4内部上方安装报警装置12，报警装置12为声光报警装置，当格子4内存入档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端控制扫描器和压力传感器5对贴有二维码标签的档案进行扫描和测重，电脑终端将扫描和测重结果与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，二维码中信息和重量的前后比对，双重对比方式，用于检测存入的档案是否为数据库中的档案信息一致，判断出是否是从这里借出去的档案，同时检测存入格子中的文档二维码中信息和重量是否与之前的一致，双重对比方式，判断档案是否放回了原来的格子内，接着电脑终端自动生成文档存入列表，操作人即为文档存入者，操作时间为存入文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档存入者和操作类别读入文档存入列表，电脑系统自动生成操作时间并读入文档存入列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的存入登记；若两者信息与数据库的原始信息不一致，触发报警装置12，电脑终端不会生成文档存入列表：当从格子内借出档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端自动生成文档借出列表，操作人为文档借出者，操作时间为借出文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档借出者和操作类别读入文档借出列表，电脑系统自动生成操作时间读入文档借出列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的借出登记。本发明由于每个格子的位置标记为an bn cn，每个格子存放的哪种档案都记录在文档管理数据库中作为比对的原始数据，因此能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否为之前借出的档案和检测存入的档案是否放在了相应的原始格子里，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案和放错档案的位置，便于档案的二次查找。

柜体1用于存放档案；推拉门2防止不具有文档存取权限人员取走档案；隔板3用于将柜体分割成若干个独立档案存储空间；格子4单个档案的独立存储空间；压力传感器5用于将档案的重力转化为电信号；光电传感器用于将光信号转化为电信号；扫描器用于扫描二维码获取档案信息；指纹采集器10用于采集和识别指纹；控制器用于接收上述压力传感器和光电传感器的电信号，经分析处理后转化成数据信号；电脑终端用于接收上述压力传感器、光电传感器和指纹采集器的数据信号，经分析处理后做处相应的数据处理；电子门锁11用于接收电脑终端的控制指令，开关门锁；报警装置12用于接收电脑终端的控制指令，开关警报。

在这种技术方案中，进行档案存入时，先通过柜门上的指纹采集器进行指纹识别，既进行身份验证，通过验证打开柜门，根据档案上的标签标记将要归还的档案放在相应的格子内，若二维码中信息和重量的前后比对正确，接着电脑终端自动生成文档存入列表，完成档案的存入登记；若二维码中信息和重量的前后比对错误，接着电脑终端不生成文档存入列表，触发报警装置，管理人员看到警报介入处理；进行档案借出时，先通过柜门上的指纹采集器进行指纹识别，既进行身份验证，通过验证打开柜门，接着电脑终端自动生成文档借出列表，完成档案的借出登记，以上无论进行档案存入和借出，不具有文档存取权限人员，电子门锁一直关闭，无法进行下面的操作。

在另一种技术方案中，所述柜体1下底面上焊接扣板13，扣板13由底板131和连接条132冲压成型，抗拉抗压强度高，连接条132下面连接在底板131中部，连接条132上面焊接在柜体1下底面中部，所述柜体1上顶面开设安装槽14，所述扣板13的底板131适配放置在安装槽14内，安装槽14一周开设螺孔，螺孔内旋接螺丝扣压在底板131上面。采用这种方案柜体之间能够进行叠摞，最大限度的利用空间，减少占地面积，同时柜体之间连接牢固，结构稳定，安全系数高。并且，这种方式只是一种较佳实例的说明，但并不局限于此。

在另一种技术方案中，所述与扫描器扫描端相对的文件或档案上贴覆二维码，每个二维码上贴覆有透明保护贴。采用这种方案具有能够保护二维码的清晰度，避免档案借出后二维码受到摩损，无法被扫描器识别。并且，这种方式只是一种较佳实例的说明，但并不局限于此。

如上所述，根据本发明，由于每个格子的位置标记为an bn cn，每个格子存放的哪种档案都记录在文档管理数据库中作为比对的原始数据，因此能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否为之前借出的档案，提高档案管理的效率，降低档案存取的登记错误率，避免档案丢失，避免存入外来档案；由于每个格子的位置标记为an bn cn，每个格子存放的哪种档案都记录在文档管理数据库中作为比对的原始数据，因此能够通过将档案上的二维码信息和测得的重量与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，双重对比方式，检测存入的档案是否放在了相应的原始格子里，避免放错档案的位置，便于档案的二次查找。

尽管本发明的实施方案已公开如上，但其并不仅仅限于说明书和实施方式中所列运用。它完全可以被适用于各种适合本发明的领域。对于熟悉本领域的人员而言，可容易地实现另外的修改。因此在不背离权利要求及等同范围所限定的一般概念下，本发明并不限于特定的细节和这里示出与描述的图例。

Claims (9)

1.一种档案管理柜，其特征在于，包括

柜体，其内设置若干横竖隔板，横竖隔板将柜体内部分隔成若干个放置档案的格子所述柜体侧面安装柜门，所有柜子标记为a1、a2、a3…an，每个柜子的格子从左往右依次为b1、b2、b3…bn，每个柜子的格子从上往下依次为c1、c2、c3…cn，每个格子的位置标记为an bncn；

压力传感器，其用于将档案的重力转化为电信号，所述压力传感器安装在格子的内底面上；

光电传感器，其用于将光信号转化为电信号，所述光电传感器的发射端和接收端分别安装在格子两侧；

扫描器，其用于扫描二维码获取档案信息，所述扫描器扫描端安装在格子内侧面上；

指纹采集器，其用于采集和识别指纹，所述指纹采集器安装在柜门上；

控制器，其用于接收上述压力传感器和光电传感器的电信号，经分析处理后转化成数据信号；

电脑终端，其用于接收上述压力传感器、光电传感器和指纹采集器的数据信号，经分析处理后做处相应的数据处理；

电子门锁，其用于接收电脑终端的控制指令，开关门锁；

报警装置，其用于接收电脑终端的控制指令，开关警报；

其中，当格子内存入档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端控制扫描器和压力传感器对贴有二维码标签的档案进行扫描和测重，电脑终端将扫描和测重结果与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，二维码中信息和重量的前后比对，双重对比方式，用于检测存入的档案是否为数据库中的档案信息一致，判断出是否是从这里借出去的档案，同时检测存入格子中的文档二维码中信息和重量是否与之前的一致，双重对比方式，判断档案是否放回了原来的格子内，接着电脑终端自动生成文档存入列表，操作人即为文档存入者，操作时间为存入文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档存入者和操作类别读入文档存入列表，电脑系统自动生成操作时间并读入文档存入列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的存入登记；

若两者信息与数据库的原始信息不一致，触发报警装置，电脑终端不会生成文档存入列表；

当从格子内借出档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端自动生成文档借出列表，操作人为文档借出者，操作时间为借出文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档借出者和操作类别读入文档借出列表，电脑系统自动生成操作时间读入文档借出列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的借出登记。

2.如权利要求1所述的档案管理柜，其特征在于，所述操作人员信息通过指纹采集器采集到的指纹信息与数据库中存储的指纹进行比对获得。

3.如权利要求2所述的档案管理柜，其特征在于，所述电脑终端将采集到的指纹信息与数据库中存储的指纹进行比对，若比对一致，即为具有文档存取权限人员，电脑终端控制电子门锁开启；比对不一致，即为不具有文档存取权限人员，电子门锁一直关闭。

4.如权利要求1所述的档案管理柜，其特征在于，与扫描器扫描端相对的文件或档案上贴覆二维码。

5.如权利要求4所述的档案管理柜，其特征在于，所述每个二维码上贴覆有透明保护贴。

6.如权利要求1所述的档案管理柜，其特征在于，所述报警装置为声光报警装置。

7.一种如权利要求1-6所述的档案管理柜的工作方法，其特征在于，包括步骤：

一、利用喷码机中的二维码生成器，每个档案对应生成一个二维码；

二、用喷码机将生成的二维码喷印到对应的档案上；

三、扫描器读取二维码信息，压力传感器测出档案重量，上述信息全部传输至电脑终端的文档管理数据库作为数据库的原始信息；

四、当格子内存入档案时，光电传感器将信号传递至控制器，经分析处理后将信号传递至电脑终端，并做出反馈，电脑终端控制扫描器和压力传感器对贴有二维码标签的档案进行扫描和测重，电脑终端将扫描和测重结果与文档管理数据库中文档原始信息进行比对，二维码中信息和重量的前后比对，双重对比方式，用于检测存入的档案是否为数据库中的档案信息一致，判断出是否是从这里借出去的档案，同时检测存入格子中的文档二维码中信息和重量是否与之前的一致，双重对比方式，判断档案是否放回了原来的格子内，接着电脑终端自动生成文档存入列表，操作人即为文档存入者，操作时间为存入文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档存入者和操作类别读入文档存入列表，电脑系统自动生成操作时间并读入文档存入列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的存入登记；

若两者信息与数据库的原始信息不一致，触发报警装置，电脑终端不会生成文档存入列表；

五、当有档案借出时，光电传感器用于检测到档案不存在，电脑终端自动生成文档借出列表，操作人为文档借出者，操作时间为借出文档的时间，将该二维码中信息、压力数值、文档借出者和操作类别读入文档借出列表，电脑系统自动生成操作时间读入文档借出列表，将文档存入记录存储至电脑终端的文档管理数据库，完成档案的借出登记。

8.如权利要求7所述的档案管理柜的工作方法，其特征在于，所述扫描器识别不出二维码或未检测到二维码时，报警装置启动。

9.如权利要求7所述的档案管理柜的工作方法，其特征在于，所述二维码中包含了档案的名称、简介、重量及位置信息。