CN112784131A - 一种档案智能管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明一个或多个实施例提供一种档案智能管理系统及方法，通过设置多个可移动的档案盒和拿取机构，使各档案盒能够脱离档案柜本体1独立移动，通过设置数据库和提取模块，可以根据用户对实体档案的提取请求，查找出对应的实体档案所在的档案盒，控制拿取机构将档案盒取出，并控制档案盒移动到指定位置，方便用户提取档案，节约用户在档案柜中寻找档案的时间，并且由于档案盒可独立移动，直接将提取出的实体档案运送到指定位置，也省去了用户拿取档案的时间，进一步提高工作效率，实现档案的智能管理。

Description

一种档案智能管理系统及方法

技术领域

本发明一个或多个实施例涉及档案管理技术领域，尤其涉及一种档案智能管理系统及方法。

背景技术

档案柜，通常是指用于存放保存档案资料的办公装具，一般包括有多个用于放置不同分类档案的柜体，为了便于管理和拿取档案，在将档案放置到柜子中时，需要在柜体外部如柜门上粘贴便签标明其中的档案信息，或者利用其它记录系统进行记录，但上述传统方式在用户需要提取档案时，仍然需要花费时间寻找档案和拿取档案，影响了工作效率。

发明内容

有鉴于此，本发明一个或多个实施例的目的在于提出一种档案智能管理系统及方法，以解决上述提出的全部或其中一个技术问题。

基于上述目的，本发明一个或多个实施例提供了一种档案智能管理系统，包括档案柜本体；

档案柜本体中安装有多个可移动的档案盒，档案柜本体上还安装有用于将指定的档案盒从档案柜本体中取出的拿取机构；

档案智能管理系统还包括：

数据库，用于存储各档案盒中的实体档案的信息；

提取模块，用于提取实体档案，包括根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒，控制拿取机构将档案盒取出，并控制档案盒移动到指定位置。

优选地，实体档案上设有RFID标签，RFID标签中存储有实体档案的信息，档案柜本体中还安装有RFID读取器，用于读取RFID标签中的信息及RFID标签的位置。

优选地，本系统还包括定位模块，用于读取用户发出对实体档案的提取请求时的位置，提取模块用于控制档案盒移动到位置。

优选地，本系统还包括检索模块，检索模块用于根据用户输入的关键词，对数据库中存储的实体档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户进行选择；

提取模块将用户的选择作为对实体档案的提取请求。

优选地，本系统还包括交互模块和用于存储电子档案的电子档案库，数据库中存储有各电子档案的信息；

检索模块还用于根据用户输入的关键词，对数据库中存储的实体档案和电子档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户选择；

交互模块用于呈现用户选择的电子档案。

优选地，本系统还包括关联模块，用于根据实体档案的信息和电子档案的信息，将具有相同的信息的实体档案与电子档案关联，并当实体档案具有关联的电子档案时，在实体档案所在的档案盒上予以显示。

优选地，本系统还包括权限管理模块，权限管理模块用于在接收到用户对实体档案的提取请求时，验证用户的权限，若判断用户具有对实体档案的提取权限，则提取模块进行提取，若判断用户不具有对实体档案的提取权限，则禁止提取模块进行提取。

优选地，档案盒上安装有蓝牙通信模块，提取模块通过蓝牙通信模块与档案盒通信。

一种档案智能管理方法，基于上述档案智能管理系统，本方法包括：

根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒；

控制拿取机构将档案盒取出，并控制档案盒移动到指定位置。

优选地，控制拿取机构将档案盒取出前，本方法还包括：

验证用户是否具有提取档案盒的权限；

若用户具有权限，则进行提取，若用户不具有权限，则禁止提取。

从上面所述可以看出，本发明一个或多个实施例提供的档案智能管理系统及方法，通过设置多个可移动的档案盒和拿取机构，使各档案盒能够脱离档案柜本体1独立移动，通过设置数据库和提取模块，可以根据用户对实体档案的提取请求，查找出对应的实体档案所在的档案盒，控制拿取机构将档案盒取出，并控制档案盒移动到指定位置，方便用户提取档案，节约用户在档案柜中寻找档案的时间，并且由于档案盒可独立移动，直接将提取出的实体档案运送到指定位置，也省去了用户拿取档案的时间，进一步提高工作效率，实现档案的智能管理。

附图说明

为了更清楚地说明本发明一个或多个实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明一个或多个实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。

图1为本发明一个或多个实施例的智能管理系统框图；

图2为本发明一个或多个实施例的智能管理方法流程示意图；

图3为本发明一个或多个实施例的档案柜本体结构示意图；

图4为本发明一个或多个实施例的档案盒结构示意图；

图5为本发明一个或多个实施例的进纸机构示意图。

具体实施方式

为使本公开的目的、技术方案和优点更加清楚明白，以下结合具体实施例，对本公开进一步详细说明。

需要说明的是，除非另外定义，本发明一个或多个实施例使用的技术术语或者科学术语应当为本公开所属领域内具有一般技能的人士所理解的通常意义。本发明一个或多个实施例中使用的“第一”、“第二”以及类似的词语并不表示任何顺序、数量或者重要性，而只是用来区分不同的组成部分。“包括”或者“包含”等类似的词语意指出现该词前面的元件或者物件涵盖出现在该词后面列举的元件或者物件及其等同，而不排除其他元件或者物件。“连接”或者“相连”等类似的词语并非限定于物理的或者机械的连接，而是可以包括电性的连接，不管是直接的还是间接的。“上”、“下”、“左”、“右”等仅用于表示相对位置关系，当被描述对象的绝对位置改变后，则该相对位置关系也可能相应地改变。

本发明一个或多个实施例提供一种档案智能管理系统，包括档案柜本体1，其中档案柜本体1中安装有多个可移动的档案盒2，档案柜本体1上还安装有用于将指定的档案盒2从柜体中提取出的拿取机构，本系统还包括数据库和提取模块，其中数据库用于存储各档案盒2中的实体档案的信息，提取模块用于提取实体档案，具体包括根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒2，控制拿取机构将档案盒2取出，并控制档案盒2移动到指定位置。

本发明的实施例，通过设置多个可移动的档案盒2和拿取机构，使各档案盒2能够脱离档案柜本体1独立移动，通过设置数据库和提取模块，可以根据用户对实体档案的提取请求，查找出对应的实体档案所在的档案盒2，控制拿取机构将档案盒2取出，并控制档案盒2移动到指定位置，方便用户提取档案，节约用户在档案柜中寻找档案的时间，并且由于档案盒2可独立移动，直接将提取出的实体档案运送到指定位置，也省去了用户拿取档案的时间，进一步提高工作效率，实现档案的智能管理。

举例来说，实体档案包括但不限于纸质档案、以存储介质为载体记录的档案等，档案盒2可设置为小车式，在档案盒2底部安装电机和万向轮3以带动档案盒2移动，档案盒2内部设置有电池，拿取机构可设置为机械手、升降架，或将档案柜本体1设置为回转式，拿取机构设置为回转电机，类似立体车库的结构。

作为一种实施方式，档案盒2上安装激光探头，档案盒2平时均存放在档案室中，系统中存储有档案室及周围楼层的地形图，控制档案盒2移动到指定位置时，首先根据地形生成档案盒2所在位置与指定位置之间的轨迹路线，档案盒2在移动过程中通过激光探头探测与周围障碍物之间的距离实现精准定位，按设定的轨迹路线寻址移动到指定位置，如用户处于办公室中，则生成档案室与办公室之间的轨迹路线，使档案盒2寻址移动到办公室中。

作为一种实施方式，实体档案上设有RFID标签，RFID标签中存储有实体档案的信息，档案柜本体1中还安装有RFID读取器，该RFID读取器用户读取RFID标签中的信息及RFID标签的位置，举例来说，RFID标签中的信息应包括档案的分类、档案的相关人员个人信息等，RFID读取器读取到信息后，即将信息储存在数据库中，并且因为RFID读取器能够读取到标签的位置，可以直接将读取出的信息与位置之间形成关联。

作为另一种实施方式，用户也可以通过手动输入的方式向数据库中录入信息，在该实施例中，可为各档案盒2设置编号，在录入信息时，将档案的信息与所在的档案盒2的编号一一对应。

作为一种实施方式，系统还包括定位模块，用于读取用户发出对实体档案的请求时的位置，提取模块用于控制档案盒2移动到该位置，举例来说，用户可通过手机等方式向提取模块发送提取请求，则定位模块可申请获得用户手机的定位信息，进而将档案盒2直接移动到用户所在的位置，进一步方便用户拿取档案。

作为一种实施方式，本系统还包括检索模块，检索模块用于根据用户输入的关键词，对数据库中存储的实体档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户进行选择，提取模块将用户的选择作为对实体档案的提取请求。

举例来说，用户可输入档案的相关人员信息，档案的录入时间等作为关键词，检索出一件或多件符合要求的档案，用户可在检索出的结果中进行选择，确定需要提取的档案。

作为一种实施方式，本系统还包括交互模块和用于存储电子档案的电子档案库，数据库中存储有各电子档案的信息，检索模块还用于根据用户输入的关键词，对数据库中存储的实体档案和电子档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户选择，交互模块用于呈现用户选择的电子档案。

作为一种实施方式，本系统还包括关联模块，关联模块用于根据实体档案和信息和电子档案的信息，将具有相同的信息的实体档案与电子档案关联，并当实体档案具有关联的电子档案时，在实体档案所在的档案盒2上予以显示。

举例来说，档案盒2上可设置指示灯，当指示灯亮起时，表示该档案盒2中的实体档案具有关联的电子档案，则用户可根据该提示，到系统中进行检索，档案盒2上还可设置显示屏22，并提供关联的电子档案的二维码链接，供用户扫取访问，显示屏22还可显示档案盒2中的档案的信息，为了保证档案盒2没有电量时也能便于用户了解档案盒2中的内容，显示屏22可采用墨水屏，显示屏22可设置在档案盒2的侧面或顶面。

作为一种实施方式，本系统还包括权限管理模块，该权限管理模块用于在接收到用户对实体档案的请求时，验证用户的权限，若判断用户具有对实体档案的提取权限，则提取模块进行提取，若判断用户不具有对实体档案的提取权限，则禁止提取模块进行提取。

举例来说，验证用户权限的方式可采用密码，也可以为用户的登录账号设置权限，并为各档案设置权级，只有用户的登录账号满足对应的权级时，才可以提取档案，进一步的，上述二维码链接也只有在用户具有权限时才予以提供。

进一步的，可将档案盒2设置为包括多个存放格23，可以根据档案的权级或密级对档案进行分类，将不同权级的档案放置到不同的存放格23中，并且为每个存放格23分别设置权限锁，只有用户的权限满足相应的权级，存放格23才可以打开，供用户查阅档案，同样的，只有用户的权限满足相应的权限，电子档案才对用户开放，能够更好地保护密级较高的档案，提高安全性。

作为一种实施方式，档案盒2的侧面设置有进纸机构24，用于将档案放置到对应的存放格23中，进纸机构24中设置有可升降的进纸板241，各存放格23中设置有进纸辊242，进纸板241靠近进纸辊242的方向设置有可伸出的过渡板243，在将档案放置到档案盒2中时，可以通过升降进纸板241选择对应的存放格23，完成不同权级的档案的分类，也可以直接打开档案盒2进行手动分类，进纸机构24设置为隐藏式，不需要放置档案时将进纸机构24关闭。

作为一种实施方式，档案盒2上安装有蓝牙通信模块21，提取模块通过蓝牙通信模块21与档案盒2通信，档案盒2的位置的获取可采用RFID标签，也可采用GPS，在档案盒2中的档案被提取后，或放置新的档案后，数据库需更新数据。

本发明还提供一种档案智能管理方法，基于上述档案智能管理系统，本方法包括：

根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒2；

控制所述拿取机构将所述档案盒2取出，并控制所述档案盒2移动到指定位置。

作为一种实施方式，控制所述拿取机构将所述档案盒2取出前，本方法还包括：

验证用户是否具有提取所述档案盒2的权限；

若用户具有权限，则进行提取，若用户不具有权限，则禁止提取。

本发明提供的档案智能管理系统在工作时，用户首先通过进纸机构24向存放格23内放置档案，并且根据档案分类的不同，将进纸板241升降，进纸板241完成升降后，过渡板243伸出，与进纸辊242接触，使进纸辊242转动能够将档案送入存放格23中，而当需要提取档案时，用户通过客户终端或交互模块等发出提取档案的请求，具体可以通过输入关键词进行检索的方式，对数据库中存储的实体档案和电子档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案和电子档案，提供给用户选择，用户选择后需要对用户的权限进行验证，如通过输入密码或验证用户账号权级的方式，判断用户是否具有查看指定档案的权限，若用户选择的是电子档案，则可以直接通过交互模块或客户终端获取电子档案，若用户选择的是实体档案，且同一档案盒2中的多个存放格23中存放有不同权级的档案，还需要判断用户是否具有提取其中至少一份档案的权限，若有，则获取用户所在地点的定位信息，控制档案盒2移动到用户所在位置，如首先根据地形生成档案盒2所在位置与指定位置之间的轨迹路线，档案盒2在移动过程中通过激光探头探测与周围障碍物之间的距离实现精准定位，按设定的轨迹路线寻址移动到指定位置，如用户处于办公室中，则生成档案室与办公室之间的轨迹路线，使档案盒2寻址移动到办公室中，由于各存放格23上均设置有权限锁，当判断用户具有提取指定档案的权限时，需要将对应的权限锁打开，方便用户提取档案，完成档案的智能提取工作。

另外，当用户满足权限时，档案盒2上设置的显示屏22可以提供二维码链接，供用户扫取访问，显示屏22还可显示档案盒2中的档案的信息，为了保证档案盒2没有电量时也能便于用户了解档案盒2中的内容，显示屏22可采用墨水屏，可以显示保留在屏幕上的最终画面。

所属领域的普通技术人员应当理解：以上任何实施例的讨论仅为示例性的，并非旨在暗示本公开的范围(包括权利要求)被限于这些例子；在本公开的思路下，以上实施例或者不同实施例中的技术特征之间也可以进行组合，步骤可以以任意顺序实现，并存在如上所述的本发明一个或多个实施例的不同方面的许多其它变化，为了简明它们没有在细节中提供。

另外，为简化说明和讨论，并且为了不会使本发明一个或多个实施例难以理解，在所提供的附图中可以示出或可以不示出与集成电路(IC)芯片和其它部件的公知的电源/接地连接。此外，可以以框图的形式示出装置，以便避免使本发明一个或多个实施例难以理解，并且这也考虑了以下事实，即关于这些框图装置的实施方式的细节是高度取决于将要实施本发明一个或多个实施例的平台的(即，这些细节应当完全处于本领域技术人员的理解范围内)。在阐述了具体细节(例如，电路)以描述本公开的示例性实施例的情况下，对本领域技术人员来说显而易见的是，可以在没有这些具体细节的情况下或者这些具体细节有变化的情况下实施本发明一个或多个实施例。因此，这些描述应被认为是说明性的而不是限制性的。

本发明一个或多个实施例旨在涵盖落入所附权利要求的宽泛范围之内的所有这样的替换、修改和变型。因此，凡在本发明一个或多个实施例的精神和原则之内，所做的任何省略、修改、等同替换、改进等，均应包含在本公开的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种档案智能管理系统，其特征在于，包括档案柜本体；

所述档案柜本体中安装有多个可移动的档案盒，所述档案柜本体上还安装有用于将指定的所述档案盒从所述档案柜本体中取出的拿取机构；

所述档案智能管理系统还包括：

数据库，用于存储各所述档案盒中的实体档案的信息；

提取模块，用于提取实体档案，包括根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒，控制所述拿取机构将所述档案盒取出，并控制所述档案盒移动到指定位置。

2.根据权利要求1所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述实体档案上设有RFID标签，所述RFID标签中存储有实体档案的信息，所述档案柜本体中还安装有RFID读取器，用于读取所述RFID标签中的信息及RFID标签的位置。

3.根据权利要求1所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述系统还包括定位模块，用于读取用户发出对实体档案的提取请求时的位置，所述提取模块用于控制所述档案盒移动到所述位置。

4.根据权利要求1所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述系统还包括检索模块，所述检索模块用于根据用户输入的关键词，对所述数据库中存储的实体档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户进行选择；

所述提取模块将用户的选择作为对实体档案的提取请求。

5.根据权利要求4所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述系统还包括交互模块和用于存储电子档案的电子档案库，所述数据库中存储有各所述电子档案的信息；

所述检索模块还用于根据用户输入的关键词，对所述数据库中存储的实体档案和电子档案的信息进行检索，得出符合关键词要求的实体档案，并提供给用户选择；

所述交互模块用于呈现用户选择的电子档案。

6.根据权利要求5所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述系统还包括关联模块，用于根据所述实体档案的信息和所述电子档案的信息，将具有相同的信息的实体档案与电子档案关联，并当实体档案具有关联的电子档案时，在实体档案所在的档案盒上予以显示。

7.根据权利要求1所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述系统还包括权限管理模块，所述权限管理模块用于在接收到用户对实体档案的提取请求时，验证用户的权限，若判断用户具有对所述实体档案的提取权限，则所述提取模块进行提取，若判断用户不具有对所述实体档案的提取权限，则禁止所述提取模块进行提取。

8.根据权利要求1所述的档案智能管理系统，其特征在于，所述档案盒上安装有蓝牙通信模块，所述提取模块通过所述蓝牙通信模块与所述档案盒通信。

9.一种档案智能管理方法，其特征在于，基于如权利要求1所述的档案智能管理系统，所述方法包括：

根据用户对实体档案的提取请求，查找对应的实体档案所在的档案盒；

控制所述拿取机构将所述档案盒取出，并控制所述档案盒移动到指定位置。

10.根据权利要求9所述的档案智能管理方法，其特征在于，控制所述拿取机构将所述档案盒取出前，所述方法还包括：

验证用户是否具有提取所述档案盒的权限；

若用户具有权限，则进行提取，若用户不具有权限，则禁止提取。

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