CN103793963B - 基于rfid技术的档案柜及文档管理装置 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种基于RFID技术的文档管理装置，包括用于实现对档案远程查找的客户端，用于管理客户端与档案柜的服务端，用于存放档案的档案柜，以及用于区别不同档案文件的射频电子标签，其中档案柜内设有置物架、控制器、检测模块以及指示模块。本发明能够实现对档案柜内档案盒的一对一读取，在对档案柜进行操作后，能够自动更新档案的位置信息，实时监控档案柜内的档案状态。与现有技术相比，本发明能够快速定位档案盒，减少查找档案时间，节约人力资源，实现对档案盒安全、快速的管理，具有安全性高、定位精确、可实现自动存取、快速盘点、实时监控以及具有状态指示等优点。

Description

基于RFID技术的档案柜及文档管理装置

技术领域

本发明涉及一种文档管理装置，具体地说是一种能够快速查找、定位、盘点档案盒，实现对档案盒安全、快速管理的基于RFID技术的档案柜及文档管理装置。

背景技术

近年来，我国文档事业取得了长足的发展，文档数量日益增多，文档种类日趋多样。传统的文档管理方式主要是运用条形码来实现档文档的管理，文档入馆后分类装入档案盒，在每个档案盒上贴有条形码，根据条形码进行排架与定位。如果要查找某个档案盒，需要管理员先找到存放该类型档案盒的档案架，再根据档案盒的编目信息找到对应的位置。这种管理方式存在文档数量冗余、查询盘点困难、处理时间长等低效率现象，一旦档案盒没有按规定存放在指定的位置，查找时需要将所有的档案盒筛选一遍，极度浪费人力。综合起来，目前文档管理的现状可以用下述几条来概括：1）文档管理大多停留在目视管理的阶段；2）普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点、查询等工作；3）对于实体档案盒库存有无、位置等情况普遍缺乏准确把握；4）无法对档案盒是否在馆准确了解，缺乏安全管理机制。

发明内容

本发明针对现有技术中存在的缺点和不足，提出一种高安全、高定位精度、快速反应能力，具有自动存取功能以及提示功能，能够快速查找、定位、盘点文档，实现对文档安全、快速管理的基于RFID技术的档案柜及文档管理装置。

本发明可以通过以下措施达到：

一种基于RFID技术的档案柜，包括柜体和柜门，其特征在于档案柜内设有置物架、控制器、检测模块以及指示模块，控制器分别与检测模块、指示模块相连接，射频电子标签贴覆于置物架内的文档表面，所述置物架包括带有夹层的底板、垂直固定在底板上表面的两个以上的隔板，其中指示模块固定在底板朝外的侧边缘，控制器固定在档案柜底部，检测模块包括射频读写器、射频天线，射频天线与射频读写器相连接，其中射频读写器固定在置物架的底板的夹层中，射频天线固定在置物架的底板上表面。

本发明中相邻的隔板之间可以有两组以上的射频天线，射频天线均与底板夹层中的射频读写器相连接。

本发明中所述档案柜内可以设有两个以上的置物架，所述置物架的底板为金属材质，置物架的隔板采用非金属材质制成，底板的金属材质设计一方面可以有效屏蔽上下两层置物架之间的干扰，另一方面可使有效射频信号良好通过本层置物架，隔板的设计保证了位于相邻隔板之间的档案盒或文件夹的方向一致性，从而保证其上的电子标签的方向一致性。

本发明中所述指示模块由指示灯组成，其中置物架上每个射频天线分别对应一个指示灯，在文档查找过程中，当查找完毕时，可以通过闪烁相应射频天线的指示灯来完成对文档位置的指示。

本发明中所述档案柜还设有红外检测单元，包括红外发射器与红外接收器，分别固定在置物架的左右两端且靠近柜门的位置，红外发射器和红外接收器分别与柜内的控制器相连接，用于检测有无存取操作。

本发明中所述档案柜还设有柜门，柜门上设有电子锁、机械锁以及柜门状态检测器，其中电子锁、机械锁以及柜门状态检测器分别与柜体内的控制器相连接，只有管理员同时打开电子锁与机械锁时，才可以打开柜门，柜门状态检测器固定在柜门的边棱上，由一个行程开关构成，当管理员操作完毕关闭柜门时，行程开关被闭合，柜门状态检测器将电平变化信息传输给控制器，控制器判断出柜门4已被关闭后进行更新操作。

本发明中还可以设有档案盒，档案盒放置在置物架中相邻隔板的空格之间，一个档案盒对应一个射频天线，并将电子标签固定在档案盒脊上，方便文档的整理。

本发明中所述电子标签内设有UID编码，用于贴覆在不同的文件的侧脊处，以区分不同的文档。

本发明提供的档案柜上还可以设有分别与档案柜内控制器相连接的警报器、震动传感器以及温/湿度传感器，其中警报器固定在档案柜表面，用于异常情况闪烁或者鸣叫发出警报，震动传感器固定在档案柜表面，用于检测档案柜的受到的震动情况，并将采集信息送回控制器，用于服务端对装置工作状态的管理，温/湿度传感器固定在柜体内部，用于检测档案柜内部的温度与湿度。

本发明提供的档案柜采用电子权限加机械权限的双因子方式开门，在使用时，管理员首先在电子锁输入对应的电子信息，电子锁将对应的信息传输给控制器，控制器再将此信息发送给服务端，服务端的接收模块接收到此电子信息后传输给中央控制器，中央控制器接收到此电子信息，调用数据库中的授权信息库，将此电子信息与库中的信息进行比对，当满足一定相似度条件时认为此管理员具有电子授权，可以打开电子锁，中央控制器将打开电子锁的指令通过发射模块发送给档案柜内的控制器，控制器传输打开电子锁指令将电子锁打开，之后管理员再插入机械钥匙打开机械锁，此时柜门才能打开。只具备其中的一种权限不能打开柜门，操作错误时档案柜内的控制器会发送命令给服务端的中央控制器，中央控制器会控制警报模块发出警报。

本发明还提出一种基于RFID技术的文档管理装置，包括用于实现对文档远程查找的客户端，用于管理客户端与档案柜且分别于客户端及档案柜相连接的服务端，用于存放文档的档案柜，以及用于区别不同文档的射频电子标签，其特征在于档案柜内设有置物架、控制器、检测模块以及指示模块，控制器分别与检测模块、指示模块相连接，射频电子标签贴覆于置物架内的文档表面，所述置物架包括带有夹层的底板、垂直固定在底板上表面的两个以上的隔板，其中指示模块固定在底板朝外的侧边缘，控制器固定在档案柜底部，检测模块包括射频读写器、射频天线，射频天线与射频读写器相连接，其中射频读写器固定在置物架的底板的夹层中，射频天线固定在置物架的底板上表面。

本发明中服务端设有中央控制器、数据库、监控模块、业务管理模块、发射模块、接收模块以及警报模块，其中中央控制器分别与服务端其他各模块相连接，发射模块与接收模块与客户端以及档案柜的控制器相连接，在使用时，中央控制器用于处理服务端接收到的信息并且做出控制指令，数据库用于存储文档信息、客户信息、授权信息库等内容，监控模块用于实时监控档案柜内状态，业务管理模块用于办理入库、存取等业务，发射模块用于向客户端以及智能档案柜内控制器发送指令，接收模块用于接收客户端以及档案柜内控制器发送的指令，警报模块用于异常情况发出警报。

本发明中可以设有两个以上客户端，两个以上的客户端均与服务端相连接，还可以设有两个以上的档案柜，两个以上的档案柜内的控制器分别与服务端相连接，本发明中本发明中客户端包括联网电子设备与客户端软件，在联网电子设备上运行客户端软件，可以对档案柜内的资料位置进行查询，并且实现预约、续借等功能。

本发明提供的文档管理装置中，射频读写器的功率控制在200mW—1W之间，功率过小无法检到天线对应的电子标签，功率过大则会检到临近天线对应的电子标签，通过天线的上下读取距离控制在10cm以内，左右读取距离控制在3cm以内，用于保证此天线对应的档案盒或文件夹放置时前后距离稍有不同仍能检测到其电子标签，并且不会检测到临近天线对应的电子标签。上述几个设计内容用于保证射频读写器对于射频电子标签的读取为一对一读取，不存在相互干扰、耦合、读取不稳定现象。

本发明在使用时，当管理员对档案柜进行存取操作，管理员的存取动作会触发置物架与柜门之间的红外检测单元，红外接收器检测到变化后将此变化传输给档案柜内的控制器，控制器接收到红外变化信息后发送检卡指令给相应置物架内的读写器，相应读写器对本置物架上的电子标签信息全部读取出来传输给控制器，控制器将最新的标签信息发送给服务端的接收模块，接收模块接收到标签信息后传输给中央控制器，中央控制器将最新的标签位置信息存入数据库，并且将与标签对应的文档的位置信息进行更新。这一过程实现了对档案柜内的文档情况进行实时监控。

当管理员操作完毕关闭柜门时，柜门状态检测器检测到柜门被关闭，将传输柜门关闭这一指令给控制器，控制器接收到柜门关闭指令后发送检卡指令给本档案柜内的所有射频读写器，这些射频读写器分别对其所在置物架内的所有文档的电子标签进行读取操作，并且将对应的位置信息返回给控制器，控制器再将最新的位置信息发送给服务端，服务端的接收模块接收到位置信息后与数据库中的文档位置信息进行对比，若文档信息一致则说明档案柜工作正常，若不一致则控制服务端的警报模块进行警报，以提示管理员查看处理，这一过程实现了对档案柜内文档的自动更新，并且提高了智能档案柜的安全性。

本发明与现有技术相比，具有以下优点：

1、安全性高：通过高安全性的开门权限判断防止非法人员打开柜门；智能档案柜和服务端不断进行信息交互，若档案柜断电，服务端会立即检测到档案柜异常，进行警报处理；当出现红外异常触发等情况时都会立即发出警报。

2、定位精确：独特的射频读写器和天线设计保证将读取范围限定在单个区域内，保证读取且只读取本区域上方的射频电子标签，实现一对一定位。在进行资料查找时，可快速准确定位到确定实体文档上，大大降低查找时间，提高效率。

3、可实现快速盘点和实时监控：每层置物架采用一个射频读写器的设计以及特定的程序处理使单层的检测速度大幅提升。与采用人工查看的传统模式相比大大提高了盘点的速度，提高了效率。对于一些重要资料或文件的实时在位管理提供了有力保证。

4、可实现自动入库及存取：通过红外检测单元可检测到管理员对档案柜进行了存取或位置调整等操作，此时自动上报控制器，控制器命令读写器读取最新的电子标签位置状态上报给服务端，自动更新数据库中的位置信息，实现档案的自动入库、存取、调整位置等操作。

5、状态指示简单明了：每一个天线对应一个指示灯，当进行查找操作时目标文档对应的指示灯会进入闪烁状态，方便管理员查找与定位。

附图说明:

附图1是本发明的结构示意图。

附图2是本发明中的服务端的结构框图。

附图3是本发明中档案柜的结构示意图。

附图4是本发明中置物架的结构示意图。

附图标记：柜体1、控制器2、置物架3、柜门4、红外检测单元5、电子锁6、机械锁7、警报器8、温湿度传感器9、震动传感器10、柜门状态检测器11、客户端12、服务端13、档案柜14、中央控制器15、数据库16、监控模块17、业务管理模块18、发射模块19、接收模块20、警报模块21、射频读写器22、射频天线23、指示灯24、隔板25、档案盒26、射频电子标签27、底板28。

具体实施方式：

下面结合附图和实施例对本发明作进一步的说明。

实施例1：基于RFID技术的档案柜：

如附图3及附图4所示，本发明提出的一种基于RFID技术的档案柜，包括柜体1和柜门4，其中档案柜14内设有置物架3、控制器2、检测模块以及指示模块，控制器2分别与检测模块、指示模块相连接，射频电子标签贴覆于置物架3内的文档表面，所述置物架3包括带有夹层的底板28、垂直固定在底板28上表面的两个以上的隔板25，相邻的隔板25的间距可以为10CM，其中指示模块固定在底板28朝外的侧边缘，控制器2固定在档案柜14底部，检测模块包括射频读写器22、射频天线23，射频天线23与射频读写器22相连接，其中射频读写器22与控制器2通过数据线相连，射频读写器22与射频天线23通过同轴线和控制线相连，射频读写器22与指示模块中的指示灯24通过控制线相连，射频读写器22固定在置物架3的底板28的夹层中，射频天线23固定在置物架3的底板28的上表面，相邻的隔板25之间可以有两组以上的射频天线23，两组以上的射频天线23均与底板28的夹层中的射频读写器22相连接，档案柜14内可以设有两个以上的置物架3，所述置物架3的底板28为金属材质，置物架3的隔板25采用非金属材质制成，底板28的金属材质设计一方面可以有效屏蔽上下两层置物架3之间的干扰，另一方面可使有效射频信号良好通过本层置物架，隔板25的设计保证了位于相邻隔板25之间的档案盒或文件夹的方向一致性，从而保证其上的射频电子标签的方向一致性，其中指示模块由指示灯24组成，置物架3上每个射频天线23分别对应一个指示灯24，在文档查找过程中，当查找完毕时，可以通过闪烁相应射频天线所对应的指示灯24来完成对文档位置的指示，档案柜14还设有红外检测单元5，其包括红外发射器与红外接收器，分别固定在置物架3的左右两端且靠近柜门4的位置，红外发射器和红外接收器分别与柜内的控制器2相连接，用于检测有无存取操作。

本发明中所述档案柜14的柜门4上设有电子锁6、机械锁7以及柜门状态检测器11，其中电子锁6、机械锁7以及柜门状态检测器11分别与柜体内的控制器2相连接，只有管理员同时打开电子锁6与机械锁7时，才可以打开柜门4；柜门状态检测器11固定在柜门4的边棱上，由一个行程开关构成，当管理员操作完毕关闭柜门时，行程开关被闭合，柜门状态检测器11将电平变化信息传输给控制器2，控制器2判断出柜门4已被关闭后进行更新操作；档案柜14内还可以设有档案盒，档案盒放置在置物架中相邻隔板25的空格之间，一个档案盒对应一个射频天线，并将电子标签固定在档案盒脊上，方便文档的整理。

本发明提供的档案柜14上还可以设有分别与档案柜14内控制器2相连接的警报器8、震动传感器10以及温/湿度传感器，其中警报器固定在档案柜表面，用于异常情况闪烁或者鸣叫发出警报，震动传感器10固定在档案柜表面，用于检测档案柜14的受到的震动情况，并将采集信息送回控制器2，用于服务端对装置工作状态的管理，温/湿度传感器9固定在柜体内部，用于检测档案柜14内部的温度与湿度。

实施例：基于RFID技术的文档管理装置：

如附图1所示，本发明提出的基于RFID技术的文档管理装置包括客户端12、服务端13与档案柜14，其中客户端12与服务端13相连接，服务端13与档案柜14相连接。

如附图2所示，本发明中的服务端13设有中央控制器15、数据库16、监控模块17、业务管理模块18、发射模块19、接收模块20以及警报模块21，中央控制器15分别与服务端13内的其它各模块相连接，发射模块19与接收模块20分别与客户端12以及档案柜14内的控制器2相连接。

在本实施例中，当用户需要查找已存放的文档的位置，可以通过客户端12输入查找命令，客户端12将命令发送给服务端13，服务端13的接收模块20接收到此命令后传输给中央控制器15，中央控制器15接收到这一查找指令，调用数据库16中的文档信息，搜索到所查找文档的位置信息，通过发射模块19返回给客户端12，用户通过客户端12的用户界面可以获得所查找文档的位置信息。

在本实施例中，当管理员需要查找已存放文档的位置，可以在服务端的业务管理模块18输入查找命令，业务管理模块18将此命令传输给中央控制器15，中央控制器15接收到这一查找指令，调用数据库16中的文档信息，搜索到所查找文件的位置信息，传输给业务管理模块18，管理员可以获得所查找文档的位置信息，若管理员要取出此文档，可以使用业务管理模块18中的柜位提示功能，中央控制器15收到柜位提示命令后通过发射模块19发送指令给档案柜14内的控制器2，控制器2接收到柜位提示指令后，会在管理员打开柜门4的同时控制对应文档位置的指示灯24进行闪烁提示，管理员在规定的时间内在该档案柜14进行操作，如果管理员到非柜位提示的档案柜14进行操作，控制器2会控制该档案柜14上的警报器8进行警报，且管理员不能打开该档案柜14；如果管理员在规定的时间内没有完成操作，则警报器8进行警报。

本发明与现有技术相比，有安全性高、定位精确、可实现自动存取、快速盘点和实时监控以及具有状态指示等优点。

本发明的实施例公布的是其较佳的实施方式，但并不限于此。本领域的普通技术人员极易根据上述实施例，领会本发明的精神，并做出不同的引申和产业化，但只要不脱离本发明的精神和原则之内，都在本发明的保护范围之内。

Claims (1)

1.一种基于RFID技术的文档管理装置，包括用于实现对文档远程查找的客户端，用于管理客户端与档案柜且分别与客户端及档案柜相连接的服务端，用于存放文档的档案柜，以及用于区别不同文档的射频电子标签，其特征在于所述档案柜采用基于RFID技术的档案柜，基于RFID技术的档案柜包括柜体和柜门，档案柜内设有置物架、控制器、检测模块以及指示模块，控制器分别与检测模块、指示模块相连接，射频电子标签贴覆于置物架内的文档表面，所述置物架包括带有夹层的底板、垂直固定在底板上表面的两个以上的隔板，其中指示模块固定在底板朝外的侧边缘，控制器固定在档案柜底部，检测模块包括射频读写器、射频天线，射频天线与射频读写器相连接，其中射频读写器固定在置物架的底板的夹层中，射频天线固定在置物架的底板上表面；

相邻的隔板之间设有两组以上的射频天线，射频天线均与底板夹层中的射频读写器相连接；

所述档案柜内设有两个以上的置物架，所述置物架的底板为金属材质，置物架的隔板采用非金属材质制成；

所述指示模块由指示灯组成，其中置物架上每个射频天线分别对应一个指示灯；

档案柜还设有红外检测单元，包括红外发射器与红外接收器，分别固定在置物架的左右两端且靠近柜门的位置，红外发射器和红外接收器分别与柜内的控制器相连接；

档案柜还设有柜门，柜门上设有电子锁、机械锁以及柜门状态检测器，其中电子锁、机械锁以及柜门状态检测器分别与柜体内的控制器相连接；

还设有档案盒，档案盒放置在置物架中相邻隔板的空格之间，一个档案盒对应一个射频天线，档案盒脊上设有射频电子标签，所述射频电子标签内设有用于区分不同文档的UID编码；

服务端设有中央控制器、数据库、监控模块、业务管理模块、发射模块、接收模块以及警报模块，其中中央控制器分别与服务端其他各模块相连接，发射模块和接收模块分别与客户端、档案柜的控制器相连接；

设有两个以上客户端，两个以上的客户端均与服务端相连接，设有两个以上的档案柜，两个以上的档案柜内的控制器分别与服务端相连接。