CN105022703A - 存档文件管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及一种存档文件管理方法，其包括以下步骤：每一份文件设置标签；在服务器上审批各存储区的文件取放申请；进行文件取放时，存储区读取文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器对比取放信息与文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录取放信息，否则作出标记并发出报警信息。上述存档文件管理方法，解决了纸件存档存在的难找、易乱问题，自动判断文件被取出或放入存储区，及时记录，发生异常情况时进行报警处理；还实现了计算机有效进行权限管理，管理者审批通过文件取放申请后，办事人员才能取放文件，从而避免了文件丢失或误放等问题，特别适合房产档案管理。

Description

存档文件管理方法

技术领域

本发明涉及档案管理技术领域，特别是涉及存档文件管理方法。

背景技术

目前，存档文件管理，即档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。其具体包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

随着技术的进步，档案电子化管理已经慢慢发展成熟，但是，对于一些重要档案、文件，仍然需要纸件存档，例如人事档案等；又如，房屋档案管理、房产证等具有重大经济意义的文件，数量大，重要性高，需要纸件存档，目前仍然无法完全采用电子档案替代。

然而，纸件存档存在难找、易乱的问题。

发明内容

基于此，有必要提供一种存档文件管理方法，解决纸件存档所存在的难找、易乱问题，还解决纸件存档所存在的随意取放、容易丢失问题。

一种存档文件管理方法，其包括以下步骤：

每一份文件设置标签；

在服务器上审批各存储区的文件取放申请；

进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；

服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录所述取放信息，否则作出标记并发出报警信息。

例如，进行文件取放时，通过身份验证后开启存储区；其中，采用刷卡作为身份验证的方式；或者，输入用户名和密码作为身份验证的方式；或者，授权的移动终端采用NFC方式作为身份验证的方式。

例如，任一存储区在未通过身份验证而被开启时，发送异常信息到服务器，服务器在收到异常信息时，发出报警信息。

在其中一个实施例中，进行文件取放时，存储区读取所述文件的RFID标签信息。

在其中一个实施例中，所述标签为NFC标签。

在其中一个实施例中，根据所述文件取放申请记录其申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。

在其中一个实施例中，在服务器上维护一文件取放申请记录表，其中记录申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。

在其中一个实施例中，所述文件取放申请记录表设置为只能增删其中的表项、不能修改其中的表项。

在其中一个实施例中，增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项时，还维护一个增删表，用于记录操作人及其操作的信息，以及其所增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项。

上述存档文件管理方法，将传统档案管理与现代计算机技术相结合，解决了纸件存档存在的难找、易乱问题，自动判断文件被取出或放入存储区，及时记录，发生异常情况时进行报警处理；还实现了计算机有效进行权限管理，管理者审批通过文件取放申请后，办事人员才能取放文件，从而避免了随意取放、文件丢失或误放等问题，特别适合房产档案管理。

附图说明

图1为本发明一个实施例的流程示意图。

具体实施方式

为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图对本发明的具体实施方式做详细的说明。在下面的描述中阐述了很多具体细节以便于充分理解本发明。但是本发明能够以很多不同于在此描述的其它方式来实施，本领域技术人员可以在不违背本发明内涵的情况下做类似改进，因此本发明不受下面公开的具体实施例的限制。

需要说明的是，当元件被称为“固定于”或“设置于”另一个元件，它可以直接在另一个元件上或者也可以存在居中的元件。当一个元件被认为是“连接”另一个元件，它可以是直接连接到另一个元件或者可能同时存在居中元件。本文所使用的术语“垂直的”、“水平的”、“左”、“右”以及类似的表述只是为了说明的目的，并不表示是唯一的实施方式。

除非另有定义，本文所使用的所有的技术和科学术语与属于本发明的技术领域的技术人员通常理解的含义相同。本文中在本发明的说明书中所使用的术语只是为了描述具体的实施方式的目的，不是旨在于限制本发明。本文所使用的术语“和/或”包括一个或多个相关的所列项目的任意的和所有的组合。

如图1所示，一种存档文件管理方法，其包括以下步骤：每一份文件设置标签；在服务器上审批各存储区的文件取放申请；进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录所述取放信息，否则作出标记并发出报警信息。

例如，在服务器上集中审批各存储区的文件取放申请。例如，在每一存储区设置光发射器与光接收器。例如，在每一存储区的开口处或者柜门处分别设置光发射器与光接收器，形成一个导通的光路，当取放其中的档案或者文件时，光路被遮挡，例如短暂遮挡或者长期遮挡，即光导通状态发生变化。优选的，任一存储区的光导通状态处于遮挡状态超过一预设时间阈值时，发出报警信息。

例如，发出报警信息，包括报警灯闪，发出报警声音，向管理人员发送报警信息，和/或向监控处发送报警信息等。优选的，还包括向管理人员的电脑或者手机或者智能穿戴设备等发送报警信息，及时通知管理人员进行处理。

例如，某档案存放在某一存储区，用户在取该档案之前，先向服务器提交文件取放申请，经过审批后，再去取该档案；或者，某档案计划存放在某一存储区，用户在放该档案之前，先向服务器提交文件取放申请，经过审批后，再去放该档案。服务器审批通过后，向存储区发送一个安全信号，优选的，所述安全信号设置有效期限，例如60秒或者120秒等，过期失效，这样，可以明确操作人员、操作时间以及相关档案，出了问题有利于追责；取或放档案的时候，对应的存储区位置，由于取放档案的动作，遮挡了原本导通的光路，此时存储区判断是否通过审批，例如，是否具有所述安全信号，或者是否具有所述安全信号且其处于有效期限之内，通过审批时进行记录，否则发出报警信息。

例如，进行文件取放时，通过身份验证后开启存储区；其中，采用刷卡作为身份验证的方式，例如，刷职工卡或者工作卡等，优选的，存储区还记录操作人员的身份信息；或者，输入用户名和密码作为身份验证的方式；或者，授权的移动终端采用NFC方式作为身份验证的方式。例如，操作人员进行文件取放时，先进行身份验证，例如输入用户名、密码和指纹等，通过身份验证后开启存储区；又如多次身份验证错误，则做报警处理，发出报警信息。例如，某档案存放在某一存储区，用户在取该档案之前，先向服务器提交文件取放申请，通过审批后，再去取该档案，在进行文件取放时，通过身份验证后开启存储区；两者缺一不可，例如，没有经过审批或者没有通过身份验证，则无法开启存储区或者存储区拒绝响应，优选的，存储区拒绝响应时，还反馈提示信息，例如，所述提示信息包括未通过审批和/或未通过身份验证等。优选的，所述提示信息还包括显示服务链接，例如，服务链接为一个电话号码或者一个网址，用于提示用户如何开启存储区；例如，服务链接为一个二维码，用户扫码后，进入一个服务页面，说明如何可以开启存储区，例如包括开启条件、图像显示等。这样，特别适合于图书馆藏、文件档案等自助服务；例如，用户在服务台审批通过后，获取身份验证的密钥，例如其为包括有效期限的一串数字，然后在该密钥的有效期限内，凭着该密钥开启相应的存储区。

例如，任一存储区在未通过身份验证而被开启时，发送异常信息到服务器，服务器在收到异常信息时，发出报警信息。例如，存储区设置有柜门，柜门被非正常开启时，存储区发送异常信息到服务器，服务器在收到异常信息时，发出报警信息。例如，某一存储区被恶意打开或者撬开时，发送异常信息到服务器，服务器发出报警信息。优选的，设置一个报警装置，其连接存储区；报警装置判断任一存储区在未通过身份验证而被开启时，则发送异常信息到服务器。优选的，在各存储区的报警线路串联设置。这样，可以实现有效地监管存储区的开启情况，从而实现无人监守，节约人力资源。

优选的，为各存储区编码。例如，在服务器中，每一存储区对应一个特定编码，例如其为一数字串，如12345678910，其中根据管辖、地点、部门、存储区位置分别设置数字串的位数和数字，又如，该特定编码为一字母与数字混合的字符串，如a1b2c3d4e5f6g7等。优选的，还根据所述特定编码通过手持终端显示对应的存储区的位置信息。例如，在通过审批后，向手持终端发送对应存储区的特定编码，并且，手持终端根据所述特定编码显示对应存储区的位置信息；和/或，手持终端根据所述特定编码显示对应存储区的位置地图，以便于查找。这样，适用于海量档案管理，包括在图书馆或者房产档案管理使用。

为了解决管理人员如何了解各存储区的工作状态的问题，优选的，在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的光导通状态；例如，按编码阵列采用色块显示各存储区的光导通状态；优选的，还采用编号显示各存储区。这样，可以一目了然地知道各存储区是否工作正常，方便了管理。优选的，在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的光导通状态时，当任意存储区的光导通状态出现异常时，还在管理屏幕上给出提示；例如，采用与正常状态相异的颜色进行标记；优选的，还在标记出显示异常的出现时间。这样，有助于管理人员了解问题的发生及其持续时间。

优选的，每一份文件还设置标签；例如，所述标签贴在文件上，或者，所述标签夹设于文件内部。优选的，进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器。例如，所述标签为条形码或者二维码，优选的，所述标签为RFID标签。例如，每一份文件还设置RFID标签。优选的，进行文件取放时，存储区读取所述文件的RFID标签信息，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器。又如，所述标签为NFC标签。这样，可以实现有序监控，不会发生张冠李戴随意取放或者取放错误的问题，或者，发生了取放错误的问题之后能够及时处理。优选的，服务器记录所述取放信息。优选的，服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则发出报警信息。优选的，服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则继续判断所述差异是否属于预设范围，否则作出标记；例如，预设范围包括可接受的差异；例如文件名称由于笔误造成的差异，例如“申请”与“伸请”或“深情”、“二百”与“贰百”、“戊戌”与“戍戌”、“甲午”与“申牛”等；又如文件编号由于笔误造成的差异，例如“123456.789.X”与“123456.789.Y”等；又如专利号的写法差异，例如“201420142014”与“201420142014.X”、“CN101012341”与“CN101012341A”等；又如标签格式的差异等；其中，所述预设范围根据行业特性和使用经验进行设置与调整。优选的，作出标记后还发出报警信息。这样，可以及时发现是否发生取放错误，及时报警。优选的，发出报警信息时，还在所述存储区提示用户，例如，发出提示声音，如“您取放文件错误”，或者亮灯闪烁等。优选的，发出报警信息时，还在存储区及云端服务器做出标记。

优选的，根据所述文件取放申请记录其申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。例如，在服务器上维护一文件取放申请记录表，其中记录申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。优选的，所述文件取放申请记录表设置为只能增删其中的表项、不能修改其中的表项；优选的，增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项时，还维护一个增删表，用于记录操作人及其操作的信息，以及其所增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项。这样，可以长期保存历史数据。优选的，按FIFO方式维护所述文件取放申请记录表。这样，可以保存一定数量的历史数据。又如，对于所述操作的信息，在所述文件取放申请记录表记录后直接上传到云端的多个服务器，其云端内容只增不减，无法修改。这样，可以避免文件操作被篡改，维护档案管理的严肃性。

需要说明的是，本发明的其它实施例还包括，上述各实施例中的技术特征相互组合所形成的、能够实施的存档文件管理方法。

以上所述实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (7)

1.一种存档文件管理方法，其特征在于，包括以下步骤：

每一份文件设置标签；

在服务器上审批各存储区的文件取放申请；

进行文件取放时，存储区读取所述文件的标签，判断其属于放入或取出状态，发送取放信息到服务器；

服务器对比所述取放信息与所述文件取放申请，判断两者是否存在差异，是则服务器记录所述取放信息，否则作出标记并发出报警信息。

2.根据权利要求1所述存档文件管理方法，其特征在于，进行文件取放时，存储区读取所述文件的RFID标签信息。

3.根据权利要求1所述存档文件管理方法，其特征在于，所述标签为NFC标签。

4.根据权利要求1所述存档文件管理方法，其特征在于，根据所述文件取放申请记录其申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。

5.根据权利要求4所述存档文件管理方法，其特征在于，在服务器上维护一文件取放申请记录表，其中记录申请人、文件信息、取放时间以及存储区信息。

6.根据权利要求5所述存档文件管理方法，其特征在于，所述文件取放申请记录表设置为只能增删其中的表项、不能修改其中的表项。

7.根据权利要求6所述存档文件管理方法，其特征在于，增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项时，还维护一个增删表，用于记录操作人及其操作的信息，以及其所增加或者删除所述文件取放申请记录表中的表项。