CN113344506A - 档案数字化整理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开了档案数字化整理系统，包括电子档案管理服务平台、数据库和电子扫描模块，所述数据库用于存储档案电子数据，所述电子档案管理服务平台包括数据处理模块、数据存储模块、数据拾取模块、数据展示模块和管理模块，诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院档案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸质材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院档案的安全保密性。

Description

档案数字化整理系统

技术领域

本发明涉及档案整理技术领域，具体领域为档案数字化整理系统。

背景技术

档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，但长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。要实现档案管理的数字化，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案管理数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率为此，我们提出一种档案数字化整理系统。

发明内容

本发明的目的在于提供档案数字化整理系统，以解决上述背景技术中提出的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：档案数字化整理系统，包括电子档案管理服务平台、数据库和电子扫描模块；

所述数据库用于存储档案电子数据；

所述电子档案管理服务平台包括数据处理模块、数据存储模块、数据拾取模块、数据展示模块和管理模块，所述数据处理模块分别与电子扫描模块、数据存储模块、数据拾取模块和管理模块之间相连接，所述数据存储模块与数据库之间相连接，所述数据处理模块用于处理档案电子数据信息，所述管理模块用于管理系统的运行；

所述电子扫描模块用于将档案扫描成为电子图片，并将扫描获取的电子数据传递给电子档案服务平台。

进一步地，所述管理模块包括管理员登陆模块、用户登录模块和密匙模块若干交互模块，所述交互模块与管理员登陆模块或用户登录模块相连接，所述管理员登陆模块和用户登录模块均与密匙模块相连接，所述密匙模块与数据处理模块相连接。

进一步地，所述交互模块为计算机或移动手机。

进一步地，所述电子扫描模块具体为一种纸张扫描设备，所述纸张扫描设备的设置数量为若干。

进一步地，所述纸张扫描设备通过数据线将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中。

进一步地，所述纸张扫描设备通过无线信号将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中。

进一步地，所述无线信号为5G信号。

进一步地，所述档案数字化整理系统的整理方法包括以下步骤：

一、分类立卷，对纸质档案进行规范化整理；

二、编码，对获取的纸质档案进行编码；

三、编目，对获取的纸质档案进行编目；

四、扫描，对档案资料进行扫描，形成数字化电子图片；

五、储存，将获得的数字化电子图片储存入数据库；

六、数据挂接，对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联；

七、数字化档案验收，采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院档案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸质材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院档案的安全保密性。

附图说明

图1为本发明的系统框图；

图2为本发明中控制模块的框图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1-2，本发明提供一种技术方案：档案数字化整理系统，包括电子档案管理服务平台、数据库和电子扫描模块；数据库用于存储档案电子数据；电子档案管理服务平台包括数据处理模块、数据存储模块、数据拾取模块、数据展示模块和管理模块，数据处理模块分别与电子扫描模块、数据存储模块、数据拾取模块和管理模块之间相连接，数据存储模块与数据库之间相连接，数据处理模块用于处理档案电子数据信息，管理模块用于管理系统的运行；电子扫描模块用于将档案扫描成为电子图片，并将扫描获取的电子数据传递给电子档案服务平台，管理模块包括管理员登陆模块、用户登录模块和密匙模块若干交互模块，交互模块与管理员登陆模块或用户登录模块相连接，管理员登陆模块和用户登录模块均与密匙模块相连接，密匙模块与数据处理模块相连接，交互模块为计算机或移动手机，电子扫描模块具体为一种纸张扫描设备，纸张扫描设备的设置数量为若干，纸张扫描设备通过数据线将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中，纸张扫描设备通过无线信号将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中，无线信号为5G信号。档案数字化整理系统的整理方法包括以下步骤：一、分类立卷，对纸质档案进行规范化整理；二、编码，编制页号应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。目录数据准备按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。拆除装订，应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。技术修复，破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理；三、编目，对获取的纸质档案进行编目，应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改；四、扫描，对档案资料进行扫描，形成数字化电子图片；五、储存，将获得的数字化电子图片储存入数据库；六、数据挂接，对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联，逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正；七、数字化档案验收，采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验，验收方式建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。验收内容纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据和与其对应的数字图像的挂接的准确性等。应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100％检验，检验合格率应为100％。对于无法用计算机自动检验的项目可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5％，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100％，其他内容的抽检合格率应不低于95％。验收结论每批纸质档案数字化成果质量检验达到验收指标的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。验收完成后应经验收组成员签字。验收“通过”的结论，应经相关领导审核、签字后方有效。移交验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

一个案件立案到审理执行结束，必须严格遵守法律规定的程序进行，而信息化手段的应用是实现对其监督和管理行之有效的科技手段。各类案件通常都要经过来信来访、审查处理、受理立案、确定承办人、开庭排期、开庭、合议、制作裁判文书、审结送达、执行、案件归档、查询、统计分析等多个步骤和环节，审判流程管理系统就围绕案件办理所经过的这些程序环节展开。在案件办理的各个阶段，都会产生大量的纸质文件；诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院档案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸质材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院档案的安全保密性

诉讼档案数字化过程中，需要处理的诉讼档案一般分为两种类型：一是馆藏诉讼档案(也称历史档案)，这类档案的特点是，档案数量巨大，档案都由档案室统一管理，档案数字化的完成时间为约定的时间段；二是新生档案，这类档案在审判流程中进行流转和管理，对完成档案数字化时间有一定的要求，档案数量相对馆藏部分较少。

法院历史库存档案也称馆藏档案，是指已经结案的、由档案部门统一管理的各种历史诉讼资料，主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，其中纸张部分主要包括案件的起诉书、答辩状、证据材料、庭审笔录、判决书等，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这类资料的处理需要形成规模的生产线进行批量处理，专业性较强，以较大规模的生产流水线的模式作业。整个作业细分为卷宗整理、拆分、扫描、图像处理、索引著录、属性标记、质检、装订、成品挂接等众多环节，各环节之间紧密衔接、统一协作。

法院内部各审判庭室由书记员对案卷进行归档，但先不进行装订，各庭室书记员每周定期送案卷到档案科，档案科签收后由相关人员对案卷质量进行控制，判断无误后移交扫描生产线处理，扫描生产线首先保障各庭室新近送达的归档案卷的扫描加工，扫描完成后物理文件需要进行统一格式的装订，同时贴上档案科的封条并加盖公章后上架保存。

数字化加工场所选择在相对独立、可封闭的建筑内。数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6 个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能,并定期进行相关检测。数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。档案数字化加工过程中，除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质(包括损坏的数据介质)应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由法院指定人员现场监督。

档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等,数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。正在进行数字化加工的档案必须每天入库(柜)，不得在加工工位上留存过夜。数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

至此，已经结合附图所示的优选实施方式描述了本发明的技术方案，但是，本领域技术人员容易理解的是，本发明的保护范围显然不局限于这些具体实施方式。在不偏离本发明的原理的前提下，本领域技术人员可以对相关技术特征做出等同的更改或替换，这些更改或替换之后的技术方案都将落入本发明的保护范围之内。

以上所述仅为本发明的优选实施例，并不用于限制本发明；对于本领域的技术人员来说，本发明可以有各种更改和变化。凡在本发明的精神和原则之内，所作的任何修改、等同替换、改进等，均应包含在本发明的保护范围之内。

Claims (8)

1.档案数字化整理系统，其特征在于，包括电子档案管理服务平台、数据库和电子扫描模块；

所述数据库用于存储档案电子数据；

所述电子档案管理服务平台包括数据处理模块、数据存储模块、数据拾取模块、数据展示模块和管理模块，所述数据处理模块分别与电子扫描模块、数据存储模块、数据拾取模块和管理模块之间相连接，所述数据存储模块与数据库之间相连接，所述数据处理模块用于处理档案电子数据信息，所述管理模块用于管理系统的运行；

所述电子扫描模块用于将档案扫描成为电子图片，并将扫描获取的电子数据传递给电子档案服务平台。

2.根据权利要求1所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述管理模块包括管理员登陆模块、用户登录模块和密匙模块若干交互模块，所述交互模块与管理员登陆模块或用户登录模块相连接，所述管理员登陆模块和用户登录模块均与密匙模块相连接，所述密匙模块与数据处理模块相连接。

3.根据权利要求2所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述交互模块为计算机或移动手机。

4.根据权利要求3所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述电子扫描模块具体为一种纸张扫描设备，所述纸张扫描设备的设置数量为若干。

5.根据权利要求4所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述纸张扫描设备通过数据线将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中。

6.根据权利要求4所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述纸张扫描设备通过无线信号将获取的档案电子数据上传至数据处理模块中。

7.根据权利要求6所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述无线信号为5G信号。

8.根据权利要求3所述的档案数字化整理系统，其特征在于，所述档案数字化整理系统的整理方法包括以下步骤：

一、分类立卷，对纸质档案进行规范化整理；

二、编码，对获取的纸质档案进行编码；

三、编目，对获取的纸质档案进行编目；

四、扫描，对档案资料进行扫描，形成数字化电子图片；

五、储存，将获得的数字化电子图片储存入数据库；

六、数据挂接，对数据库中的目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联；

七、数字化档案验收，采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

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