CN106909683A - 档案柜、集中档案管理终端以及档案管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种档案柜、集中档案管理终端、以及档案管理系统。该档案柜包括档案存储柜、本地档案管理终端及本地存储器。本地档案管理终端和集中档案管理终端均包括输入输出和无线通信两模块，前者还包括档案管理和本地存储两模块，后者还包括业务调度和集中存储管理两模块。档案管理系统包括多个档案柜和与多个档案柜通过无线网络相连的集中档案管理系统。集中档案管理系统包括集中档案管理终端和全局数据库。本发明用任一档案柜能够对整个档案室的档案进行查询定位，支持档案编目清单的自动收集汇总，数据库实时更新，档案快速定位及档案文献快速清点。实现了档案柜中档案信息的主动显示及不同档案柜间信息共享，成本低廉、适应性强、方便灵活。

Description

档案柜、集中档案管理终端以及档案管理系统

技术领域

本发明涉及一种基于电子信息技术的档案管理系统，尤其涉及一种基于无线网络的档案管理装置以及档案管理系统。

背景技术

传统的档案柜在有效地解决档案长久储存问题的同时，随着档案和档案柜数量的增加、档案管理人员的流动，会带来档案管理混乱及寻找困难问题，甚至造成档案丢失的严重后果。当前，新型的智能档案柜一般采用软硬件结合的技术，对传统档案柜级联使用，借助RFID、条形码、接触式IC卡技术产生一个电子标签，利用智能档案柜的集中控制系统提供的读取设备，提示档案的存放位置，控制档案柜柜门的打开，实现了档案的自动分类存取。北京科东电力控制系统有限责任公司申请的名称为“智能档案柜、档案管理系统及档案定位方法”的发明专利CN103584516A公开了基于RFID技术，智能引导档案入库和出库，精确定位档案盒和/或档案卷，对档案盒错置以及仓位状态给予提示，但档案柜无法向外提供自身所包含档案的清单以及每一份档案的摘要信息，不同档案柜内存储的信息无法共享，且因档案数量不断增加产生的档案柜内档案编目信息不清晰，档案室或档案馆的电子数据更新不及时的现实问题仍然突出，繁琐的档案资料电子数据维护更新导致档案管理人员的工作量急剧增加，档案管理效率没有得到有效提高。

发明内容

本发明要解决的技术问题是提供一种通过无线网络共享不同档案柜以及全局数据库之间的信息的档案柜、集中档案管理终端以及档案管理系统。

为解决上述技术问题，本发明采用如下技术方案：

一种档案柜，包括档案存储柜，其中，该档案柜还包括用于管理该档案存储柜存储的档案的本地档案管理终端、以及与本地档案管理终端相连的本地存储器，其中，本地档案管理终端包括：输入输出模块，用于实现本地档案管理终端和用户之间的交互；无线通信模块，用于对本地档案管理终端的无线通讯数据进行收发处理；档案管理模块，用于根据输入输出模块和无线通信模块接收到的操作指令向本地存储模块发送对本地档案存储柜内的档案信息进行更新、修改和删除操作的指令；本地存储模块，用于根据接收到的档案管理模块的操作指令对本地存储器中的档案数据进行读取、写入和删除操作。

进一步，档案存储柜的柜体前面板上还设有电源指示灯和报警指示灯，其中，电源指示灯用于显示电源状态，报警指示灯用于显示断电警告状态。

进一步，档案柜还包括电源管理模块，电源管理模块用于给本地档案管理终端、报警指示灯和电源指示灯供电，而且在出现突然断电的情况时能够及时切换到外部备用电源，为报警指示灯和本地档案管理终端供电。

进一步，电源管理模块包括电子切换开关和交流/直流整流电路。

进一步，电子切换开关与开关稳压电源和交流/直流整流电路相连，交流/直流整流电路与外部输入的备用电源相连。

进一步，无线通信模块包括：数据打包模块，用于在本地档案管理终端与其他本地档案管理终端或者集中档案管理系统进行通信时将需要发送的档案数据打包在固定长度的数据链中；以及数据解析模块，用于当本地档案管理终端收到外部无线数据信号时对数据链进行校验和解码，取出档案处理和档案数据信息。

一种集中档案管理终端，其中，该集中档案管理终端包括：输入输出模块，用于将处理的档案数据与显示设备连接，便于管理员使用界面操作；无线通信模块，用于对集中档案管理终端的无线通讯数据进行收发处理；业务调度模块，用于判断档案数据操作的对象是档案柜中的档案数据还是全局数据库中的数据，同时对各个档案柜所存储数据的操作和远程档案数据操作进行协调和平衡，保证数据通信无阻塞；集中存储管理模块，用于对全局数据库的数据进行读取和写入操作。

进一步，无线通信模块包括数据解析模块和数据打包模块。

进一步，集中档案管理终端与全局数据库相连。

一种基于无线网络的档案管理系统，其中，该档案管理系统包括多个上述的档案柜以及与多个档案柜相连的集中档案管理系统，其中，各个档案柜和集中档案管理系统相互之间通过无线网络相连，集中档案管理系统包括用于通过网络发送指令与各档案柜通信的上述的集中档案管理终端和与集中档案管理终端相连的全局数据库。

与现有技术相比，本发明技术方案主要的优点如下：

本发明采用软硬件相结合的方式，在原有档案柜的基础上，解决了档案柜所含档案信息的主动显示以及不同档案柜之间信息共享的问题，使用任何一台档案柜均能够对整个档案室或档案馆的档案进行查询定位，可代替传统的检索终端，支持档案编目清单的自动收集汇总，档案信息电子数据库实时更新，档案的快速定位以及档案文献快速清点，具有成本低廉、适应性强、方便灵活等特点，有效地改善了用户查询档案的体验，极大地提高了档案管理人员的业务处理效率。

附图说明

通过阅读下文优选实施方式的详细描述，各种其他的优点和益处对于本领域普通技术人员将变得清楚明了。附图仅用于示出优选实施方式的目的，而并不认为是对本发明的限制。而且在整个附图中，用相同的参考符号表示相同的部件。在附图中：

图1是本发明一个实施例所述的档案柜的结构示意图；

图2是本发明一个实施例所述的档案柜中电源管理模块的电气连接示意图；

图3是本发明一个实施例所述的档案管理系统的框架架构示意图；

图4是本发明一个实施例所述的档案管理系统的网络拓扑结构示意图；

图5是本发明一个实施例所述的档案管理系统数据流图；

图6是本发明一个实施例所述的档案管理系统的使用方法流程图。

具体实施方式

下面将参照附图更详细地描述本公开的示例性实施例。虽然附图中显示了本公开的示例性实施例，然而应当理解，可以以各种形式实现本公开而不应被这里阐述的实施例所限制。相反，提供这些实施例是为了能够更透彻地理解本公开，并且能够将本公开的范围完整地传达给本领域的技术人员。

本发明一个实施例所述的档案管理系统包括相互连接的多个档案柜以及与多个档案柜相连的集中档案管理系统。其中，各个档案柜和集中档案管理系统相互之间通过无线网络相连。在此，无线网络可以是任何已知协议的无线网络。档案柜包括档案存储柜、用于管理该档案存储柜存储的档案的本地档案管理终端和与本地档案管理终端相连的本地数据库。集中档案管理系统包括用于通过网络发送指令与各档案柜通信的集中档案管理终端、以及与集中档案管理终端相连的全局数据库。

以任意一个档案柜为例，参阅图1，本发明的技术方案是在现有的档案存储柜110上增设本地档案管理终端111和与本地档案管理终端111相连的本地存储器。本地档案管理终端111用于管理所在的档案存储柜110中的档案并与集中档案管理系统2进行档案数据信息的交换与更新。优选地，本地档案管理终端111还用于与其余的本地档案管理终端121……1n1进行档案数据信息的交换与更新。其中，n为大于1的整数。后面将对集中档案管理系统2进行详细说明。

在硬件架构上，本地档案管理终端111可以位于档案柜11的主机柜113中，也可以位于档案柜11的其他位置。在一个实施例中，本地档案管理终端111是设置在档案存储柜110上的平板电脑111’。优选地，本地档案管理终端111包括触摸屏1111’，触摸屏1111’的尺寸小于柜体前面板并嵌入档案存储柜110的柜体前面板。在图1所示的实施例中，触摸屏的尺寸不大于12寸，优选为9寸～12寸之间的尺寸，嵌入并固定在档案存储柜110柜体前面板的右侧。优选地，档案存储柜110的柜体前面板上还设有电源指示灯114和报警指示灯115，电源指示灯114用于显示电源状态，报警指示灯115用于显示断电警告状态，如图1所示，这两个指示灯可以安装在柜体前面板的上方边角处。在该实施例中，电源控制开关位于档案存储柜110的柜体的后部下方。本地档案管理终端111包括无线网络接口模块，无线网络接口模块主要封装了无线网络控制器芯片和天线，提供无线组网、无线数据传输功能。上述硬件架构在软件模块/组件的控制下，执行所对应的档案存储柜110中档案的管理功能和与集中档案管理系统2进行档案数据信息的交换与更新的功能。优选地，本地档案管理终端111还执行与其余的本地档案管理终端121……1n1进行档案数据信息的交换与更新的功能。软件模块/组件可以是安装在每个本地档案管理终端111上的本地档案数据管理程序，运用C/S架构与远程档案管理中心的档案数据服务器进行档案柜数据信息的交换与更新，同时能够利用无线网络连接远程的集中档案管理系统2和其他本地档案管理终端121……1n1进行数据的交换。

本地数据库由本地存储器来实现，本地存储器可以位于档案柜11的主机柜113中，也可以位于档案柜11的其他位置。本地存储器提供本地的存储功能，用于记录当前档案柜保存的档案清单及档案摘要数据，其容量优选不小于32GB。

优选地，档案柜11还包括电源管理模块116，电源管理模块可以位于主机柜113中，也可以位于档案柜11的其他位置。参阅图2，电源管理模块116包括电子切换开关1161和交流/直流(AC/DC)整流模块1162。其中，电子切换开关1161与开关稳压电源1131和内部AC/DC整流电路1162相连，而AC/DC整流模块1162与外部输入的备用电源1132相连。电源管理模块116负责给平板电脑111’、报警指示灯115和电源指示灯114供电，若出现突然断电的情况，能够及时切换到外部备用电源1132，为报警指示灯115和平板电脑111’供电，从而能够防止主机断电引起档案数据丢失、用户操作中断等问题。

参阅图3，上述硬件与软件结合实现本地档案管理终端111中以下功能模块：输入输出模块1111、无线通信模块1112、档案管理模块1113和本地存储模块1114。输入输出模块1111用于实现本地档案管理终端111和用户之间的交互，可以利用例如触摸屏1111’等显示装置实时地反映用户操作和档案调度任务。无线通信模块1112用于对本地档案管理终端111的无线通讯数据进行收发处理，包括数据打包模块和数据解析模块。其中，数据打包模块用于在本地档案管理终端111与其他本地档案管理终端121……1n1或者集中档案管理系统2进行通信时将需要发送的档案数据打包在固定长度的数据链中；数据解析模块用于当本地档案管理终端111接收到外部无线数据信号时对数据链进行校验和解码，取出档案处理和档案数据信息。档案管理模块1113用于根据输入输出模块1111和无线通信模块1112接收到的操作指令向本地存储模块1114发送对本地档案存储柜110内的档案信息进行更新、修改和删除操作的指令。本地存储模块1114根据接收到的档案管理模块1113的操作指令对本地数据库中的档案数据进行读取、写入和删除等操作。

集中档案管理系统2包括集中档案管理终端21和与集中档案管理终端21相连的全局数据库22。硬件架构上，在一个实施例中，集中档案管理终端21是一台配置有网络接口的计算机，其上安装有相应的软件模块/组件例如全局档案管理控制系统，该系统通过网络发送指令与各档案柜11……1n通信，用于档案室或档案馆的档案编目清单自动收集汇总、档案的快速定位，还可以实现档案信息数据库的实时更新以及档案文献的快速清点，保持各档案柜11……1n里的档案信息与全局数据库22中的信息的一致性。

上述硬件与软件结合实现集中档案管理终端21中以下功能模块：输入输出模块211、无线通信模块212、业务调度模块213、以及集中存储管理模块214。输入输出模块211用于将处理的档案数据与显示设备连接，便于管理员使用界面操作。集中档案管理终端21中的无线通信模块212同样包括数据解析模块和数据打包模块，用于对无线通讯数据进行收发处理。业务调度模块213用于判断档案数据操作的对象是档案柜中的档案数据还是全局数据库22中的数据，同时对各个档案柜所存储数据的操作和远程档案数据操作进行协调和平衡，保证数据通信无阻塞。集中存储管理模块214用于对全局数据库22的数据进行读取和写入操作。

本发明的档案管理系统包括多个档案柜11……1n以及与多个档案柜11……1n相连的集中档案管理系统。其中，各个档案柜和集中档案管理系统相互之间通过无线网络相连。参阅图4，集中档案管理系统2的网络连接全局数据库22和集中档案管理终端21，该网络通过高带宽数据网络交换机3与各个子网络进行通信。各个子网络内部通过无线路由器4给每个本地档案管理终端111……1n1分配IP地址，组建成小型局域网络。本地档案管理终端111用于管理本地档案柜11里存储的电子档案信息，响应集中档案管理终端21发布的事务操作指令，实时或定时地将档案柜11里的档案信息发送到集中档案管理终端21进行汇总。反之亦然，集中档案管理系统2对于全局数据库22中的数据进行修改后，也能够对相应档案柜中的本地数据库做出及时的更新。

每一个档案柜的本地数据库均作为全局数据库22的子数据库存储本档案柜中的档案信息，该信息本身是全局档案数据库22中部分档案的副本，这样可以增加数据的冗余性和可靠性。用户在对档案柜11中档案信息进行读取和查阅操作时，可以在本地档案柜数据库管理系统中执行，通过对本地档案柜数据库进行查询操作，避免访问全局档案数据库22，从而可以减少网络开销，加快事务处理速度。

参阅图5，上述基于无线网络的档案管理系统的运行过程大体包括如下步骤：

通过本地档案管理终端111识别用户要操作的档案是否在本地档案柜11，如果用户操作的档案位于本地档案柜则登录本地数据管理系统完成档案操作，如果用户操作的档案不在本地档案柜则判断用户是否指定要操作的档案所在的档案柜，如果没有指定档案柜则通过无线网络访问集中档案管理终端并登录全局数据管理系统，从而完成档案操作，如果指定了档案柜则通过无线网络访问指定档案柜的本地档案管理终端并登录本地数据管理系统，从而完成档案操作。对于使档案信息发生变化的操作，如果本地数据库中档案信息有变化则通过无线网络相应地更新全局数据库，如果全局数据库中档案信息有变化则通过无线网络相应地更新信息发生变化的档案所在档案柜的本地数据库中的信息。

一般，用户对于档案的操作包括三种类型：查询、借阅和修改/删除。

参阅图6，用户需要对其他档案柜中的档案进行读取和查阅操作时，只需要利用局域网络进入集中档案管理系统2，登录全局数据库管理系统。如果用户输入档案柜编号，则用户直接进入相应的档案柜管理系统在其本地数据库进行查询操作；如果用户输入的是档案盒编号，则进入全局档案数据库管理系统对全局数据库进行操作。全局与本地数据查询方式相结合的方式可以大大提高档案定位查询的速度。

如果需要对本地档案柜中的档案进行借阅，其档案信息的更新首先通过本地档案数据管理系统进行，操作完成后，将更新数据发送给集中档案管理系统2，进而更新全局档案数据库22的信息，有利于档案信息的快速清点。

如果用户需要对档案进行录入或者删除操作，首先为了保证数据的安全性和完整性，需要对用户进行身份验证，然后登录集中档案管理终端21进入全局数据库管理系统，对全局数据库22进行操作，等操作完成后，全局数据库22再对档案柜11的本地数据库进行更新，从而保证数据的一致性。

如图6所示，基于无线网络的档案管理系统的运行方法具体包括如下步骤：

步骤S1，识别用户操作的类型，如果为借阅操作则执行步骤S21，如果为查询操作则执行步骤S31，如果为修改/删除操作则执行步骤S41；

步骤S21，借阅操作完成后本地数据库更新；步骤S22，登录全局数据管理系统；步骤S23，全局数据库更新；S5，流程结束。

步骤S31，判断输入的编号是档案号还是档案柜号，如果为档案号则执行步骤S32，如果为档案柜号则执行步骤S35；

步骤S32，判断输入的档案号对应的档案是否在本档案柜中，如果在则执行步骤S33，如果不在则执行步骤S34；

步骤S33，登录本地数据管理系统；S37，获得档案信息；S5，流程结束。

步骤S34，登录全局数据管理系统；步骤S37，获得档案信息；步骤S5，流程结束。

步骤S35，判断输入的档案柜号是否为本档案柜号，如果是则执行步骤S33，如果不是则执行步骤S36；

步骤S36，登录输入的档案柜号对应的档案柜的数据管理系统；S37获得档案信息；S5，流程结束。

步骤S41，判断用户是否为管理员，如果是管理员则执行步骤S42，如果不是管理员则返回步骤S1，

步骤S42，登录全局数据管理系统操作档案信息；步骤S43，全局数据库更新；步骤S44，本地数据库更新；步骤S5，流程结束。

以上所述仅为本发明的实施例，并非因此限制本发明的专利范围，凡是利用本发明说明书及附图内容所作的等效结构或等效流程变换，或直接或间接运用在其他相关的技术领域，均同理包括在本发明的专利保护范围内。

Claims (10)

1.一种档案柜，包括档案存储柜，其特征在于，该档案柜还包括用于管理该档案存储柜存储的档案的本地档案管理终端、以及与本地档案管理终端相连的本地存储器，其中，本地档案管理终端包括：

输入输出模块，用于实现本地档案管理终端和用户之间的交互；

无线通信模块，用于对本地档案管理终端的无线通讯数据进行收发处理；

档案管理模块，用于根据输入输出模块和无线通信模块接收到的操作指令向本地存储模块发送对本地档案存储柜内的档案信息进行更新、修改和删除操作的指令；

本地存储模块，用于根据接收到的档案管理模块的操作指令对本地存储器中的档案数据进行读取、写入和删除操作。

2.如权利要求1所述的档案柜，其特征在于，档案存储柜的柜体前面板上还设有电源指示灯和报警指示灯，其中，电源指示灯用于显示电源状态，报警指示灯用于显示断电警告状态。

3.如权利要求2所述的档案柜，其特征在于，档案柜还包括电源管理模块，电源管理模块用于给本地档案管理终端、报警指示灯和电源指示灯供电，而且在出现突然断电的情况时能够及时切换到外部备用电源，为报警指示灯和本地档案管理终端供电。

4.如权利要求2所述的档案柜，其特征在于，电源管理模块包括电子切换开关和交流/直流整流电路。

5.如权利要求4所述的档案柜，其特征在于，电子切换开关与开关稳压电源和交流/直流整流电路相连，交流/直流整流电路与外部输入的备用电源相连。

6.如权利要求1所述的档案柜，其特征在于，无线通信模块包括：

数据打包模块，用于在本地档案管理终端与其他本地档案管理终端或者集中档案管理系统进行通信时将需要发送的档案数据打包在固定长度的数据链中；以及

数据解析模块，用于当本地档案管理终端收到外部无线数据信号时对数据链进行校验和解码，取出档案处理和档案数据信息。

7.一种集中档案管理终端，其特征在于，该集中档案管理终端包括：

输入输出模块，用于将处理的档案数据与显示设备连接，便于管理员使用界面操作；

无线通信模块，用于对集中档案管理终端的无线通讯数据进行收发处理；

业务调度模块，用于判断档案数据操作的对象是档案柜中的档案数据还是全局数据库中的数据，同时对各个档案柜所存储数据的操作和远程档案数据操作进行协调和平衡，保证数据通信无阻塞；

集中存储管理模块，用于对全局数据库的数据进行读取和写入操作。

8.如权利要求7所述的集中档案管理终端，其特征在于，无线通信模块包括数据解析模块和数据打包模块。

9.如权利要求7所述的集中档案管理终端，其特征在于，集中档案管理终端与全局数据库相连。

10.一种基于无线网络的档案管理系统，其特征在于，该档案管理系统包括多个如权利要求1所述的档案柜以及与多个档案柜相连的集中档案管理系统，其中，各个档案柜和集中档案管理系统相互之间通过无线网络相连，集中档案管理系统包括用于通过网络发送指令与各档案柜通信的如权利要求7所述的集中档案管理终端和与集中档案管理终端相连的全局数据库。