CN105787620A - 会议室管理方法以及会议室管理装置 - Google Patents

Abstract

一种会议室管理方法以及会议室管理装置。上述会议室管理方法由一处理单元执行，上述会议室管理方法包括：判断是否满足一条件；以及当满足上述条件时，更新一储存装置中的一会议数据表，用以释放一会议室。本发明可以提升会议室的使用效率。

Description

会议室管理方法以及会议室管理装置

技术领域

本发明涉及一种设备管理技术，特别是一种会议室管理方法以及会议室管理装置。

背景技术

公司一般而言都会设置会议室，用以接待来访客户或供员工讨论之用。然而，已经预订的会议室常常因会议时间改期且使用者没有取消而造成闲置，造成资源使用不具效率。因此，需要一种会议室管理方法以及会议室管理装置，用以提升会议室的使用效率。

发明内容

本发明的实施例提出一种会议室管理方法，上述会议室管理方法由一处理单元执行，上述会议室管理方法包括：判断是否满足一条件；以及当满足上述条件时，更新一储存装置中的一会议数据表，用以释放一会议室。

本发明的实施例提出一种会议室管理装置，上述会议室管理装置包括：一储存装置以及一处理单元；上述储存装置储存一会议室数据表；上述处理单元耦接于上述储存装置，判断是否满足一个条件；以及当满足上述条件时，更新上述会议数据表，用以释放一会议室。

本发明可以提升会议室的使用效率。

附图说明

图1是依据本发明实施例的会议室管理系统示意图。

图2是依据本发明实施例的客户端装置的系统架构图。

图3是依据本发明实施例的服务器的系统架构图。

图4A至图4C是依据本发明实施例的会议室管理的方法流程图。

图5是依据本发明实施例的显示画面示意图。

图6是依据本发明实施例的修改及取消预订界面示意图。

图7是依据本发明实施例的新增预订界面示意图。

图8是依据本发明实施例的会议室管理方法流程图。

主要组件符号说明：

110会议室330输入装置

130服务器340储存装置

150客户端装置350存储器

151数据读取装置360通信接口

153触控显示装置S411～S461方法步骤

170识别证510、530按钮

210处理单元610、620输入字段

220门锁控制器630虚拟键盘

230会议室资源控制装置640修改按钮

240储存装置650取消按钮

250存储器710、720、730输入字段

260通信接口740虚拟键盘

310处理单元750新增按钮

320显示单元S811～S835方法步骤

具体实施方式

以下说明是为完成发明的较佳实现方式，其目的在于描述本发明的基本精神，但并不用以限定本发明。实际的发明内容必须参考所附的权利要求书的范围。

必须了解的是，使用于本说明书中的“包含”、“包括”等词，是用以表示存在特定的技术特征、数值、方法步骤、作业处理、元件和/或组件，但并不排除可加上更多的技术特征、数值、方法步骤、作业处理、元件、组件，或以上的任意组合。

在权利要求中使用如“第一”、“第二”、“第三”等词是用来修饰权利要求中的组件，并非用来表示之间具有优先权顺序，先行关系，或者是一个组件先于另一个组件，或者是执行方法步骤时的时间先后顺序，仅用来区别具有相同名字的组件。

本发明实施例提出一种会议室管理系统，包含一部服务器(server)以及多部客户端装置(clientdevice)。图1是依据本发明实施例的会议室管理系统示意图。客户端装置150可为一部平板计算机，包含触控显示装置153及数据读取装置151，且触控显示装置153及数据读取装置151可设置于会议室110门旁的墙上。触控显示装置153可包含显示面板(例如，薄膜液晶显示面板、有机发光二极管面板或其他具有显示能力的面板)，用以显示输入的字符、数字、符号和/或会议室110的预订数据，提供给使用者观看。触控显示装置153还可包含触控面板，让使用者可在触控面板制造手势来控制执行中的应用程序。手势可包含单击、双击、单指拖拽、多指拖拽等，但不限定于此。数据读取装置151用以在使用者登入及注销会议室110时，可读取使用者佩戴的识别证170中的数据。无线射频辨识标签(RFID，Radio-FrequencyIDentificationtag)可附着在要辨识的识别证170上，并包含唯一识别员工的码。数据读取装置151可包含双向无线电波收发器向识别证170中的无线射频辨识标签发出信号并解读其应答(例如，唯一识别码)。客户端装置150可使用有线通信(例如，局域网络等)或无线通信(例如，无线局域网络等)连接至服务器130，传递从无线射频辨识标签检测到的人员编码、签到信息及签退信息给服务器130。服务器130可为一部桌上型计算机、笔记本型计算机，或其他具有运算能力的计算机装置。

图2是依据本发明实施例的客户端装置的系统架构图。此系统架构可实施于平板计算机，至少包含处理单元210。处理单元210可使用多种方式实施，例如以专用硬件电路或通用硬件(例如，单个处理器、具有平行处理能力的多处理器、图形处理器或其他具有运算能力的处理器)，并且在执行程序代码或软件时，提供之后所描述的功能。系统架构还可包含存储器250用以储存执行过程中需要的数据，例如，变量、数据表(datatables)等，以及储存装置240，用以储存各式各样的电子档案，例如，文件、程序代码等。系统架构还可包含通信接口260，让处理单元210可藉以跟服务器130或其他电子装置进行沟通。通信接口260可以是局域网络通信模块或无线局域网络通信模块。系统架构还可包含如上所述的数据读取装置151及触控显示装置153。系统架构还可包含门锁控制器220，用以控制会议室110的门的开启与闭合。系统架构还可包含会议室资源控制装置230，用以控制会议室110的灯光系统、空调、计算机、投影机等。

图3是依据本发明实施例的服务器的系统架构图。此系统架构可实施于桌上型计算机、笔记本型计算机或其他具备运算能力的电子装置。处理单元310可使用多种方式实施，例如以专用硬件电路或通用硬件(例如，单个处理器、具有平行处理能力的多处理器、图形处理器或其他具有运算能力的处理器)，并且在执行程序代码或软件时，提供之后所描述的功能。系统架构还包含存储器350用以储存执行过程中需要的数据，例如，变量、数据表等，以及储存装置340，用以储存各式各样的电子档案，例如，网页、文件、音频文件、视频文件等。系统架构还包含通信接口360，让处理单元310可藉以跟客户端装置150或其他电子装置进行沟通。通信接口360可以是局域网络通信模块或无线局域网络通信模块。输入装置330可包含键盘、鼠标、触控面板等。使用者可按压键盘上的按键来输入字符，藉由操作鼠标来控制光标，或者是在触控面板制造手势来控制执行中的应用程序。手势可包含单击、双击、单指拖拽、多指拖拽等，但不限定于此。显示单元320可包含显示面板(例如，薄膜液晶显示面板、有机发光二极管面板或其他具有显示能力的面板)，用以显示输入的字符、数字、符号、拖拽鼠标的移动轨迹、绘制的图案或应用程序所提供的画面，提供给使用者观看。

图4A至图4C是依据本发明实施例的会议室管理的方法流程图。此方法由客户端装置150中的处理单元210在载入并执行相关软件指令时实施。此流程周期性执行一个循环，处理单元210通过数据读取装置151判断是否检测到任何无线射频辨识标签中的人员编码，并且一旦检测到无线射频辨识标签中的人员编码，执行后续的处理(步骤S411至S461)。详细来说，当检测到无线射频辨识标签中的人员编码后(步骤S411)，判断检测到的人员编码是否曾签到会议室110(步骤S413)。在此须注意的是，无线射频辨识标签中的人员编码唯一识别一位员工或访客。客户端装置150中的储存装置240储存签到签退数据表(sign-intable)，包含多笔会议室签到签退记录，而且每笔记录包含检测到的人员编码、员工或访客代号、签到时间以及签退时间等信息。在步骤S413，处理单元210可判断签到签退数据表中关联于目前时段的会议室签到签退记录中是否包含检测到的人员编码，若是，则代表检测到的人员编码曾签到会议室110。当检测到的人员编码曾签到会议室110后(步骤S413中“是”的路径)，将检测到的人员编码签退会议室110(步骤S415)。在步骤S415，处理单元210可在包含检测到的人员编码的会议室签到签退记录中写入签退时间，代表检测到的人员编码签退会议室110。范例的签到签退数据表如下表1所示：

表1

人员编码	员工或访客代号	签到时间	签退时间
				E05631Ac56BD0010	V0001	14:03	14:55
E05631Ac56BD0020	E0001	14:05

表1包含两笔会议室签到签退记录。一笔记录储存访客代号“V0001”的人员编码为“E05631Ac56BD0010”，且他(她)的签到时间及签退时间分别为“14:03”及“14:55”。另一笔记录储存访客代号“E0001”的人员编码为“E05631Ac56BD0020”，且他(她)的签到时间为“14:05”但尚未签退。接着，处理单元210判断检测到的人员编码是否指示了最后一位签退者(步骤S417)。当检测到的人员编码指示了最后一位签退者后(步骤S417中“是”的路径)，处理单元210释放会议室110(步骤S418)并且通过通信接口260将释放会议室的信息传送给服务器130(步骤S419)。客户端装置150中的储存装置240储存会议数据表(conferencetable)，包含多笔会议举行记录，而且每笔记录包含会议编号、预订会议时段、实际起始时间、实际终止时间、机密会议标记以及预订人员编码等信息。范例的会议数据表如下表2所示：

表2

表2包含两笔会议举行记录。一笔记录储存会议编号“0001”的预订会议时段为“14:00～16:00”，并且不是机密会议；另一笔记录储存会议编号“0002”的预订会议时段为“16:00～18:00”，并且是机密会议。当在预订会议时段14:00～16:00之间检测到第一个签到的人员时，处理单元210将检测到的时间储存至会议举行记录作为实际起始时间。在步骤S418，举例来说，当在预订会议时段14:00～16:00之间检测到最后一个签退的人员时，处理单元210将检测到的时间储存至会议举行记录作为实际终止时间。在此须注意的是，当会议举行记录储存了实际终止时间代表会议室110被释放。在步骤S419，当接收到释放会议室的信息时，服务器130中执行的会议室管理应用程序可更新会议室管理数据库，用以记录会议室110目前被释放的信息，使得使用者可预订此会议室110。

当检测到的人员编码未曾签到会议室110后(步骤S413中“否”的路径)，判断检测到的人员编码是否通过验证(步骤S421)。在此须注意的是，服务器130中的储存单元(储存装置)340储存人事数据表，包含多笔人事记录，并且每笔记录至少包含员工或访客编号以及识别证的无线射频辨识标签中的人员编码等信息。在步骤S421，处理单元210可将检测到的人员编码通过通信接口260传送到服务器130做验证。在通过通信接口260从服务器130接收到验证成功信息后，处理单元210判断检测到的人员编码通过验证；并且在通过通信接口260接收到验证失败信息或经过一段预设时间还未接收到验证成功信息后，判断检测到的人员编码没有通过验证。

当检测到的人员编码通过验证后(步骤S421中“是”的路径)，判断目前时段所举行的会议是否为机密会议(步骤S423)。在步骤S423，处理单元210可读取相关联的会议室预订记录中的是否为机密会议的信息来判断目前时段所举行的会议是否为机密会议。当目前时段所举行的会议为机密会议时(步骤S423中“是”的路径)，处理单元210通过门锁控制器220来控制会议室110的门只开启一段时间，如10秒，用以避免其他人进入会议室110(步骤S425)。不管目前时段所举行的会议是否为机密会议，判断检测到的人员编码是否指示了第一个进入会议室110的人员(步骤S431)。在步骤S431，处理单元210可检查储存装置240中的签到签退数据表来进行判断。当签到签退数据表没有包含任何在预订会议时段的会议室签到签退记录时，处理单元210判断检测到的人员编码指示了第一个进入会议室110的人员。当检测到的人员编码指示了第一个进入会议室110的人员后(步骤S431中的“是”的路径)，处理单元210驱动会议室控制装置(会议室资源控制装置)230开启会议室110的灯光系统、空调以及投影机(步骤S433)。

不管检测到的人员编码是否指示了第一个进入会议室110的人员，处理单元210驱动触控显示装置153来显示一个画面，用以让使用者选择要执行的功能(步骤S441)。图5是依据本发明实施例的显示画面示意图。触控显示装置153显示会议室预订管理按钮510及签到按钮530。处理单元210接着判断使用者欲执行的功能为何(步骤S443)。举例来说，当处理单元210检测到触控显示装置153上的会议室预订管理按钮510被按压时，判断使用者欲执行会议室预订管理功能；当检测到触控显示装置153上的签到按钮530被按压时，判断使用者欲执行签到功能。当判断使用者欲执行签到功能后(步骤S443的右分支)，处理单元210新增一笔包含检测到的人员编码的会议室签到签退记录至签到签退数据表(步骤S461)。在步骤S461，处理单元210还可将检测到的时间储存至会议室签到签退记录作为签到时间。当判断使用者欲执行会议室预订管理功能后(步骤S443的左分支)，处理单元210接着判断此检测到的人员编码是否指示了目前会议时段的预订人(步骤S451)。在步骤S451，处理单元210可判断检测到的人员编码是否符合会议数据表中的关联的会议举行记录的预订人员编码。若是，则处理单元210判断此检测到的人员编码是否指示了目前会议时段的预订人。若是，则驱动触控显示装置153产生修改及取消预订界面(步骤S453)以及根据修改及取消预订界面的操作结果更新会议举行记录(步骤S455)。图6是依据本发明实施例的修改及取消预订界面示意图。在步骤S453，触控显示装置153初始产生的修改及取消预订界面上包含会议室编号、会议举行日期、预计开始时间及预计结束时间等信息。使用者可藉由按压虚拟键盘(virtualkeypad)630更改输入字段610中的预计开始时间或输入字段620中的预计结束时间。在步骤S455，详细来说，当使用者按压修改按钮640后，处理单元210读取会议数据表中的记录并检查更新后的会议时间是否与其他会议产生冲突。如果是，则处理单元210驱动触控显示装置153显示不允许修改的信息。如果不是，则处理单元210将相关联的会议举行记录修改为修改及取消预订界面上的输入数据。当使用者按压取消按钮650后，处理单元210从会议数据表中删除相关联的会议举行记录。此外，在步骤S455，处理单元210还将会议举行记录的更新或删除结果通过通信接口260传送给服务器130，使得服务器130中执行的会议室管理应用程序可更新会议室管理数据库。若检测到的人员编码没有指示目前会议时段的预订人(步骤S451中“否”的路径)，驱动触控显示装置153产生新增预订界面(步骤S457)以及根据新增预订界面的操作结果更新会议举行记录(步骤S459)。图7是依据本发明实施例的新增预订界面示意图。在步骤S457，使用者可藉由按压虚拟键盘740输入预订日期至字段710，输入预计开始时间至字段720，以及输入预计结束时间至字段730。在步骤S459，详细来说，当使用者按压新增按钮750后，处理单元210读取会议数据表中的记录并检查欲新增的会议是否与其他会议产生冲突。如果是，则处理单元210驱动触控显示装置153显示不允许新增的信息。如果不是，则处理单元210依据新增预订界面上的输入数据新增一笔会议举行记录。此外，在步骤S459，处理单元210还将会议举行记录的新增结果通过通信接口260传送给服务器130，使得服务器130中执行的会议室管理应用程序可更新会议室管理数据库。

图8是依据本发明实施例的会议室管理方法流程图。此方法由客户端装置150中的处理单元210在载入并执行相关软件指令时实施。此流程反复执行一个循环，在每次到达检查时间点时，处理单元210读取会议数据表以及签到签退数据表的记录，并据以判断是否会议室110已被预订但却无人签到的情形，若是，则释放会议室110(步骤S811至S835)。详细来说，每次到达检查时间点后(步骤S811)，判断会议数据表中是否存在关联于目前时段的会议室预订记录(步骤S821)。在步骤S811，检查时间点可设为整点过5分以及整点过35分，并且处理单元210在到达检查时间点时接收到检查事件(inspectionevent)。当会议数据表存在关联于目前时段的会议室预订记录(步骤S821中“是”的路径)，处理单元210接着判断签到签退数据表是否不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录(步骤S831)。当签到签退数据表不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录(步骤S831中“是”的路径)，处理单元210释放会议室110(步骤S833)并且通过通信接口260将释放会议室的信息传送给服务器130(步骤S835)。步骤S831及步骤S835的技术细节请分别参考步骤S418及步骤S419的描述。

虽然图2及图3中包含了以上描述的组件，但不排除在不违反发明的精神的情况下，使用更多其他的附加组件，以达到更佳的技术效果。此外，虽然图4A至图4C与图8的方法流程图采用特定的顺序来执行，但是在不违法发明精神的情况下，本领域技术人员可以在达到相同效果的前提下，修改这些步骤间的顺序，所以，本发明并不局限于仅使用如上所述的顺序。

虽然本发明使用以上实施例进行说明，但需要注意的是，这些描述并非用以限缩本发明。相反地，此发明涵盖了本领域技术人员显而易见的修改与相似设置。所以，权利要求书的范围须以最宽广的方式解释来包含所有显而易见的修改与相似设置。

Claims (20)

1.一种会议室管理方法，上述会议室管理方法由一处理单元执行，上述会议室管理方法包括：

判断是否满足一条件；以及

当满足上述条件时，更新一储存装置中的一会议数据表，用以释放一会议室。

2.如权利要求1所述的会议室管理方法，还包括：

通过一数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；

判断上述人员编码是否曾签到上述会议室；

当上述人员编码曾签到上述会议室时，更新上述储存装置中的一签到签退数据表将上述人员编码签退会议室；

判断上述人员编码是否指示了最后一位签退者；以及

当上述人员编码指示了最后一位签退者时，代表满足上述条件。

3.如权利要求2所述的会议室管理方法，其中，在判断上述人员编码是否曾签到上述会议室的步骤中，还包括：

判断上述签到签退数据表中关联于目前时段的会议室签到签退记录中是否包括上述人员编码。

4.如权利要求1所述的会议室管理方法，还包括：

在到达一检查时间点后，判断上述会议数据表中是否存在关联于目前时段的会议室预订记录；

当上述会议数据表中存在关联于目前时段的一会议室预订记录时，判断上述储存装置中的一签到签退数据表是否不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录；以及

当上述储存装置中的上述签到签退数据表不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录时，代表满足上述条件。

5.如权利要求1所述的会议室管理方法，还包括：

通过一数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；

将上述人员编码通过一通信接口传送到一服务器做验证；以及

当通过上述通信接口接收到一验证成功信息时，判断上述人员编码通过验证。

6.如权利要求5所述的会议室管理方法，其中，上述数据读取装置设置于上述会议室的门旁边，上述方法还包括：

当上述人员编码通过验证时，依据上述会议数据表中的一会议室预订记录判断目前时段所举行的会议是否为机密会议；以及

当目前时段所举行的会议为机密会议时，通过一门锁控制器控制上述会议室的门只开启一段时间。

7.如权利要求5所述的会议室管理方法，还包括：

当上述人员编码通过验证时，驱动一触控显示装置来显示一画面；以及

当检测到上述触控显示装置中的一签到按钮被按压时，新增一包括上述人员编码的一会议室签到签退记录至上述储存装置中的一签到签退数据表。

8.如权利要求5所述的会议室管理方法，还包括：

当上述人员编码通过验证时，驱动一触控显示装置来显示一画面；

当检测到上述触控显示装置中的一会议室预订管理按钮被按压时，判断上述人员编码是否指示了目前会议时段的预订人；以及

当上述人员编码指示了目前会议时段的预订人时，驱动上述触控显示装置产生一修改及取消预订界面，以及依据上述修改及取消预订界面的一操作更新上述储存装置中的上述会议数据表。

9.如权利要求8所述的会议室管理方法，还包括：

当上述人员编码没有指示目前会议时段的预订人时，驱动上述触控显示装置产生一新增界面，以及依据上述新增界面的一操作更新上述储存装置中的上述会议数据表。

10.如权利要求1所述的会议室管理方法，还包括：

通过一数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；

判断上述人员编码是否指示了第一个进入上述会议室的人员；以及

当上述人员编码指示了第一个进入上述会议室的人员时，驱动一会议室控制装置开启上述会议室的一灯光系统、一空调以及一投影机。

11.一种会议室管理装置，上述会议室管理装置包括：

一储存装置，上述储存装置储存一会议室数据表；以及

一处理单元，上述处理单元耦接于上述储存装置，判断是否满足一条件；以及当满足上述条件时，更新上述会议数据表，用以释放一会议室。

12.如权利要求11所述的会议室管理装置，还包括：

一数据读取装置；

其中，上述处理单元通过上述数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；判断上述人员编码是否曾签到上述会议室；当上述人员编码曾签到上述会议室时，更新上述储存装置中的一签到签退数据表将上述人员编码签退会议室；判断上述人员编码是否指示了最后一位签退者；以及当上述人员编码指示了最后一位签退者时，代表满足上述条件。

13.如权利要求12所述的会议室管理装置，其中，上述处理单元还判断上述签到签退数据表中关联于目前时段的会议室签到签退记录中是否包括上述人员编码来判断上述人员编码是否曾签到上述会议室。

14.如权利要求11所述的会议室管理装置，其中，上述处理单元在到达一检查时间点后，判断上述会议数据表中是否存在关联于目前时段的会议室预订记录；当上述会议数据表中存在关联于目前时段的一会议室预订记录时，判断上述储存装置中的一签到签退数据表是否不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录；以及当上述储存装置中的上述签到签退数据表不存在任何关联于目前时段的会议室签到签退记录时，代表满足上述条件。

15.如权利要求11所述的会议室管理装置，还包括：

一数据读取装置；以及

一通信接口；

其中，上述处理单元通过上述数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；将上述人员编码通过上述通信接口传送到一服务器做验证；以及当通过上述通信接口接收到一验证成功信息时，判断上述人员编码通过验证。

16.如权利要求15所述的会议室管理装置，还包括：

一门锁控制器；

其中，上述数据读取装置设置于上述会议室的门旁边，上述处理单元当上述人员编码通过验证时，依据上述会议数据表中的一会议室预订记录判断目前时段所举行的会议是否为机密会议；以及当目前时段所举行的会议为机密会议时，通过上述门锁控制器控制上述会议室的门只开启一段时间。

17.如权利要求15所述的会议室管理装置，还包括：

一触控显示装置；

其中，上述处理单元当上述人员编码通过验证时，驱动上述触控显示装置来显示一画面；以及当检测到上述触控显示装置中的一签到按钮被按压时，新增一包括上述人员编码的一会议室签到签退记录至上述储存装置中的一签到签退数据表。

18.如权利要求15所述的会议室管理装置，还包括：

一触控显示装置；

其中，上述处理单元当上述人员编码通过验证时，驱动上述触控显示装置来显示一画面；当检测到上述触控显示装置中的一会议室预订管理按钮被按压时，判断上述人员编码是否指示了目前会议时段的预订人；以及当上述人员编码指示了目前会议时段的预订人时，驱动上述触控显示装置产生一修改及取消预订界面，以及依据上述修改及取消预订界面的一操作更新上述储存装置中的上述会议数据表。

19.如权利要求18所述的会议室管理装置，其中，上述处理单元当上述人员编码没有指示目前会议时段的预订人时，驱动上述触控显示装置产生一新增界面，以及依据上述新增界面的一操作更新上述储存装置中的上述会议数据表。

20.如权利要求11所述的会议室管理装置，还包括：

一数据读取装置；以及

一会议室控制装置；

其中，上述处理单元通过上述数据读取装置检测到一无线射频辨识标签中的一人员编码；判断上述人员编码是否指示了第一个进入上述会议室的人员；以及当上述人员编码指示了第一个进入上述会议室的人员时，驱动上述会议室控制装置开启上述会议室的一灯光系统、一空调以及一投影机。