JP2019215727A - 会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システム - Google Patents
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Abstract
【課題】会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とする会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムを提供する。【解決手段】会議システム1は、会議に用いられる会議資料のデータおよび会議に関する会議情報をサーバ300から取得し記憶部に記憶する取得部と、会議に参加する参加端末200を認証する認証部と、参加端末が認証された場合、参加端末が取得する会議資料のデータの記憶先の情報をサーバの記憶先から記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、会議装置100を有する。【選択図】図1
Description
本発明は、複数の参加者が参加する会議において会議資料を共有するための会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムに関する。
会議において、会議資料のデータを会議に参加する複数の端末装置に表示させる技術が知られている(例えば、特許文献1参照)。
しかしながら、従来の技術においては、会議に用いられる表示対象である会議資料を予め複数の参加者の端末装置のそれぞれに記憶するものであり、会議中に会議資料を更新することについては考慮されていなかった。そのため、会議資料を更新する場合、各端末において発生した更新内容を反映するための処理が煩雑となる可能性があった。
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とする会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムを提供することを目的の一つとする。
上記問題を解決するために、本発明の一態様は、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、会議に参加する参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、会議装置である。
また、本発明の一態様は、コンピュータが、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、会議に参加する参加端末を認証し、前記参加端末を認証した場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、会議装置の制御方法である。
また、本発明の一態様は、コンピュータに、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得させて記憶部に記憶させ、会議に参加する参加端末を認証させ、前記参加端末を認証させた場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更させる、プログラムである。
また、本発明の一態様は、会議に参加する参加端末と、会議に用いられる会議資料のデータを記憶するサーバと、前記会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報を前記サーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、前記参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える会議装置と、を備える、会議システムである。
本発明によれば、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新することができる。
以下、図面を参照しつつ、会議システム1の実施形態について説明する。
[システム構成]
図1は、実施形態の会議システム1の構成の一例を示すブロック図である。会議システム1は、会議装置100と、複数の参加端末200と、サーバ300とを備える。会議システム1は、複数の参加者が使用する参加端末200のそれぞれにおいて会議資料の表示や更新を行うものである。
図1は、実施形態の会議システム1の構成の一例を示すブロック図である。会議システム1は、会議装置100と、複数の参加端末200と、サーバ300とを備える。会議システム1は、複数の参加者が使用する参加端末200のそれぞれにおいて会議資料の表示や更新を行うものである。
会議装置100および複数の参加端末200とサーバ300とは、ネットワークNWを介して接続されている。複数の参加端末200は、例えば、会議室MにおいてはネットワークNWを介さずに会議装置100に対して無線LAN(Local Area Network)により接続される。
会議装置100は、例えば、会議室Mにおいて設置されている。会議装置100は、例えば、会議室Mにおいて無線LANのアクセスポイントとなり、複数の参加端末200と通信する。会議装置100は、会議の開催に関する情報、会議に参加する参加者に関する情報、会議において用いられる会議資料等を管理する。
会議装置100は、複数の参加端末200が会議において共有する会議資料のデータを記憶部に記憶する。会議資料とは、文書、音声、画像、映像等のデータファイル、あるいはこれらを1つ以上組み合わせて生成された情報である。会議装置100は、会議が開催される前に、サーバ300にアクセスして会議に用いられる会議資料を予め取得し、記憶部に記憶する。会議装置100は、例えば、スケジュールを参照して会議が開始される時刻の所定時間前に会議資料を取得する。所定時間前とは、例えば、10分前である。所定時間は、参加者が任意に設定してもよい。
そして、会議装置100は、会議が開催される前だけでなく、会議が開始された後でもサーバ300にアクセスして会議に用いられる会議資料を取得し、記憶部に記憶してもよい。会議装置100は、少なくとも一人の参加者が認証されたタイミングで会議資料を取得するようにしてもよい。更に、会議装置100は、会議が開催される前だけでなく、会議の開催中でもサーバ300にアクセスして会議に用いられる会議資料を取得し、記憶部に記憶してもよい。会議装置100は、例えば、スケジュールを参照して会議が開催されている時間帯においてサーバ300に所定のタイミングでアクセスし、会議資料を取得する。所定のタイミングとは、所定の時間間隔ごとであってもよいし、参加者の操作による任意のタイミングであってもよい。
この場合、会議装置100は、例えば、会議が開催される前の会議資料と比較して、会議資料の更新および追加があった場合、記憶部において別フォルダに新たな会議資料を記憶すると共に、その旨のメールを送信したり、参加端末200にインストールされた会議に関するアプリケーションプログラムを介して参加端末200の表示部204に通知したり、会議室の表示装置に表示したりして参加者に通知してもよい。このような処理により、会議装置100は、会議に参加できない参加予定者が新たな会議資料を会議中にサーバ300にアップロードした場合でも、参加者に最新の会議資料を提供することができる。
会議装置100は、会議室Mにおいては複数の参加端末200と無線通信を行い、記憶部に記憶された会議資料のデータを提供する。これにより、会議システム1は、会議室Mにおいて会議資料の迅速な提供を実現する。
参加端末200は、会議の発表者や参加者が操作するデバイスである。会議の発表者や参加者は参加端末200を用いて会議に参加する。参加端末200は、入力された会議設定情報をサーバ300に送信することで会議を設定し、会議に参加する機能を備えている。
参加端末200は、例えば、PC(パーソナルコンピュータ)等の情報処理装置である。参加端末200は、タブレット端末、スマートフォンや携帯電話、PDAなどの携帯情報端末であってもよい。
サーバ300は、例えば、ネットワークNWを介して所謂クラウドサービスを提供するサーバ装置である。サーバ300は、例えば、PC等の情報処理装置である。サーバ300は、参加端末200から取得した会議設定情報に基づいて、会議を設定する。サーバ300は、会議設定情報に基づいて、会議情報Gを生成し、会議スケジュールを設定する。サーバ300は、会議情報Gに基づいて、会議へ参加するために必要な情報が含まれる招待状となる後述のインビテーション情報Hを生成し、会議に参加する複数の参加者に送信する。
ネットワークNWは、例えば、WAN(Wide Area Network)やLAN、インターネット、専用回線、無線基地局、プロバイダなどのうちの一部または全部を含む。
[各装置の構成]
次に会議システム1の各装置の構成について説明する。まず、参加端末200について説明する。図2は、参加端末200の構成の一例を示す図である。参加端末200は、会議の開催前において、ユーザによる会議を設定する操作を受け付け、サーバ300に会議の内容の情報を含む会議設定情報を送信する。参加端末200は、会議の開催前に会議資料をサーバ300にアップロードする。
次に会議システム1の各装置の構成について説明する。まず、参加端末200について説明する。図2は、参加端末200の構成の一例を示す図である。参加端末200は、会議の開催前において、ユーザによる会議を設定する操作を受け付け、サーバ300に会議の内容の情報を含む会議設定情報を送信する。参加端末200は、会議の開催前に会議資料をサーバ300にアップロードする。
また、参加端末200は、会議が開催されている間に会議室Mにおいて会議装置100と無線LAN等の通信により接続し、会議装置100に記憶された会議資料にアクセスする。複数の参加端末200同士は、会議において会議装置100を介して会議資料を共有する。参加端末200は、ユーザによる入力操作を受け付け、会議資料を更新する。
参加端末200は、例えば、操作部202と、表示部204と、通信部206と、操作受付部208と、表示制御部210と、通信制御部212と、登録部214と、取得部215と、記憶部216とを備える。
操作受付部208、表示制御部210、通信制御部212、登録部214および取得部215の各構成要素は、例えば、CPU(Central Processing Unit)などのプロセッサがプログラム(ソフトウェア)を実行することで実現される。また、この機能部は、LSI(Large Scale Integration)やASIC(Application Specific Integrated Circuit)、FPGA(Field-Programmable Gate Array)などのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
操作部202は、ユーザの操作を受け付ける。操作部202は、例えば、キーボード、マウス、表示部204に表示される入力画面等のGUIキー等である。表示部204は、ディスプレイ、スピーカ等を含み、映像、画像、テキスト、音声等により情報伝達を行う装置である。表示部204は、例えば、液晶ディスプレイやタッチパネルである。
通信部206は、セルラー網や無線LAN(Wi−Fi(登録商標))網、Bluetooth(登録商標)、DSRC(Dedicated Short Range Communication)などを利用して、参加端末200以外の装置と通信し、あるいはネットワークNWを介してサーバ300と通信する。通信部206は、ネットワークNWに有線で接続する場合に用いられるNIC(Network Interface Card)を含む。通信部206は、例えば、会議が開催される会議室Mにおいて会議装置100と無線LANにより通信する。
操作受付部208は、例えば、表示部204に表示された会議登録画像IM1等の入力画像に対するユーザの操作により会議設定情報の入力等を受け付ける他、会議資料の更新やサーバ300に対するアップロードを受け付ける。
表示制御部210は、例えば、ユーザの操作に基づいて、会議登録画像IM1を表示部204に表示する処理を行う。図3は、会議登録画像IM1の内容の一例を示す図である。会議登録画像IM1には、例えば、会議名、開催日時、場所、会議資料の記憶先、参加者等の情報を入力する入力欄が設けられている。入力欄に隣接して、入力内容を検索する検索用ボタンが設けられている。検索用ボタンをクリックすると、スケジュールなどの画像に切り替わり、日時や場所を選択することで入力欄に情報が入力される。
表示制御部210は、例えば、サーバ300から送信されたインビテーション情報H(図7参照)に基づいて、会議の内容の情報が示される会議情報画像IM2(図4参照)を表示部204に表示する処理を行う。
表示制御部210は、例えば、会議が開催されている会議室Mにおいて会議装置100と参加端末200とが通信している場合、会議装置100の記憶部120の会議資料の記憶領域に対応するフォルダの画像を表示部204に表示する。表示制御部210は、会議装置100と参加端末200とが通信していない場合、サーバの記憶部320の会議資料の記憶領域に対応するフォルダの画像を表示部204に表示する。
表示制御部210は、会議資料の記憶先のフォルダの画像において会議資料のアイコンがクリックされた場合、会議資料の内容を表示部204に表示する。表示部204に表示することには、文書、画像を表示することの他、映像、音声を再生することも含まれる。
通信制御部212は、通信部206を制御し、ネットワークNWを介した他の装置との通信や無線LANによる会議装置100との通信を行う。
登録部214は、例えば、表示部204に表示された会議登録画像IM1に基づいて入力された会議設定情報をサーバ300に送信する。また、登録部214は、ユーザによる操作に基づいて、会議資料をサーバ300の所定の記憶先にアップロードする。
取得部215は、会議への参加に用いられる後述のインビテーション情報Hを電子メールなどによりサーバ300から取得する。また、取得部215は、例えば、会議情報画像IM2におけるユーザの操作に基づいて、会議資料を取得する。
取得部215は、例えば、会議が開催されている会議室Mにおいて会議装置100と参加端末200とが通信している場合、会議装置100の記憶部120の会議資料の記憶領域から会議資料のデータを取得し、記憶部216に記憶する。取得部215は、例えば、ユーザの会議資料を取得する操作に応じて会議資料のデータを記憶部216に記憶し、または、会議資料のデータの内容を表示部204に表示するために、会議資料のデータを一時的に記憶部216に記憶する。
記憶部216は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部216は、例えば、フラッシュメモリやHDD(Hard Disk Drive)などの記憶装置である。
図4は、会議情報画像IM2の内容の一例を示す図である。会議情報画像IM2には、会議名、開催日時、参加者等の情報が表示される他、会議資料の記憶先を表示するための操作ボタンB1、会議への参加を開始する操作ボタンB2、会議の終了を決定するための操作ボタンB3等の画像が表示される。
操作ボタンB1がクリックされた場合、例えば、会議資料の記憶先のURLのリンクにおけるウェブサイト(例えば、フォルダの画像)が表示部204に表示される。操作ボタンB2がクリックされた場合、例えば、登録部214により参加者ID、パスワードおよびアクセスポイントへ接続するためのパスワード等の情報が会議装置100に送信される。操作ボタンB3がクリックされた場合、例えば、登録部214により会議終了の情報が会議装置100に送信される。
次に、サーバ300について説明する。図5は、サーバ300の構成の一例を示す図である。サーバ300は、例えば、取得部301と、設定部302と、招待部304と、管理部306と、通信制御部308と、通信部310と、記憶部320とを備える。
取得部301、設定部302、招待部304、管理部306および通信制御部308の各構成要素は、例えば、CPUなどのプロセッサがプログラムを実行することで実現される。また、この機能部は、LSIやASIC、FPGAなどのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
取得部301は、例えば、参加端末200から会議設定情報や会議資料のデータを取得する。取得部301は、取得した会議設定情報および会議資料のデータを記憶部320の所定記憶領域(記憶先)に記憶する。
設定部302は、例えば、記憶部320に記憶された会議設定情報に基づいて、会議情報Gを生成し、会議を設定する。設定部302は、会議情報Gを会議装置100に送信する。
図6は、会議情報Gの内容の一例を示す図である。会議情報Gは、例えば、会議の日時、場所、名称、参加者、認証情報等の情報の他、会議資料の記憶先のURLの情報が含まれる。会議情報Gは、例えば、会議が開催される日時、参加者、会議資料の記憶先のURL等の情報を含む情報である。会議情報Gは、例えば、会議認識用の識別コード(GUID等)により生成される。認証情報は、参加者を特定するためのIDやパスワードであり、参加者から会議資料へのアクセス要求があった場合に参加者を認証するために用いられる。
会議情報Gにより、会議IDと会議資料の記憶先とが対応付けられている。したがって、会議で利用される会議資料の記憶先は、会議情報Gにより特定される。会議資料の記憶先とは、例えば、会議の参加者がアクセス可能な共有フォルダである。
招待部304は、会議情報Gに基づいて、それぞれの会議に対応付けて、参加者に送信するためのインビテーション情報Hを生成する。インビテーション情報Hは、参加者が会議に参加するための招待状として用いられる情報である。
図7は、インビテーション情報Hの内容の一例を示す図である。インビテーション情報Hは、例えば、会議情報用URL、会議名、会議ID、記憶先URL、参加者名、認証情報、AP情報等の情報が含まれる。会議情報用URLとは、会議の内容を表示するウェブサイトへのリンク先のURLの情報である。
記憶先のURLの情報は、会議資料の記憶先のフォルダのURLの情報であり、サーバ300の記憶部320の記憶先のURLおよび会議装置100の記憶部120に生成された記憶領域のURLの2つのURLの情報が含まれる。認証情報には、例えば、参加者に割り当てられたIDとパスワードの情報が含まれる。AP情報には、例えば、会議装置100を無線LANのアクセスポイントとする場合のSSIDおよびパスワード等の情報が含まれる。
招待部304は、会議が開催される所定期間前に会議に参加する予定の複数の参加者に対してインビテーション情報Hを電子メールなどにより通信制御部308に送信させる。所定期間は、ユーザの操作により任意に設定される。招待部304は、会議装置100に対しても会議情報Gを通信制御部308に送信させる。
管理部306は、会議装置100の取得部102による会議資料の要求に基づいて、記憶領域用のURLに対して会議資料を送信する。管理部306は、参加端末200からのアクセスにより会議資料の記憶先へのアクセスを許可する。
管理部306は、例えば、参加端末200から送信された参加者のIDとパスワードに基づいて、参加者を認証し、参加端末200が会議資料の記憶先へアクセスすることを許可し、会議資料のデータを参加端末200に送信する。
通信制御部308は、通信部310を制御し、ネットワークNWを介した他の装置との通信を行う。
記憶部320は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部320は、例えば、サーバ300内に設けられたフラッシュメモリやHDDなどの記憶装置である。記憶部320は、必ずしもサーバ300内に設けられている必要はなく、外部記憶装置やネットワークNWを介して接続された他の装置であってもよい。
次に、会議装置100の構成について説明する。図8は、会議装置100の構成の一例を示す図である。会議装置100は、例えば、取得部102と、管理部104と、認証部106と、通信制御部108と、通信部110と、記憶部120とを備える。取得部102、管理部104、認証部106および通信制御部108の各構成要素は、例えば、CPUなどのプロセッサがプログラムを実行することで実現される。また、この機能部は、LSIやASIC、FPGAなどのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
取得部102は、例えば、会議に関する情報が含まれる会議情報Gをサーバ300から取得する。管理部104は、例えば、会議情報Gを取得した場合、会議用リソースを確保する。会議用リソースとは、例えば、記憶部120に生成される会議IDに応じた記憶領域である。管理部104は、例えば、記憶領域に対応付けられた共有フォルダを生成し、生成した共有フォルダに会議名を与える。
管理部104は、例えば、会議情報Gの記憶先URLのリンク先を参照し、サーバ300の記憶部320に記憶された会議資料の容量を算出する。管理部104は、算出された会議資料のデータの容量に基づいて、会議資料のデータの容量以上の容量の記憶領域を設定し、会議IDと対応付けて記憶部120に予め確保する。
管理部104は、会議が開始される所定時間前に会議資料をサーバからダウンロードするスケジュールを設定する。管理部104は、例えば、サーバ300と会議装置100と間の通信速度と会議資料のデータ容量とに基づいて所定時間を設定する。管理部104は、会議情報Gに基づいて、少なくとも会議が開始される時刻に会議資料のデータのダウンロードが完了しているようにスケジュールを設定する。
取得部102は、例えば、管理部104により設定されたダウンロードのスケジュールに従って、会議が開催される所定時間前にサーバ300に対して、会議IDに対応した記憶先に記憶された会議資料を要求する。取得部102は、会議が開始される日時の所定時間前にサーバ300から会議資料を取得し、記憶部120に生成された会議IDに応じた記憶領域に記憶する。
また、管理部104は、例えば、会議情報Gに基づいて、記憶領域用のURLを生成する。管理部104は、会議室Mにおいて参加端末200を認証した場合、参加端末200がアクセスする会議資料の記憶先をサーバ300におけるURLから記憶部120に生成された共有フォルダのURLに変更する。即ち、管理部104は、参加端末200がアクセスする会議資料の記憶先をサーバ300の記憶先から会議装置100の記憶先に変更する。
管理部104は、例えば、参加端末200と通信を開始した後、参加端末200において会議資料の記憶先を表示させる操作が行われた場合、参加端末200を会議装置100の記憶部120に生成された会議IDに応じた記憶領域のURLに接続させる。
また、管理部104は、取得部102に指示して会議資料をサーバ300から取得するタイミングや更新された会議資料をサーバ300にアップロードするタイミングを管理する。
その他、管理部104は、会議情報Gに基づいて、会議装置100の会議スケジュールや参加者を管理する。管理部104は、会議IDに応じて会議資料を取得するスケジュールを管理する。管理部104は、スケジュールに従って、所定のタイミングで通信制御部108に会議資料のデータを参加端末200に対して送信させる。
管理部104は、会議資料を取得後、会議の開催前までに任意のタイミングで記憶部120に記憶された会議資料とサーバ300に記憶された会議資料とを比較しサーバ300に記憶された会議資料が更新された場合、取得部102に指示して記憶部120に記憶された会議資料を更新させてもよい。
管理部104は、参加端末200による操作に基づいて会議が終了したと判定した後、更新された会議資料のデータをサーバ300にアップロードする。管理部104は、サーバ300に更新された会議資料をアップロードした後、記憶部120から会議資料のデータを消去する。この時、管理部104は、会議資料のデータが記憶されていた共有フォルダも消去してもよい。管理部104は、記憶部120において、少なくとも他の会議に用いられる記憶領域が確保されるタイミングにおいて、会議資料を消去する。
認証部106は、例えば、参加者が会議室Mに持ち込んだ参加端末200を、参加端末200から取得したIDおよびパスワードにより認証する。認証部106は、参加端末200を認証できるものであれば他の認証方式を用いてもよい。認証部106は、例えば、参加端末200を認証した場合、通信部110と参加端末の無線LANによる通信を可能にする。認証部106は、参加端末200を認証した後、参加端末200の記憶領域へのアクセスを許可する。
通信制御部108は、通信部110を制御して会議装置100と外部との無線あるいは有線の接続を制御する。通信部110は、会議装置100以外の装置とネットワークNWを介してサーバ300と通信する。通信部110は、ネットワークNWに接続するためのNICを含む。
通信部110は、セルラー網や無線LAN網、Bluetooth、DSRCなどを利用して通信してもよい。通信部110は、例えば、会議が開催される会議室Mにおいて参加端末200と無線LANにより通信する。
通信部110は、参加端末200と無線LANにより通信する場合、無線LANのアクセスポイントとして機能する。通信部110は、参加端末200と無線により通信する他、有線接続により通信してもよい。
通信制御部108は、通信部110を制御し、ネットワークNWを介した他の装置との通信や、無線LANにより複数の参加端末200との通信を行う。
記憶部120は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部120は、例えば、フラッシュメモリやHDDなどの記憶装置である。記憶部120は、外付けの外部記憶装置であってもよい。
[会議システムの動作]
次に、会議システム1における各装置間の処理について説明する。図9は、会議システム1における各装置間の処理の一例を示すシーケンス図である。
次に、会議システム1における各装置間の処理について説明する。図9は、会議システム1における各装置間の処理の一例を示すシーケンス図である。
参加端末200において、登録部214は、ユーザの操作に基づいて、会議の開催前にサーバ300に会議資料を送信する(ステップS100)。サーバ300において、取得部301は、会議資料のデータを受信し、会議用のフォルダに対応する記憶部320の記憶領域に記憶する(ステップS102)。
参加端末200において、登録部214は、ユーザの会議登録画像IM1からの操作に基づいて、会議登録情報をサーバ300に送信する(ステップS104)。サーバ300において、取得部301は会議登録情報を受信し、設定部302は、会議登録情報に基づいて会議を設定すると共に、会議情報Gを生成する(ステップS106)。
サーバ300において、設定部302は、会議情報Gを会議装置100に送信する(ステップS108)。会議装置100において、取得部102は会議情報Gを取得し、管理部104は、会議情報Gに基づいて会議資料を記憶するための会議用リソース(記憶領域)を記憶部120に確保する(ステップS110)。
会議装置100において、取得部102は、会議情報Gを参照し、会議が開催される所定時間前にサーバ300に会議に用いられる会議資料を要求する(ステップS112)。
このとき、管理部104は、生成した記憶領域のURLの情報をサーバ300に送信する。
このとき、管理部104は、生成した記憶領域のURLの情報をサーバ300に送信する。
サーバ300において、管理部306は、取得部102による会議資料の要求に基づいて、記憶領域用のURLに対して会議資料を送信する(ステップS114)。会議装置100において、取得部102は、記憶領域に会議資料のデータを記憶する(ステップS116)。
サーバ300において、招待部304は、会議情報Gに基づいてインビテーション情報を生成し、参加端末200に送信する(ステップS117)。参加端末200において、取得部215は、インビテーション情報を受信する(ステップS118)。
会議が開催される日時となり、会議室Mにおいて、参加端末200において、取得部215は、会議情報画像IM2において行われる操作ボタンB2のクリック操作に連動して送信された情報に基づいて会議装置100に接続を要求する(ステップS119)。会議装置100において、認証部106は、操作ボタンB2のクリック操作に連動して送信された参加者IDおよびパスワードに基づいて、参加端末200を認証する(ステップS120)。
会議装置100において、管理部104は、参加端末200が会議室Mから会議装置100に接続要求した後に参加端末200を認証した場合、会議資料の記憶先をサーバ300におけるURLから記憶部120に生成された記憶領域のURLに変更する(ステップS122)。
会議装置100において、認証部106は、参加端末200を認証した後、参加端末200に接続を許可する応答を送信する(ステップS124)。参加端末200において、取得部215が応答を受信後、通信制御部212は、通信部206を制御して会議装置100と無線LANにより接続を開始する(ステップS126)。
参加端末200において、取得部215は、会議装置100の記憶領域に記憶された会議資料にアクセスすることを要求する(ステップS128)。会議装置100において、管理部104は、参加端末200に対して会議資料へのアクセスを許可する(ステップS130)。
会議装置100において、管理部104は、通信制御部108に会議資料のデータを参加端末200に対して送信させる(ステップS132)。参加端末200において、取得部215は、会議資料を取得する(ステップS134)。参加端末200において、登録部214は、更新された会議資料を会議装置100に送信する(ステップS136)。
会議装置100において、取得部102は、更新された会議資料を取得し記憶部120に記憶された会議資料と置き換え、会議資料を更新する(ステップS138)。会議が終了した後、参加端末200において、ユーザの操作に基づいて、登録部214は、会議が終了したという情報を会議装置100に送信する(ステップS140)。
会議装置100において、取得部102が会議の終了を通知する情報を取得した後、管理部104は、サーバ300に更新された会議資料を送信する(ステップS142)。サーバ300において、取得部301は、更新された会議資料を取得し記憶部120に記憶された会議資料と置き換え、会議資料を更新する(ステップS144)。その後、会議装置100において、会議資料を記憶領域から消去する(ステップS146)。その後、会議システム1の処理が終了する。上記各ステップは、例示した順に処理されるだけでなく、適宜入れ替えや追加されてもよい。例えば、ステップS112、ステップS114、ステップS116は、ステップS120の後に処理されてもよいし、参加者の操作によりステップS132の後に任意に追加処理されてもよい。
[処理フロー]
次に、参加端末200における会議資料を取得するための処理の流れについて説明する。図10は、参加端末200における会議資料を取得するための処理の流れの一例を示すフロチャートである。参加端末200において、会議情報画像IM2(図4参照)における会議資料の記憶先を表示させるための操作ボタンB1がクリックされ、取得部215は、会議資料を取得する処理を開始する(ステップS200)。取得部215は、会議装置100と参加端末200とが通信しているか否かを判定する(ステップS202)。
次に、参加端末200における会議資料を取得するための処理の流れについて説明する。図10は、参加端末200における会議資料を取得するための処理の流れの一例を示すフロチャートである。参加端末200において、会議情報画像IM2(図4参照)における会議資料の記憶先を表示させるための操作ボタンB1がクリックされ、取得部215は、会議資料を取得する処理を開始する(ステップS200)。取得部215は、会議装置100と参加端末200とが通信しているか否かを判定する(ステップS202)。
ステップS202で肯定的な判定を得た場合、取得部215は、会議装置100の記憶部120の会議に対応した記憶領域から会議資料を取得する(ステップS204)。ステップS202で否定的な判定を得た場合、取得部215は、サーバ300の記憶部320の会議に対応した記憶領域から会議資料を取得する(ステップS206)。参加端末200において、上記処理が繰り返し実行される。
上述した実施形態によれば、会議システム1は、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とすることができる。また、会議システム1は、会議において参加端末200が無線LANにより通信している会議装置100から会議資料を取得するため、ネットワークNWを介してサーバ300から会議資料のデータをダウンロードする場合に比して、ダウンロード時間を大幅に短縮することができる。
[ハードウェア構成]
図11は、会議装置100のハードウェア構成の一例を示す図である。図示するように、実施形態の会議装置100は、通信コントローラ100−1、CPU100−2、ワーキングメモリとして使用されるRAM(Random Access Memory)100−3、ブートプログラムなどを格納するROM(Read Only Memory)100−4、フラッシュメモリやHDD(Hard Disk Drive)などの記憶装置100−5、ドライブ装置100−6などが、内部バスあるいは専用通信線によって相互に接続された構成となっている。通信コントローラ100−1は、会議装置100以外の構成要素との間の通信を行う。記憶装置100−5には、CPU100−2が実行するプログラム100−5aが格納されている。このプログラムは、DMA(Direct Memory Access)コントローラ(不図示)などによってRAM100−3に展開されて、CPU100−2によって実行される。これによって、操作部、判断部、および表示制御部のうち一部または全部が実現される。
図11は、会議装置100のハードウェア構成の一例を示す図である。図示するように、実施形態の会議装置100は、通信コントローラ100−1、CPU100−2、ワーキングメモリとして使用されるRAM(Random Access Memory)100−3、ブートプログラムなどを格納するROM(Read Only Memory)100−4、フラッシュメモリやHDD(Hard Disk Drive)などの記憶装置100−5、ドライブ装置100−6などが、内部バスあるいは専用通信線によって相互に接続された構成となっている。通信コントローラ100−1は、会議装置100以外の構成要素との間の通信を行う。記憶装置100−5には、CPU100−2が実行するプログラム100−5aが格納されている。このプログラムは、DMA(Direct Memory Access)コントローラ(不図示)などによってRAM100−3に展開されて、CPU100−2によって実行される。これによって、操作部、判断部、および表示制御部のうち一部または全部が実現される。
上記説明した実施形態は、以下のように表現することができる。
プログラムを記憶した記憶装置と、
ハードウェアプロセッサと、を備え、
前記ハードウェアプロセッサは、前記記憶装置に記憶されたプログラムを実行することにより、
会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、
会議に参加する参加端末を認証し、
前記参加端末を認証した場合、前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、
ように構成されている、会議装置。
プログラムを記憶した記憶装置と、
ハードウェアプロセッサと、を備え、
前記ハードウェアプロセッサは、前記記憶装置に記憶されたプログラムを実行することにより、
会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、
会議に参加する参加端末を認証し、
前記参加端末を認証した場合、前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、
ように構成されている、会議装置。
以上、本発明を実施するための形態について実施形態を用いて説明したが、本発明はこうした実施形態に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
1…会議システム、100…会議装置、100−1…通信コントローラ、100−2…CPU、100−3…RAM、100−4…ROM、100−5…記憶装置、100−5a…プログラム、100−6…ドライブ装置、102…取得部、104…管理部、106…認証部、108…通信制御部、110…通信部、120…記憶部、200…参加端末、202…操作部、204…表示部、206…通信部、208…操作受付部、210…表示制御部、212…通信制御部、214…登録部、215…取得部、216…記憶部、300…サーバ、301…取得部、302…設定部、304…招待部、306…管理部、308…通信制御部、310…通信部、320…記憶部、B1、B2、B3…操作ボタン、G…会議情報、H…インビテーション情報、IM1…会議登録画像、IM2…会議情報画像、M…会議室、NW…ネットワーク
Claims (13)
- 会議に関する会議情報および前記会議に用いられる会議資料のデータをサーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、
会議に参加する参加端末を認証する認証部と、
前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、
会議装置。 - 前記管理部は、前記会議情報に基づいて、前記記憶部において前記会議資料のデータを記憶するための記憶領域を予め確保する、
請求項1に記載の会議装置。 - 前記管理部は、前記会議資料の容量に基づいて、前記記憶領域の容量を設定する、
請求項2に記載の会議装置。 - 前記取得部は、前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
請求項2または3に記載の会議装置。 - 前記取得部は、前記会議が開始される所定時間前に前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
請求項2から4のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - 前記取得部は、前記会議の開始後に前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
請求項2から4のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - 前記管理部は、少なくとも前記会議が開始される時刻に前記会議資料のデータのダウンロードが完了しているように前記ダウンロードのスケジュールを設定する、
請求項1から6のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - 前記管理部は、前記会議において更新された前記会議資料のデータを前記サーバに送信する、
請求項1から7のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - 前記管理部は、更新された前記会議資料のデータに基づいて、前記サーバの所定記憶領域に記憶された前記会議資料のデータを更新する、
請求項1から7のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - 前記管理部は、前記会議が終了した場合、前記記憶部から前記会議資料のデータを消去する、
請求項1から9のうちいずれか1項に記載の会議装置。 - コンピュータが、
会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、
会議に参加する参加端末を認証し、
前記参加端末を認証した場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、
会議装置の制御方法。 - コンピュータに、
会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得させて記憶部に記憶させ、
会議に参加する参加端末を認証させ、
前記参加端末を認証させた場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更させる、
プログラム。 - 会議に参加する参加端末と、
会議に用いられる会議資料のデータを記憶するサーバと、
前記会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報を前記サーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、前記参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える会議装置と、を備える、
会議システム。
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- 2019-05-20 US US16/416,673 patent/US11102019B2/en active Active
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