JP2019215727A - 会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システム - Google Patents

会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システム Download PDF

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Abstract

【課題】会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とする会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムを提供する。【解決手段】会議システム１は、会議に用いられる会議資料のデータおよび会議に関する会議情報をサーバ３００から取得し記憶部に記憶する取得部と、会議に参加する参加端末２００を認証する認証部と、参加端末が認証された場合、参加端末が取得する会議資料のデータの記憶先の情報をサーバの記憶先から記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、会議装置１００を有する。【選択図】図１

Description

本発明は、複数の参加者が参加する会議において会議資料を共有するための会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムに関する。
会議において、会議資料のデータを会議に参加する複数の端末装置に表示させる技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
特開２０１５−１０３１３１号公報
しかしながら、従来の技術においては、会議に用いられる表示対象である会議資料を予め複数の参加者の端末装置のそれぞれに記憶するものであり、会議中に会議資料を更新することについては考慮されていなかった。そのため、会議資料を更新する場合、各端末において発生した更新内容を反映するための処理が煩雑となる可能性があった。
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とする会議装置、会議装置の制御方法、プログラム及び会議システムを提供することを目的の一つとする。
上記問題を解決するために、本発明の一態様は、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、会議に参加する参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、会議装置である。
また、本発明の一態様は、コンピュータが、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、会議に参加する参加端末を認証し、前記参加端末を認証した場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、会議装置の制御方法である。
また、本発明の一態様は、コンピュータに、会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得させて記憶部に記憶させ、会議に参加する参加端末を認証させ、前記参加端末を認証させた場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更させる、プログラムである。
また、本発明の一態様は、会議に参加する参加端末と、会議に用いられる会議資料のデータを記憶するサーバと、前記会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報を前記サーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、前記参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える会議装置と、を備える、会議システムである。
本発明によれば、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新することができる。
実施形態の会議システム１の構成の一例を示すブロック図である。 参加端末２００の構成の一例を示す図である。 会議登録画像ＩＭ１の内容の一例を示す図である。 会議情報画像ＩＭ２の内容の一例を示す図である。 サーバ３００の構成の一例を示す図である。 会議情報Ｇの内容の一例を示す図である。 インビテーション情報Ｈの内容の一例を示す図である。 会議装置１００の構成の一例を示す図である。 会議システム１における各装置間の処理の一例を示すシーケンス図である。 参加端末２００における会議資料を取得するための処理の流れの一例を示すフロチャートである。 会議装置１００のハードウェア構成の一例を示す図である。
以下、図面を参照しつつ、会議システム１の実施形態について説明する。
［システム構成］
図１は、実施形態の会議システム１の構成の一例を示すブロック図である。会議システム１は、会議装置１００と、複数の参加端末２００と、サーバ３００とを備える。会議システム１は、複数の参加者が使用する参加端末２００のそれぞれにおいて会議資料の表示や更新を行うものである。
会議装置１００および複数の参加端末２００とサーバ３００とは、ネットワークＮＷを介して接続されている。複数の参加端末２００は、例えば、会議室ＭにおいてはネットワークＮＷを介さずに会議装置１００に対して無線ＬＡＮ（Local Area Network）により接続される。
会議装置１００は、例えば、会議室Ｍにおいて設置されている。会議装置１００は、例えば、会議室Ｍにおいて無線ＬＡＮのアクセスポイントとなり、複数の参加端末２００と通信する。会議装置１００は、会議の開催に関する情報、会議に参加する参加者に関する情報、会議において用いられる会議資料等を管理する。
会議装置１００は、複数の参加端末２００が会議において共有する会議資料のデータを記憶部に記憶する。会議資料とは、文書、音声、画像、映像等のデータファイル、あるいはこれらを１つ以上組み合わせて生成された情報である。会議装置１００は、会議が開催される前に、サーバ３００にアクセスして会議に用いられる会議資料を予め取得し、記憶部に記憶する。会議装置１００は、例えば、スケジュールを参照して会議が開始される時刻の所定時間前に会議資料を取得する。所定時間前とは、例えば、１０分前である。所定時間は、参加者が任意に設定してもよい。
そして、会議装置１００は、会議が開催される前だけでなく、会議が開始された後でもサーバ３００にアクセスして会議に用いられる会議資料を取得し、記憶部に記憶してもよい。会議装置１００は、少なくとも一人の参加者が認証されたタイミングで会議資料を取得するようにしてもよい。更に、会議装置１００は、会議が開催される前だけでなく、会議の開催中でもサーバ３００にアクセスして会議に用いられる会議資料を取得し、記憶部に記憶してもよい。会議装置１００は、例えば、スケジュールを参照して会議が開催されている時間帯においてサーバ３００に所定のタイミングでアクセスし、会議資料を取得する。所定のタイミングとは、所定の時間間隔ごとであってもよいし、参加者の操作による任意のタイミングであってもよい。
この場合、会議装置１００は、例えば、会議が開催される前の会議資料と比較して、会議資料の更新および追加があった場合、記憶部において別フォルダに新たな会議資料を記憶すると共に、その旨のメールを送信したり、参加端末２００にインストールされた会議に関するアプリケーションプログラムを介して参加端末２００の表示部２０４に通知したり、会議室の表示装置に表示したりして参加者に通知してもよい。このような処理により、会議装置１００は、会議に参加できない参加予定者が新たな会議資料を会議中にサーバ３００にアップロードした場合でも、参加者に最新の会議資料を提供することができる。
会議装置１００は、会議室Ｍにおいては複数の参加端末２００と無線通信を行い、記憶部に記憶された会議資料のデータを提供する。これにより、会議システム１は、会議室Ｍにおいて会議資料の迅速な提供を実現する。
参加端末２００は、会議の発表者や参加者が操作するデバイスである。会議の発表者や参加者は参加端末２００を用いて会議に参加する。参加端末２００は、入力された会議設定情報をサーバ３００に送信することで会議を設定し、会議に参加する機能を備えている。
参加端末２００は、例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の情報処理装置である。参加端末２００は、タブレット端末、スマートフォンや携帯電話、ＰＤＡなどの携帯情報端末であってもよい。
サーバ３００は、例えば、ネットワークＮＷを介して所謂クラウドサービスを提供するサーバ装置である。サーバ３００は、例えば、ＰＣ等の情報処理装置である。サーバ３００は、参加端末２００から取得した会議設定情報に基づいて、会議を設定する。サーバ３００は、会議設定情報に基づいて、会議情報Ｇを生成し、会議スケジュールを設定する。サーバ３００は、会議情報Ｇに基づいて、会議へ参加するために必要な情報が含まれる招待状となる後述のインビテーション情報Ｈを生成し、会議に参加する複数の参加者に送信する。
ネットワークＮＷは、例えば、ＷＡＮ（Wide Area Network）やＬＡＮ、インターネット、専用回線、無線基地局、プロバイダなどのうちの一部または全部を含む。
［各装置の構成］
次に会議システム１の各装置の構成について説明する。まず、参加端末２００について説明する。図２は、参加端末２００の構成の一例を示す図である。参加端末２００は、会議の開催前において、ユーザによる会議を設定する操作を受け付け、サーバ３００に会議の内容の情報を含む会議設定情報を送信する。参加端末２００は、会議の開催前に会議資料をサーバ３００にアップロードする。
また、参加端末２００は、会議が開催されている間に会議室Ｍにおいて会議装置１００と無線ＬＡＮ等の通信により接続し、会議装置１００に記憶された会議資料にアクセスする。複数の参加端末２００同士は、会議において会議装置１００を介して会議資料を共有する。参加端末２００は、ユーザによる入力操作を受け付け、会議資料を更新する。
参加端末２００は、例えば、操作部２０２と、表示部２０４と、通信部２０６と、操作受付部２０８と、表示制御部２１０と、通信制御部２１２と、登録部２１４と、取得部２１５と、記憶部２１６とを備える。
操作受付部２０８、表示制御部２１０、通信制御部２１２、登録部２１４および取得部２１５の各構成要素は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）などのプロセッサがプログラム（ソフトウェア）を実行することで実現される。また、この機能部は、ＬＳＩ（Large Scale Integration）やＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ（Field-Programmable Gate Array）などのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
操作部２０２は、ユーザの操作を受け付ける。操作部２０２は、例えば、キーボード、マウス、表示部２０４に表示される入力画面等のＧＵＩキー等である。表示部２０４は、ディスプレイ、スピーカ等を含み、映像、画像、テキスト、音声等により情報伝達を行う装置である。表示部２０４は、例えば、液晶ディスプレイやタッチパネルである。
通信部２０６は、セルラー網や無線ＬＡＮ（Ｗｉ−Ｆｉ（登録商標））網、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＤＳＲＣ（Dedicated Short Range Communication）などを利用して、参加端末２００以外の装置と通信し、あるいはネットワークＮＷを介してサーバ３００と通信する。通信部２０６は、ネットワークＮＷに有線で接続する場合に用いられるＮＩＣ（Network Interface Card）を含む。通信部２０６は、例えば、会議が開催される会議室Ｍにおいて会議装置１００と無線ＬＡＮにより通信する。
操作受付部２０８は、例えば、表示部２０４に表示された会議登録画像ＩＭ１等の入力画像に対するユーザの操作により会議設定情報の入力等を受け付ける他、会議資料の更新やサーバ３００に対するアップロードを受け付ける。
表示制御部２１０は、例えば、ユーザの操作に基づいて、会議登録画像ＩＭ１を表示部２０４に表示する処理を行う。図３は、会議登録画像ＩＭ１の内容の一例を示す図である。会議登録画像ＩＭ１には、例えば、会議名、開催日時、場所、会議資料の記憶先、参加者等の情報を入力する入力欄が設けられている。入力欄に隣接して、入力内容を検索する検索用ボタンが設けられている。検索用ボタンをクリックすると、スケジュールなどの画像に切り替わり、日時や場所を選択することで入力欄に情報が入力される。
表示制御部２１０は、例えば、サーバ３００から送信されたインビテーション情報Ｈ（図７参照）に基づいて、会議の内容の情報が示される会議情報画像ＩＭ２（図４参照）を表示部２０４に表示する処理を行う。
表示制御部２１０は、例えば、会議が開催されている会議室Ｍにおいて会議装置１００と参加端末２００とが通信している場合、会議装置１００の記憶部１２０の会議資料の記憶領域に対応するフォルダの画像を表示部２０４に表示する。表示制御部２１０は、会議装置１００と参加端末２００とが通信していない場合、サーバの記憶部３２０の会議資料の記憶領域に対応するフォルダの画像を表示部２０４に表示する。
表示制御部２１０は、会議資料の記憶先のフォルダの画像において会議資料のアイコンがクリックされた場合、会議資料の内容を表示部２０４に表示する。表示部２０４に表示することには、文書、画像を表示することの他、映像、音声を再生することも含まれる。
通信制御部２１２は、通信部２０６を制御し、ネットワークＮＷを介した他の装置との通信や無線ＬＡＮによる会議装置１００との通信を行う。
登録部２１４は、例えば、表示部２０４に表示された会議登録画像ＩＭ１に基づいて入力された会議設定情報をサーバ３００に送信する。また、登録部２１４は、ユーザによる操作に基づいて、会議資料をサーバ３００の所定の記憶先にアップロードする。
取得部２１５は、会議への参加に用いられる後述のインビテーション情報Ｈを電子メールなどによりサーバ３００から取得する。また、取得部２１５は、例えば、会議情報画像ＩＭ２におけるユーザの操作に基づいて、会議資料を取得する。
取得部２１５は、例えば、会議が開催されている会議室Ｍにおいて会議装置１００と参加端末２００とが通信している場合、会議装置１００の記憶部１２０の会議資料の記憶領域から会議資料のデータを取得し、記憶部２１６に記憶する。取得部２１５は、例えば、ユーザの会議資料を取得する操作に応じて会議資料のデータを記憶部２１６に記憶し、または、会議資料のデータの内容を表示部２０４に表示するために、会議資料のデータを一時的に記憶部２１６に記憶する。
記憶部２１６は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部２１６は、例えば、フラッシュメモリやＨＤＤ（Hard Disk Drive）などの記憶装置である。
図４は、会議情報画像ＩＭ２の内容の一例を示す図である。会議情報画像ＩＭ２には、会議名、開催日時、参加者等の情報が表示される他、会議資料の記憶先を表示するための操作ボタンＢ１、会議への参加を開始する操作ボタンＢ２、会議の終了を決定するための操作ボタンＢ３等の画像が表示される。
操作ボタンＢ１がクリックされた場合、例えば、会議資料の記憶先のＵＲＬのリンクにおけるウェブサイト（例えば、フォルダの画像）が表示部２０４に表示される。操作ボタンＢ２がクリックされた場合、例えば、登録部２１４により参加者ＩＤ、パスワードおよびアクセスポイントへ接続するためのパスワード等の情報が会議装置１００に送信される。操作ボタンＢ３がクリックされた場合、例えば、登録部２１４により会議終了の情報が会議装置１００に送信される。
次に、サーバ３００について説明する。図５は、サーバ３００の構成の一例を示す図である。サーバ３００は、例えば、取得部３０１と、設定部３０２と、招待部３０４と、管理部３０６と、通信制御部３０８と、通信部３１０と、記憶部３２０とを備える。
取得部３０１、設定部３０２、招待部３０４、管理部３０６および通信制御部３０８の各構成要素は、例えば、ＣＰＵなどのプロセッサがプログラムを実行することで実現される。また、この機能部は、ＬＳＩやＡＳＩＣ、ＦＰＧＡなどのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
取得部３０１は、例えば、参加端末２００から会議設定情報や会議資料のデータを取得する。取得部３０１は、取得した会議設定情報および会議資料のデータを記憶部３２０の所定記憶領域（記憶先）に記憶する。
設定部３０２は、例えば、記憶部３２０に記憶された会議設定情報に基づいて、会議情報Ｇを生成し、会議を設定する。設定部３０２は、会議情報Ｇを会議装置１００に送信する。
図６は、会議情報Ｇの内容の一例を示す図である。会議情報Ｇは、例えば、会議の日時、場所、名称、参加者、認証情報等の情報の他、会議資料の記憶先のＵＲＬの情報が含まれる。会議情報Ｇは、例えば、会議が開催される日時、参加者、会議資料の記憶先のＵＲＬ等の情報を含む情報である。会議情報Ｇは、例えば、会議認識用の識別コード（ＧＵＩＤ等）により生成される。認証情報は、参加者を特定するためのＩＤやパスワードであり、参加者から会議資料へのアクセス要求があった場合に参加者を認証するために用いられる。
会議情報Ｇにより、会議ＩＤと会議資料の記憶先とが対応付けられている。したがって、会議で利用される会議資料の記憶先は、会議情報Ｇにより特定される。会議資料の記憶先とは、例えば、会議の参加者がアクセス可能な共有フォルダである。
招待部３０４は、会議情報Ｇに基づいて、それぞれの会議に対応付けて、参加者に送信するためのインビテーション情報Ｈを生成する。インビテーション情報Ｈは、参加者が会議に参加するための招待状として用いられる情報である。
図７は、インビテーション情報Ｈの内容の一例を示す図である。インビテーション情報Ｈは、例えば、会議情報用ＵＲＬ、会議名、会議ＩＤ、記憶先ＵＲＬ、参加者名、認証情報、ＡＰ情報等の情報が含まれる。会議情報用ＵＲＬとは、会議の内容を表示するウェブサイトへのリンク先のＵＲＬの情報である。
記憶先のＵＲＬの情報は、会議資料の記憶先のフォルダのＵＲＬの情報であり、サーバ３００の記憶部３２０の記憶先のＵＲＬおよび会議装置１００の記憶部１２０に生成された記憶領域のＵＲＬの２つのＵＲＬの情報が含まれる。認証情報には、例えば、参加者に割り当てられたＩＤとパスワードの情報が含まれる。ＡＰ情報には、例えば、会議装置１００を無線ＬＡＮのアクセスポイントとする場合のＳＳＩＤおよびパスワード等の情報が含まれる。
招待部３０４は、会議が開催される所定期間前に会議に参加する予定の複数の参加者に対してインビテーション情報Ｈを電子メールなどにより通信制御部３０８に送信させる。所定期間は、ユーザの操作により任意に設定される。招待部３０４は、会議装置１００に対しても会議情報Ｇを通信制御部３０８に送信させる。
管理部３０６は、会議装置１００の取得部１０２による会議資料の要求に基づいて、記憶領域用のＵＲＬに対して会議資料を送信する。管理部３０６は、参加端末２００からのアクセスにより会議資料の記憶先へのアクセスを許可する。
管理部３０６は、例えば、参加端末２００から送信された参加者のＩＤとパスワードに基づいて、参加者を認証し、参加端末２００が会議資料の記憶先へアクセスすることを許可し、会議資料のデータを参加端末２００に送信する。
通信制御部３０８は、通信部３１０を制御し、ネットワークＮＷを介した他の装置との通信を行う。
記憶部３２０は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部３２０は、例えば、サーバ３００内に設けられたフラッシュメモリやＨＤＤなどの記憶装置である。記憶部３２０は、必ずしもサーバ３００内に設けられている必要はなく、外部記憶装置やネットワークＮＷを介して接続された他の装置であってもよい。
次に、会議装置１００の構成について説明する。図８は、会議装置１００の構成の一例を示す図である。会議装置１００は、例えば、取得部１０２と、管理部１０４と、認証部１０６と、通信制御部１０８と、通信部１１０と、記憶部１２０とを備える。取得部１０２、管理部１０４、認証部１０６および通信制御部１０８の各構成要素は、例えば、ＣＰＵなどのプロセッサがプログラムを実行することで実現される。また、この機能部は、ＬＳＩやＡＳＩＣ、ＦＰＧＡなどのハードウェアによって実現されてもよいし、ソフトウェアとハードウェアの協働によって実現されてもよい。
取得部１０２は、例えば、会議に関する情報が含まれる会議情報Ｇをサーバ３００から取得する。管理部１０４は、例えば、会議情報Ｇを取得した場合、会議用リソースを確保する。会議用リソースとは、例えば、記憶部１２０に生成される会議ＩＤに応じた記憶領域である。管理部１０４は、例えば、記憶領域に対応付けられた共有フォルダを生成し、生成した共有フォルダに会議名を与える。
管理部１０４は、例えば、会議情報Ｇの記憶先ＵＲＬのリンク先を参照し、サーバ３００の記憶部３２０に記憶された会議資料の容量を算出する。管理部１０４は、算出された会議資料のデータの容量に基づいて、会議資料のデータの容量以上の容量の記憶領域を設定し、会議ＩＤと対応付けて記憶部１２０に予め確保する。
管理部１０４は、会議が開始される所定時間前に会議資料をサーバからダウンロードするスケジュールを設定する。管理部１０４は、例えば、サーバ３００と会議装置１００と間の通信速度と会議資料のデータ容量とに基づいて所定時間を設定する。管理部１０４は、会議情報Ｇに基づいて、少なくとも会議が開始される時刻に会議資料のデータのダウンロードが完了しているようにスケジュールを設定する。
取得部１０２は、例えば、管理部１０４により設定されたダウンロードのスケジュールに従って、会議が開催される所定時間前にサーバ３００に対して、会議ＩＤに対応した記憶先に記憶された会議資料を要求する。取得部１０２は、会議が開始される日時の所定時間前にサーバ３００から会議資料を取得し、記憶部１２０に生成された会議ＩＤに応じた記憶領域に記憶する。
また、管理部１０４は、例えば、会議情報Ｇに基づいて、記憶領域用のＵＲＬを生成する。管理部１０４は、会議室Ｍにおいて参加端末２００を認証した場合、参加端末２００がアクセスする会議資料の記憶先をサーバ３００におけるＵＲＬから記憶部１２０に生成された共有フォルダのＵＲＬに変更する。即ち、管理部１０４は、参加端末２００がアクセスする会議資料の記憶先をサーバ３００の記憶先から会議装置１００の記憶先に変更する。
管理部１０４は、例えば、参加端末２００と通信を開始した後、参加端末２００において会議資料の記憶先を表示させる操作が行われた場合、参加端末２００を会議装置１００の記憶部１２０に生成された会議ＩＤに応じた記憶領域のＵＲＬに接続させる。
また、管理部１０４は、取得部１０２に指示して会議資料をサーバ３００から取得するタイミングや更新された会議資料をサーバ３００にアップロードするタイミングを管理する。
その他、管理部１０４は、会議情報Ｇに基づいて、会議装置１００の会議スケジュールや参加者を管理する。管理部１０４は、会議ＩＤに応じて会議資料を取得するスケジュールを管理する。管理部１０４は、スケジュールに従って、所定のタイミングで通信制御部１０８に会議資料のデータを参加端末２００に対して送信させる。
管理部１０４は、会議資料を取得後、会議の開催前までに任意のタイミングで記憶部１２０に記憶された会議資料とサーバ３００に記憶された会議資料とを比較しサーバ３００に記憶された会議資料が更新された場合、取得部１０２に指示して記憶部１２０に記憶された会議資料を更新させてもよい。
管理部１０４は、参加端末２００による操作に基づいて会議が終了したと判定した後、更新された会議資料のデータをサーバ３００にアップロードする。管理部１０４は、サーバ３００に更新された会議資料をアップロードした後、記憶部１２０から会議資料のデータを消去する。この時、管理部１０４は、会議資料のデータが記憶されていた共有フォルダも消去してもよい。管理部１０４は、記憶部１２０において、少なくとも他の会議に用いられる記憶領域が確保されるタイミングにおいて、会議資料を消去する。
認証部１０６は、例えば、参加者が会議室Ｍに持ち込んだ参加端末２００を、参加端末２００から取得したＩＤおよびパスワードにより認証する。認証部１０６は、参加端末２００を認証できるものであれば他の認証方式を用いてもよい。認証部１０６は、例えば、参加端末２００を認証した場合、通信部１１０と参加端末の無線ＬＡＮによる通信を可能にする。認証部１０６は、参加端末２００を認証した後、参加端末２００の記憶領域へのアクセスを許可する。
通信制御部１０８は、通信部１１０を制御して会議装置１００と外部との無線あるいは有線の接続を制御する。通信部１１０は、会議装置１００以外の装置とネットワークＮＷを介してサーバ３００と通信する。通信部１１０は、ネットワークＮＷに接続するためのＮＩＣを含む。
通信部１１０は、セルラー網や無線ＬＡＮ網、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ、ＤＳＲＣなどを利用して通信してもよい。通信部１１０は、例えば、会議が開催される会議室Ｍにおいて参加端末２００と無線ＬＡＮにより通信する。
通信部１１０は、参加端末２００と無線ＬＡＮにより通信する場合、無線ＬＡＮのアクセスポイントとして機能する。通信部１１０は、参加端末２００と無線により通信する他、有線接続により通信してもよい。
通信制御部１０８は、通信部１１０を制御し、ネットワークＮＷを介した他の装置との通信や、無線ＬＡＮにより複数の参加端末２００との通信を行う。
記憶部１２０は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。記憶部１２０は、例えば、フラッシュメモリやＨＤＤなどの記憶装置である。記憶部１２０は、外付けの外部記憶装置であってもよい。
［会議システムの動作］
次に、会議システム１における各装置間の処理について説明する。図９は、会議システム１における各装置間の処理の一例を示すシーケンス図である。
参加端末２００において、登録部２１４は、ユーザの操作に基づいて、会議の開催前にサーバ３００に会議資料を送信する（ステップＳ１００）。サーバ３００において、取得部３０１は、会議資料のデータを受信し、会議用のフォルダに対応する記憶部３２０の記憶領域に記憶する（ステップＳ１０２）。
参加端末２００において、登録部２１４は、ユーザの会議登録画像ＩＭ１からの操作に基づいて、会議登録情報をサーバ３００に送信する（ステップＳ１０４）。サーバ３００において、取得部３０１は会議登録情報を受信し、設定部３０２は、会議登録情報に基づいて会議を設定すると共に、会議情報Ｇを生成する（ステップＳ１０６）。
サーバ３００において、設定部３０２は、会議情報Ｇを会議装置１００に送信する（ステップＳ１０８）。会議装置１００において、取得部１０２は会議情報Ｇを取得し、管理部１０４は、会議情報Ｇに基づいて会議資料を記憶するための会議用リソース（記憶領域）を記憶部１２０に確保する（ステップＳ１１０）。
会議装置１００において、取得部１０２は、会議情報Ｇを参照し、会議が開催される所定時間前にサーバ３００に会議に用いられる会議資料を要求する（ステップＳ１１２）。
このとき、管理部１０４は、生成した記憶領域のＵＲＬの情報をサーバ３００に送信する。
サーバ３００において、管理部３０６は、取得部１０２による会議資料の要求に基づいて、記憶領域用のＵＲＬに対して会議資料を送信する（ステップＳ１１４）。会議装置１００において、取得部１０２は、記憶領域に会議資料のデータを記憶する（ステップＳ１１６）。
サーバ３００において、招待部３０４は、会議情報Ｇに基づいてインビテーション情報を生成し、参加端末２００に送信する（ステップＳ１１７）。参加端末２００において、取得部２１５は、インビテーション情報を受信する（ステップＳ１１８）。
会議が開催される日時となり、会議室Ｍにおいて、参加端末２００において、取得部２１５は、会議情報画像ＩＭ２において行われる操作ボタンＢ２のクリック操作に連動して送信された情報に基づいて会議装置１００に接続を要求する（ステップＳ１１９）。会議装置１００において、認証部１０６は、操作ボタンＢ２のクリック操作に連動して送信された参加者ＩＤおよびパスワードに基づいて、参加端末２００を認証する（ステップＳ１２０）。
会議装置１００において、管理部１０４は、参加端末２００が会議室Ｍから会議装置１００に接続要求した後に参加端末２００を認証した場合、会議資料の記憶先をサーバ３００におけるＵＲＬから記憶部１２０に生成された記憶領域のＵＲＬに変更する（ステップＳ１２２）。
会議装置１００において、認証部１０６は、参加端末２００を認証した後、参加端末２００に接続を許可する応答を送信する（ステップＳ１２４）。参加端末２００において、取得部２１５が応答を受信後、通信制御部２１２は、通信部２０６を制御して会議装置１００と無線ＬＡＮにより接続を開始する（ステップＳ１２６）。
参加端末２００において、取得部２１５は、会議装置１００の記憶領域に記憶された会議資料にアクセスすることを要求する（ステップＳ１２８）。会議装置１００において、管理部１０４は、参加端末２００に対して会議資料へのアクセスを許可する（ステップＳ１３０）。
会議装置１００において、管理部１０４は、通信制御部１０８に会議資料のデータを参加端末２００に対して送信させる（ステップＳ１３２）。参加端末２００において、取得部２１５は、会議資料を取得する（ステップＳ１３４）。参加端末２００において、登録部２１４は、更新された会議資料を会議装置１００に送信する（ステップＳ１３６）。
会議装置１００において、取得部１０２は、更新された会議資料を取得し記憶部１２０に記憶された会議資料と置き換え、会議資料を更新する（ステップＳ１３８）。会議が終了した後、参加端末２００において、ユーザの操作に基づいて、登録部２１４は、会議が終了したという情報を会議装置１００に送信する（ステップＳ１４０）。
会議装置１００において、取得部１０２が会議の終了を通知する情報を取得した後、管理部１０４は、サーバ３００に更新された会議資料を送信する（ステップＳ１４２）。サーバ３００において、取得部３０１は、更新された会議資料を取得し記憶部１２０に記憶された会議資料と置き換え、会議資料を更新する（ステップＳ１４４）。その後、会議装置１００において、会議資料を記憶領域から消去する（ステップＳ１４６）。その後、会議システム１の処理が終了する。上記各ステップは、例示した順に処理されるだけでなく、適宜入れ替えや追加されてもよい。例えば、ステップＳ１１２、ステップＳ１１４、ステップＳ１１６は、ステップＳ１２０の後に処理されてもよいし、参加者の操作によりステップＳ１３２の後に任意に追加処理されてもよい。
［処理フロー］
次に、参加端末２００における会議資料を取得するための処理の流れについて説明する。図１０は、参加端末２００における会議資料を取得するための処理の流れの一例を示すフロチャートである。参加端末２００において、会議情報画像ＩＭ２（図４参照）における会議資料の記憶先を表示させるための操作ボタンＢ１がクリックされ、取得部２１５は、会議資料を取得する処理を開始する（ステップＳ２００）。取得部２１５は、会議装置１００と参加端末２００とが通信しているか否かを判定する（ステップＳ２０２）。
ステップＳ２０２で肯定的な判定を得た場合、取得部２１５は、会議装置１００の記憶部１２０の会議に対応した記憶領域から会議資料を取得する（ステップＳ２０４）。ステップＳ２０２で否定的な判定を得た場合、取得部２１５は、サーバ３００の記憶部３２０の会議に対応した記憶領域から会議資料を取得する（ステップＳ２０６）。参加端末２００において、上記処理が繰り返し実行される。
上述した実施形態によれば、会議システム１は、会議において会議資料を共有すると共に、会議資料を一元的に更新可能とすることができる。また、会議システム１は、会議において参加端末２００が無線ＬＡＮにより通信している会議装置１００から会議資料を取得するため、ネットワークＮＷを介してサーバ３００から会議資料のデータをダウンロードする場合に比して、ダウンロード時間を大幅に短縮することができる。
［ハードウェア構成］
図１１は、会議装置１００のハードウェア構成の一例を示す図である。図示するように、実施形態の会議装置１００は、通信コントローラ１００−１、ＣＰＵ１００−２、ワーキングメモリとして使用されるＲＡＭ（Random Access Memory）１００−３、ブートプログラムなどを格納するＲＯＭ（Read Only Memory）１００−４、フラッシュメモリやＨＤＤ（Hard Disk Drive）などの記憶装置１００−５、ドライブ装置１００−６などが、内部バスあるいは専用通信線によって相互に接続された構成となっている。通信コントローラ１００−１は、会議装置１００以外の構成要素との間の通信を行う。記憶装置１００−５には、ＣＰＵ１００−２が実行するプログラム１００−５ａが格納されている。このプログラムは、ＤＭＡ（Direct Memory Access）コントローラ（不図示）などによってＲＡＭ１００−３に展開されて、ＣＰＵ１００−２によって実行される。これによって、操作部、判断部、および表示制御部のうち一部または全部が実現される。
上記説明した実施形態は、以下のように表現することができる。
プログラムを記憶した記憶装置と、
ハードウェアプロセッサと、を備え、
前記ハードウェアプロセッサは、前記記憶装置に記憶されたプログラムを実行することにより、
会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、
会議に参加する参加端末を認証し、
前記参加端末を認証した場合、前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、
ように構成されている、会議装置。
以上、本発明を実施するための形態について実施形態を用いて説明したが、本発明はこうした実施形態に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
１…会議システム、１００…会議装置、１００−１…通信コントローラ、１００−２…ＣＰＵ、１００−３…ＲＡＭ、１００−４…ＲＯＭ、１００−５…記憶装置、１００−５ａ…プログラム、１００−６…ドライブ装置、１０２…取得部、１０４…管理部、１０６…認証部、１０８…通信制御部、１１０…通信部、１２０…記憶部、２００…参加端末、２０２…操作部、２０４…表示部、２０６…通信部、２０８…操作受付部、２１０…表示制御部、２１２…通信制御部、２１４…登録部、２１５…取得部、２１６…記憶部、３００…サーバ、３０１…取得部、３０２…設定部、３０４…招待部、３０６…管理部、３０８…通信制御部、３１０…通信部、３２０…記憶部、Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３…操作ボタン、Ｇ…会議情報、Ｈ…インビテーション情報、ＩＭ１…会議登録画像、ＩＭ２…会議情報画像、Ｍ…会議室、ＮＷ…ネットワーク

Claims (13)

  1. 会議に関する会議情報および前記会議に用いられる会議資料のデータをサーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、
    会議に参加する参加端末を認証する認証部と、
    前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える、
    会議装置。
  2. 前記管理部は、前記会議情報に基づいて、前記記憶部において前記会議資料のデータを記憶するための記憶領域を予め確保する、
    請求項１に記載の会議装置。
  3. 前記管理部は、前記会議資料の容量に基づいて、前記記憶領域の容量を設定する、
    請求項２に記載の会議装置。
  4. 前記取得部は、前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
    請求項２または３に記載の会議装置。
  5. 前記取得部は、前記会議が開始される所定時間前に前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
    請求項２から４のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  6. 前記取得部は、前記会議の開始後に前記記憶領域に前記サーバから取得した前記会議資料のデータを記憶する、
    請求項２から４のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  7. 前記管理部は、少なくとも前記会議が開始される時刻に前記会議資料のデータのダウンロードが完了しているように前記ダウンロードのスケジュールを設定する、
    請求項１から６のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  8. 前記管理部は、前記会議において更新された前記会議資料のデータを前記サーバに送信する、
    請求項１から７のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  9. 前記管理部は、更新された前記会議資料のデータに基づいて、前記サーバの所定記憶領域に記憶された前記会議資料のデータを更新する、
    請求項１から７のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  10. 前記管理部は、前記会議が終了した場合、前記記憶部から前記会議資料のデータを消去する、
    請求項１から９のうちいずれか１項に記載の会議装置。
  11. コンピュータが、
    会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得し記憶部に記憶し、
    会議に参加する参加端末を認証し、
    前記参加端末を認証した場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、
    会議装置の制御方法。
  12. コンピュータに、
    会議に用いられる会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報をサーバから取得させて記憶部に記憶させ、
    会議に参加する参加端末を認証させ、
    前記参加端末を認証させた場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更させる、
    プログラム。
  13. 会議に参加する参加端末と、
    会議に用いられる会議資料のデータを記憶するサーバと、
    前記会議資料のデータおよび前記会議に関する会議情報を前記サーバから取得し記憶部に記憶する取得部と、前記参加端末を認証する認証部と、前記参加端末が認証された場合、前記参加端末が取得する前記会議資料のデータの記憶先の情報を前記サーバの記憶先から前記記憶部の記憶先に変更する、管理部と、を備える会議装置と、を備える、
    会議システム。
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