CN104220995A - 信息处理设备和信息处理方法 - Google Patents

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CN104220995A CN201380019261.1A CN201380019261A CN104220995A CN 104220995 A CN104220995 A CN 104220995A CN 201380019261 A CN201380019261 A CN 201380019261A CN 104220995 A CN104220995 A CN 104220995A
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Abstract

一种信息处理设备，包括：存储区域创建单元，其响应于输入操作，创建包含用于搜索数据项的搜索条件的存储区域；搜索单元，其当创建了包含搜索条件的存储区域时，从数据库中所存储的数据项当中搜索与在存储区域中所包含的搜索条件相匹配的数据项；链接信息创建单元，其创建用于访问通过所述搜索单元所搜索到的匹配的数据项的链接信息；以及整理单元，其将通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息整理到所创建的存储区域。

Description

信息处理设备和信息处理方法
技术领域
本发明涉及信息处理设备，如文档管理服务器，该文档管理服务器包括经由网络与网络设备通信的通信单元以及存储被网络设备访问的文件的文件存储单元。
背景技术
随着商业运行的信息技术(IT)的广泛使用，通过个人处理的数据项(或电子数据)的数量以及类型数日益增长。可以在由每个个人使用的PC(个人计算机)中存储这样的数据。但是，从数据安全性和维护性的视角，个人处理的数据项通常被存储在NAS(网络附接存储器)或文件服务器(其将被称为网络存储设备)中，而非被存储在个体使用的PC中。
在网络存储设备中存储许多数据项的情况下，优选地根据数据项的类型来创建文件夹并且以适当的方式整理数据项。如果以适当的方式在网络存储设备的文件夹中整理数据项，则当用户随后进行搜索时，可以立刻发现期望的数据项。但是，多数用户很少有时间适当地在对应的文件夹中整理各种数据项。如果未适当地整理数据项而在文件夹中存储数据项，则用户只能花费大量时间和努力以发现期望的数据项。
传统地，提出了一种整理文档文件的方法。例如，日本特开专利公报No.2006-048521公开了一种文档检索设备。在这种文档检索设备中，必须根据用户定义以层级结构设定文件夹，并且通过使用文档检索条件搜索文档数据库来确定在每个文件夹中要整理的文档文件。当以允许浏览每个文件夹的方式显示层级文件夹结构的指示时，以对应文档检索条件来自动地显示每个文件夹的名称。
发明内容
通过本发明要解决的问题
在日本特开专利公报No.2006-048521的文档检索设备的情况下，存在用户不得不在使用文档检索设备之前定义层级文件夹结构的问题。直到完成定义文件夹结构之前，不允许用户使用文档检索设备。如果用户具有充分的时间，则用户可以定义文件夹结构。然而，大多数用户具有很少的时间来定义层级文件夹结构。另外，一旦根据用户定义设定了文件夹结构，则难以立即改变文件夹结构。
虽然存在用户期望在随后时间改变文件夹结构的许多情况，但是在日本特开专利公报No.2006-048521的文档检索设备的情况下，难以立即改变文件夹结构。由此，难以配置日本特开专利公报No.2006-048521的文档检索设备来满足用户立即在文件夹中整理或分类文档文件的需要。
本发明的公开内容
在一方面，本发明提供了一种信息处理设备，其能够通过简单操作在文件夹中整理数据项。
在一个实施例中，本发明提供了一种信息处理设备，所述信息处理设备包括处理单元，所述处理单元包括：存储区域创建单元，被配置为响应于输入操作，创建包含用于搜索数据项的搜索条件的存储区域；搜索单元，被配置为当创建了包含搜索条件的存储区域时，从数据库中所存储的数据项当中搜索与在存储区域中所包含的搜索条件相匹配的数据项；链接信息创建单元，被配置为创建用于访问通过所述搜索单元所搜索到的匹配的数据项的链接信息；以及整理单元，被配置为将通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息整理到所创建的存储区域。
附图说明
图1是用于说明本发明实施例的文档管理设备的操作的图示。
图2是表示包括本实施例的文档管理设备的网络系统的图示。
图3是表示本实施例的文档管理设备的硬件构成的方框图。
图4是用于说明协议栈的图示，通过该协议栈使得信息处理设备与文档管理设备进行通信。
图5是表示本实施例的文档管理设备的功能构成的方框图。
图6是表示用户信息的例子的图示。
图7是表示文件夹管理信息的例子的图示。
图8是表示文件夹结构的例子的图示。
图9是用于说明文档管理设备执行搜索和整理数据文件的搜索/整理处理的流程图。
图10是用于说明图9的搜索/整理处理中分类处理的流程图。
图11是用于说明文档管理设备监视数据文件的创建、更新和删除的数据文件监视处理的流程图。
图12是用于说明文档管理设备的搜索/整理操作的图示。
图13是用于说明文档管理设备的搜索/整理操作的图示。
图14是用于通过使用两个关键词说明文档管理设备的搜索/整理操作的图示。
图15是用于说明本发明的另一个实施例的文档管理设备的整理操作来以层级文件夹结构整理数据文件的图示。
图16是表示本实施例的文件夹管理信息的例子的图示。
图17是用于通过使用文件夹的组合来说明层级搜索/整理操作的图示。
图18是用于说明通过本实施例的文档管理设备执行的搜索/整理处理的流程图。
图19是用于使用时间周期说明文档管理设备的搜索/整理操作的图示。
图20是用于说明状况文件的显示指示的图示。
图21是说明包括搜索状况的基于颜色的显示指示的显示屏幕的图示。
图22是表示包括本发明另一个实施例的文档管理设备的网络系统的图示。
图23是表示网络系统中的图像形成设备的硬件构成的图示。
图24是用于说明图像形成设备从文档管理设备接收原始文件的文件接收处理的时序图。
图25是表示在图像形成设备的显示部上所显示的链接信息的例子的图示。
图26是用于说明移动终端从文档管理设备接收原始文件的文件接收处理的时序图。
具体实施方式
将根据附图给出本发明实施例的描述。
[实施例1]
图1是用于说明本发明实施例的文档管理设备的操作的图示。在图1的状态(a)中，文档管理设备初始具有两个文件夹：种类文件夹和数据文件夹。在数据文件夹中存储被日常创建的、作为搜索和整理的目标所使用的数据项。例如，在数据文件夹中存储文档文件(包括全体_会议.doc、事件.doc、日程.doc、常规_会议.doc等)。种类文件夹是被提供用于检索和整理在数据文件夹中的数据项的文件夹。
在图1的状态(b)中，为了在文档管理设备上搜索或整理数据项，用户在种类文件夹中创建作为下级文件夹的文件夹。通过OS(操作系统)将默认文件夹名称(如图1中指示的“新文件夹”)分配给所创建的文件夹。
在图1的状态(c)中，用户将所创建的文件夹的默认文件夹名称改变为包括搜索目标的数据项的关键词。例如，当搜索包括关键词“会议”的数据项时，用户将所创建的文件夹的默认文件夹名称改变为“会议”。
文档管理设备在数据文件夹中搜索包括关键词“会议”的数据项，并且对具有文件夹名“会议”的会议文件夹中所发现的数据项创建链接。例如，当在文件夹中发现数据项“全体_会议.doc”和“常规_会议.doc”时，文档管理设备在会议文件夹中创建到“全体_会议.doc”的链接以及到“常规_会议.doc”的链接。
以这种方式，本实施例的文档管理设备创建文件夹以便具有包括搜索关键词的文件夹名称，并且使用所创建的文件夹的文件夹名称来在数据文件夹中搜索数据项。在图1的例子中，以说明目的使用在数据文件夹中的数据项的文件名称来作为搜索目标。可选地，可以使用在数据文件夹中包括搜索关键词的文档作为搜索目标。
传统上，已知将作为搜索结果的所发现的数据项存储在文件夹中的方法。但是，在文件夹中存储的搜索结果随每次搜索改变并且保持先前的、由特定搜索获取的搜索结果以在文件夹中不改变地存留已经是不可能的。相反，在本实施例的文档管理设备中，在通过用户创建的文件夹中存储搜索结果，并且除非用户执行删除操作以删除文件夹，否则搜索结果在文件夹中保持不变。由此，当用户创建包括另一个关键词的文件夹名称的文件夹并进行另一个搜索时，用户被允许以单一的方式参考先前的搜索结果。以可搜索状态保持根据任意关键词所分类的数据项的搜索结果与在文件夹中整理数据项的结果是相同的。
如上述，通过创建文件夹的简单操作，用户可以在文件夹中搜索并整理数据项。例如，如果根据数据项的类型创建文件夹，则可以通过简单操作在文件夹中整理各种数据项。在用户期望改变用于整理数据项的关键词的情况下，删除对应的文件夹并且创建具有包括任意关键词的文件夹名称的新文件夹，并且可以改变数据项的整理结果。以这种方式，本实施例的文档管理设备可以通过简单操作来搜索和整理数据项。
由于在数据文件基础上管理数据项，所以根据本实施例用作搜索目标的数据项将在下面称作数据文件。如此的数据文件可以包括文本文件、通过各种应用程序创建的数据文件(*.doc、*.xls、*.ppt、*.pdf、*.html)、图像数据文件(*.jpeg、*.ttf、*.bmp)、视频数据文件(*.avi、*.mpg、*.mov)、音频数据文件(*.mp3、*.wav、*.wma)等。根据本实施例的数据文件可以包括通过任意应用程序以文件形式创建的、作为检索目标的数据文件。此外，根据本实施例计算机可执行文件(*.exe、*.dll)也是数据文件。
根据本实施例使用如下三种文件夹。
(i)用于数据文件存储的文件夹(图1中的“数据”文件夹)
(ii)用于搜索/整理的文件夹(图1中的“种类”文件夹)
(iii)用于链接信息存储的文件夹(图1中的“会议”文件夹)
用户可以通过从文件夹名称中掌握这些文件夹的属性的差别来使用本实施例的文档管理设备。在特定类型的OS中，可以将文件夹称为目录。在此情况下，根据本实施例的文件夹名称可以通过目录名称替代。任何与文件夹和目录不同的其他名称，如果其指的是存储文件的存储区域，则也可以应用到本实施例。
图2是表示包括本实施例的文档管理设备100的网络系统500的图示。如图2所示，在网络系统500中，文档管理设备100、移动终端300、信息处理装置200通过网络400相互连接。网络400可以是LAN(局域网)、VLAN(虚拟LAN)，多个LAN通过路由器或第三层交换机连接的互联网等。可选地，可以一一对应地布置多个文档管理设备100和多个移动终端300或多个信息处理装置200。网络系统500可以部分地或全部地包括如在无线通信网中的无线LAN或移动电话的无线连接，通过公共事业公司提供该无线通信网。
文档管理设备100经由网络400从信息处理装置200或移动终端300接收数据文件注册请求以及搜索和整理操作的请求。例如，文档管理设备100由文件服务器或NAS(网络附接存储器)组成。可选地，文档管理设备100可以由单个服务器、网络设备等组成。
另外，文档管理设备100可以由独立的、被布置有文档管理功能的PC(个人计算机)组成。换言之，文档管理设备100可以不被连接到网络400，并且用户可以直接操作文档管理设备100。
移动终端300可由便携式信息处理设备组成，如智能电话、平板电脑、移动电话、PDA(个人数字助理)，笔记本PC或膝上型PC。移动终端300被提供有通信适配器并且能够通过无线电与网络400通信。
移动终端300使用符合任何标准的无线通信设备经由通过公共事业公司提供的基站401或访问点与文档管理设备100通信，该标准诸如无线LAN、WiMAX、LTE(长期演进)、HSDPA(高速下行分组接入)、CDMA(码分多址)、(全球移动通信系统)等。当移动终端300与基站401连接时，经由通信公司的网关和服务器与网络400连接。
例如，信息处理装置200由台式PC或笔记本PC组成。信息处理装置200的OS可以是任何等。
在网络系统500中的移动终端300和信息处理装置200中的每一个能够类似地搜索和整理文档管理设备100的数据文件。下面将作为例子描述信息处理装置200与文档管理设备100通信的情况。
图3是表示本实施例的文档管理设备100的硬件构成的方框图。如图3中所示，文档管理设备100包括通过总线相互连接的CPU(中央处理器)101、RAM(随即存取存储器)102、ROM(只读存储器)103、介质附接部104、网卡106、输入设备107和HDD(硬盘驱动器)108。
CPU 101通过从HDD 108读取OS和一个或更多的程序并且执行程序来实行文档管理设备100的各种功能。CPU 101总体控制通过文档管理设备100执行的各种处理。
RAM 102提供暂时地存储用于CPU 101执行程序所需的数据的工作存储器(主存储器)。ROM 103存储初始化BIOS(基本输入输出系统)和OS的引导程序、配置文件等。
记录介质110可以可分离地附接于介质附接部104，并且通过介质附接部104在介质110中存储的程序被读取并被存储于HDD 108。介质附接部104也可以将HDD 108中存储的数据写入到介质110。介质110可以是任意USB存储器、SD存储卡、DVD-ROM、CD-ROM等。
输入设备107可以包括键盘、触摸板、鼠标等，并且从文档管理设备100的管理者或用户接收各种指令。
HDD 108可以由如SSD(固态驱动器)的非易失性存储器组成。HDD 108存储OS、程序和各种类型的文件。数据文件一般存储在HDD 108中。可选地，数据文件可以存储在与文档管理设备100连接的外部HDD中。
网卡106是用于将文档管理设备100连接到网络400的通信设备。例如，网卡106可以由以太网卡组成。
程序可以存储于介质210中或者从未示出的服务器下载到文档管理设备100中。被分发的程序可以是用于安装的可执行的形式或压缩的形式。
图4是用于说明一协议栈的图示，通过该协议栈，信息处理装置200与文档管理设备100进行通信。在本实施例中，用户操作信息处理装置200来搜索和整理文档管理设备100的数据文件。对本实施例使用文件共享的框架是便利的。作为适于文件共享的协议，已知有SMB(服务器消息块)和CIFS(通用互联网文件系统)。CIFS是扩展的SMB协议并且提供几乎与SMB相同的功能。CIFS在TCP/IP上运行并且SMB与CIFS的区别在于当在TCP/IP上运行时，SMB使用NetBIOS。在下面将忽视SMB和CIFS之间的区别。
TCP建立与通信伙伴的会话并控制通信处理。TCP将通信数据反汇编成包并且将包传递到IP协议。TCP接收经由IP协议通过网卡所接收的包，并且从接收的包再构建通信数据。IP协议基于通信伙伴的IP地址执行允许包到达通信伙伴的路由选择。
网卡构建与通信伙伴的物理通信层，执行电压放大以及信号波形的成形等并且执行通信拥塞控制。网卡从信号波形提取数据并且在帧中存储数据。通过具有唯一MAC(介质访问控制)地址的网卡来识别帧。
文件共享服务是通过使用SMB或CIFS协议执行文件共享的程序。在很多情况下，TCP/IP、SMB、CIFS和文件共享服务包括在OS中并且被提供于信息处理装置200中。
SMB和CIFS协议是请求-响应式协议，并且信息处理装置200和文档管理设备100传送并接收相同形式的数据块并且执行文件共享。即使用户执行文件夹创建的单个操作，一组通信数据也被传送以及被接收。文件共享服务可以请求通信伙伴的设备来执行的处理被指定为命令码。例如，文件夹创建处理被指定为命令码“0x00”(SMB_COM_CREATE_DIRECTORY)并且文件夹删除处理被指定为命令码“0x01”(SMB_COM_DELETE_DIRECTORY)。
此外，可以通过除了SMB或CIFS之外的称作WebDAV(基于Web的分布式创作和版本控制)的协议来执行文件共享。WebDAV是扩展的HTTP1.1协议，其中方法(methods)、头部(headers)等被添加到HTTP1.1协议。WebDAV的通信过程也与HTTP(超文本传送协议)的一样，其中服务器对于从客户的请求返回响应。WebDAV不依存于文件系统，并且如果提供了相符的浏览器，则不论OS如何，WebDAV都是可用的。
在HTTP中，客户只被允许观看文件。在WebDAV中，客户被允许以如HTTP相同的过程在网络上编辑、添加和删除数据文件。
图5是表示文档管理设备100的功能构成的方框图。如图5中所示，文档管理设备100总体包括通信控制单元11、共享控制单元12、数据管理单元13、用户管理单元14、访问控制单元15、种类文件夹监视单元16、数据文件夹监视单元17、分类单元18以及OCR处理单元19。通过CPU 101协同文档管理设备100的硬件资源执行程序来实现文档管理设备100的功能。
文档管理设备100包括数据库20。数据库20由例如HDD 108构成。数据库20是将数据文件作为实体数据的存储器。除了数据文件之外，数据库20还存储指示通过文档管理设备100布置的数据文件的OCR结果的文本信息以及指示允许访问文档管理设备100的用户的用户信息。可选地，数据库20可由附接于文档管理设备100的介质110组成。
通信控制单元11通过网络400控制与外部设备(在本实施例中，信息处理装置200或移动终端300)的通信。例如通信控制单元11被布置为根据SMB/CIFS协议处理请求。通信控制单元11提供图4中所示的层的全部或部分功能。
通过使用SMB/CIFS协议，在信息处理装置200的显示部上显示文档管理设备100的文件夹和文件。通信控制单元11从信息处理装置200接收各种类型的到文档管理设备100的文件夹的访问请求，并且访问请求可以包括文件夹创建请求、文件夹更新请求和数据文件存储请求等。
共享控制单元12控制存储区域，该存储区域被通过文档管理设备100提供在网络400上并且由用户共享。例如，布置共享控制单元12以便可以在存储区域中以组为基础定义共享文件夹，或可以在存储区域中定义用户的用户文件夹。共享控制单元12管理存储区域以使共享文件夹的存储量或用户文件夹的存储量不超过其对应的上限存储量。
当通信控制单元11从用户接收用于访问共享文件夹或用户文件夹的请求时，使用户管理单元14验证用户。用户管理单元14验证尝试访问共享文件夹或用户文件夹的用户。用户管理单元14基于数据库20的用户信息来执行用户验证。
图6示出了用户信息的例子。例如，用户信息包括“共享文件夹名称”、“用户名”、“密码”、“用户文件夹名称”和“电子邮件地址”。“共享文件夹名称”是可由多个用户访问并共享的共享文件夹的文件夹名称。“用户文件夹名称”是每个用户专属的用户文件夹的文件夹名称。共享文件夹和用户文件夹这两者只能由通过给定验证处理验证的用户访问。每个用户即便被验证，也只能访问其自身的用户文件夹以排他地使用。用户名可以是任何类型的唯一地识别用户的信息，如用户ID。
返回参考图5，用户管理单元14基于从信息处理装置200接收的一对“用户名”和“密码”是否注册在数据库20来确定是否验证用户。如果验证了用户，则用户可以访问共享文件夹和他自身的用户文件夹。
当尝试访问文档管理设备100中的数据文件时，访问控制单元15控制用户的访问权限。访问控制单元15基于验证的用户的用户名访问数据库20的用户信息，并且许可用户访问可以被用户访问的用户文件夹和共享文件夹中的数据文件。
数据管理单元13管理在文档管理设备100中存储的数据文件。图7是表示通过数据管理单元13管理的文件夹管理信息21的例子的图示。例如，通过数据管理单元13管理的文件夹管理信息21包括如下项目：
-每个文件夹的属性(数据文件存储文件夹、用于搜索/整理的文件夹、用于链接信息存储的文件夹等)；
-在每个文件夹中存储的数据文件(数据文件名称、创建的日期和时间、更新日期、文件大小、作者等)；
-关于在每个文件夹中存储的数据文件的链接信息；
-数据文件的搜索范围；以及
-文件夹的访问权限。
返回参考图5，种类文件夹监视单元16监视种类文件夹的创建、删除等并且向数据管理单元13通知监视结果。存在一些监视文件夹创建和删除的方法，包括周期性执行轮询处理的方法、从文件系统接收回叫的方法等。
数据文件夹监视单元17监视在共享文件夹或用户文件夹中数据文件的创建、更新、删除等并且向数据管理单元13通知监视结果。存在一些监视文件夹创建和删除的方法，包括周期性执行轮询处理的方法、从文件系统接收回叫的方法等。
数据管理单元13基于从种类文件夹监视单元16和数据文件夹监视单元17的通知来更新文件夹管理信息21，并且将分类处理请求发送到分类单元18。基于创建文件夹的位置来确定最新创建的文件夹的属性。例如，在搜索/整理文件夹的下级位置创建的文件夹的属性是用于链接信息存储的文件夹，并且在数据文件存储文件夹的下级位置创建的文件夹的属性是数据文件存储文件夹。
分类单元18在监视到文件夹或数据文件的创建、更新或删除时，执行分类处理。通过执行分类处理，执行搜索和整理。
A.将描述当创建、更新或删除文件夹时，通过包含分类单元18的文档管理设备100执行的搜索/整理操作。
当在搜索/整理文件夹中最新创建用于链接信息存储的文件夹时，通过使用最新创建的文件夹的文件夹名称，分类单元18搜索数据文件存储文件夹中的数据文件，并且向数据管理单元13通知搜索结果。在文件夹管理信息21中指定此时的搜索范围。
数据管理单元13在数据文件存储文件夹中创建有关数据文件的链接信息，并且在最新创建的链接信息存储文件夹中存储链接信息。
分类单元18搜索如下项目作为搜索对象：
(i)数据文件的文件名称；
(ii)数据文件的全文；以及
(iii)在图像数据的情况下，通过针对图像数据执行OCR处理所获取的OCR结果的全文。
具体的，当与文件夹名称相同的字符串包含于文件名称或数据文件中时，确定命中数据文件。如果将文件夹名称设置到每个被搜索的数据文件的文件名称的扩展，则命中存在具有扩展的文件名称的所有数据文件。
当用户改变已经存储了搜索结果的链接信息存储文件夹的文件夹名称时，数据管理单元13更新文件夹管理信息21的链接信息和文件夹名称。随后执行与最新创建链接信息存储文件夹的情形相同的处理。
当用户删除已经存储了搜索结果的链接信息存储文件夹时，数据管理单元13在文件夹管理信息21中删除所删除的文件夹的记录。
B.将描述当创建、更新或删除数据文件时，通过包含分类单元18的文档管理设备100执行的搜索/整理操作。
当在数据文件存储文件夹中最新创建了数据文件时，分类单元18通过使用数据文件存储文件夹的文件夹名称将所创建的数据文件设置为新的搜索对象。例如，当已经创建了链接信息存储文件夹“会议”并且在数据文件存储文件夹中最新创建了文件“会议.doc”时，分类单元18确定关于“会议”文件夹命中文件“会议.doc”。在这种情况下，数据管理单元13在链接信息存储文件夹“会议”中创建到文件“会议.doc”的链接信息。关于链接信息存储的每个文件夹的文件夹名称，分类单元18确定最新创建的数据文件是否被命中。由此，即便最新创建了数据文件，用户也可以在不执行除了将数据文件从信息处理装置200复制到文档管理设备100的操作之外的额外操作的情况下，整理数据文件。
当用户改变在数据文件存储文件夹中存储的数据文件的文件名称或文件内容时，分类单元18执行与最新创建数据文件的情况中相同的处理。当由于文件名称或文件内容的改变命中文件名称时，可以改变存储有链接信息的链接信息存储文件夹。另一方面，当命中全文并改变文件名称时，存储有链接信息的链接信息存储文件夹保持不变。数据管理单元13根据搜索结果更新文件夹管理信息21的链接信息。
当用户删除在数据文件存储文件夹中存储的数据文件时，关于在用于链接信息存储的每个文件夹中删除的数据文件，数据管理单元13删除链接信息，并且更新文件夹管理信息21。由此关于删除的数据文件，可以防止链接信息存留在文件夹管理信息21中。
当从分类单元18接收到OCR处理请求时，OCR处理单元19针对数据文件执行OCR处理。OCR处理的结果(即，文本信息)与数据文件的文件名称相关联并且被存储在数据库20中。当更新对其执行了OCR处理的数据文件时，也更新文本信息。
图8是表示文件夹结构的例子的图示。如图8中所示，文档管理设备100具有可以由注册于用户信息的所有用户访问的共享文件夹、以及可以仅由特定用户访问的用户文件夹。在图8的例子中，AllUsers文件夹是共享文件夹并且Suzuki文件夹是用户文件夹中的一个。种类文件夹和数据文件夹被分别地提供于AllUsers文件夹和Suzuki文件夹的每一个的文件夹结构的下级位置。种类文件夹是搜索/整理文件夹并且数据文件夹是数据文件存储文件夹。用户可以基于对应的文件夹的文件夹名称确定搜索/整理文件夹或数据文件存储文件夹。
可选地，可以布置文件夹结构以便在数据文件夹的下级位置不提供种类文件夹并且创建链接信息存储文件夹。但是，在数据文件夹的下级位置可以创建数据文件存储文件夹，或者可以分别创建数据文件存储文件夹和数据文件整理文件夹以使得数据文件整理的结果对用户易辨识。
在本实施例中，在AllUsers/数据文件夹中存储用户期望与其他用户共享的数据文件，并且将仅由用户可访问的数据文件布置在Suzuki/数据文件夹中。相应地，在信息处理装置200中不存储数据文件的情况下，限制通过其他用户访问网络上的数据文件并且可以从处于到达远程位置的用户访问网络上的数据文件。
当用户在数据文件夹中搜索或整理数据文件时，在AllUsers/种类文件夹或Suzuki/种类文件夹的下级位置创建新文件夹(链接信息存储文件夹)。
当在AllUsers/种类文件夹的下级位置中创建链接信息存储文件夹时，分类单元18确认文件夹管理信息21的“搜索范围”并且在AllUsers/数据文件夹中搜索数据文件。当在Suzuki/种类文件夹的下级位置创建链接信息存储文件夹时，分类单元18确认文件夹管理信息21的“搜索范围”并在AllUsers/数据文件夹和Suzuki/数据文件夹这两者中搜索数据文件。在后者的情况下，允许用户通过创建一个链接信息存储文件夹，在两个数据文件夹中搜索数据文件。如果许可同组的另一个用户访问搜索范围，则可以调整搜索范围。
图9是用于说明文档管理设备100执行搜索和整理数据文件的搜索/整理处理的流程图。当启动文档管理设备100时，开始图9中的处理。
种类文件夹监视单元16监视种类文件夹。基于监视的结果，种类文件夹监视单元16确定是否在搜索/整理文件夹的下级位置创建文件夹(S100)。可以从文件系统接收最新创建的文件夹的上级文件夹。在文件夹管理信息21中注册最新创建的文件夹之后，通过文件夹管理信息21容易地识别最新创建的文件夹的上级文件夹。如果识别了上级文件夹，则在文件夹管理信息21中注册文件夹是否是搜索/整理文件夹。
当在步骤S100确定在搜索/整理文件夹(Suzuki/种类文件夹)的下级位置创建了文件夹时，数据管理单元13向分类单元18通知所创建的文件夹的文件夹名称并且向分类单元18发送分类处理请求(S200)。
分类单元18基于文件夹管理信息21确认所创建的文件夹的上级文件夹(Suzuki/种类文件夹)的搜索范围，并且通过将文件夹名称作为关键词在数据文件存储文件夹中执行搜索/整理处理(S300)。
在执行搜索/整理处理之后，文档管理设备100的控制返回到对种类文件夹的监视。
当在步骤S100确定在搜索/整理文件夹的下级位置没有文件夹被创建时，文档管理设备100的控制返回到对种类文件夹的监视。当文档管理设备100关断时，终止图9的处理。
图10是用于说明图9的搜索/整理处理中分类处理的流程图。当在图9中的步骤S100确定在搜索/整理文件夹的下级位置创建文件夹时，开始图10中的分类处理。
分类单元18通过使用链接信息存储文件夹的文件夹名称作为关键词在数据文件夹中搜索数据文件(S310)。例如，当在AllUsers/种类文件夹中创建链接信息存储文件夹时，搜索AllUsers/数据文件夹。例如，当在Suzuki/种类文件夹中创建链接信息存储文件夹时，搜索Suzuki/数据文件夹和AllUsers/数据文件夹。
其后，分类单元18创建关于命中的数据文件的链接信息并且在链接信息存储文件夹中布置所创建的链接信息(S320)。
在链接信息存储文件夹中布置链接信息后，终止图10的分类处理。
接着将描述在创建链接信息存储文件夹之后在数据文件夹中布置数据文件时所执行的处理。
图11是用于说明文档管理设备100监视数据文件的创建、更新和删除的数据文件监视处理的流程图。当启动文档管理设备100时，开始图11的数据文件监视处理。将并行执行图9和图11的处理。可选地，图9的处理和图11的处理可以被交替重复。
数据文件夹监视单元17监视数据文件。数据文件夹监视单元17确定在数据文件夹的下级位置存储的数据文件是否发生改变(创建、更新、删除等)(S501)。
-将在下面描述当最新创建数据文件时执行的图11的处理。
当最新创建数据文件时，分类单元18从数据文件接收文本信息(S502)。如果数据文件包括图像数据，则OCR处理单元19针对图像数据执行OCR处理。
分类单元18通过使用存在的链接信息存储文件夹的文件夹名称作为关键词来搜索数据文件的文本信息或文件名称。如果命中文件夹名称，则分类单元18创建链接信息(S503)。数据管理单元13更新文件夹管理信息21。
当执行OCR处理时，从数据文件接收的文件名称和文本信息被注册到数据库20(S504)。
-将在下面描述当更新数据文件时执行的图11的处理。
当更新数据文件时，与最新创建数据文件的情况类似，分类单元18从数据文件接收文本信息(S505)。如果数据文件包含图像数据，则OCR处理单元19针对图像数据执行OCR处理。
通过将存在的链接信息存储文件夹作为关键词，分类单元18搜索所更新的数据文件的文本信息或文件名称(S506)。
当执行OCR处理时，数据管理单元13将在数据库20中与更新的数据文件相关联的注册的文本信息删除(S507)。数据管理单元13将最新注册在数据库20中彼此关联的文本信息和文件名称(S504)。
-将在下面描述当删除数据文件时所执行的图11的处理。
当删除数据文件时，数据管理单元13删除文件夹管理信息21中的数据文件的链接信息(S508)。如果注册了文本信息，则数据管理单元13在数据库20中删除文本信息。
在执行了数据文件的创建、更新和删除所需的对应处理之后，文档管理设备100的控制返回到对数据文件的监视。
当在步骤S501确定数据文件的改变(创建、更新、删除)没有发生时，文档管理设备100的控制返回到对数据文件的监视。在达到预定的时间限制后，终止图11的数据文件监视处理。
图12是用于说明本实施例的文档管理设备100的搜索/整理操作的图示。在图12的状态(a)中，用户在AllUsers/种类文件夹的下级位置创建“会议”文件夹。在此情况下，用户使用词语“会议”(创建的文件夹的文件夹名称)作为用于搜索电子数据的搜索条件。分类单元18首先检测通过用户创建的“会议”文件夹的上级文件夹作为AllUsers/种类文件夹。
通过访问文件夹管理信息21，分类单元18确认AllUsers/种类文件夹的搜索范围并搜索由搜索范围所指示的文件夹。因为具有包含词语“会议”的文件名称的数据文件在AllUsers/数据文件夹中，所以数据管理单元13对命中的数据文件“全体_会议.doc”和“常规_会议.doc”创建链接信息。因此通过数据管理单元13在会议文件夹中存储链接信息“AllUsers/数据/全体_会议.doc，AllUsers/数据/常规_会议.doc”。
用户也可以将文件夹创建在AllUsers/数据文件夹的下级位置。但是在这种情况下，AllUsers/数据文件夹是数据文件存储文件夹，并且数据管理单元13在文件夹管理信息21中将文件夹注册为数据文件存储文件夹。因此，这种文件夹的文件夹名称不会成为搜索键，并且这种文件夹成为搜索对象。
在图12的状态(b)中，用户还在图12的状态(a)中的Suzuki/种类文件夹的下级位置创建会议文件夹。在图12的状态(b)中，省略了在AllUsers文件夹(共享文件夹)侧的文件夹的示例。分类单元18首先检测会议文件夹的上级文件夹。
通过访问文件夹管理信息21，分类单元18确认Suzuki/种类文件夹的搜索范围并且搜索由搜索范围指示的文件夹。在这种情况下，Suzuki文件夹是用户文件夹，并且Suzuki/种类文件夹的搜索范围包括AllUsers/数据文件夹和Suzuki/数据文件夹。
数据管理单元13创建所命中的数据文件“会议_资料.ppt”、“全体_会议.doc”和“常规_会议.doc”的链接信息。由此，通过数据管理单元13在Suzuki/种类/会议文件夹中存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt、AllUsers/数据/全体_会议.doc和AllUsers/数据/常规_会议.doc”。
以这种方式，可以在不改变先前的搜索结果的情况下，逐一地通过不同的搜索条件来搜索各种数据文件。
图13表示当用户还在图12的状态(b)中的Suzuki/种类文件夹的下级位置创建资料文件夹时，文档管理设备100的搜索/整理操作。分类单元18首先检测资料文件夹的上级文件夹。资料文件夹的上级文件夹(Suzuki/种类文件夹)与图12的状态(b)相同。
通过访问文件夹管理信息21，分类单元18确认Suzuki/种类文件夹的搜索范围并搜索由搜索范围指示的文件夹。在这种情况下搜索范围包括AllUsers/数据文件夹和Suzuki/数据文件夹。数据管理单元13对命中的数据文件“会议_资料.ppt”和“演示_资料.ppt”创建链接信息。由此，通过数据管理单元13在Suzuki/种类/数据文件夹中存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt，Suzuki/数据/演示_资料.ppt”。
即使当先前的搜索结果保持不变时，因为通过文件夹区分搜索结果(链接信息)，所以多个文件夹可以具有相同的链接信息。由此，关于“会议”和“资料”的两个关键词，数据文件“会议_资料.ppt”可以被命中。
也可以通过创建单个文件夹由文档管理设备100执行使用如此两个关键词的搜索/整理操作。图14表示用户使用两个关键词搜索数据文件的文档管理设备100的搜索/整理操作。当用户期望搜索关于两个关键词“会议”和“资料”命中的数据文件时，用户根据文件夹命名规则输入文件夹名称。例如在本实施例的文件夹命名规则中，定义搜索符号“&”表示逻辑与(AND)并且定义搜索符号“^”表示逻辑或(OR)。
由此，当用户期望通过使用两个关键词“会议”和“资料”来搜索数据文件时，用户输入“会议&资料”作为链接信息存储文件夹的文件夹名称。当在Suzuki/种类文件夹的下级位置创建会议&资料文件夹时，分类单元18首先检测资料文件夹的上级文件夹。资料文件夹的上级文件夹(Suzuki/种类文件夹)与图12的状态(b)相同。
通过访问文件夹管理信息21，分类单元18确认Suzuki/种类文件夹的搜索范围并搜索由搜索范围指示的文件夹。在这种情况下搜索范围包括AllUsers/数据文件夹和Suzuki/数据文件夹。
分类单元18被配置为取决于搜索符号是否包括在文件夹名称中来进行搜索。由此，使用会议&资料文件夹的“会议”和“资料”这两者作为关键词，分类单元19搜索数据文件。类似地，数据管理单元13创建所命中的数据文件“会议_资料.ppt”的链接信息。由此，如在图14的状态(a)中，在Suzuki/种类/会议&数据文件夹中，存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt”。
当用户输入“会议^资料”作为文件夹名称时，使用“会议”或“资料”作为搜索关键词，分类单元19搜索数据文件。在这种情况下，如图14的状态(b)中，在Suzuki/种类/会议^数据文件夹中存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt、Suzuki/数据/演示_资料.ppt、AllUsers/数据/全体_会议.doc和AllUsers/数据/常规_会议.doc”。
如上所述，本实施例的文档管理设备100可以通过简单操作来搜索并整理数据文件。因为先前的搜索/整理结果保持不变，所以通过访问并使用如此的结果，可以通过简单操作来执行文件夹结构中的数据文件的重新整理以及搜索条件的添加。
[实施例2]
在本实施例中，文档管理设备100被配置为包括通过使用实施例1的文档管理设备100的搜索和整理功能来在层级文件夹结构中搜索和整理数据文件的功能。
例如存在用户期望减少通过进行由关键词“会议”的搜索而获取的数据文件(到数据文件的链接)的情况。当获取了许多数据文件时，将增加这种需求。在这种情况下，本实施例的文档管理设备100通过使用在链接信息存储文件夹的下级位置最新创建的链接信息存储文件夹的文件夹名称来减少搜索结果。
图15是用于说明本实施例的文档管理设备的整理操作来以层级文件夹结构整理数据文件的图示。在图15中，省略了AllUsers文件夹侧的文件夹的示例。假设用户在Suzuki/种类文件夹的下级位置已经创建了会议文件夹。此时在会议文件夹中存储链接信息“AllUsers/数据/全体_会议.doc、AllUsers/数据/常规_会议.doc和Suzuki/数据/会议_资料.ppt”。
当用户在Suzuki/种类/会议文件夹的下级位置创建资料文件夹时，分类单元18通过将数据文件夹设置为搜索对象并使用文件夹名称“资料”作为关键词进行搜索，这些数据文件夹仅是被由会议文件夹的链接信息所指示的数据文件夹。以这种方式，通过使用文件夹名称“会议”搜索数据文件可以减少通过使用关键词“会议”搜索数据文件所获取的搜索结果。预先在文件夹管理信息21中注册会议文件夹的链接信息。
图16是表示本实施例的文件夹管理信息21的例子的图示。在图16中，仅提取关于链接信息存储文件夹的文件夹管理信息。将根据图16描述本实施例的文档管理设备100所执行的整理操作。
(i)分类单元18首先检测资料文件夹的上级文件夹(Suzuki/种类/会议文件夹)。
(ii)访问文件夹管理信息21，分类单元18确认Suzuki/种类/会议文件夹不是搜索/整理文件夹而是链接信息存储文件夹。
(iii)当Suzuki/种类/会议文件夹不是搜索/整理文件夹时，分类单元18在文件夹管理信息21中读取上级文件夹(Suzuki/种类/会议文件夹)的链接信息。另一方面，当Suzuki/种类/会议文件夹是搜索/整理文件夹时，分类单元18进行如实施例1的搜索。
(iv)分类单元18通过使用最新创建的文件夹(资料文件夹)的文件夹名称搜索由所读取的上级文件夹的链接信息所指示的文件数据。以这种方式，通过读取上级文件夹的链接信息搜索数据文件。这可以在短时间内执行搜索。
如图15中所示，与实施例1相类似，数据管理单元13创建到命中的数据文件“会议_资料.ppt”的链接信息。由此，在Suzuki/种类/会议/资料文件夹中存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt”。
如实施例1中所描述的，先前的搜索结果保持不变并且通过本实施例的文档处理设备总是更新搜索结果。由此，本实施例的文档处理设备被配置为使用先前的搜索结果来执行层级的搜索/整理操作。
图17是用于说明通过使用文件夹的组合的层级搜索/整理操作的图示。在图17中，省略了AllUsers文件夹侧文件夹的示例。假设用户已经在Suzuki/种类文件夹的下级位置创建了会议文件夹和资料文件夹。此时，在会议文件夹中存储链接信息“AllUsers/数据/全体_会议.doc、AllUsers/数据/常规_会议.doc和Suzuki/数据/会议_资料.ppt"并且在资料文件夹存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt和Suzuki/数据/演示_资料.ppt”。
如果用户期望使用“资料”作为关键词缩小会议文件夹的搜索范围，则用户将资料文件夹移动到会议文件夹的下级位置(或将资料文件夹移入会议文件夹)。与最新创建资料文件夹的情况相类似，分类单元18被配置为搜索由会议文件夹的链接信息指示的数据文件。
在这种情况下，通过删除Suzuki/种类/资料文件夹的记录并且重新创建Suzuki/种类/会议/资料文件夹的记录来改变在层级搜索/整理操作之前文件夹管理信息21的内容。也就是说，在层级搜索/整理操作之后的文件夹管理信息21与图16所示的那些相同。因此，如果用户执行简单操作以移动文件夹，则本实施例的文档管理设备100可以使用先前的搜索结果来执行搜索/整理操作。
图18是用于说明通过本实施例的文档管理设备100执行的搜索和整理处理的流程图。当启动文档管理设备100时，开始图18的处理。
种类文件夹监视单元16监视种类文件夹。基于所监视的结果，种类文件夹监视单元16确定在搜索/整理文件夹的下级位置是否创建了文件夹(S100)。在本实施例中，文件夹的创建包括通过移动文件夹来创建文件夹。
当在步骤S100确定在搜索/整理文件夹的下级位置创建了文件夹，则分类单元18从种类文件夹监视单元16接收所创建的文件夹的文件夹名称(S200)。
其后，分类单元18检测所创建文件夹的上级文件夹的文件夹名称(S210)。通过访问文件夹管理信息21，分类单元18确定上级文件夹是否是搜索和整理文件夹(S211)。
当在步骤211确定上级文件夹是搜索和整理文件夹时，分类单元18使用所创建文件夹的文件夹名称搜索数据库20。具体的，使用文件夹名称作为关键词，分类单元18在数据文件存储文件夹上执行搜索/整理操作(S310)。
数据管理单元13创建关于命中的数据文件的链接信息，并且将链接信息存储在链接信息存储文件夹中(S320)。
当在步骤S211确定上级文件夹不是搜索和整理文件夹时，上级文件夹是链接信息存储文件夹。分类单元18读取所创建文件夹的上级文件夹的链接信息(S212)。
其后，分类单元18将数据文件设置为搜索对象并且通过使用所创建文件夹的文件夹名称作为关键词来进行搜索，这些数据文件仅是由读取的链接信息指示的数据文件(S213)。
在执行步骤310或步骤S213之后，分类单元18创建关于命中的数据文件的链接信息并将所创建的链接信息存储于链接信息存储文件夹中(S320)。
当在步骤S100中确定在搜索/整理文件夹的下级位置没有文件夹被创建时，文档管理设备100的控制返回到对种类文件夹的监视。当关断文档管理设备100时，终止图18的处理。
如上所述，本实施例的文档管理设备100使用链接信息存储文件夹中的先前的搜索结果并且可以搜索和整理数据文件。如果创建了层级的文件夹结构，则可以通过简单操作搜索和整理数据文件。当使用先前创建的文件夹名称作为关键词时，如果用户执行移动文件夹的简单操作，则本实施例的文档管理设备100可以执行搜索/整理操作。
[实施例3]
在实施例1和实施例2中，同时使用文件夹名称作为关键词来搜索数据文件。在本实施例中，文档管理设备100被配置为向文件夹名称施加搜索选项来搜索数据文件。
例如，通过使用搜索选项，可以搜索在特定时间周期或特定日期创建的数据文件或具有特定文件尺寸的数据文件。通过本实施例的文档管理设备100，允许用户选择施加于文件夹名称的如下搜索选项的一个，并且分类单元18基于由用户输入的文件夹名称检测所选择的搜索选项。
-“日期”+“-”+“日期”：代替使用自身的文件夹名称，搜索对象是创建日期包括在通过这种搜索选项所指示的时间周期中的数据文件。例如，如果将输入的文件夹名称设置为“20120101-20121231”，则将搜索创建日期包括在2012年1月1日到2012年12月31日的时间周期中的数据文件。如果将输入的文件夹名称设置为“20120101-20120101”，则将搜索创建于2012年1月1日的数据文件。
-“～”+“日期”：代替使用自身的文件夹名称，搜索对象是创建日期在通过这种搜索选项所指示的日期之前的数据文件。例如，如果将输入的文件夹名称设置为“～20121231”，则将搜索创建日期在2012年12月31日之前的数据文件。
-“日期”+“～”：代替使用自身的文件夹名称，搜索对象是创建日期在通过这种搜索选项所指示的日期之后的数据文件。例如，如果将输入的文件夹名称设置为“20120101～”，则将搜索创建日期在2012年1月1日之后的数据文件。
-“尺寸”+“数值”+“-”+“数值”：代替使用自身的文件夹名称，搜索对象是具有通过这种搜索选项指示的文件尺寸的数据文件。将搜索具有在通过这种搜索选项的两个数值(Kbytes)所指示的范围内的文件尺寸的数据文件。例如，如果将输入的文件夹名称设置为“尺寸100-300”，则将搜索具有在100到300Kbytes范围内文件尺寸的数据文件。与时间周期选项类似，可以对这个选项使用“～”。
另外，也是用下面的搜索选项。
-“★”+“日期”+“-”+“日期”：代替文件夹名称使用数据文件的创建日期来搜索在期间中包含的数据文件。例如，如果将输入的文件夹名称设置为“★20120101-20121231”，则将搜索创建日期包括在从2012年1月1日到12月31日的数据文件。
分类单元18接收输入的文件夹名称并确定在文件夹名称中是否包含搜索选项。如果在文件夹名称中包含搜索选项，则通过使用由搜索选项所指示的时间周期或文件尺寸来搜索数据文件。如果在文件夹名称中不包含搜索选项，则如上述的实施例1和实施例2中搜索数据文件。
通过本实施例的文档管理设备执行的搜索/整理处理与实施例2的实质相同，并且因此将省略本实施例的流程图的示例。将在下面描述由本实施例的文档管理设备所执行的搜索/整理处理。在下面，通过相同的参考标记标出与图18中所示的搜索/整理处理的对应步骤相同步骤并且将省略对其的描述。
-当在步骤S211确定上级文件夹是搜索和整理文件夹时，分类单元18确定在文件夹名称中是否包含搜索选项(S310)。如果在文件夹名称中不包含搜索选项，则分类单元18将文件夹名称作为关键词使用并且在数据文件存储文件夹上执行搜索/整理处理(S310)。如果在文件夹名称中包含搜索选项，则分类单元18将通过搜索选项所指示的时间周期或文件尺寸作为关键词使用并且在数据文件存储文件夹上执行搜索/整理处理(S310)。
-另一方面，在步骤S211确定上级文件夹不是搜索和整理文件夹时，分类单元18确定在文件夹名称中是否包含搜索选项(S212)。如果在文件夹名称中不包含搜索选项，则分类单元18读取所创建的文件夹的上级文件夹的链接信息(S212)，仅将通过链接信息指示的数据文件设置为搜索对象，并且通过将所创建文件夹的文件夹名称作为关键词使用来进行搜索(S213)。如果在文件夹名称中包含搜索选择，则分类单元18读取所创建的文件夹的上级文件夹的链接信息(S212)，仅将通过链接信息指示的数据文件设置为搜索对象，并且通过将由搜索选项所指示的时间周期或文件尺寸作为关键词使用来进行搜索(S213)。
图19表示使用时间周期的文档管理设备100的搜索/整理操作。假设在Suzuki/种类/会议文件夹中已经存储链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt、AllUsers/数据/全体_会议.doc、AllUsers/数据/常规_会议.doc”。
在这种状态中，用户创建Suzuki/数据/会议/20120101-20121231文件夹。分类单元18从所创建的文件夹的文件夹名称检测搜索选项，并且在通过会议文件夹的链接信息“Suzuki/数据/会议_资料.ppt、AllUsers/数据/全体_会议.doc、AllUsers/数据/常规_会议.doc”所指示的数据文件当中，搜索创建于时间周期20120101-20121231内的数据文件。例如当数据文件“常规_会议.doc”被创建于2012年2月中时，在20120101-20121231文件夹中存储链接信息“AllUsers/数据/常规_会议.doc”。
以这种方式，可以在本实施例中使用各种搜索选项的所选的一个搜索选项来搜索数据文件。具有指示搜索选项的文件夹名称的文件夹可以被作为通过文件夹名称所搜索的文件夹的下级文件夹被创建，并且可以以更加详细的方式整理数据文件。
[实施例4]
在本实施例中，文档管理设备100被设置为在数据文件的搜索期间显示搜索状况。搜索时间随着数据文件数目的增加而增加。优选地对用户显示搜索状况以掌握搜索操作的进展的程度。
本实施例的文档管理设备100创建状况文件以提供指示搜索状况的显示指示并在链接信息存储文件夹中存储状况文件。
图20是用于说明状况文件的显示指示的图示。在图20的状态(a)中，用户创建Suzuki/种类/会议文件夹。分类单元18开始执行分类处理。当在Suzuki/数据文件夹或AllUsers/数据文件夹中存储的数据文件的数目此时超过阈值时，分类单元18在链接信息存储文件夹中创建状况文件。如图20的(b)所示，状况文件的显示指示随时间流逝如下方式改变。
“未完成”->“处理中”->“完成”
由于用户打开链接信息存储文件夹以知晓搜索结果，所以用户可以立即发现状况文件的显示指示并可以通过状况文件的过渡显示指示来检查搜索操作的当前状态。在从“未完成”状态到“完成”状态的时间周期内，在链接信息存储文件夹中逐渐存储链接信息。
除了用于指示搜索状况的显示指示之外，分类单元18还可以被配置为创建具有文件名称的状况文件，该文件名称用于提供指示所存储的状况文件的链接信息项的数目的显示指示。在这种情况中，状况文件的链接信息项的数目随着时间流逝增加。可以简单地显示链接信息项的数目。可选地，可以显示“命中数/N”，其中N指代作为搜索对象的数据文件的总数目。
当观看状况文件的文件名称的显示指示时，用户可以识别搜索在进行中。
代替如图20(b)中所示地显示基于字符的状况指示，通过对应文件夹图标的颜色改变来提供表示搜索状况发生改变的状况文件的显示指示也是有效的。
图21是说明包括搜索状况的基于颜色的显示指示的显示屏幕的图示。类似地，假设用户在Suzuki/种类文件夹之内创建Suzuki/种类/会议文件夹。在图21中，表示了Suzuki/种类文件夹的内部文件夹的显示指示(对应的文件夹图标)。例如，分类单元18根据搜索状况的改变，如下方式改变链接信息存储文件夹(会议文件夹)的文件夹图标的颜色：
“未完成”：绿
“处理中”：红
“完成”：蓝
可以通过准备具有不同颜色的文件夹图标的图像数据并且根据搜索状况的改变逐一地改变所显示的文件夹图标的图像数据来执行这样的处理。根据搜索状况的改变不仅可以改变图标的颜色还可以改变图标的形状。可选地，根据搜索状况的改变也可以闪烁文件夹图标。
当如图20(b)所示通过使用状况文件显示搜索状况时，需要用户打开对应的文件夹(在此例子中，会议文件夹)。然而在图21的例子中，在打开创建会议文件夹的上级文件夹(在此例子中，种类文件夹)时，用户可以通过简单地检查会议文件夹的颜色来掌握搜索状况。
本实施例的文档管理设备100可以向用户提供由文件名称或文件夹图标颜色所执行的、搜索/整理处理的状况的显示指示。因为无需在如的OS的情况下打开文件夹，而是通过由鼠标指向文件夹图标来呈现文件夹内的文件名称的弹出显示指示，因此用户可以容易地掌握链接信息项的数目或搜索状况。
[实施例5]
在本实施例中，将描述通过输出设备处理作为搜索结果的链接信息的情况。图22是表示包括本实施例的文档管理设备100的网络系统的图示。在图22中，通过相同参考标记标出与图2中的对应要素相同的要素并且将省略对其的描述。在图22的网络系统中，作为输出设备所示例的投影仪700和图像形成设备600与网络400相连接。
接着，将描述图像形成设备600作为例子。例如，图像形成设备600由MFP(多功能外设)或LP(激光打印机)组成。网络系统中的图像形成设备600、移动终端300和信息处理装置200的每一个可以通过信息处理设备100访问作为搜索/整理处理的结果的链接信息。例如，当通过图像形成设备600、信息处理装置200或移动终端300之一使用SMB协议来访问在文档管理设备100中所布置的链接信息时，可以打开并接收链接信息的原始文件(实体)。
然而，当通过图像形成设备600、信息处理装置200或移动终端300中的一个使用HTTP或HTTPS协议来访问在文档管理设备100中所布置的链接信息时，即便可以观看链接信息，也不可接收链接信息的原始文件。在文档管理设备100中，为了防止在WWW浏览器中高速缓存存储文档管理设备100的文件，在HTTP或HTTPS协议的HTML文件的头部中记载“Cache-Control：no-cache”(提供其以禁止高速缓存存储)。在WWW浏览器中，如果所接收的HTML文件的头部包括这样的记载，则不可下载链接信息的原始文件。因此，在通信协议或WWW浏览器的情况下难以接收原始文件。
如果不能下载原始文件，图像形成设备600不能打印链接信息的内容或投影仪700不能显示链接信息的内容。
为了消除该问题，本实施例的文档管理设备100被配置为即便当通过使用HTTP或HTTPS协议访问在文档管理设备100中布置的链接信息时，也允许图像形成设备600、信息处理装置200或移动终端300中的一个接收链接信息的原始文件。
具体的，当图像形成设备600通过HTTP或HTTPS协议访问链接信息时，文档管理设备100将原始文件返回到图像形成设备600。也可以在信息处理装置200或移动终端300访问文档管理设备100中的链接信息时，执行相同的操作。
图23示出了图像形成设备的硬件构成。本领域已知图像形成设备600并且它的硬件构成是示例性和说明性的。
如图23中所示，图像形成设备600包括控制部611、主存储器612、辅助存储器613、外部存储接口614、网络接口615、操作部616、显示部617和引擎618。通过总线内接这些要素以便在要素之间实现数据的传输和接收。
控制部611执行对图像形成设备的各部分的控制，并且执行数据的计算和处理。例如通过CPU形成控制部611。控制部611是执行在主存储器612或辅助存储器613所存储的程序的处理器单元，并且该处理器单元从输入设备或存储设备接收数据并且执行数据的计算和处理，以便将结果数据输出到输出单元或存储设备。
主存储器612例如是RAM(随即存取存储器)。主存储器612存储或暂时存储通过控制部611所执行的应用程序和OS、与应用程序相关的数据等。辅助存储器613例如是HDD(硬盘驱动器)。辅助存储器613存储与应用程序有关的数据。
外部存储接口614是根据如USB(通用串行总线)的数据传输线路和数据通信标准来传输并接收数据的接口。例如，如闪速存储器或SD卡的记录介质619与外部存储接口614附接或连接。
网络接口615是提供于图像形成设备600中以经由网络与文档管理设备通信，其中通过如LAN(局域网)或WAN(广域网)的有线或无线数据传输线路形成该网络。
操作部616和显示部617包括键开关(硬键)以及具有触摸面板功能(包括GUI(图形用户界面)的软键)的液晶显示器(LCD)。在显示部617上显示菜单屏幕并且从操作部616接收用户的操作。
引擎618通过电子照相打印处理或喷墨打印处理的手段在打印纸张上打印图像数据。引擎618可以不仅包括打印引擎，还包括用于光学地读取纸文档以生成图像数据的扫描引擎。
图24是用于说明图像形成设备600从文档管理设备100接收原始文件的文件接收处理的时序图。假设用户操作图像形成设备600的操作部616并且通过使用HTTP或HTTPS协议来访问信息管理设备100。如图24中所示，如下方式通过图像形成设备600和文档管理设备100执行文件接收处理：
在步骤S1中，用户登录图像形成设备600。当登录时，将用户ID(或用户名)和密码输入图像形成设备600。
在步骤S1.1中，图像形成设备600通过使用HTTP或HTTPS协议将登录请求和用户信息传输到文档管理设备100。
在步骤S1.1.1中，文档管理设备100使通信控制单元11接收请求并将用户信息作为登录信息传递到用户管理单元14。
在步骤S1.1.1.1中，用户管理单元14确定所接收的用户信息是否与当前存储在数据库20中的用户信息匹配，并且确定是否正确地验证了用户。此处，假设正确地验证了用户。用户管理单元14经由通信控制单元11将验证接受响应传输到图像形成设备600。
当登录时，文档管理设备自动地或响应于从图像形成设备600接收明确的请求将作为搜索/整理处理的结果的链接信息传输到图像形成设备600。
图25是表示在图像形成设备600的显示部617上所显示的链接信息的例子的图示。在显示部617的显示屏幕的左侧，显示了已经登录的用户的用户名606“Suzuki”、“共享文件夹”按钮607以及文档名称搜索按钮608。
在显示屏幕的中间，显示链接信息的显示指示。当在文档管理设备100中创建“会议”文件夹时，包含链接信息的“会议”文件夹被从文档管理设备100传输到图像形成设备600。如果用户按下并选择包括搜索结果的会议文件夹，则显示链接信息。在图25的例子中，显示会议文件夹的层级文件夹结构605和链接信息项604。
在显示屏幕的右侧，显示“文件信息显示”按钮601、“文件显示”按钮602、以及“打印”按钮603。用户可以选择会议文件夹中的一个或更多的链接信息项并可以按下这些按钮中的一个。如果选择并按下“文件信息显示”按钮601，则执行图24的步骤S2的处理。如果选择并按下“文件显示”按钮602，则执行图24的S3的处理。如果选择并按下“打印”按钮603，则打印对应的文件。选择这些按钮的顺序是任意的。
返回参考图24，将描述文件接收处理。
在步骤S2中，用户为了显示由在文档管理设备100中存储的链接信息所指示的文件信息，在图像形成设备600上执行操作以将文件信息显示请求发送到文档管理设备100。在图像形成设备600中保持链接信息而不保持链接信息的原始文件。从如图25所示的图像形成设备600上所显示的会议文件夹选择一个或更多的链接信息项，并且将文件信息显示请求传输到文档管理设备100。
在步骤S2.1中，图像形成设备600指定文件夹路径并且通过使用HTTP或HTTPS协议将文件信息显示请求发送到文档管理设备100。通信控制单元11确定是否通过使用HTTP或HTTPS协议接收到请求。只有当使用HTTP或HTTPS协议接收到请求时，执行其后的步骤。通过TCP头部的端口号码(HTTP情况下是80，HTTPS情况下是443)确定通过HTTP或HTTPS协议的请求的接收。在与HTTP或HTTPS协议不同的另一个协议并且不允许下载文件信息的原始文件的情况下，可以执行类似处理。
例如，文件信息包括文件尺寸、创建日期、更新日期、作者、文件类型等。文档管理设备100使通信控制单元11从图像形成设备600接收文件信息显示请求。
在步骤S2.1.1中，通信控制单元11将文件信息接收请求发送到数据管理单元13。
在步骤S2.1.1.1中，为了从链接信息接收原始文件的文件信息，数据管理单元13搜索数据库20的、由链接信息所指示的位置(其中存储文件信息)。
在步骤S2.1.1.2中，数据管理单元13从原始文件的位置接收必需的文件信息，该原始文件是从数据库20接收的。数据管理单元13经由通信控制单元11将接收的文件信息传输到图像形成设备600。
在步骤S3中，用户打开存储在文档管理设备100的、由链接信息所指示的文件。通常，文件打开是使能文件的访问。在本实施例中，文件打开表明接收原始文件或显示原始文件的文本。
由于在图像形成设备600中存储链接信息和文件信息，所以有必要基于图像形成设备600的链接信息接收文档管理设备100中的原始文件。
在步骤S3.1中，图像形成设备600通过使用HTTP或HTTPS协议向文档管理设备100发送原始文件请求。文档管理设备的通信控制单元11通过使用HTTP或HTTPS协议接收原始文件请求。通信控制单元11确定是否通过HTTP或HTTPS协议接收请求。只有当通过HTTP或HTTPS协议接收请求时，才执行其后的处理。
在步骤S3.1.1中，通信控制单元11将原始文件接收请求发送到管理链接信息与原始文件的关联的数据管理单元13。
在步骤S3.1.1.1中，数据管理单元13基于链接信息接收原始文件。数据管理单元13经由通信控制单元11将接收的原始文件传输到图像形成设备600。数据管理单元13可以在传输前执行格式转换。例如，如果Microsoft的格式被转换到PCL(打印机控制语言)格式，则即便图像形成设备600不具有Microsoft的文件打开功能，也可以打印链接信息。
图像形成设备600在显示部617上显示所接收的原始文件的链接信息。从而，用户可以接收所请求的原始文件而无需识别在图像形成设备600上所显示的数据是链接信息还是原始文件。当所显示的数据是链接信息并且通过使用HTTP或HTTPS协议请求原始文件的接收时，可以通过上述文件接收处理来接收原始文件。当通过使用SMB协议来请求原始文件时，可以通过使用传统方法来接收原始文件。当在显示部617上显示原始文件时，可以执行原始文件的打印。
当信息处理装置200或移动终端300通过使用HTTP或HTTPS协议接收原始文件时，也可以执行相同的处理。信息处理装置200或移动终端300可以将接收的原始文件传送到图像形成设备600以打印所接收的原始文件。
接着，将作为图24的实施例的变形例来说明信息处理装置200或移动终端300将文件传输到另一个用户的情况。存在用户期望通过信息处理装置200或移动终端300与另一个用户(用户-B)共享所搜索的文件的情况。
然而，当仅传输搜索/整理处理的结果的链接信息并且链接信息的原始文件没有存储在共享文件夹时，用户-B不能接收原始文件。另外，即便在共享文件夹中存储原始文件，当用户-B是不具有访问文档管理设备100的权限的外部用户时，用户-B不能接收原始文件。
在下面，将描述被配置为从用户向外部用户(用户-B)传输电子邮件的网络系统500，该电子邮件包括附加的原始文件。
图26是用于说明移动终端300从文档管理设备100接收原始文件的文件接收处理的时序图。在图26中，步骤S1-S2的处理与图24的对应步骤的处理相同并且将省略对其的描述。
在步骤S3中，已经检查链接信息或文件信息的移动终端-A的用户选择文件，将用户-B作为目的地指派并且执行文件传送操作，以便将文件传输到用户-B的移动终端B。
在步骤S3.1中，移动终端-A通过使用HTTP或HTTPS协议将原始文件的传送请求传输到文档管理设备100，其中该传送请求包括链接信息和用户B的电子邮件地址的参数。文档管理设备100的通信控制单元11通过使用HTTP或HTTPS协议接收原始文件的传送请求。用户B的电子邮件地址被存储在用户的移动终端-A的地址薄上或通过用户由移动终端-A的键盘手动被输入。
在步骤S3.1.1中，通信控制单元11将原始文件的传送请求传输到数据管理单元13。
在步骤S3.1.1.1中，数据管理单元13通过访问存储有原始文件的数据库20来确定链接信息和原始文件哪一个要被传输。具体的，确定通过用户-B原始文件是否可以被访问，其中对于该原始文件接收到传送请求。首先，确定用户-B的电子邮件地址的域名部分是否与文档管理设备100的域名相同或包括文档管理设备100的域名。如果用户具有文档管理设备100的访问权限，则用户的电子邮件地址的域名部分与文档管理设备100的域名相同并且可以确定用户是内部用户。当用户-B是内部用户时，确定原始文件是否在共享文件夹(AllUsers/种类文件夹的下级文件夹)中，其中对于该原始文件接收到传送请求。当用户-B是内部用户并且原始文件在共享文件夹中时，数据管理单元13确定要传输的链接信息。否则，数据管理单元13确定要被传输的原始文件。
在步骤S3.1.1.2中，当确定要传输链接信息时，数据管理单元13将链接信息附加到电子邮件并且将电子邮件传输到用户B的移动终端B。
在步骤S3.1.1.3中，当确定要传输原始文件时，数据管理单元13基于链接信息接收原始文件。
在步骤S3.1.1.4中，数据管理单元13将原始文件附加到电子邮件并且将电子邮件传输到用户-B的移动终端B。当通信控制单元11通过HTTP或HTTPS协议未接收到请求时，数据管理单元13通过假设用户通过不同于HTTP或HTTPS协议的另一个协议访问，将链接信息传输到用户-B的移动终端B。
因此，当用户-B不能访问原始文件时，文档管理设备100传输原始文件，并且用户可以将文件传输到用户-B而无需识别在移动终端-A上的文件是链接信息还是原始文件。
如前述，根据本发明的信息处理设备，可以通过简单操作整理文件夹中的数据项。
本发明的信息处理设备不限于上述实施例，可以在不脱离本发明的范围的情况下，进行很多的修改和变型。
本申请基于在2012年4月10日递交的日本专利申请No.2012-089359和在2013年3月11日递交的日本专利申请No.2013-048497，并且主张它们的优先权权益，将它们整个内容通过参考合并于此。

Claims (15)

1.一种信息处理设备，所述信息处理设备包括处理单元，所述处理单元包括：
存储区域创建单元，被配置为响应于输入操作，创建包含用于搜索数据项的搜索条件的存储区域；
搜索单元，被配置为当创建了包含搜索条件的存储区域时，从数据库中所存储的数据项当中搜索与在存储区域中所包含的搜索条件相匹配的数据项；
链接信息创建单元，被配置为创建用于访问通过所述搜索单元所搜索到的匹配的数据项的链接信息；以及
整理单元，被配置为将通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息整理到所创建的存储区域。
2.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，在存储区域中所包含的搜索条件是存储区域的名称，并且所述搜索单元被设置为搜索包含所述存储区域的名称的数据项。
3.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，
当在包含搜索条件的存储区域的下级位置处创建第二存储区域时，所述搜索单元基于在第二存储区域中包含的第二搜索条件，搜索通过在包含搜索条件的存储区域中整理的链接信息所指示的数据项；
所述链接信息创建单元创建用于访问通过所述搜索单元搜索到的所指示的数据项的链接信息；并且
所述整理单元在第二存储区域中整理通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息。
4.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，
当已经创建的包括搜索条件的存储区域被移动到包括搜索条件的存储区域的下级位置时，所述搜索单元基于在被移动的存储区域中包含的搜索条件，来搜索通过在被移动的存储区域的上级存储区域中整理的链接信息所指示的数据项；
所述链接信息创建单元创建用于访问通过所述搜索单元搜索到的所指示数据项的链接信息；并且
所述整理单元将通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息整理到被移动的存储区域。
5.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，当在存储区域中所包含的搜索条件中检测到预定搜索选项时，所述搜索单元将由搜索选项所指示的数据项的属性值设置为搜索对象，并且搜索与在存储区域中包含的搜索条件相匹配的数据项。
6.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，
所述数据库包括与用户识别符相关联并且存储每个用户识别符的用户的数据项的用户存储区域、以及被多个用户共同所使用的并且存储每个用户的数据项的共享存储区域；并且
所述处理单元包括：
用户信息存储单元，被配置为存储包括用户验证信息和用户识别符的用户信息；以及
用户验证单元，被配置为基于从外部设备接收的验证信息和用户识别符来验证用户；并且
当所述用户验证单元确定验证了用户时，所述搜索单元将所验证用户的用户存储区域以及共享存储区域确定作为搜索对象的存储区域。
7.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，所述处理单元还包括：
通信单元，被配置为经由预定通信协议从外部设备接收通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息；以及
数据传输单元，被配置为将通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项的格式转换信息传输到外部设备。
8.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，所述处理单元还包括：
通信单元，被配置为经由预定通信协议从外部设备接收通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息；以及
数据传输单元，被配置为将包含通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项的信息传输到外部设备。
9.根据权利要求1所述的信息处理设备，其中，所述处理单元还包括：
通信单元，被配置为经由预定通信协议从外部设备接收通过所述链接信息创建单元所创建的链接信息、将链接信息传送到目的地的数据传送请求以及指示目的地的目的地信息；以及
数据传输单元，被配置为确定通过链接信息所指示的数据项是否能够由目的地的用户访问，当确定数据项能够由目的地的用户访问时，将链接信息传输到目的地，并且被配置为当确定数据项不能由目的地的用户访问时，将通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项传送到目的地。
10.一种信息处理方法，所述方法用于包括处理单元的信息处理设备，所述方法包括：
响应于输入操作，创建包含用于搜索数据项的搜索条件的存储区域；
当创建了包含搜索条件的存储区域时，从数据库中所存储的数据项当中搜索与在存储区域中所包含的搜索条件相匹配的数据项；
创建用于访问在所述搜索中所搜索到的匹配的数据项的链接信息；以及
将所述创建中所创建的链接信息整理到所创建的存储区域。
11.根据权利要求10所述的信息处理方法，其中，在存储区域中所包含的搜索条件是存储区域的名称，并且所述搜索包括搜索包含所述存储区域的名称的数据项。
12.根据权利要求10所述的信息处理方法，其中，
所述数据库包括与用户识别符相关联并且存储每个用户识别符的用户的数据项的用户存储区域、以及被多个用户共同所使用的并且存储每个用户的数据项的共享存储区域；并且
所述方法还包括：
存储包括用户验证信息和用户识别符的用户信息；以及
基于从外部设备接收的验证信息和用户识别符来验证用户；并且
当在所述验证中确定验证了用户时，将所验证用户的用户存储区域以及共享存储区域确定作为搜索对象的存储区域。
13.根据权利要求10所述的信息处理方法，还包括：
经由预定通信协议从外部设备接收在所述创建中所创建的链接信息；以及
将通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项的格式转换信息传输到外部设备。
14.根据权利要求10所述的信息处理方法，还包括：
经由预定通信协议从外部设备接收所述创建中所创建的链接信息；以及
将包含通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项的信息传输到外部设备。
15.根据权利要求10所述的信息处理方法，还包括：
经由预定通信协议从外部设备接收在所述创建中所创建的链接信息、将链接信息传送到目的地的数据传送请求以及指示目的地的目的地信息；
确定通过链接信息所指示的数据项是否能够由目的地的用户访问；
当确定数据项能够由目的地的用户访问时，将链接信息传输到目的地；以及
当确定数据项不能由目的地的用户访问时，将通过链接信息所指示的并且从数据库所获取的数据项传送到目的地。
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