CN103493004A - 使用虚拟打印身份来管理打印作业的方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种管理被寻址到虚拟打印身份的打印作业的方法。该虚拟打印身份与第一用户相关联，并且并不依附于特定用户设备且所述虚拟打印身份具有关于应在哪里打印所述打印作业的至少一个参数。

Description

使用虚拟打印身份来管理打印作业的方法

背景技术

在办公室中，用户通常通过办公室LAN直接向被连接到其计算机或向联网打印机发送打印作业。最近的发展是“电子打印使能”打印机的引入，其具有电子邮件地址，并且其能够接收和处理被发送到其电子邮件地址的打印作业。

附图说明

下面参考附图来描述某些示例，在所述附图中：

图1是示出了用户设备、服务器和可以在其上面打印打印作业的打印机的示例的示意图；

图2是示出了由服务器执行的过程的一个示例的流程图；

图3示出了包括服务器和各种数据库的系统的一个示例；

图4示出了虚拟打印身份数据库中的记录的一个示例；

图5示出了打印身份管理门户的一个示例；

图6是示出了管理打印作业的方法的一个示例的流程图；

图7是示出了选择将在其上面打印被发送到虚拟打印身份的打印作业的打印机的方法的一个示例的流程图；以及

图8示出了虚拟打印身份管理器可以具有的模块的示例。

具体实施方式

在本说明书的上下文中，“打印作业”是打印文本和/或图像的指令。其适用于能够被打印的任何文本或图像，包括但不限于文字处理文档、pdf文件、图形、照片、电子表格、文本文档、呈文、工资单、传真等。“打印机”是执行打印和/或复印功能的电子设备。其包括专用于打印的设备，并且还包括诸如扫描仪、复印机、具有传真操作的机器和/或执行诸如打印、扫描、复印以及传真的多个功能的多功能设备的设备。

在典型办公室中，用户使用其计算机上的应用或操作系统来选择打印作业将被发送到的特定打印机。该打印作业然后被寻址到该特定打印机，并且通过LAN直接发送到打印机或打印服务器，其然后将打印作业指引到由用户在打印指令中识别的特定打印机。在电子打印系统中，用户能够通过将打印作业用电子邮件发送到该特定打印机的电子邮件地址来将打印作业发送到特定‘电子打印使能’打印机。该电子邮件通常被电子邮件服务器接收到，并且然后被具有该电子邮件地址的打印机从服务器下载。

然而，由于工作人员变得越来越流动，他们可能不再仅从单个办公室工作，而是可以行进到不同的位置。进一步地，长工作时间和‘灵活的’工作布置意味着某些雇员将从办公室和他们家中两者进行工作。

图1是其中第一用户从其用户设备20（例如其个人计算机、膝上型计算机、移动电话等）向服务器10发送打印作业5的示意图。该打印作业可以具有‘写信地址（from address）’和‘收信地址(to address)’；在这种情况下，‘写信地址’通常将是发送指令的设备的地址（或者如果打印作业由电子邮件发送的话，为发送者的电子邮件地址），并且‘收信地址’将是打印作业将被寻址到的虚拟打印身份。打印作业5未被寻址到特定物理打印机，而是寻址到与第一用户相关联的‘虚拟打印身份’（VPI）。‘虚拟打印身份’是由服务器管理的身份，其与用户相关联并具有管理用于所述用户的打印作业的主要功能。该虚拟打印身份与从其发送打印作业的用户设备、即打印作业是从第一用户的移动电话、从办公室处的台式计算机PC还是家中的膝上型计算机发送的无关，打印作业被发送到的虚拟打印身份保持相同。在一个示例中，虚拟打印身份具有电子邮件地址，例如rajesheprint.com，并且打印作业是由电子邮件发送的。发送打印作业的电子邮件可以包括包含打印作业和用于打印该打印作业的指令的附件。该指令可以在电子邮件的主体内，并且可以包括打印格式化指令。

服务器10能够与包括用户家中的家庭打印机30、用户主办公室处的黑白办公室打印机40、旅馆打印机50和用户主办公室处的图形打印机60的多个打印机通信。每个打印机具有其自己的地址。在本示例中，每个打印机是具有其自己的电子邮件地址的电子打印使能打印机，但是在其他示例中，打印机中的某些或全部可以不是电子邮件使能打印机，而是具有可经由LAN来访问的网络地址的常规打印机。

服务器10具有包含机器可读指令15的存储器14和用于执行所述指令的处理器12。该指令充当虚拟打印身份管理器。通过执行机器可读指令，服务器能够基于虚拟打印身份（VPI）的一个或多个参数来选择哪个打印机来在其上面打印该打印作业。可以将一个或多个参数存储在服务器的存储器14上或在可被服务器访问的外部存储器中。在图1的示例中，虚拟打印身份ID 16和关联打印管理参数17被存储在存储器14中。

所述一个或多个参数可以包括用于确定在哪里打印该打印作业的用户位置和/或一个或多个规则或用户偏好。在一个示例中，虚拟打印身份指示用户的位置，并且此用户位置信息能够被视为与应在哪里打印该打印作业有关的‘参数’。如果用户正在旅行且虚拟打印身份指示用户当前正停留在旅馆，则例如可以将打印作业发送到旅馆打印机50。与应在哪里打印该打印作业有关的其他参数可以包括基于打印作业类型或时间的规则。例如，如果打印作业包含图形，则其被发送到图形打印机60，并且如果该打印作业不包含图形，则其从上午8点至下午6被发送到办公室打印机且在从下午6.01直至上午7.59被发送到家庭打印机。

由于虚拟打印身份未被依附到（tie to）任何特定用户设备或任何特定物理打印机，所以将打印作业发送到用户优选的打印机是非常简单的。打印作业能够简单地被寻址到与用户相关联的虚拟打印身份，并且服务器将选择适当的打印机。这样，所选打印机与发送打印作业的实际设备无关，而是替代地由打印作业被寻址到的虚拟打印身份的一个或多个参数确定。

虽然在以上示例中打印作业是由第一用户发送，但在其他示例中，打印作业可以由第三方发送（例如，诸如秘书的第二用户）。因此，例如，在Bangalore工作的第二用户可以向与当前位于香港的第一用户相关联的虚拟打印身份发送打印作业。服务器然后选择接近于在香港的第一用户的打印机。在另一示例中，第三方可以是订阅服务，例如用于定期地将报纸或其他期刊作为打印作业发送给第一用户的服务。第三方可以用电子邮件或用另一网络协议、例如用在第二用户的用户设备上的打印应用或属于订阅服务提供商的应用来发送打印作业。

图2是示出了由服务器10执行的主要过程的简单流程图。在110处，服务器接收被寻址到由服务器处理的虚拟打印身份的打印作业。在120处，服务器基于虚拟打印身份的一个或多个参数来选择打印机。在130处，服务器使得打印作业可用于所选打印机。例如，服务器可以通过主动地将打印作业发送到所选打印机、将打印作业发送到所选打印机可访问的存储器或者通过将打印作业的位置告知所选打印机（例如在服务器的存储器中的位置）使打印作业可用，使得打印机能够按照其自己的节奏（pace）读取打印作业的内容。

图3更详细地示出了电子打印系统的示例。存在服务器10、虚拟打印身份数据库300、虚拟身份管理门户500、打印机数据库600、打印许可数据库700和打印计量数据库800。用户设备20能够连接到服务器10、打印身份管理门户500和/或虚拟打印身份数据库300。

服务器10具有处理器12和存储器14。存储器14存储由服务器和虚拟打印身份管理器230管理的虚拟打印身份列表220。可以用可由处理器执行的一组机器可读指令来实现虚拟打印身份管理器230。在接收到被寻址到由服务器处理的虚拟打印身份的打印作业时，虚拟打印身份管理器230基于虚拟打印身份的一个或多个参数来选择打印机，并且使得打印作业可用于该打印机，如上文在图2中所述。

在图3中所示的示例中，所述一个或多个参数被存储于在服务器10外部的虚拟打印身份数据库300中。然而，在其他示例中，虚拟打印身份数据库300可以存在于服务器10的存储器中。虚拟打印身份数据库300包括一组记录。每个记录对应于虚拟打印身份，并且包含关于用于该虚拟打印身份的打印作业的管理的一个或多个参数。

打印许可数据库700包括一列虚拟打印身份和与该虚拟打印身份相关联的打印许可。当服务器接收到受到限制的类型的打印作业时（例如，仅对某些人或支付订户可用），VPI管理器230查阅打印许可数据库700以检查虚拟打印身份具有打印该打印作业的许可。如果虚拟打印身份具有许可，则VPI管理器继续选择适当的打印机，如图2中所述，否则发送打印作业的人被告知VPI不具有打印该打印作业的许可。

打印计量数据库800包括用于多个虚拟打印身份的使用数据。其与VPI管理器通信并计量每个虚拟打印身份的打印使用。此信息可以被用于计费目的或例如施加打印限额。

稍后将描述打印身份管理门户500和打印机数据库600，但是首先将更详细地描述虚拟打印身份数据库300。

存在将信息组织成虚拟打印身份数据库中的记录的各种方式，并且可以包括各种类型的数据。图4给出一个示例。记录400包括虚拟打印身份410的标识符（例如电子邮件地址或其他唯一标识符）和指示与虚拟打印身份相关联的用户的位置的用户位置信息420。该记录还可以包含最后更新时间430，指示记录最后被更新的时间。这使得虚拟打印身份管理器确定用户位置信息是当前的还是需要更新。该记录还可以包括关于用于确定在特定情况下应使用哪个打印机的规则或用户偏好的一个或多个条目。在所示示例中，条目440指示彩色打印机应被用于图形，条目450指示从上午8.00点至下午6.00应使用最近打印机，并且条目460指示从下午6.01至上午7.59应使用家庭打印机。在一般项目中，用户位置数据和规则或用户偏好中的每一个可以被视为虚拟打印身份的‘参数’，其涉及应在哪里打印该打印作业。

记录400还可以包括用于与虚拟打印身份相关联的每个打印机的条目（在所示示例中，条目465、470和475每个涉及各打印机）。每个此类打印机条目包括关于打印机的信息，例如打印机地址（其在本示例中是电子邮件地址，但是可以替换地是网络地址、IP地址或使得能够实现与打印机的通信的其他信息）、打印机的位置、打印机的类型等。通过检查打印机位置信息并与用户位置信息相比较，虚拟打印身份管理器能够选择距离用户最近的打印机。

可以用各种方法来填充和更新虚拟打印身份记录中的信息。一个方式是用于用户通过在图3中所示的打印身份管理门户500来输入某些或所有数据。也称为‘电子打印中心’的打印身份管理门户500为用户提供用以通过用户接口来管理其虚拟打印身份的容易方式。电子打印中心可以是例如可通过在用户的客户端设备上运行的应用（例如移动电话应用）来访问的网站或服务器。用户可以输入其当前位置、一个或多个优选打印机和/或用于经由电子打印中心来确定要使用的打印机的规则。

在图5中更详细地示出了电子打印中心的示例。其包括存储器510和处理器520。存储器存储可由处理器510执行的一组机器可读指令。该机器可读指令包括包含用于接收用户的位置数据的指令的模块512；包括用于更新用户的虚拟打印身份账户以包括所述位置数据的指令的模块514和用于管理定义哪些打印机将被用于打印已发送到虚拟打印身份的打印作业的一个或多个规则的模块516。该用户可以通过登录到电子打印中心来输入新规则或修改或删除现有规则。

在所示示例中，电子打印中心的存储器510存储虚拟打印身份账户540。每个虚拟打印身份账户可以包括列出当前与该虚拟打印身份相关联的打印机的表格和指示哪些打印机将被用来打印被发送到所述虚拟打印身份的打印作业的规则。用户账户中的信息可以主动地（例如周期性地或者每当账户被更新时）或应请求被发送到虚拟打印身份数据库300和/或服务器10。在替换布置中，可以不将虚拟打印身份账户本地地存储在电子打印中心上，但是电子打印中心可以替代地简单地将数据传送到虚拟打印身份数据库300并从该虚拟打印身份数据库300检索数据。

更新虚拟打印身份记录中的信息的另一方式是使用户的设备通过向虚拟打印身份数据库发送更新来动态地更新用户位置。例如，可以周期性地或在指示打印作业时使用户位置同步。可以例如由GPS、根据用户设备的IP或网络地址或者通过从用户设备所使用的电信网络导出的位置信息来检测用户位置。在另一示例中，可以根据存储在用户设备上的日记或存储在计算机网络中的其他地方的日记来确定用户位置。

如果检测到用户已移动至明显不同的位置（例如，至另一城市），则虚拟打印身份管理器、电子打印中心或用户设备可以搜索新位置上的打印机以与虚拟打印身份相关联。然后可以更新该虚拟打印身份记录。在一个示例中，对用户提供新位置上的打印机列表并要求其选择一个或多个以与虚拟打印身份相关联。在要求用户输入的情况下，这可以由用户设备上的应用来处理。可以通过参考诸如图3中所示的打印机数据库600来找到新位置上的打印机。打印机数据库600包括多个打印机记录且每个打印机记录可以包括诸如打印机名、打印机地址、打印机位置和打印机类型等信息。进一步地，用户设备可以搜索其当前被连接到的任何网络以检测将被添加到打印机数据库的打印机。

图6是示出了管理可以由服务器上的虚拟打印身份管理器（VPI管理器）执行的用于虚拟打印身份的打印作业的方法的示例的流程图。可以将虚拟打印管理器作为一组机器可读指令存储在服务器的存储器中，该组机器可读指令可被服务器的处理器执行。

在900处，虚拟打印身份管理器接收被寻址到由服务器处理的虚拟打印身份的打印作业。在910处，VPI管理器检查其到目前为止是否具有关于虚拟打印身份的信息，如果没有，则从虚拟打印身份数据库300检索信息（例如VPI记录）。在920处，VPI管理器检查与虚拟打印身份相关联的用户的位置，例如其可以从VPI记录检索位置数据，用GPS或电信网络来检索信息或查询用户设备。

在930处，VPI管理器确定打印作业的类型，例如打印作业是工作还是个人打印作业（其可以出于计费目的而是相关的），或者打印作业主要是由图形还是文本组成（其可以针对选择要使用哪个打印机而相关）。这可以例如通过检查打印作业的内容或标题或通过查询用户来自动地完成。

在940处，VPI管理器检查打印作业是否是要求打印许可的打印作业。如果其为要求打印许可的打印作业，则VPI管理器联系打印许可数据库以检查虚拟打印身份是否具有打印该打印作业的许可。如果VPI具有许可，则过程继续至950,否则发送打印作业的人被告知虚拟打印身份不具有打印该打印作业的许可。

在950处，VPI管理器基于虚拟打印身份的参数来选择将在其上面打印该打印作业的打印机。在稍后描述的图7中给出了用于选择打印机的过程的一个示例。

在960处，VPI管理器使得打印作业可用于所选打印机。这可以例如通过主动地将打印作业发送到所选打印机、将打印作业发送到所选打印机可访问的存储器或者通过将打印作业的位置告知所选打印机（例如在服务器的存储器中的位置）来完成、使得打印机能够按照其自己的节奏读取打印作业的内容。

在970处，VPI管理器向打印计量数据库800发送使用信息。虚拟打印身份的使用账户因此被更新。例如，VPI管理器可以计数所打印页面的数目，并且将此信息连同指示打印作业是个人打印作业还是工作打印作业的信息一起发送到使用数据库。还可以记录打印位置和任何其他相关信息。该打印计量数据库稍后可以用来生成计费信息以对与虚拟打印身份相关联的用户进行计费。

在980处，通知拥有虚拟打印身份的用户打印作业已被打印。该通知还可以告知用户在哪个打印机上面打印该打印作业。该通知可以例如通过电子邮件发送到用户的电子邮件地址。用户的电子邮件地址在大多数情况下与属于虚拟打印身份的任何电子邮件地址不同。例如，如果用户是Rajesh，则虚拟打印身份电子邮件地址可以是rajesheprint.com且Rajesh的电子邮件地址可以是rajeshhp.com。

图7是示出用于选择打印机的示例性过程的流程图。可以由在服务器的处理器上运行的虚拟打印身份管理器来执行该过程。在951处，VPI管理器检查VPI参数是否包括用于将特定类型的打印作业指引到特定打印机的规则。如果是这样且如果打印作业是该类型的，则选择该打印机。否则，在952处，VPI管理器检查VPI参数是否包括用于在某些一天的时间向特定打印机发送打印作业的规则，如果是这样且如果当前时间是该一天中时间，则选择适当的打印机。否则，在953处，VPI管理器尝试找到和与VPI相关联的用户的当前位置匹配的打印机。VPI管理器可以例如搜索打印机数据库600以找到在与用户相同位置上的打印机。如果在同一位置上存在多个打印机，则可以基于用户偏好或其他VPI参数来选择打印机。在某些情况下，如果在适当位置上存在多个可能打印机，则该选择可以基于打印机状态和哪些打印机当前可用。如果没有打印机能够匹配，则在954处，通过向其用户设备发送消息来告知用户并请求用户选择和/或找到打印机。

图8是示出了用于执行图6和7中所述的方法的模块的VPI管理器的可能结构的详细示例。具体地，存在打印作业接收模块1000、VPI加载模块1010、获得位置模块1020、作业类型确定模块1030、打印许可模块1040、打印机选择模块1050、使得打印作业可用于所选打印机的打印机通信模块1060、打印计量模块1070和用户通知模块1080。打印机选择模块1050可以具有各种子模块，诸如打印作业类型规则模块1051、时间规则模块1052、位置匹配模块1053和直接用户选择模块1054。这些模块执行在图6和7中的相应方框中所述的过程。

上述模块和机器可读指令通常被体现为一组可执行指令，其在被用所述可执行指令编程并由该可执行指令控制的机器（例如计算机、服务器或微芯片）上实现。可以加载此类指令以用于在处理器（诸如一个或多个CPU）上执行。术语‘处理器’包括微处理器、微控制器、处理器模块或子系统（包括一个或多个微处理器或微控制器）或其他控制或计算设备。“处理器”可以指的是单个部件或多个部件。

在某些示例中，本文所示的方法和与之相关联的数据和指令被存储在各存储设备中，其被实现为一个或多个非临时计算机可读或计算机可用存储介质。存储介质可以包括不同形式的存储器，包括半导体存储器件，诸如DRAM或SRAM、可擦可编程只读存储器（EPROM）、电可擦可编程只读存储器（EEPROM）和闪速存储器；磁盘，诸如固定磁盘、软盘和可移动磁盘；包括磁带的其他磁介质；以及诸如压缩磁盘（CD）或数字多功能磁盘（DVD）的光学介质。注意可以在一个非临时计算机可读或机器可用存储介质上提供上文所讨论的机器可读指令，或者替换地，可以在分布在具有可能多个节点的大型系统中的多个非临时计算机可读或机器可用存储介质上提供上文所讨论的机器可读指令。此类非暂时计算机可读或机器可用存储介质被视为物品（或制品）的一部分。物品或制品可以指的是任何制造的单个部件或多个部件。

虽然上文已经给出了某些特定示例，但应理解的是本领域的技术人员可以在保持在以上示例的一般精神和目的内同时进行修改。例如，虚拟打印身份管理器可以参考与虚拟打印身份相关联的日记，并且该日记可以在特定的一天中时时间指示用户位置，而不是具有用以直接按一天中时间来确定打印机选择的规则。然后可以基于位置来选择打印机。进一步地，虽然图3示出了具有服务器和被单独地操控（host）的各种数据库的分布式系统，则将可以将这些中的某些或所有组合，使得其在同一位置处或作为同一服务器或设备的一部分被操控。

Claims (16)

1.一种在具有存储器和处理器的服务器上管理打印作业的方法，该方法包括：

a. 服务器通过电子邮件来接收被寻址到虚拟打印身份的打印作业，其中，虚拟打印身份与第一用户相关联，但不依附于特定用户设备，虚拟打印身份具有关于应在哪里打印该打印作业的至少一个参数；

b. 处理器执行存储在存储器中的机器可读指令以基于至少一个参数来选择将在其上面打印该打印作业的打印机；以及

c. 处理器执行存储在存储器中的机器可读指令以使得打印作业可用于所选打印机。

2.权利要求1的方法，其中，所述至少一个参数是第一用户的位置。

3.权利要求1的方法，其中，针对使用账户对所述虚拟打印身份所打印的打印作业进行计量。

4.权利要求1的方法，其中，所述虚拟打印身份具有用于打印某个类型的文档的关联打印许可，并且其中，在接收到包含所述某个类型的文档的打印作业时，服务器检查虚拟打印身份具有用于打印所述某个类型的文档的打印许可。

5.权利要求1的方法，其中，关于虚拟打印身份的一个或多个参数被存储在数据库中。

6.权利要求5的方法，其中，所述数据库具有用于在不同的一天中时间将打印作业发送到不同打印机的规则。

7.权利要求5的方法，其中，所述打印服务器确定打印作业的类型，并且基于数据库中的指示特定打印机将被用来用于该虚拟打印身份的特定类型打印作业的规则来选择打印机。

8.权利要求1的方法，其中，由服务器接收到的电子邮件包括关于打印作业的打印的指令和包含打印作业的附件。

9.权利要求1的方法，其中，通过向所选打印机发送电子邮件来使得打印作业可用于所述所选打印机。

10.一种在具有存储器和处理器的服务器上管理打印作业的方法，该方法包括：

a. 服务器从第三方接收打印作业，所述打印作业被寻址到与第一用户相关联的虚拟打印身份，所述虚拟打印身份并不依附于特定用户设备，并且具有关于应在哪里打印打印作业的至少一个规则；

b. 处理器执行存储在存储器中的机器可读指令以基于所述至少一个规则来选择将在其上面打印该打印作业的打印机；以及

c. 处理器执行存储在存储器中的机器可读指令以使得打印作业可用于所选打印机。

11.权利要求10的方法，其中，所述至少一个规则参考第一用户的位置或一天中的时间。

12.权利要求10的方法，其中，远离第一用户的第三方向与第一用户相关联的虚拟打印身份发送打印作业，并且其中，所述服务器选择接近于第一用户的将在其上面打印所述打印作业的打印机。

13.一种包括处理器、存储器和虚拟打印身份管理器的服务器，所述存储器具有由服务器处理的虚拟打印身份列表，其中，每个虚拟打印身份与用户相关联，但并不依附于特定用户设备，所述虚拟打印身份管理器包括一组机器可读指令，其被存储在存储器中且可在所述处理器上执行以：

a. 通过电子邮件来接收被寻址到由服务器处理的虚拟打印身份的打印作业；

b. 基于所述电子邮件被寻址到的虚拟打印身份并基于所述虚拟打印身份的至少一个参数来选择将在其上面打印所述打印作业的打印机；以及

c. 使得所述打印作业可用于所述所选打印机。

14.根据权利要求13所述的服务器，其中，所述服务器包括虚拟打印身份数据库或者可访问在服务器外部的虚拟打印身份数据库，并且其中，虚拟打印身份的一个或多个参数被存储在所述数据库中。

15.一种用于管理与用户相关联且并不依附于特定用户设备的虚拟打印身份的打印身份管理门户；该门户远离用户，并且具有存储器和处理器及一组机器可读指令，其可由所述处理器执行以：

a. 接收用户的位置数据；

b. 将用户的虚拟打印身份账户更新成包括所述位置数据；以及

c. 管理定义哪些打印机将被用于打印被发送到所述虚拟打印身份的打印作业的一个或多个规则。

16.权利要求15的门户，其中，所述门户将用户的所述规则和/或位置发送到服务器或虚拟打印身份数据库。

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