CN102163204A - 文档管理装置及文档管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种文档管理装置及文档管理方法。文档管理装置包括执行单元、存储单元和记录单元。所述执行单元响应操作请求而对文档信息执行预定操作。所述存储单元在所述执行单元执行所述预定操作时基于所述预定操作生成版本信息，并且将执行了所述预定操作的文档信息与所述版本信息一起存储起来。所述记录单元将所述执行单元所执行的所述预定操作与所述存储单元所存储的文档信息的所述版本信息关联起来，并且将相关联的所述预定操作与相关联的所述版本信息记录为操作历史信息。

Description

文档管理装置及文档管理方法

技术领域

本发明涉及文档管理装置及文档管理方法。

背景技术

在现有技术中，已经提出了一种文档管理装置，该文档管理装置具有：读取单元，其读取如下文档信息图像：在该文档信息图像上面印有文档信息的标识符以及版本信息；识别单元，其从读取单元所读取的文档信息图像识别标识符和版本信息；以及控制单元，其从文档管理数据库读取由识别单元识别的文档标识符所管理的文档的最新版本信息，将最新版本信息与识别单元所识别的版本信息相比较，并且当版本信息不相同时给出版本信息不相同的报告(参见JP-A-2005-74724)。

发明内容

本发明的目的在于提供一种能够将用于文档信息的预定操作的历史与文档信息的版本信息关联起来并且进行管理的文档管理装置及文档管理方法。

[1]根据本发明的一个方面，一种文档管理装置包括：

执行单元，其响应操作请求而对文档信息执行预定操作；

存储单元，其在所述执行单元执行所述预定操作时基于所述预定操作生成版本信息，并且将执行了所述预定操作的文档信息与所述版本信息一起存储起来；以及

记录单元，其将所述执行单元所执行的所述预定操作与所述存储单元所存储的文档信息的所述版本信息关联起来，并且将相关联的所述预定操作与相关联的所述版本信息记录为操作历史信息。

[2]根据第[1]项所述的文档管理装置，还包括：

显示单元，其显示与所述操作历史信息指定的所述预定操作相关联的版本信息。

[3]根据第[1]项所述的文档管理装置，还包括：

确认单元，在所述文档信息的当前版本信息比记录在所述操作历史信息中的版本信息新时，所述确认单元显示版本信息更新。

[4]在第[3]项所述的文档管理装置中，所述确认单元确认是否为对应于当前版本信息的文档信息执行所述操作历史信息的预定操作。

[5]根据本发明的另一方面，一种文档管理方法包括：

响应操作请求而对文档信息执行预定操作；

在执行单元执行所述预定操作时基于所述预定操作生成版本信息；

将执行了所述预定操作的文档信息与所述版本信息一起存储起来；

将所述执行单元所执行的所述预定操作与所述存储单元所存储的文档信息的所述版本信息关联起来；以及

将相关联的所述预定操作与相关联的所述版本信息记录为操作历史信息。

利用第[1]项和第[5]项的构造，可以将对文档信息的预定操作的历史与文档信息的版本信息关联起来并且进行管理。

利用第[2]项的构造，可以显示对文档信息的预定操作的历史和文档信息的版本信息。

利用第[3]项的构造，可以确认文档信息的版本信息的更新。

利用第[4]项的构造，可以在更新文档信息的版本信息时确认是否执行操作历史的操作。

附图说明

下面将参照附图详细描述本发明的示例性实施例，其中：

图1是示出根据本发明示例性实施例的文档管理系统的构造实例的示意图；

图2是示出文档管理服务器的构造实例的框图；

图3是示出由操作历史记录单元记录的操作历史信息的实例的示意图；

图4是示出由UI生成单元生成的文档列表显示图像的实例的示意图；

图5是示出与文档管理服务器的预定操作有关的操作的流程图；

图6A和图6B是示出由UI生成单元生成的文档列表显示图像的另一实例和由操作历史显示单元显示的操作历史显示图像的示意图；

图7是示出与文档管理服务器的操作历史显示有关的操作的流程图；

图8是示出由UI生成单元生成的文档列表显示图像的另一实例和由操作历史确认单元显示的确认显示图像的示意图；以及

图9是示出与文档管理服务器的操作历史的确认有关的操作的流程图。

具体实施方式

(文档管理系统的构造)

图1是示出根据本发明示例性实施例的文档管理系统的构造实例的示意图。

通过利用网络6分别将连接到路由器6A上的文档管理服务器2和文档数据库(在下文中，称作“DB”)3与连接到路由器6B上的终端装置4和多功能装置5相连来构成文档管理系统1。

文档管理服务器2响应终端装置4的请求而浏览和编辑存储在文档DB 3中的文档信息30，并且还管理文档信息30的版本信息和来自终端装置4的对文档信息30的操作指令。

此处，“版本信息”指示对存储在文档DB3中的文档信息30执行修订处理或预定操作，并在每次执行修订处理或预定操作时将信息更新。当执行诸如编辑处理或存储处理等修订处理时，改变文档管理服务器2或文档DB 3中待管理的版本号。当执行预定操作时，响应预定操作的操作内容在版本号中添加扩展符，而不执行上述修订处理，即，不改变版本号。更新版本信息的方法不限于此。

文档DB 3存储由诸如文字处理软件、图像绘制软件或电子制表软件等应用软件生成的文档信息30。

终端装置4具有诸如LCD(液晶显示器)等显示单元40以及诸如键盘或鼠标等操作单元41，对输入到操作单元41中的内容作出响应而将对文档信息30的操作请求发送到文档管理服务器2，并且通过接收来自文档管理服务器2的显示信息而在显示单元40上显示用户界面(在下文中，称作“UI”)。

多功能装置5具有打印功能、传真功能、扫描功能等，并且可以由终端装置4控制。此外，多功能装置5包括单个单元或者对应于相应功能的多个单元。

网络6是公共线路、因特网等，并且连接成可在路由器6A和6B之间进行通信。

由路由器6A和6B构成的通信网络是LAN(局域网)等。有线通信和无线通信可以用于LAN。

多功能装置5和终端装置4在同一附图中均显示为单一体，但是可以分别具有多个装置。

图2是示出文档管理服务器2的构造实例的框图。

文档管理服务器2具有：控制单元20，其包括CPU(中央处理单元)、存储器等，控制每个部分，并且还执行各种程序；存储单元21，其包括诸如HDD(硬盘驱动器)或闪速存储器等存储装置，并且存储信息；以及通信单元22，其经由路由器6A和网络6与文档DB 3、终端装置4和多功能装置5通信。

通过执行随后描述的文档管理程序210，控制单元20起到应用程序执行单元200、UI生成单元201、操作执行单元202、文档信息存储单元203、操作历史记录单元204、操作历史显示单元205、操作历史确认单元206等的作用。

通过执行文档编辑应用程序211，应用程序执行单元200响应终端装置4的请求而浏览和编辑存储在文档DB 3中的文档信息30、生成要存储在文档DB 3中的新文档信息等。

UI生成单元201生成能够基于控制单元20的单元200至206在终端装置4的显示单元40上显示为UI的信息。

操作执行单元202响应终端装置4的请求而对文档信息30执行预定操作，例如，打印、邮件发送、传真发送、下载到终端装置4等。

文档信息存储单元203将文档信息30存储在文档DB 3中，文档信息30具有在操作执行单元202执行预定操作时的版本信息。

操作历史记录单元204将操作执行单元202执行的预定操作的历史作为操作历史信息212记录在存储单元21中。操作历史信息212具有预定操作的类型、操作对象的文档信息、文档信息的版本信息、操作者、操作时间等等。

操作历史显示单元205将基于应终端装置4的请求而选择的文档信息的操作历史信息212生成的操作历史显示图像(参见图6B)401B发送到终端装置4，并且使终端装置4的显示单元40显示操作历史显示图像401B。

当应终端装置4的请求而选择的文档信息被更新且版本信息是新版本信息时，操作历史确认单元206将指示该通知的确认显示图像(参见图8)402c发送到终端装置4，并且使终端装置4的显示单元40显示确认显示图像402c。

存储单元21存储使得控制单元20作为上述单元200至206进行操作的文档管理程序210、由应用程序执行单元200执行的文档编辑应用程序211、以及由操作历史记录单元204记录的操作历史信息212。

图3是示出由操作历史记录单元204记录的操作历史信息212的实例的示意图。

操作历史信息212具有：文档ID栏211a，其指示文档信息30的标识信息；版本栏211b，其指示版本号，版本号作为文档信息30的版本信息；存储目的地栏211c，其指示记录信息30的存储目的地；更新日期栏211d，其指示写入版本栏211b中的版本号被更新的日期；客户IP地址栏211e，其指示存储文档信息30的用户的标识信息；以及操作栏211f，当执行预设的预定操作时，在操作栏211f中写入预定操作的内容。

(文档管理系统的操作)

在下文中，将参考附图描述本发明示例性实施例的文档管理系统1的操作。

(1)文档管理系统的基本操作

首先，用户操作终端装置4的操作单元41以访问文档管理服务器2。终端装置4响应于输入的操作内容执行各种操作并将请求发送给外部装置，但是下面将描述如下实例：终端装置4通过访问文档管理服务器2来执行将在文档管理服务器2上运行的应用程序等。

终端装置4经由路由器6B、网络6和路由器6A将启动应用程序的请求发送给文档管理服务器2。文档管理服务器2的应用程序执行单元200接收来自终端装置4的请求，执行文档编辑应用程序211，并且输出执行结果。UI生成单元201基于应用程序执行单元200所输出的执行结果生成能够在终端装置4的显示单元40上显示为UI的格式的信息(在下文中，称作“UI信息”)，并且将UI信息发送给终端装置4。

终端装置4接收来自文档管理服务器2的UI信息，并且将所接收到的UI信息显示在显示单元40上。用户响应于显示在终端装置4的显示单元40上的UI内容而操作操作单元41，以编辑文档信息等。当在应用程序执行单元200编辑文档信息之后用户提出存储请求时，文档信息存储单元203通过将文档信息的版本信息更新为新版本并存储更新的版本信息来执行修订处理，从而在图3所示的操作历史信息212中将版本栏211b的版本号(其中，文档ID栏211a的文档ID是“0001”)从“1.0.0”更新为“1.0.2”。

UI生成单元201响应于终端装置4的请求而生成用于对存储在文档DB 3中的文档信息30进行浏览的信息，并且将该信息发送给终端装置4。终端装置4接收来自UI生成单元201的信息，并且在显示单元40上显示文档列表显示图像400。

图4是示出由UI生成单元201生成的文档列表显示图像的实例的示意图。

文档列表显示图像400具有：菜单栏400a，其中显示文档名、注册者名、版本、操作、操作历史等项目410至414；文档显示栏400b，其中显示存储在文档DB 3中的文档信息30的列表；以及操作菜单400c，在选择文档显示栏400b中的文档信息并选择菜单栏400a中的“操作”项目413时将显示操作菜单400c。操作菜单400c具有属于打印、传真、邮件发送、下载等预定操作(这些预定操作与文档管理服务器2中的修订处理无关)的项目413a至413d(操作内容)。

(2)文档信息操作的执行

用户利用操作单元41在显示于终端装置4的显示单元40上的文档列表显示图像400中选择文档显示栏400b的文档信息30并从操作菜单400c中选择属于预定操作的项目，例如“打印”项目413a。终端装置4向文档管理服务器2发送如下请求：对文档显示栏400b中的所选文档信息执行打印处理作为所选择的“打印”项目413a的操作内容。

图5是示出与文档管理服务器2的预定操作有关的操作的流程图。

当从终端装置4接收请求(例如打印文档信息30的请求)(S10)时，文档管理服务器2的操作执行单元202执行为文档DB 3的文档信息30所选择的预定操作(S11)。例如，执行“打印”。

接下来，当操作执行单元202执行预定操作时，文档信息存储单元203将文档信息30存储在文档DB 3中作为具有执行预定操作时的预定版本信息的文档(S12)。例如，在执行预定操作的情形下的预定版本信息设定为如下版本信息，即，在该版本信息中添加对应于预定操作内容的扩展符“p1”等，而不改变基于文档管理服务器2的修订处理的版本号，例如图3的操作历史信息212的版本栏211b中所示的“3.0.0p1”。在预定操作是第一次邮件发送的情形下添加“m1”作为扩展符，并且在第二次传真发送的情形下添加“f2”作为扩展符。在执行预定操作的情形下，也可以设定新版本号，而非添加预定的版本信息。

接下来，操作历史记录单元204将由操作执行单元202执行的预定操作和由文档信息存储单元203存储的文档信息的内容记录到操作历史信息212中(S13)。例如，如图3的操作历史信息212的最下部所示，文档信息ID“002”记录到文档ID栏211a中，预定版本信息“3.0.0p1”记录到版本栏211b中，存储目的地“/xxxx/yyyy/zzz3p1”记录到存储目的地栏211c中，终端装置4的IP地址“127.0.z.11”记录到客户IP栏211e中，并且“打印操作”记录到操作栏211f中。

(3)文档信息的操作历史显示操作

操作历史显示单元205响应于终端装置4的请求而产生用于对存储在存储单元21中的操作历史信息212进行浏览的信息。基于该信息，UI生成单元201生成UI信息并将所生成的UI信息发送给终端装置4。终端装置4接收来自UI生成单元201的信息，并且在显示单元40上显示如图6B中所示的操作历史显示图像401B。

图6A和图6B是示出由UI生成单元201生成的文档列表显示图像的另一实例和由操作历史显示单元205显示的操作历史显示图像的示意图。

文档列表显示图像401A具有：菜单栏401a，其中显示文档名、注册者名、版本、操作、操作历史等项目；文档显示栏401b，其中显示存储在文档DB 3中的文档信息30的列表；以及操作历史菜单401c，在选择文档显示栏401b中的文档信息并选择菜单栏401a中的“操作历史”项目414时将显示操作历史菜单401c。操作历史菜单401c具有属于打印、传真、邮件发送、下载等预定操作的项目414a至414d。

操作历史显示图像401B具有：菜单栏401d，其中显示版本、操作日期、打印目的地等项目；以及操作历史显示栏401e，其中显示操作历史信息212的与文档列表显示图像401A中所选的项目对应的内容。

用户利用操作单元41在显示于显示装置4的显示单元40上的文档列表显示图像401A中选择文档显示栏401b中的文档信息和操作历史菜单401c中的项目，例如“打印”项目414a。终端装置4将如下请求发送给文档管理服务器2：从先前对文档显示栏401b中所选的文档信息执行的操作历史中获取与所选“操作历史”项目对应的操作历史。

图7是示出与文档管理服务器2的操作历史显示有关的操作的流程图。

当从终端装置4接收请求(S20)时，文档管理服务器2的操作历史显示单元205从存储单元21的操作历史信息212中获取对应的操作历史(S21)。接下来，UI生成单元201基于操作历史显示单元205所获取的操作历史生成用于在终端装置4的显示单元40上将操作历史显示图像401B作为UI进行显示的信息(S22)，并且将生成的信息发送给终端装置4(S23)。

终端装置4从文档管理服务器2接收用于显示UI的信息，并且在显示单元40上显示操作历史显示图像401B。

(4)对操作历史的确认显示操作

当文档信息30被更新且版本信息改变时，操作历史确认单元206响应终端装置4的请求为正在浏览存储在文档DB 3中的文档信息30的用户生成用于显示该通知的信息。基于该信息，UI生成单元201生成UI信息并将所生成的UI信息发送给终端装置4。终端装置4从UI生成单元201接收信息，并且在显示单元40上显示确认显示图像402c。

图8是示出由UI生成单元201生成的文档列表显示图像的另一实例和由操作历史确认单元206显示的确认显示图像的示意图。

文档列表显示图像402具有：菜单栏402a，其中显示文档名、注册者名、版本、操作、操作历史等项目410至414；以及文档显示栏402b，其中显示存储在文档DB 3中的文档信息30的列表。

确认显示图像402c是在更新文档显示栏402b中所选文档信息30的版本信息的情形下将要显示的图像，并且具有：消息402d，其显示例如指示“文档更新到版本4”的内容以报告更新；以及确认项目402e，其用于确认是否在当前文档信息30中重新执行操作历史。

用户利用操作单元41在显示于终端装置4的显示单元40上的文档列表显示图像402中选择文档显示栏402b中的文档信息。终端装置4将指示在文档显示栏402b中选择的文档信息的通知发送给文档管理服务器2。

图9是示出与文档管理服务器2的操作历史的确认有关的操作的流程图。

当从终端装置4接收到指示已选择了文档信息30的通知(S30)时，文档管理服务器2的操作历史确认单元206获取与从存储单元21的操作历史信息212中所选的文档信息30对应的操作历史(S31)。接下来，操作历史确认单元206将用户选择的文档信息的操作历史中的文档信息30的版本信息与当前文档信息30的版本信息相比较(S32)。当文档信息的版本信息被更新时(在S33中结果为是)，生成用于确认该通知的信息(S34)。接下来，UI生成单元201基于操作历史确认单元206生成的信息生成用于在终端装置4的显示单元40上将确认显示图像402c作为UI进行显示的UI信息(S35)，并且将生成的UI信息发送给终端装置4(S36)。

终端装置4从文档管理服务器2接收UI信息，并且在显示单元40上显示确认显示图像402c。

接下来，如果必要，则用户利用操作单元41在显示于终端装置4的显示单元40上的确认显示图像402c中选择确认项目402e。终端装置4将与确认项目402e中所选的内容对应的操作的请求发送给文档管理服务器2。

当文档管理服务器2的操作执行单元202从终端装置4接收请求时，操作执行单元202执行为文档DB 3的具有最新版本信息的文档信息30选择的操作。

[其它示例性实施例]

本发明不限于上述示例性实施例，在不偏离本发明的主题的情况下可以进行各种修改。例如，虽然在“(3)文档信息的操作历史显示操作”部分所描述的操作历史显示图像401B中显示执行操作的用户的操作历史，但是可以通过预设置而将其他低等级用户的操作历史显示给负责管理的用户，或者可以将所有用户的操作历史显示给文档DB 3的管理员。

虽然当文档信息被更新时在“(4)对操作历史的确认显示操作”部分所描述的确认显示图像402c中显示文档信息更新的通知，但是可以在为每一种类型的预定操作进行更新的情形下显示通知。可以在更新次数大于预设阈值的情形下显示通知。

本发明的该示例性实施例中使用的应用程序执行单元200、UI生成单元201、操作执行单元202、文档信息存储单元203、操作历史记录单元204、操作历史显示单元205和操作历史确认单元206可以从CD-ROM等存储介质读取到装置内的存储单元中，并且可以从连接到诸如因特网等网络的服务器装置等下载到装置内的存储单元。上述示例性实施例中使用的一些或所有单元可以通过诸如ASIC等硬件来实现。

出于示例和说明的目的提供了本发明的示例性实施例的上述说明。其意图不在于穷举或将本发明限制为所公开的确切形式。显然，对于本领域的技术人员而言可以容易地进行许多修改和变型。选择和说明实施例是为了最佳地解释本发明的原理及其实际应用，从而使得本领域的其他技术人员能够理解本发明的各种实施例和适合于特定预期应用的各种修改。其目的在于用所附权利要求书及其等同内容来限定本发明的范围。

Claims (5)

1.一种文档管理装置，包括：

执行单元，其响应操作请求而对文档信息执行预定操作；

存储单元，其在所述执行单元执行所述预定操作时基于所述预定操作生成版本信息，并且将执行了所述预定操作的文档信息与所述版本信息一起存储起来；以及

记录单元，其将所述执行单元所执行的所述预定操作与所述存储单元所存储的文档信息的所述版本信息关联起来，并且将相关联的所述预定操作与相关联的所述版本信息记录为操作历史信息。

2.根据权利要求1所述的文档管理装置，还包括：

显示单元，其显示与所述操作历史信息指定的所述预定操作相关联的版本信息。

3.根据权利要求1所述的文档管理装置，还包括：

确认单元，在所述文档信息的当前版本信息比记录到所述操作历史信息中的版本信息新时，所述确认单元显示版本信息更新。

4.根据权利要求3所述的文档管理装置，其中，

所述确认单元确认是否为对应于当前版本信息的文档信息执行所述操作历史信息的预定操作。

5.一种文档管理方法，包括：

响应操作请求而对文档信息执行预定操作；

在执行单元执行所述预定操作时基于所述预定操作生成版本信息；

将执行了所述预定操作的文档信息与所述版本信息一起存储起来；

将所述执行单元所执行的所述预定操作与所述存储单元所存储的文档信息的所述版本信息关联起来；以及

将相关联的所述预定操作与相关联的所述版本信息记录为操作历史信息。

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