CN101739444B

CN101739444B - 电子文件管理系统

Info

Publication number: CN101739444B
Application number: CN2009102208959A
Authority: CN
Inventors: 松井范幸; 田边美佐子
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2008-11-17
Filing date: 2009-11-16
Publication date: 2013-03-20
Anticipated expiration: 2029-11-16
Also published as: KR20100055322A; CN101739444A; US20100125587A1; KR101081621B1; JP5169761B2; JP2010122720A

Abstract

本发明提供一种电子文件管理系统，该电子文件管理系统包括终端设备和管理服务器。终端设备包括终端存储部、数据发送装置以及第一数据删除单元。终端存储部存储电子文件。数据发送装置发送终端存储部中存储的电子文件。第一数据删除单元删除终端存储部中存储的电子文件。管理服务器可通信地连接到终端设备。管理服务器包括数据接收装置和数据存储部。数据接收装置从终端设备接收电子文件。数据存储部存储从终端设备接收到的电子文件。在数据发送装置向管理服务器发送了终端存储部中存储的电子文件之后，第一数据删除单元删除终端存储部中存储的电子文件。

Description

电子文件管理系统

技术领域

本文所讨论的实施方式涉及用于例如在公司等中对包括个人信息或保密信息的电子文件进行管理的技术。

背景技术

近年来，在许多情况下，已经开始以电子数据的形式来处理个人信息或保密信息。不管电子数据是否包括个人信息或保密信息，通常都将电子数据存储在由用户(例如，公司等中的员工)所管理的个人计算机(后面也称作“PC”)中。虽然从个人计算机发生信息泄露会引起严重的社会问题，但如何存储数据仍然取决于用户自身，存储在个人计算机中的电子数据存在信息泄露的风险。

当用户接收到包括保密信息的电子邮件(e-mail)或电子文件时，用户当前可以执行例如接下来的过程，来存储该电子邮件或电子文件。用户参阅电子邮件或电子文件的内容，并且当电子邮件或电子文件中包括保密信息时，可以在邮件环境下手动创建一个专用文件夹，来将该电子邮件或电子文件存储在该专用文件夹中。另选的是，用户可以手动将包括保密信息的电子邮件或电子文件传送到另一个服务器等上，然后从该用户的个人计算机上的邮件环境中手动删除该电子邮件或电子文件。在日本特开2004-179866和日本特开2006-227898中讨论了这样的示例。

发明内容

优选的是，使得能够集中管理电子文件，同时抑制存储电子文件时的人工操作差错的出现，以保持信息安全性。

根据本发明的一个方面，提供了一种电子文件管理系统。该电子文件管理系统包括终端设备和管理服务器。

终端设备包括终端存储部、数据发送装置以及第一数据删除单元。终端存储部存储电子文件。数据发送装置发送终端存储部中存储的电子文件。第一数据删除单元删除终端存储部中存储的电子文件。

管理服务器可通信地连接到终端设备。管理服务器包括数据接收装置和数据存储部。数据接收装置从终端设备接收电子文件。数据存储部存储从终端设备接收到的电子文件。

在数据发送装置向管理服务器发送了终端存储部中存储的电子文件之后，第一数据删除单元删除终端存储部中存储的电子文件。

附图说明

图1是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统的系统结构示例的图；

图2是例示根据本发明实施方式的终端设备的结构示例的图；

图3是例示根据本发明实施方式的管理服务器的结构示例的图；

图4是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统的操作流程示例的图；

图5是例示根据本发明实施方式的管理服务器的数据分类装置的第一操作流程示例的流程图；

图6是例示根据本发明实施方式的管理服务器的数据分类装置的第二操作流程示例的流程图；

图7是例示根据本发明实施方式的管理服务器中的数据存储方法的示例的图；

图8是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统中的数据存储方法的示例的图；以及

图9是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统的系统结构示例的图。

具体实施方式

与包括个人信息或保密信息的例如电子文件等电子数据的存储和管理有关的操作是通过用户的手动操作来执行的。当通过这种手动操作来存储和管理电子数据时，用户必须执行多个手动操作步骤。因此，人工操作差错极大程度上取决于用户的水平和用户的注意力。人工操作差错例如包括：用户忘记了对需要存储的电子文件进行存储，用户将电子文件存储到不正确的存储部中，以及用户由于忘记删除电子文件而对该电子文件进行了多次存储。当出现这种人工操作差错时，电子文件中包括的个人信息或保密信息发生泄露的可能性增加，从而存在不能保持信息安全性的风险。

根据这里的实施方式，终端设备的用户可以仅执行向管理装置(也称作“管理服务器”)发送电子文件的操作，以使在管理装置中存储和管理该电子文件，同时，可以从终端设备上自动删除电子文件，而无需明确指令删除该电子文件。通过这种方式，使得能够集中管理电子文件，同时抑制存储电子文件时的人工操作差错的出现，由此保持信息安全性。因此，可以实现对包括个人信息或保密信息的电子文件的安全管理。

下面，将参照附图来讨论本发明的实施方式。

(1)实施方式的结构

图1是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统的系统结构示例的图。图1所示的电子文件管理系统1例如被构成为公司等中的室内系统，其包括经由内部网30可通信地彼此连接的多个终端设备10和管理服务器20。各个终端设备10和管理服务器20可以经由防火墙40来访问互联网50。

如图1所示，终端设备10包括邮件功能10a、数据发送功能10b以及邮件/数据删除功能10c。

邮件功能10a是用于发送/接收邮件的功能，数据发送功能10b是用于将电子文件作为数据附到邮件上以发送该电子文件的功能。这些功能是通过后面参照图2所讨论的发送/接收装置12以及指示装置13等来实现的。邮件/数据删除功能10c是用于删除终端设备10中的例如邮件和电子文件等的数据的功能，是由后面参照图2讨论的数据删除单元15等来实现的。

如图1所示，管理服务器20包括邮件服务器功能20a、数据服务器功能20b、备份功能20c以及分类功能20d。

邮件服务器功能20a使管理服务器20用作室内系统中的专用邮件服务器，并且还提供如后面参照图3所讨论的发送/接收装置21的功能。

数据服务器功能20b是用于管理管理服务器20中存储的例如电子文件的数据的功能，使管理服务器20用作室内系统中的数据服务器。数据服务器功能20b提供如后面参照图3所讨论的认证装置24、许可/拒绝装置25以及日志存储部26的功能。

备份功能20c是用于对管理服务器20中存储的例如电子文件等的数据进行备份的功能，是通过利用后面参照图3和图7所讨论的镜像存储部23a等来实现的。

分类功能20d是用于对管理服务器20的邮件服务器功能20a接收的电子邮件进行分类并将它们存储在相关文件夹中的功能，并且该分类功能20d执行后面参照图3、5和6所讨论的数据分类装置22的功能。

图2是例示根据本发明实施方式的终端设备的结构示例的图。图2中例示的各终端设备10例如可以是公司等的室内系统中的由用户(例如员工)使用的PC，该PC具有普通PC的功能结构，并且包括终端存储部11、发送/接收装置12、指示装置13、判定装置14以及数据删除单元15。

终端存储部11包括随机存取存储器(RAM)、硬盘等，用于存储各种数据。具体而言，本实施方式的终端存储部11存储用户所创建的电子文件和作为电子邮件的附件而接收的电子文件。

发送/接收装置12包括在普通PC中，执行用于发送/接收电子邮件的邮件功能10a，这是通过包括在终端设备10中的诸如中央处理单元(CPU)等的处理器执行邮件软件来实现的。具体而言，本实施方式的发送/接收装置12作为发送器而执行如下功能，即：将存储在终端存储部11中的电子文件附到以由后面讨论的指示装置13指定的邮件地址为目的地地址的邮件上，并根据来自指示装置13的指示将电子邮件发送到管理服务器20。要附到电子邮件上的电子文件也是由指示装置13指定的。

指示装置13包括由用户操作的输入装置(例如键盘和鼠标)以及输入接口功能，该输入接口功能是通过终端设备10的处理器执行用于处理从输入装置接收到的指令信号的预定程序，从而将该指令信号输入到终端设备10中来实现的。具体而言，本实施方式的指示装置13执行这样的功能：从终端存储部11中选择要附到由发送/接收装置12发送的电子邮件上的电子文件，并将所选择的电子文件指定给发送/接收装置12。本实施方式的指示装置13还向发送/接收装置12指定电子邮件目的地(即，所附电子文件的目的地)的功能。

此时，当用户希望使特定电子文件受管理服务器20的集中管理时，用户可以通过指示装置13来指定该特定电子文件，指示装置13指示发送/接收装置12将该特定电子文件附到电子邮件上并发送该电子邮件。用户还要通过指示装置13向发送/接收装置12指定在管理服务器20的邮件服务器功能20a的控制下的邮件地址(例如，delaaaa.com)，作为电子邮件的目的地地址，即，电子文件的目的地。

如后面参照图4所讨论的那样，当判定装置14从管理服务器12接收到表示已接收到带有所附电子文件的邮件的接收完成通知时，判定装置14判定所接收的电子文件的目的地是否为管理服务器20。具体而言，本实施方式的判定装置14根据由指示装置13指定的邮件地址来判定电子文件的目的地是否为管理服务器20。当电子邮件的目的地地址是在管理服务器20的邮件服务器功能20a的控制下的邮件地址时，判定装置14判定电子文件的目的地是管理服务器20。判定装置14的功能是通过终端设备10的处理器执行预定程序来实现的。

当判定装置14判定电子文件的目的地是管理服务器20，换句话说，判定电子文件处于管理服务器20的管理下时，数据删除单元15从终端存储部11(换言之，从终端设备10)中删除并清空电子文件。除了清空电子文件外，本实施方式的数据删除单元15还被配置为能够删除和清空附有该电子文件的电子邮件主体，如后面参照图4所述。数据删除单元15的功能也通过终端设备10的处理器执行预定程序来实现。

关于数据删除单元15是否要删除电子邮件主体，例如可以由用户或管理员预先在数据删除单元15中指定。不过，由于当所附电子文件包括个人信息或保密信息时，电子邮件的文本(邮件主体)可能包括个人信息或保密信息，因此优选的是指定始终删除电子邮件主体。

图3是例示根据本发明实施方式的管理服务器的结构示例的图。图3所例示的管理服务器30例如可以是具有普通PC的功能结构的信息处理设备，例如PC，并且包括发送/接收装置21、数据分类装置22、数据存储部23、镜像存储部23a、认证装置24、许可/拒绝装置25以及日志存储部26。

发送/接收装置21由上面讨论的邮件服务器功能20a提供，并且在本实施方式中，充任用于接收从终端设备10发送的电子邮件和附到该电子邮件上的电子文件的接收装置的功能。发送/接收装置21的功能和邮件服务器功能20a是通过管理服务器20的包括CPU等的处理器执行预定程序来实现的。

数据分类装置22对附到电子邮件上的电子文件进行分类，并将电子文件存储到在数据存储部23中设置的多个文件夹中的一个文件夹内。如后面参照图5和图6所讨论的那样，数据分类装置22例如根据电子文件的文件名、附有电子文件的电子邮件的主题、以及电子邮件的目的地地址中的至少一个，来对电子文件进行分类。

关于数据分类装置是否进行分类，可以由电子文件管理系统1的管理员预先决定并在管理服务器20中进行指定，或者可以由发送电子文件的用户针对各电子文件进行指定。电子文件管理系统1的管理员等预先在数据存储部23中设置所述多个文件夹。数据分类装置22的功能是通过管理服务器20的处理器执行预定程序来实现的。

数据存储部23包括RAM、硬盘等。数据存储部23具有上面所讨论的所述多个文件夹以及基础文件夹，该基础文件夹在指定了数据分类装置22不进行分类这一设定时使用。由发送/接收装置21接收的、作为电子邮件的附件的电子文件，存储在这些文件夹中的一个文件夹内。

镜像存储部23a对存储在数据存储部23中的电子文件进行备份。图7是例示根据本发明实施方式的管理服务器中的数据存储方法的示例的图。如图7所示，在管理服务器20中，由发送/接收装置21接收的电子文件存储在数据存储部23中，并通过备份功能20c而镜像备份在镜像存储部23a中。可以在每次将新的电子文件存储到数据存储部23中或者对电子文件进行了更新时执行镜像存储部23a的备份操作，或者按照预定周期执行镜像存储部23a的备份操作。

认证装置24根据由用户(例如员工等)输入的认证信息来认证用户是预先注册的有效用户。例如，输入识别号(ID)和密码或生物特征信息(例如指纹、掌纹、虹膜数据、静脉图像)等，作为认证信息。当用户(例如员工)为了访问数据存储部23中存储的电子文件而登录管理服务器20时，用户从终端设备10经由内部网30输入认证信息，或者，向管理服务器20直接输入认证信息。

在管理服务器20中，与识别号相关联地在存储部等中预先存储有与识别号对应的有效用户的注册密码或注册生物特征信息，作为注册信息。

当用户输入了认证信息时，认证装置24读取与输入的认证信息的识别号相关联的注册信息，并将所读取的注册信息与所输入的认证信息的密码或生物特征信息进行比较。作为比较的结果，当输入信息与注册信息相匹配时，认证装置24认证该用户是预先注册过的有效用户。另一方面，作为比较的结果，当输入信息与注册信息不匹配时，认证装置24认证该用户不是预先注册过的有效用户。

当用户被认证装置24认证为有效用户时，许可/拒绝装置25允许用户登录管理服务器20，具体而言，允许用户访问数据存储部23中的电子文件。另一方面，当用户未被认证装置24认证为有效用户时，许可/拒绝装置25拒绝用户登录管理服务器20，具体而言，拒绝用户访问数据存储部23中的电子文件。

认证装置24和许可/拒绝装置25的功能是通过管理服务器20的处理器执行预定程序来实现的。

日志存储部26记录并存储认证装置24的认证结果和许可/拒绝装置25所许可的访问的内容，作为访问日志。日志存储部26的功能是通过管理服务器20的处理器执行预定程序来实现的。

(2)本实施方式中的操作

参照图4到图7来讨论如上所述构成的电子文件管理系统1的操作，具体来说，是讨论终端设备10和管理服务器20的操作。

图4是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统的操作流程示例的图。根据图4所例示的流程图来讨论图1所示的电子文件管理系统1的操作。

在操作S11中，当用户意识到在用户所使用的终端设备10中存储有包括个人信息或保密信息的电子文件，并且试图使该电子文件处于管理服务器20的集中管理下时，用户操作用作指示装置13的输入装置来对发送/接收装置12进行如下指示。用户通过终端设备10的指示装置13来指定电子文件和预定的邮件地址(例如，delaaaa.com)，并且指示发送/接收装置12将该电子文件附到电子邮件上并将该电子邮件发送给管理服务器20。发送/接收装置12在接收到这样的指示后，根据该指示，执行发送处理，在该发送处理中，将指定的电子文件附到电子邮件上，并根据预定的邮件地址delaaaa.com将该电子邮件发送给管理服务器20。

在操作S21中，当完成了对带有所附电子文件的电子邮件的接收时，作为电子邮件目的地的管理服务器20向作为电子邮件源的终端设备10发送接收完成通知。

在操作S12中，当终端设备10从管理服务器20接收到接收完成通知时，判定装置14判定已发送和接收的电子文件的目的地是否为管理服务器20。具体而言，当电子邮件的目的地地址是管理服务器20的邮件服务器功能20a的控制下的邮件地址delaaaa.com时，判定装置14判定电子文件的目的地是管理服务器20。

当判定装置14判定电子邮件的目的地地址不是“delaaaa.com”，即电子文件的目的地不是管理服务器20时(操作S12：“否”)，终端设备10终止该处理。

在操作S13中，当判定装置14判定电子邮件的目的地地址是“delaaaa.com”，即电子文件的目的地是管理服务器20时(操作S12：“是”)，数据删除单元15判定是否指定了电子邮件主体的删除设定。当未指定电子邮件主体的删除设定时(操作S13：“否”)，终端设备10将处理转到操作S15。

在操作S14中，当指定了电子邮件主体的删除设定时(操作S13：“是”)，数据删除单元15从终端存储部11中删除在操作S11中发送给管理服务器20的电子邮件的主体，以从终端设备10上清空电子邮件主体。

在操作S15中，数据删除单元15从终端存储部11(换言之，从终端设备10)删除并清空在操作步骤S14中删除的电子邮件上所附的电子文件。通过这种方式，使电子文件处于管理服务器20的管理下。

如果在操作S11中的发送处理之后经过了预定时间时，仍未从管理服务器20发送来接收完成通知，则在终端设备10处相应地对用户进行通知，并且终端设备10结束该处理。

当数据删除单元15执行了删除时，可以把电子邮件主体和电子文件临时转移到删除文件夹中，并且在完成了一系列操作S11到S15之后，换言之，在执行了预定程序之后，可以将删除文件夹中的数据删除。

在操作S22中，在通过操作S21从终端设备10接收到电子文件的管理服务器20中，作为可选的处理，执行下面参照图5和图6所讨论的电子文件自动分类处理和备份处理。

图5是例示根据本发明实施方式的管理服务器的数据分类装置的第一操作流程示例的流程图。

在图5所例示的第一示例中，预先在数据存储部23中设置与各种不同关键字对应的文件夹。当假设用户在电子邮件的主题或电子文件的文件名中写入了关键字而进行文件发送时，管理服务器20执行以下处理。

在操作S221中，当接收到带有所附电子文件的电子邮件时，管理服务器20判定是否指定了用于执行分类的设定。当未指定用于执行分类的设定时(操作S221：“否”)，管理服务器20把处理转到操作S225。

在操作S222中，当指定了用于执行分类的设定时(操作S221：“是”)，数据分类装置22检查在电子邮件的主题或电子文件的文件名中是否写有关键字。

在操作S223中，数据分类装置22判定关键字是否与一文件夹对应。

在操作S224中，当在主题或文件名中写有与一文件夹对应的关键字时(操作S223：“是”)，数据分类装置22将电子文件存储到与关键字对应的文件夹中。然后，管理服务器20把处理转到操作S226。

在操作225中，当在主题或文件名中未写有关键字时(操作S223：“否”)，或者未指定用于执行分类的设定时(操作S221：“否”)，管理服务器20将附件存储在数据存储部23的基础文件夹中。

在操作S226中，管理服务器20将所存储的电子文件存储备份到镜像存储部23a中(参照图7)。

图6是例示根据本发明实施方式的管理服务器的数据分类装置的第二操作流程示例的流程图。

在图6所例示的第二示例中，针对管理服务器20定义了用于分类的多个邮件地址，并且在数据存储部23中设置有与各个邮件地址对应的文件夹。当假设用户为了指定目的地而选择了与用户希望电子文件存入的文件夹对应的邮件地址时，管理服务器20执行如下处理。

在操作S221中，当接收到带有所附电子文件的电子邮件时，管理服务器20判定是否指定了用于执行分类的设定。

在操作S222a中，当指定了用于执行分类的设定时(操作S221：“是”)，数据分类装置221检查电子邮件的目的地地址是否是针对分类的。

在操作S223a中，数据分类装置22判定目的地地址是否对应于用于分类的文件夹。

在操作S224a中，当目的地地址对应于用于分类的文件夹时(操作S223a：“是”)，数据分类装置22将电子文件存储到与目的地地址对应的文件夹中。然后，管理服务器20把处理转到操作S226。

在操作225中，当电子邮件的目的地地址不与用于分类的文件夹对应时(操作S223a：“否”)，或者未指定用于执行分类的设定时(操作S221：“否”)，管理服务器20将附件存储在数据存储部23的基础文件夹中。

如上面所讨论的那样，在本实施方式中，充任专用邮件服务器的管理服务器20还充任电子文件的存储系统。由用户指定并发送到管理服务器20的电子文件被存储在管理服务器20中以进行集中管理。

存储在管理服务器20中的电子文件以如下方式在安全管理下由用户(例如公司中的员工)共享：

当用户访问管理服务器20中存储的电子文件时，用户经由内部网30从用户的终端设备10登录到管理服务器20。在进行登录时，用户输入识别号和密码作为认证信息。可以使用用户的生物特征信息来代替密码。

当输入了识别号和密码时，在管理服务器20中，认证装置24读取与所输入的识别号对应的注册密码，并将所输入的密码与所读取的注册密码进行比较。

作为比较的结果，当输入的密码与注册的密码相匹配时，认证装置24认证该用户是预先注册过的有效用户，并且许可/拒绝装置25允许用户访问数据存储部23中存储的电子文件。另一方面，当输入的密码与注册的密码不匹配时，认证装置24认证该用户不是预先注册过的有效用户，并且许可/拒绝装置25拒绝用户访问数据存储部23中存储的电子文件。

通过这种方式，将管理服务器20用作具有包括访问控制的安全功能在内的共享文件服务器。具体而言，数据存储部23中存储的电子文件由管理服务器20进行集中管理，并由有效用户(例如公司中的员工)所共享，同时在管理服务器20上保证了其安全性。

此时，认证装置24的认证结果和许可/拒绝装置25所许可的访问的内容，作为访问日志被记录并存储在日志存储部26中。

(3)本实施方式的优点

如上所述，根据本实施方式，终端设备10的用户只须执行向管理服务器20发送电子文件的操作，从而在管理服务器20中对电子文件进行分类和存储，同时，可以从用户的终端设备10上自动删除并清空电子文件而无需明确指示删除该电子文件。通过这种方式，可以抑制在电子文件的存储操作中出现人工操作差错，并实现电子文件的集中管理，同时保持信息安全性。因此，实现了对包括个人信息或保密信息的电子文件的安全管理。

如上所述，当在管理服务器20中存储电子文件时，可以根据在电子邮件主题或电子文件的文件名中写入的关键字，或者被指定为电子邮件的目的地地址的用于分类的邮件地址，来在希望文件夹中存储和管理电子文件。因此，当在将电子文件存储在管理服务器20中之后登录管理服务器20并使用该电子文件时，易于识别电子文件的存储位置，从而可以提高用户的使用性。

此外，由于将认证装置24的认证结果和许可/拒绝装置25所许可的访问的内容作为访问日志记录并存储在日志存储部26中，所以可以构建具有更高安全性的安全系统。在出现了针对管理服务器20中存储的电子邮件的任何非法访问的情况下，可以根据在日志存储部26中的记录内容来分析和辩明该非法访问。

(4)变型例

在上面参照图1到7所讨论的实施方式中，讨论了管理服务器20既用作专用邮件服务器又用作电子文件存储系统的示例。不过，该实施方式也可以被配置成如图8所示地存储电子文件。图8是例示根据本发明实施方式的电子文件管理系统中的数据存储方法的示例的图。

图8所示的示例除了包括管理服务器20之外，还包括用于存储电子文件的专用数据存储装置60。管理服务器20可通信地经由内部网30或者直接与专用数据存储装置60相连接。管理服务器20还包括数据传输装置27和数据删除单元28。

这里，数据传输装置27将存储在数据存储部23中的电子文件传输到专用数据存储装置60。当数据传输装置27完成了向专用数据存储装置60的电子文件传输时，数据删除单元28从数据存储部23中删除并清空该电子文件。在该情况下，在管理服务器20中，省去了图3和图7所例示的镜像存储部23a。数据传输装置27的功能包括在备份功能20c中。

专用数据存储装置60包括数据存储部61和镜像存储部61a。这些数据存储部61和镜像存储部61a分别类似于上面所讨论的数据存储部23和镜像存储部23a。

数据存储部61包括硬盘等，用于存储从数据传输装置27传输的电子文件。根据需要，还可以在数据存储部61中预先设置上面所讨论的用于分类的多个文件夹和基础文件夹。

镜像存储部61a对存储在数据存储部61中的电子文件进行备份。在专用数据存储装置60中，如图8所示，将从数据传输装置27传输的电子文件被存储在数据存储部61中，并镜像备份在镜像存储部61a中。

每当管理服务器20从终端设备20接收到电子文件时，数据传输装置27都可以向专用数据存储装置60传输电子文件。在该情况下，还可以省去管理服务器20中的数据存储部23。数据传输装置27还可以按照预定周期来向专用数据存储装置60传输一组电子文件。

如上所述，在图8所例示的变型例中，通过数据删除单元28来从管理服务器20中清空从数据传输装置27向专用数据存储装置60传输的电子文件。因此，由于从终端设备10发送到管理服务器20的电子邮件仅被存储在电子文件管理系统1的专用数据存储装置60中并被集中管理，所以可以获得与上述实施方式相同的操作优点。

当用户使用专用数据存储装置60中存储的电子文件时，按与上面讨论的方式相同的方式，用户将认证信息输入到管理服务器20中而登录到管理服务器20上，然后经由管理服务器20从专用数据存储装置60读取并使用电子文件。

在图9所例示的变型例中，为了对电子文件进行中继，而在终端设备10与管理服务器20之间设有用于临时存储从终端设备10向管理服务器20发送的电子文件的中继服务器27。

中继服务器27至少包括中继存储部71、中继装置72以及数据删除单元73。

中继存储部71临时存储要从终端设备10中继到管理服务器20的电子文件。

在图9所例示的示例中，假设中继装置72的功能包括邮件服务器功能70a。在该情况下，终端设备10的指示装置13指定在中继装置72的邮件服务器功能70a的控制下的、管理服务器20的邮件地址，作为电子文件的目的地。终端设备10的发送/接收装置12将电子文件附在以指示装置13指定的邮件地址为目的地地址的电子邮件上，并经由中继服务器70将该电子邮件发送到管理服务器20。

当完成了向管理服务器20的电子文件发送时，数据删除单元73从中继存储部71(换言之，从中继服务器70)删除并清空电子文件。

在图9所例示的变型例中，通过数据删除单元73从中继服务器70上删除从终端设备10发送、由中继服务器70中继并被发送到管理服务器20的电子文件。因此，由于把从终端设备10发送到管理服务器20的电子邮件仅存储在电子文件管理系统1的管理服务器20中并进行集中管理，所以可以获得与上述实施方式相同的操作优点。

(5)其他

本发明不限于上述实施方式，可以在不脱离本发明的范围的情况下进行各种变型。

上面所讨论的发送/接收装置12、指示装置13、判定装置14、数据删除单元15、发送/接收装置21、数据分类装置22、存储部23和23a、认证装置24、许可/拒绝装置25、日志存储部26以及数据传输装置27的全部功能或部分功能，可以通过包括CPU的计算机、信息处理装置以及各种终端执行预定的应用程序来实现。

以将程序记录在计算机可读记录介质中的方式来提供上述程序，所述计算机可读记录介质例如有：软盘、光盘(即CD，包括CD-ROM、CD-R、CD-RW等)、以及数字多功能光盘(即DVD，包括DVD-ROM、DVD-RAM、DVD-R、DVD-RW、DVD+R、DVD+RW、Blu-ray盘等)。在该情况下，计算机从记录介质中读取程序，并将程序发送并存储在内部存储装置或外部存储装置中，以使用程序。此外，还可以将程序记录在诸如磁盘、光盘、磁光盘的存储装置(记录介质)中，以便经由通信线路从存储装置向计算机提供所述程序。

这里，计算机的概念包括硬件、操作系统(OS)以及硬件在OS的控制下产生的装置。当不需要OS，并且应用程序独立操作硬件时，硬件本身等同于计算机。硬件至少包括微处理器(例如，CPU)以及用于读取记录介质中记录的计算机程序的装置。程序包括程序代码，该程序代码用于使上面讨论的计算机实现发送/接收装置12、指示装置13、判定装置14、数据删除单元15、发送/接收装置21、数据分类装置22、存储部23和23a、认证装置24、许可/拒绝装置25、日志存储部26以及数据传输装置27的功能。上述功能的一部分可以由OS代替应用程序来实现。

本文中阐述的所有示例和条件性语言是出于教导的目的，以帮助读者理解本发明以及发明人为了发展本领域所贡献的概念，并且，不应视为受这些具体阐述的示例和条件的限制，说明书中对这些示例的组织也并不涉及例示出本发明的优点和缺点。尽管已经详细描述了本发明的实施方式，但是应当理解，可以在不脱离本发明的精神和范围的情况下对它们进行各种改变、替代以及变更。

Claims

1.一种电子文件管理系统，该电子文件管理系统包括：

一个或更多个终端设备；和

管理服务器，其可通信地连接到所述一个或更多个终端设备以集中管理分散存储在所述一个或更多个终端设备中的电子文件,并且所述管理服务器执行邮件服务器的功能；

所述一个或更多个终端设备中的每一个都包括：

终端存储部，其用于存储电子文件；

指示装置，其用于从所述终端存储部中选择要附到电子邮件中的电子文件，并将在所述管理服务器控制下的电子邮件地址指定为附有所选电子文件的电子邮件的目的地地址；

第一数据发送装置，其用于向所指定的目的地地址发送所选择的电子文件；

第一数据接收装置，其用于接收表示已接收到电子文件的接收完成通知；

判定装置，其用于判定由所接收到的接收完成通知所通知的所接收到的电子文件的目的地地址是否为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址；和

第一数据删除单元，其用于当所述判定装置判定所述目的地地址为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址时，删除所述终端存储部中存储的电子文件；

该管理服务器包括：

第二数据接收装置，其用于接收发送至所指定的目的地地址的所述电子文件；

数据存储部，其用于存储所收到的电子文件；和

第二数据发送装置，其用于发送所述接收完成通知。

2.根据权利要求1所述的电子文件管理系统，该电子文件管理系统还包括：

中继服务器，其包括：

用于存储电子文件的中继存储部；

用于接收从所述终端设备中的一个终端设备发送的所述电子文件、存储所接收的电子文件、以及向所述管理服务器发送所接收的电子文件的中继装置；以及

第二数据删除单元，其用于在所述中继装置向所述管理服务器发送了所接收的电子文件之后，删除所述中继存储部中存储的所述电子文件。

3.根据权利要求2所述的电子文件管理系统，其中，

所述中继服务器执行邮件服务器的功能，

所述第一数据发送装置将所述终端存储部中存储的电子文件作为目的地为所述管理服务器的邮件地址的邮件的附件来发送，所述邮件地址在所述中继服务器的控制下，

所述中继装置接收从所述终端设备中的一个终端设备发送的所述邮件，将附到所接收的邮件上的所述电子文件存储到所述中继存储部中，并且向所述管理服务器发送所接收到的邮件，并且

在所述中继装置向所述管理服务器发送了所接收的邮件之后，所述第二数据删除单元删除所述中继存储部中存储的所述电子文件。

4.根据权利要求1所述的电子文件管理系统，其中，

所述数据存储部包括多个文件夹，并且

所述管理服务器还包括数据分类装置，

所述数据分类装置用于根据从所述终端设备中的一个终端设备接收到的电子文件的文件名、所述邮件的主题以及所述邮件的目的地地址中的至少一个，对所述接收到的电子文件进行分类，以将所述接收到的电子文件存储到所述多个文件夹中的一个文件夹中。

5.根据权利要求1所述的电子文件管理系统，其中，

所述管理服务器还包括：

认证装置，其用于根据由用户输入的认证信息来判定该用户是否为有效用户；和

许可装置，其用于在判定所述用户为有效用户时，许可所述用户访问所述数据存储部中存储的所述电子文件，而在判定所述用户为非有效用户时，拒绝所述用户访问所述数据存储部中存储的所述电子文件。

6.根据权利要求5所述的电子文件管理系统，其中，

所述管理服务器还包括日志存储部，

所述日志存储部用于存储从所述认证装置输出的认证结果和所述许可装置所许可的访问的内容中的至少一方。

7.根据权利要求1所述的电子文件管理系统，其中，

所述管理服务器还包括镜像存储部，

所述镜像存储部用于对所述数据存储部中存储的所述电子文件进行备份，并且

从所述终端设备接中的一个终端设备收到的所述电子文件被存储在所述数据存储部和所述镜像存储部中。

8.根据权利要求1所述的电子文件管理系统，该电子文件管理系统还包括专用数据存储装置，该专用数据存储装置用于存储从所述终端设备中的一个终端设备接收的所述电子文件，其中

所述管理服务器还包括数据传输装置，该数据传输装置用于将所述数据存储部中存储的所述电子文件传输到所述专用数据存储装置。

9.根据权利要求8所述的电子文件管理系统，其中

所述管理服务器还包括第三数据删除单元，

在所述数据传输装置将所述数据存储部中存储的所述电子文件传输给所述专用数据存储装置之后，所述第三数据删除单元删除所述数据存储部中存储的所述电子文件。

10.一种终端设备，其可通信地连接到集中管理分散存储在包括所述终端设备的一个或更多个设备中的电子文件的管理服务器，该管理服务器执行邮件服务器的功能，该终端设备包括：

终端存储部，其用于存储电子文件；

数据发送装置，其用于向所指定的目的地地址发送所选择的电子文件；

数据接收装置，其用于接收表示已接收到电子文件的接收完成通知；

判定装置，其用于判定由所接收到的接收完成通知所通知的所接收到的电子文件的目的地地址是否为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址；以及

数据删除单元，其用于当所述判定装置判定所述目的地地址为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址时，删除所述终端存储部中存储的所述电子文件。

11.一种由可通信地连接到管理服务器的终端设备执行的电子文件管理方法，其中所述管理服务器集中管理分散存储在包括所述终端设备的一个或更多个设备中的电子文件，并且所述管理服务器执行邮件服务器的功能，该电子文件管理方法包括：

从存储在存储部中的电子文件选择要附到电子邮件中中的电子文件；

将在所述管理服务器控制下的电子邮件地址指定为附有所选电子文件的电子邮件的目的地地址；

所述终端设备向所指定的目的地地址发送所选择的电子文件；

接收表示已接收到电子文件的接收完成通知；

判定由所接收到的接收完成通知所通知的所接收到的电子文件的目的地地址是否为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址；以及

当判定所述目的地地址为在所述管理服务器的电子邮件服务器功能控制下的邮件地址时，删除所述终端存储部中存储的所述电子文件。