JP4250933B2 - データ管理システムおよびデータ管理プログラム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明はデータ管理システムおよびデータ管理プログラムに関し、特にクライアントの指定した格納先にファイルを格納することができるデータ管理システムおよびデータ管理プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、ネットワーク環境においてクライアントからサーバ（文書管理装置、ファイル管理装置、データ管理装置などを含む）に対してデータをアップロードすることが行なわれている。
【０００３】
通常、サーバへのデータのアップロードはクライアントアプリケーションを経由して行なう。これは、ユーザがアップロード先のパス情報指定操作を簡単に実行できるものがクライアントアプリケーションだからである。
【０００４】
アップロード先指定を電子メールにて簡単に行なうことができるのであれば、アップロードだけのためにクライアントアプリケーションを立上げる必要はなくなる。このような考えに関連する技術として、以下に示す特許文献１は、文書管理装置が利用者からの問合せメールに応じて操作指示書をメールで返信し、利用者が返信メールを編集しファイルを添付して文書管理装置にそのメールを送信することにより、添付ファイルが文書管理装置に登録される技術を開示している。
【０００５】
また、特許文献２には、ユーザからファイルを添付して送信されてきたメールの本文がディレクトリ（フォルダ）であるか否かのチェックを行ない、ディレクトリであればそのディレクトリに添付ファイルを登録する文書管理装置が開示されている。
【０００６】
【特許文献１】
特開平１０−３０７８２６号公報（特に第００１４段落〜第００１６段落参照）
【特許文献２】
特開２０００−２１５１２３号公報（特に第００２９段落〜第００３４段落参照）
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の技術においては、ユーザがファイルを格納したい場所を指定することに手間がかかるという問題があった。また、サーバ内にどのようなフォルダがどのような構造で存在するのかをユーザが知ることができず、これによりファイルのアップロード先を指定できないことがあった。
【０００８】
この発明は上述の問題点を解決するためになされたものであり、ユーザがファイルを格納したい場所を指定しやすいデータ管理システムおよびデータ管理プログラムを提供することを目的としている。
【０００９】
この発明はさらに、ファイル格納におけるセキュリティを向上させることができるデータ管理プログラムを提供することを目的としている。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上述の目的を達成するためにこの発明のある局面によれば、データ管理システムは、クライアントから文書管理装置に対してそのフォルダ構造を問合せるメールを送信する第１の送信部と、文書管理装置において、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造が記載され、フォルダ構造中の各フォルダ名に対して、当該フォルダへ添付ファイルを格納させるコマンドを含むメールを生成させるリンクが張られたＨＴＭＬ形式のメールを、クライアントに送信する第２の送信部と、クライアントにおいて、文書管理装置から送信されてきたＨＴＭＬ形式のメールに応答する形式で、リンクがクリックされることによりリンクから生成した返信メールに格納させるファイルを添付して文書管理装置に返信メールを送信する第３の送信部と、文書管理装置において、クライアントから送信されてきた返信メールに含まれるコマンドに基づいて、指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルを格納する格納部とを備える。
【００１１】
この発明に従うと、文書管理装置は、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて自身のフォルダ構造をメールにてクライアントに送信する。そして、クライアントは、文書管理装置から送信されてきたメールに応答する形式で、格納先のフォルダを指定するとともに、ファイルを添付して文書管理装置にメールを送信する。文書管理装置においては、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する。このようにして、本発明に従うとユーザがリンクをクリックするだけでファイルを格納したい場所を容易に指定することが可能となる。
【００１２】
この発明の他の局面に従うと、データ管理システムは、クライアントから文書管理装置に対してそのフォルダ構造を問合せるメールを送信する第１の送信部と、文書管理装置において、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造を、それぞれのフォルダが異なる行に対応付けられたテキスト形式の送信メールにてクライアントに送信する第２の送信部と、クライアントにおいて、文書管理装置から送信されてきたテキスト形式の送信メールのテキストを引用して応答する形式で、フォルダ構造を示すテキスト内においてフォルダが対応付けられた行と行との間に空行が形成されることにより当該空行の直前の行に対応するフォルダを格納先のフォルダとして指定する返信メールにファイルを添付して文書管理装置に送信する第３の送信部と、文書管理装置において、クライアントから送信されてきた返信メールに含まれる空行を探索することによって空行位置を特定し、当該空行位置の直前の行に対応するフォルダに、添付されたファイルを格納する格納部とを備える。
【００１３】
この発明に従うと、文書管理装置は、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて自身のフォルダ構造をメールにてクライアントに送信する。そして、クライアントは、文書管理装置から送信されてきたメールに応答する形式で、格納先のフォルダを指定するとともに、ファイルを添付して文書管理装置にメールを送信する。文書管理装置においては、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する。このようにして、本発明に従うとユーザが空行を形成するだけで、ファイルを格納したい場所を容易に指定することが可能となる。
【００１４】
この発明の他の局面に従うと、データ管理プログラムは、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造が記載され、フォルダ構造中の各フォルダ名に対して、当該フォルダへ添付ファイルを格納させるコマンドを含むメールを生成させるリンクが張られたＨＴＭＬ形式のメールを、クライアントに送信する第１ステップと、第１ステップで送信したメールに応答する形式の返信メールであって、リンクがクリックされることによりリンクから生成した返信メールに格納させるファイルが添付されたクライアントからの返信メールを受信した際、返信メールに含まれるコマンドに基づいて、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する第２ステップとをコンピュータに実行させる。
【００１５】
この発明に従うと、クライアントの問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造がメールにてクライアントに送信され、それに応答する形式で格納先のフォルダが指定され、かつファイルが添付されたクライアントからのメールが受信され、そこで指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルが格納される。これにより、ユーザがファイルを格納したい場所を指定しやすいデータ管理プログラムを提供することが可能となる。
【００１６】
この発明の他の局面に従うと、データ管理プログラムは、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造を、それぞれのフォルダが異なる行に対応付けられたテキスト形式の送信メールにてクライアントに送信する第１ステップと、第１ステップで送信したテキスト形式の送信メールのテキストを引用して応答する形式の返信メールであって、フォルダ構造を示すテキスト内においてフォルダが対応付けられた行と行との間に空行が形成されることにより当該空行の直前の行に対応するフォルダが格納先のフォルダとして指定されるとともに、ファイルが添付されたクライアントからの返信メールを受信した際、返信メールに含まれる空行を探索することによって空行位置を特定し、当該空行位置の直前の行に対応するフォルダに、添付されたファイルを格納する第２ステップとをコンピュータに実行させる。
この発明に従うと、クライアントの問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造がメールにてクライアントに送信され、それに応答する形式で格納先のフォルダが指定され、かつファイルが添付されたクライアントからのメールが受信され、そこで指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルが格納される。これにより、ユーザがファイルを格納したい場所を指定しやすいデータ管理プログラムを提供することが可能となる。
【００１７】
好ましくは第１ステップは、クライアントから送信されてきた問合せメールに記載されたクライアント情報と登録されたクライアント情報とを比較することにより認証を行ない、認証が成功したクライアントにのみ自身のフォルダ構造をメールにて送信する。
【００１８】
この発明に従うと、問合せメールに記載されたクライアント情報と登録されたクライアント情報とが比較され、これにより認証が行なわれるため、セキュリティを向上させたデータ管理プログラムを提供することが可能となる。
【００１９】
好ましくは第１ステップは、フォルダ構造をメールにてクライアントに送信する際には、現在ログイン中であるという情報を暗号化した文字列を併せて送信し、第２ステップは、クライアントからのメールを受信した際、先に送信した暗号化文字列がメール中に記載されているか否かを確認し、暗号化文字列が記載されていた際にのみ、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する。
【００２０】
この発明に従うと、ログイン中であるという情報を暗号化した文字列が用いられることにより、正式にログインを行なっているクライアントからのファイル格納処理のみを行なうことができる。これにより、セキュリティを向上させたデータ管理プログラムを提供することが可能となる。
【００２１】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の実施の形態の１つにおける共有文書管理システムのハードウェア構成を示す図である。
【００２２】
図を参照して、共有文書管理システムのハードウェアは、ＬＡＮに接続されたＭＦＰ（Multi Function Peripherals）３００と、クライアントとなるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１００ａ，１００ｂと、インターネットに接続するためのルータ４００と、サーバ２００とから構成される。
【００２３】
ＭＦＰ３００には、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）２３１が接続（または内蔵）されており、ＭＦＰ３００のスキャナにより読取られた画像データが一旦ハードディスクドライブ２３１に蓄積される。
【００２４】
ハードディスクドライブ２３１内には予め複数のユーザボックス（フォルダ）がユーザごとに設けられており、ユーザは自己のユーザボックスを指定して、その中に読取られた画像データを保存する。ユーザは、自己のパーソナルコンピュータを操作することで、自己のユーザボックスから画像データを取出し、自己のパーソナルコンピュータやサーバのフォルダ内にそれを移動させることができる。
【００２５】
また、ユーザは電子メールのアカウント、アドレスなどを指定することで、それに対応する宛先（これはＬＡＮ内に接続された機器でもよいし、インターネットなどのネットワークを介して接続された機器でもよい）にデータを電子メールの形式で送ることができる。
【００２６】
なお、図１においてはネットワークにＭＦＰ３００が１台のみ接続されている例を示しているが、ＭＦＰ３００は複数台ネットワークに接続されていてもよい。同様に、サーバ２００も複数台ネットワークに接続されていてもよい。また、ネットワーク上の各装置には、それぞれを特定する固有の識別情報（ＩＤ情報）が割当られており、ネットワーク上での相互の識別が可能となっている。
【００２７】
本実施の形態における共有文書管理システムにおいては、ネットワークに接続された各機器から電子メールを用いてファイルを他の機器へアップロードすることが可能である。
【００２８】
サーバ２００上には、共有文書管理システムのソフトウェア（データ管理プログラムの一例であり、共有文書管理プログラム）がインストールされている。ユーザはクライアントである自己のパーソナルコンピュータ１００ａ，１００ｂを操作して、サーバ２００上の共有文書管理システムのソフトウェアにアクセスする。また、ユーザはＭＦＰ３００を用いてファイルの印刷やスキャンを行なうことが可能である。
【００２９】
共有文書管理システムのソフトウェアは、後述のフローチャートなどに示される処理を実行する。
【００３０】
各デバイス間で行なわれる主なやり取りは以下の（Ａ）〜（Ｄ）に示される。
（Ａ） クライアントであるユーザのパーソナルコンピュータ１００ａ，１００ｂに格納されているファイルをサーバ２００にアップロードする。
【００３１】
（Ｂ） サーバ２００に格納されているファイルをパーソナルコンピュータ１００ａ，１００ｂで表示、またはダウンロードする。
【００３２】
（Ｃ） サーバ２００に格納されているファイルをＭＦＰ３００において印刷する。
【００３３】
（Ｄ） ＭＦＰ３００でスキャンすることにより得られたファイルをサーバ２００に格納する。
【００３４】
以下の実施の形態における説明では、主にユーザのパーソナルコンピュータ１００ａ，１００ｂに格納されているファイルをサーバ２００にアップロードする場合について説明するが、本発明はこれに限られるわけではなく、接続された１つの機器から他の機器へファイルを送信し、そこにファイルを格納する場合に適用することが可能である。
【００３５】
また、図２に示されるようにサーバ２００ａ，２００ｂ、パーソナルコンピュータ１００ａ，１００ｂ、ＭＦＰ３００がインターネットＩなどの通信回線により接続されており、電子メールを用いて文書などのデータを各機器がやり取りするように構成されたシステムにおいても本発明を適用することが可能である。
【００３６】
図３は、パーソナルコンピュータの１つまたはサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。
【００３７】
図を参照して、パーソナルコンピュータまたはサーバは、装置全体の制御を行なうＣＰＵ３０１と、表示部３０３と、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮカード３０５と、キーボードやマウスなどにより構成される入力部３０７と、フレキシブルディスクドライブ３０９と、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３１１と、ハードディスクドライブ３１３と、ＲＯＭ３１５と、ＲＡＭ３１７とを備えている。
【００３８】
フレキシブルディスクドライブ３０９によりフレキシブルディスク（Ｆ１）に記録された画像データやプログラムなどを読取ることが可能であり、ＣＤ−ＲＯＭドライブ３１１により、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃ１）に記録された画像データやプログラムを読取ることが可能である。
【００３９】
図４は、ＭＦＰ３００のハードウェア構成を示すブロック図である。ＭＦＰ３００は、各種演算処理を行なうとともに、ＭＦＰ３００全体の動作を制御するＣＰＵ２０を備える。各種データを記憶するＲＡＭ２１、およびプログラム２２１を記憶するＲＯＭ２２がＣＰＵ２０に接続される。また、ＣＰＵ２０には、操作部１１、ディスプレイ１２、スキャナ部１３、および記憶部２３も接続される。記憶部２３は画像データなどを保存するハードディスク２３１と、メモリカード９１から情報の読取を行なうカードスロット２３２とから構成されている。なお、ＲＡＭ２１は、不揮発性メモリである。
【００４０】
これにより、ＣＰＵ２０の制御の下にＲＡＭ２１、スキャナ部１３、ハードディスク２３１、およびカードスロット２３２に装填されたメモリカード９１の間で各種データの受渡しが可能とされており、ディスプレイ１２には、ＣＰＵ２０の制御により、ＲＡＭ２１、ハードディスク２３１、メモリカード９１に記憶されている情報の表示が行なわれる。
【００４１】
さらに、ＣＰＵ２０には、ネットワークを介して接続される外部機器との間でデータの送受信を行なうための、送信部１６１と受信部１６２とを備えた通信部１６も接続される。
【００４２】
図５は、パーソナルコンピュータ１００ａからサーバ２００の所定のフォルダに対してファイルをアップロードする処理を示す図である。まず、ステップＳ１０１においてサーバ２００に対して管理者によるユーザ登録が行なわれる。
【００４３】
ステップＳ１０３において、パーソナルコンピュータ１００ａからサーバ２００に対してツリー構造を要求するメールが送信される。サーバ２００はツリー構造要求メールを受信したことに応じて、ステップＳ１０５において、その送信元のメールアドレスからメールを送信したユーザを特定する。
【００４４】
次に、ステップＳ１０７において、サーバ２００は特定されたユーザがアクセスすることができるサーバ２００内のフォルダを検索し、そのフォルダについてツリー構造を示すデータを作成する。
【００４５】
ステップＳ１０９において、当該ツリー構造が記載されたメールがサーバ２００からパーソナルコンピュータ１００ａに対して送信される。
【００４６】
ユーザはメールに記載されたツリー構造を把握し、そのメールに応答する形式で、格納先のフォルダを指定するとともに、格納するファイルを添付してステップＳ１１１でサーバ２００に対しメールを送信する。
【００４７】
ステップＳ１１３でサーバ２００は、パーソナルコンピュータ１００ａから送信されてきたメールに応じて、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する。
【００４８】
ステップＳ１１５において、格納処理の結果を通知するメールがサーバ２００からパーソナルコンピュータ１００ａに対して送られる。
【００４９】
図６は、サーバ内のフォルダのツリー構造の具体例を示す図である。
本実施の形態における共有文書管理システムに管理されるファイルは、すべてフォルダに格納される。フォルダもまたフォルダ内に格納することが可能である。その結果、システム内には図６に示されるようなフォルダとファイルのツリー構造が構築される。
【００５０】
図６を参照して、この具体例においてはルートフォルダ(Root folder)の中にフォルダＡおよびフォルダＢ、ならびにファイルＣが格納されており、フォルダＡ内にさらにフォルダＡＡが格納されている。また、フォルダＡＡ内にはファイルＡＡＡが格納されている。
【００５１】
また、フォルダＢ内にはファイルＢＡおよびファイルＢＢが格納されている。
ファイルをこのような形態で管理することにより、ファイルを体系だてて管理できるという利点がある。またさらに、任意のユーザ群（グループ）に対して任意のフォルダを非公開に設定することも可能である。
【００５２】
初期設定においては、すべてのフォルダがすべてのグループに対して公開されているが、これを管理者が非公開に設定することで、指定されたグループに属するユーザは指定されたフォルダにアクセスすることができなくなる。
【００５３】
システムの管理者は、ユーザを登録するときにユーザが属するグループを設定しなければならない。そのため、ユーザ登録を行なう前に、グループの登録を行なう必要がある。
【００５４】
グループ登録後、以下の４つの情報を設定することでユーザの登録が行なわれる。
【００５５】
・ユーザＩＤ
・パスワード
・属するグループ名
・メールアドレス
これらの情報がシステムに登録されたユーザに対して、システムは管理ファイルに対する操作を許可する。
【００５６】
以下に、ユーザがパーソナルコンピュータを操作してサーバ２００にファイルをアップロードする際の手順について以下の（１）〜（６）の順を追って説明する。
【００５７】
（１） ツリー構造要求メール送信
ユーザが本実施の形態における共有文書管理システムにファイルをアップロードする際、最初に必要となる手順は、アップロード先を指定するためにシステム内部に構築されたフォルダのツリー構造を知ることである。ユーザは、まずシステムに対し、
サブジェクト：Request Tree
本文：＊＊＊＊＊＊（ユーザ登録の際に設定したパスワード）
という内容のメールを送信する（図５のステップＳ１０３に相当）。これをシステムが受信すれば、その時点でのフォルダのツリー構造が以下に述べる方法で生成される。
【００５８】
（２） メールアドレスからユーザを特定
システムにおいてメールが受信されると、まずシステムはサブジェクトが「Request Tree」であることを確認し、受信したメールの送信アドレスを抽出する。そして、登録されたユーザ情報を参照し、受信されたメールの送信者を特定する（図５のステップＳ１０５に相当）。さらに、送信者が本文中に記載したパスワードの照合を行ない、これがユーザ登録情報に登録されているものと一致していればユーザはログインしたものと見なされるが、一致しなければ図７に示されるような「パスワードが間違っています。」という文章を含むメールを送信者に返信して処理を終了する。
【００５９】
（３） ユーザのアクセスできるフォルダについてツリー構造を生成
ユーザがメール本文に記載したパスワードと、共有文書管理システムに予め登録されたユーザ登録情報内の該当ユーザのパスワードとが一致すれば、システムはユーザの属するグループを同ユーザ登録情報より抽出する。そして、このグループがアクセスできるフォルダを検索し、ヒットしたフォルダについてツリー構造をテキスト形式で生成する（図５のステップＳ１０７に相当）。
【００６０】
（４） ツリー構造記載のメール送信
共有文書管理システムは、テキスト表現のツリー構造を生成すると、これをメールの本文に記述し、送信者に返信する。たとえば図６に示されるツリー構造が共有文書管理システム内に構築されている場合、図８に示されるメールが生成され、送信者に返信される（図５のステップＳ１０９に相当）。
【００６１】
図８を参照して、メールのサブジェクトは「A Tree in this system」となり、本文には「以下の１行は必ず返信に含めて下さい」のコメントとともに文字列が含まれる。メール本文の２行目の文字列は、ユーザのログイン情報を暗号化したものである。返信の際にこの文字列を含めることで、当該ユーザがログイン中であることを共有文書管理システムに伝えることができる。これにより、悪意のあるユーザが、共有文書管理システムにアクセスできるユーザのメールアドレスを用いてシステムに危害を及ぼすのを防ぐことができる。
【００６２】
図８のメールの本文の３行目以降に、テキスト形式でルートフォルダ内にフォルダＡおよびフォルダＢが存在し、フォルダＡ内にフォルダＡＡが含まれている状況が示されている。当該メールを受取るユーザは特にアクセス制限されておらず、図６のすべてのフォルダにファイルをアップロードすることが可能であるものとする。
【００６３】
（５） アップロードするファイルを添付し、格納先を指定してメール送信
ユーザはツリー構造が記載されたメールに、アップロードするファイルを添付して返信することで、共有文書管理システムに添付ファイルを格納することができる（図５のステップＳ１１１に相当）。格納先の指定は、システムから送信されたツリー構造の記述を修正することで行なわれる。
【００６４】
（５−１） １つのファイルを１つのフォルダに格納する場合
例として、ユーザがファイルＸをフォルダＡＡに格納する場合を想定する。このとき、図９に示されるようにユーザは共有文書管理システムより受取ったメールを引用して返信メールを作成する。引用部分の行頭にはメーラーに依存する記号（ここでは「＞」）が入る。この記号はシステム側で無視できるように処理が行なわれる。このとき、サブジェクトは「Upload」とし、ユーザはこのメールにファイルＸを添付する。そして、フォルダＡＡの行の下に空行を挿入する。
【００６５】
図９に示されるようなメールを共有文書管理システムのサーバに送信することで、システムはフォルダＡＡにファイルＸを格納する。
【００６６】
（５−２） １つのファイルを複数のフォルダに格納する場合
例として、ユーザがファイルＸをフォルダＡＡとフォルダＢに格納する場合を想定する。返信メールの作成方法は、格納先の指定方法以外は上述の（５−１）と同じである。格納先は、図１０に示されるようにフォルダＡＡとフォルダＢの行の下にそれぞれ空行を挿入することで指定される。すなわち、図１０に示されるようなメールを共有文書管理システムに送信することで、システムはフォルダＡＡとフォルダＢにファイルＸを格納する。
【００６７】
（５−３） 複数のファイルを１つのフォルダに格納する場合
例として、ユーザがファイルＸとファイルＹをフォルダＡＡに格納する場合を想定する。返信メールの作成方法は上述の（５−１）と同様である。ユーザはフォルダＡＡの行の下に空行を挿入し、ファイルＸおよびファイルＹを添付する。すなわち、図１１に示されるようなメールを共有文書管理システムに送信することで、システムはフォルダＡＡにファイルＸとファイルＹを格納する。
【００６８】
（５−４） 複数のファイルを複数のフォルダに格納する場合（１）
ここでは、アップロードするファイルがそれぞれフォルダに格納される場合を述べる。例として、ユーザがファイルＸをフォルダＢに、ファイルＹとファイルＺとをフォルダＡＡに格納する場合を想定する。返信メールの作成方法は、格納先の指定方法以外は上述の（５−１）と同様である。
【００６９】
図１２に示されるように、ユーザはメールにファイルをファイルＹ、ファイルＺ、ファイルＸの順番で添付する。格納先は、フォルダＡＡの下に空行を２行、フォルダＢの下の行に空行を１行挿入することで指定される。すなわち、図１２に示されるようなメールを共有文書管理システムに送信することで、システムはフォルダＡＡにファイルＹとファイルＺとを、フォルダＢにファイルＸを格納する。空行の総数と、添付ファイルの総数を一致させることで、システムにどの添付ファイルをどのフォルダに格納するのかを伝えることができる。
【００７０】
（５−５） 複数のファイルを複数のフォルダに格納する場合（２）
ここでは、アップロードするファイルの一部または全部が、複数のフォルダに格納される場合を説明する。例として、ユーザがファイルＸをフォルダＡＡとフォルダＢとに、ファイルＹをフォルダＡに、ファイルＺをルートフォルダとフォルダＡＡに格納する場合を想定する。
【００７１】
返信メールの作成方法は、格納先の指定方法以外は、上述の（５−１）と同様である。
【００７２】
まず、図１３に示されるようにユーザはメールにファイルをファイルＸ、ファイルＹ、ファイルＺの順番で添付する。これでシステムは、ファイルＸを「１」、ファイルＹを「２」、ファイルＺを「３」として認識できるようになる。格納先の指定として、ユーザはルートフォルダの下の行に「３」を、フォルダＡの下の行に「２」を、フォルダＡＡの下の行に「１，３」を、フォルダＢの下の行に「１」を記入する。すなわち、図１３に示されるようなメールを共有文書管理システムに送信することで、システムはルートフォルダにファイルＺを、フォルダＡにファイルＹを、フォルダＡＡにファイルＸとファイルＺとを、フォルダＢにファイルＸを格納する。
【００７３】
なお、（５−１）〜（５−４）で述べた、１つのファイルを１つのフォルダに格納する場合、１つのファイルを複数のフォルダに格納する場合、複数のファイルを１つのフォルダに格納する場合、および複数のファイルを複数のフォルダに格納する場合においても、（５−５）の方法を用いることが可能である。
【００７４】
（６） 処理結果通知メール送信
添付ファイル格納処理が正常に終了しなかった場合、共有文書管理システムは処理の途中で生成されたエラーメッセージをメールに記述して送信する。正常に終了した場合は、格納したファイル名と格納先フォルダパスをメールに記述して送信する。このとき、ユーザがログアウトしたことになる（図５のステップＳ１１５に相当）。
【００７５】
図１４は、添付ファイル格納処理が正常に終了しなかった場合（フォルダパスの解析に失敗した場合）にサーバからクライアントへ送られるメールの具体例を示す図である。
【００７６】
図１４に示されるメールをユーザが受取ることで、格納先に指定されたフォルダが存在しないか削除されていることを知ることができる。
【００７７】
図１５は、添付ファイル格納処理が正常に終了した場合（ここでは上述の（５−５）の例）にサーバからクライアントに対して送信されるメールの内容を示す図である。
【００７８】
図に示されるように、ファイルがどの位置に格納されたかがユーザに対して通知される。
【００７９】
図１６は、サーバ内に登録されるユーザ登録情報の具体例を示す図である。
図を参照して、各ユーザごとに、ユーザのアドレス、ユーザ名、グループ、アクセス権およびパスワードが記録され、これによりユーザの情報が管理される。
【００８０】
なお、本実施の形態におけるシステムでは、上述の処理を正しく行なうために、以下の事項を禁止しておく必要がある。
【００８１】
・「Root folder」というフォルダを共有文書管理システム内に作成すること。
【００８２】
・フォルダ名にツリー構造を記述するための文字であるプラス記号や縦線の記号を使用すること。
【００８３】
・暗号化されたユーザログイン情報に、スペース、プラス記号、縦線の記号を用いること（なお、スペースを禁止するのは、文字列「Root folder」が出現しないようにするためである）。
【００８４】
図１７は、図５のステップＳ１０３〜Ｓ１０９でのサーバの詳細な処理を示すフローチャートである。
【００８５】
図を参照して、ステップＳ２０１において、共有文書管理システムがメールを受信したのであれば、ステップＳ２０３でそのメールのサブジェクトが「Request Tree」であるかが判定される。ここで、ＮＯであればそのまま処理を終了し、ＹＥＳであれば、ステップＳ２０５で受信したメールの送信アドレスを抽出する。
【００８６】
ステップＳ２０７で、図１６に示されるユーザ登録情報を参照し、メールを送信したユーザを特定する。
【００８７】
ステップＳ２０９でメール本文の内容と、ユーザ情報のパスワードが一致するかが判定され、ＮＯであればステップＳ２１９でパスワードが違う旨を伝えるメールをユーザに対して送信する。
【００８８】
ステップＳ２０９でＹＥＳであれば、ステップＳ２１１でユーザが属するグループを特定し、ステップＳ２１３でそのグループがアクセスすることのできるフォルダの検索が行なわれる。
【００８９】
次に、ステップＳ２１５で検索にヒットしたフォルダについてツリー構造をテキストで表現し、ステップＳ２１７でユーザのログイン情報をメールに付加して送信を行なう。
【００９０】
図１８は、図５のステップＳ１１１〜Ｓ１１５での処理を示すフローチャートである。このフローチャートにおいては、ユーザから「Upload」というサブジェクトのメールが受信されたときに、ユーザ認証の処理を行なった後、添付ファイルがあるかどうかのチェックを行ない、ない場合はエラーメッセージをメールで送信する。添付ファイルがある場合にはメール本文から格納先を解析し、解析に成功すれば添付ファイルを指定された格納先に格納する。また、解析に失敗した場合は解析中に作成されたエラーメッセージをメールで送信する。
【００９１】
より具体的には、図１８を参照してステップＳ３０１で、共有文書管理システムがメールを受信したのであれば、ステップＳ３０３でそのサブジェクトが「Upload」であるかが判定される。ＮＯであればここでの処理は終了し、ＹＥＳであればステップＳ３０５でユーザ認証処理（詳細は後述）を行なう。
【００９２】
ステップＳ３０７でユーザ認証が成功したかが判定され、ＮＯであればステップＳ３０９で「ユーザ認証に失敗しました」という内容のメールをユーザに送信する。
【００９３】
ユーザ認証に成功したのであれば、ステップＳ３１１で添付ファイルが１つ以上あるかが判定され、ＮＯであればステップＳ３２５で「Uploadするファイルを添付して下さい」という内容のメールをユーザに送信する。
【００９４】
添付ファイルが１つ以上あれば、ステップＳ３１３で処理対象の添付ファイルの番号を示す変数Ｎに１を代入する。次に、ステップＳ３１５でファイルの格納先を解析する処理（詳細は後述）が行なわれ、ステップＳ３１７でエラーメッセージが作成されたかが判定される。
【００９５】
エラーメッセージが作成されたのであれば、ステップＳ３２７でエラーメッセージが記述されたメールをユーザに対して送信する。一方、エラーメッセージが作成されなかったときには、ステップＳ３１９で変数Ｎが示すＮ番目の添付ファイルを解析された格納先に格納する。
【００９６】
ステップＳ３２１でＮ＋１番目の添付ファイルが存在するかが判定され、ＹＥＳであれば、Ｎに１を加算して、ステップＳ３１５からの処理を繰返し行なう。
【００９７】
ステップＳ３２１でＮＯであれば、ステップＳ３２９で「ファイル格納は正常に終了しました」という内容のメールをユーザに対して送信する。
【００９８】
図１９は、図１８のステップＳ３０５で行なわれるユーザ認証処理を示すフローチャートである。図を参照して、ステップＳ４０１でメールアドレスからユーザを割出し、ログイン情報を抽出する。
【００９９】
ステップＳ４０３でユーザはログイン済みであるかが判定され、ＮＯであればステップＳ４０５でユーザ認証失敗とし、メインルーチンに戻る。
【０１００】
ステップＳ４０３でユーザがログイン済みであれば、ステップＳ４０７でログイン情報を暗号化した文字列をメール本文中から検索し、当該文字列が検索できた場合（ステップＳ４０９でＹＥＳ）、ステップＳ４１１でユーザ認証成功とし、メインルーチンに戻り格納先の解析処理に進む。
【０１０１】
ログイン情報の抽出に失敗した場合や、暗号化文字列を検索できなかった場合（ステップＳ４０９でＮＯ）は、ステップＳ４０５へ進みユーザ認証失敗とする。
【０１０２】
図２０は、図１８の格納先解析処理（Ｓ３１５）の内容を示すフローチャートであり、図２１は図２０に続くフローチャートである。
【０１０３】
図２０および図２１に示されるフローチャートの処理の概略を説明する。まず、メール本文中のツリー範囲を認識するために、ツリーの最も上にあるはずの文字列「Root folder」を検索する。格納先を正常に指定した場合、この文字列はメール中に必ず１つだけとなるため、それ以外の場合にはエラーメッセージを作成する。
【０１０４】
メール中のツリー範囲には、共有文書管理システムが生成したテキストをユーザが返信したものが記載されているため、行頭が引用記号（たとえば「＞」）である可能性が高い。どのような引用記号に対しても同じ解析処理を行なうことができるように、前処理として引用記号を消去する。検索済みである文字列「Root folder」は共有文書管理システムがツリーを生成するときに行頭に記述するものであるため、これよりも前に文字列がある場合、それは引用記号と考えられる。「Root folder」よりも前に文字列があった場合には、それを引用記号とし、さらに他の行頭に同じ文字列があった場合はこれを消去する。
【０１０５】
次に共有文書管理システムはメール本文中のツリー範囲の末尾を抽出するため、メール中から縦線の記号を検索する。末尾には必ずこの記号があるため、検出された縦線の記号のうち、最も下にあるものをツリー範囲の末尾とする。
【０１０６】
ツリー範囲の認識後、添付ファイルが１つならば、ツリー範囲内にある空行位置に対応するフォルダパスを特定し、そこに添付ファイルを格納する。また、空行が複数ある場合は対応するフォルダパスすべてに添付ファイルを格納する。ただし空行による格納先指定ではなく、（５−５）で述べた添付順位を表わす番号付加による格納先指定も考えられるため、空行がない場合はツリー範囲から「１」の文字を検索する。そして、この検索にヒットする行に対応するフォルダパスすべてに添付ファイルを格納する。
【０１０７】
添付ファイルが複数の場合は、その数を空行数と比較し、これらが等しければ最も上にある空行の位置に対応するフォルダパスに、添付順位が１であるファイルを格納する。そして、最も上にある空行に「＊」を記入し、その行を空行でなくす。
【０１０８】
添付ファイルが複数で、空行数が０の場合は、添付順位を表す番号付加による格納先指定であると捉える。このときは、現在格納しようとしている添付ファイルの添付順位を表す番号を検索し、ヒットする行に対応するフォルダパスに添付ファイルを格納する。
【０１０９】
添付ファイル格納後は、一旦格納先解析処理を抜けるが、次の添付ファイルの格納を行なうため再び格納先解析処理を行なう。２度目の解析処理以降は、ツリー範囲の認識処理を省略し、空行の検索から行なう。空行がある場合は最も上にある空行位置に対応するフォルダパスに添付ファイルを格納する。空行がない場合は、現在格納しようとしている添付ファイルの添付順位を表す番号を検索し、これが記述されている行の位置に対応するフォルダパスに添付ファイルを格納する。これを繰返し、すべての添付ファイルを格納する。
【０１１０】
添付ファイル数が複数で、空行数が０ではなく、これらが等しくない場合はエラーメッセージを出力する。
【０１１１】
図２０を参照して、格納先解析処理においては、ステップＳ５０１で変数Ｎが「１」であるかを判定する。ＹＥＳであれば、ステップＳ５０３でメール本文から文字列「Root folder」を検索する。ステップＳ５０５で、その検索のヒット件数が１であったかが判定され、ＮＯであればステップＳ５０７で、エラーメッセージ「文字列“Root folder”は本文中に１つ必要です。」を作成する。その後メインルーチンに戻る。
【０１１２】
ステップＳ５０５でＹＥＳであれば、ステップＳ５０９で、ヒットした行の「Root folder」よりも前に文字列があるかが判定され、ＹＥＳであればステップＳ５１７でその文字列を本文中からすべて検索し、行頭にあるものは削除する。これにより引用記号の削除が行なわれる。
【０１１３】
ステップＳ５１１で、メール本文中から縦線の記号を検索する。ステップＳ５１３でヒット件数が０であった場合、ステップＳ５１５でエラーメッセージ「縦線記号が見つかりません。」を作成し、メインルーチンに戻る。
【０１１４】
ステップＳ５１３でヒット件数が０でなかった場合、ステップＳ５１９で文字列「Root folder」の行から、最後にヒットした縦線記号の行までをツリーの範囲として計算機に認識させる。
【０１１５】
ステップＳ５２１で、ツリー範囲内から空行を検索しヒット件数をＭに代入する。その後、ステップＳ５２３で総添付ファイル数を変数Ｆに代入する。
【０１１６】
次に、ステップＳ５２５でＦ＝１であるかが判定されＹＥＳであれば、ステップＳ５２７でＭ＝０であるかが判定される。
【０１１７】
ステップＳ５２７でＮＯであれば、ステップＳ５２９ですべての空行位置に対応するフォルダパス解析処理（図２２）が行なわれ、ステップＳ５３１で解析が成功した場合、メインルーチンへ戻り、解析が失敗した場合ステップＳ５３３でエラーメッセージ「添付ファイルの格納先を特定できません。」を作成し、メインルーチンに戻る。
【０１１８】
ステップＳ５２７でＹＥＳであれば、ステップＳ５４１でツリー範囲内から「Ｎ」の数値を検索し、ステップＳ５４３でその中から行頭が縦線記号であるものだけに絞り込む。
【０１１９】
ステップＳ５４５でヒット件数が０であるかが判定され、ＮＯであればステップＳ５５７でヒットしたすべての位置に対応するフォルダパスの解析処理が行なわれ、ステップＳ５３１へ進む。
【０１２０】
ステップＳ５４５でＹＥＳであれば、ステップＳ５４７でエラーメッセージ「格納先が指定されていないファイルがあります。」を作成し、メインルーチンへ戻る。
【０１２１】
ステップＳ５２５でＦ＝１でないと判定されると、ステップＳ５３７でＭ＝１であるかが判定される。ＹＥＳであれば、ステップＳ５４９で空行位置に対応するフォルダパス解析処理を行ない、ステップＳ５３１へ進む。
【０１２２】
ステップＳ５３７でＮＯであれば、ステップＳ５３９でＭ＝０であるかが判定され、ＹＥＳであればステップＳ５４１へ進み、ＮＯであればステップＳ５５１でＭ＝Ｆであるかが判定される。ここでＹＥＳであれば、ステップＳ５５５で空行位置を記憶し、その行に「＊」を記入し、ステップＳ５４９へ進む。
【０１２３】
一方、ステップＳ５５１でＮＯであれば、ステップＳ５５３でエラーメッセージ「添付ファイル数と空行の数が一致しません。」を作成しメインルーチンへ戻る。
【０１２４】
なお、ステップＳ５０１でＮＯであれば、ステップＳ５３５で、ツリー範囲内に空行があるか判定され、ＹＥＳであればステップＳ５３７へ、ＮＯであればステップＳ５４１へ進む。
【０１２５】
図２２は、図２１のステップＳ５２９、Ｓ５４９またはＳ５５７で行なわれるフォルダパス解析処理を示すフローチャートである。図２２を参照して、この処理は必ず図２１のフローチャートの中から呼ばれ、いずれもツリー範囲内の１行が引数として渡される。フォルダパスは「現在のフォルダ」から親フォルダを辿っていくことで作成される。「現在のフォルダ」に相当するフォルダの名前は、引数として渡された行の１行上の「＋」以降に記述されている。ただし、１行上が「＊」だけである場合があるため、それは無視する。
【０１２６】
「＋」以降の文字列を変数Ｐに、「＋」がこの行において何文字目であったかを変数Ｌに代入する。Ｌに入る数字は、「Root folder」から数えて何階層目にあるかを示す。もし、Ｌが１であった場合、そのフォルダは「Root folder」直下のフォルダである。
【０１２７】
Ｌが２以上の場合は、Ｌから１を減算し、Ｌ文字目が「＋」である行を上方向に検索し、「＋」以降の文字列とフォルダ名の区切りを表わす「￥」をＰの先頭に追加する。
【０１２８】
Ｌが１になるまでこれを繰返すと、Ｐが求めるフォルダパスとなる。Ｐに該当するフォルダを検索し、これが見つかれば処理を完了する。見つからなければエラーメッセージを出力する。
【０１２９】
なお、ファイルの格納先がルートフォルダの直下であれば、図２２の解析処理は不要であるため行なわない。
【０１３０】
以下にフローチャートを参照しながら、より詳しくフォルダパス解析処理を説明する。図２２を参照して、ステップＳ６０１で、指定した１つ上の行（ただし、「＊」だけの行は無視する）から、「＋」を検索する。
【０１３１】
ステップＳ６０３で「＋」が存在しないかが判定され、ＹＥＳであればステップＳ６０５でエラーメッセージ「格納先の指定方法が正しくありません」を作成しメインルーチンへ戻る。
【０１３２】
ステップＳ６０３でＮＯであれば、ステップＳ６０７で「＋」以降の文字列をＰに代入する。その後、ステップＳ６０９で現在の行の「＋」がその行内で何文字目かをカウントし、これをＬに代入する。
【０１３３】
ステップＳ６１１でＬ＝１であるかを判定し、ＮＯであればステップＳ６１９でＬの値を１減算し、ステップＳ６２１でＬ文字目が「＋」である行を、現在の行から上方向に検索し、最初にヒットした行の「＋」以降の文字列と「￥」をＰの先頭に追加し、ステップＳ６１１へ戻る。
【０１３４】
ステップＳ６１１でＹＥＳであれば、ステップＳ６１３で文字列Ｐをフォルダパスとし、これをキーに検索を実行する。
【０１３５】
ステップＳ６１５でＰに該当するフォルダが見つかったかが判定され、ＹＥＳであればメインルーチンへ戻り、ＮＯであればステップＳ６１７でエラーメッセージ「格納先に指定されたフォルダは存在しないか、削除されています。」を作成し、メインルーチンへ戻る。
【０１３６】
以上のようにして、本実施の形態においてはサーバがクライアントから送信されてきた問合せメールに応じて自身のフォルダ構造をクライアントに送信し、クライアントにおいてはそのメールに応答する形式で格納先のフォルダを指定するとともに、ファイルを添付してサーバにメールを送信するだけで、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルが格納される。これにより、メールを送信するソフトウェアを用いて容易に所望の位置にファイルを格納することが可能となる。
【０１３７】
なお、上述の実施の形態においてはメールに空行を挿入することなどによりファイルの格納先を指定することとしたが、格納したい場所をマーク（たとえば矢印記号など）で指定することでファイルの格納を行なうようにしてもよい。また、複数のファイルを格納する場合において「１」、「２」などの数字を用いることとしたが、これに代えてファイル名を直接記述させるようにしてもよいし、アルファベットや片仮名などの記号でファイルを特定するようにしてもよい。
【０１３８】
また、格納するファイルの種類は文書に限られることなく、画像、音声、音楽、図形などのあらゆるデータの格納に対して本発明を適用することができる。
【０１３９】
［他の実施の形態］
上述の実施の形態においては、テキスト形式でサーバのフォルダ構造をユーザに伝えるようにしたが、これに代えてＨＴＭＬ形式でクライアントにフォルダ構造を伝えるようにしてもよい。この場合、ユーザは格納先のフォルダをクリックすることによりファイルの格納先を指定することができる。
【０１４０】
より具体的には、本実施の形態における共有文書管理システムは、テキスト表現のツリー構造を生成すると、これをＨＴＭＬファイルとし、各フォルダ名に図２３に示されるようなリンクを張る。このＨＴＭＬファイルをメールに添付するか、もしくはＨＴＭＬメールとしてユーザに送信する。
【０１４１】
ユーザはツリー構造が記載されたＨＴＭＬメールをサーバより受信し、格納先フォルダ名に張られたリンクをクリックする。すると、メーラーが立上がり自動的に図２４に示されるようなサブジェクトと本文が記述される。ユーザはこのメールに格納するファイルを添付し、サーバに返信することでサーバにファイルを格納することができる。なお、図２４に示されるメールの本文中に記載される文字列はログイン情報と格納先フォルダ名とを暗号化したものである。
【０１４２】
サーバはメール本文を解析し、ログイン情報が正しく、かつ格納先フォルダ名が特定できれば、添付ファイルをすべてそのフォルダに格納する。逆に、ログイン情報が不正であるか、もしくは格納先フォルダ名が特定できなければその旨をユーザにメールで通知する。
【０１４３】
なお、本実施の形態においては処理を正しく行なうために、自動生成されるメールのサブジェクトや本文を書替えることを禁止しておく必要がある。
【０１４４】
［他の発明の構成］
なお、上述した具体的実施形態には以下の構成を有する発明が含まれている。
【０１４５】
（１） クライアントユーザがサーバに構築されているフォルダツリー構造の出力をメールによって要求するフォルダツリー出力問合せ手段と、
前記サーバがユーザのメールアドレスと登録ユーザ情報を照合してユーザを特定するユーザ特定手段と、
ユーザがアクセスできるフォルダについてフォルダツリー構造をテキストで出力するフォルダツリー出力手段と、
格納するフォルダをユーザが指定する格納先フォルダ指定手段と、
指定されたフォルダに添付ファイルを格納する添付ファイル格納手段とを有する、電子文書管理システム。
【０１４６】
（この構成により、ユーザがファイルを格納したい場所を指定しやすい電子文書管理システムを提供することができる。）
（２） 前記ユーザ特定手段において、メール本文中から認証手続用パスワードが見つからない場合、またはパスワードと登録ユーザ情報中に記載されたパスワードとを照合して両者が等しくない場合は処理を中断後、その旨メールでユーザに通知し、両者が等しい場合は処理を続ける、上記（１）に記載の電子文書管理システム。
【０１４７】
（この構成により、セキュリティを向上させた電子文書管理システムを提供することができる。）
（３） 前記ユーザ特定手段において、ユーザが特定できた場合、現在ログイン中であるという情報を暗号化した文字列を出力し、前記フォルダツリー出力手段において前記文字列を記述する上記（１）に記載の電子文書管理システム。
【０１４８】
（この構成によると、セキュリティをさらに向上させた電子文書管理システムを提供することができる。）
（４） 前記フォルダツリー出力手段において、フォルダツリー構造をテキストに代えてＨＴＭＬで出力する、上記（１）に記載の電子文書管理システム。
【０１４９】
（この構成によると、フォルダツリー構造をユーザが容易に把握することができる電子文書管理システムを提供することができる。）
（５） 前記格納先フォルダ指定手段において、ＨＴＭＬに記述された各フォルダ名をクリックすると、前記フォルダに添付ファイルを格納するためのコマンド文字列が記述されたメールが立上がり、ファイルを添付してサーバに送信することで前記ファイルを前記フォルダに格納する、上記（４）に記載の電子文書管理システム。
【０１５０】
（この構成によると、自動的に添付ファイルを格納するためのコマンド文字列が記述されたメールが立上がるため、ユーザの労力を軽減することができる電子文書管理システムを提供することができる。）
（６） 前記格納先フォルダ指定手段において、前記コマンド文字列の中にログイン中であるという情報が暗号化された文字列を含めることができる、上記（５）に記載の電子文書管理システム。
【０１５１】
（この構成により、セキュリティをさらに向上させた電子文書管理システムが提供できる。）
（７） 前記添付ファイル格納手段において、前記ログイン中であるという情報が暗号化された文字列がユーザから送信されたメール中に見つからない場合、もしくは文字列が改ざんされている場合は処理を中断後、その旨メールでユーザに通知し、前記文字列が前記メール中に存在した場合は処理を続ける上記（３）または（６）に記載の電子文書管理システム。
【０１５２】
（この構成により、セキュリティをさらに向上させた電子文書管理システムを提供することが可能となる。）
（８） 前記添付ファイル格納手段において、複数のファイルを複数のフォルダに振り分けてアップロードすることができることを特徴とした、上記（１）〜（７）のいずれかに記載の電子文書管理システム。
【０１５３】
（この構成により、複数のファイルを複数のフォルダに振り分けてアップロードすることが可能となるため、ユーザの利便性を向上させることができる電子文書管理システムを提供することができる。）
【０１５４】
【発明の効果】
以上のように、本発明によるとデータ管理システムにおいて、クライアントから文書管理装置に対してそのフォルダ構造を問合せるメールが送信されると、文書管理装置は、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造をメールにてクライアントに送信する。クライアントにおいて、文書管理装置から送信されてきたメールに応答する形式で、格納先のフォルダを指定するとともに、ファイルを添付して文書管理装置にメールが送信される。文書管理装置において、クライアントから送信されてきたメールに応じて、指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルが格納される。これにより、ユーザがファイルの格納先を指定しやすいデータ管理システムを提供することが可能である。
【０１５５】
また、データ管理プログラムにおいては、クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造をメールにてクライアントに送信し、送信したメールに応答する形式のメールであって、格納先のフォルダが指定されるとともに、ファイルが添付されたクライアントからのメールを受信した際には、指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルが格納される。これにより、ユーザがファイルの格納先を指定しやすいデータ管理プログラムを提供することが可能である。
【０１５６】
また、クライアントから送信されてきた問合せメールに記載されたクライアント情報と登録されたクライアント情報とを比較することにより認証を行なったり、フォルダ構造をメールにてクライアントに送信する際には、現在ログイン中であるという情報を暗号化した文字列を併せて送信し、クライアントからのメールを受信した際、先に送信した暗号化文字列がメール中に記載されているか否かを確認することで、セキュリティを向上させたデータ管理プログラムを提供することが可能となる。
【０１５７】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明の実施の形態の１つにおける共有文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】 共有文書管理システムの他の構成を示す図である。
【図３】 パーソナルコンピュータの１つまたはサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。
【図４】 ＭＦＰの構成を示すブロック図である。
【図５】 パーソナルコンピュータ１００ａとサーバ２００との間でのファイルのアップロード処理を示す図である。
【図６】 サーバ内のファイルのツリー構造の具体例を示す図である。
【図７】 パスワードが不一致の場合のメール本文を示す図である。
【図８】 ツリー構造記載のメールの本文を示す図である。
【図９】 １つのファイルを１つのフォルダに格納する場合のメール本文の具体例を示す図である。
【図１０】 １つのファイルを複数のフォルダに格納する場合のメール本文の具体例を示す図である。
【図１１】 複数のファイルを１つのフォルダに格納する場合のメール本文の具体例を示す図である。
【図１２】 複数のファイルを複数のフォルダに格納する場合のメール本文の具体例を示す図である。
【図１３】 複数のファイルを複数のフォルダに格納する場合のメール本文の具体例を示す図である。
【図１４】 処理結果がエラーである場合の通知メールの本文を示す図である。
【図１５】 添付ファイル格納処理が正常に終了した場合の処理結果通知メールの本文の具体例を示す図である。
【図１６】 ユーザ登録情報の具体例を示す図である。
【図１７】 ツリー構造の要求メールに対するサーバの処理を示すフローチャートである。
【図１８】 アップロード要求のメールが送られてきた場合のサーバの処理を示すフローチャートである。
【図１９】 図１８のユーザ認証処理（Ｓ３０５）の内容を示すフローチャートである。
【図２０】 図１８の格納先解析処理（Ｓ３１５）の内容を示すフローチャートである。
【図２１】 図２０に続くフローチャートである。
【図２２】 図２１のフォルダパス解析処理（Ｓ５２９，Ｓ５４９，Ｓ５５７）の処理を示すフローチャートである。
【図２３】 ツリー構造記載のＨＴＭＬメールの内容の一部を示す図である。
【図２４】 ユーザが返信するメールの具体例を示す図である。
【符号の説明】
１００ａ，１００ｂ パーソナルコンピュータ、２００ サーバ、３００ ＭＦＰ、３０１ ＣＰＵ、３０３ 表示部、３０５ ＬＡＮカード、３０７ 入力部、３０９ フレキシブルディスクドライブ、３１１ ＣＤ−ＲＯＭドライブ、３１３ ハードディスクドライブ、３１５ ＲＯＭ、３１７ ＲＡＭ。

Claims (6)

1. クライアントから文書管理装置に対してそのフォルダ構造を問合せるメールを送信する第１の送信部と、
   前記文書管理装置において、前記クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造が記載され、前記フォルダ構造中の各フォルダ名に対して、当該フォルダへ添付ファイルを格納させるコマンドを含むメールを生成させるリンクが張られたＨＴＭＬ形式のメールを、前記クライアントに送信する第２の送信部と、
   前記クライアントにおいて、前記文書管理装置から送信されてきたＨＴＭＬ形式のメールに応答する形式で、前記リンクがクリックされることにより前記リンクから生成した返信メールに格納させるファイルを添付して前記文書管理装置に返信メールを送信する第３の送信部と、
   前記文書管理装置において、前記クライアントから送信されてきた返信メールに含まれる前記コマンドに基づいて、指定された格納先のフォルダに、添付されたファイルを格納する格納部とを備える、データ管理システム。
2. クライアントから文書管理装置に対してそのフォルダ構造を問合せるメールを送信する第１の送信部と、
   前記文書管理装置において、前記クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造を、それぞれのフォルダが異なる行に対応付けられたテキスト形式の送信メールにて前記クライアントに送信する第２の送信部と、
   前記クライアントにおいて、前記文書管理装置から送信されてきた前記テキスト形式の送信メールのテキストを引用して応答する形式で、前記フォルダ構造を示す前記テキスト内において前記フォルダが対応付けられた行と行との間に空行が形成されることにより当該空行の直前の行に対応するフォルダを格納先のフォルダとして指定する返信メールにファイルを添付して前記文書管理装置に送信する第３の送信部と、
   前記文書管理装置において、前記クライアントから送信されてきた前記返信メールに含まれる前記空行を探索することによって空行位置を特定し、当該空行位置の直前の行に対応するフォルダに、添付された前記ファイルを格納する格納部とを備える、データ管理システム。
3. クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造が記載され、前記フォルダ構造中の各フォルダ名に対して、当該フォルダへ添付ファイルを格納させるコマンドを含むメールを生成させるリンクが張られたＨＴＭＬ形式のメールを、クライアントに送信する第１ステップと、
   前記第１ステップで送信したメールに応答する形式の返信メールであって、前記リンクがクリックされることにより前記リンクから生成した前記返信メールに格納させるファイルが添付された前記クライアントからの前記返信メールを受信した際、前記返信メールに含まれる前記コマンドに基づいて、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する第２ステップとをコンピュータに実行させる、データ管理プログラム。
4. クライアントから送信されてきた問合せメールに応じて、自身のフォルダ構造を、それぞれのフォルダが異なる行に対応付けられたテキスト形式の送信メールにてクライアントに送信する第１ステップと、
   前記第１ステップで送信した前記テキスト形式の送信メールのテキストを引用して応答する形式の返信メールであって、前記フォルダ構造を示す前記テキスト内において前記フォルダが対応付けられた行と行との間に空行が形成されることにより当該空行の直前の行に対応するフォルダが格納先のフォルダとして指定されるとともに、ファイルが添付された前記クライアントからの前記返信メールを受信した際、前記返信メールに含まれる前記空行を探索することによって空行位置を特定し、当該空行位置の直前の行に対応するフォルダに、添付された前記ファイルを格納する第２ステップとをコンピュータに実行させる、データ管理プログラム。
5. 前記第１ステップは、クライアントから送信されてきた問合せメールに記載されたクライアント情報と登録されたクライアント情報とを比較することにより認証を行ない、認証が成功したクライアントにのみ自身のフォルダ構造をメールにて送信する、請求項３または４に記載のデータ管理プログラム。
6. 前記第１ステップは、フォルダ構造をメールにてクライアントに送信する際には、現在ログイン中であるという情報を暗号化した文字列を併せて送信し、
   前記第２ステップは、前記クライアントからのメールを受信した際、先に送信した暗号化文字列がメール中に記載されているか否かを確認し、暗号化文字列が記載されていた際にのみ、指定された格納先のフォルダに添付されたファイルを格納する、請求項３から５のいずれか１項に記載のデータ管理プログラム。

Images