JPH10307826A

JPH10307826A - 文書管理装置

Info

Publication number: JPH10307826A
Application number: JP9113837A
Authority: JP
Inventors: Takaharu Iwasaki; 隆治岩崎; Hiroteru Tsuchiya; 博照土屋
Original assignee: TEC CORP
Current assignee: TEC CORP
Priority date: 1997-05-01
Filing date: 1997-05-01
Publication date: 1998-11-17

Abstract

(57)【要約】【課題】汎用のパーソナルコンピュータや携帯情報端末
との間の電子メールのやり取りによって文書の登録、検
索、取得、結果の返信を行う。【解決手段】ネットワークを介して他の端末と電子メー
ルの送受信を行う電子メール送受信部３７と、受信した
メール内容が指示書要求、文書登録、文書検索、文書取
得のいずれかを解読する操作指示解読部３８と、指示書
要求のときには該当端末に対して予め定めた書式の操作
指示書を返信し、文書登録の操作指示書のときにはデー
タ記憶部３６に対する文書登録処理を行うとともに該当
端末に登録結果を返信し、文書検索の操作指示書のとき
にはデータ記憶部に対する文書検索処理を行うとともに
該当端末に検索結果を返信し、文書取得の操作指示書の
ときにはデータ記憶部からの文書取得処理を行うととも
に該当端末に取得結果を返信するＣＰＵ３１を設けてい
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークや公
衆回線網を介して遠隔した外部から文書を登録したり、
利用者が必要とする文書を検索したり、文書を取得した
りできる文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】文書管理装置は、図１１に示すように、
制御部本体を構成するＣＰＵ（中央処理装置）１を設
け、このＣＰＵ１にキーボードやマウスなどの操作部２
及びＣＲＴディスプレイなどの表示部３を接続するとと
もにイメージスキャナーなどの文書入力部４、プリンタ
などの文書出力部５及びハードディスクなどのデータ記
憶部６を接続している。

【０００３】そして、文書登録時は、ＣＰＵ１の制御に
より文書入力部４が登録すべき文書を読取り、この読取
った文書データをデータ記憶部６に格納する。このと
き、一次情報としての文書データの他に、文書名、作成
者、表題、日付といった書誌データやキーワード、要約
などの二次情報も一次情報に関連付けて格納する。ま
た、文書検索時は、利用者から二次情報で指示される検
索式に従って、ＣＰＵ１の制御によりデータ記憶部６に
格納されている文書データから該当する文書データを抽
出し、表示部３に該当する文書データの二次情報あるい
は一次情報を検索結果として表示する。さらに、該当文
書のコピーが必要な場合は文書出力部５から用紙に印字
出力する。

【０００４】この文書管理装置では、利用者からの一連
の操作は、操作部２から表示部３とのユーザインターフ
ェースを介して行われる。この場合、利用者は文書管理
装置が設置されている場所まで行き、そこで操作を行
う。

【０００５】このような煩わしさを解決するために、図
１２に示すように、ネットワーク１１に文書管理装置１
２を接続し、この文書管理装置１２に対しネットワーク
１１に同じく接続した他の端末装置から遠隔操作するこ
とが考えられる。他の端末装置としては、この文書管理
装置１２の専用端末１３や汎用のパーソナルコンピュー
タ１４にこの文書管理装置１２を操作するための専用ソ
フトウエアを組込んだ端末装置を使用することになる。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかし、このように専
用端末１３や専用ソフトウエアを組込んだパーソナルコ
ンピュータ１４を使用した場合、文書管理装置１２をネ
ットワーク対応として多くのユーザが自分の手元から遠
隔操作できるようにするためには各ユーザが専用端末１
３や専用ソフトウエアを組込んだパーソナルコンピュー
タ１４をそれぞれ設置しなければならず、専用端末１３
の場合は装置自体に多大なコストがかかるという問題が
あり、また、専用ソフトウエアを組込んだパーソナルコ
ンピュータ１４の場合はハードウエアのコストはかから
ないが、専用ソフトウエアをパーソナルコンピュータ１
４に組込まなければならず、やはりコストがかかるとい
う問題がある。さらに、様々なコンピュータのオペレー
ティングシステムがあるため、各オペレーティングシス
テムに対応した専用のソフトウエアを作成しなければな
らないという面倒があった。

【０００７】そこで、請求項１記載の発明は、ネットワ
ーク上の電子メール通信機能を使用して、専用のソフト
ウエアを組込まない汎用のパーソナルコンピュータや携
帯情報端末との間の電子メールのやり取りによって文書
の登録、検索、取得、さらに結果の返信ができ、手軽に
利用ができるとともに経済性を向上できる文書管理装置
を提供する。

【０００８】また、請求項２記載の発明は、公衆回線網
上のファクシミリ通信機能を使用して、専用のソフトウ
エアを組込まない汎用のファクシミリ装置との間のファ
クシミリ通信によって文書の登録、検索、取得、さらに
結果の返信ができ、手軽に利用ができるとともに経済性
を向上できる文書管理装置を提供する。

【０００９】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
ネットワークを介して他の端末と電子メールの送受信を
行う電子メール送受信手段と、この電子メール送受信手
段が他の端末から受信したメール内容が指示書要求か、
文書の登録、文書の検索、文書の取得の操作指示書かを
解読する操作指示解読手段と、この操作指示解読手段が
指示書要求を解読したときには電子メール送受信手段を
制御して該当する他の端末に対して予め定めた書式の操
作指示書を電子メールとして返信し、操作指示解読手段
が文書の登録の操作指示書を解読したときにはデータ記
憶部に対する文書の登録処理を行うとともに電子メール
送受信手段を制御して該当する他の端末に対して登録結
果を電子メールとして返信し、操作指示解読手段が文書
の検索の操作指示書を解読したときにはデータ記憶部に
対する文書の検索処理を行うとともに電子メール送受信
手段を制御して該当する他の端末に対して検索結果を電
子メールとして返信し、操作指示解読手段が文書の取得
の操作指示書を解読したときにはデータ記憶部からの文
書の取得処理を行うとともに電子メール送受信手段を制
御して該当する他の端末に対して取得結果を電子メール
として返信する文書管理制御手段とを設けたものであ
る。

【００１０】請求項２記載の発明は、公衆回線網を介し
て他の端末とファクシミリデータの送受信を行うファク
シミリ送受信手段と、このファクシミリ送受信手段が他
のファクシミリ装置から受信したファクシミリデータ内
容が指示書要求か、文書の登録、文書の検索、文書の取
得の操作指示書かを解読する操作指示解読手段と、この
操作指示解読手段が指示書要求を解読したときにはファ
クシミリ送受信手段を制御して該当する他のファクシミ
リ装置に対して予め定めた書式の操作指示書をファクシ
ミリデータとして返信し、操作指示解読手段が文書の登
録の操作指示書を解読したときにはデータ記憶部に対す
る文書の登録処理を行うとともにファクシミリ送受信手
段を制御して該当する他のファクシミリ装置に対して登
録結果をファクシミリデータとして返信し、操作指示解
読手段が文書の検索の操作指示書を解読したときにはデ
ータ記憶部に対する文書の検索処理を行うとともにファ
クシミリ送受信手段を制御して該当する他のファクシミ
リ装置に対して検索結果をファクシミリデータとして返
信し、操作指示解読手段が文書の取得の操作指示書を解
読したときにはデータ記憶部からの文書の取得処理を行
うとともにファクシミリ送受信手段を制御して該当する
他のファクシミリ装置に対して取得結果をファクシミリ
データとして返信する文書管理制御手段とを設けたもの
である。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
を参照して説明する。（第１の実施の形態）図１に示すように、ネットワーク
２１に、文書管理装置２２、電子メールを利用するため
の電子メールサーバ２３及び複数台のパーソナルコンピ
ュータ２４，２４を接続している。ネットワーク２１は
また、ルータ２５からインターネットを介して外部のネ
ットワークとも接続している。

【００１２】前記電子メールサーバ２３は、ネットワー
ク２１内の電子メールあるいはインターネットを介して
外部のネットワークからの電子メールや外部のネットワ
ークへの電子メールをそれぞれ管理するようになってい
る。前記文書管理装置２２は、電子メールを送信するた
めのＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol ）と電
子メールを受信するためのＰＯＰ（Post Office Protoc
ol）による電子メールクライアントソフトウエアを搭載
している。また、前記文書管理装置２２は、ＦＡＸモデ
ムなどによるファクシミリ機能を搭載し、公衆回線網２
６を介して他のファクシミリ装置２７とファクシミリ通
信ができるようになっている。

【００１３】前記パーソナルコンピュータ２４は、初め
からバンドルされている電子メールクライアントソフト
ウエアや数多く存在するフリーウエアあるいは利用者が
個々に購入したソフトウエアにより電子メールが利用で
きる環境になっている。また、ネットワーク２１内のパ
ーソナルコンピュータ２４のみでなく、インターネット
を介して外部のネットワークに接続したパーソナルコン
ピュータや個人が携帯する携帯情報端末などからも電子
メールが利用できるようになっている。

【００１４】すなわち、利用者は、ネットワーク２１内
のパーソナルコンピュータ２４や外部のネットワークに
接続したパーソナルコンピュータや携帯情報端末から電
子メールの表題を“Request format”とした電子メール
を前記文書管理装置２２に送信する。前記文書管理装置
２２は、このような表題の電子メールを受信すると、図
２に示すような予め定められた書式のテキスト形式の操
作指示書を電子メールで返信する。

【００１５】利用者は、返信された電子メールの不要文
字の削除や追加などの編集を行うことで、正しい書式の
操作指示メールを送信することができる。なお、利用者
が予め正しい書式の操作指示書を持っていたり、書式を
知っている場合は、操作指示書要求を行う必要はない。
利用者は、一定の書式に従ったテキスト形式の操作指示
メールを前記文書管理装置２２に送信することで、文書
の登録、検索、取得などを行う。

【００１６】操作は、図２に示す識別ヘッダ“IDS Oper
ation ”ａと識別フッタ“IDS End”ｂの間にある文字
列で指示する。“File: ”ｃは文書管理装置２２内にあ
る複数のデータベースファイルのどれを選択するのかを
示すもので、“all ”としたときはすべてのデータベー
スを選択し、特定のデータベースを選択するときはその
データベース名などで指定する。“Action: ”ｄは文書
の登録（register）、検索（search）、取得（retriev
e）など動作指示をするもので、指示する文字以外を削
除する。

【００１７】“Command:”ｅは、動作指示の具体的な指
示内容を示すもので、例えば検索を指示したとき、“Ke
yword=aaa*bbb ”はキーワードとして文字列“aaa ”と
“bbb ”の両方が存在する文書を検索するという指示、
“author=somebody ”は著者名で検索するという指示で
ある。他に日付や文書名など多様な指示内容が想定され
る。また、登録を指示したときは、これら指示内容が文
書本文に関連づけて格納される二次情報として登録さ
れ、電子メールの添付ファイルとして添付された文書本
文が一次情報として登録される。

【００１８】“Reply:”ｆは、動作結果をどこに出力す
るかを指定するもので、“ ccc＠xxx.zzz.co.jp ”とい
う電子メールアドレスを指定すれば電子メールで返信さ
れ、ファクシミリ番号を指定すれば指定されたファクシ
ミリ装置に出力され、“local ”と指定すれば、文書管
理装置２２内の出力部から動作結果が出力される。

【００１９】“Format: ”ｇは、動作結果の出力形式
で、“header”と指定すると、例えば検索により得られ
た各文書の題名、著作名、日付などの二次情報のみを一
覧表にして出力する。一方、“detail”と指定すれば検
索された文書本文が出力される。“Pages:”ｈは出力す
る最大ページ数で、膨大な数の文書が検索されても指定
したページ数を超える結果を出力しないようにしてい
る。

【００２０】図３は、前記文字管理装置２２のブロック
図で、制御部本体を構成するＣＰＵ（中央処理装置）３
１、イメージスキャナーなどの文書入力部３２、キーボ
ードやマウスなどの操作部３３、ＣＲＴディスプレイな
どの表示部３４、プリンタなどの文書出力部３５、ハー
ドディスクなどのデータ記憶部３６、ネットワーク２１
を介して前記電子メールサーバ２３と電子メールの送受
信制御を行う電子メール送受信手段としての電子メール
送受信部３７、この電子メール送受信部３７が他の端末
から受信したメール内容が指示書要求か、文書の登録、
文書の検索、文書の取得の操作指示書かを解読する操作
指示解読手段としての操作指示解読部３８及び公衆回線
網２６を介して他のファクシミリ装置２７とファクシミ
リ通信を行うファクシミリ送受信手段としてのファクシ
ミリ送受信部３９を設けている。前記ＣＰＵ３１は、前
記操作指示解読部３８が指示書要求を解読したときには
前記電子メール送受信部３７を制御して該当する他の端
末（パーソナルコンピュータ２４など）に対して図２に
示す書式の操作指示書を電子メールとして返信し、前記
操作指示解読部３８が文書の登録の操作指示書を解読し
たときには前記データ記憶部３６に対する文書の登録処
理を行うとともに前記電子メール送受信部３７を制御し
て該当する他の端末に対して登録結果を電子メールとし
て返信し、前記操作指示解読部３８が文書の検索の操作
指示書を解読したときには前記データ記憶部３６に対す
る文書の検索処理を行うとともに前記電子メール送受信
部３７を制御して該当する他の端末に対して検索結果を
電子メールとして返信し、前記操作指示解読部３８が文
書の取得の操作指示書を解読したときには前記データ記
憶部３６からの文書の取得処理を行うとともに前記電子
メール送受信部３７を制御して該当する他の端末に対し
て取得結果を電子メールとして返信する文書管理制御手
段を形成している。

【００２１】すなわち、前記ＣＰＵ３１は、図４に示す
メイン処理を行う。これは先ず、電子メール受信待ちの
状態で、サブジェクトフィールドが“Request format”
の電子メールを受信すると、Ｓ１にて操作指示書返信処
理を行う。また、サブジェクトフィールドが“Request
format”でなければ、本文中に識別ヘッダがあるかを調
べ、もし識別ヘッダがなければＳ２にてエラーメール返
信処理を行う。

【００２２】また、本文中に識別ヘッダがあれば、Ｓ３
にて前記操作指示解読部３８に指示内容の解読をさせ
る。そして、解読内容が“Action:register ”であれば
Ｓ４にて文書登録処理を行う。また、解読内容が“Acti
on:search ”であればＳ５にて文書検索処理を行う。ま
た、解読内容が“Action:retrieve ”であればＳ６にて
文書取得処理を行う。

【００２３】前記操作指示書返信処理Ｓ１は、図５に示
すように、先ずＳ１１にて、受信したメールのＳＭＴＰ
で規定されているメールヘッダのＦｒｏｍフィールドか
ら送信元のメールアドレスを取得し、そのメールアドレ
スを返信メールの送信先に指定し、Ｆｒｏｍフィールド
は文書管理装置２２のメールアドレス、Ｓｕｂｊｅｃｔ
フィールドは“Re:Request format ”と指定する。続い
て、Ｓ１２にて、本文として図２に示すテキスト形式の
操作指示書を書込む。そして、Ｓ１３にて、返信メール
を電子メール送受信部３７に送り、操作指示書を送信元
に返信する。

【００２４】前記エラーメール返信処理Ｓ２は、図６に
示すように、先ずＳ２１にて、受信したメールのＳＭＴ
Ｐで規定されているメールヘッダのＦｒｏｍフィールド
から送信元のメールアドレスを取得し、そのメールアド
レスを返信メールの送信先に指定し、Ｆｒｏｍフィール
ドは文書管理装置２２のメールアドレス、Ｓｕｂｊｅｃ
ｔフィールドは送信元の表題に“Re: ”を付加して指定
する。続いて、Ｓ２２にて、本文として操作指示書の書
式に誤りがあることを示す文を書込む。そして、Ｓ２３
にて、返信メールを電子メール送受信部３７に送り、エ
ラーがあったことを送信元に返信する。

【００２５】前記文書登録処理Ｓ４は、図７に示すよう
に、先ずＳ４１にて、“File: ”で指定されたデータベ
ースを選択する。そして、添付書類があるかを調べ、も
し添付書類がなければ前述したエラーメール返信処理Ｓ
２を行う。また、添付書類があれば、Ｓ４２にて、添付
書類を登録する文書の本文（一次情報）として前記デー
タ記憶部３６に格納する。そして、Ｓ４３にて、“Comm
and:”で指定された著者名、日付、キーワードなどを二
次情報として本文に関連付けて前記データ記憶部３６に
格納する。

【００２６】続いて、“Reply:”の指定先が電子メール
アドレスかＦＡＸ番号かを調べ、電子メールアドレスで
あれば、Ｓ４４にて、送信先を指定アドレスとし、本文
に文書登録が完了したことを示す文を書込む。そして、
Ｓ４５にて、返信メールを電子メール送受信部３７に送
り、返信する。また、指定先がＦＡＸ番号であれば、Ｓ
４６にて、文書登録が完了したことを示す文をビットマ
ップ画像に変換し、Ｓ４７にて、ファクシミリ送受信部
３９により指定ＦＡＸ番号にビットマップ画像を伝送す
る。また、“Reply:”の指定先が電子メールアドレスで
もＦＡＸ番号でもなければ、Ｓ４８にて、文書登録が完
了したことを示す文を文書出力部３５により出力する。

【００２７】前記文書検索処理Ｓ５は、図８に示すよう
に、先ずＳ５１にて、“File: ”で指定されたデータベ
ースを選択する。続いて、Ｓ５２にて、“Command:”で
指定されたキーワードなどでデータベースを検索し、該
当する文書を抽出する。そして、“Format:detail ”か
を調べ、もし“Format:detail ”であれば、Ｓ５３に
て、抽出した文書の一次情報と二次情報の一覧表を作成
する。また、“Format:detail ”でなければ、Ｓ５４に
て、抽出した文書の二次情報の一覧表を作成する。

【００２８】続いて、“Reply:”の指定先が電子メール
アドレスかＦＡＸ番号かを調べ、電子メールアドレスで
あれば、Ｓ５５にて、送信先を指定アドレスとし、本文
に抽出した文書の一覧表を“Pages:”で指定したページ
数を超えない範囲で書込む。そして、Ｓ５６にて、返信
メールを電子メール送受信部３７に送り、返信する。ま
た、指定先がＦＡＸ番号であれば、Ｓ５７にて、抽出し
た文書の一覧表を“Pages:”で指定したページ数を超え
ない範囲でビットマップ画像に変換し、Ｓ５８にて、フ
ァクシミリ送受信部３９により指定ＦＡＸ番号にビット
マップ画像を伝送する。また、“Reply:”の指定先が電
子メールアドレスでもＦＡＸ番号でもなければ、Ｓ５９
にて、抽出した文書の一覧表を“Pages:”で指定したペ
ージ数を超えない範囲で文書出力部３５により出力す
る。

【００２９】前記文書取得処理Ｓ６は、図９に示すよう
に、先ずＳ６１にて、“File: ”で指定されたデータベ
ースを選択する。続いて、Ｓ６２にて、“Command:”で
指定された文書番号で該当する文書を抽出する。そし
て、“Reply:”の指定先が電子メールアドレスかＦＡＸ
番号かを調べ、電子メールアドレスであれば、Ｓ６３に
て、送信先を指定アドレスとし、本文に抽出した文書を
“Pages:”で指定したページ数を超えない範囲で書込
む。そして、Ｓ６４にて、返信メールを電子メール送受
信部３７に送り、返信する。また、指定先がＦＡＸ番号
であれば、Ｓ６５にて、抽出した文書を“Pages:”で指
定したページ数を超えない範囲でビットマップ画像に変
換し、Ｓ６６にて、ファクシミリ送受信部３９により指
定ＦＡＸ番号にビットマップ画像を伝送する。また、
“Reply:”の指定先が電子メールアドレスでもＦＡＸ番
号でもなければ、Ｓ６７にて、抽出した文書を“Page
s:”で指定したページ数を超えない範囲で文書出力部３
５により出力する。

【００３０】このような構成においては、文書管理装置
２２はその装置固有の電子メールアドレスが与えられて
おり、利用者は各自のコンピュータなどから図２の操作
指示書を編集した操作指示メールを文書管理装置２２に
送信する。送信されたメールは、一旦電子メールサーバ
２３に送られる。文書管理装置２２の電子メール送受信
部３７はＰＯＰプロトコルを用いて定期的に電子メール
サーバ２３に文書管理装置２２宛のメールが来ていない
かどうかを調べ、メールが来ているときは電子メールサ
ーバ２３からメールを取得する。

【００３１】取得したメールは操作指示解読部３８で表
題が“Request format”となっている場合は、操作指示
書の書式を返信する処理を行い、それ以外はメール本文
中の識別ヘッダと識別フッタを探し、その間の指示内容
を解読する。指示内容に基づき、ＣＰＵ３１は文書入力
部３２、データ記憶部３６、表示部３４、文書出力部３
５を制御し、指示内容を実行する。

【００３２】実行結果は、指示に従って電子メール送受
信部３７あるいはファクシミリ送受信部３９に送られ
る。電子メール送受信部３７では実行結果を本文とし、
指定された電子メールアドレス宛のメールとしてＳＭＴ
Ｐプロトコルを用いて電子メールサーバ２３に送信され
る。ファクシミリ送受信部３９では実行結果をビットマ
ップ画像に変換し、さらにファクシミリ用データ圧縮を
施して、ファクシミリプロトコルに従って指定されたフ
ァクシミリ装置に送信される。

【００３３】このようにネットワーク上の電子メール通
信機能を使用して、専用のソフトウエアを組込まない汎
用のパーソナルコンピュータや携帯情報端末との間の電
子メールのやり取りによって文書の登録、検索、取得、
さらに結果の返信ができ、手軽に利用ができるとともに
経済性を向上できる。

【００３４】（第２の実施の形態）なお、前述した第１
の実施の形態と同一の部分には同一の符号を付し異なる
部分について述べる。これは図１０に示すように、ファ
クシミリ送受信部３９が受信した画像データを文字デー
タに変換する文字認識部４０を設け、操作指示解読部３
８１が電子メールのみでなくファクシミリ受信したデー
タも解読するようになっている。すなわち、前記操作指
示解読部３８１は、電子メール送受信部３７が他の端末
から受信したメール内容が指示書要求か、文書の登録、
文書の検索、文書の取得の操作指示書かを解読するとと
もに、前記ファクシミリ送受信部３９が他のファクシミ
リ装置から受信したファクシミリデータ内容が指示書要
求か、文書の登録、文書の検索、文書の取得の操作指示
書かを解読するようになっている。

【００３５】そして、ＣＰＵ３１１は、前記操作指示解
読部３８１が前記電子メール送受信部３７からの指示書
要求を解読したときには前記電子メール送受信部３７を
制御して該当する他の端末（パーソナルコンピュータ２
４など）に対して図２に示す書式の操作指示書を電子メ
ールとして返信し、前記操作指示解読部３８が文書の登
録の操作指示書を解読したときにはデータ記憶部３６に
対する文書の登録処理を行うとともに前記電子メール送
受信部３７を制御して該当する他の端末に対して登録結
果を電子メールとして返信し、前記操作指示解読部３８
が文書の検索の操作指示書を解読したときには前記デー
タ記憶部３６に対する文書の検索処理を行うとともに前
記電子メール送受信部３７を制御して該当する他の端末
に対して検索結果を電子メールとして返信し、前記操作
指示解読部３８が文書の取得の操作指示書を解読したと
きには前記データ記憶部３６からの文書の取得処理を行
うとともに前記電子メール送受信部３７を制御して該当
する他の端末に対して取得結果を電子メールとして返信
する第１の文書管理制御手段と、前記操作指示解読部３
８１が前記文字認識部４０からの指示書要求を解読した
ときには前記ファクシミリ送受信部３９を制御して該当
する他のファクシミリ装置に対して予め定めた書式の操
作指示書をファクシミリデータとして返信し、前記操作
指示解読部３８１が文書の登録の操作指示書を解読した
ときには前記データ記憶部３６に対する文書の登録処理
を行うとともにファクシミリ送受信部３９を制御して該
当する他のファクシミリ装置に対して登録結果をファク
シミリデータとして返信し、前記操作指示解読部３８１
が文書の検索の操作指示書を解読したときには前記デー
タ記憶部３６に対する文書の検索処理を行うとともにフ
ァクシミリ送受信部３９を制御して該当する他のファク
シミリ装置に対して検索結果をファクシミリデータとし
て返信し、前記操作指示解読部３８１が文書の取得の操
作指示書を解読したときには前記データ記憶部３６から
の文書の取得処理を行うとともにファクシミリ送受信部
３９を制御して該当する他のファクシミリ装置に対して
取得結果をファクシミリデータとして返信する第２の文
書管理制御手段を形成している。

【００３６】電子メール送受信部３７が電子メールの受
信を行ったときの一連の処理は前述した実施の形態と同
様である。以下、ファクシミリ送受信部３９が他のファ
クシミリ装置とファクシミリ通信を行う場合の処理につ
いて述べる。

【００３７】このような構成においては、利用者は図２
の操作指示書のうち、識別ヘッダと識別フッタと操作指
示項目を予め印刷した操作指示用紙に指示内容を記入し
たり、あるいは利用者の手元のファクシミリ装置から文
書管理装置２２に操作指示用紙を要求し、文書管理装置
２２から送られ、手元のファクシミリ装置から出力され
た操作指示用紙に指示内容を記入したり、不要文字を塗
りつぶしたりして操作指示書を作成する。

【００３８】この用紙の画像データを手元のファクシミ
リ装置から文書管理装置２２に公衆回線網２６を介して
ファクシミリ伝送する。文書管理装置２２は、ファクシ
ミリ送受信部３９によりこのファクシミリ画像データを
受信し、この画像データを文字認識部４０で文字データ
に変換し操作指示解読部３８１に供給する。操作指示解
読部３８１は、文字データから識別ヘッダと識別フッタ
を探し、その間の指示内容を解読する。

【００３９】そして、解読した指示内容に基づいてＣＰ
Ｕ３１１は、文書入力部３２、データ記憶部３６、表示
部３４及び文書出力部３５を制御し、指示内容を実行す
る。実行結果は指示に従ってファクシミリ送受信部３９
あるいは電子メール送受信部３７に供給される。ファク
シミリ送受信部３９に供給された場合は、実行結果をビ
ットマップ画像に変換し、さらにファクシミリ用データ
圧縮を施し、ファクシミリプロトコルに従って指定され
たファクシミリ装置に伝送する。また、電子メール送受
信部３７に供給された場合は、前述した第１の実施の形
態と同様、電子メール送受信部３７で実行結果を本文と
し、指定された電子メールアドレス宛のメールとしてＳ
ＭＴＰプロトコルを用いて電子メールサーバ２３に送信
する。

【００４０】このように公衆回線網上のファクシミリ通
信機能を使用して、専用のソフトウエアを組込まない汎
用のファクシミリ装置との間のファクシミリ通信によっ
て文書の登録、検索、取得、さらに結果の返信ができ、
手軽に利用ができるとともに経済性を向上できる。な
お、この実施の形態においても前述した第１の実施の形
態と同様の効果が得られるのは勿論である。

【００４１】

【発明の効果】以上、請求項１記載の発明によれば、ネ
ットワーク上の電子メール通信機能を使用して、専用の
ソフトウエアを組込まない汎用のパーソナルコンピュー
タや携帯情報端末との間の電子メールのやり取りによっ
て文書の登録、検索、取得、さらに結果の返信ができ、
手軽に利用ができるとともに経済性を向上できる。

【００４２】また、請求項２記載の発明によれば、公衆
回線網上のファクシミリ通信機能を使用して、専用のソ
フトウエアを組込まない汎用のファクシミリ装置との間
のファクシミリ通信によって文書の登録、検索、取得、
さらに結果の返信ができ、手軽に利用ができるとともに
経済性を向上できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態を示すネットワーク
システムの構成図。

【図２】同実施の形態における操作指示書の電子メール
例を示す図。

【図３】同実施の形態における文書管理装置の構成を示
すブロック図。

【図４】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よるメイン処理を示す流れ図。

【図５】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よる操作指示書返信処理を示す流れ図。

【図６】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よるエラーメール返信処理を示す流れ図。

【図７】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よる文書登録処理を示す流れ図。

【図８】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よる文書検索処理を示す流れ図。

【図９】同実施の形態における文書管理装置のＣＰＵに
よる文書取得処理を示す流れ図。

【図１０】本発明の第２の実施の形態における文書管理
装置の構成を示すブロック図。

【図１１】従来の文書管理装置の構成を示すブロック
図。

【図１２】従来の文書管理装置を接続したネットワーク
システムの構成図。

【符号の説明】

３１，３１１…ＣＰＵ（中央処理装置）３６…データ記憶部３７…電子メール送受信部３８，３８１…操作指示解読部３９…ファクシミリ送受信部４０…文字認識部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワークを介して他の端末と電子メ
ールの送受信を行う電子メール送受信手段と、この電子
メール送受信手段が他の端末から受信したメール内容が
指示書要求か、文書の登録、文書の検索、文書の取得の
操作指示書かを解読する操作指示解読手段と、この操作
指示解読手段が指示書要求を解読したときには前記電子
メール送受信手段を制御して該当する他の端末に対して
予め定めた書式の操作指示書を電子メールとして返信
し、前記操作指示解読手段が文書の登録の操作指示書を
解読したときにはデータ記憶部に対する文書の登録処理
を行うとともに前記電子メール送受信手段を制御して該
当する他の端末に対して登録結果を電子メールとして返
信し、前記操作指示解読手段が文書の検索の操作指示書
を解読したときには前記データ記憶部に対する文書の検
索処理を行うとともに前記電子メール送受信手段を制御
して該当する他の端末に対して検索結果を電子メールと
して返信し、前記操作指示解読手段が文書の取得の操作
指示書を解読したときには前記データ記憶部からの文書
の取得処理を行うとともに前記電子メール送受信手段を
制御して該当する他の端末に対して取得結果を電子メー
ルとして返信する文書管理制御手段とを設けたことを特
徴とする文書管理装置。
【請求項２】公衆回線網を介して他の端末とファクシ
ミリデータの送受信を行うファクシミリ送受信手段と、
このファクシミリ送受信手段が他のファクシミリ装置か
ら受信したファクシミリデータ内容が指示書要求か、文
書の登録、文書の検索、文書の取得の操作指示書かを解
読する操作指示解読手段と、この操作指示解読手段が指
示書要求を解読したときには前記ファクシミリ送受信手
段を制御して該当する他のファクシミリ装置に対して予
め定めた書式の操作指示書をファクシミリデータとして
返信し、前記操作指示解読手段が文書の登録の操作指示
書を解読したときにはデータ記憶部に対する文書の登録
処理を行うとともに前記ファクシミリ送受信手段を制御
して該当する他のファクシミリ装置に対して登録結果を
ファクシミリデータとして返信し、前記操作指示解読手
段が文書の検索の操作指示書を解読したときには前記デ
ータ記憶部に対する文書の検索処理を行うとともに前記
ファクシミリ送受信手段を制御して該当する他のファク
シミリ装置に対して検索結果をファクシミリデータとし
て返信し、前記操作指示解読手段が文書の取得の操作指
示書を解読したときには前記データ記憶部からの文書の
取得処理を行うとともに前記ファクシミリ送受信手段を
制御して該当する他のファクシミリ装置に対して取得結
果をファクシミリデータとして返信する文書管理制御手
段とを設けたことを特徴とする文書管理装置。