KR20090117491A

KR20090117491A - 전자문서 통합 관리를 지원하는 단말기 및 전자문서 관리서버와 이의 동작 방법

Info

Publication number: KR20090117491A
Application number: KR1020080043563A
Authority: KR
Inventors: 강경돈; 강서원; 김우근; 최승용; 이광민
Original assignee: 포스데이타 주식회사
Priority date: 2008-05-09
Filing date: 2008-05-09
Publication date: 2009-11-12
Also published as: KR101027551B1

Abstract

본 발명은 전자문서 통합관리 시스템에 관한 것으로, 특히 전자문서 통합 관리를 보다 효율적으로 가능하게 하는 전자문서 관리시스템에서 전자문서의 통합관리를 지원하는 단말기 및 전자문서 관리 서버와 이들의 동작방법에 관한 것이다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법은 전자문서 관리 서버와 단말기를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서, 상기 전자문서 관리 서버와 접속하여 단말기 사용자에 대한 인증을 수행하는 단계; 상기 단말기 사용자 인증이 성공하면, 단말기에서 전자문서의 저장 영역을 제어하는 라킹 정책 및 후킹 정책을 적용하는 단계; 상기 단말기내 응용 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서의 저장시, 상기 후킹 정책에 따라 기동된 전자문서 관리 모듈이 상기 전자문서의 작성이 완료이면 상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하는 단계를 포함하고, 상기 라킹 정책은 상기 단말기내 저장 영역을 제한하는 것을 특징으로 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버의 동작방법은 라킹 정책과 후킹 정책이 설치된 사용자 단말기와 전자문서를 통합 저장 관리하는 전자문서 관리 서버를 포함하는 전자문서 관리 시스템에 있어서, 전자문서 저장시 제 1 사용자 단말기로부터 전송된 전자문서 및 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 수신하는 단계; 상기 전자문서를 저장 수단의 제 1 영역에 저장하고, 제 1 영역에 저장된 전자문서의 디렉토리 정보, 저장위치 정보를 포함하는 전 자문서 정보를 문서정보 데이터 베이스에 기록하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

문서 통합관리 방법, 문서관리 시스템, 사용자 단말기, 문서관리 서버

Description

전자문서 통합 관리를 지원하는 단말기 및 전자문서 관리 서버와 이의 동작 방법{user terminal and electronic document management server for supporting the electronic document integration management, and driving method thereof}

본 발명은 전자문서 통합관리시스템에 관한 것으로, 특히 전자문서 통합관리를 보다 효율적으로 가능하게 하는 전자문서 통합관리 시스템에서 전자문서 통합관리 지원하는 단말기 및 전자문서 관리 서버와 이들의 동작 방법에 관한 것이다.

일반적으로 기업과 같은 조직 내에서 사용하는 전자문서의 종류는 워드프로세서 파일이나 스프레드시트 파일에서부터 도면이나 그래픽, 동영상 파일등 다양한 형태로 존재한다. 이렇듯 다양한 전자문서는 사용자의 단말기에서 각각의 응용 프로그램을 통해 단말기의 하드 디스크에서 관리되어 왔다. 여기서, 사용자 단말기는 전자문서의 생성 및 관리를 수행하는 개인용 컴퓨터(Personal Computer ; PC) 또는 개인용 컴퓨터(PC)와 동일한 기능을 수행하는 장치를 의미한다.

이러한, 전자문서들의 통합관리의 필요성에 따라 전자문서 관리 시스템(EDMS : Electronic Document Management System, 이하 "EDMS"라 함)을 설치하여 운영하고 있다.

그러나, 조직 내에 EDMS이 마련되어도 사용자들이 생성한 전자문서들을 선별적으로 등록하거나, 사용자가 생성 및 관리하고 있는 문서들을 EDMS에 업로드 하는 것을 기피하여 조직의 구성원들 간에 전자문서의 공유 및 관리가 원활하게 이루어지지 않고 있다.

또한, 사용자가 생성 및 관리하는 전자문서를 EDMS에 업로드 하였어도, 하나의 동일한 문서가 사용자의 단말기, 해당 전자문서의 결재(승인)자의 단말기 및 사용자가 속한 조직의 공유 문서함 등에 분산되어 관리되고 있다. 이러한, 전자문서의 분산 관리로 인해 전자문서의 진본성 확보 및 전자문서를 활용하는데 어려움이 있다. 또한, EDMS를 운영하더라도 전자문서들 중에서 개인이 관리하는 전자문서들에 대해서는 개인의 악의, 실수 및 부주의로 문서가 조직 외부로 유출될 수 있는 가능성이 존재하고 있다.

본 발명은 상술한 문제점들을 해결하기 위하여 구성된 것으로, 본 발명은 개별적으로 생성되는 전자문서들을 보다 효율적으로 통합 관리하기 위한 전자문서 통합관리 시스템 및 전자문서 통합관리 시스템의 동작방법을 제공하는 것을 기술적 과제로 한다.

본 발명은 전자문서의 라이프 사이클에 따른 전자문서 통합관리 시스템 및 전자문서 통합관리 시스템의 동작방법을 제공하는 것을 기술적 과제로 한다.

본 발명은 전자문서 단위의 책임과 권한의 부여가 가능한 전자문서 통합관리 시스템 및 전자문서 통합관리 시스템의 동작방법을 제공하는 것을 기술적 과제로 한다.

상술한 본 발명의 기술적 과제를 달성하기 위한, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법은 전자문서 관리 서버와 단말기를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서, 상기 전자문서 관리 서버와 접속하여 단말기 사용자에 대한 인증을 수행하는 단계; 상기 단말기 사용자 인증이 성공하면, 단말기에서 전자문서의 저장 영역을 제어하는 라킹 정책 및 후킹 정책을 적용하는 단계; 상기 단말기내 응용 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서의 저장시, 상기 후킹 정책에 따라 기동된 전자문서 관리 모듈이 상기 전자문서의 작성이 완료이면 상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서 버로 전송하는 단계를 포함하고, 상기 라킹 정책은 상기 단말기내 저장 영역을 제한하는 것을 특징으로 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버의 동작방법은 라킹 정책과 후킹 정책이 설치된 사용자 단말기와 전자문서를 통합 저장 관리하는 전자문서 관리 서버를 포함하는 전자문서 관리 시스템에 있어서, 전자문서 저장시 제 1 사용자 단말기로부터 전송된 전자문서 및 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 수신하는 단계; 상기 전자문서를 저장 수단의 제 1 영역에 저장하고, 제 1 영역에 저장된 전자문서의 디렉토리 정보, 저장위치 정보를 포함하는 전자문서 정보를 문서정보 데이터 베이스에 기록하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서, 전자문서 관리 서버와 접속하여 단말기의 사용자에 대한 인증을 수행하는 사용자 인증모듈; 상기 사용자 인증 결과에 따라 상기 단말기내에 저장 영역을 제한하는 라킹 정책을 적용하는 라킹 모듈; 응용 프로그램의 동작을 제어하는 후킹 정책을 적용하는 후킹 모듈; 상기 응용 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서의 저장시 상기 후킹 모듈에 의해 구동되고, 상기 전자문서의 작성이 완료이면 상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하도록 하는 문서관리 모듈을 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버는 라킹 정책과 후킹 정책이 설치된 사용자 단말기와 전자문서를 통합 저장 관리 하는 전자문서 관리 서버를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서, 상기 사용자 단말기로부터의 사용자 인증 요청을 처리하는 사용자 인증 처리부; 상기 사용자 단말기의 라킹 정책과 현재의 라킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기의 라킹 정책의 갱신을 수행하는 라킹 처리부; 상기 사용자 단말기의 후킹 정책과 현재의 후킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기의 후킹 정책의 갱신을 수행하는 후킹 처리부; 상기 사용자 단말기로부터 전자문서 및 전자문서 정보를 수신시, 상기 전자문서의 상태, 전자문서 및 전자문서 정보를 저장하도록 전송하고, 상기 전자문서의 열람 요청을 수신시, 상기 전자문서의 저장위치 정보 및 전자문서 정보를 전송하는 EDMS 처리부; 상기 EDMS 처리부로부터 전송된 전자문서의 상태에 따라 전자문서를 서로 다른 저장 영역에 저장하는 문서 저장부; 및 상기 전자문서의 저장위치 정보 및 상기 전자문서에 대한 정보를 저장하는 문서정보 데이터 베이스를 포함하는 것을 특징으로 한다.

실시 예에 따른 본 발명은 사용자 단말기에서 작성되어 생성이 완료된 전자문서가 사용자 단말기에 저장되는 것을 방지하고, 전자문서 관리 서버에 저장하여 전자문서의 유일성, 진본성 및 보완을 강화시킬 수 있다.

실시 예에 따른 본 발명은 전자문서의 라이프 사이클 전 기간에서 전자문서의 총체적인 관리를 제어하여 조직 내에서 전자문서의 공유 및 활용성을 향상시키고, 전자문서의 보완을 강화시킬 수 있다.

실시 예에 따른 본 발명은 전자문서의 진행 및 현재 상태를 전자문서의 작성 자 및 해당 전자문서와 관련된 사용자가 확인할 수 있도록 하여 조직 내의 구성원들의 협업 능력을 향상시킬 수 있다.

실시 예에 따른 본 발명은 사용자 별로 전자문서에 접근할 수 있는 권한을 설정하여 자신에게 권한이 부여되지 않은 전자문서에 대해서는 전자문서의 검색 단계에서부터 접근을 차단하고, 자신에게 권한이 부여된 전자문서만을 검색하고 열람할 수 있도록 하여 전자문서의 검색 시간을 단축시킬 수 있다. 또한, 자신의 업무에 관련된 전자문서만을 검색/열람함으로써 업무의 효율을 향상시킬 수 있다.

실시 예에 따른 본 발명은 작성이 완료된 전자문서에 대하여 결재/승인을 요청하면, 전자문서에 부여된 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 통해 해당 전자문서의 결재/승인 권한이 부여된 타 사용자에게 자동으로 해당 전자문서에 대한 결재/승인을 요청함으로써, 전자문서의 결재/승인에 소요되는 시간을 단축시켜 전자문서의 결재/승인의 효율을 향상시킬 수 있다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시 예에 대하여 설명하기로 한다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템을 통해 관리되는 전자문서의 라이프 사이클을 나타내는 도면이다.

도 1을 참조하면, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 사용자 단말기에서 이루어지는 전자문서의 생성 단계; 생성된 전자문서와 전자문서 정보를 서버의 지정된 영역(문서 저장부)에 저장하여 등록하는 단계; 등록된 전자 문서를 분류, 정제하여 전자문서의 권한이 부여된 조직의 구성원들이 전자문서를 활용하는 단계; 전자문서 및 전자문서와 연관된 사업을 진행 및 주관하는 개인 또는 부서의 변경시 해당하는 사업에 연관된 모든 전자문서를 이관 받는 개인 또는 부서가 활용할 수 있도록 전자문서의 정보 및 전자문서의 권한을 변경하는 단계; 서버의 지정된 영역에 저장된 전자문서의 망실을 방지하기 위하여 문서를 백업하는 단계; 활용이 종료된 전자문서의 폐기 단계로 이루어지는 전자문서의 라이프 사이클 전 기간에서 전자문서의 총체적인 관리를 제어하여 조직 내에서 전자문서의 공유 및 활용성을 향상시키고, 전자문서의 보완을 강화시킬 수 있다.

이를 위하여, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 사용자 인증, 라킹(Locking) 및 후킹(Hooking) 방법을 이용하여 사용자의 단말기에서 작성되어 생성이 완료된 전자문서가 사용자의 단말기에 저장되는 것을 방지하고, 생성된 전자문서를 전자문서 관리 서버로 전송하여, 전자문서 관리 서버의 지정된 영역에 저장함과 아울러, 전자문서의 상태, 특성 및 주요내용에 관한 정보를 포함하는 전자문서 정보를 전자문서 관리 서버의 지정된 영역에 저장한다.

여기서, 전자문서 정보는 전자문서의 현재 상태, 작성자, 결재자/승인자, 위임자 및 배포자의 정보를 포함하는 RAI(Responsible, Accountable, Informed)와, 문서의 종류, 관련 사업, 작성 시점, 서지사항, 키워드 보존기간에 관한 내용이 포함된 통합 정보를 의미한다.

이러한, 전자문서 정보에는 전자문서의 현재 상태가 실시간으로 반영되어 전자문서의 진행 상태를 작성자 및 해당 전자문서와 관련된 타 사용자가 확인할 수 있도록 함으로써 조직 내의 구성원들 간의 협업 능력을 향상시킬 수 있다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 사용자 별로 전자문서에 접근할 수 있는 권한을 설정하여 자신에게 권한이 부여되지 않은 전자문서에 대해서는 전자문서의 검색 단계에부터 접근이 차단(필터링) 되고, 자신에게 권한이 부여된 전자문서만을 검색하고 열람할 수 있도록 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 전자문서 작성자가 작성이 완료된 전자문서를 단말기에 마련된 전자문서 관리 모듈을 이용하여 전자문서 관리 서버에 업로드 시킨다.

또한, 전자문서를 전자문서 관리 서버에 업로드시 작성이 완료된 전자문서에 대하여 결재/승인을 요청하면, 전자문서 관리 서버에서는 해당 문서관리 서버는 전자문서의 부여된 전자문서 정보 중에서 RAI를 검출하여 해당 전자문서의 결재/승인 권한이 부여된 타 사용자에게 전자문서에 대한 결재/RAI, 승인 요청 사항을 전달하고, 해당 전자문서의 결재/승인 권한이 부여된 타 사용자에게 해당 전자문서의 열람을 허여 하여 전자문서의 결재/승인 절차를 효율적으로 진행할 수 있도록 한다.

또한, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 전자문서의 결재/승인자를 포함하는 타 사용자가 전자문서를 열람시 열람되는 전자문서의 실제 파일이 사용자의 단말기에 저장되는 것을 방지하여 전자문서의 진본성 유지시킬 수 있도록 한다.

이를 위하여, 이러한, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 도 2에 도시된 바와 같이, 단말기(100) 및 전자문서 관리 서버(200)를 구비한 다.

도 2를 참조하면, 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템의 사용자 단말기(100)는 전자문서의 작성 및 활용을 위한 응용 프로그램이 저장된 저장 장치(미도시)와; 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 사용자 인증 절차를 수행하는 사용자 인증 모듈(140)과; 전자문서 데이터의 저장을 제어하는 라킹(Locking) 모듈(130)과; 응용 프로그램을 이용하여 전자문서의 열람 또는 저장시 응용 프로그램의 수행을 대체하여 전자문서의 열람 또는 저장을 수행하는 전자문서 관리 모듈(110)과; 응용 프로그램의 수행을 상기 전자문서 관리 모듈로 전환 시키는 후킹(Hooking) 모듈(120)을 포함하여 구성된다.

여기서, 단말기(100)에 구성된 저장 장치는 개인용 컴퓨터에 하드 디스크와 같은 구성으로, 단말기(100)의 저장 장치에는 단말기에 설치되는 응용 프로그램 및 응용 프로그램을 통해 작성/수정되는 전자문서가 임시로 저장될 수 있다. 이를 위해, 사용자 단말기(100) 구성된 저장 장치에는 응용 프로그램을 통해 작성되는 문서가 임시로 저장되는 영역을 포함한다.

여기서, 작성이 완료되지 않은 전자문서를 단말기(100)의 저장 장치에 임시로 저장 가능토록 하는 것은 되는 영역은 문서를 작성하는 사용자의 편의를 위한 것으로, 작성이 완료되지 않은 작성중인 문서에 한하여 사용자 단말기(100)에 임시로 저장시킬 수 있도록 100MB 내지 1GB의 저장 공간이 할당된다. 앞의 설명에서는 사용자 단말기(100)의 저장 장치에 할당되는 저장 공간이 100MB 내지 1GB가 할당되는 것으로 설명하였으나, 이는 하나의 실시 예이고, 사용자가 작성하는 전자문서의 종류, 형태 및 양에 따라 저장 공간의 할당은 달라질 수 있다.

사용자 인증(SSO) 모듈(140)은 후술되는 전자문서 관리 서버(200)에 구성된 사용자 인증 처리부(240)와 연동되며, 단말기(100)의 구동과 전자문서 관리 서버(200)에 접속하기 위한 사용자 개인의 인증 정보를 문서관리 서버(200)의 사용자 인증 처리부(240)에 제공한다. 여기서, 사용자 인증 모듈(140)의 구동은 단말기(100)의 부팅시 이루어질 수 있고 또한, 후술되는 라킹 모듈(130) 및 후킹 모듈(120)의 기동 이후에 라킹 정책 및 후킹 정책의 갱신을 위해 단말기(100)가 전자문서 관리 서버(200)에 접속시 이루어질 수 있다.

라킹 모듈(130)은 사용자 단말기(100)에서 작성/수정 및 열람되는 전자문서의 저장을 제어하는 것으로, 이를 보다 자세히 설명하면, 사용자가 단말기(100)에서 작성한 전자문서를 원칙적으로 사용자 단말기(100) 내에 저장하지 못하도록 강제한다. 라킹 모듈(130)은 후술되는 후킹 모듈(120)과 연동되어 사용자가 단말기(100)에서 전자문서를 저장하고자 할 때, 저장이 요청된 전자문서의 저장 영역을 제어한다. 다만, 예외적으로 작성이 완료되지 않은 문서에 대해서는 단말기(100)에 구성된 저장 장치에 저장을 허용할 수 있다.

이러한, 라킹 모듈(130)은 사용자 단말기(100)의 부팅시 기동되며, 부팅 이후에 과정에서 전자문서 관리 서버(200)의 라킹 처리부(230)로부터 새로운 라킹 정책을 전송 받아 라킹 정책을 갱신할 수 있다.

전자문서 관리 모듈(110)은 사용자 단말기(100) 내에 프로그램의 형태로 탑재되며, 단말기(100)에 설치된 응용 프로그램(예를 들면, Operating System, 워드 프로세서, 스프레드시트, CAD,‥‥)에서 수행되는 구동을 대체하여 수행한다.

예를 들면, 사용자가 워드프로세서를 통해 전자문서를 작성한 후, 작성된 전자문서의 저장을 수행하고자 하면 후킹 모듈(120)이 워드프로세서의 저장 기능 수행을 중지시키고, 전자문서 관리 모듈(110)이 전자문서의 저장 기능을 대체하여 수행하게 된다.

이는 사용자가 작성한 전자문서를 단말기(100)의 저장 장치 또는 다른 저장 수단에 임의로 저장하는 것을 방지하기 위한 것으로, 사용자는 전자문서 관리 모듈(110)에서 허여하는 지정된 저장 영역(예를 들면, 단말기(100)에 할당된 저장 영역 또는 전자문서 관리 서버(200)에 지정된 저장 영역)에 전자문서를 저장할 수 있다.

후킹 모듈(120)은 응용 프로그램을 통해 수행되는 기능작업 중에서 전자문서의 저장, 열람, 출력과 같이 보안에 영향을 줄 수 있는 기능들에 대하여 해당 기능을 수행하는 주체를 전자문서 관리 모듈(110)로 전환 시키는 역할을 수행한다.

이러한, 후킹 모듈(120)은 앞에서 설명한 바와 같이, 사용자의 선택에 의하여 응용 프로그램이 기능(저장, 열람, 출력)을 수행할 때, 응용 프로그램의 해당 기능의 실행을 중지시키고 해당 기능(저장, 열람, 출력)을 전자문서 관리 모듈(110)이 수행토록 응용 프로그램 및 문서관리 모듈(110)을 제어한다. 이러한, 후킹 모듈(120)은 사용자 단말기(100)의 부팅시 기동되며, 부팅 이후에 전자문서 관리 서버(200)의 과정에서 후킹 처리부(220)로부터 새로운 후킹 정책을 전송 받아 후킹 정책의 갱신을 실시할 수 있다.

또한, 사용자 단말기(100)는 사용자부터 작성/수정이 완료되어 전자문서 관리 서버(200)로 전송되는 전자문서 및 전자문서의 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 전자문서 관리 서버(200)의 환경에 적합하도록 변환시키는 전자문서 변환 모듈(150)을 포함하여 구성된다. 여기서, 전자문서 변환 모듈(150)은 전자문서 관리 서버(200)로부터 사용자 단말기(100)로 전송되는 전자문서 및 전자문서의 RAI를 정보를 사용자 단말기(100)의 환경에 적합하도록 변환시켜 단말기(100)로 전송한다.

도 2에 도시된 전자문서 관리 서버(200)는 사용자 단말기(100)로부터의 사용자 인증 요청을 처리하는 사용자 인증 처리부(240)와; 사용자 단말기(100)에 설치된 라킹(Locking) 정책과 현재의 라킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기(100)가의 라킹 정책의 갱신을 수행토록 현재의 라킹 정책을 단말기(100)에 제공하는 라킹 처리부(230)와; 사용자 단말기(100)에 설치된 후킹(Hooking) 정책과 현재의 후킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기(100)가의 후킹 정책의 갱신을 수행토록 현재의 후킹 정책을 단말기(100)에 제공하는 업데이트를 수행하는 후킹 처리부(220)와; 사용자 단말기(100)로부터 전송된 전자문서를 저장하는 전자문서 저장부(260)와; 전자문서의 전자문서 정보(RAI, META data, URL)를 저장하는 문서정보 데이터 베이스(270)와; 사용자 단말기(100)로부터 전송되는 전자문서 및 RAI가 포함된 전자문서 정보를 상기 문서 저장부(260) 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장시킴과 아울러, 문서 저장부(260)에 저장된 전자문서 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 정보를 문서의 RAI를 사용자 단말기(100)로 전송하는 EDMS 처리부(210)와; EDMS 처리부(210)를 경유하는 전자문서의 보안 사항을 제어하는 문서보안(DRM : Digital Rights Management) 처리부(250)와; 사용자 단말기(100)로부터의 전자문서 및 문서 정보에 대한 문서의 RAI에 대한 검색 요청을 처리하는 검색 처리부(280)를 포함하여 구성된다.

또한, 전자문서 관리 서버(200)는 라킹 정책이 변경될 때마다 새로운 라킹 정책이 갱신되어 저장되는 라킹 데이터 베이스(232)와; 후킹 정책이 변경될 때마다 새로운 후킹 정책이 갱신되어 저장되는 후킹 데이터 베이스(222)와; 문서 저장부(260)에 저장된 문서를 보관하는 백업부(290)를 추가로 포함하여 구성된다.

전자문서 관리 서버(200)의 사용자 인증 처리부(240)는 사용자 단말기(100)의 사용자 인증 모듈(140)로부터 전송되는 사용자 정보와 자신에게 보관된 사용자 인증 정보를 비교한 후, 비교 결과 접속이 허여된 사용자 단말기에 한하여 전자문서 관리 서버(200)에 접속할 수 있도록 사용자 인증을 부여한다.

여기서, 전자문서 관리 서버(200)의 사용자 인증 처리부(240)와 단말기(100)의 사용자 인증 모듈(140)의 연동에 의해 수행되는 사용자 인증 처리 과정은 단말기(100)의 부팅시 즉, 라킹 모듈(130), 후킹 모듈(120)의 기동 이전에 수행될 수 있고, 한편, 라킹 모듈(130) 및 후킹 모듈(120)이 기동된 이후에 라킹 정책 및 후킹 정책의 갱신을 위해 단말기(100)가 전자문서 관리 서버(200)에 접속시 수행될 수도 있다.

사용자 인증을 획득한 단말기(100)는 사용자 인증을 획득한 후에 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 전자문서의 전송, 문서저장, 열람 및 전자문서 정보의 열람을 수행할 수 있다.

라킹 처리부(230)는 라킹 데이터 베이스(232)로부터 현재의 라킹 정책과 사용자 단말기(100)의 라킹 모듈(130)의 라킹 정책을 비교한 후, 현재의 라킹 정책과 사용자 단말기(100)의 라킹 정책이 상이한 경우 사용자 단말기(100)의 작업 특성(작업 문서의 형태, 문서의 종류, 문서의 양, 문서의 크기)이 반영된 현재의 라킹 정책을 사용자 단말기(100)로 전송한다. 사용자 단말기(100)로 전송된 현재의 라킹 정책은 사용자 단말기(100)의 라킹 모듈(130)에 갱신된다.

여기서, 라킹 정책의 갱신은 라킹 처리부(230)로부터 배포방식에 의해 단말기(100)에 배포되고, 배포된 라킹 정책이 단말기(100)의 라킹 모듈(130)에 의해 갱신될 수 있다. 한편, 단말기(100)가 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 라킹 처리부(230)에 저장된 현재의 라킹 정책을 로딩하여 라킹 정책을 갱신할 수도 있다.

라킹 정책에는 사용자가 작성한 전자문서의 저장에 관한 제어 정보가 포함되며, 사용자 단말기(100)에서 작성되는 전자문서 중에서 작업이 완료되지 않은 작업 문서는 사용자단말기(100)의 저장 장치에 저장이 허여되도록 하고, 사용자 단말기(100)에서 작업이 완료된 전자문서는 전자문서 관리 서버(200)로 전송되어 전자문서 관리 서버(200)의 문서 저장부(260)에 저장되도록 한다.

후킹 처리부(220)는 후킹 데이터 베이스(222)로부터 현재의 후킹 정책과 사용자 단말기(100)의 후킹 모듈(120)의 후킹 정책을 비교한 후, 현재의 후킹 정책과 사용자 단말기(100)의 후킹 정책이 상이한 경우 현재의 후킹 정책을 사용자 단말기(100)로 전송한다. 사용자 단말기(100)로 전송된 현재의 후킹 정책은 사용자 단말기(100)의 후킹 모듈(120)에 갱신된다.

여기서, 후킹 정책의 갱신은 후킹 처리부(220)로부터 배포방식에 의해 단말기(100)에 배포되고, 배포된 후킹 정책이 단말기(100)의 후킹 모듈(120)에 의해 갱신될 수 있다. 한편, 단말기(100)가 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 후킹 처리부(220)에 저장된 현재의 후킹 정책을 로딩하여 후킹 정책을 갱신할 수도 있다.

문서 저장부(260)에는 사용자 단말기(100)로부터 EDMS 처리부(210)로 전송된 전자문서는 문서 저장부(260)에 저장되고, 단말기(100)로부터 EDMS 처리부(210)로 전송된 전자문서 정보는 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된다.

EDMS 처리부(210)는 전자문서의 저장시 해당 전자문서의 전자문서 정보에 포함된 내용을 토대로 정해진 분류방법에 의해 분류하여 저장한다. 또한, EDMS 처리부(100)는 전자문서 및 전자문서 정보를 저장시 문서보안 처리부(250)로부터의 보안 정책을 적용한다.

한편, EDMS 처리부(210)는 사용자 단말기(100)로부터 전자문서 및 전자문서의 정보에 대한 열람 요청시 검색 처리부(280)와 연동하여 검색 처리부(280)로부터의 검색 결과 즉, 단말기(100)로부터 열람이 요청된 전자문서 및 전자문서 정보에 대한 검색 결과 및 문서 저장부(260)에 저장된 전자문서의 내용 및 전자문서 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 정보를 문서의 정보를 사용자 단말기(100)로 전송한다.

또한, EDMS 처리부(210)는 사용자 단말기(100)로부터의 요청에 의하여 검색 처리부(280)로부터 전송되는 문서 및 문서의 정보를 검색 결과를 사용자 단말기(100)로 전송한다.

또한, EDMS 처리부(210) 조직 내의 타 시스템(300) 예를 들면, 자산관리 시스템, 자재관리 시스템, 인사관리 시스템과 네트워크를 통해 접속되어, 타 시스템의 정보(전자문서)를 문서 저장부(260)에 저장시킴과 아울러, 사용자 단말기(100)로부터 이러한 정보에 대하여 열람이 요청될 시 요청된 해당 정보를 사용자 단말기(100)로 전송할 수 있다.

문서 저장부(260)에는 단말기(100)로부터 EDMS 처리부(210)를 경유한 전자문서가 저장되며, 사용자로부터 작성이 완료된 후, 결재/승인 절차가 진행중인 전자문서가 저장되는 제 1 영역(262)과, 결재/승인 처리가 완료된 전자문서가 저장되는 제 2 영역(264)을 포함하여 구성된다.

사용자 단말기(100)로부터 전송된 문서 중에서 작성이 완료된 진행 문서가 저장되는 제 1 영역(262)과, 진행 문서 중에서 문서의 결재/승인이 처리된 완료 문서가 저장되는 제 2 영역(264)을 포함하여 구성된다.

문서 정보 데이터 베이스(270)에는 문서 저장부(260)에 저장된 전자문서의 전자문서 정보가 저장된다. 여기서, 전자문서 정보는 RAI, 문서의 META data 및 문서 저장부(260)에 저장된 전자문서의 URL 어드레스를 포함하며, 각각의 전자문서 정보는 별도의 영역에 구분되어 저장될 수 있다.

문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 정보는 사용자가 특정 전자문서를 열람하고자 할 때, 열람하고자 하는 전자문서를 쉽게 찾을 수 있도록 사용자의 단말기(100)에 제공될 수 있다.

문서보안 처리부(250)는 전자문서의 저장 위치와는 관계가 없이 개별 전자문 서에 접근이 허여되지 않은 사용자가 전자문서의 해독, 복사, 인쇄하지 못하도록 EDMS 처리부(210)를 경유하는 전자문서의 보안 사항을 제어한다.

문서보안 처리부(250)는 사용자 단말기(100)로부터 EDMS 처리부(210)로 전송된 전자문서에 암호화를 설정하고, EDMS 처리부(210)로부터 사용자 단말기(100)로 전송되는 전자문서에 암호화를 해제한다.

검색 처리부(280)는 사용자 단말기(100)로부터의 전자문서에 대한 검색 요청에 대하여 문서 저장부(260) 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 및 전자문서의 정보를 검색하고, 하여 검색 결과를 EDMS 처리부(210)로 전송한다. EDMS 처리부(210)는 검색 처리부(280)로부터의 검색 결과를 단말기(100)로 전송한다.

백업부(290)는 문서 저장부(260) 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 및 전자문서의 정보가 망실될 경우를 대비하여 문서 저장부(260) 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 데이터를 보관한다.

상술한 단말기(100) 및 전자문서 관리 서버(200)를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템의 구동방법과 이를 이용한 전자문서 관리 방법에 대하여 도 2 내지 도 6을 참조하여 설명하기로 한다.

먼저, 도 2 및 3을 참조하여 단말기(100)의 초기화(부팅) 과정을 설명하기로 한다.

사용자 단말기(100)에 전원이 공급되면 라킹 모듈(130) 및 후킹 모듈(120)이 차례로 기동된다(S110, S120). 이후, 인증 모듈(140)에 저장된 사용자 인증 정보를 전자문서 관리 서버(200)의 사용자 인증 처리부(210)로 전송한 후, 사용자 인증 처리부(210)로부터 사용자 인증을 획득한다(S130).

사용자 인증 획득 후, 전자문서 문서관리 서버(200)에 접속(S120)하여 라킹 모듈(130)에 설정된 라킹 정책과 전자문서 관리 서버(200)의 라킹 처리부(230)에 설정된 현재의 라킹 정책을 비교(S140)한다.

라킹 정책의 비교(S140) 결과, 라킹 모듈(130)에 설정된 라킹 정책과 현재의 라킹 정책이 동일(Yes)하면 사용자 단말기(100)의 라킹 모듈(130)에 설정된 라킹 정책으로 라킹 모듈(130)을 기동을 유지한다(S160).

한편, 라킹 정책의 비교 결과, 라킹 모듈(130)에 설정된 라킹 정책과 현재의 라킹 정책이 다르면(No) 사용자 단말기(100)의 라킹 모듈(130)에 설정된 라킹 정책을 라킹 처리부(230)에 설정된 현재의 라킹 정책으로 갱신(S150)하고, 갱신된 라킹 정책을 적용한다.

이후, 단말기(100)의 후킹 모듈(120)에 설정된 후킹 정책과 전자문서 관리 서버(200)의 후킹 처리부(220)에 설정된 현재의 후킹 정책을 비교(S170)한다.

후킹 정책의 비교(S170) 결과, 후킹 모듈(120)에 설정된 후킹 정책과 현재의 후킹 정책이 동일(Yes)하면 사용자 단말기(100)의 후킹 모듈(120)에 설정된 후킹 정책으로 후킹 모듈(120)을 기동을 유지한다(S190).

한편, 후킹 정책의 비교(S170) 결과, 후킹 모듈(120)에 설정된 후킹 정책과 현재의 후킹 정책이 다르면(No) 사용자 단말기(100)의 후킹 모듈(120)에 설정된 후킹 정책을 후킹 처리부(220)에 설정된 현재의 후킹 정책으로 갱신(S180)하고, 갱신 된 후킹 정책을 적용한다.

이러한 절차를 통해, 라킹 모듈(130)이 구동되어 전자문서의 저장이 제어됨과 아울러, 후킹 모듈(120)이 구동되어 응용 프로그램에서 수행되는 전자문서의 저장, 열람, 출력의 기능을 전자문서 관리 모듈(110)이 대체하여 수행될 수 있도록 단말기(100)의 초기화가 이루어진다.

도 3의 도시 및 앞의 설명에서는 사용자 인증이 라킹 모듈(130)과 후킹 모듈(120)의 기동 이후에 수행되는 것으로 설명하였으나, 다른 실시 예로 단말기(100)의 파워 온(Power On) 이후에 바로 수행될 수 있다. 즉, 사용자 인증이 라킹 모듈(130)과 후킹 모듈(120)의 기동 이전에 수행될 수 있다.

이어서, 도 2 및 4를 참조하여 단말기(100)의 초기화 이후, 전자문서 작성, 저장 및 작성된 전자문서의 결재/승인 방법에 대하여 설명하기로 한다.

도 3의 절차에 따른 단말기(100)의 초기화 이후, 전자문서의 작성(수정)을 위하여 사용자 단말기(100)에 설치된 응용 프로그램(예를 들면, Operating System, 워드프로세서, 스프레드시트, CAD,‥‥)을 기동(S200)한다.

이후, 응용 프로그램을 이용하여 전자문서를 작성(S210)한다. 작성한 전자문서를 저장하기 위하여 응용 프로그램에서 저장 기능을 선택하면, 기능 수행의 주체가 응용 프로그램에서 문서관리 모듈(110)로 전환된다. 즉, 후킹 모듈(120)이 응용 프로그램의 기능 수행을 중지시키고, 전자문서의 저장 수행을 전자문서 관리 모듈(110)이 대체하여 수행(S220)하도록 제어한다.

이를 보다 자세히 설명하면, 사용자가 전자문서의 저장을 위해 응용 프로그 램의 저장 기능을 선택하면, 후킹 모듈(120)이 응용 프로그램과 전자문서 관리 모듈(110)을 제어한다. 저장 기능의 수행을 위해 응용 프로그램을 통해 사용자에게 개시되는 메뉴화면(예를 들면, 워드프로세서의 팝업 창)을 전자문서 관리 모듈(110)의 메뉴화면(팝업 창)으로 대체하여 사용자에게 제공하고, 사용자는 전자문서 관리 모듈(110)의 제공하는 메뉴화면을 통해 작성한 전자문서의 RAI, 명칭, Key 워드, 서지사항을 포함하는 전자문서 정보를 입력하여 전자문서의 저장을 수행하게 된다.

이때, 사용자는 EDMS 처리부(210)로부터 제공되는 저장 영역 선택 메뉴를 통해 전자문서의 논리적 저장 영역을 선택할 수 있다. 예를 들면, 사용자는 저장되는 전자문서의 종류(기안서, 구매 계획, 판매 계획, 공지 사항)에 따라 EDMS 처리부(210)로부터 제공되는 저장 영역 선택 메뉴(예를 들면, 윈도우 탐색기의 폴더 메뉴)를 이용하여 전자문서의 논리적 저장 영역을 선택할 수 있다. 이는 저장되는 전자문서의 분류를 용이하게 하기 위함이다.

문서의 저장에 있어서, 저장하고자 하는 전자문서가 작성이 완료되지 않은 작업 문서인 경우에는 사용자 단말기(100) 내에 형성된 저장 장치에 해당 작업문서를 임시로 저장한다(S230).

한편, 저장이 요청된 전자문서가 작성이 완료된 문서인 경우에는 해당 전자문서의 RAI를 포함한 전자문서 정보를 부여하고, 해당 전자문서와 관련된 타 사용자에게 문서의 승인을 요청한다(S240). 여기서, RAI에는 해당 전자문서의 결재자/승인자 및 위임자의 정보가 포함되어, 이후 진행되는 과정에서 전자문서와 관련된 타 사용자에게 사용자의 요청사항이 자동으로 전달되도록 한다.

전자문서 정보 및 전자문서의 승인이 요청(S240)된 전자문서는 네트워크를 통해 전자문서 관리 서버로 전송된다(S250).

전자문서 관리 서버(200)에서는 단말기(100)로부터 전자문서가 전송(S250)되면 EDMS 처리부(210)를 이용하여 전송된 전자문서 정보(RAI) 및 문서의 결재/승인 요청 사항을 확인(300)하고, 해당 전자문서를 진행 문서로 분류하여 문서 저장부(260)의 제 1 영역(262)에 저장한다(S310).

이후, 전자문서의 승인 요청 사항에 따라 전자문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)에게 문서 승인 요청 사항을 전송한다(S320).

한편, 전자문서의 작성자로부터 결재/승인이 요청된 전자문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)는 문서관리 서버(200)로부터 전자문서의 승인 요청이 접수(400)되면, 전자문서 관리 서버(200)에 접속(S410)하여 승인 요청된 전자문서의 내용을 확인(S420) 한 후, 전문서의 승인 여부를 결정에 관한 승인 절차를 진행한다(S430).

이때, 문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)는 자신의 전자문서의 작성자와 동일한 기능을 수행하는 단말기를 통해 전자문서의 결재/승인 결정과 함께 전자문서에 대한 자신의 의견 및 요청사항을 첨부할 수 있다. 전자문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)의 의견 및 요청사항은 해당 문서의 문서 정보에 포함되어 저장된다.

이후, 전자문서의 결재/결재 요청에 대하여 전자문서와 관련된 타 사용자(결 재자, 승인자)가 승인 여부를 결정 결과(S330), 결정 사항이 반려(No)인 경우, 문서의 승인을 요청한 사용자 단말기(100)로 승인을 요청한 문서의 반려를 전송한다(S340).

전자문서의 작성자는 승인을 요청한 전자문서가 반려된 경우, 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 전자문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)의 의견 및 요청사항을 확인할 수 있음과 아울러, 승인이 반려된 문서를 수정(S260)할 수 있다.

이때, 전자문서의 수정 작업은 사용자의 단말기(100)에서 이루어지지만, 수정이 완료된 전자문서의 저장은 앞에서 설명한 단계'S220' 이후의 절차를 통해 전자문서 관리 서버(200)의 문서 저장부(260)에 이루어지게 된다.

한편, 전자문서의 승인 요청에 대하여 전자문서와 관련된 타 사용자(결재자, 승인자)가 승인 여부를 결정 결과(S330), 결정 사항이 승인(Yes)인 경우, 전자문서의 승인을 요청한 사용자의 단말기(100)로 전자문서의 승인 사항을 전송한다(S350).

이때, 문서보안 처리부(250)가 기동되어 승인이 완료된 전자문서에 대하여 암호화를 실행한다(S360). 이후, 승인이 완료된 전자문서는 완료 문서로 분류되어, 완료된 전자문서의 RAI를 포함하는 전자문서 정보가 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장(S370)되고, 문서 저장부(260)의 제 2 영역(264)에 전자문서가 저장된다(S380).

결재/승인 절차가 완료되어 문서 저장부(260)의 제 2 영역(264)에 전자문서가 저장되면 전자문서의 승인 완료 단계 이전에 문서 저장부(260)의 제 1 영 역(262)에 저장되어 있던 전자문서의 파일은 자동으로 삭제된다. 즉, 전자문서 관리 서버(200) 내에 하나의 전자문서에 대하여 하나의 전자문서 파일만을 저장하여 전자문서의 유일성을 확보한다.

이어서, 도 2 및 5를 참조하여 전자문서 관리 서버(200)에 저장된 전자문서의 열람 방법에 대하여 설명하기로 한다.

먼저, 단말기(100)에서 특정 전자문서의 열람을 위해 응용 프로그램을 기동한다(S500). 응용 프로그램을 이용하여 열람(워드프로세서의 불러오기) 기능을 선택 즉, 전자문서의 열람을 요청(S510)하면 열람 기능 수행의 주체가 응용 프로그램에서 문서관리 모듈(110)로 전환된다. 즉, 후킹 모듈(120)이 기동(S520)되어 응용 프로그램의 열람 기능 수행을 중지시키고, 전자문서의 열람 수행을 문서관리 모듈(110)이 대체하여 수행(S520)하도록 한다.

이를 보다 자세히 설명하면, 사용자가 전자문서의 열람을 위해 응용 프로그램의 열람 기능을 선택하면, 후킹 모듈(120)이 응용 프로그램과 전자문서 관리 모듈(110)을 제어한다. 열람 기능의 수행을 위해 응용 프로그램을 통해 사용자에게 개시되는 메뉴화면(예를 들면, 워드프로세서의 팝업 창)을 전자문서 관리 모듈(110)의 메뉴화면(팝업 창)으로 대체하여 사용자에게 제공하고, 사용자는 전자문서 관리 모듈(110)의 제공하는 메뉴화면을 통해 열람하고자 하는 전자문서를 선택하여 전자문서를 열람하게 된다.

이때, 단말기(100)의 문서관리 모듈(110)은 전자문서의 열람 요청을 전자문서 관리 서버(200)의 EDMS 처리부(210)로 전송(S530)하고, EDMS 처리부(210)는 검 색 처리부(280)와 연동하여 문서 저장부(260) 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 및 전자문서 정보를 검색(S540)하고, 검색 결과를 단말기(100)로 전송(S550)한다.

단말기(100)로 전송된 검색 결과는 전자문서 관리 모듈(110)의 메뉴화면(팝업 창)을 통해 사용자에게 제공하고, 사용자는 전자문서 관리 모듈(110)을 통해 열람하고자 하는 전자문서를 선택하여 열람하게 된다.

여기서, 사용자의 단말기(100)로 전송되는 검색 결과에는 실제 전자문서의 파일이 전송되는 것이 아니라, 전자문서가 저장된 문서저장 위치(URL) 정보와 문서의 RAI를 포함하는 전자문서 정보가 전송된다.

문서의 열람을 요청한 사용자는 문서관리 서버(200)로부터 전송된 검색 결과를 통해 제공되는 메뉴화면(예를 들면, 윈도우 문서 탐색기)에서 자신이 열람하고자 하는 전자문서를 선택(S560)하고, 선택 사항을 전자문서 관리 서버(200)의 EDMS 처리부(210)로 전송한다.

EDMS 처리부(210)는 사용자의 단말기(100)로부터 선택된 전자문서의 저장위치(URL) 정보를 이용하여, 문서 저장부(260)에 저장된 전자문서의 내용을 사용자 단말기(100)로 전송한다(S570). 이때, 사용자 단말기(100)로는 실제 전자문서의 파일은 전송되지 않고, 전자문서의 내용이 사용자 단말기(100)의 휘발성 메모리로 전송되고, 사용자는 단말기(100) 휘발성 메모리에 저장된 전자문서를 로딩하여 전자문서를 열람하게 된다.

이를 사용자 단말기(100)의 측면에서는 바라보면, 열람을 요청한 전자문서의 실제 파일을 전자문서 관리 서버(200)로부터 전송 받아 열람하는 것이 아니라, 전자문서 관리 서버(200)로부터 실제 전자문서가 저장된 문서저장 위치(URL) 정보를 전송 받고, 문서저장 위치(URL) 정보를 통해 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 해당 전자문서를 열람하게 된다.

열람되는 전자문서는 라킹 모듈(130) 및 후킹 모듈(120)의 기동에 의하여 사용자의 단말기(100)에 저장되는 것이 방지되므로, 전자문서 관리 서버(200)에 저장된 전자문서 외에 동일한 전자문서가 다른 곳에 저장되는 것이 방지된다. 이를 통해, 전자문서의 유일성 및 진본성이 확보된다.

도 6은 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템에서 e-mail에 첨부되는 전자문서의 관리 방법을 나타내는 흐름도이다.

도 2 및 6을 참조하여 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템에서 e-mail에 첨부되는 전자문서의 관리 방법에 대하여 설명하기로 한다.

본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은 e-mail을 이용하여 업무를 처리 과정에서도 상술한 전자문서 관리 방법을 적용하여 문서의 유일성, 진본성을 확보할 수 있다.

사용자의 단말기(100)에서 e-mail 작성기를 이용하여 e-mail을 작성한다(S500). 이후, e-mail 내용에 전자문서를 첨부하기 위하여 e-mail 작성기의 파일 첨부 기능을 선택(S510)하면 후킹 모듈(120)이 기동(S520)되어 e-mail에 전자문서를 첨부하는 기능 수행의 주체가 e-mail 작성기에서 전자문서 관리 모듈(110)로 전환된다. 즉, 후킹 모듈(120)이 e-mail 작성기의 전자문서 첨부 기능의 수행을 중지 시키고, 첨부할 전자문서의 선택 기능의 수행을 전자문서 관리 모듈(110)이 대체하여 수행하도록 한다. 이러한, 전자문서 첨부 기능의 수행은 상술한 전자문서의 저장 및 열람과 동일하게 전자문서 관리 모듈(110)에서 제공되는 메뉴화면을 통해 이루어진다.

사용자가 e-mail에 전자문서의 첨부를 선택하면, 전자문서 관리 모듈(110)은 e-mail에 첨부할 전자문서의 검색 요청(S530)을 EDMS 처리부(210)로 전송하고, EDMS 처리부(210)는 검색 처리부(280)와 연동하여 전자문서 저장부(260)에 저장된 전자문서 및 문서정보 데이터 베이스(270)에 저장된 전자문서 정보를 검색한다(S540). 이후, EDMS 처리부(210)는 첨부할 전자문서에 대한 검색 결과를 사용자 단말기(100)로 전송한다. 이때, 사용자 단말기(100)로 전송되는 전자문서의 검색 결과에는 실제 전자문서는 전송되지 않고, 해당 전자문서가 저장된 문서저장 위치(URL) 정보가 전송된다.

사용자는 전자문서 관리 서버(200)로부터 전송된 전자문서 검색 결과를 통해 제공되는 메뉴화면에서 e-mail에 첨부하고자 하는 전자문서를 선택(S550)하면, 실제 전자문사가 아닌 전자문서가 저장된 문서저장 위치(URL) 정보가 e-mail 내용에 첨부된다(S560). 이후, 문서저장 위치(URL) 정보가 첨부된 e-mail을 발송(S570)한다.

한편, 전자문서의 문서저장 위치(URL) 정보가 첨부된 e-mail를 전송 받은 타 사용자는 e-mail에 첨부된 문서저장 위치(URL) 정보를 통해 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여 해당 전자문서를 열람할 수 있다.

상술한 방법을 통해, e-mail에는 실제 전자문서가 첨부되지 않고, 전자문서를 열람할 수 있는 문서저장 위치 정보가 첨부되므로, e-mail을 전송 받은 타 사용자는 해당 전자문서를 열람하기 위해 전자문서 관리 서버(200)에 접속하여야 한다. 전자문서 관리 서버(200)에는 인증을 획득한 사용자만 접속할 수 있고, 전자문서 관리 서버(200)에 접속하는 사용자의 단말기에는 상술한 라킹 정책 및 후킹 정책이 적용됨으로 전자문서 관리 서버(200)에 저장된 전자문서 외에 동일한 전자문서가 다른 곳에 저장되는 것이 방지된다. 이를 통해, e-mail을 이용한 업무의 수행에서도 전자문서의 유일성 및 진본성이 확보된다.

상술한 바와 같은 구성 및 구동방법은 하나의 실시 예로서 본 발명의 청구범위를 제한하는 것은 아니며, 본 발명의 기술적 사상을 변경하지 아니하는 범위 내에서 다양한 변경과 수정이 가능함은 본 발명이 속하는 분야의 당 업자에게는 자명함을 알 수 있다.

본 발명은 본 발명의 정신 및 필수적 특징을 벗어나지 않는 범위에서 다른 특정한 형태로 구체화될 수 있음은 당업자에게 자명하다. 따라서, 상기의 상세한 설명은 모든 면에서 제한적으로 해석되어서는 아니 되고 예시적인 것으로 고려되어야 한다. 본 발명의 범위는 첨부된 청구항의 합리적 해석에 의해 결정되어야 하고, 본 발명의 등가적 범위 내에서의 모든 변경은 본 발명의 범위에 포함된다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템을 통해 관리되는 전자문서의 라이프 사이클을 나타내는 도면. 도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 문서관리 방법을 통해 관리되는 문서의 라이프 사이클을 나타내는 도면.

도 2는 본 발명의 실시 예에 따른 문서관리 방법을 지원하는 단말기와 전자문서 관리 서버의 구성을 나타내는 도면.

도 3은 본 발명의 실시 예에 따른 단말기의 초기화 과정을 나타내는 흐름도.

도 4는 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템을 이용한 전자문서 관리방법을 나타내는 흐름도.

도 5는 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템에서 전자문서의 로딩 방법의 일 예를 나타내는 흐름도.

도 6은 본 발명의 실시 예에 따른 전자문서 통합관리 시스템에서 e-mail에 첨부되는 전자문서의 관리 방법을 나타내는 흐름도.

<도면 주요 부분에 대한 부호의 설명>

100 : 사용자 단말기 110 : 전자문서 관리 모듈

120 : 후킹(Hooking) 모듈 130 : 라킹(Locking) 모듈

140 : 사용자 인증(SSO) 모듈 150 : 전자문서 변환 모듈

200 : 전자문서 관리 서버 210 : EDMS 처리부

220 : 후킹 처리부 230 : 라킹 처리부

240 : 사용자 인증(SSO) 처리부 250 : 전자문서 보안(DRM) 처리부

260 : 문서 저장부 262 : 제 1 영역(진행 문서함)

264: 제 2 영역(완료 문서함) 270 : 문서정보 데이터 베이스

280 : 검색 처리부 290 : 백업부

300 : 타 시스템

Claims

전자문서 관리 서버와 단말기를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서,

상기 전자문서 관리 서버와 접속하여 단말기 사용자에 대한 인증을 수행하는 단계;

상기 단말기 사용자 인증이 성공하면, 단말기에서 전자문서의 저장 영역을 제어하는 라킹 정책 및 후킹 정책을 적용하는 단계;

상기 단말기내 응용 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서의 저장시,

상기 후킹 정책에 따라 기동된 전자문서 관리 모듈이 상기 전자문서의 작성이 완료이면 상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하는 단계를 포함하고,

상기 라킹 정책은 상기 단말기내 저장 영역을 제한하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

상기 라킹 정책 및 후킹 정책을 점검하는 단계는

상기 단말기에 설치된 라킹 정책 및 후킹 정책과 상기 전자문서 관리 서버에 설치된 현재의 라킹 정책 및 후킹 정책을 각각 비교하고,

비교결과, 상기 단말기에 설치된 라킹 정책과 후킹 정책 중 적어도 하나가 상기 전자문서 관리 서버에 설치된 현재의 라킹 정책 및 후킹 정책과 다른 경우 현재의 라킹 정책 또는 후킹 정책으로 갱신하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하는 단계에 있어서,

상기 후킹 정책에 따라 기동된 전자문서 관리 모듈이 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버의 환경에 적합하도록 변환하여 상기 전자문서 관리 서버로 전송하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

전자문서의 저장시에 전자문서의 작성이 미완료인 경우,

전자문서 관리 모듈이 미완료된 전자문서를 상기 단말기에 마련된 저장 영역에 임시 저장하도록 하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

상기 RAI는 전자문서의 작성자, 결재자, 승인자 및 위임자에 대한 정보를 포 함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

상기 전자문서 정보는

상기 전자문서의 종류, 관련 사업, 관련 부서, 작성 시점, 서지 사항, 키워드, 배포자, 보존 기한의 정보를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
제 1 항에 있어서,

상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하는 단계에 있어서,

상기 전자문서 관리 서버로부터 제공되는 저장 영역의 디렉토리 정보를 수신하는 단계;

수신된 저장 영역의 디렉토리 정보를 전자문서 관리 모듈을 통해 사용자에게 개시하는 단계;

선택된 저장 영역의 디렉토리 정보를 전자문서 정보에 포함하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기의 동작방법.
라킹 정책과 후킹 정책이 설치된 사용자 단말기와 전자문서를 통합 저장 관리하는 전자문서 관리 서버를 포함하는 전자문서 관리 시스템에 있어서,

전자문서 저장시 제 1 사용자 단말기로부터 전송된 전자문서 및 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 수신하는 단계;

상기 전자문서를 저장 수단의 제 1 영역에 저장하고, 제 1 영역에 저장된 전자문서의 디렉토리 정보, 저장위치 정보를 포함하는 전자문서 정보를 문서정보 데이터 베이스에 기록하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버의 동작방법.
제 8 항에 있어서,

상기 전자문서 정보가 승인 요청사항을 포함하는 경우, 상기 승인 요청사항을 확인하고, 상기 저장위치 정보를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 정보에 해당하는 제 2 사용자 단말기로 전송하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 서버의 동작방법.
제 9 항에 있어서,

상기 제 2 사용자 단말기로부터 전자문서의 승인 사항을 수신하는 단계;

상기 승인 사항을 상기 제 1 사용자 단말기로 통지하는 단계;

상기 제 1 영역에 저장된 전자문서를 읽고, 암호화하여 상기 저장 수단의 제 2 영역에 저장하고, 제 2 영역의 저장위치 정보로 상기 문서정보 데이터 베이스를 갱신하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 서버의 동작방법.
제 9 항에 있어서,

상기 제 2 사용자 단말기로부터 전자문서의 반려 사항을 수신하는 단계;

상기 반려 사항을 상기 제 1 사용자 단말기로 통지하는 단계;

반려된 전자문서의 저장위치 정보를 상기 제 1 사용자 단말기로 전송하는 단계를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 관리 서버의 동작방법.
전자문서 통합관리 시스템에 있어서,

전자문서 관리 서버와 접속하여 단말기의 사용자에 대한 인증을 수행하는 사용자 인증모듈;

상기 사용자 인증 결과에 따라 상기 단말기내에 저장 영역을 제한하는 라킹 정책을 적용하는 라킹 모듈;

응용 프로그램의 동작을 제어하는 후킹 정책을 적용하는 후킹 모듈;

상기 응용 프로그램을 이용하여 작성된 전자문서의 저장시 상기 후킹 모듈에 의해 구동되고, 상기 전자문서의 작성이 완료이면 상기 전자문서와 RAI를 포함하는 전자문서 정보를 상기 전자문서 관리 서버로 전송하도록 하는 문서관리 모듈을 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기.
제 12 항에 있어서,

상기 전자문서 관리 서버로 전송되는 전자문서 및 전자문서 정보를 상기 전 자문서 관리 서버의 환경에 적합하도록 변환하는 문서관리 모듈을 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기.
제 12 항에 있어서,

상기 전자문서 관리 모듈은 상기 후킹 정책에 따라 기동되어 상기 전자문서가 작성이 미완료인 경우, 상기 전자문서를 단말기내에 임시로 저장하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 단말기.
라킹 정책과 후킹 정책이 설치된 사용자 단말기와 전자문서를 통합 저장 관리하는 전자문서 관리 서버를 포함하는 전자문서 통합관리 시스템에 있어서,

상기 사용자 단말기로부터의 사용자 인증 요청을 처리하는 사용자 인증 처리부;

상기 사용자 단말기의 라킹 정책과 현재의 라킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기의 라킹 정책의 갱신을 수행하는 라킹 처리부;

상기 사용자 단말기의 후킹 정책과 현재의 후킹 정책을 비교하고, 비교 결과에 따라 사용자 단말기의 후킹 정책의 갱신을 수행하는 후킹 처리부;

상기 사용자 단말기로부터 전자문서 및 전자문서 정보를 수신시,

상기 전자문서의 상태, 전자문서 및 전자문서 정보를 저장하도록 전송하고,

상기 전자문서의 열람 요청을 수신시,

상기 전자문서의 저장위치 정보 및 전자문서 정보를 전송하는 EDMS 처리부;

상기 EDMS 처리부로부터 전송된 전자문서의 상태에 따라 전자문서를 서로 다른 저장 영역에 저장하는 문서 저장부; 및

상기 전자문서의 저장위치 정보 및 상기 전자문서에 대한 정보를 저장하는 문서정보 데이터 베이스를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.
제 15 항에 있어서,

상기 EDMS 처리부를 경유하는 상기 전자문서의 보안 사항을 제어하는 문서보안 처리부를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.
제 15 항에 있어서,

사용자 단말기로부터의 전자문서 또는 전자문서 정보에 대한 검색 요청시,

검색 요청에 따라 상기 문서 저장부에 저장된 전자문서 및 상기 문서정보 데이터 베이스에 저장된 전자문서 정보를 검색하고,

검색 결과를 상기 EDMS 처리부로 전송하는 검색 처리부를 추가로 포함하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.
제 15 항에 있어서,

라킹 정책이 변경될 때마다 새로운 라킹 정책이 저장되는 라킹 데이터 베이 스를 추가로 포함하는 것을 특징으로 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.
제 15 항에 있어서,

후킹 정책이 변경될 때마다 새로운 후킹 정책이 저장되는 후킹 데이터 베이스를 추가로 포함하는 것을 특징으로 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.
제 15 항에 있어서,

상기 저장 영역은

전자문서의 상태가 결재 및 승인 전인 전자문서를 저장하는 제 1 영역과;

전자문서의 상태가 결재 또는 승인 후인 전자문서를 저장하는 제 2 영역으로 구성되는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리를 지원하는 전자문서 관리 서버.