KR100434728B1

KR100434728B1 - 전자문서 자동집결이 가능한 전자문서통합관리 시스템 및방법

Info

Publication number: KR100434728B1
Application number: KR1020030032953A
Authority: KR
Inventors: 김종철
Original assignee: (주)드림투리얼리티
Priority date: 2003-05-23
Filing date: 2003-05-23
Publication date: 2004-06-07

Abstract

본 발명은 지식정보시스템의 구축에 있어서 중요한 요소인 전자문서의 자동화된 통합저장 및 관리에 관한 것으로서, 사내에서 발생된 모든 전자문서가 사용자PC의 하드디스크가 아닌 전자문서서버에 연결된 데이터베이스에 보관 및 관리되는 시스템 및 방법에 관한 것이다.

본 발명에 있어서 구성요소로서는, 사용자가 소정의 전자문서관리서버에 접속하여 전자문서를 전송하는 기능을 갖추며 전자문서를 작성할 수 있는 워드프로세서, 스프레드시트 등의 사무용프로그램이 설치된 사용자PC(100); 사용자의 전자문서들을 통합적으로 저장하는 통합저장데이터베이스(210); 상기 사용자PC(100)로 접속 연결되며, 상기 사무용프로그램을 사용하려는 자가 사용자PC로 접속하여 사용자확인을 한 후, 자신의 사용자PC(100)의 메모리 상에서 상기 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하고, 상기 작성된 전자문서를 통합적으로 통합저장데이터베이스(210)에 저장하도록 하는 전자문서관리프로그램이 설치된 전자문서관리서버 (200); 상기 사용자PC(100)와, 통합저장데이터베이스(210)와 전자문서관리서버 (200)를 상호 연결하는 통신망(300)(인터넷망 또는 네트워크망)을 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

또한, 본 발명은 상기 전자문서 통합관리 시스템을 통한 전자문서 통합관리방법에 관한 것으로서, 전자문서를 작성하고자 하는 사용자가 자신의 사용자PC를 사용하여 전자문서관리서버에 접속하는 단계; 상기 전자문서관리서버에 접속한 사용자에 대한 사용자확인절차를 거치는 단계; 상기 사용자PC의 메모리 상에서 전자문서서버와의 접속기능이 구비된 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하는 단계; 상기 작성된 사용자의 전자문서를 통신망(인터넷망 또는 네트워크망)을 이용하여 전자문서관리서버에 연결된 통합저장데이터베이스에 저장하는 단계;를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

Description

전자문서 자동집결이 가능한 전자문서통합관리 시스템 및 방법{A SYSTEM FOR INTEGRATIVE MANAGEMENT OF ELECTRONIC DOCUMENTS AND A METHOD THEREOF}

본 발명은 지식정보시스템 구축을 위한 자동화된 전자문서 통합관리 시스템 및 방법에 관한 것이다.

일반적으로 기업 내에서 사용하는 전자문서의 종류는 워드프로세서 파일이나 스프레드시트 파일에서부터 도면이나 그래픽, 동영상 파일에 이르기까지 다양하게 존재한다. 이렇듯 다양한 전자문서는 사용자PC에서 각각의 응용소프트웨어를 통해 사용자PC의 하드디스크에서 관리되어 왔다.

종래의 전자문서관리시스템(EDMS시스템) 또는 지식관리시스템(KMS)은 사용자PC의 하드디스크에 존재하는 사용자의 정보를 사용자가 일일이 전자문서관리서버에 전송해주어야 했고, 이러한 상황에서 시스템 구축에 있어서 정보의 집결이라는 어려움에 봉착하게 되었다. 대부분의 사용자는 자신이 가지고 있는 정보들을 보유한 전자문서를 서버에 올리기를 꺼려하거나 귀찮아하는 경향을 가지고 있고, 사용자들을 보유한 회사측에서는 회사에서 발생한 많은 정보를 집결하기 위해 많은 방법을 동원했지만 정보의 통합관리는 매우 어려운 문제로 대두되었다. 많은 회사에서 정보를 서버에 올리는 횟수를 가지고 포상을 하고 있다는 것만 봐도 정보의 집결이 큰 문제임을 알 수 있다. 따라서 기존의 전자문서관리시스템은 대부분 시스템 본연의 문제가 아닌, 사용자의 비협조로 인하여 구축 본연의 목적을 달성하지 못하는 문제가 발생하게 되었다. 기업체, 관공서의 주체 측의 입장에서 볼 때는 사무실에서 발생된 모든 전자문서를 회사가 자동적으로 관리하여 정보시스템을 구축하기를 원하고 있으나, 종사하는 직원입장에서는 이러한 정보의 공개를 원치 않고, 귀찮아하는 경우가 대부분이다.

본 발명은 종래의 문제점을 해결하기 위하여 안출된 것으로, 사용자가 소정의 전자문서관리서버에 접속하여 전자문서를 전송하는 기능을 갖추며 전자문서를 작성할 수 있는 워드프로세서, 스프레드시트 등의 사무용프로그램이 설치된 사용자PC; 사용자의 전자문서들을 통합적으로 저장하는 통합저장데이터베이스; 상기 사용자PC로 접속 연결되며, 상기 사무용프로그램을 사용하려는 자가 사용자PC로 접속하여 사용자확인을 한 후, 자신의 사용자PC의 메모리 상에서 상기 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하고, 상기 작성된 전자문서를 통합적으로 통합저장데이터베이스에 저장하도록 하는 전자문서관리프로그램이 설치된 전자문서관리서버; 상기 사용자PC와, 통합저장데이터베이스와 전자문서관리서버를 상호 연결하는 통신망(인터넷망 또는 네트워크망)을 포함하여 이루어지는 전자문서 통합관리 시스템을 제공함을 목적으로 한다.

또한, 본 발명은 상기 전자문서 통합관리 시스템을 이용한 전자문서 통합관리 방법을 제공함을 그 목적으로 한다.

본 발명에 의하여 발생되어지는 모든 전자문서는 발생시점에서 사용자의 의사와 관계없이 자동적으로 전자문서서버에 통합 관리되는 것을 목적으로 한다.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 전자문서 통합관리 시스템의 전체 구성도

도 2는 본 발명의 일실시예에 따른 시스템을 통한 전자문서 처리에 관한 개략도

도 3은 본 발명의 일실시예에 따른 기존 전자문서 작업에 있어서의 순서도

도 4는 본 발명의 일실시예에 따른 전자문서의 사용자PC로의 복사에 대한 순서도

도 5는 본 발명의 일실시예에 따른 외부수신 전자문서의 보기에 대한 순서도

* 도면의 주요 부분에 대한 부호 설명 *

100 : 사용자PC 200 : 전자문서관리서버

300 : 통신망 210 : 통합저장데이터베이스

본 발명은 전자문서 통합관리 시스템에 관한 것으로서, 사용자가 소정의 전자문서관리서버에 접속하여 전자문서를 전송하는 기능을 갖추며 전자문서를 작성할수 있는 워드프로세서, 스프레드시트 등의 사무용프로그램이 설치된 사용자PC; 사용자의 전자문서들을 통합적으로 저장하는 통합저장데이터베이스; 상기 사용자PC로 접속 연결되며, 상기 사무용프로그램을 사용하려는 자가 사용자PC로 접속하여 사용자확인을 한 후, 자신의 사용자PC의 메모리 상에서 상기 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하고, 상기 작성된 전자문서를 통합적으로 통합저장데이터베이스에 저장하도록 하는 전자문서관리프로그램이 설치된 전자문서관리서버; 상기 사용자PC와, 통합저장데이터베이스와 전자문서관리서버를 상호 연결하는 통신망(인터넷망 또는 네트워크망)을 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

또한, 본 발명은 상기 전자문서 통합관리 시스템을 통한 전자문서 통합관리 방법에 관한 것으로서, 전자문서를 작성하고자 하는 사용자가 자신의 사용자PC를 사용하여 전자문서관리서버에 접속하는 단계; 상기 전자문서관리서버에 접속한 사용자에 대한 사용자확인절차를 거치는 단계; 상기 사용자PC의 메모리 상에서 전자문서서버와의 접속기능이 구비된 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하는 단계; 상기 작성된 사용자의 전자문서를 통신망(인터넷망 또는 네트워크망)을 이용하여 전자문서관리서버에 연결된 통합저장데이터베이스에 저장하는 단계;를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

본 발명에서는 전자문서를 처리하기 위하여 크게 네가지 기능을 구비한다. 첫 번째는 새롭게 작성되는 전자문서에 대하여 자동적으로 전자문서관리서버에 전송되는 기능이고, 두 번째는 사용자가 기존에 작성된 전자문서를 가져와서 수정하고 버전관리를 하는 기능이고, 세 번째는 사용자가 전자문서관리서버에 존재하는 문서를 필요로 하는 경우 전자문서관리서버에서 하드디스크로 전송해오는 기능이고, 네 번째는 외부에서 수신되는 전자문서를 보기 위하여 전자문서서버에 우선적으로 전송하여 등록한 후 문서를 볼 수 있는 기능이다. 본 발명에서 제공하는 4가지 기능은 사용자가 불편함이 없이 모든 전자문서를 자동적으로 통합관리하기 위함이다.

본 발명은 사용자PC에서 사용되는 어플리케이션 프로그램의 메모리 상에서 작성된 전자문서의 일차적인 저장을 통합전자문서서버에서 처리함으로서 사용자는 자신의 의지와 상관없이 전자문서서버에 모든 전자문서를 자동적으로 통합저장데이터베이스(210)에 보관하게 된다. 또한 사용자PC의 ID와 패스워드에 의하여 전자문서관리서버에서는 자동적으로 해당 사용자의 정보를 관리 및 보관함으로써 어플리케이션 프로그램에서는 전자문서관리서버의 아이디 수를 이용하여 전체 사용자를 한정할 수 있다.

또한, 본 발명에 의하면, 전자문서관리서버를 운용하는 관리자가 사용자의 아이디를 이용하여 사용자의 수를 제한함으로써 사무용프로그램의 불법적인 사용을 막을 수 있다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명에 의한 전자문서 통합관리 시스템의바람직한 실시예를 상세하게 설명한다.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 전자문서 통합관리 시스템의 전체 구성도이다. 도 1에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일실시예에 따른 전자문서 통합관리 시스템은,

사용자가 소정의 전자문서관리서버에 접속하여 전자문서를 전송하는 기능을 갖추며 전자문서를 작성할 수 있는 워드프로세서, 스프레드시트 등의 사무용프로그램이 설치된 사용자PC(100); 사용자의 전자문서들을 통합적으로 저장하는 통합저장데이터베이스(210); 상기 사용자PC(100)로 접속 연결되며, 상기 사무용프로그램을 사용하려는 자가 사용자PC로 접속하여 사용자확인을 한 후, 자신의 사용자PC(100)의 메모리 상에서 상기 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하고, 상기 작성된 전자문서를 통합적으로 통합저장데이터베이스(210)에 저장하도록 하는 전자문서관리프로그램이 설치된 전자문서관리서버(200); 상기 사용자PC(100)와, 통합저장데이터베이스(210)와 전자문서관리서버(200)를 상호 연결하는 통신망(300)(인터넷망 또는 네트워크망)을 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명에 의한 상기 전자문서 통합관리 시스템을 이용하는 전자문서 통합관리 방법의 바람직한 실시예를 상세하게 설명한다.

도 2는 본 발명의 일실시예에 따른 시스템을 통한 전자문서 처리에 관한 개략도이다. 도 2에 도시된 바와 같이, 도 2는 본 발명의 일실시예에 따른 시스템을 통한 전자문서 처리는, 전자문서를 작성하고자 하는 사용자가 자신의사용자PC(100)에 설치되어 있는 사무용 프로그램을 사용하여 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S110); 상기 전자문서관리서버(200)에 접속한 사용자에 대한 사용자확인절차를 거치는 단계(S120); 상기 사용자PC(100)의 메모리 상에서 전자문서를 작성하는 단계(S130); 상기 작성된 사용자의 전자문서를 통합적으로 저장하는 수단인 통합저장데이터베이스(210)에 전송 및 저장하는 단계(S140);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

본 발명 의한 전자문서관리 데이터는, 파일명에 대한 정보와, 사용자에 대한 고유한 코드와, 파일이 생성되거나 갱신됨에 따라 지정되는 버전정보와, 회사, 그룹, 개인에 대한 전자문서의 읽기(r), 쓰기(w)에 대한 권한정보를 포함하여 이루어지는 것이 바람직하다. 예를 들어, 전자문서관리 데이터중, 파일명에는 기안서.doc, 코드명에는 117, 버전정보에는 v1.25, 권한정보에는 r-rw-rw로서, 회사원 전체에는 읽기(r), 사용자가 속한 그룹에는 읽기(r)와 쓰기(w), 사용자 개인에게는 읽기(r)과 쓰기(w)를 포함하여 이루어진다.

도 3은 본 발명의 일실시예에 따른 기존 전자문서 작업에 있어서의 순서도이다. 도 3에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일실시예에 따른 기존 전자문서에 대한 작업은, 사용자가 사용자PC의 사무용 프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S210); 사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S220); 상기 사무용프로그램으로 기존문서를 선택하여 전송해오는단계(S230); 상기 사무용프로그램으로 기존문서에 수정 또는 추가작업을 하는 단계(S240); 상기 문서작업완료후 전자문서에 대한 버전을 지정하는 단계(S250); 통합저장데이터베이스(210)에 작성된 전자문서데이터 및 버전정보를 업데이트한 후 전송 및 저장하는 단계(S260);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

상기 기존 전자문서 작업에 있어서 전자문서데이터는 변경되는 부분만을 버전에 따라 저장되도록 하고, 이를 불러올 때 상기 변경된 부분이 반영되도록 함으로써 저장 공간의 낭비를 방지하도록 하는 것이 바람직하다.

한편, 본 발명의 일실시예에 따른 새로운 전자문서 작업은, 사용자가 사용자PC에 설치된 사무용프로그램으로 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계; 사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계; 상기 사무용프로그램으로 새문서 작업을 하는 단계; 상기 새문서작업완료후 전자문서에 대한 권한을 설정하고, 파일이름 및 버전을 정하는 단계; 통합저장데이터베이스(210)에 작성된 전자문서데이터 및 사용자정보, 권한, 파일명, 버전정보를 전송 및 저장하는 단계;를 포함하여 이루어진다.

도 4는 본 발명의 일실시예에 따른 사용자가 개인적인 전자문서 보관을 원할 경우 전자문서의 사용자 PC로의 복사에 대한 순서도이다. 도 4에 도시된 바와 같이, 본 발명의 일실시예에 따른 전자문서의 사용자PC로의 복사는, 사용자가 사용자PC(100)의 사무용프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S310); 사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S320); 전송메뉴를 선택하는 단계(S330); 전송파일을 선택하는 단계(S340); 상기 선택된 파일에 대한 전송을 실행하여 상기 사용자PC(100)의 보조메모리에 저장하는 단계(S350);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다. 상기 보조메모리는 통상 사용자PC(100)의 하드디스크를 이른다.

도 5는 본 발명의 일실시예에 따른 외부에서 수신한 전자문서를 보기 원할 경우 전자문서를 먼저 전자문서관리서버에 전송 및 저장하고 보는 순서도이다. 도5에 도시된 바와 같이 본 발명의 일실시예에 따른 외부에서 수신된 문서를 보기 위한 방법은, 사용자가 사용자PC(100)의 사무용프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S410); 사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S420); 외부에서 수신된 전자문서를 선택하는 단계(S430); 상기 선택된 문서파일을 전자문서관리서버에 연결된 통합저장데이터베이스에 전송 및 저장하는 단계(S440); 상기 선택된 문서파일의 내용을 보는 단계(S450);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 한다.

따라서, 본 발명은 지식정보시스템 구축에 있어서 사용자가 자동적으로 전자문서관리서버(200)에 연결된 통합저장데이터베이스(210)에 전자문서를 보관하게 하고, 사용자가 개인적으로 가지고 있는 정보를 시스템 통합관리자가 운영할 수 있게 함으로써, 효율적인 지식정보시스템 구축을 가능하게 한다. 이렇게 구축된 정보는 전자문서관리시스템의 검색기능을 통하여 권한부여에 따른 정보의 공유가 가능하게한다.

상기한 바와 같은 구성 및 작용은 하나의 실시예로서 본 발명의 청구범위를 제한하는 것은 아니며, 본 발명의 기술적 사상을 변경하지 아니하는 범위내에서 다양한 변경과 수정이 가능함은 본 발명이 속하는 분야에 종사하는 자에게는 자명한 것이다.

이상의 구성 및 작용을 지니는 본 발명에 따른 전자문서 자동 전송 및 통합관리 시스템 및 방법은, 지식정보시스템 구축에 있어서 가장 큰 문제로 대두되고 있는 정보의 집결을 자동화함으로써 효율적인 지식정보시스템 구축이 가능하다.

또한, 본 발명에 의하여 발생되어지는 모든 전자문서는 발생시점에서 사용자의 의사와 관계없이 자동적으로 전자문서서버에 통합 관리되고, 전자문서관리서버를 운용하는 관리자가 사용자의 아이디를 이용하여 사용자의 수를 제한함으로써 사무용프로그램의 불법적인 사용을 막을 수 있다.

Claims

전자문서를 통합적으로 관리하는 시스템에 있어서,

사용자가 소정의 전자문서관리서버에 접속하여 전자문서를 전송하는 기능을 갖추며 전자문서를 작성할 수 있는 워드프로세서, 스프레드시트 등의 사무용프로그램이 설치된 사용자PC(100); 사용자의 전자문서들을 통합적으로 저장하는 통합저장데이터베이스(210); 상기 사용자PC(100)로 접속 연결되며, 상기 사무용프로그램을 사용하려는 자가 사용자PC로 접속하여 사용자확인을 한 후, 자신의 사용자PC(100)의 메모리 상에서 상기 사무용프로그램을 사용하여 전자문서를 작성하고, 상기 작성된 전자문서를 통합적으로 통합저장데이터베이스(210)에 저장하도록 하는 전자문서관리프로그램이 설치된 전자문서관리서버(200); 상기 사용자PC(100)와, 통합저장데이터베이스(210)와 전자문서관리서버(200)를 상호 연결하는 통신망(300)(인터넷망 또는 네트워크망)을 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 시스템
전자문서를 통합적으로 관리하는 방법에 있어서,

전자문서를 작성하고자 하는 사용자가 자신의 사용자PC(100)에 설치되어 있는 사무용 프로그램을 사용하여 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S110);

상기 전자문서관리서버(200)에 접속한 사용자에 대한 사용자확인절차를 거치는 단계(S120);

상기 사용자PC(100)의 메모리 상에서 전자문서를 작성하는 단계(S130);

상기 작성된 사용자의 전자문서를 통합적으로 저장하는 수단인 통합저장데이터베이스(210)에 전송 및 저장하는 단계(S140);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 방법.
전자문서를 통합적으로 관리하는 방법에 있어서,

사용자가 사용자PC에 설치된 사무용프로그램으로 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계;

사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계;

상기 사무용프로그램으로 새문서 작업을 하는 단계;

상기 새문서작업완료후 전자문서에 대한 권한을 설정하고, 파일이름 및 버전을 정하는 단계;

통합저장데이터베이스(210)에 작성된 전자문서데이터 및 사용자정보, 권한,파일명, 버전정보를 전송 및 저장하는 단계;를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 방법.
전자문서를 통합적으로 관리하는 방법에 있어서,

사용자가 사용자PC의 사무용 프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S210);

사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S220);

상기 사무용프로그램으로 기존문서를 선택하여 전송해오는 단계(S230);

상기 사무용프로그램으로 기존문서에 수정 또는 추가작업을 하는 단계(S240);

상기 문서작업완료후 전자문서에 대한 버전을 지정하는 단계(S250);

통합저장데이터베이스(210)에 작성된 전자문서데이터 및 버전정보를 업데이트한 후 전송 및 저장하는 단계(S260);를 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 방법.
전자문서를 통합적으로 관리하는 방법에 있어서,

사용자가 사용자PC(100)의 사무용프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S310);

사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S320);

전송메뉴를 선택하는 단계(S330);

전송파일을 선택하는 단계(S340);

상기 선택된 파일에 대한 전송을 실행하여 상기 사용자PC(100)의 보조메모리에 저장하는 단계(S350);를 포함하여 상기 전자문서가 사용자 PC에 복사되는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 방법.
전자문서를 통합적으로 관리하는 방법에 있어서,

사용자가 사용자PC(100)의 사무용프로그램을 실행시켜 전자문서관리서버(200)에 접속하는 단계(S410);

사용자 계정 및 패스워드를 입력하여 로그인하는 단계(S420);

외부에서 수신된 전자문서를 선택하는 단계(S430);

상기 선택된 문서파일을 전자문서관리서버에 연결된 통합저장데이터베이스에 전송 및 저장하는 단계(S440);

상기 선택된 문서파일의 내용을 보는 단계(S450);를 포함하여 사용자가 상기 외부에서 수신된 문서를 열람하는 것을 특징으로 하는 전자문서 통합관리 방법.