CN101552744B - 基于消息系统客户端的电子消息处理方法和系统 - Google Patents

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Abstract

本发明涉及应用于与电子消息客户端的用户(3)相关联的收件箱中的电子消息的管理方法，电子消息客户端整合在通信系统(1)中。根据本发明，用户(3)可以在电子消息客户端(2)内为每条所述电子消息分配存档规则，存档规则的定义一方面包括动作列表中的至少一个动作，动作的实现容易被所述通信系统(1)检测到，并且另一方面包括涉及所述通信系统(1)内的位置的信息(115，215)，当所述动作完成时所述消息被移动到该位置。所述通信系统(1)检测到动作的实现时所述消息实际上被移动到所述位置(115，215)。

Description

基于消息系统客户端的电子消息处理方法和系统
技术领域
本发明涉及电子邮件消息传送系统领域，特别地涉及用于处理邮件系统客户端用户收件箱中的电子消息的方法，以及用于实施所述方法的特定的系统。
背景技术
最初电子邮件的目的是用于在公司网络内交换专业消息，现在它不仅用于个人目的，也用于承载各种广告。由于消息的主题和源可以是各种种类，自然地也开发出了过滤工具。
第一类过滤工具直接地作用于消息传送系统服务器，其中这种工具基本地被设计成自动地删除被认为是不期望的消息。
第二类过滤工具与邮件客户端如Outlook或Kmail的使用相关联。这些工具使用户在通过电子消息客户端从电子消息服务器下载消息时，可以对消息分类以协助阅读在电子消息客户端上收到并且查看的消息。过滤特别地基于对消息的“主题”和“源”字段的分析。这样，消息一从电子消息客户端被下载，就可以根据用户预先创建的选择标准被转移到电子消息客户端的特定文件夹中。
然而，当选择规则由用户从他的/她的电子消息客户端内定义时，它将应用于用户将接收的所有未来的消息，用户不能考虑消息的内容。为此，这些选择工具往往仅用于对一看即知是无关或不重要的消息分类。
然而，在很多情况下，接收的消息可能在某个可变的期间或时段内是重要的，但后来就变成过时的了，从这个意义上来说其相关性是变化的。
一些电子消息客户端考虑了消息过时的这种概念并且向用户建议用于到达电子消息客户端收件箱的消息的自动存档工具。使用这些工具，用户可以创建特定的位置，电子消息客户端的收件箱中的在某个日期之前收到的所有消息都被自动地移动到该位置。因此使用这些工具就不可能将每条消息存档到特别地适于消息的内容或主题的文件夹。
而且，重要性和过时的标准一般地不仅取决于收到消息的日期。更特别地，只要由消息内容生成的某些任务尚未完成，这些消息就被用户认为是重要的。
这样，用户在接收并且阅读消息时，作为例子而不是限制性地，可以决定可能需要通过电子消息、电话或传真联系某人，或编辑通信系统内管理的文件，或者替代地，计划会议。
接收该类型消息的用户一般地不是在收到并且阅读消息之时就直接地行动。因此在新消息不断到达的同时，用户必须记得他或她必须完成的任务。另一方面，一旦任务完成，生成完成该任务的需要的消息将被淹没在用户第一次阅读该消息和任务完成时间之间电子消息客户端上接收的大量消息中。如果用户不希望在他的/她的收件箱中有繁乱的消息累积，他/她将需要在他的/她的收件箱的消息中再次找到涉及该任务的消息，并且完成手工存档操作。对于用户而言该任务不仅不方便，而且也特别浪费时间。
发明内容
本发明的目的在于改善用户电子消息的管理，使电子消息客户端收件箱中的消息可以在适当的时间存档于最适于消息内容的位置。
本发明基于的事实是：可以由电子消息的内容触发的大部分任务都可以通过使用电子消息客户端所属的通信系统的部分来实现。
这样，本发明的第一目的涉及应用于与电子消息客户端的用户相关联的收件箱中的电子消息的管理方法，该电子消息客户端整合在通信系统中，该管理方法的特征在于：用户可以从电子消息客户端内为每条所述电子消息分配存档规则，存档规则的定义一方面包括动作列表中的至少一个动作，动作的实现容易被所述通信系统检测到，并且另一方面包括涉及所述通信系统内的位置的信息，当所述动作完成时所述消息被移动到该位置，并且在于：所述通信系统检测到动作的实现时所述消息实际地被移动到所述位置。
本发明的第二目的涉及包括电子消息客户端的通信系统，用以管理与所述电子消息客户端的用户相关联的收件箱中的电子消息，其特征在于：所述电子消息客户端包括使用户可以为每条所述电子消息分配存档规则的装置，存档规则的定义一方面包括动作列表中的至少一个动作，动作的实现容易被所述通信系统检测到，并且另一方面包括涉及所述通信系统内的位置的信息，当所述动作完成时所述消息被移动到该位置，并且在于：通信系统另外包括检测关联到所述消息的动作已完成的检测装置，以及生成存档命令以在检测到动作已完成的事实时将所述消息移动到所述位置的装置。
附图说明
在下文参照唯一附图的描述中，可以理解本发明的其他特征和优势。
唯一附图示意性地示出特别地适于公司网络的通信系统的优选体系结构。
具体实施方式
如图所示，通信系统1包括电子消息客户端2，其能够管理来自通信系统1的多个用户的电子消息。下面将特别地解释用户3的收件箱中的电子消息的处理，在图中通信系统1的其他用户由参考标号31表示。
而且，当通信系统1整合在公司网络中，其一般地包括不同的通信装置，特别地，如：
-一个或更多电子消息服务器101，使用户3，31可以发送或接收电子消息；
-组成打印系统102的一台或更多网络打印机，使用户3，31可以打印文档；
-组成传真机系统103的一台或更多传真机，使用户3，31可以发送或接收传真；
-组成电话系统104的一部或更多电话机，使用户3，31可以实现电话通信；
通信系统1也可以包括：
-文件管理器105，使用户3，31特别地可以编辑、移动或删除文件；
-网络连接管理器106，也称为代理系统并且主要使用户可以浏览因特网或内联网站点并且完成FTP上传或下载；
通信系统1也可以包括协同应用管理装置，特别地，如：
-数据库107，108，109，使得可以记录与Wiki页面、协同FAQ或blog有关的数据，无论这些数据库是否是由通信系统1提供的；
-数据库110，使得可以存储与由协同应用发出的RSS流有关的数据，无论该数据库是否是由通信系统1提供的；
-数据库111，112，主要使得可以存储由不同用户3，31共享的任务信息或计划信息。
当通信系统1由若干用户共享，其一般地包括所述通信系统1的用户权限管理装置113，该装置使通信系统1的每个用户3，31可能与不同的特征如连接权限或使用通信系统1内可用程序或系统的权限相关联。
上述全部组件的集合有规律地由代理114a，114b，114c，114d控制，其基本地控制这些组件的操作、在线以及可对其进行的不同变更。
通信系统主要包括接口4a，4b，4c，4d的集合，分别地被称为通信接口，系统接口，协同接口和管理接口，一方面使系统用户3，31可以访问上述不同的元件以使他/她可以使用这些元件，并且另一方面使通信系统1与通信系统1外部的元件接口连接。
如前所述，由电子消息客户端2的特定用户3收到的电子消息的内容引起的不同任务一般地通过通信系统1的多个元件之一完成。
基于该事实，本发明提出使用户3可以为他的/她的收件箱中的每条消息定义存档规则，根据该存档规则他/她可以定义在动作列表中的至少一个动作，该动作的实现可以被通信系统检测到，以及目标位置，当检测到动作的实现时消息将实际地被移动到该位置。
当用户3希望阅读他的/她的消息时，他/她启动电子消息客户端2。电子消息客户端2的查看界面(未示出)随后允许用户显示存储在电子消息客户端2内部的数据库215中或电子消息客户端2外部的数据库115中的消息。消息一般地由文件夹组织，并且由电子消息客户端2从通信系统1内部或外部的电子消息服务器加载的新消息出现在一般称为收件箱的文件夹中。
电子消息客户端2主要使用户可以从收件箱中选择要转移、阅读或移动到电子消息客户端的另一个文件夹的消息。根据本发明，电子消息客户端2也使为这样选择的消息分配包括动作和位置信息的存档规则成为可能。
更确切地说，当用户在他的/她的收件箱中选择消息时，电子消息客户端2可以建议根据本发明的分配存档规则。该建议可以特别地以下拉菜单的形式实现，一旦已从收件箱中的消息列表中选择了消息下拉菜单就会出现，或者，更适当地，通过标签实现，当由电子消息客户端2的显示界面显示该消息时出现所述标签。
当存档功能被用户3激活时，电子消息客户端2打开交互窗口或对话框，其使用户3可以输入动作和与位置115，215有关的信息。优选地，默认动作第一列表和默认位置数据第二列表可以与交互窗口或对话框相关联。用户随后可以通过他/她自己输入至少一个动作和位置信息，或通过从电子消息客户端2建议的列表中选择至少一个动作和一个位置信息，创建他的/她的存档规则。
如前文已述，要从动作列表中选择动作，动作的实现可以被通信系统检测到。
这样，可能已通过使用任一通信装置101，...，104完成了动作。在该情况下，更特别地，存档规则的动作可以是以下动作之一：
-由所述通信系统1的用户3，31通过所述电子消息服务器101发送或接收电子消息；
-由所述通信系统1的用户3，31通过所述打印系统102的一台打印机打印文档；
-由所述通信系统1的用户3，31通过所述传真发送/接收系统103的一台传真设备发送或接收传真；
-由所述通信系统1的用户3，31通过所述电话系统104拨出或接听电话呼叫。
在变型或组合中，可能已通过使用文件管理器115完成了动作。在该情况下，以下动作可以被加入到动作列表：
-由所述通信系统1的用户3，31使用或更新通信系统1中存在的文件；
-由所述通信系统1的用户3，31将文件从通信系统1的第一位置移动到第二位置；
-超出通信系统1的文件存储模块的存储限制。
在变型或组合中，可能已通过使用网络连接文件管理器116完成了动作。在该情况下，以下动作可以被加入到动作列表：
-由所述通信系统1的用户3，31从所述通信系统1访问网页；
-由所述通信系统1的用户3，31访问所述通信系统1提供的内联网页面；
-由所述通信系统1的用户3，31实现FTP传输。
在变型或组合中，可能已通过使用协同应用管理装置107，...，112完成了动作，无论该协同应用是否是由通信系统1提供的。在该情况下，以下动作可以被加入到动作列表：
-在协同应用由通信系统1提供的情况下，由所述通信系统1的用户3，31更新协同应用的页面；
-更新在通信系统1以外提供的协同应用的页面。
在变型或组合中，可能已通过使用通信系统1的使用权限管理装置113完成了动作。在该情况下，以下动作可以被加入到动作列表：
-由所述通信系统1的用户3，31变更用户权限数据库。
由于通信系统1还可以被除用户3外的已为其收件箱中存在的一条消息分配了存档规则的若干用户31使用，有益的是，希望存档其消息的用户3应当能够指定他/她是否希望由他/她自己完成动作，或者动作是否能由通信系统1的另一个用户31完成。优选地，存档规则主要是必须在通信系统1中执行所述动作的用户的功能。必须执行动作的用户从与收件箱相关联的用户3和所述通信系统1的其他用户31中选择。这种指定使得有可能特别地避免如下情形：在由已定义存档规则的用户3的同事31打印或编辑文档的过程中存档消息，而用户3实际上希望仅在他自己或她自己完成动作后触发存档。
有利地，所述动作列表是为要执行动作的用户3，31建立的配置的功能，所述配置定义在通信系统1上可用的程序或系统的使用权限。该优选实施例的目的在于防止用户3在创建存档规则时，将动作关联为由没有在通信系统1内执行这种动作的系统权限的通信系统1的用户3，31来执行。由于其不能执行该动作，将永远不能检测到该动作并且因此消息永远不能被存档。
一旦存档规则被输入，就被关联到消息。该阶段可以主要由电子消息客户端2的事件管理模块217完成。有利地，事件管理模块217平等地将视觉信息添加到消息，使得当用户3从电子消息客户端2的查看界面查看他的/她的收件箱中的消息列表时，能够容易地识别存档规则关联到的消息。
定期地或者当电子消息客户端2被用户3关闭时，存档规则被传输到通信系统1以存储在数据库116中。
当存档规则所包括的动作被通信系统1检测到时，消息被移动。动作执行的检测可能通过使用上述控制通信系统不同装置的不同代理114a到114d实现。
更确切地说，根据本发明，当关联到消息的动作是由通信装置101，...，104之一执行的动作时，特别地专用于控制所述通信装置的通信代理114a也用于分析这种装置的使用。这种代理114a的常规分析使影响这种装置的事件可以被检测到。这样检测到的事件被传输到通信系统1的事件管理模块117，118，其操作将在下文描述。
如果关联到消息的动作与文件管理器115或网络连接管理器116的使用有关，为了检测动作的实现，通信系统1可以使用被称为文件代理和系统代理的代理114b，其特别地和分别地专用于追踪存储在通信系统中的文件的每次使用或变更以及网络访问控制。
这样，当通信系统1的用户3，31变更文件版式或使用网络访问选项时，代理114b检测这样的事件并且将其传输到通信系统1的事件管理模块117，118。
存档规则动作也可以是涉及通信系统1的使用权限管理装置113的使用的动作。在该情况下，为了检测动作的实现，通信系统1可以使用控制专门管理用户3，31的数据库113的信息的代理114d。对用户管理数据库113中数据的变更，如特别地是所述数据库中关联到用户3，31的标识符、连接密码或用户权限的更改将被检测到并传输到通信系统1的事件管理模块117，118。
类似地，如果关联到消息的动作涉及协同应用管理装置107，...，112的使用，无论该协同应用是否是由通信系统1提供的，在包含与协同应用有关的信息的数据库之一中的每一项数据变更都被有关的协同代理114c之一检测到。
例如，当用户对Wiki页面或在blog上做出变更时，或者向协同FAQ投稿时，存储在包括这些页面所需信息的数据库107，108，109中的数据相应地被变更。类似地，当通信系统适于接收和分析来自因特网或内联网站点的RSS流时，RSS流管理数据库110中的数据类似地也被变更。由于每项变更都对应于协同应用的更新，与这种事件相关的信息消息随后被代理114c传输到通信系统1的事件管理模块117，118。
在前文所描述的动作实现检测的例子中，动作的实现发生在通信系统内。然而，实施有可能发生在通信系统1以外，特别地是在动作包括在通信系统以外提供的协同应用的页面更新的情况下。在这种情况下，一些协同代理114c可以被设置以便定期地检查提供协同应用的外部站点的变更，并且这样即使应用并非由通信系统1提供，也可以检测这种应用的更新。这种代理114c也可以被用于详细检查通信系统1和链接到通信系统1的外部系统之间交换的数据。对交换数据的分析可以使在通信系统1外部执行的动作被检测到。
一旦事件被事件管理模块117，118的不同代理114a，...，114d传输，事件管理模块118确定是否所接收的动作对应于存储在数据库116中的存档规则之一的动作。这种确定可以通过事件管理模块117，118的事件代理118进行，该事件代理将传输到事件管理模块117，118的动作与存储在数据库116中的存档规则的动作相比较。
当确定已实现的动作与被用户3预先关联到消息的存档规则的动作相符时，事件管理模块117，118为关联到动作已完成的存档规则的消息生成存档命令。命令的生成考虑关联到消息的位置有关的信息。
当创建存档规则时由用户3输入了若干动作时，所有这种动作都需要完成。由于这些动作不需要同时完成，事件管理模块117，118能够检查任何其他动作是否包括在存档规则中。在该情况下，事件管理模块117，118也能够确定其他动作是否已完成，或者是否相反它们尚未实现。
这样，只有当包括在存档规则中的所有动作完成时，事件管理模块117，118才生成存档命令。
随后存档命令被发送到电子消息客户端2的事件管理模块217，其在接收到这种类型的命令时，能够更新消息存储数据库115，215，使得消息被移动到命令中所指示的位置115，215，其中该位置可以对应于电子消息客户端外部的位置115或电子消息客户端2内部的位置215。
当被标记要移动的消息一方面已存储在外部数据库115中，并且另一方面存档命令中指示的位置是电子消息客户端外部的位置115时，通信系统1的事件管理模块117，118能够更新外部数据库115，而无需将存档命令传输到电子消息客户端内部的管理模块217。
在电子消息客户端2的消息查看界面中，消息的存档体现为消息从收件箱中的消息列表中删除并且其列入与消息的新位置相关的文件夹中。
有利地，显著的标记会被电子消息客户端2的事件管理模块217添加到被移动的消息。随后该标记不仅使用户可以知道自动存档已经进行，也使用户可以理解消息出现在特定文件夹中的原因。
在本发明的优选实施例中，用户3已预先将动作与他/她收到的消息之一关联，只要动作还未完成，就可以在电子消息客户端2内解除或变更动作。
尽管已经参照整合在公司网络中的通信系统1描述了本发明的特征和优势，本发明并不限于该类型的通信系统。本发明也可以在更为简单的通信系统中实现，该系统包括单一的个人计算机，其连接到打印机和/或传真机，和/或电话，并且/或者具有因特网连接。

Claims (10)

1.一种应用于与电子消息客户端(2)的用户(3)相关联的收件箱中的电子消息的管理方法，所述电子消息客户端整合在通信系统(1)中，所述管理方法的特征在于：用户(3)可以从电子消息客户端(2)内为每条所述电子消息分配存档规则，存档规则的定义一方面包括动作列表中的至少一个动作，所述动作的实现容易被所述通信系统(1)检测到，并且另一方面包括涉及所述通信系统(1)内的位置的信息(115，215)，当所述动作完成时所述消息被移动到所述位置，并且在于：所述通信系统(1)检测到动作的实现时所述消息实际地被移动到所述位置(115，215)。
2.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：当通信系统(1)包括通信装置，所述通信装置包括电子消息服务器(101)、打印系统(102)、传真发送/接收系统(103)和/或电话系统(104)，所述动作列表包括以下动作：
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)通过所述电子消息服务器(101)发送或接收消息；
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)通过所述打印系统(102)打印文档；
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)通过所述传真发送/接收系统(103)发送或接收传真；
-或者，由所述通信系统(1)的用户(3，31)通过所述电话系统(104)拨出或接听电话呼叫。
3.根据权利要求1或2所述的管理方法，其特征在于：当通信系统(1)包括文件管理器(105)，所述动作列表包括以下动作：
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)使用或更新通信系统(1)中存在的文件；
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)将文件从通信系统(1)的第一位置移动到第二位置；
-超过通信系统(1)的文件存储模块的存储限制。
4.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：当通信系统(1)包括网络连接管理器(106)，所述动作列表包括以下动作：
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)从所述通信系统(1)访问网页；
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)访问所述通信系统(1)提供的内联网页面；
-由所述通信系统(1)的用户(3，31)实现FTP传输。
5.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：当通信系统(1)包括用于管理与所述通信系统(1)相关的用户权限的装置(113)，所述动作列表包括由所述通信系统(1)的用户(3，31)变更用户权限数据库的动作。
6.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：当通信系统(1)包括用于管理协同应用的装置(107，…，112)，无论所述协同应用是否是由通信系统(1)提供的，所述动作列表包括以下动作：
-在协同应用由通信系统(1)提供的情况下，由所述通信系统(1)的用户(3，31)更新协同应用的页面；
-更新在通信系统(1)以外提供的协同应用的页面。
7.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：存档规则主要是要在通信系统(1)中完成所述动作的用户的功能，所述用户从与收件箱相关联的用户(3)和所述通信系统(1)的其他用户(31)中选择。
8.根据权利要求7所述的管理方法，其特征在于：所述动作列表是为要执行动作的用户(3，31)建立的配置的功能，所述配置定义在通信系统(1)上可用的程序或系统的使用权限。
9.根据权利要求1所述的管理方法，其特征在于：一旦所述消息已被移动到所述位置，显著的标记会被添加到所述消息，使其与其他消息相区别。
10.一种包括电子消息客户端(2)的通信系统(1)，用以管理与所述电子消息客户端(2)的用户(3)相关联的收件箱中的电子消息，其特征在于：所述电子消息客户端(2)包括使用户(3)可以为每条所述电子消息分配存档规则的装置(217)，所述存档规则的定义一方面包括动作列表中的至少一个动作，所述动作的实现容易被所述通信系统(1)检测到，并且另一方面包括涉及所述通信系统(1)内的位置(115，215)的信息，当所述动作完成时所述消息被移动到所述位置，并且在于：通信系统(1)另外包括检测关联到所述消息的动作已完成的检测装置(114a，114b，114c，114d)，以及生成存档命令以在检测到动作已完成的事实时将所述消息移动到所述位置的装置(117，118)。
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