JP2005018182A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

【課題】同じ本文のメールについて相手毎に異なるファイルを添付する処理を容易に実現し、かつ視覚的にわかりやすい操作の電子メールシステムを提供する。更にメール送信に、他の処理を加えた一連の処理を新規な宛先機能として登録することが可能な電子メールシステムを提供する。
【解決手段】電子メールの送信でファイルを添付する場合に、グラフィカルユーザインタフェースを利用することでアドレスと添付ファイルの組み合わせを視覚的に定義し、同一のメールであっても送信相手に応じた柔軟な添付ファイルの組み合わせを１回の処理で実現し、また既存の宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）のほかにユーザ独自の宛先を定義することで、添付ファイルの圧縮などといった、メール送信の際に頻繁に行う処理を送信処理と統合することで、操作を簡略化することができる。
【選択図】 図５

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は電子メールに係り、特に送信種別に付加機能を持たせ、添付ファイルの指定を視覚的なユーザインタフェースで行うことができる電子メールシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の電子メールシステムにおいては、複数の電子メールを送信する際に、添付ファイルが送信先毎に異なる場合は、そのパターン数だけ送信処理を行う必要があった。この問題を解決するために、下記の特許文献１，２に開示されている技術が知られている。この技術は、本文中に送信相手に対覆うするキャラパターンを埋め込み、送信相手が一致するときのみ、添付するメッセージを挿入して送信データを作成し、それ以外のときには添付するメッセージを挿入せずに送信データを作成するものであった。また後者は送信相手とファイルの組み合わせをマトリクスで組み合わせ表を作成し、その組み合わせにしたがって相手毎に対応するファイルを添付することで相手毎に異なるファイルの添付を実現している。
【０００３】
【特許文献１】
特開平８−２５１２２１号公報
【特許文献２】
特開２０００−１１２８４１号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
上記技術において、特開平８−２５１２２１号公報の方法では異なるパターンを添付できるのはテキストファイルに限られるため、表計算ファイルのようなアプリケーションファイルをそのまま添付することはできなかった。また特開２０００−１１２８４１号公報においては送信相手とファイルの組み合わせをマトリクスで設定ため、あらかじめ添付パターンをグループ化して整理しておく必要があり、添付ファイルのパターンが複雑な場合には設定が難しいという問題があった。
【０００５】
本発明の目的は同じ本文のメールについて相手毎に異なるファイルを添付する処理を容易に実現し、かつ視覚的にわかりやすい操作の電子メールシステムを提供することにある。更にメール送信に、他の処理を加えた一連の処理を新規な宛先機能として登録することが可能な電子メールシステムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明の電子メールシステムに関わる発明の構成は、１つ以上のクライアントとサーバとが接続されたネットワークシステムで、各クライアントとサーバに電子メールを処理できるアプリケーションを有する電子メールシステムにおいて、クライアント側のメール送信プログラムにあるメール本文に対して、選択した複数の送信アドレス個々に対応付けて添付するファイル名を指定する機能と、送信アドレス毎の本文と添付ファイルの組み合わせを作成してメールサーバに送信する機能を備える。送信アドレス個々に対応付けて添付するファイル名を指定する機能は、個々の宛先に対して添付するファイルを格納するエリアを表示するインタフェースを備え、ドラッグアンドドロップ操作でフォルダ内にファイルを格納するのと同様の操作でエリア内に添付ファイルをドラッグすることにより宛先への対応付けを実現する。添付ファイルをエリア内にドラッグすることで指定する処理は既存のメールシステムに存在する機能で、これと同様の機能を用いれば良い。他に添付ファイル指定ボタンやコマンドを設け、宛先毎に添付ファイルを指定する操作を繰り返すこととしても良い。
【０００７】
本発明の他の目的であるメール送信に伴う他の処理を加えた一連の処理を新規な宛先機能として登録する機能は、次のように実現する。メール送信に伴う他の処理には、添付ファイルにウイルスチェックを行う、ファイルが一定の容量を越えた場合にファイルを圧縮する、のようなファイルに関する前処理や送信メールを特定のフォルダに格納するような後処理が挙げられる。これらの処理の実態である処理と、順次、反復、判断等の制御処理を部品化し、各部品の組み合わせとＴＯ、ＣＣ等の宛先種別を対応付けたものを新しい機能を持つ宛先として定義することにより、上記目的は達成できる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明に係わる実施形態を図１ないし図６を用いて説明する。本実施形態は、電子メールの送受信に係わる機能を備えた１つ以上のクライアントと、クライアントより電子メールの送受信に係わる処理要求を受け取り、処理を行う１つ以上のメールサーバからなる情報処理システムに適用したものである。
（電子メールシステムの構成）
まず、図１を用いて本発明に係わる電子メールシステムのシステム構成を説明する。図１は本実施形態の電子メールシステムの全体構成を示すブロック図である。
【０００９】
本実施形態の電子メールシステムは、ネットワーク１１２に接続された１台以上のサーバ１１３とサーバに管理されているクライアント１０１によって構成されている。
【００１０】
クライアント１０１はクライアントを管理するサーバとネットワークを介してデータを送受信する。クライアント１０１は入力装置１１０と、ポインティング装置１０９と、表示装置１０８と、通信装置１０７と、記憶装置１０３の中に、メール管理プログラム１１１と、処理装置１０２を備えている。
【００１１】
入力装置１１０はキーボードなどのようにアドレス情報などを取得する装置である。またポインティング装置１０９はマウスのようなもので画面のボタンをクリックまたはドラッグすることで指示を与え、画面上に表示されている送信先アドレス情報の取得する。
【００１２】
表示装置１０８はＣＲＴや液晶ディスプレイなどにより情報を表示する装置であり、後述するようにアドレス情報やグラフィカルユーザインタフェースを表示する。
【００１３】
通信装置１０７はサーバとのメールの送受信を行う装置である。なお、本発明の電子メールシステムは、通信プロトコルの種別は問わないものとする。
【００１４】
記憶装置１０３の中には、メール管理プログラム１１１が格納され、処理装置１０２により実行されるこのメール管理プログラム１１１は、電子メールの作成、送受信、表示、保存などメールの操作を行うためのプログラムである。
（電子メールシステムのユーザインタフェース）
次に図２及び図３を用いて本発明に係わる電子メールシステムのユーザインタフェースを説明する。図２は本実施形態の電子メールシステムのクライアントに表示される添付ファイルの設定をおこなうメイン画面を示す図である。
【００１５】
画面は、コマンドのためのボタンを表示するエリアと、タイトルウィンドウ２０１と、宛先ウィンドウ２０２と、メッセージウィンドウ２０３から構成されている。
【００１６】
オペレータが送信ボタン２０４をクリックすると、システムに電子メールを送信する指令が送られて電子メールが送信される。また閉じるボタン２０５をクリックすると、処理が終了する。
【００１７】
宛先ウィンドウ２０２には宛先タグ２０６と、送信先情報２１１から構成される。
【００１８】
宛先タグ２０６にはタイトルが宛先グループをあらわすウィンドウであり、宛先毎に送信アドレスの添付ファイルが一覧表示される。このウィンドウ領域にマウスでドラッグアンドドロップ、または添付ボタン２０７よりファイルを指定することで、送信先情報２１１のアドレスに対して、ファイルを添付することができる。
【００１９】
なおこの図の画面は初期状態であり、添付情報２０８にはまだ何も表示されていない。実際に表示されている状態と動作については後述する。
【００２０】
オペレータが宛先ボタン２０９をクリックすると、宛先グループとアドレスが表示されるウィンドウが開き、宛先情報を取り込むことができる。この操作によって、システムに宛先情報が送られ、システムは宛先タグ２０６を生成する。
【００２１】
添付ボタン２０７をクリックすると添付するファイルの名称や記憶装置１０２内の格納先情報を取得するためのウィンドウが開かれ、それらの情報を入力することができる。
【００２２】
メッセージウィンドウ２０３はテキスト情報を入力するためのエリアを提供する。
【００２３】
タイトルウィンドウ２０１はメールの主題を入力するためのエリアを提供する。
【００２４】
図３は、本実施形態の電子メールシステムのクライアントに表示される、宛先の登録を行う画面を示す図である。
【００２５】
画面はコマンドのためのボタンを表示するエリアと、フロー入力エリア３０２と、宛先名３０３と、基本宛先３０４と、コマンド入力エリア３０５と、フロー部品３０８から構成されている。
【００２６】
オペレータが登録ボタン３０６をクリックすると、システムにフローエリア３０２で定義した処理が宛先名３０３の名称で登録される。また取消ボタン３０７をクリックすると、処理が終了する。
【００２７】
コマンド入力エリア３０５は、フロー部品３０８毎に実行する処理を定義する。なおフロー入力エリア３０２には、標準で送信処理３０９が中央に設定されている。
【００２８】
またこの図の画面も初期状態であり、フロー入力３０２及びコマンド入力エリア３０５にはまだ何も表示されていない。実際に表示されている状態と動作については後述する。
【００２９】
図５は、本実施形態に係るクライアントにおいて、電子メールを送信するときの処理を示すフローチャートである。
（システムに独自宛先を登録するときの処理）
次に図４ないし図６を用いて本実施形態の電子メールシステムにより、送信する電子メールに対して添付ファイルを添付するときの処理を説明する。
【００３０】
図４は本実施形態における、電子メールを送信する際の画面遷移を表す。
【００３１】
まずオペレータは（ａ）の宛先登録ボタンをクリックする。これにより（ｂ）の宛先登録ウィンドウが開く。なおこの操作は独自の宛先を登録するための処理なので、既存の宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）のみ使用する場合は行わなくてもよい。
【００３２】
宛先名には作成した宛先の名称を入力し、送信先宛先名にはベースとなる宛先をＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣから選択する。なお送信先にはこの宛先でメールが送信される。例えばＢＣＣを選択して送信した場合は、受信者には宛先がＢＣＣで自分のメールアドレスしか表示されなくなる。なお、今回作成する宛先名をＳＳとする。
【００３３】
次にフロー入力エリアにフローチャート部品（順次、選択、反復）をドラッグアンドドロップし、実行コマンド入力エリアに、コマンドを入力することで処理を作成していく。例えば添付ファイルが１ＭＢを超える場合は圧縮するとしたとき、開始→判断→順次→送信→終了の順にフローを入力し、判断には“添付ファイル容量＞１ＭＢ”と記述し、順次には圧縮コマンドの実行を記述する。入力後の画面は（ｃ）の通りとなる。
【００３４】
すべての項目を入力後、登録ボタンをクリックすることで独自宛先が登録され、メイン画面へ遷移する。
（電子メールに添付ファイルを添付するときの処理）
次にオペレータは宛先ボタンをクリックすることで送信先を定義できるウィンドウが開き、送信先情報を選択する。なお、この操作は公知の方法によるものなので、説明はしない。
【００３５】
システムは入力された送信先情報を取得すると、テーブル管理手段を起動し、宛先タグを生成し、該当する宛先タグ部分に送信先情報を作成する。取得した送信先情報を基に、送信先情報のアドレス情報を設定する。
【００３６】
オペレータは添付ボタンをクリックし、または添付ファイルをドラッグアンドドロップすることで、システムは添付ファイル情報を取得する。この操作も公知の方法によるものなので、詳細は説明しない。これにより図６に示すような添付レコード６０を作成し、また送信先情報に添付ファイルが追加される。
【００３７】
タイトルウィンドウ、テキストウィンドウにそれぞれタイトル、メッセージを入力する。この操作についても公知のものなので、説明は省略する。記入後の画面は（ｄ）の通りとなる。
（電子メールを送信するときの処理）
次に電子メール送信処理を図５のフローチャートを用いて説明する。オペレータはメイン画面の送信ボタンをクリックする（Ａ５０１）。これにより現状の入力を確定し、送信処理をシステムへ命令する。システムは送信命令を取得すると（Ｓ５０１）、送信処理が起動される。送信処理が起動すると、システムは宛先情報、送信先アドレス情報、添付ファイル情報を含む送信レコード６０を送信先１件につき１レコード作成する（Ｓ５０２）。
【００３８】
送信レコード６０は、宛先６０１、送信アドレス６０２、添付情報６０３、処理情報６０４で構成される。
【００３９】
システムは、送信レコード読込み（Ｓ５０３）、送信前処理が登録されているかを判断し（Ｓ５０４）。処理が登録されていれば、送信前処理を実行していく（Ｓ５０５）。
【００４０】
次に送信処理を行い（Ｓ５０６）、送信後処理がないかを判断し（Ｓ５０７）、処理が登録されていれば、送信後処理を実行していく（Ｓ５０８）。
【００４１】
そして送信レコードがまだあるかを確認し（Ｓ５０９）、まだ送信レコードがあれば送信レコードを読込み、処理を実行していく。この処理はレコードがなくなるまで行われる。
（その他実施形態について）
上記実施形態は、本発明の一例を示した者であり本発明はこれに限定されるべきものではない。
【００４２】
例えば、上記実施形態の電子メールの送信処理では、送信先宛先１件ごとにレコードを作成し送信処理を行っているが、送信する際に宛先、添付ファイル毎にグループ化し、送信処理を一括して行ってもよい。
【００４３】
【発明の効果】
本発明によれば、電子メールの送信でファイルを添付する場合に、グラフィカルユーザインタフェースを利用することでアドレスと添付ファイルの組み合わせを視覚的に定義し、同一のメールであっても送信相手に応じた柔軟な添付ファイルの組み合わせを１回の処理で実現し、また既存の宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）のほかにユーザ独自の宛先を定義することで、添付ファイルの圧縮などといった、メール送信の際に頻繁に行う処理を送信処理と統合することで、操作を簡略化することができる電子メールシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施形態の電子メールシステムの全体構成を示すブロック図。
【図２】本実施形態の電子メールシステムのクライアントに表示される添付ファイルの設定を行うメイン画面を示す図。
【図３】本実施形態の電子メールシステムのクライアントに表示される、宛先の登録を行う画面を示す図。
【図４】本実施形態に係るクライアントにおいて送信する電子メールに対してアドレスを設定し、添付ファイルを添付するときの処理を画面遷移を表す図。
【図５】本実施形態に係るクライアントにおいて電子メールを送信する時の処理を示すフローチャート。
【図６】本実施形態における送信レコードの模式図。
【符号の説明】
１０１…クライアント、１０２…処理装置、１０３…記憶装置、１０４…テーブル管理手段、１０５…宛先作成手段、１０６…宛先変換手段、１０７…通信装置、１０８…表示装置、１０９…ポインティングデバイス装置、１１０…入力装置、１１１…メール管理プログラム、１１２…ネットワーク装置、１１３…メールサーバ、２０１…タイトルウィンドウ、２０２…宛先ウィンドウ、２０３…テキストウィンドウ、２０４…送信ボタン、２０５…閉じるボタン、２０６…宛先タグ、２０７…添付ボタン、２０８…添付情報、２０９…宛先ボタン、２１０…宛先登録ボタン、２１１…送信先情報、２１２…送信先アドレス情報、３０１…閉じるボタン、３０２…フロー入力エリア、３０３…宛先名、３０４…基本宛先、３０５…コマンド入力エリア、３０６…登録ボタン、３０７…取消ボタン、３０８…フロー部品、３０９…送信処理、６０…送信レコード、６０１…宛先、６０２…送信アドレス、６０３…添付情報、６０４…処理情報。

Claims (3)

1. １つ以上のクライアントとサーバが接続されたネットワークシステムで、各クライアントサーバに電子メールを処理できるアプリケーションを有する電子メールシステムにおいて、送信前後に行う処理を定義し、登録することで、既存宛先（ＴＯ，ＣＣ，ＢＣＣ）に付加価値をつけた独自宛先を作成する機能と、送信先アドレス情報毎にそれぞれに添付ファイルを変えて定義する機能と、１回の送信処理でその添付ファイルの定義された電子メールを送信する機能と、前記グループ毎に作成された送信メッセージを前記サーバに分割して送信する機能を特徴とする電子メールシステム。
2. 前記選択された複数の送信先アドレス情報に対して、送信相手個々に添付ファイルを変えて定義する機能は、一方が送信先アドレスであり、他方がファイル名称情報を設定した添付ファイル選択マトリクスであり、この交点を指定することにより、送信するアドレスに対する添付ファイルを定義することを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。
3. 前記独自宛先を登録する機能は、フローチャート部品を組み合わせることで送信前後処理を定義することを特徴とする請求項１記載の電子メールシステム。

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