CN101420505B - 图像处理装置,存储文档管理方法及存储文档管理系统 - Google Patents

Abstract

本发明涉及图像处理装置，存储文档管理方法及存储文档管理系统。本发明课题在于，当存储文档时，减轻在文档上附加文档名的作业负担，防止因手工作业引起输入差错，提高用户操作性及便利性。图像处理装置包括用于读入用户准备的向图像处理装置存储的文档名一览的读入手段，用于解析读入的文档名一览的解析手段，用于存储解析结果的存储手段，以及分配手段。当存储文档时，将被存储的文档名一览中存在的文档名自动向存储文档分配。

Description

图像处理装置,存储文档管理方法及存储文档管理系统

技术领域

本发明涉及存储文档时减轻在文档上附加文档名的作业负荷、能防止手工作业引起的输入错误的技术。

背景技术

近年，将读取的文档信息存储在图像处理装置例如复合机内，能将该信息通过网络实行多人信息共有·印刷·送信等。此外，文档存储时，一般，附加文档名，以便知道该信息内容。

在此，公开了以下技术：用户PC通过网络与数字式复印机连接，操作者从用户PC通过网络预先将文档名存储在与数字式复印机连接的外部存储装置，操作者从数字式复印机的扫描器输入原稿时，预先选择使用预约登记的文档名，输入原稿时自动被附加的文档号码之外，易明白的文档名作为别名被附加，即使有多个文档场合，也可以检索目标文档(例如，参照专利文献1)。

专利文献1：特开2000-200158号公报

当将文档存储在复合机内时，需要操作设备的键盘，以手工动作将文档名附加在存储文档上，对用户来说，存在该输入作业成为负担的问题，且因手工动作进行作业，存在发生输入错误的问题。

发明内容

本发明就是为解决上述先有技术所存在的问题而提出来的，本发明的目的在于，当存储文档时，能减轻在文档上附加文档名的作业负担，防止因手工作业引起输入差错，提高用户操作性及便利性。

为了实现上述目的，本发明提出以下方案：

(1)一种图像处理装置，具有图像处理功能，其特征在于，包括：

文档名一览取得手段，用于取得表示多个文档的各文档名的文档名一览信息，所述多个文档向上述图像处理装置存储；

文档名一览存储手段，用于存储上述文档名一览信息；

文档取得手段，用于取得上述多个文档的信息；

文档名分配手段，从上述存储的文档名一览取得与上述取得的多个文档分别对应的文档名，分别向上述取得的多个文档分配。

(2)在上述(1)所述的图像处理装置中，其特征在于：

上述文档名分配手段判断上述文档名一览中的上述各文档的文档名的登录顺序，按照该登录顺序，附加分别与上述取得的多个文档对应的文档名。

(3)在上述(1)所述的图像处理装置中，其特征在于：

上述文档名一览存储手段关联存储上述各文档名以及表示该文档名的登录顺序的信息；

上述文档名分配手段按照上述存储的表示登录顺序的信息，向上述取得的多个文档分配对应的文档名。

(4)在上述(1)-(3)任一个所述的图像处理装置中，其特征在于：

上述文档名一览存储手段关联存储上述各文档名以及应分配该文档名的文档的重要程度；

上述文档名分配手段向上述取得的多个文档分配对应的文档名以及与上述存储的重要程度相应的文字列。

(5)在上述(1)-(3)任一个所述的图像处理装置中，其特征在于：

上述文档名一览存储手段关联存储上述各文档名以及应分配该文档名的文档的有效期限；

上述文档名分配手段向上述取得的多个文档分配对应的文档名以及表示上述存储的有效期限的文字列。

(6)在上述(1)-(3)任一个所述的图像处理装置中，其特征在于：

上述文档取得手段取得上述各文档的总页数；

上述文档名一览存储手段关联存储上述各文档名以及应分配该文档名的文档的总页数；

当上述文档取得手段取得的文档的总页数和与应分配给上述文档的文档名关联的总页数不一致场合，上述文档名分配手段附加用于表示与上述文档对应的文档名和页数不一致的识别信息。

(7)在上述(1)-(3)任一个所述的图像处理装置中，其特征在于：

进一步包括分配文档名显示手段，用于表示上述文档名分配手段分配的文档名。

(8)一种存储文档管理方法，系具有图像处理功能的图像处理装置的存储文档管理方法，包括以下步骤：

取得表示多个文档的各文档名的文档名一览信息，所述多个文档向上述图像处理装置存储；

存储上述文档名一览信息；

取得上述多个文档的信息；

从上述存储的文档名一览取得与上述取得的多个文档分别对应的文档名，分别向上述取得的多个文档分配。

(9)一种存储文档管理系统，包括：

具有图像处理功能的图像处理装置；

信息处理装置，通过网络与该图像处理装置进行数据发送接收；

其中，上述图像处理装置是上述(1)-(7)中任一个所述的图像处理装置。

下面说明本发明效果。

按照本发明，设有分配手段，当存储文档时，将被存储的文档名一览中存在的文档名自动向存储文档分配，因此，存储文档时，用户没有必要手工设定文档名，能减轻将文档名附加在存储文档上的作业负担，防止手工作业引起的输入差错，能提高用户操作性及便利性。

以往，将文档存储在复合机中时，每存储一文档，需要操作设备按键，手工操作将文档名附加在存储文档上，对用户来说，该输入作业成为负担。当上述作业为多个文档时，存在用户作业负担更大，手工作业引起的输入差错也增加的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(2)技术方案的目的在于，当存储多个文档时，减轻将文档名附加在存储文档上的作业负担，防止手工作业引起的输入差错，提高用户操作性及便利性。

在该第(2)技术方案的图像处理装置中，设有附加手段，当向图像处理装置存储多个文档时，根据文档名一览的登录顺序向多个存储文档附加文档名，因此，存储多个文档时，用户没有必要每存储一文档手工设定文档名，能减轻将文档名附加在存储文档上的作业负担，防止手工作业引起的输入差错，能提高用户操作性及便利性。

使用文档名一览及多个文档，将文档存储在图像处理装置中时，有时互相顺序不同，存在不能正确地附加文档名的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(3)技术方案的目的在于，当存储多个文档时，通过将正确的文档名附加在文档上，提高用户便利性。

在该第(3)技术方案的图像处理装置中，设有分配手段，当向图像处理装置存储多个文档时，根据与文档名一起存储的数值，将文档名分配给存储文档，因此，存储多个文档时，没有必要将多个文档按文档名一览顺序重新排列，能将正确的文档名附加在文档上，提高用户便利性。

以往，文档重要程度只有该文档作成者知道，作成者以外的人存储文档时，存在不能将该文档重要程度反映在文档名上的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(4)技术方案的目的在于，当存储文档时，通过使得文档作成者以外的人也能将文档重要程度反映在文档名上，提高用户便利性。

在该第(4)技术方案的图像处理装置中，设有追加手段，将与文档重要程度对应的文字列(例如，全部机密)追加在分配文档上，因此，存储文档时，即使文档作成者以外的人也能将文档重要程度反映在文档名上，能提高用户便利性。

以往，将多个文档存储在图像处理装置中时，存储文档的有效期限自动被设定，全部设定为相同有效期限，因此，为了对各存储文档设定有效期限，用户需要手工作业。但是，由于手工作业，存在用户作业负担增大，易发生输入差错的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(5)技术方案的目的在于，当存储文档时，通过附加与文档对应的有效期限，提高用户便利性。

在该第(5)技术方案的图像处理装置中，设有分配手段，当将多个文档存储在图像处理装置中时，将与文档名一起存储的有效期限分配给存储文档上，因此，当存储多个文档时，用户没有必要对各存储文档用手工操作设定有效期限，能提高用户便利性。

当读入文档一览表分配文档名时，发生文档读入不良(例如重复供给等)场合，存在不能确认是否正确存储文档的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(6)技术方案的目的在于，通过能容易地确认是否正确存储文档，提高可靠性及用户便利性。

在该第(6)技术方案的图像处理装置中，当将文档存储在图像处理装置中时，当记载在文档名一览中的一文档总页数和存储文档的页数不同场合，在文档名上附加识别信息(例如，(临时))，因此，能容易地确认不能正确地存储文档，提高用户便利性。此外，能提高对用户的可靠性。

当读入文档一览表分配文档名时，装置自动分配文档名场合，存在不清楚是否对各文档分配正确的文档名的问题。为了解决上述问题，上述本发明的第(7)技术方案的目的在于，当装置自动向存储文档分配文档名场合，通过使得对各文档分配正确的文档名很清楚，提高用户便利性。

在该第(7)技术方案的图像处理装置中，当装置自动向存储文档分配文档名时，对用户显示向各存储文档分配的文档名，因此，用户能容易地确认各文档是否分配正确的文档名，提高用户便利性。

附图说明

图1为本发明实施例涉及的复合机的硬件构成图。

图2为本发明实施例涉及的复合机的功能框图。

图3表示将文档名一览向复合机存储的流程。

图4表示本实施形态的整体概略图。

图5表示一个文档附带的属性一例。

图6为将文档名一览读入复合机场合的画面移图。

图7表示数据取得方法一例。

图8表示从存储在复合机内的文档名一览到向存储文档分配文档名等的流程。

图9为将属性分配给读入文档场合的画面转移图。

图10表示从文档名一览将文档名分配给存储文档场合的关系图。

图11表示从文档名一览将文档名分配给存储文档场合的关系图。

图12表示文档名例子。

图13表示从文档名一览将有效期限分配给存储文档场合的关系图。

图14表示文档名例子。

图15表示用户在显示手段能确认的显示内容的显示例。

具体实施方式

下面，参照附图详细说明本发明实施例，在以下实施例中，虽然对构成要素，种类，组合，形状，相对配置等作了各种限定，但是，这些仅仅是例举，本发明并不局限于此。

图1为本发明实施形态涉及的作为图像处理装置的复合机的硬件构成一例。该复合机101具备用于执行G3传真通信的G3传真功能，通过LAN发送接收电子邮件的功能，印刷复印品的复印功能。

如图1所示，本实施形态涉及的复合机包括CPU1，系统存储器2，非易失性存储器3，面板显示部4，编码解码部5，传真调制解调器6，网络I/F7，扫描器8及绘图器9。

CPU1实行该复合机各部分的控制处理，系统存储器2存储CPU1实行的控制处理程序以及实行处理程序时必要的各种数据等。非易失性存储器3是用于保持即使电源断开也不消失的恒久的设定数据及信息的存储器，也可以用于保持地址簿及各设定信息。面板显示部4用于操作该复合机，由各种操作键及各种显示器构成。编码解码部5用于将图像数据代码化压缩成传真送信用的图像信息，或将代码化被压缩的图像信息解码为原图像，或将图像数据编码为电子邮件送信用的MIME数据，或对MIME被编码的数据进行解码。传真调制解调器6与公用线路网连接执行传真装置侧的数字信号和公用线路网侧的模拟信号的转换，按照G3协议，对公用线路网实行传真发送或接收。网络I/F7与LAN连接，按照TCP/IP等协议，与LAN之间发送或接收数据或电子邮件。扫描器8以所设定的分辨率读取原稿图像，绘图器9以所设定的分辨率输出纸图像。上述各部分通过总线10连接，通过总线10实行各部分间的数据交换。

图2为本发明实施形态涉及的复合机的功能框图。

如图2所示，本发明实施形态涉及的复合机包括显示操作部21，系统控制部22，扫描器控制部23，系统存储器24，图像存储器25，通信控制部26，绘图器控制部27，复印控制部28，读取数据解析控制部29，文档名一览存储器30，文档名一览分析控制部31及文档属性控制部32。

显示操作部21设有键，LED，LCD等，允许用户实行输入操作，该显示操作部21可以由面板显示部4实现。系统控制部22用于认证及控制系统整体，该系统控制部22可以由CPU1实现。读取原稿的扫描器控制部23可以通过CPU1对扫描器8的控制实现。系统存储器24作为在系统控制中使用的工作区可以由系统存储器2实现。图像存储器25根据需要存储保存图像信息，其可以由非易失性存储器3实现。实行各种发信或接收的通信控制部26可以由CPU1对编码解码部5，传真调制解调器6，及网络I/F7的控制实现。用于记录接收的图像信息及报告等的绘图器控制部27可以通过CPU1对绘图器9的控制实现。复印图像的复印控制部28可以通过CPU1对扫描器8及绘图器9等的控制实现。使用OCR等解析所读取数据的读取数据解析控制部29可以通过CPU1实现。存储解析数据的文档名一览存储器30可以通过系统存储器2或非易失性存储器3实现。分析文档名一览的文档名一览分析控制部31及将文档名等分配给存储文档的文档属性控制部32可以由CPU1实现。在本发明中，将用户准备的向复合机存储的文档名·登录顺序等信息设为一览表的文档称为文档名一览。

下面参照图3-图15说明本发明实施形态的动作。

图3表示将文档名一览向复合机存储的流程。在图3中，将图4的表示在“文档名一览”的用户作成的文档名一览读入复印机(S901)，利用OCR等功能解析读入的数据(S902)，将解析数据向复印机内的存储器存储(S903)。于是，生成图4的表示在“文档名一览(设备内)”的构成例数据。

图5表示一个文档附带的属性一例。如图5所示，可以是文档名，重要程度，登录顺序，页数，有效期限，参照权限，印刷权限，发送权限等，但这些仅仅是例举，并不局限于此，还可以包括其他属性。

在上述步骤S901中面板显示部4的画面显示例表示在图6中。最初是待机画面9011，根据预先设定的操作，移到画面9012。在此读入信息可以是记载在纸上的，也可以是成为数据的其他形式的信息。数据的取得方法也可以例如图7所示，通过网络200接收来自外部的计算机等的信息处理装置100的信息。在画面9012若按压开始按钮，则移到画面9013。接着，若数据读入结束，则移到画面9014。

下面，参照图8说明从存储在复合机内的文档名一览到向存储文档分配文档名等的流程。并参照图9说明各步骤的面板显示部4的画面显示例。当存储多个文档场合，将表示是第几个文档的参数N初始化(S1001)。在图9中相当于待机画面10011。接着，根据预先设定的操作，转移到画面10012。然后，设定欲读入的文档，若按压画面10012的开始按钮，则读入第N个文档(S1002)。在图9中转移到画面10021。此时还对读入的页数进行计数。

接着，确认第N个文档读入是否结束(S1003)，若没有结束，则继续读入文档(S1002)，若读入结束，则从文档名一览上取得第N个的文档名(S1004)，或从文档名一览的登录顺序信息检索数值N，取得符合条件的文档名(S1004)，取得与上述得到的文档名对应的重要程度(S1005)，生成使得与重要程度相应的文字列和文档名的文字列合为一体的文字列(S1006)，取得与在S1004得到的文档名对应的有效期限(S1007)，附加有效期限作为存储文档的属性(S1008)，取得在S1002计数的读取页数(S1009)，取得在S1004得到的文档页数(S1010)，比较上述页数(S1011)。

比较结果一致场合，将在S1006得到的文字列作为文档名附加在存储文档上(S1013)，比较结果不一致场合，生成使得在S1006得到的文字列和表示页数不一致的文字列合为一体的文字列(S1012)，将该文字列作为文档名附加在存储文档上(S1013)，在显示手段表示附加在存储文档上的文档名(S1014)。

上述步骤S1014的面板显示部4的画面显示例表示在图9的画面10041。在图9中表示登录“报告书AAA”作为文档名场合。在该显示例中，画面内准备“OK”按钮，通过用手工动作按压该按钮，进入下一动作，但是，也可以当没有设置该按钮场合，经过一定时间显示后，自动进入下一动作。

接着，确认全部文档读入是否结束(S1015)，若没有结束，则更新表示第几个文档的参数N(S1016)，继续读入下一文档。在图9中与画面10061相当。反复同样动作，若全部文档读入结束，则结束处理。

图10及图11表示从文档名一览将文档名分配给存储文档场合的关系图。通过自动地将文档名分配给存储文档，能减轻用户负担，减少差错。

图12的“被附加的文档名”是在图8的S1006中以将文档的重要程度追加在文档名上的形式，自动将文档名分配给存储文档场合的文档名例子。

图13表示从文档名一览将有效期限分配给存储文档场合的关系图，是在图8的S1008中从文档名一览将有效期限自动分配给存储文档场合的关系。通过这样将有效期限自动分配给存储文档，能减轻用户负担，减少差错。

图14的“被附加的文档名”是在图8的S1012中以将表示文档的页数不一致的文字列追加在文档名上的形式，自动将文档名分配给存储文档场合的文档名例子。

图15的“存储后的显示例”是在图8的S1014中用户在显示手段能确认的表示内容的显示例。可以在显示一定时间后自动地开始此后的文档读入，也可以用户通过确认操作，手工动作开始此后的文档读入。

上面参照附图说明了本发明的实施例，但本发明并不局限于上述实施例。在本发明技术思想范围内可以作种种变更，它们都属于本发明的保护范围。

例如，在上述实施例中，作为图像处理装置以复合机为例进行了说明，但本发明并不局限于上述实施例，也可以是其他图像处理装置。

Claims (7)

1.一种图像处理装置，具有图像处理功能，其特征在于，包括：

文档名一览取得单元，用于取得表示多个文档的各文档名的文档名一览信息，所述多个文档向上述图像处理装置存储；

文档名一览存储单元，用于存储上述文档名一览信息；

文档取得单元，用于取得上述多个文档的信息；以及

文档名分配单元，从上述存储的文档名一览取得与上述取得的多个文档分别对应的文档名，分别向上述取得的多个文档分配，

上述文档名一览存储单元关联存储上述各文档名以及表示该文档名的登录顺序的信息，

上述文档名分配单元按照上述存储的表示登录顺序的信息，向上述取得的多个文档分配对应的文档名。

2.如权利要求1所述的图像处理装置，其特征在于：

上述文档名一览存储单元关联存储上述各文档名以及应分配该文档名的文档的重要程度；

上述文档名分配单元向上述取得的多个文档分配对应的文档名以及与上述存储的重要程度相应的文字列。

3.如权利要求1所述的图像处理装置，其特征在于：

上述文档名一览存储单元关联存储上述各文档名以及应分配该文档名的文档的有效期限；

上述文档名分配单元向上述取得的多个文档分配对应的文档名以及表示上述存储的有效期限的文字列。

4.如权利要求1所述的图像处理装置，其特征在于：

上述文档取得单元取得上述各文档的总页数；

上述文档名一览存储单元关联存储上述各文档名以及应分配该文档名 的文档的总页数；

当上述文档取得单元取得的文档的总页数和与应分配给上述文档的文档名关联的总页数不一致时，上述文档名分配单元将与上述文档对应的文档名和用于表示页数不一致的识别信息附加给上述各文档。

5.如权利要求1所述的图像处理装置，其特征在于：

进一步包括分配文档名显示单元，用于显示上述文档名分配单元分配的文档名。

6.一种存储文档管理方法，系具有图像处理功能的图像处理装置的存储文档管理方法，包括以下步骤：

取得表示多个文档的各文档名的文档名一览信息，所述多个文档向上述图像处理装置存储；

存储上述文档名一览信息，并且关联存储上述各文档名以及表示该文档名的登录顺序的信息；

取得上述多个文档的信息；

从上述存储的文档名一览取得与上述取得的多个文档分别对应的文档名，按照上述存储的表示登录顺序的信息，分别向上述取得的多个文档分配对应的文档名。

7.一种存储文档管理系统，包括：

具有图像处理功能的图像处理装置；

信息处理装置，通过网络与该图像处理装置进行数据发送接收；

其中，上述图像处理装置是上述权利要求1-5中任一个所述的图像处理装置。 

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