CN101098386B - 图像输出装置及其控制方法和电子文档管理系统 - Google Patents

图像输出装置及其控制方法和电子文档管理系统 Download PDF

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Abstract

一种文档管理服务器可以保持在输入作业的日志图像数据和输出作业的日志信息的作业文档ID之间的一致性。为此，图像输出装置包括设置用于将基于作业产生的图像数据登记在存储单元中的登记单元，设置用于传送所登记的图像数据以及输入日志信息到作业日志管理服务器的第一传送单元，设置用于向作业日志管理服务器传送输出日志信息的第二传送单元，以及设置用于向作业日志管理服务器传送图像数据的第三传送单元。

Description

图像输出装置及其控制方法和电子文档管理系统
技术领域
本发明涉及一种图像输出装置，更具体地，涉及一种由该图像输出装置执行的作业管理技术。
背景技术
已经常规地提出过一种针对防止信息泄漏的网络文档管理系统。该系统与例如由数字多功能外设执行的诸如复制、打印、扫描或传真作业相一致地在文档管理服务器中保存图像数据和日志信息。可以通过文档管理客户端搜索和浏览文档管理服务器。如图14所示，文档管理客户端1400、文档管理服务器1401和数字多功能外设1406经由网络1407相互连接。
文档管理客户端1400是网络文档管理系统中的客户端，并搜索和浏览由文档管理服务器1401管理的文档。
文档管理服务器1401包括属性管理服务器单元1402、属性数据库文件1403、卷(volume)服务器单元1404和卷文件1405。属性管理服务器单元1402管理存储在卷文件1405(后面要说明)中并对应于每项作业的图像数据。属性管理服务器单元1402使用RDBMS(关系数据库管理系统)管理文件夹、文档和页的包含关系以及它们的属性。例如，属性管理服务器单元1402在属性数据库文件1403中存储文件夹属性、文档属性、页属性、作业日志信息等。卷服务器单元1404是用于管理由属性管理服务器单元1402使之对应于每页的实际图像数据的服务器。卷服务器单元1404在卷文件1405中存储图像数据。
数字多功能外设1406是具有例如复制、扫描、打印和传真的多种功能的图像输出装置。只要一执行输入图像的作业(下文中称为输入作业，例如复制、打印或扫描)，数字多功能外设1406就产生和作业日志信息一起的日志图像数据，并将其传送到文档管理服务器1401。只要一执行输出由输入作业产生的图像的作业(下文中称为输出作业，例如打印或传真传输所扫描的文档)，数字多功能外设1406就不产生作业的日志图像数据。取而代之，数字多功能外设1406产生包含相应输入作业的日志图像数据的作业文档ID的日志信息，并将其传送到文档管理服务器。这可以减少卷文件1405的存储区容量并减少网络1407上的数据传输负载。
例如，作业日志信息包括以下多条信息：
设备信息：设备名、序列号等
用户信息：用户名、部门ID等
作业信息：作业文档ID、日志图像标记、作业名、起始/终止日期和时间、页数、复制份数、作业结果等。
作业文档ID是分配给输入作业的日志图像数据的唯一值。日志图像标记表示日志图像数据是否存在。作业的日志图像数据可以是由输入作业产生的图像数据，或者可以转换为预定分辨率。
例如，日本专利公开号2004-118243公开了一种技术，由打印服务器基于从客户端传输的打印数据和用户信息来创建打印日志，并创建在来自管理员的搜索、浏览和重印指令中使用的浏览数据。在向打印机服务器传送打印数据的同时，客户端发送密钥信息，其允许管理员在随后浏览和搜索中唯一地指定一个用户。
但是，上述管理技术存在下列问题。即，能够保存在文档管理服务器的一个数据源中的最大文档数是有限的，这样就必须定期备份文档管理服务器的数据源，并在切换数据源时使用它们。但是，根据这样的管理技术，针对输入作业将日志信息和日志图像数据登记在管理服务器中，然而针对输出作业没有登记日志图像数据。当在切换文档管理服务器的数据源之后传送输出作业的日志信息时，不存在对应于日志信息的作业文档ID的日志图像数据。换句话说，在输入作业的日志图像数据和输出作业的日志信息的作业文档ID之间没有维持一致性。
当删除保留期已经过期的数据源时，由保存在另一数据源中的输出作业的日志信息的作业文档ID指示的日志图像数据也可能被删除。如果在多个数据源中保存日志信息和日志图像文件的情况中发生例如信息泄漏的问题，则必须搜索所有数据源，使操作复杂。
发明内容
本发明已经克服了这些常规缺陷，并作为本发明的目的在减小日志信息和日志图像数据的存储区容量和减小数据传送负荷的同时解决上述问题至少之一。
根据本发明的一个方面，一种具有网络接口并输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置，包括登记单元，其在接收到新的作业时，将基于作业产生的图像数据登记在存储单元中；第一传送单元，其传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在网络上的作业日志管理服务器中登记图像数据和输入日志信息；第二传送单元，其在通过输入用于输出登记在存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在作业日志管理服务器中登记输出日志信息；以及第三传送单元，其在作为由第二传送单元进行的传送的结果，从作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
根据本发明的另一个方面，一种对具有网络接口并输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置进行控制的方法，该方法包括登记步骤，当接收到新的作业时，将基于作业产生的图像数据登记在存储单元中；第一传送步骤，传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在网络上的作业日志管理服务器中登记图像数据和输入日志信息；第二传送步骤，当通过输入用于输出登记在存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在作业日志管理服务器中登记输出日志信息；以及第三传述步骤，当作为在第二传送步骤中传送的结果，从作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
根据本发明的又一方面，一种电子文档管理系统，包括输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置，以及管理由图像输出装置处理的作业的日志的作业日志管理服务器，该图像输出装置包括登记单元，其在接收到新的作业时，将基于作业产生的图像数据登记在存储单元中；第一传送单元，其传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在作业日志管理服务器中登记图像数据和输入日志信息；第二传送单元，其在通过输入用于输出登记在存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在作业日志管理服务器中登记输出日志信息；以及第三传送单元，其在作为由第二传送单元进行的传送的结果，从作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
本发明可以提供在减小日志信息和日志图像数据的存储区容量和减小数据传送负荷的同时能够解决上文所述问题至少之一的技术。
从下面参考附图对示例性实施例的说明，本发明进一步的特征将变得清楚。
附图说明
附图并入说明书并作为说明书的一部分，示出本发明的实施例，和说明部分一起用于解释本发明的原理。
图1是根据第一实施例的整个网络文档管理系统的框图；
图2是根据第一实施例的网络文档管理系统中的文档管理客户端和文档管理服务器的功能框图；
图3是示出属性存储单元114的表格定义的例子的视图；
图4是示出卷存储单元117的数据结构的例子的视图；
图5是根据第一实施例的网络文档管理系统中的数字多功能外设的具体框图；
图6是示出数字多功能外设的操作单元134的外观的视图；
图7是由各种控制软件程序实现的数字多功能外设的功能框图；
图8是示出由数字多功能外设产生的作业日志数据的数据结构的例子的视图；
图9是示出由数字多功能外设产生的表示日志信息的数据的例子的视图；
图10是当数字多功能外设向文档管理服务器传送作业日志数据时的流程图；
图11是当文档管理服务器从数字多功能外设接收作业日志数据时的流程图；
图12是当数字多功能外设删除对应于输入作业的图像数据组时的流程图；
图13是删除作业日志数据的具体流程图；以及
图14是示出网络文档管理系统(现有技术)的结构的例子的视图。
具体实施方式
下面将参考附图对本发明的优选实施例进行详细说明。在这些实施例中介绍的组成部件仅仅是例子，并不构成对本发明范围的限制。
(第一实施例)
<概括说明>
作为根据本发明的图像输出装置第一实施例，将以一种包括图像输出装置的网络文档管理系统为例。在下文中数字多功能外设对应于图像输出装置。第一实施例将说明一种技术，在减小日志信息和日志图像数据的存储区容量和减小数据传送负荷的同时保持在文档管理服务器中日志信息和日志图像数据之间的一致性。
<整个系统的硬件配置图>
图1是根据第一实施例的整个网络文档管理系统的框图。网络文档管理系统包括文档管理客户端100、文档管理服务器110和数字多功能外设130，它们通过网络140相互连接。在下面的说明中，文档管理客户端100、文档管理服务器110和数字多功能外设130使用TCP/IP相互通信。
文档管理客户端100是在网络文档管理系统中的客户端，搜索和显示由文档管理服务器110管理的文档信息。文档管理客户端100包括用户界面(UI)单元101、客户端处理单元102和网络I/F103。用户界面(UI)单元101接受与例如文档信息的搜索和显示的文档管理客户端100的功能相关的操作者指令。用户界面(UI)单元101给操作者提供例如处理结果的各种类型信息。更具体地，用户界面(UI)单元101包括以CRT或液晶显示器为典型的显示器和例如键盘或点击设备的输入设备。客户端处理单元102包括CPU、存储器等。客户端处理单元102按照例如文档信息的搜索和显示的文档管理客户端100的功能执行处理。一旦发生关于文档管理服务器110的处理，客户端处理单元102就经由网络I/F103向文档管理服务器110传送各种请求命令，并接收对这些请求命令的响应。
文档管理服务器110管理从数字多功能外设130传送来的“作业日志信息”和“作业日志图像数据”。文档管理服务器110包括网络I/F111、属性管理服务器单元112、卷服务器单元115和服务服务器单元118。属性管理服务器单元112、卷服务器单元115和服务服务器单元118可以建立在一台个人计算机(PC)或由网络140连接的多台PC中。网络I/F111连接到网络140以基于例如TCP/IP的网络协议执行处理。
属性管理服务器单元112将对应于作业的日志信息和日志图像数据作为存储在分级文件夹中的文档进行管理。为此，属性管理服务器单元112管理文件夹、文档和页的包含关系、它们的属性等。属性管理服务器单元112包括属性管理服务器处理单元113和属性存储单元114。属性管理服务器处理单元113包括CPU、存储器等。属性管理服务器处理单元113经由网络I/F111接收来自客户端处理单元102或服务服务器单元118的请求命令。属性管理服务器处理单元113对应于请求命令执行例如对属性存储单元114的更新和搜索的处理，并向客户端处理单元102或服务服务器单元118传送处理结果。属性存储单元114存储文件夹属性、文档属性、日志信息、页属性等，并由例如硬盘的大容量存储器构成。
卷服务器单元115累积并管理对应于由属性管理服务器单元112管理的信息的日志图像数据。卷服务器单元115包括卷服务器处理单元116和卷存储单元117。卷服务器处理单元116包括CPU、存储器等，并经由网络I/F111接收来自客户端处理单元102或服务服务器单元118的请求命令。卷服务器处理单元116对应于请求命令执行例如对卷存储单元117的更新和数据采集的处理，并向客户端处理单元102或服务服务器单元118传送处理结果。卷存储单元117存储日志图像数据等，并由例如硬盘的大容量存储器构成。
服务服务器单元118包括CPU、存储器等。服务服务器单元118经由网络I/F111接收来自数字多功能外设130的请求命令并执行相应处理。一旦发生对属性管理服务器单元112或卷服务器单元115的处理，例如作业的日志信息和日志图像数据的登记，服务服务器单元118就经由网络I/F111向属性管理服务器单元112或卷服务器单元115传送各种请求命令。服务服务器单元118接收对请求命令的响应，并向数字多功能外设130传送处理结果。
数字多功能外设130是一种图像形成装置，具有例如复制、扫描、打印和传真的多种功能。数字多功能外设130包括作为图像输入设备的扫描仪单元131、作为图像输出设备的打印机单元132、控制器单元133和作为用户界面的操作单元134。扫描仪单元131、打印机单元132和操作单元134连接到控制器单元133，控制器单元133连接到网络(LAN)140和公共线路(WAN)150。
控制器单元133基于从操作单元134输入的信息执行复制作业、打印作业等的处理。控制器单元133给操作单元134提供例如设备状态和作业状态的信息，并存储已产生作业的作业信息和作业图像数据。一旦发生对文档管理服务器110的处理，控制器单元133就向服务服务器单元118传送请求命令。控制器单元133接收对请求命令的响应，并给操作单元134提供从文档管理服务器110获得的信息。后面将详细介绍数字多功能外设130的配置。
<功能框图>
图2是根据第一实施例的网络文档管理系统中的文档管理客户端和文档管理服务器的功能框图。在图2中，和图1中相同的参考标号表示相同的部分。
·文档管理客户端
客户端处理单元102包括客户端应用单元200、图像处理单元201、文件柜(cabinet)文档管理单元202、数据库通信单元203和卷通信单元204。客户端应用单元200按照根据来自用户界面(UI)单元101的指令的文档管理客户端100的功能执行处理，并控制在UI单元101上的显示窗口。一旦发生对属性管理服务器单元112或卷服务器单元115的处理，客户端应用单元200就向文件柜文档管理单元202提供请求，并从其接收处理结果。图像处理单元201根据来自客户端应用单元200和文件柜文档管理单元202的请求来执行例如图像数据解压/压缩、色空间转换、底色(undercolor)去除、放大/缩小和旋转的图像处理。
文件柜文档管理单元202执行对属性管理服务器单元112和卷服务器单元115的使用由文件柜、文件夹、文档和页组成的对象模型的请求。一旦发生例如对文件夹属性、文档属性、日志信息或页属性的参考或更新的处理，文件柜文档管理单元202就向数据库通信单元203提供请求，并从其接收处理结果。一旦发生例如日志图像数据的登记、删除或采集的处理，文件柜文档管理单元202就向卷通信单元204提供请求，并从其接收处理结果。
数据库通信单元203经由网络I/F103向数据库通信单元205传送针对属性管理服务器单元112的请求命令，并从数据库通信单元205接收响应命令。请求命令使用例如SQL(结构化查询语言)的数据库操作语言。卷通信单元204经由网络I/F103向卷通信单元207传送针对卷服务器单元115的请求命令，并从卷通信单元207接收响应命令。该通信利用RPC(远程过程调用)。
·文档管理服务器
属性管理服务器处理单元113包括数据库通信单元205和数据库处理单元206。数据库通信单元205经由网络I/F111从数据库通信单元203或数据库通信单元210接收针对属性管理服务器单元112的请求命令。数据库通信单元205向数据库处理单元206提供请求，并向数据库通信单元203或数据库通信单元210传送作为响应命令的处理结果。数据库处理单元206执行例如对作为数据库文件的属性存储单元114的更新和搜索的处理。数据库使用RDBMS(关系型数据库管理系统)，并管理文件夹、文档和页的包含关系，以及它们的属性。后面将参考图3对数据库文件中的表结构进行介绍。
卷服务器处理单元116包括卷通信单元207和卷处理单元208。卷通信单元207经由网络I/F111从卷通信单元204或卷通信单元211接收针对卷服务器单元115的请求命令。卷通信单元207向卷处理单元208提供请求，并向卷通信单元204或卷通信单元211传送作为响应命令的处理结果。卷处理单元208执行例如对作为卷文件的卷存储单元117的更新和数据采集的处理。后面将参考图4对卷文件中的数据结构进行介绍。
服务服务器单元118包括服务通信单元209、数据库通信单元210、卷通信单元211、文件柜文档管理单元212、图像处理单元213和服务供应器单元214。服务通信单元209经由网络I/F111从数字多功能外设130中接收针对文档管理服务器110的请求命令。请求命令例如使用在HTTP协议上的SOAP协议。服务通信单元209向服务供应器单元214提供请求，并向数字多功能外设130传送作为响应命令的处理结果。
服务供应器单元214根据来自服务通信单元209的请求来执行处理，并发回处理结果。一旦发生对属性管理服务器单元112或卷服务器单元115的处理，例如文档信息的登记、属性的更新、或搜索，服务供应器单元214就向文件柜文档管理单元212提供请求，并从其接收处理结果。服务供应器单元214经由服务通信单元209从数字多功能外设130接收作业的日志信息和日志图像数据。在将日志信息和日志图像数据暂时存储在硬盘驱动器中之后，服务供应器单元214请求文件柜文档管理单元212登记日志信息和日志图像数据作为文档，并接收处理结果。当对日志图像数据执行分辨率转换处理或数据转换处理时，服务供应器单元214从硬盘驱动器中读出日志图像数据。服务供应器单元214请求文件柜文档管理单元212登记日志信息和日志图像数据作为文档，并接收处理结果。
图像处理单元213根据来自服务供应器单元214和文件柜文档管理单元212的请求来执行例如图像数据解压/压缩、色空间转换、底色去除、分辨率转换、旋转、区域分割和字符识别的图像处理。数据库通信单元210、卷通信单元211和文件柜文档管理单元212的功能结构与在文档管理客户端中的一样，在此就不再对其进行重复介绍了。
图3是示出属性存储单元114的表格定义的例子的视图。
文件夹管理表300包括用于识别文件夹的文件夹ID、用于识别父文件夹的父文件夹ID、文件夹名称和创建日期及时间。
文档管理表301包括用于识别文档的文档ID、用于识别父文件夹的父文件夹ID、文档名、大小、页数、创建日期及时间和日志ID。日志ID是用于识别相应日志的信息。
日志信息管理表302包括用于识别日志的日志ID、设备信息、用户信息、作业信息和用于识别相应文档的文档ID。设备信息包括设备名、产品名、序列号和安装位置。用户信息包括部门ID、用户名和域名。作业信息包括作业文档ID、日志图像标记、作业类型、作业名、页数、复制份数、开始日期及时间、终止日期及时间和作业结果。作业文档ID是表示输入作业的作业图像数据的唯一值。日志图像标记指示日志图像数据的存在/不存在。当日志图像标记指示不存在日志图像数据时，日志文档ID指示另一个输入作业的日志图像数据。
页管理表303包括用于识别页的页ID、用于识别父文档的父文档ID、页号和用于识别页数据的文件格式的格式。页管理表格303还包括在图像数据情况下用于识别纸张大小的纸张大小，以及文件大小。此外，页管理表303包括用于搜索页的索引1至3，以及用于识别由卷服务器单元115管理的图像数据的卷ID。
图4是示出卷存储单元117的数据结构的例子的视图。
卷管理文件400包括用于识别数据的卷ID、文件名、作为数据存储起始位置的偏移(offset)、和数据大小。文件名是用于识别存储数据的卷存储文件的信息。卷存储文件401连续存储日志图像数据。
<数字多功能外设的硬件配置>
图5是根据第一实施例的网络文档管理系统中的数字多功能外设的具体框图。在图5中，与图1中相同的参考标号表示相同的部分。
控制器单元133连接到作为图像输入设备的扫描仪单元131和作为图像输出设备的打印机单元132，还连接到网络(LAN)140和公共线路(WAN)150。控制器单元133输入和输出图像信息和设备信息。
CPU 500是控制整个系统的控制器。RAM 501是当CPU 5000执行各种控制程序时使用的工作存储器。RAM 501还用作暂时存储输入图像数据的图像存储器(缓冲器)。ROM 502存储系统的各种控制程序。硬盘驱动器(HDD)503存储系统软件、作业的日志信息和日志图像数据等。操作单元I/F504是带有操作单元134的接口，并向操作单元134输出要在操作单元134上显示的窗口数据。而且，操作单元I/F504向CPU 500通知由操作者经由操作单元134输入的信息。网络单元(网络)505连接到网络(LAN)140以输入/输出信息。调制解调器(MODEM)506连接到公共线路(WAN)150以输入/输出信息。这些设备分布在系统总线507上。
图像总线(Image Bus)I/F508是将系统总线507连接到用于高速传送图像数据的图像总线509，并转换数据结构的总线桥路。图像总线509由例如PCI总线或IEEE 1394总线形成。
下列设备分别设置在图像总线509上。光栅图像处理器(RIP)510基于页面描述语言(PDL)代码产生位图图像。设备I/F511是和作为图像输入和输出设备的扫描仪单元131及打印机单元132通信的功能单元。更具体地，设备I/F511通过图像输入单元接口512和打印机单元接口513连接到扫描仪单元131和打印机单元132以执行图像数据的同步/异步转换。扫描仪图像处理单元514校正、处理和编辑输入图像数据。扫描仪图像处理单元514具有从图像数据的色饱和信号确定输入图像数据是表示彩色还是单色文档，并保存确定结果的功能。打印机图像处理单元515校正、处理和编辑输出图像数据。
图像旋转单元516在通过扫描仪单元131扫描图像的同时，与扫描仪图像处理单元514配合旋转图像数据，并将作为结果的图像数据存储在存储器中。图像旋转单元516可以旋转在存储器中的图像数据并将其存储在存储器中，或在与打印机图像处理单元515配合旋转图像数据时将存储器中的图像数据打印出来。图像压缩单元517对多值图像数据执行JPEG压缩/解压缩，对二进制图像数据执行JBIG、MMR、MR或MH压缩/解压缩。分辨率转换单元518转换存储器中图像数据的分辨率并将作为结果的图像数据存储在存储器中。色空间转换单元519通过矩阵操作将存储器中例如在YUV空间中的图像数据转换为Lab空间中的图像数据，并将转换后的图像数据存储在存储器中。色调转换单元520通过例如错误扩散处理的方法将存储器中例如8位(256色)的图像数据转换成1位值(双色调)，并将转换后的图像数据存储在存储器中。图像旋转单元516、图像压缩单元517、分辨率转换单元518、色空间转换单元519和色调转换单元520可以相互配合操作。例如，可通过链接图像旋转单元516和分辨率转换单元518实现存储器中图像数据的图像旋转和分辨率转换。在没有存储器媒介的情况下可以连续进行这些处理。
图6是示出数字多功能外设的操作单元134的外观的视图。
通过用触摸屏板601覆盖LCD显示器形成触摸屏600。响应于CPU 500执行的控制程序，在LCD显示器上显示系统操作窗口和软键。例如，当用户触摸显示软键的部分时，向控制器单元133中的CPU 500通知触摸屏的位置信息。开始键602用于启动文档图像读取操作。在开始键602的中央布置红绿两种颜色的LED 603，LED 603的颜色表示开始键602是否可用。停止键604指示进行中操作的停止。ID键605用于输入用户ID。复位键用于初始化设置。
<数字多功能外设的功能设置>
图7是由各种控制软件程序实现的数字多功能外设的功能框图。
用户界面(UI)单元700向应用单元701提供从操作者输入的信息。用户界面(UI)单元700从应用单元701接收处理结果，并产生要在操作单元134上显示的窗口。
应用单元701根据来自用户界面(UI)单元700的请求执行处理。当请求复制时，应用单元701输入复制作业连同由作业控制域单元702指定的复制设置。应用单元701从作业控制域单元702接收例如设备状态和作业状态的信息。当向文档管理服务器110传送作业的日志信息和日志图像数据时，应用单元701从作业控制域单元702接收它们。应用单元701请求服务通信单元703传送作业的日志信息和日志图像数据，并接收处理结果。
作业控制域单元702控制例如扫描作业、复制作业、打印作业和传真作业的各种作业。例如，当输入复制作业时，作业控制域单元702基于指定的复制设置控制扫描仪单元131扫描文档，并由打印机单元132打印所扫描的图像数据。
一旦接收到例如复制、打印或扫描的用于输入图像的“输入作业”，作业控制域单元702就基于作业产生图像数据。作业控制域单元702产生作业的日志图像数据和日志信息，并在HDD 503中存储各种产生的数据。可以通过直接复制作业的图像数据，或者将图像数据转换成预定分辨率、色空间或压缩方案来产生日志图像数据。一旦使用所谓的BOX功能接收到通过打印或传真传送输出过去的输入作业的“输出作业”，作业控制域单元702就只产生日志信息而不产生日志图像数据。服务通信单元703经由网络I/F 704向在文档管理服务器110中的服务通信单元209传送针对文档管理服务器110的请求命令，并接收响应。
图8是示出由数字多功能外设产生的作业日志数据的数据结构的例子的视图。
数据结构800a表示两页文档图像的输入作业的作业日志数据的例子。在这个例子中，依次记录输入作业的日志信息800以及各页的日志图像数据801和802。日志信息和日志图像数据中的每个都记录有由格式形式、数据大小等组成的标题信息。日志图像数据记录有由图像大小、分辨率、压缩方案等组成的页属性。
数据结构800b和800c表示输出作业的作业日志数据的数据结构的例子。在该例子中，记录多条日志信息803和804。
图9是示出由数字多功能外设产生的表示日志信息的数据的例子的视图。
在该例子中，日志信息表示为XML数据并由日志信息(logInformation)元素组成。logInformation元素包括：
设备信息(deviceInformation)元素：表示例如设备名和序列号的设备信息
用户信息(userInformation)元素：表示例如部门ID和用户名的用户信息
作业信息(jobInformation)元素：表示例如作业类型、作业名和起始日期和时间的作业信息
在jobInformation元素中的文档ID(documentID)元素是在上述表格302中的作业文档ID，并记录了表示输入作业的日志图像数据的唯一值。文档标记(documentFlag)是日志图像标记，并在存在日志图像数据时记录“是(yes)”，而在不存在日志图像数据时记录“否(no)”。在输出作业日志信息的情况中，日志图像标记为“否”。输出作业的作业文档ID表示相应输入作业的日志图像数据。
<数据传送处理步骤(数字多功能外设)>
图10是当数字多功能外设向文档管理服务器传送作业日志数据时的流程图。下列步骤是由数字多功能外设中的CPU 500通过执行控制程序实现的。并且，下列步骤以预定循环执行。
在步骤S1001中，数字多功能外设检查在HDD 503中是否存在没有传送到文档管理服务器的一个或多个作业日志数据。如果存在一个或多个作业日志数据，则过程进行到步骤S1002；如果不存在作业日志数据，则过程进行到步骤S1013并结束。也就是说，当在执行该步骤之后数字多功能外设接收并执行作业时，过程进行到步骤S1002。
在步骤S1002中，数字多功能外设将在作业日志数据中的日志信息传送到文档管理服务器。
在步骤S1003中，数字多功能外设从文档管理服务器接收日志图像确认结果。基于在步骤S1002中所接收的日志信息，文档管理服务器确定是否存在没有存储在卷存储单元117中的日志图像数据。文档管理服务器向数字多功能外设传送确定结果。后面将介绍文档管理服务器的具体操作。在这种情况中，如果在步骤S1002中传送的日志信息对应于输出作业并且在日志信息中没有对应于文档ID的日志图像数据，则文档管理服务器确定没有日志图像数据存在。这是因为很显然当在步骤S1002中传送的日志信息对应于输入作业时日志图像数据是分别传送的(下面要介绍的S1006)。
在步骤S1004中，基于在步骤S1003中接收的日志图像确认结果，数字多功能外设确定是否需要向文档管理服务器重新传送作业的日志图像数据，即，是否重新传送先前传送过的日志图像数据。如果数字多功能外设确定需要重新传送日志图像数据(在步骤S1004中为“是”)，则过程进行到步骤S1010；如果为“否”，则过程进行到步骤S1005。
在步骤S1010中，数字多功能外设从对应于确定要重新传送的日志图像数据所对应的作业文档ID(documentID)的图像数据产生日志图像数据。由于数字多功能外设已经执行了具有作业文档ID的输出作业，因此其无疑保存具有作业文档ID的图像数据。
在步骤S1011中，数字多功能外设将在步骤S1010中产生的日志图像数据传送到文档管理服务器。数字多功能外设反复执行步骤S1010和步骤S1011直到目标页到达最后页(1012)。在传送全部页之后，过程进行到步骤S1008。
在步骤S1005中，数字多功能外设确定在当前作业日志数据中是否存在日志图像数据。如果存在日志图像数据，则过程进行到步骤S1008；如果不存在日志图像数据，则过程进行到步骤S1006。在这种情况中，当在作业日志数据中存在对应于输入作业的日志时存在日志图像数据。
在步骤S1006中，数字多功能外设将日志图像数据传送到文档管理服务器。数字多功能外设反复执行步骤S1006直到目标页到达最后页(1007)。在传送完全部页之后，过程进行到步骤S1008。
在步骤S1008中，数字多功能外设向文档管理服务器传送请求以登记在步骤S1002中传送的日志信息。当已经传送了日志图像数据时，数字多功能外设还传送一个用于登记它的请求。
在步骤S1009中，数字多功能外设删除处理过的作业日志数据。
数字多功能外设反复执行这些步骤直到传送了全部作业日志数据，接着过程结束(S1013)。
上述过程可以防止管理服务器对对应于输出作业日志信息的作业文档ID的日志图像数据的忽略。换句话说，该过程可以保持在输入作业的日志图像数据和输出作业的日志信息的作业文档ID之间的一致性。
<数据接收处理步骤(文档管理服务器)>
将说明对应于通过数字多功能外设的上述数据传送的通过文档关服务器的数据接收。
图11是示出当文档管理服务器从数字多功能外设接收作业日志数据时流程的流程图。通过在文档管理服务器中的CPU(未示出)执行控制程序来实现下列步骤。
在步骤S1101中，文档管理服务器接收在步骤S1002中从数字多功能外设传送来的日志信息。文档管理服务器确定日志信息是否对应于输出作业。如果日志信息对应于输出作业，则过程进行到步骤S1102；如果日志信息不对应于输出作业，则过程进行到步骤S1103。
在步骤S1102中，文档管理服务器确定卷存储单元117是否存储了对应于在步骤S1101中接收的日志信息的作业文档ID的日志图像数据。更具体地，文档管理服务器检查作为数据库的属性存储单元114是否保存了和日志信息的作业文档ID相同的作业文档ID，以及具有相应日志图像数据的日志信息是否存在。
在步骤S1103中，文档管理服务器向数字多功能外设传送日志图像数据确认结果。更具体地，如果在步骤S1101中接收的日志信息对应于输出作业，并且不存在对应于作业文档ID的日志图像数据，则文档管理服务器请求日志图像数据的重新传送。其他情况下，文档管理服务器通知数字多功能外设不必重新传送任何日志图像数据。
在步骤S1104中，文档管理服务器接收日志图像数据。更具体地，文档管理服务器从数字多功能外设接收对应于作业文档ID并在步骤S1103中被确定要重新发送的日志图像数据(对应于S1011)。可选地，文档管理服务器接收对应于输入作业的日志图像数据(对应于S1006)。在其他情况中，文档管理服务器不接收任何日志图像数据。
在步骤S1105中，文档管理服务器从数字多功能外设接收文档登记请求。文档管理服务器在与日志图像数据相关联的属性存储单元114中登记在步骤S1101中接收的日志信息(S1106)。注意，日志图像数据可以是在步骤S1104中接收的或者已经存储在卷存储单元117中的。
在步骤S1107中，文档管理服务器删除已经从数字多功能外设接收到并且暂时存储的日志信息和日志图像数据。
与每个作业日志数据的接收相一致地执行这些步骤。
<图像数据删除处理步骤(数字多功能外设)>
图12是当数字多功能外设删除对应于输入作业的图像数据组时的流程图。下列步骤由在数字多功能外设中的CPU 500通过执行控制程序来执行。并且，当从操作者经由数字多功能外设的操作窗口接受删除存储在数字多功能外设中的图像数据组的指令时开始下列步骤。
在步骤S1201中，数字多功能外设为在数字多功能外设操作窗口中接受的图像数据组设置“删除标记”，用于指示图像数据组将被删除。
在步骤S1202中，数字多功能外设确定其是否存储具有与对应于图像数据组的作业文档ID相同的作业文档ID的输出作业的日志信息。如果数字多功能外设存储日志信息，则过程进行到步骤S1204；如果其不存储日志信息，则过程进行到步骤S1203。
在步骤S1203中，数字多功能外设删除该组的全部图像数据。
在步骤S1204中，数字多功能外设更新操作窗口的显示，使得不显示已删除图像数据组和对其设置了删除标记的图像数据组。即，数字多功能外设控制不执行基于使用例如BOX功能的图像数据组的输出作业。
<作业日志数据的删除>
将更详细地解释图10中流程图的步骤S1009中的作业日志数据的删除。
图13是删除作业日志数据的具体流程图。
在步骤S1301中，数字多功能外设确定在步骤S1002中传送到文档管理服务器的日志信息是否对应于输出作业。如果日志信息对应于输出作业，则过程进行到步骤S1302；如果日志信息不对应于输出作业，则过程进行到步骤S1305。
在步骤S1302中，数字多功能外设确定具有与日志信息的作业文档ID相同的作业文档ID的输出作业的作业日志数据是否存在于另一个没有传送的作业日志数据中。如果作业日志数据存在于另一个没有传送的作业日志数据中，则过程进行到步骤S1305；如果不存在作业日志数据，则过程进行到步骤S1303。
在步骤S1303中，数字多功能外设确定是否存在具有与日志信息的作业文档ID相同的作业文档ID并且对其设置了删除标记的输入作业的作业日志。如果存在输入作业的作业日志，则过程进行到步骤S1304；如果不存在作业日志，则过程进行到步骤S1305。
在步骤S1304中，数字多功能外设删除对应于作业日志的全部图像数据。
在步骤S1305中，数字多功能外设删除作业日志数据。
在结束这些步骤之后，过程返回到上述步骤S1001。
前述过程可以防止当存在具有与图像数据的作业文档ID相同的作业ID的作业日志时对图像数据的错误删除。
如上所述，根据第一实施例的网络文档管理系统可以防止文档管理服务器对对应于来自的输出作业日志信息的作业文档ID的日志图像数据的忽略。即，网络文档管理系统可以保持在输入作业的日志图像数据和输出作业的日志信息的作业文档ID之间的一致性。
网络文档管理系统还可以防止当存在具有与图像数据的作业文档ID相同作业ID的作业日志时，数字多功能外设对图像数据的错误删除。
(其他实施例)
已经对本发明的实施例进行了详细介绍。可以将本发明应用于包含多个设备的系统或由单个设备形成的装置。
还可以通过直接或远程向系统或装置提供用于实现上述实施例功能的程序，然后由系统或装置读出并执行所提供的程序代码来实现本发明。因此，为了通过计算机实现本发明，在计算机中安装的程序代码也落入本发明的功能步骤的技术范围内。
在这种情况下，只要获得该程序功能，该程序可以采用例如目标代码、由编译器执行的程序或提供到OS的脚本数据的任何形式。
用于提供该程序的记录介质包括软盘、硬盘、光盘(CD和DVD)、磁光盘、磁带、非易失性存储卡和ROM。
尽管已经参考示例性实施例对本发明进行了介绍，但是可以理解本发明并不受所公开的这些示例性实施例的限制。下列权利要求的范围是要符合最宽泛的解释，以包括全部这样的修改和等效结构及功能。

Claims (7)

1.一种具有网络接口并输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置，其包括：
登记单元，其在接收到新的作业时，将基于所述作业产生的图像数据登记在存储单元中；
第一传送单元，其传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在网络上的作业日志管理服务器中登记所述图像数据和所述输入日志信息；
第二传送单元，其在通过输入用于输出登记在所述存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在所述作业日志管理服务器中登记所述输出日志信息；以及
第三传送单元，其在作为由所述第二传送单元进行的传送的结果，从所述作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在所述作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
2.根据权利要求1的图像输出装置，其中所述第一传送单元和所述第三传送单元在将图像数据转换为不超过预定分辨率之后传送图像数据。
3.根据权利要求1的图像输出装置，其中所述输出处理包括打印和传真发送。
4.根据权利要求1的图像输出装置，其中所述输出登记在所述存储单元中的图像数据的请求是从操作面板输入。
5.根据权利要求1的图像输出装置，还包括：
删除指令接受单元，其接受删除登记在所述存储单元中的图像数据的指令；
搜索单元，其搜索在所述输入日志信息中描述的信息和存储在所述存储单元中的输出日志信息，直到将所述输入日志信息中描述的信息和输出日志信息传送到所述作业日志管理服务器；以及
删除控制单元，当所述删除指令接受单元接受删除图像数据的指令时，其使所述搜索单元搜索描述与表示根据删除图像数据的所述指令而要被删除的图像数据的识别信息相同的识别信息的输出日志信息，当不存在描述所述相同识别信息的输出日志信息时，删除根据删除图像数据的所述指令而要被删除的图像数据，并当存在描述所述相同识别信息的输出日志信息时，中止根据删除图像数据的所述指令而要被删除的图像数据的删除。
6.一种对具有网络接口并输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置进行控制的方法，该方法包括：
登记步骤，当接收到新的作业时，将基于所述作业产生的图像数据登记在存储单元中；
第一传送步骤，传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在网络上的作业日志管理服务器中登记所述图像数据和所述输入日志信息；
第二传送步骤，当通过输入用于输出登记在所述存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在所述作业日志管理服务器中登记所述输出日志信息；以及
第三传送步骤，当作为在第二传送步骤中传送的结果，从所述作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在所述作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
7.一种电子文档管理系统，其包括输出基于输入图像作业产生的图像的图像输出装置，以及管理由所述图像输出装置处理的作业的日志的作业日志管理服务器，所述图像输出装置包括：
登记单元，其在接收到新的作业时，将基于所述作业产生的图像数据登记在存储单元中；
第一传送单元，其传送已登记图像数据以及描述用于识别已登记图像的识别信息和表示已经输入了作业的输入日志信息，从而在作业日志管理服务器中登记所述图像数据和所述输入日志信息；
第二传送单元，其在通过输入用于输出登记在所述存储单元中的图像数据的请求来执行输出处理时，传送描述关于基于输入图像作业产生的并登记在所述作业日志管理服务器中的图像数据的识别信息的输出日志信息，从而在所述作业日志管理服务器中登记所述输出日志信息；以及
第三传送单元，其在作为由所述第二传送单元进行的传送的结果，从所述作业日志管理服务器接收到用于由识别信息表示的图像数据的请求时，传送所述存储单元中的由所述识别信息表示的图像数据，从而在所述作业日志管理服务器中登记由所述识别信息表示的图像数据。
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