CN101185061B - 利用多个网络应用管理文档的系统和方法 - Google Patents

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Abstract

一种用于管理文档的方法和系统，其中所述系统包括经由网络连接到图像处理设备和应用的文档管理服务器。该文档管理服务器从图像处理设备接收标识信息，并将与网络应用相关的信息发送到图像处理设备。然后该信息被用来改变图像处理设备的功能。

Description

利用多个网络应用管理文档的系统和方法
技术领域
本发明涉及用于管理多功能设备和各种后端网络应用之间的文档或文件的方法和基于计算机的系统。
背景技术
过去几年中，通过网络可获得的文档相关的应用的数目和类型有所增长。这些应用可以包括文档管理系统，诸如那些专用于管理各种特定内容的文档的系统，所述内容例如医药、法律、财会、营销、科学、教育等。其它应用包括各种投递(delivery)系统，诸如电子邮件服务器、传真服务器和/或常规邮件投递。另外的应用包括文档处理系统，诸如格式转换和光学字符识别。进一步的应用包括文档管理系统，用于存储、组织和管理各种文档。下文中将这些应用称为“后端”应用。
已经想到各种用于从图像处理设备(例如扫描仪、打印机、复印机、照相机)访问这些网络应用的系统。一种系统将一台计算机与每个图像处理设备相关联，以便利用网络应用管理文档。计算机与各种网络应用通信，以使得图像处理设备的用户能够使用这些应用。例如，计算机从网络应用请求和接收关于该应用为了管理文档所要求的数据格式和内容的信息。计算机处理该信息，并将图像处理设备配置成提供正确的格式和内容。
然而，这样的系统具有许多缺点，特别是考虑到具有大量图像处理设备的相对大型的办公室的环境时更是如此，其中，所述图像处理设备会使用可能随时间变化的不同种类网络文档应用。具体来说，要求每个图像处理设备具有一台计算机增加了成本并降低了灵活性。这一要求带来了维护、保护和升级计算机的负担。当系统中集成了新的应用时，必须更新每个计算机和/或每个图像处理设备，使其与新的网络应用兼容。更新每个本地计算机和/或每个图像处理设备的任务为系统管理员增加了成本上的负担，并且其严重增加了公司网络上的通信量。这种通信量的增长会降低公司整个网络的速度。
发明内容
本发明人认为，需要同时在图像处理设备和各种网络应用之间更有效地和动态地管理文档。本发明提供满足这种需要的方法和系统。
本发明的系统包括至少一个图像处理设备，例如多功能设备，但优选为若干图像处理设备、连接到该图像处理设备的文档管理服务器、以及连接到文档管理服务器的网络应用。文档管理服务器用作图像处理设备的代理和到网络应用的网关。
文档管理服务器从图像处理设备接收标识，查找简档，并将简档发送到图像处理设备。应当注意，这些图像处理设备可以实现为一个或多个各种类型的多功能设备(MFD)。简档包括关于经由网络连接到文档管理服务器的应用的信息。该信息可以是标识可供MFD使用的各种后端网络应用的特定参数的形式。基于该简档信息，MFD接收从文档管理服务器发送的软件插件，其对应于特定后端网络应用。然后，可以根据该接收到的插件信息改变或定制MFD的功能。更具体地说，基于所述简档和插件信息，图像处理设备可以调整其用户界面(interface)和用户可用的用以与网络应用交互的相应的功能。文档管理服务器可以从图像处理设备接收作业信息，例如文档，处理该作业信息，并将处理后的信息发送到连接到文档管理服务器的应用。软件插件允许用户在实际扫描图像文件之前向该图像文件添加特定的索引和处理指令。软件插件还允许用户执行特殊的登录功能，以便获得对需要附加级认证的后端应用的访问权限。应用可以包括例如电子邮件服务器、传真服务器、文件格式转换系统、光学字符识别系统、文档管理系统或文件存储系统。系统还可以为图像处理设备提供一种方法，用于当用户已经登录到网络域中时，确定特定后端应用是否需要用户认证。
有利地，本发明的系统和方法允许利用信息自动更新图像处理设备，以便能够使用最新结合到网络上的应用。对图像处理设备的更新可以由文档管理服务器基于该图像处理设备可获得的简档信息有效地执行。特定软件插件可以存储在文档管理服务器中，并且可以由MFD访问，以便与结合到系统中的特定后端应用相对应地被使用。被发送到图像处理设备的服务器简档还允许修改用户界面，以便用户能够选择可从该图像处理设备获得的各种处理功能。服务器简档使得MFD处理图像数据之前，能够向该图像数据附加各种指令、索引或处理指令。然后，在扫描的图像被发送到文档管理服务器之前，MFD将这些指令附加到该扫描的图像。因此，不需要为了单个图像处理设备而升级新的固件，这样做成本高而且耗费时间。文档管理服务器可以有效地管理图像处理设备和网络应用之间的关系的各个方面。例如，文档管理服务器可以管理全局目录服务器的安全，可以管理图像处理设备与网络应用之间的财务关系(例如与开帐单(billing)、记帐(accounting)和许可发放(licensingissue)相关)，可以处理去往图像处理设备和网络应用以及来自图像处理设备和网络应用的文档，可以允许修改图像数据，以及在必要时可以允许图像处理设备的用户登录到不同的应用。
此外，由于可以容易地定制文档管理服务器，因此可以包括与每个新安装的网络应用相关的各种插件。插件允许图像处理设备实现与每个网络应用、特别是后端应用相关的定制功能。文档管理服务器可以向图像处理设备发送插件，并且图像处理设备基于所接收的插件定制其操作。如果需要登录到网络应用，插件使得图像处理设备向用户询问进一步的认证信息。本发明实现的另一个特征是，图像处理设备能够对照(against)特定的用户认证系统，标识用户是否已经进行认证。插件还允许用户在文档被发送到文档管理服务器、随后被后端应用处理之前，使扫描的或处理的文档包括或向其附加特定的处理指令。
附图说明
通过参考以下结合附图的具体描述，可以容易地获得对本发明及其随之而来的许多优点更加全面的认识，同时本发明及其随之而来的许多优点将变得更加容易理解，附图中：
图1是示出根据本发明的一个实施例的整体系统配置的框图；
图2是示出根据本发明的一个实施例的用于图像处理设备的浏览器的框图；
图3A示出了根据本发明的一个实施例的图像处理设备上显示的登录用户界面的例子；
图3B示出了根据本发明的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到电子邮件用户界面的例子；
图3C示出了根据本发明的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到电子邮件用户界面的例子；
图3D示出了根据本发明的一个实施例的图像处理设备上显示的扫描到后端系统用户界面的例子；
图4A是示出根据本发明的一个实施例的、多功能设备获得简档信息的步骤的流程图；
图4B是示出根据本发明的一个实施例的、由多功能设备在接收到简档(profile)信息时所执行的步骤的流程图；
图5是示出根据本发明的一个实施例的、在认证用户时执行的步骤的流程图；
图6是示出根据本发明的一个实施例的、在用户登录到网络之后用于附加网络应用的用户认证处理的流程图；
图7示出了根据本发明的一个实施例的、与后端系统相关联的插件(plug-in)的示例代码；
图8是示出根据本发明的一个实施例的、在向后端系统发送文档时执行的步骤的流程图；
图9示出了根据本发明的一个实施例的、在借助于文档管理服务器发送传真时执行的步骤；
图10是示出根据本发明的一个实施例的、向后端系统发送经中间处理系统处理过的文档时执行的步骤的流程图；
图11是示出根据本发明的一个实施例的、在同时向后端系统发送文档并打印该文档的处理中执行的步骤的流程图；
图12是示出根据本发明的一个实施例的图像处理设备的框图；
图13是根据本发明的一个实施例的图像处理设备的示意图；
图14是示出根据本发明的一个实施例的文档管理服务器的框图；以及
图15是根据本发明的一个实施例的文档管理服务器的示意图。
具体实施方式
现在参照附图，其中，几个附图中相似的参考标记始终指代相同或对应的部分。图1是根据本发明的用于管理文档的系统5的框图，具体来说其允许文档管理服务器40通过处理与应用相关的信息来管理文档和文件，其中所述应用被分到不同的组I-III。系统5包括网络100，其将至少一个、但是优选为多个的图像处理设备与文档管理服务器40互连，其中，所述图像处理设备可以实现为多功能设备(MFD)10-30。网络100优选使用TCP/IP(传输控制协议/互联网协议)，但是任何其它期望的网络协议也是可以的，诸如例如IPX/SPX(网际分组交换/顺序分组交换协议)、NetBEUI(NetBIOS扩展用户接口)、或NetBIOS(网络基本输入输出系统)。网络100可以是：局域网，广域网，诸如内联网、外部网、因特网或它们的组合这样的任何类型的网络。网络100的其它通信链路，诸如虚拟个人网络、或无线链路、或任何其它适当的替代物也都可以使用。
如图1所示，设备10-30可以是多功能设备，或称为“MFD”。MFD可以包括多个扫描仪、复印机、打印机、传真机、数码相机、其它办公设备、以及它们的组合，或者可以是它们中任何一个。一般地，将这些设备中的任何一个或组合称为MFD。各种类型的MFD在本领域中是公知的，并且具有与本发明的MFD共同的特征和硬件。在本发明的一个实施例中，MFD是便携式设备，诸如数码相机，其可以经由有线或无线连接连接到因特网。这样的MFD结合了数字成像和互联网功能，从而可以捕捉静态图像、声音或视频，并且从不同的地点使用有线或无线连接来共享这些多媒体。MFD能够创建网页、发送和接收带附件的电子邮件、编辑图像、FTP文件、浏览因特网、以及发送或接收传真。在另一个实施例中，MFD是多个打印机、影印机和打印机，如下面将参照图11-12更具体地描述的那样。
如图1所示，文档管理服务器40连接到目录/地址簿服务器60(或“目录服务器”或“全局目录”)。目录服务器60可以包括诸如姓名、地址、网络地址、电子邮件地址、电话/传真号码、其它类型的目的地信息、以及个人授权。其它信息也可以被包括在目录服务器60中。与本发明兼容的目录服务器60的例子包括但不限于Lotus NotesTM、Microsoft ExchangeTM、和LDAP(“轻量目录访问协议(Lightweight Directory Access Protocol)”)使能的目录服务器。LDAP是软件协议，其使得用户能够定位网络中的机构、个人、文件、设备。文档管理服务器40也能够连接到控制MFD用户认证的网络域控制器50。
网络域控制器50是例如对其域内的安全认证请求(例如登录)做出响应的服务器。网络域控制器50可以由一个或多个备份网络域控制器备份，所述备份网络域控制器也可以可选择地处理安全认证。在2002年9月16日提交的序列号为10/243645的美国申请中，公开了目录服务器60和网络域控制器50的例子，特此通过引用的方式将该申请的全部内容并入。下面会对网络域控制器进行更详细的描述。
简言之，系统5经由文档管理服务器40为MFD 10-30的用户提供对存储在目录服务器60中的信息的访问权限(access)。用户可以请求对存储在目录服务器60的公司全局目录的搜索。文档管理服务器40可以将该搜索请求器传递给目录服务器60，并且能够接收来自目录服务器60的搜索结果(例如电子邮件地址和/或传真号码)。文档管理器40能够将搜索结果传递给MFD20，MFD 20临时存储并显示该搜索结果。用户可以选择所显示的结果(例如电子邮件地址或传真号码)，扫描文档，以及请求将扫描的文档发送到、通过电子邮件发送到、和/或传真到所选择的目的地。
文档管理服务器40可以被配置成用作多个网络应用50、60、70、80和90与MFD之间的中间代理，或者网关。应用70、80和90可以包括例如电子邮件服务器、传真服务器、文件格式转换系统、光学字符识别(OCR)系统、文档管理系统和文件存储系统以及上述多种设备的任意组合。文档管理服务器40能够支持多个后端系统，例如各种文档管理系统，或文件存储系统。在优选实施例中，电子邮件服务器被合并到文档管理服务器40中。电子邮件服务器可以包括但不限于Lotus NotesTM电子邮件服务器、MicrosoftExchangeTM电子邮件服务器、以及SMTP(“Simple Mail Transfer Protocol”，简单邮件传输协议)电子邮件服务器。在优选实施例中，传真服务器是Captaris’RightFaxTM服务器。但是，也可以根据本发明具体实施其它适当的传真服务器。文件格式转换系统可以被配置成将文档从一种格式(例如TIFF，“Tag Image File Format”，标签图像文件格式)转换成另一种格式(例如PDF，“Portable Document Format”，可移植文档格式)。在2001年3月1日提交的序列号为09/795438的美国专利申请以及2002年4月5日提交的序列号为10/116162的美国专利申请中公开了文档管理系统的例子，特此通过引用的方式将其全部内容并入。其它的文档管理系统包括专门用于管理具有特定内容的文档的系统。例如，文档管理系统可以是由Centers for Medicare&MedicaidServices(美国医疗保险和医疗补助服务中心)实现系统，用于管理根据HIPPA(美国健康保险转移和责任法)提供的医疗和保险记录。Documentum是示例品牌的数字文件管理系统，用于对所存储的文档/记录/多媒体文件进行管理、存储以及执行各种其它文件管理操作。用于管理和/或存储文档(例如法律文档、金融文档、营销文档、科学文档、教育文档)的其它系统也可以连接到文档管理服务器40。
如上所述，文档管理服务器40能够同时支持多个这样的系统。下面将会描述，简档可以被配置成经由软件插件支持多个系统，并且可以基于这些插件来定制图像处理设备10、20、30的能力和用户界面。
这些应用可以被分组，例如分成组I-组III。组I可以是投递系统组，包括电子邮件服务器和传真服务器；组II可以是中间处理组，包括文件格式转换系统和光学字符识别系统；组III可以是后端系统组，包括文档管理系统和文件存储系统。组I-III可以包括来自每一类的多个设备。例如，文档管理服务器40可以连接到来自一组的多个应用。文档管理服务器40可以将文档寄送到每一组内的若干应用。在优选实施例中，文档管理服务器40将文档投递到投递系统组内的若干应用，但是将该文档投递到中间处理组内的一个或多个应用以及候选系统组内的一个或多个应用。例如，文档管理服务器40可以将文档投递到电子邮件和传真服务器、OCR系统、以及文档管理系统。在其它实施例中可以是其它组合。
在优选实施例中，MFD 10-30以及文档管理服务器40通过网络100使用HTTP协议(“Hypertext Transfer Protocol”，超文本传输协议)或HTTPS协议(基于安全套接字层的HTTP)来交换数据。本发明也可以等效地使用例如诸如TCP/IP、IPX/SPX、NetBEUI或NetBIOS这样的其它协议。优选地，MFD 10-30和文档管理服务器40使用XML格式(“Extensible MarkupLanguage”，扩展标记语言)来交换数据。本发明也可以等效地使用其它格式，例如HTML。
在优选实施例中，文档管理服务器40可以包括MFD性能分析器(profiler)280(图2中示出)，其为MFD 10-30管理简档。系统5的管理员可以经由文档管理服务器40上的简档用户界面创建、改变和维护简档。简档包括从文档管理服务器40向MFD发送的信息(例如参数)。基于该信息，MFD可以调整其用户界面和功能，以便与文档管理服务器40适当地连接。所述信息还可以包括由MFD处理的软件插件，以允许根据后端系统的存在或引入修改MFD的操作。文档管理服务器40包括与连接到该文档管理服务器40的后端应用相对应的软件插件。例如，MFD可以显示选择，以允许用于选择MFD经由文档管理服务器40可获得的选项(例如特定的投递系统、中间处理系统或后端系统)。包括在简档中的信息可以是连接到文档管理服务器40的各种应用70-90的身份标识(identity)。性能分析器280从MFD接收标识信息(例如序列号)，并使用该标识信息来检查是否在注册器内注册了该MFD，例如存储在文档管理服务器40的存储器中的数据表。如果已注册，则性能分析器向该MFD发送分配给该MFD的简档。如果没有注册该MFD，则性能分析器可以注册该MFD并向该MFD发送简档。性能分析器可以存储多个简档。在优选实施例中，向每个MFD分配一个简档，并且多个MFD可以共享相同的简档。尽管使用了术语“软件插件”，但是任何类型的软件、程序或芯片都可用来修改MFD的操作。
简档中的参数的例子包括但不限于：
简档ID，其标识简档；
LDAP使能参数，其指示是否在使用目录服务器60的文档管理服务器40上使能了LDAP树搜索；
基准域名(DN)参数，在LDAP使能时，其提供对LDAP树搜索的缺省范围(field)；
网络认证参数，其指示是否使用网络域控制器50使能了网络认证；
超时参数，其指示在MFD重置并要求用户输入登录信息之前应当经过的时间段；
最大结果计数参数，其确定返回的LDAP询问结果的最大数目；
传真选项参数，其指示传真服务器是否连接到文档管理服务器40；
扫描后处理(post scan processing)参数，其指示连接到文档管理服务器40的是哪种扫描后处理系统，扫描后处理系统可以包括例如电子邮件服务器、文件格式转换系统、光学字符识别系统等；
后端参数，指示哪些后端系统连接到文档管理服务器40并能够被MFD访问，这样的后端系统可以包括文档管理系统或文件存储系统，或者其它相似类型的系统；以及
软件插件，图7中示出了软件插件的示例代码，其中包含允许图像处理设备执行与后端应用相关的特定处理任务的可执行文件。
在简档中也可以包括其它参数。例如，可以使用反映特定用户ID、默认纸张大小、扫描分辨率设定、送纸器(feeder)状况、用于针对图像处理操作开帐单的部门代码以及特定用户ID的额外扫描作业参数的参数，或任何附加的参数。
后端参数还可以指示在用户已经登录到网络之后，用户是否要求登录到后端系统。此外，后端参数还可以初始化认证步骤，以基于网络认证确定用户是否已经登录到后端系统并且是否已经对其进行了自动认证以操作后端系统。如果后端参数指示需要软件插件，以便MFD设备与后端应用适当地连接，则MFD将数据发送到文档管理服务器40，请求接收软件插件。
图2示出了根据本发明一个实施例的MFD 20的浏览器25，其被配置成在MFD 20与文档管理服务器40之间交换信息。在2002年9月16日提交的序列号为10/243643的美国专利申请中公开了浏览器25的例子，特此通过引用的方式将其全部内容并入。下面会描述浏览器25的进一步的细节。图2示出了文档管理服务器40的软件组件，文档管理服务器40包括认证设备260，其被配置成执行上面所讨论的认证功能。文档管理服务器40还包括管理设备265，其允许系统管理员管理系统5。例如，系统的管理员可以经由管理设备265访问性能分析器280，以设置用户简档和/或连接到文档管理服务器40的MFD 10-30的MFD简档。目录网关270也被包括在文档管理服务器40中，其被配置成与目录服务器60通信。文档管理服务器40还包括文档路由器275，其被配置成将从MFD接收到的文档路由到适当的应用70、80和90。
如图2所示，MFD 20包括引擎控制服务(ECS)200，其控制例如MFD20的扫描引擎。存储器控制服务(MCS)205控制对MFD 20的存储器的访问。操作面板控制服务(OCS)215生成在MFD 20的触摸板型液晶显示器(LCD)上显示的输出。应当注意，MFD 20的显示器和用户界面不限于LCD显示器，其也可以是任何其它适当的设备，或者是诸如但不限于LCD、发光二极管(LED)显示器、阴极射线管(CRT)显示器、等离子显示器、小键盘和/或键盘的组合。OCS 215可以生成例如用于MFD操作的传统菜单，以及如图3A-3D所示的菜单。系统控制服务(SCS)225控制和/或监视MFD 20中的传感器。例如，SCS 225控制触摸屏传感器、卡纸传感器和扫描操作传感器。因此，SCS 225能够基于来自传感器的信息管理MFD 20的状态。网络控制服务(NCS)220控制浏览器与文档管理服务器40之间的通信。可选地，安全套接字层(SSL)130以通信格式设备(communication formatting device)或例程(routine)的形式提供对NCS 220与浏览器25之间的通信的附加安全保护。命令输入服务(CIS)240处理例如来自MFD 20的LCD触摸板和/或小键盘的输入信息。MFD的用户可以使用LCD触摸板和小键盘输入信息和命令。CIS 240可以处理由用户输入的这些信息和命令(例如由SCS 225转发到CIS 240)。CIS 240能够基于这些处理生成命令(例如显示命令)，并将该命令发送到MFD的其它组件(例如发送到OCS 215以便在LCD上显示图形)。CIS 240还可以与NCS 220交换信息和命令，以便利用与服务器40相关的浏览器25进行处理。
传统的MFD包括ECS、MCS、OCS、NCS、SCS和CIS，它们是用于实现和控制MFD的每个硬件组件的固件。然而在本发明中，NCS 220被配置成与浏览器25通信。例如，NCS 220具有使用HTTP协议进行通信的附加能力。NCS 220还被配置成与服务器40通信，以便NCS 220在浏览器25与服务器40之间交换数据。例如，NCS 220可以向服务器40传送标识并接收简档，能够发送对于电子邮件地址的请求并能够从服务器40接收所选择的电子邮件地址，或者在认证处理期间NCS 220能够向服务器40发送登录信息并能够从服务器40(以及从目录服务器60)接收用户认证确认。NCS 220还能够从文档管理服务器40接收插件信息，所述文档管理服务器40能够如上所述初始化认证过程，或者如图3A-3D中描述的那样改变用户界面。
浏览器25包括HTTP命令处理器235，其与MFD 20的网络控制服务(NCS)220通信。例如，HTTP命令处理器235可以将由用户通过MFD小键盘输入的对电子邮件地址的请求、或者对于在LCD上显示信息(例如图3A-3D)的请求，从NCS 220传送到浏览器25。HTTP命令处理器235可以以HTML格式与浏览器的HTML解析器(parser)250交换数据，并且可以以XML格式与XML解析器255交换数据。解析器250和255能够检查来自HTTP命令处理器235的数据的语法，并为HTTP命令处理器235处理数据。本发明可以包括传统的解析器，解析器其通常被包含为编译器的一部分。
可以向HTTP命令处理器235提供程序代码或软件插件，以用于实现特定的应用，例如可以利用服务器40的目录服务实现的用户认证处理。HTTP命令处理器235能够基于特定应用的定义处理信息。例如，HTTP命令处理器23 5能够处理由用户提供的信息，诸如用户名或密码，并基于这一处理生成对服务器40的HTTP请求。HTTP命令处理器可以将该HTTP请求发送到NCS 220，以便将其发送到服务器40。HTTP命令处理器235还能够接收与特定后端系统功能相关的插件信息。这些插件允许用户向发送到文档管理服务器40的图像文件添加处理指令、元数据和其它索引信息。
HTTP命令处理器235还能够处理(经由NCS 220)从服务器40接收的信息。例如，HTTP命令处理器235能够接收服务器40生成的HTTP响应，其包括具有用于操作MFD的参数或软件插件的简档。HTTP命令处理器235能够处理该信息，并根据该信息生成命令以控制MFD，例如，其能够请求MFD显示具有适当按钮的菜单，或者根据特定用户ID的扫描作业参数进行扫描。再例如，HTTP命令处理器235能够生成用于LCD面板的绘图命令(graphic drawing command)。HTTP命令处理器235能够将该命令发送到适当的MFD固件(例如OCS 215)以进行执行。例如，OCS 215能够接收绘图命令，并通过在LCD面板上显示图形(例如图3A-3D)来执行该命令。
图3A-3D示出了用于向用户提供指示的用户界面300-303以及用于将用户输入提供给图1所示系统的触摸式按钮(touch sensitive button)(例如按钮305-330)的例子。如上所述，用户界面300-303优选为LCD触摸板，但是任何显示器和输入设备的组合都可以使用，例如但不限于LCD、LED、CRT、等离子体显示器、小键盘和/或键盘。
图3A描绘了在启动了用户登录时、或者当用户选择了标签305时所显示的用户界面300。“登录”用户界面300包括允许用户输入与用户想要访问的网络域相对应的登录“用户名”311、“密码”312以及“域”313的提示。还向用户提供按钮“登录”350，当该按钮被选择时，启动通过文档管理服务器40将用户名和域名提交到网络域控制器50。还向用户提供“重置”355按钮，当该按钮被选择时，清除用户已经在每一栏中输入的数据。指定域名的目的在于，允许用户登录到特定网络，以便可以向用户提供特定服务和连接。
当用户选择标签310时，MFD显示用户界面301，如图3B所示，用户界面301准许用户输入允许用户通过电子邮件发送经处理的图像的相关信息。当用户选择标签315时，MFD显示图3C所示的用户界面302，其允许用户输入用于通过传真发送经处理的图像的信息。当用户选择“Documentum”标签320时，MFD显示如图3D所示的用户界面303，其准许用户输入特定参数，并使能与指定的后端应用相关的专门的认证过程。应当注意，Documentum被描述为后端系统的一个例子，但是也可以类似地定制和显示用户特定后端系统的各种附加的用户界面。当选择了标签325时，MFD显示允许用户输入用于扫描文档的设置的用户界面。当用户选择标签330时，MFD显示用户界面，以显示作业日志，作业日志记录与MFD之前所执行的作业相关的参数。
图3A-3D中绘出的用户界面300-303还包括系统显示部分360，用于显示诸如时间和日期的系统消息、错误消息或对用户的指示。例如，如果用户不能通过网络或应用的认证时将显示错误消息。用户界面300-303可以基于MFD的用户可用的应用以数字的方式进行配置。
图3B示出了当用户选择“电子邮件”标签310时显示的用户界面301。用户界面301包括“主题”行361，以使得用户可以输入用户发送的电子邮件的主题。该界面还包括“发送到：”310和“抄送：”365栏，其中显示电子邮件的预期接收者的电子邮件地址。也可以显示“暗送：”或“密件抄送：”栏，并且由用户编辑。用户界面301还包括“附加名(attach name)”339和“删除”341按钮，以便容易地修改和编辑用户想要向其发送消息的电子邮件的地址。用户界面301中还包括“退出”标签306，其允许用户退出并终止图像处理。
图3C示出了当用户选择“Right Fax”标签310时所显示的用户界面302。描述Right Fax以作为传真处理服务器的示例实施例，但是也可以类似地实现其它任何适当的传真处理服务器。传真用户界面302与图3B所示的电子邮件界面类似，但其包括“帐单号码”(Billing Code)栏366以取代“抄送：”栏365，并且包括“传真号码”栏367以取代“发送到：”栏360。“帐单号码”栏可用于输入与正在处理的作业相关联的帐单号码，并且可以被存储在数据库中，以便适当地跟踪传真作业的帐单信息。在用户界面302中也可以包括“退出”标签306，其允许用户推出并终止图像处理。发送传真的处理将在下面参照图9更具体地描述。
图3D示出了当用户选择“Documentum”标签320时显示的用户界面303。Documentum是示例品牌的数字文件管理系统，用于对所存储的文档/记录/多媒体文件进行管理、存储以及执行各种其它文件管理操作。当用户选择“Documentum”标签320时，显示提示用户登录到“Documentum”系统的用户界面。用户界面303包括对于“用户名”375、“密码”380和“Docbase”385的提示。系统还包括按钮“登录到Documentum”369和“重置”370。“登录到Documentum”按钮启动将用户的登录信息发送到Documentum系统，以允许用户被认证并获得对Documentum系统的访问权限。一旦用户获得对Documentum系统的访问权限，就可以将文档存储到特定的位置，检索文档以进行打印，并且将检索到的文档通过电子邮件发送到指定的接收者。基于所选择的后端应用，也可以执行其它功能。在用户界面303中也包括“退出”标签306，其允许用户退出并终止图像处理。应当注意，“Documentum”是作为后端系统的例子来描述的，也可以类似地处理任何其它后端应用。并且应当注意，可以定制用户界面，以使其包含更多或更少的用户选项，这取决于支持多少后端应用。下面将参照图8更详细地描述将扫描的图像发送到后端系统的处理。
图4A、4B和5-11是示出根据本发明的不同实施例的、在用来利用文档管理服务器40管理文档的方法中所执行的步骤的流程图。
图4A中示出的处理图示了由文档管理服务器40执行的方法。在步骤400，文档管理服务器40接收来自图像处理设备或MFD的对于简档的请求。该请求可以包括标识发出请求的MFD的标识信息。该标识信息可以包括MFD的序列号和/或该MFD的组标识，或者其它标识信息。组标识可以是例如指示MFD属于机构中的特定部门，该组具有特定的功能，例如法律、财务、营销，或者具有特定地点，例如楼层、建筑物、城镇、省、国家，或者具有特定的安全等级，等等。或者，标识信息可以允许文档管理服务器40查找进一步的标识信息，诸如部门、组、或上面所指出的任何附加信息。
在步骤405，文档管理服务器40例如通过在存储已注册MFD的注册器中查找标识信息来询问该MFD是否已注册。如果已注册该MFD，则在步骤410，文档管理服务器40找出分配给该MFD的简档。如果没有注册该MFD，则在步骤415，文档管理服务器40可以将已注册的MFD的数目与预定数目进行比较。所述预定数目可以是例如许可使用连接到文档管理服务器40的特定应用的设备的最大数目。该预定数目(以及标识其相关应用的信息)可以被存储在文档管理服务器40中，并且该预定数目可以是例如5、25、100或任意期望的数目，取决于网络应用与从MFD获益的机构之间的许可协议。许可信息也可以包括在MFD简档中，以使得MFD能够相应地改变其用户界面和功能。如果已注册图像处理设备的数目小于预定数目，则在步骤420，文档管理服务器40可以注册MFD，并在步骤410找出分配给该MFD的简档。如果已注册图像处理设备的数目等于预定限制数目，则在步骤425文档管理服务器40可以向该MFD发送消息。所述消息可以是错误消息，其指示由于达到了许可的MFD的最大数目，文档管理服务器可获得的服务对于MFD来说不可用。
在步骤430，文档管理服务器40确定可用的投递选项，例如传真服务器、电子邮件服务器，并将该信息添加到简档中。在步骤435，文档管理服务器40确定可用的中间处理系统并将该信息添加到简档中。在步骤440，文档管理服务器40确定可用的后端系统并将该信息添加到简档中。这一步骤可选地包括附加使MFD实现定制功能的插件，所述定制功能允许MFD利用特定后端系统操作。在步骤445，文档管理服务器40将简档和任意插件发送到已注册的图像处理设备。
文档管理服务器40能够针对若干图像处理设备重复上述步骤。如果图像处理设备属于机构内的同一组，则文档管理服务器40可以将相同的简档发送到每一个所述图像处理设备。在MFD从文档管理服务器40接收到其简档之后，MFD能够基于简档中所提供的各种参数以及相应的插件创建初始显示用户界面，如下面将参照图4B所讨论的那样。
图4B中示出的处理显示了由图像处理设备、例如MFD所执行的方法，并且该方法能够例如在图像处理设备被开启时开始。在步骤450，MFD向文档管理服务器40发送对于简档的请求。如上面提到的，该请求可以包括标识，诸如图像处理设备的序列号。在步骤455，MFD查询是否已经从文档管理服务器40接收到了简档。如果没有接收到简档，而是从文档管理服务器40接收到了错误消息，则MFD在步骤460显示消息。如果接收到了简档，则MFD在步骤465处理接收到的简档。然后在步骤467，MFD确定所接收到的简档是否使能了需要软件插件的后端系统。如果需要软件插件，则在步骤468，MFD向文档管理服务器发送消息，并且文档管理服务器将所需的插件发送到MFD。插件可被MFD使用，以帮助创建或定制与可用的后端系统连接所需的用户界面3A-3D。应当注意，软件插件可以与简档信息协调(in coordination)接收或同步接收，或者可以在任何其它时间接收。作为该处理的一部分，MFD可以生成作为简档参数的函数的显示。例如，MFD可以基于简档中标识的后端和中间处理系统生成特定菜单或用户界面。这些用户界面或菜单可以由从文档管理服务器在MFD处所接收到的、与后端和中间处理系统相对应的附加插件信息来生成。所述基于接收到的简档和插件信息定制用户界面的步骤防止了MFD向用户呈现与用户或MFD不允许访问的后端或中间处理系统相对应的用户界面或菜单选项。在步骤465，MFD还可以基于默认设置在其LCD上显示图形。
简档中所提供的参数可以对应于MFD可选的功能。其它功能在MFD中默认被使能，从而MFD自动显示与可用功能相对应的图形，而无需查询该简档是否指示这些默认功能被使能。与这些默认功能相对应的参数无需是简档的一部分。在图4B所示的例子中，登录、传真和LDAP功能是可选的，因此MFD通过判断(consider)简档中所包括的参数来查询它们的使能。另外在这个例子中，电子邮件功能被默认使能，从而MFD不查询这些功能。本发明不限于这个例子，并且可选/默认功能的其它组合也在本发明的范围之内。
在步骤470，MFD查询其简档是否指示登录功能被使能。如果登录功能被使能，则在步骤475 MFD在其LCD面板上显示登录按钮。如果登录功能未被使能，则MFD跳到步骤480，在那里MFD查询其简档是否指示传真功能被使能。如果传真功能被使能，则在步骤485 MFD在其LCD上显示或使能传真标签315。如果传真选项未被使能，则MFD跳到步骤490，在该步骤MFD基于简档中所提供的计时器值设置MFD自动退出计时器。
在步骤495，MFD查询其简档是否指示LDAP选项被使能。如果LDAP选项被使能，则在步骤497，MFD设置作为简档的一部分提供的用于LDAP询问的基准标识名(Distinguished Name，DN)。基准DN提供搜索的默认范围(field)，在该默认范围内执行LDAP搜索，除非请求更窄范围的搜索。如果LDAP选项未被使能，则MFD跳过步骤497。在执行这些步骤之后，MFD完成了用于MFD的初始用户界面，诸如图3A-3D中所示出的界面。本发明不限于图4A-4B中所示出的步骤的顺序。
使用所述初始用户界面和MFD显示的其它菜单，MFD的用户可以通过文档管理服务器40访问在网络上可用的各种服务。一般来说，文档管理服务器40从图像处理设备接收作业信息；在文档管理服务器40处理所述作业信息；并将处理后的信息发送到被连接到文档管理服务器40的应用。
图5示出了由MFD 10-30执行的、根据本发明一个实施例的认证用户的方法。在步骤505，MFD查询是否从用户接收到显示登录用户界面的命令。例如，用户可以按下MFD 20的LCD上的登录按钮，诸如图3A中示出的用户界面300的“登录”按钮305。在步骤510，如果接收到命令，则MFD 20显示登录用户界面。在步骤515，MFD 20查询是否从用户接收到了登录信息。例如，MFD 20可以查询用户是否输入了用户名、密码和域名。
一旦接收到登录信息，MFD 20就在步骤520将登录信息发送到文档管理服务器40。文档管理服务器40接收登录信息，处理该信息，并将处理后的登录信息发送到网络域控制器50。域控制器50检验登录信息，并将认证确认发送到文档管理服务器40，文档管理服务器40将该确认转发到MFD 20。在步骤525，MFD 20查询是否从文档管理服务器40接收到认证确认。一旦MFD 20接收到用户认证，MFD 20就在步骤530从文档管理服务器40下载用户的主页，以供显示。用户的主页可以是在认证之后初始显示的默认(入口)页面。在本发明中，该主页可以基于用户认证的结果以及与所接收的简档信息一起接收的相应插件来生成。尽管使用了术语“主页”，但本发明也可以显示任何期望的信息。在优选实施例中，用户主页可以提供有“帮助”按钮，和/或“关于”按钮，以便提供关于使用本发明的系统的指示和信息。用户还能够从MFD 20登录到后端应用，如随后将描述的那样。
图6示出了在用户已经初始登录到网络域之后MFD 20的用户认证方法。在步骤601，用户通过按下“登录”标签来启动如图5所示的网络登录过程。然后在步骤602，用户输入登录信息并启动登录信息的传输，如上面在图5中描述的那样。如果在步骤603登录成功，则文档管理服务器在步骤604将简档、插件和其它必要信息发送到MFD 20，以便显示包括如关于图3B-3D所描述的标签的用户定制界面。一旦显示了定制界面，用户就能够从多个可用选项中进行选择。
如果在步骤605按下了“电子邮件”标签，则从MFD发送电子邮件的处理就被启动。一旦选择了该选项，就在步骤606向用户呈现图3B所描绘的用户界面301，以允许用户在步骤607修改预期的接收者列表和所发送的电子邮件的主题。一旦用户输入了适当的信息，在步骤608 MFD 20上的开始键被使能，用户就能够开始扫描图像，随后通过电子邮件发送该图像。然后在步骤609提示用户执行进一步处理操作的选项。如果用户期望额外的处理，则处理返回到步骤604。如果在步骤609用户选择指示用户不希望执行进一步的处理，则在步骤610终止图像处理。
如果在步骤611用户选择“Right Fax”标签，则处理前进到步骤612。在步骤612，MFD从该MFD所使用的文档管理服务器接收简档、相关插件信息以及其它相关信息，以确定为了访问传真应用是否要求另外的认证处理。如果不需要认证，则在步骤614显示“Right Fax”用户界面302。然而，如果需要用户认证以便访问传真应用，则在步骤613显示登录用户界面。一旦用户输入并向传真服务器提交了所需要的认证信息，传真服务器就对照已注册用户的数据库检查该用户认证。如果用户通过传真服务器的认证，则在步骤614显示并使能“Right Fax”用户界面302。然而，如果用户认证不成功，则向用户显示错误消息，例如在系统消息区域360中显示。一旦用户通过认证，则在步骤615，用户就能够输入帐单号码、传真号、所发送传真的主题、以及任何附加的可选信息。一旦输入了所述信息，则在步骤608，用户通过按下“开始”键来启动扫描，以及随后的如下所述的对图像的传真传输。然后在步骤609，提示用户执行进一步处理操作的选项。如果用户期望额外的处理，则处理返回到步骤604。如果用户在步骤609没有选择，则终止图像处理。
如果在步骤617按下“Documentum”标签320或表示任何其它后端应用的标签，则在步骤618使用MFD从文档管理服务器40接收的软件插件(或其它信息)来确定为了使用户获得对后端系统的访问权限，是否需要后续的认证处理。如果需要用户认证，则在步骤619显示“Documentum”登录用户界面303。然后，提示用户输入“用户名”、“密码”和“Docbase”，并将这些参数发送到后端系统。然后，后端系统对照已注册用户的数据库认证用户，并确定用户是否被准许访问系统。然而，如果用户认证不成功，则显示错误消息，例如在系统消息区域360中显示，并且拒绝用户访问该系统。
一旦用户被准许访问Documentum后端应用，则在步骤620，MFD可以处理图像，并使用所显示的后端应用界面对所处理的图像执行管理、存储、检索和其它文件管理操作。在步骤621，用户还能够向后端应用界面提交索引信息、元数据以及与处理扫描的图像相关的其它定制处理信息。一旦用户输入了适当的信息，则在步骤608开始键被使能，并且用户能够启动如下所述的后端处理。然后，在步骤609向用户提示执行进一步处理操作的选项。如果用户期望额外的处理，则处理返回到步骤604。如果在步骤609用户决定终止处理，则在步骤610，终止图像处理。对于其它适当的后端应用，可以类似地执行关于Documentum应用所描述的处理，并且可以类似地定制用户界面。
此外，MFD的用户可以请求文档管理服务器40将文档路由到连接到该文档管理服务器的应用，诸如传真服务器、电子邮件服务器、文件格式转换系统、OCR系统、文档管理系统和文件存储系统。在这些情况中，作业信息包括文档和对于将文档路由到应用的请求。
图7是从文档管理服务器发送到MFD的软件插件中所包含的代码的例子。一旦插件被MFD接收并处理，MFD就能够执行操作，以使得用户能够在图像文件被图像处理设备处理之前，向图像文件添加特定的处理指令、索引数据或元数据。可选地，直到MFD接收到后端参数并确定MFD使能了哪些后端参数，才将软件插件发送到MFD。然后，MFD向文档管理服务器发送指示特定后端应用被使能的消息。文档管理服务器通过将软件插件发送到MFD以允许其执行对MFD用户界面和相应功能的所有必需修改来做出响应。插件还允许MFD做出关于用户获得对特定网络应用的访问权限所需的用户认证类型的确定。此外，软件插件使得MFD设备能够确定用户是否在另一个系统上被认证，以及该认证程序是否允许用户具有对特定应用的访问权限。还可以基于所述信息和插件来定制MFD的用户界面，以允许用户访问特定后端系统的特定功能。这些性能将在下面更详细地描述。
图8示出了使用MFD通过文档管理服务器40将文档发送到后端系统的方法的例子。如上面提到的，后端系统可以是例如文档管理系统和扫描文件系统。在步骤800，MFD用户能够登录到如上面在图5中所讨论的网络，并且在步骤805，MFD用户可以选择后端系统，诸如文档管理系统。然后，MDF检查从文档管理服务器40接收到的信息(例如简档、插件等)，并在步骤807确定是否需要用户登录到该后端系统。如果不需要用户登录，则处理继续到步骤810。如果需要登录，则在步骤809，如上面在图6中描述的那样，用户登录到后端系统。在步骤810，MFD用户可以选择使用MFD输入设备的文档类型。例如，可以显示文档类型的菜单，以便用户能够使用MFD的触摸式用户界面来选择一种类型。当在后端系统存储文档时，文档类型可以用作索引信息。在步骤815，MFD用户可以选择将在后端系统存储文档的目的文件夹。再有，这可以通过从用户界面上所显示的列表中选择文件夹来执行，或者可以使用键盘来输入目的文件夹。在步骤820，MFD用户可以输入文档名称和/或其它索引信息。在步骤825，用户可以输入账号(account number)，文档管理服务器40和/或后端系统可使用所述账号来进行管理，例如开帐单、记帐、活动监视。在步骤830，当文档类型为发票时，用户可以选择发票上的数额。在MFD显示器上可以显示其它栏，以便提示用户输入不同类型文档的信息(例如数值)。
在步骤835，可以在MFD扫描表面上设置文档。在步骤840，扫描文档。在步骤845，将作业信息发送到文档管理服务器40，例如XML文件。在这种情况中，作业信息可以包括所选择的后端系统、扫描的文档、将文档路由到后端系统的请求、文档类型、目的文件夹、文档名称、账号、数额。在步骤850，文档管理服务器40处理从MFD接收的作业信息。在一个实施例中，文档管理服务器40基于所选择的后端系统，将文档发送到中间处理系统。换言之，文档管理服务器40可以识别出所选择的后端系统要求特定的文件格式。文档管理服务器40自动确保从MFD接收的文档在被发送到后端系统之前处于适当的格式。在步骤855，文档管理服务器40将至少部分处理后的作业信息(例如文档)发送到后端系统。
图9示出了使用MFD通过文档管理服务器40发送传真的方法的例子。在步骤900，MFD用户可以如图5中所述进行登录。在步骤905，MFD用户可以按下传真按钮，诸如图3A-3D中示出的传真按钮315。然后，MFD检查从文档管理服务器40接收的信息(例如插件、简档等)，并在步骤907确定是否需要用户登录到传真服务器。如果不需要用户登录，则处理继续到步骤910。如果需要登录，则在步骤909用户登录到传真服务器，如图6中所描述的那样。如果登录成功，则在步骤910，MFD用户可以使用诸如触摸屏或小键盘的MFD输入设备输入传真号码。或者，可以在访问全局目录60之后，显示并选择传真号码。在步骤915，MFD用户可以输入将随传真文档一起发送的传真注释(notes)。用户可以使用MFD输入设备输入传真注释。在步骤920-925，如果必要的话，用户可以输入帐单号码，以便从MFD传真文档。是否需要输入帐单号码可以由简档参数决定。帐单号码对应于将为传真服务向其开帐单的实体。
在步骤930，可以将文档设置在MFD扫描表面。在步骤935，如果希望的话，则可以例如通过访问显示在用户界面上的扫描设置菜单来改变扫描设置。在步骤940，扫描文档。在步骤945，将作业信息例如作为XML文件发送到文档管理服务器40。在这种情况中，作业信息可以包括扫描的文档、将文档路由到传真服务器的请求、帐单号码、扫描参数以及指定的传真号码。在步骤950，文档管理服务器40将至少部分经处理的作业信息发送到传真服务器，以便完成传真传输。
图10示出了使用MFD通过文档管理服务器40将中间处理系统处理后的文档发送到后端系统的方法的例子。如上所述，中间处理系统可以是例如文件格式转换系统或者OCR系统。在步骤1000，MFD用户可以如图5所讨论的那样登录。此外，为了开始该处理步骤，如果需要的话，用户必须已经如图6和图8中所述的那样通过指定后端系统的认证。在步骤1005，MFD用户可以选择中间处理系统，诸如OCR系统和/或PDF转换系统。例如，用户可以图3A所示的触摸按钮320(该标签被标注为“Documentum”，但也可以相应地标注为任何其它后端应用)，以便显示文档格式屏幕，用户可以从该屏幕选择转换/识别系统。在可替代的实施例中，文档格式屏幕可以由MFD基于其简档或基于对后端系统的选择来自动显示。在步骤1010，可以在MFD扫描表面上设置文档。在步骤1015，扫描文档。在步骤1020，将作业信息例如作为XML文件发送到文档管理服务器40。在这种情况中，作业信息可以包括所选择的中间处理系统、扫描的文档、将文档路由到中间处理系统和其它系统(如果希望的话)的请求。在步骤1025，文档管理服务器40处理从MFD接收的作业信息。
在步骤1030，文档管理服务器40将至少部分经处理的作业信息，例如文档，发送到中间处理系统。在步骤1035，中间处理系统处理该文档。在步骤1037，执行认证步骤，以确定是否需要用户认证以便利用后端系统处理扫描的文档。如果需要认证步骤，则用户必须登录到后端系统，如参照图6所述的那样。在步骤1040，中间处理系统将经处理的文档发送到文档管理服务器40。在步骤1045，文档管理服务器40接收经处理的文档，并且在步骤1050，将该经处理的文档发送到后端系统。
图11示出了将文档发送到后端系统并在MFD通过文档管理服务器40打印出该文档的方法的例子。如上面提到的，后端系统可以例如是文档管理系统或扫描文件系统。在这个例子中，文件管理系统管理机密文档，例如医疗和保险记录，并需要特定信息以跟踪谁在请求文档以及为什么请求。在步骤1100，MFD用户可以如图5中所讨论的那样登录。在步骤1105，MFD用户可以选择后端系统，例如医疗记录文档管理系统。例如，用户可以触摸图3A-3D中示出的按钮320。在步骤1110，提示用户输入文档请求方的名称。然后，MDF检查从文档管理服务器40接收到的信息，并在步骤1112确定用户是否需要登录到后端系统。如果需要登录，则在步骤1114用户登录到后端系统，如图6中所描述的那样。在步骤1115，MFD用户可以输入请求文档的原因。这一步骤可以通过从用户界面上所显示的列表中选择原因来执行，或者可以使用键盘输入原因。在步骤1120，MFD用户可以输入文档类型，并且在步骤1125，用户可以输入文档描述和/和其它索引信息。
在步骤1130，可以将文档设置在MFD扫描表面上。在步骤1035，如果希望的话，可以改变扫描设置。在步骤1140，扫描文档。在步骤1145，将作业信息例如作为XML文件发送到文档管理服务器40。在这种情况中，作业信息可以包括扫描的文档、请求方的名称、请求文档的原因、文档类型以及文档描述。在步骤1150，文档管理服务器40处理从MFD接收的信息。在步骤1155，文档管理服务器40将至少部分经处理的作业信息发送到MFD和后端系统。例如，文档管理服务器40可以将文档发送回MFD以进行打印，并发送到文档管理系统以进行存储。
图12-13示出了MFD 20的例子，其包括中央处理单元(CPU)931以及通过忠县932连接到CPU 931的各种元件。CPU 931在监视MFD 20的状态的同时，为多个任务提供服务。连接到CPU 931的元件包括只读存储器(ROM)933、随机存取存储器(RAM)934、硬盘驱动器(HDD)935、能够接收软盘907的软盘驱动器(FDD)936、通信接口(I/F)938、以及调制解调器单元939。此外，控制面板937、扫描仪单元940、打印机单元941以及图像处理设备942也可以通过总线932连接到CPU 931。I/F 938和调制解调器单元939两者都被连接到通信网络100。
在优选实施例中，MFD 20的程序代码指令经由IC卡存储在HDD 935上。或者，程序代码指令可以存储在软盘907上，以便程序代码指令可以被FDD 936读取、传输到RAM 934并由CPU 931执行，以便执行指令。这些指令可以是执行如上所述的MFD功能的指令。这些指令允许MFD 20经由浏览器25与文档管理服务器40交互，并控制MFD 20的控制面板937和图像处理单元。
在MFD 20启动期间，程序代码可以被CPU 931读取、被传输到RAM并被CPU 931执行。或者，程序代码指令可以被加载到ROM 933。因此应当理解，在本发明中，软盘907、HHD 935、RAM 934和ROM 933中的任何一个都对应于能够存储程序代码指令的计算机可读存储介质。能够存储根据本发明的指令的设备和介质包括例如磁盘、光盘(包括DVD)、磁光盘(例如MOS)和半导体存储卡(例如PC卡、紧凑型闪存卡(compact flash card)、智能媒质(smart media)、记忆棒等)。
在优选实施例中，控制面板937包括用户界面，其显示允许MFD 20的用户与文档管理服务器40交互的信息，例如图3A-3D中示出的用户界面300-303。显示屏可以是LCD、等离子体显示设备或阴极射线管CRT显示器。显示屏不必要与控制面板937集成或嵌入在控制面板937中，而是可以简单地通过有线或无线连接连接到控制面板937。控制面板937可以包括用于输入信息或请求各种操作的键。或者，控制面板937和显示屏可以通过键盘、鼠标、遥控器、触摸显示屏、语音识别、或眼球运动跟踪、或它们的组合来操作。
图14是根据本发明一个实施例的服务器40的方框图。图15是服务器40的示意图。服务器40包括中央处理单元1000(CPU)，其借助于系统总线1500与多个其它设备通信。服务器40包括随机存取存储器(RAM)1900，其提供(host)实现文档的认证、路由和管理功能所使用的临时存储值。
具有足够存储空间和处理能力的传统个人计算机或计算机工作站也可以被配置成用作服务器40。中央处理单元1000被配置用于高容量数据传输，以及执行处理通信和数据库搜索中的相当多数量的数学计算。由英特尔公司制造的奔腾4或Advanced Micro Devices(AMD)Athlon 64 3.5GHz处理器可以用作CPU 1000。也可以使用其它适当的处理器和多处理器或工作站。
优选为包含在半导体形式中的ROM 1800，尽管也可以使用其它只读存储器形式(包括光介质)来保存应用软件和临时结果。ROM 1800连接到系统总线1500，以供CPU 1000使用。ROM 1800包括计算机可读指令，当CPU1000执行所述指令时，其可以执行与从MFD扫描的文档相关联的、如上所述的不同的认证、路由和管理功能。输入控制器1600连接到系统总线1500，并提供与各种外围设备的连接接口，所述外围设备包括键盘1610和定位设备，诸如鼠标1620。输入控制器1600可以包括不同的端口，诸如PS2端口形式的鼠标端口，或者，例如通用串行总线(USB)端口。输入控制器1600的键盘端口是袖珍型DIN形式的端口，也可以使用其它连接器。输入控制器1600提供声卡连接，从而声卡上的外部插孔允许用户附加麦克风扬声器或外部声源。输入控制器1600也可以包括串行端口或并行端口。
盘控制器1400为IDE控制器形式的控制器，其经由带状缆线连接到软盘驱动器1410以及硬盘驱动器1420、CD-ROM驱动器1180和压缩盘1190。此外，在盘控制器1400或安装有CPU 1000的主板上提供有PCI扩展槽。提供增强图形端口扩展槽，该扩展槽通过快速访问主存储器来提供3D图形。硬盘1210也可以包括可读和可写的CD-ROM。通信控制器1300例如借助于以太网连接提供到网络1310的连接，网络1310可以是网络100。在一个实施例中，网络1310以及到通信控制器1300的连接可以借助于多种连接来实现，包括连接到通信控制器1300的有线调制解调器连接、DSL连接、拨号调制解调器连接等。
输入/输出控制器1200还提供到外部组件的连接，例如借助于RS 232端口、SCSI总线、以太网和支持任何期望的网络协议(诸如但不限于TCP/IP、IPX、IPX/SPX或NetBEUI)的其它网络连接，所述外部组件诸如外部硬盘1210、打印机1220，它们可以是MFD10-30。
显示控制器1100将系统总线1500与例如阴极射线管(CRT)1110的显示设备互连。尽管示出的是CRT，但也可以使用各种其它显示设备，例如LCD或等离子体显示设备。
本说明书中阐述的机制和处理可以使用根据本说明书的教导编程的传统通用微处理器来实现，如相关领域技术人员将会理解的那样。熟练的程序员可以根据本公开内容的教导容易地准备适当的软件代码，并且所述软件代码对于软件领域的技术人员来说也将是显而易见的。具体来说，如本领域技术人员将认识到的，可以以多种计算机语言，包括但不限于C、C++、Fortran和Basic来编写根据本发明的用于认证、路由和管理文档的计算机程序产品。本发明也可以通过配置专用集成电路来实现，或者通过互连适当的传统组件电路的网络来实现，这对于本领域技术人员来说是显而易见的。
因此，本发明还包括基于计算机的产品，其可以保存在存储介质中，包括可用于编程计算机或执行根据本发明的处理的指令。该存储介质可以包括但不限于任何类型的盘，包括软盘、光盘、CD-ROM、磁光盘、ROM、RAM、EPROM、EEPROM、闪存、磁卡或光卡、或适于存储电子指令的任何类型的介质。
有利地，本发明可以与2001年3月1日提交的序列号为09/795438的申请、2002年9月16日提交的序列号为10/243645的美国申请、以及2002年11月15日提交的序列号为10/194607的美国申请相结合。特此通过引用的方式并入其全部内容。
很明显，基于以上教导，可以对本发明进行许多额外的修改和改变。因此应当理解，在所附权利要求书的范围内，可以以与此处具体描述的不同方式来实现本发明。
本申请基于2005年3月30日提交的美国优先权申请No.11/092836，特此通过引用的方式并入其全部内容。

Claims (67)

1.一种用于管理文档的方法，包括步骤：
从图像处理设备向服务器发送标识数据；
由所述服务器基于该标识数据检索与多个网络应用相对应的信息；
将该信息从所述服务器发送到所述图像处理设备；
在所述图像处理设备处接收该信息；
基于所接收的信息改变所述图像处理设备的功能；以及
确定当前是否在服务器上对所述图像处理设备的用户进行认证，并确定为了访问所述多个网络应用中的至少一个，是否需要后续的用户认证，
其中，通过用户的一次登录来使用所述多个网络应用，
其中，所述检索信息的步骤包括：检索与所述多个网络应用中每一个相对应的简档，以及
所述简档包括由所述图像处理设备处理的软件插件，以允许根据后端系统的存在或引入修改所述图像处理设备的操作。
2.如权利要求1所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括：
发送与所述图像处理设备的身份标识相对应的标识数据。
3.如权利要求2所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括：
发送所述图像处理设备的序列号。
4.如权利要求1所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括：
发送与所述图像处理设备的用户的身份标识相对应的标识数据。
5.如权利要求4所述的方法，其中，所述发送标识数据的步骤包括：
发送用户名和密码。
6.如权利要求1所述的方法，其中，所述检索信息的步骤包括：
检索与所述图像处理设备相对应的简档信息。
7.如权利要求6所述的方法，其中，所述检索信息的步骤包括：
检索所述简档信息，该简档信息包括所述多个网络应用中每一个的标识。
8.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
基于所接收的标识数据确定没有在所述服务器注册所述图像处理设备；以及
当所述服务器所存储的许可信息指示未注册的图像处理设备能够被注册时，在该服务器处注册该图像处理设备。
9.如权利要求1所述的方法，其中，所述改变图像处理设备的功能的步骤包括：
基于所接收的信息改变所述图像处理设备的用户界面。
10.如权利要求1所述的方法，其中：
所述接收信息的步骤包括接收与所述多个网络应用中的至少一个相对应的简档；并且
所述改变图像处理设备的功能的步骤包括：基于简档来改变该图像处理设备的功能。
11.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
基于哪些网络应用被连接到所述服务器来选择被发送到所述图像处理设备的信息。
12.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
基于所述图像处理设备所接收的信息，确定是否需要为所述多个网络应用中的至少一个进行用户认证。
13.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
通过将认证信息从所述图像处理设备发送到所述服务器来为所述多个网络应用中的一个认证该图像处理设备的用户。
14.如权利要求1所述的方法，还包括：
将用户认证信息从所述图像处理设备发送到所述服务器；以及
使用该用户认证信息为所述多个网络应用认证用户。
15.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
在所述服务器中存储与连接到该服务器的每个网络应用相对应的信息。
16.如权利要求15所述的方法，还包括步骤：
将所存储的与连接到所述服务器的每个网络应用相对应的信息发送到连接到该服务器的多个图像处理设备。
17.如权利要求1所述的方法，其中，所述将信息发送到所述图像处理设备的步骤包括：
仅当存储在所述服务器中的、与所述图像处理设备相对应的简档指示该图像处理设备被授权访问所述多个网络应用时，才将所述信息发送到该图像处理设备。
18.如权利要求1所述的方法，还包括步骤：
在所述服务器处从所述图像处理设备接收作业信息；
在所述服务器处处理该作业信息；以及
将经处理的作业信息从该服务器发送到连接到该服务器的多个网络应用中的至少一个。
19.如权利要求18所述的方法，其中：
所述接收作业信息的步骤包括，接收与所述图像处理设备所处理的文档相关的作业信息；
并且所述发送经处理的作业信息的步骤包括，将该作业信息发送到文档管理系统。
20.如权利要求18所述的方法，其中，所述发送经处理的作业信息的步骤包括：
将经处理的作业信息发送到多个网络应用。
21.如权利要求18所述的方法，还包括步骤：
在所述图像处理设备处理图像之前，向该图像添加索引信息。
22.如权利要求21所述的方法，其中，所述向图像添加索引信息的步骤包括：
在所述图像处理设备处理所述图像之前，添加来自用户界面的索引信息。
23.如权利要求18所述的方法，还包括步骤：
在所述图像处理设备处理所述图像之前，向该图像添加处理指令。
24.如权利要求23所述的方法，其中，所述向图像添加处理指令的步骤包括：
在所述图像处理设备处理所述图像之前，向图像添加来自用户界面的指令。
25.一种用于管理文档的系统，包括：
具有界面的图像处理设备；
服务器，具有模块和连接到该图像处理设备的界面的接口；
所述图像处理设备的界面被配置成将标识数据从所述图像处理设备发送到所述服务器；
所述服务器的模块被配置成基于从所述图像处理设备的界面接收的标识数据，检索存储在所述服务器中的、与多个网络应用相对应的信息；
所述服务器的接口被配置成，将所述信息从所述服务器发送到所述图像处理设备；
所述图像处理设备的界面被配置成，在该图像处理设备处接收所述信息；以及
所述图像处理设备的处理器被配置成，基于所接收的信息改变该图像处理设备的功能，
其中：
所述处理器被配置成，确定当前是否在服务器上对用户进行认证，并基于所接收的信息，确定为了访问所述多个网络应用中的至少一个，是否需要后续的用户认证，
其中，通过用户的一次登录来使用所述多个网络应用，
其中，所述图像处理设备的界面被配置成，接收与所述多个网络应用中的至少一个相对应的简档；并且
所述处理器被配置成，基于简档来改变该图像处理设备的功能，以及
所述简档包括由所述图像处理设备处理的软件插件，以允许根据后端系统的存在或引入修改所述图像处理设备的操作。
26.如权利要求25所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，发送标识数据，该标识数据包括与该图像处理设备的身份标识相对应的信息。
27.如权利要求26所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括该图像处理设备的序列号的标识数据。
28.如权利要求25所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括与所述图像处理设备的用户的身份标识相对应的信息的标识数据。
29.如权利要求28所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，发送包括用户名和密码的标识数据。
30.如权利要求25所述的系统，其中：
所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括与所述图像处理设备相对应的简档信息。
31.如权利要求30所述的系统，其中：
所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括所述多个网络应用的身份标识。
32.如权利要求25所述的系统，其中：
所述服务器被配置成，基于所接收的标识数据确定没有在服务器注册所述图像处理设备；并且
所述服务器被配置成，当所述服务器所存储的许可信息指示未注册的图像处理设备能够被注册时，注册该图像处理设备。
33.如权利要求30所述的系统，其中：
所述模块被配置成，检索存储在所述服务器中的信息，所述信息包括与所述多个网络应用中的每一个相对应的简档。
34.如权利要求25所述的系统，其中：
所述图像处理设备的处理器被配置成，基于从所述服务器所接收的信息改变所述图像处理设备的用户界面。
35.如权利要求25所述的系统，其中：
所述服务器的接口被配置成，发送包括连接到该服务器的网络应用的身份标识的信息。
36.如权利要求25所述的系统，其中：
所述图像处理设备的处理器被配置成，基于由该图像处理设备所接收的信息，确定是否需要为所述多个网络应用中的至少一个进行用户认证。
37.如权利要求36所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，通过将认证信息从该图像处理设备发送到所述服务器，来为所述多个网络应用中的一个认证用户。
38.如权利要求25所述的系统，其中：
所述图像处理设备的界面被配置成，将用户认证信息发送到所述服务器；并且
所述服务器被配置成，使用该认证信息为所述多个网络应用认证用户。
39.如权利要求25所述的系统，其中：
所述服务器被配置成，存储与连接到该服务器的每个网络应用相对应的信息。
40.如权利要求39所述的系统，其中：
所述服务器的接口被配置成，将所存储的与连接到所述服务器的每个网络应用相对应的信息发送到连接到该服务器的多个图像处理设备。
41.如权利要求25所述的系统，其中：
所述服务器的接口被配置成，仅当存储在该服务器中的、与所述图像处理设备相对应的简档指示该图像处理设备被授权访问所述多个网络应用时，才将所述信息发送到该图像处理设备。
42.如权利要求25所述的系统，还包括：
所述服务器的接口被配置成，从所述图像处理设备的界面接收作业信息；
所述服务器的处理器被配置成，处理该作业信息；以及
所述服务器的接口被配置成，将经处理的作业信息从该服务器发送到连接到该服务器的多个网络应用中的至少一个。
43.如权利要求42所述的系统，其中：
所述连接到所述服务器的应用是文档管理应用，并且所述作业信息是文档。
44.如权利要求42所述的系统，其中：
所述服务器的接口被配置成，将经处理的作业信息发送到连接到该服务器的多个网络应用。
45.如权利要求42所述的系统，还包括：
所述图像处理设备的用户界面被配置成，允许用户输入索引数据信息；并且
所述图像处理设备的处理器被配置成，在该图像处理设备处理图像之前，向该图像附加索引信息。
46.如权利要求42所述的系统，还包括：
所述图像处理设备的用户界面被配置成，允许用户输入处理指令；并且
所述图像处理设备的处理器被配置成，在该图像处理设备处理图像之前，向该图像附加所述指令。
47.一种用于管理文档的系统，包括：
用于从图像处理设备向服务器发送标识数据的装置；
用于由所述服务器基于该标识数据检索与多个网络应用相对应的信息的装置；
用于将该信息从所述服务器发送到所述图像处理设备的装置；
用于在所述图像处理设备处接收所述信息的装置；
用于基于所接收的信息改变所述图像处理设备的功能的装置；以及
用于确定当前是否在服务器上对所述图像处理设备的用户进行认证、并确定为了访问所述多个网络应用中的至少一个是否需要后续的用户认证的装置，
其中，通过用户的一次登录来使用所述多个网络应用，
其中，所述用于接收的装置接收与所述多个网络应用中的至少一个相对应的简档；并且
所述用于改变的装置执行基于简档来改变所述图像处理设备的功能，以及
所述简档包括由所述图像处理设备处理的软件插件，以允许根据后端系统的存在或引入修改所述图像处理设备的操作。
48.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于发送标识数据的装置发送包括所述图像处理设备的身份标识的标识数据。
49.如权利要求48所述的系统，其中：
所述用于发送标识数据的装置发送包括所述图像处理设备的序列号的标识数据。
50.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于发送标识数据的装置发送包括所述图像处理设备的用户的身份标识的标识信息。
51.如权利要求50所述的系统，其中：
所述用于发送标识数据的装置发送包括用户名和密码的标识信息。
52.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于检索信息的装置检索包括与所述图像处理设备相对应的简档信息的信息。
53.如权利要求52所述的系统，其中：
所述用于检索信息的装置检索包括简档信息的信息，该简档信息包括所述多个网络应用中每一个的标识。
54.如权利要求47所述的系统，其中：
所述服务器被配置成，基于所接收的标识数据确定没有在该服务器注册所述图像处理设备；并且
所述服务器被配置成，当该服务器所存储的许可信息指示未注册的图像处理设备能够被注册时，注册该图像处理设备。
55.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于检索信息的装置检索包括与所述多个网络应用中每一个相对应的简档的信息。
56.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于改变图像处理设备的功能的装置基于所接收的信息改变图像处理设备的用户界面。
57.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于基于被连接到所述服务器的网络应用来修改发送到所述图像处理设备的信息的装置。
58.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于基于所述图像处理设备所接收的信息、确定所述多个网络应用中的至少一个是否需要用户认证的装置。
59.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于通过将认证信息发送到所述服务器来为所述多个网络应用中的一个认证图像处理设备的用户的装置。
60.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于通过将认证数据发送到所述服务器、并使用该用户认证信息为所述多个网络应用认证用户来认证多个网络应用上的用户的装置。
61.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于存储与连接到所述服务器的每个网络应用相对应的信息的装置，可以从连接到该服务器的多个图像处理设备访问所存储的信息。
62.如权利要求47所述的系统，其中：
所述用于发送信息的装置，仅当存储在所述服务器中的、与所述图像处理设备相对应的简档指示该图像处理设备被授权访问所述多个网络应用时，才将所述信息发送到该图像处理设备。
63.如权利要求47所述的系统，还包括：
用于在所述服务器处从所述图像处理设备接收作业信息的装置；
用于在所述服务器处处理该作业信息的装置；以及
用于将经处理的作业信息从该服务器发送到连接到该服务器的多个网络应用中的至少一个的装置。
64.如权利要求63所述的系统，其中：
所述用于接收作业信息的装置接收与该图像处理设备所处理的文档相关的作业信息；并且
所述用于发送经处理的作业信息的装置将该作业信息发送到文档管理系统。
65.如权利要求63所述的系统，其中：
所述用于发送经处理的作业信息的装置将经处理的作业信息发送到所述多个网络应用。
66.如权利要求63所述的系统，还包括：
用于在所述图像处理设备处理图像之前向该图像添加索引信息的装置。
67.如权利要求63所述的系统，还包括：
用于在所述图像处理设备处理图像之前，向该图像附加处理指令的装置。
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