CN101131750A - 采购管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

一种采购管理系统，用于采购过程中请购需求的电子签核管理。其包括：请购资料输入模块，用于接收请购终端输入的请购资料。签核处理模块，用于主管签核终端对请购资料进行签核。资料存储模块，用于存储请购终端信息，请购资料信息及签核结果信息。签核处理模块包括：邮件发送单元，用于以电子邮件形式将请购资料发送至主管签核终端，请求签核。签核输入单元，用于接收主管签核终端输入的签核结果。本发明还提供一种采购管理方法，以实现提高采购签核效率，便于采购电子化管理的目的。

Description

采购管理系统及方法

技术领域

本发明涉及一种采购管理系统及方法，特别涉及一种基于网络的采购管理系统及方法。

背景技术

采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业供应商进行的系统管理。有效的采购管理能使供应商更好的为企业服务，并促进彼此间的合作关系，其作用在于帮助采购部门确定合理的订货量，选择优秀的供应商，帮助企业实现最佳库存水平。此外，通过实时提供定购、验收信息，跟踪和催促外购或者委托加工物料的交付状况，保证货物及时到达，从而实现采购的物料品质优良，价格合理，供货及时，进一步降低采购成本。

传统的采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，如通过报刊杂志发布采购讯息，利用信件、电话或传真的方式进行联络，就采购相关的事项进行信息沟通。由于采购单位和供应商直接参与每个采购环节的具体活动，导致采购作业十分繁琐，采购效率低下。而且，因为缺乏透明度和稳定性，使得采购流程难于管理。随着计算机和信息技术的发展与应用，网络采购或电子采购逐渐流行开来，并在实际应用中显示出较大的优势。采购单位通过互联网发布采购信息，供应商在网上报名参加竞标活动，或者采购单位与若干供应商之间建立彼此相连的与采购相关的管理信息系统，互通与采购相关的资料和信息。如ERP(EnterpriseResource Planning，企业资源计划)系统，MRP(Material Requirement Planning，物料需求规划)等管理信息系统，通过业务处理流程规范化，降低采购成本，有效提升经营资源的管理效能。其中，上述管理信息系统中用于采购的部分通常称为电子采购系统。

虽然上述管理信息系统能够实现企业与供应商之间的采购流程电子化，然而，通常企业内部包括多个单位，各个单位又分为多个部门，每个单位均设立有主管。该等单位、部门及主管均处于所述管理信息系统的相应输入终端。如此，各个部门的请购要求如何通过一级级的核准，从而抛转到所述的ERP等管理信息系统中成为下一步需要解决的问题。

发明内容

有鉴于此，有必要提供一种便于企业内部签核的采购管理系统。

还有必要提供一种便于企业内部签核的采购管理方法。

一种采购管理系统，用于采购过程中请购需求的电子签核管理，其包括：

请购资料输入模块，用于接收请购终端输入的请购资料。

签核处理模块，用于主管签核终端对所述请购资料进行签核。

资料存储模块，用于存储所述请购终端信息，所述请购资料信息及所述签核结果信息。所述签核处理模块包括：

邮件发送单元，用于以电子邮件形式将所述请购资料发送至所述主管签核终端，请求签核。

签核输入单元，用于接收所述主管签核终端输入的签核结果。

一种采购管理方法，用于采购过程中请购需求的电子签核管理，其包括如下步骤：

接收请购终端输入的请购资料；

将所述请购资料以电子邮件形式发送至主管签核终端，请求签核；

接收所述主管签核终端输入的签核结果；

抛转核准后的所述请购资料至电子采购系统；

抓取所述电子采购系统中供应商终端输入的回馈资料。

上述采购管理系统及方法，所述请购终端及主管签核终端通过网络进行采购资料的信息通信，以及通过电子邮件的形式进行请购需求的签核，既实现了采购需求签核的电子化流程，又将签核流程与日常工作中常用电子信箱有效的结合在一起，达到提高采购签核效率，便于采购电子化管理的目的。

附图说明

图1为一较佳实施方式之采购管理系统的硬件架构图。

图2为图1所示采购管理系统的功能模块图。

图3为图1所示采购管理系统的详细功能模块图。

图4为一较佳实施方式之采购管理方法的作业流程图。

图5为图4所示采购管理方法的详细作业流程图。

图6为图4所示采购管理方法中与需求单位相关的作业流程图。

具体实施方式

如今之公司或企业的物料采购业务通常涉及多个需求单位，所以将采购单位和库存单位独立设置，以有效的对采购作业进行管控，同时达到统一采购，降低成本的目的。如图1所示，其为一较佳实施方式采购管理系统10的硬件架构图，与采购管理系统10相连的包括有多个需求单位12、采购单位14、库存单位16和电子采购系统50。进一步的，多个供应商60均与电子采购系统50相连，以与请购方开展电子采购业务。所述需求单位12、采购单位14、库存单位16、供应商60分别处于采购管理系统10的多个输入终端，以通过各自的输入终端输入资料至采购管理系统10。

其中，上述各个单位和系统均通过网络进行连接，该网络既可是公司内部局域网，也可是外部广域网。需求单位12通过网络向采购管理系统10提交请购资料，采购管理系统10将该请购资料生成请购单后发送至采购单位14。库存单位16将库存资料汇入到采购管理系统10中并及时更新。采购单位14根据库存资料信息对请购单进行处理，以确定实际采购量，处理后的请购单资料存入采购管理系统10中。采购管理系统10将处理后的请购单资料生成与电子采购系统50匹配的采购单，并将采购单抛转至电子采购系统50。供应商60根据采购单进行相关作业并给出回馈资料，如进货验收单和结报资料等。采购管理系统10抛转采购单后实时从电子采购系统50中抓取供应商60回馈之资料。

请参阅图2，需求单位12包括多个需求部门122和单位主管124。需求部门122又包括请购人员126和部门主管128。请购人员126提出之请购需求只有依次得到部门主管128和单位主管124的核准后，该请购需求才会传送至采购单位14。采购单位14又包括接单部门142和采购主管144。该请购需求只有经过采购主管144的核准后才抛转电子采购系统50。

采购管理系统10包括：注册/登录模块20、请购资料输入模块22、签核处理模块24、资料存储模块26、状态显示模块28、资料处理模块30、抛转模块32、资料抓取模块34、资料维护模块36以及总线100，各模块之间通过总线100进行连接和通信。

注册/登录模块20，用于各需求部门122的请购人员126进行注册和登录。需求部门122首次登录采购管理系统10时需要进行注册，并填写部门基本资料，如部门主管128的姓名及其电子邮件地址，联系电话以及请购人员126的电子邮件地址及联系电话等。

请购资料输入模块22，用于接收请购人员126输入的请购资料，并生成请购单。所述请购资料可包括请购物料之品名、料号、规格、数量及需求时间等信息，还可包括对供应商60提出之意见和建议等。

签核处理模块24，用于部门主管128、单位主管124和采购主管144对所述请购单进行签核，其签核结果包括“核准”和“退回”。

资料存储模块26，用于存储注册之需求部门122的基本资料，供应商60的相关信息，物料相关信息，库存信息，请购单等相关信息。其中，所述请购单相关信息可包括请购内容、请购状态、签核进程等信息。

状态显示模块28，用于根据资料存储模块26中的请购单相关信息显示所述请购单所处的状态。如：邮件是否已经发送给相应主管；对所述请购单是否核准或者退回等信息。

所述请购单经单位主管124核准后将自动传送至采购单位14的接单部门142，接单部门142对所述请购单进行处理。

资料处理模块30，用于接收接单部门142对所述请购单的处理结果，并生成采购单。

抛转模块32，用于将采购主管144核准后的所述采购单抛转至电子采购系统50，以与供应商60展开电子采购业务。

资料抓取模块34，用于实时从电子采购系统50中抓取供应商60相对采购单给出的回馈资料。如：收货验收单和结报资料等。

资料维护模块36，用于对资料存储模块26内的资料进行修改和更新处理，如：采购单位14增加或变更供应商60及其物料相关信息；库存单位16根据库存量更新库存资料等。

其中，若采购单位14在抛转采购单后，收货确认前，发现需要对采购单进行修改的，可通过资料维护模块36查询是否已经抓取到收货验收单等回馈资料。若有，则删除抓取之回馈资料，通过抛转模块32重新抛转修改后的采购单。

通常每个需求单位12包括有多个需求部门122，每天会有大量的请购需求。为此，本实施例采用电子邮件的形式将请购单发送至各级签核主管进行签核。但是，大量突如其来的请购单签核邮件会对签核主管造成工作上的困扰。针对该问题，采取汇集当天所有订单，在固定时间统一发送至各级主管签核的措施。然而，部分请购需求需要尽快解决，请购单的延迟发送及签核可能不足以满足需求部门122的要求。故，该等订单需要立即发送至各级主管签核。本实施例中，签核主管包括部门主管128、单位主管124和采购主管144。基于以上问题，所述采购管理系统10的功能模块进一步细分为图3所示的功能模块图。

请购资料输入模块22包括：物料资料输入单元222、请购级别选择单元224和请购单生成单元226。物料资料输入单元222用于接收请购人员126输入之请购物料资料，同时还可进一步包括对物料供应商60的要求和投诉，以使采购单位14更好的对请购单进行处理。请购级别选择单元224用于接收请购人员126对请购需求的请购级别进行的选择，请购级别选择项包括“一般件”和“紧急件”。请购单生成单元226用于根据请购人员132输入之请购物料资料和请购级别生成相应的请购单。

签核处理模块24包括：签核输入单元244、邮件发送单元246和控制单元248。签核输入单元244接收签核主管针对请购单而输入的签核结果，该签核结果包括“核准”和“退回”，以及退回请购单时进一步输入的退回原因信息。邮件发送单元246用于将请购单以电子邮件形式发送签核主管或部门进行签核和处理。邮件内容可以是采购管理系统10的具体操作介面，也可以是相应的网络链接。所述部门是指采购单位14的接单部门142，其根据库存单位16提供之库存信息及请购单内容等信息对请购单进行处理。控制单元248用于根据请购单的请购级别，控制邮件发送单元246的邮件发送模式。所述邮件发送模式包括“立即发送模式”和“固定时间发送模式”。“立即发送模式”是指请购单级别为“紧急件”时，邮件发送单元246立即将请购单发送至相应签核主管，请求签核。核准后，邮件发送单元246立即将改主管核准的请购单发送至上一级签核主管，继续签核。“固定时间发送模式”是指请购单级别为“一般件”时，邮件发送单元246将当天所有请购单在固定时间统一发送至相应签核主管，请求签核。核准后，邮件发送单元246仍然在固定时间将所有待签请购单在固定时间发送至上一级签核主管，继续签核。所述固定时间可为采购管理系统10预设时间，该时间可由各级主管根据自己的工作安排而设定。

状态显示模块28包括：请购状态显示单元282、签核进程显示单元284和退回原因显示单元286。请购状态显示单元282用于根据资料存储模块26中的请购单相关资料显示请购状态，请购状态包括：“待发邮件”、“已发邮件”和“重发邮件”。“待发邮件”表示邮件还未发送至相应主管，待固定时间统一发送；“已发邮件”表示邮件已经发送相应主管，签核中；“重发邮件”表示在各级主管签核过程中有任一主管“退回”请购单，则需要重发邮件或修改后重发邮件，重新开始签核流程。请购进程显示单元304用于显示各级主管签核结果以及供应商60回馈之资料。退回原因显示单元306用于显示退回请购单的主管输入的退回原因信息，为请购人员132对订单的修改提供参考。

如上所述，采购管理系统10可达成如下效果：

第一，采购管理系统10将企业中的需求单位12、采购单位14、库存单位16以及电子采购系统50通过网络有效结合在同一系统中，需求单位12可根据资料存储模块28中的物料资料，库存资料等信息确定合适的请购需求；采购单位14可根据实时更新的库存资料，更合理的对请购单进行处理和采购安排；多个需求单位12的多个需求部门122可通过同一采购管理系统10进行订购请求，使采购管理更为方便，实现企业资源的整合和快速利用。

第二，各个需求部门122采取注册/登录形式进入采购管理系统10。企业内部需求单位12的增加和需求单位12内部需求部门122的新增时，可迅速的加入系统进行请购作业，无需其它系统管理人员对采购管理系统10进行更新，提高工作效率。

第三，通常企业人员在工作中除电话外电子邮件即为及时通信方式，而采购管理系统10则是在必要时登录。所以请购需求采取邮件的形式发送，签核主管无需进入系统即可进行请购需求的签核，提高请购需求的签核效率。

第四，采购管理系统10通过请购级别选择单元224对请购单进行分级，并根据请购单级别的不同采取不同的邮件发送模式。对需求部门122的紧急需求及时处理，对于一般请购需求统一定时发送签核，大大减小繁多的请购需求签核任务给签核主管带来不便。

第五，采购管理系统10通过状态显示模块28对请购状态，签核进程和退回原因等讯息的显示，使需求部门122能及时掌控请购需求的处理进度。

第六，采购管理系统10通过抛转模块32和资料抓取模块34与电子采购系统50的连接，以及多个供应商60与电子采购系统的连接。采购单位14可直接通过采购管理系统10与供应商60之间进行电子采购，既实现了请购需求签核的电子流程化，又实现了整个采购流程的衔接，提高采购效率。其中，采购管理系统10既可是与电子采购系统50相互独立的企业内部采购管理系统，也可将采购管理系统10整合至电子采购系统50中。

以上所述的请购人员126对应的输入终端为请购终端；部门主管128，单位主管124及采购主管144对应的输入终端为相应的主管签核终端，如部门主管签核终端、单位主管签核终端和采购主管签核终端；接单部门142对应的输入终端为接单部门终端；供应商60对应的输入终端为供应商终端。请参阅图4，一较佳实施方式之采购管理方法包括如下步骤：

步骤S41，请购资料输入模块22接收请购终端输入的请购资料。

步骤S43，签核处理模块24将请购资料以电子邮件形式发送至主管签核终端，请求签核

步骤S45，签核处理模块24接收主管签核终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S47。若签核结果为“退回”，则退至步骤S41。

步骤S47，抛转模块32将请购资料抛转至电子采购系统50，以与供应商60展开电子采购业务。

步骤S49，请购资料抛转至电子采购系统50后，利用资料抓取模块34从电子采购系统50中抓取供应商终端输入之回馈资料，流程结束。

基于企业包括多个需求单位12以及每个需求单位12又包括有多个需求部门122，且各单位以及各部门均设有相应的主管的状况。以及，请购资料在签核过程中，通常还需要经过其他部门的处理，如采购单位14的接单部门142。上述采购管理方法之步骤流程进一步细化为：

步骤S501，请购终端通过注册/登录模块20进行注册和登录。登录后，上述步骤S41分为步骤S503、步骤S505和步骤S507三个步骤。

步骤S503，物料资料输入单元222接收请购终端输入之请购物料资料，如物料品名、型号、数量及需求时间等信息。

步骤S505，请购级别选择单元224接收请购终端选择输入之请购级别信息。所述请购级别包括“一般件”和“紧急件”。

步骤S507，请购资料输入完毕后，请购单生成单元226根据请购资料信息生成请购单。

步骤S509，请购单生成后，控制单元248检查请购单之请购级别。若请购级别为“一般件”，进至步骤S511；若请购级别为“紧急件”，则进至步骤S519。如此，该步骤S509将上述步骤步骤S43，步骤S45细分为两种不同的签核模式，即立即发送签核和定时发送签核。

步骤S511，邮件发送单元246在固定时间将请购单发送至部门主管签核终端，请求签核。所述签核结果包括“核准”和“退回”以及与“退回”相应的退回原因信息。

步骤S513，签核输入单元244接收部门主管签核终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S515；若签核结果为“退回”，则退至步骤S503。

步骤S515，邮件发送单元246在固定时间将已经部门主管签核终端核准之请购单发送至单位主管签核终端，请求签核。

步骤S517，签核输入单元244接收单位主管签核终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S525；若签核结果为“退回”，则退至步骤S503。

步骤S519，邮件发送单元246立即将请购单发送至部门主管签核终端，请求签核。

步骤S521，签核输入单元244接收部门主管签核终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S523；若签核结果为“退回”，退至步骤S503。

步骤S523，邮件发送单元246立即将已经部门主管签核终端核准之请购单发送至单位主管签核终端，请求签核。单位主管签核终端签核后进至步骤S517。

步骤S525，邮件发送单元246将已经单位主管签核终端核准之请购单发送至接单部门终端。接单部门142接到请购单后，根据请购单信息及资料存储模块26中的库存信息对请购单进行处理。

步骤S527，资料处理模块30接收接单部门终端输入的处理后的请购资料，并生成采购单

步骤S529，邮件发送单元246将采购单发送至采购主管终端，请求签核。

步骤S531，签核输入单元244接收采购主管终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S533；若签核结果为“退回”，退至步骤S525。

步骤S533，抛转模块32将经采购主管终端核准后采购单抛转至电子采购系统50，以与供应商终端展开电子采购业务。

步骤S535，采购单抛转至电子采购系统50后，资料抓取模块34实时的从电子采购系统50中抓取供应商终端输入的回馈资料，之後流程结束。

上述采购管理方法步骤是从对请购人员122发出请购需求后，直到请购需求转为采购单后抛转电子采购系统50的过程。关于，采购单位14对供应商60及其物料信息的更新步骤，库存单位16对库存资料的更新以及进货后的确认步骤亦都是采购管理方法的一部分，但在上述过程中未作说明。采购管理方法中与请购单位相关的作业流程还包括有状态显示模块28的信息显示步骤，如图6所示，其相关步骤如下：

步骤S61，请购资料输入模块22接收请购终端输入的请购资料。

步骤S63，请购状态显示单元282显示请购状态信息。请购状态信息包括“邮件未发出”、“邮件已发出”和“重发邮件”。此时请购状态信息为“邮件未发出”，表示还未发送至主管签核终端。

步骤S65，签核处理模块24将请购资料以电子邮件形式发送至主管签核终端，请求签核

步骤S67，请购状态显示单元282显示“邮件已发出”，表示请购需求已经发送至主管签核终端，签核中。

步骤S69，签核输入单元244接收主管签核终端输入之签核结果。若签核结果为“核准”，进至步骤S71；若签核结果为“退回”，则进至步骤S73。

步骤S71，签核进程显示单元284显示签核结果。所述签核结果包括“核准”和“退回”。此时显示为“核准”，表示请购资料已经进入电子采购系统50，流程结束。

步骤S73，签核输入单元244继续接收主管签核终端输入之退回原因信息。

步骤S75，签核进程显示单元284显示“退回”。

步骤S77，退回原因显示单元284显示主管签核终端输入之退回原因信息。

步骤S79，请购状态显示单元282显示“重发邮件”，表示请购需求被退回，需要重新发送或修改后重新发送邮件进行签核，回到步骤S61。

所述采购管理方法，通过电子邮件形式发送请购需求至主管签核终端请求签核，如此，各签核主管在没有登录采购管理系统10的情况下即可进行订单签核，提高请购需求的签核效率，也避免因为签核主管的疏忽造成的延迟签核；所述采购管理方法通过对请购单进行分级，并根据请购单级别的不同采取不同的邮件发送模式，对需求部门122的紧急需求及时处理，对于一般请购需求统一定时发送签核，大大减小繁多的请购需求签核任务给签核主管带来不便；通过状态显示模块28对请购状态，签核进程和退回原因等讯息的显示，使需求部门122能及时掌控请购需求的处理进度；所述采购管理方法通过抛转模块32和资料抓取模块34与电子采购系统50的连接，既实现了请购需求签核的电子流程化，又实现了整个采购流程的衔接，提高采购效率。

Claims (12)

1.一种采购管理系统，其特征在于，所述采购管理系统包括：

请购资料输入模块，用于接收请购终端输入的请购资料；

签核处理模块，用于主管签核终端对所述请购资料进行签核；

资料存储模块，用于存储所述请购终端信息、所述请购资料信息及所述签核结果信息；所述签核处理模块包括：

邮件发送单元，用于以电子邮件形式将所述请购资料发送至所述主管签核终端，请求签核；

签核输入单元，用于接收所述主管签核终端输入之签核结果。

2.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述请购资料输入模块包括：

物料资料输入单元，用于接收所述请购终端输入的物料资料；

请购级别选择单元，用于接收所述请购终端选择的请购级别信息，请购级别包括“一般件”和“紧急件”；

请购单生成单元，用于将接收的所述物料资料和所述请购级别信息生成请购单；

所述签核处理模块进一步包括控制单元，用于根据所述请购级别信息，控制所述邮件发送单元的发送模式，当所述请购级别为“一般件”时，所述邮件发送单元将于固定时间发送所述请购单至所述主管签核终端，请求签核；当所述请购级别为“紧急件”时，所述邮件发送单元立即发送所述请购单至所述主管签核终端，请求签核。

3.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述采购管理系统通过电子采购系统与供应商终端相连，所述采购管理系统进一步设有资料处理模块和抛转模块，所述资料处理模块用于将经过所述主管签核终端核准的请购资料生成采购单；所述抛转模块用于将采购单抛转至所述电子采购系统，以与所述供应商终端展开电子采购业务。

4.如权利要求3所述的采购管理系统，其特征在于：所述采购管理系统进一步设有资料抓取模块，用于所述采购单抛转至所述电子采购系统后，从所述电子采购系统中抓取所述供应商终端输入的回馈资料。

5.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述采购管理系统进一步设有状态显示模组，用于显示所述请购资料的请购状态和签核进程信息，以使所述请购终端能够随时掌控请购需求的处理进度。

6.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述采购管理系统同时与需求单位终端，采购单位终端和库存单位终端相连，所述采购管理系统进一步包括资料维护模块，用于将所述需求单位终端，所述采购单位终端和所述库存单位终端输入的资料更新至所述资料存储模块中。

7.一种采购管理方法，用于采购过程中请购需求的签核管理，其包括如下步骤：

接收请购终端输入的请购资料；

将所述请购资料以电子邮件形式发送至主管签核终端，请求签核；

接收所述主管签核终端输入的签核结果；

抛转核准后的所述请购资料至电子采购系统；

抓取所述电子采购系统中供应商终端输入的回馈资料。

8.如权利要求7所述的采购管理方法，其特征在于：所述“接收请购终端输入的请购资料”之步骤包括如下步骤：

接收请购终端输入的物料资料；

接收请购终端选择的请购级别信息；

根据所述物料资料及所述请购级别信息生成请购单。

9.如权利要求8所述的采购管理方法，其特征在于：所述请购级别包括“一般件”和“紧急件”，所述“通过电子邮件将所述请购资料发送至主管签核终端”之步骤包括如下步骤：

检查所述请购单的请购级别；

当所述请购级别为“一般件”时，于固定时间发送所述请购单至所述主管签核终端，请求签核；

当所述请购级别为“紧急件”时，立即发送所述请购单至所述主管签核终端，请求签核。

10.如权利要求7所述的采购管理方法，其特征在于：所述采购管理方法进一步包括如下步骤：

显示请购状态信息，所述请购状态表示所述请购资料是否发送至所述主管签核终端；

显示签核进程信息，所述签核进程表示所述请购资料是否被核准。

11.如权利要求7所述的采购管理方法，其特征在于：所述“接收所述主管签核终端输入的签核结果”之步骤中，所述签核结果包括“核准”和“退回”，当接收之签核结果为“退回”时，所述采购管理方法还包括接收所述主管签核终端输入的退回原因信息的步骤。

12.如权利要求7所述的采购管理方法，其特征在于：所述采购管理方法进一步包括所述请购终端注册和登录的步骤。

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