CN101515353A - 采购管理系统及其管理方法 - Google Patents

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CN101515353A CNA2008103003538A CN200810300353A CN101515353A CN 101515353 A CN101515353 A CN 101515353A CN A2008103003538 A CNA2008103003538 A CN A2008103003538A CN 200810300353 A CN200810300353 A CN 200810300353A CN 101515353 A CN101515353 A CN 101515353A
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郑光杰
贺富强
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Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd
Hon Hai Precision Industry Co Ltd
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Hongfujin Precision Industry Shenzhen Co Ltd
Hon Hai Precision Industry Co Ltd
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Abstract

一种采购管理系统，包括：数据库，用于存储采购过程中的订单资料，包括需求单位提出的采购需求以及后续程序的处理记录；查询单元，用于根据用户输入的查询请求搜索出数据库中对应的订单资料并输出；订单接收单元，用于接收需求单位输入的订单资料并存储到所述数据库中；发货设定单元，用于接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中；收货管理单元，用于接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中；验收管理单元，用于接收需求单位输入的对货物的验收结果信息，并对应修改数据库中的订单资料。本发明还提供一种采购管理系统的管理方法。

Description

采购管理系统及其管理方法
技术领域
本发明涉及采购管理领域，特别涉及一种基于网络的采购管理系统及其管理方法。
背景技术
采购管理是对采购作业流程的实施与监控，也是对企业供应商进行的系统管理。有效的采购管理能使供应商更好的为企业服务，并促进彼此间的合作关系。
传统的采购方式一般依靠人力来完成整个采购过程，在需求单位、采购单位以及供应商之间的沟通事项上，经常的问题就是等待，即总是盲目的等待着其他两方的进度报告，又或者是连续不停的电话/邮件催问。以上这些繁琐的琐事总是困扰着三方，特别是在采购的物品出现问题需要退货或者换货时，更是作业困难，导致人力成本较大，采购效率低下。
发明内容
有鉴于此，有必要提供一种高效的电子化采购管理系统。
还有必要提供一种上述采购管理系统的管理方法。
一种采购管理系统，包括：
数据库，用于存储采购过程中的订单资料，包括需求单位提出的采购需求以及后续程序的处理记录；
查询单元，用于根据用户输入的查询请求搜索出数据库中对应的订单资料并输出；
订单接收单元，用于接收需求单位输入的订单资料并存储到所述数据库中；
发货设定单元，用于接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中；
收货管理单元，用于接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中；
验收管理单元，用于接收需求单位输入的对货物的验收结果信息，并对应修改数据库中的订单资料。
一种采购管理系统的管理方法，其包括如下步骤：
接收需求单位输入的订单资料；
接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中；
接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中；
接收需求单位输入的验收结果信息，验收结果信息为退货/换货信息或验收通过信息；
当接收的验收结果信息为退货/换货信息时，更新订单资料中的收货数据，然后回到接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中的步骤；
当接收的验收结果信息为验收通过时，给订单资料作结案标记，表示此订单采购任务完成。
上述采购管理系统及其管理方法通过同一采购管理系统作为需求单位、采购单位以及供应商三方的沟通平台，使得三方都可以通过同一个数据库存储数据，并随时了解订单处理状况，实现了收货以及退/换货操作上的数据统一管理，既提高了采购效率，又能够得到准确统一的采购数据，而且也节省了纸本操作的人力成本。
附图说明
图1为一较佳实施方式的采购管理系统的使用网络硬件架构图。
图2为图1所示采购管理系统的功能模块图。
图3为一较佳实施方式的管理系统的管理方法作业流程图。
具体实施方式
请参阅图1，其为一较佳实施方式之采购管理系统10的使用网络硬件架构图，其中，需求单位12、采购单位14以及供应商16的终端计算机通过网络与采购管理系统10连接并通讯，为整个供应链提供无纸化作业平台。
请同时参阅图2，其为图1所示采购管理系统10的功能模块图，包括数据库100、订单接收单元102、发货设定单元104、收货管理单元106、验收管理单元108、查询单元110和表单生成单元112。
数据库100用于存储采购过程中的订单资料，包括需求单位12提出的采购需求以及后续各个程序的处理记录。
查询单元110用于根据用户输入的查询请求搜索出数据库100中对应的订单资料并输出，供需求单位12、采购单位14以及供应商16随时了解订单状况。
订单接收单元102用于接收需求单位12输入的订单资料，即需要采购的物品名称、数量、时间等信息。订单资料的输入方式可以是采购管理系统10中逐项输入，也可以是直接从其他系统中调入完整订单文件。
发货设定单元104用于接收供应商16输入的发货信息并加入到订单资料中，即供应商16通过查询单元110查询到需求单位12输入的订单资料，并对应提供发货/预计发货的物品名称、数量、时间等。
收货管理单元106用于接收采购单位14输入的收货确认信息并加入到订单资料中，即采购单位14实际收到的货物与供应商16输入的发货信息对应时，输入收货确认信息，表示货物已经到达采购公司。
验收管理单元108用于接收需求单位12输入的对货物的验收结果信息，包括部分/全部退货或换货和验收通过两种验收结果，并对应修改数据库100中的订单资料。当接收到部分/全部退货或换货信息时，将数据库100中采购单位14确认的收货数量减去退货或换货的数量，以让供应商16重新输入发货信息。当接收到验收通过信息时，标记结案信息在订单资料中，表示此订单采购任务完成。
表单生成单元112用于响应用户操作，利用数据库100中的订单资料生成报表并输出，如保存为文件用于纸本打印的存档。
通过上述采购管理系统10作为需求单位12、采购单位14以及供应商16三方的沟通平台，使得三方都可以通过同一个数据库100存储数据，并通过查询单元110随时了解订单处理状况，实现了收货以及退/换货操作上的数据统一管理，既提高了采购效率，又能够得到准确统一的采购数据，而且也节省了纸本操作的人力成本。
请参阅图4，一较佳实施方式之采购管理系统的管理方法包括如下步骤：
步骤S301，接收需求单位输入的订单资料。
步骤S303，接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中。
步骤S305，接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中。
步骤S307，接收需求单位输入的验收结果信息，验收结果信息包括退货/换货信息和验收通过。
步骤S309，当接收的验收结果信息为退货/换货信息时，更新订单资料中的收货数据，然后回到步骤S303，以让供应商重新进行发货信息的输入。
步骤S311，当接收的验收结果信息为验收通过时，标记结案信息在订单资料中，表示此订单采购任务完成。
步骤S313，响应用户操作，利用当前订单资料生成报表并输出。
上述采购管理系统的管理方法中，通过同一采购管理系统作为需求单位、采购单位以及供应商三方的沟通平台，使得三方都可以通过同一个数据库存储数据，并随时了解订单处理状况，实现了收货以及退/换货操作上的数据统一管理，既提高了采购效率，又能够得到准确统一的采购数据，而且也节省了纸本操作的人力成本。

Claims (6)

1.一种采购管理系统，其特征在于，所述采购管理系统包括：
数据库，用于存储采购过程中的订单资料，包括需求单位提出的采购需求以及后续程序的处理记录；
查询单元，用于根据用户输入的查询请求搜索出数据库中对应的订单资料并输出；
订单接收单元，用于接收需求单位输入的订单资料并存储到所述数据库中；
发货设定单元，用于接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中；
收货管理单元，用于接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中；
验收管理单元，用于接收需求单位输入的对货物的验收结果信息，并对应修改数据库中的订单资料。
2.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述验收结果信息包括部分/全部退货或换货和验收通过两种验收结果信息，当接收到部分/全部退货或换货信息时，将数据库中采购单位确认的收货数量减去退货或换货的数量，以让供应商重新输入发货信息；当接收到验收通过信息时，标记结案信息在订单资料中。
3.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述采购管理系统还包括表单生成单元，用于响应用户操作，利用当前订单资料生成报表并输出。
4.如权利要求1所述的采购管理系统，其特征在于：所述需求单位输入订单资料的输入方式可以是采购管理系统中逐项输入，也可以是直接从其他系统中调入完整订单文件。
5.一种采购管理系统的管理方法，其包括如下步骤：
接收需求单位输入的订单资料；
接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中；
接收采购单位输入的收货确认信息并加入到订单资料中；
接收需求单位输入的验收结果信息，验收结果信息为退货/换货信息或验收通过信息；
当接收的验收结果信息为退货/换货信息时，更新订单资料中的收货数据，然后回到接收供应商输入的发货信息并加入到订单资料中的步骤；
当接收的验收结果信息为验收通过时，给订单资料作结案标记，表示此订单采购任务完成。
6.如权利要求5所述的采购管理系统的管理方法，其特征在于：所述采购管理系统的管理方法，还包括如下步骤：响应用户操作，利用当前订单资料生成报表并输出。
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